Проблемы описания бизнес процессов подходы к решению проблем описания бизнес процессов

Описание разнообразных бизнес-процессов — задача сложная и ответственная. Ее можно успешно решить, следуя главным принципам описания бизнес-процессов и используя специализированное программное обеспечение.

Под бизнес-процессами подразумевается последовательность различных взаимосвязанных друг с другом мероприятий (действий, процедур, операций), для выполнения которых необходимо задействовать различные ресурсы внешней среды. В результате для потребителя (или внешнего по отношению к организации, или внутреннего) создается некая ценность.

Проблемы описания бизнес-процессов

Подходы к решению проблем описания бизнес-процессов

Для эффективного решения обозначенных выше проблем достаточно следовать главным принципам описания бизнес-процессов:.

• декомпозиция – каждый бизнес-процесс необходимо разделять на составляющие элементы
• сфокусированность – фокусируйтесь на ключевых аспектах и не теряйтесь в множестве параметров процесса
• документирование – формализуйте и фиксируйте все элементы, входящие в процесс
• непротиворечивость – все элементы, входящие в процесс, должны иметь однозначное толкование
• полнота и достаточность – прежде чем добавлять новый элемент в процесс убедитесь в том, что его включение целесообразно

Немаловажно обеспечить единые стандарты описания бизнес процессов, благодаря чему все модели составляются по одной методике. На сегодняшний день существует достаточно большое количество методов, описанных в виде типов диаграмм для описания бизнес-процессов. Описание бизнес процессов — пример той задачи, для решения которой целесообразно применение специализированного программного обеспечения. Благо большинство доступных методов уже реализваны в виде программного обеспечения для моделирования процессов, которое может существенно упростить описание бизнес-процессов.

Вслед за задачей моделирования бизнес процессов и установления четкой связи между процессами и требованиями к ним компания вы приступите к внедрению описанных бизнес-процессов в компании. На данном этапе мы предлагаем рассмотреть платформу BPM систему Comindware, которая позволяет осуществлять автоматизацию, управление и оптимизацию комплексных бизнес-процессов и оптимизировать из «на лету».

Регламентация бизнес-процессов, то есть их описание и стандартизация, необходима каждому предприятию, которое задумывается о выходе на новый уровень посредством цифровой трансформации бизнеса.

Бытует мнение, что сложность регламентации и дальнейшей автоматизации бизнес-процессов зависит от величины компании, количества сотрудников и мощности производства. Но опыт показывает, что даже в небольших компаниях встречаются все те же самые затруднения, что и в крупных.

Разберём, какие самые типичные проблемы бизнес-процесса приходится решать в рамках его первичного анализа, регламентации и формализации.

Проблемы логики бизнес-процессов

Первое, с чего нужно начать анализ бизнес-процессов – это их отделение друг от друга и выстраивание чёткой системы, где не будет дублирования или каких-то сфер деятельности, не охваченных никакими бизнес-процессами.

Когда компания разобралась с этим, полезно нарисовать подробную схему того, как проходит каждый процесс, и подумать над её улучшением и оптимизацией. Часто предприятие теряет ресурсы и время сотрудников по причине того, что существуют избыточные и повторяющиеся действия, которых можно было бы избежать. Например, фиксация в электронных документах на личных компьютерах сотрудников тех же данных, которые уже имеются в общей базе.

Ещё большей проблемой может стать то, что для успешного завершения бизнес-процесса, например, закупки материалов, требуется получить разрешение и/или подпись избыточного числа людей: руководителя отдела, бухгалтера, руководителя предприятия. Это тратит время данных сотрудников и может заметно замедлять бизнес-процессы.

Проблемы учёта бизнес-процессов

Более распространенные проблемы связаны с учётом. Если на предприятии не выстроена система сбора информации и статистики, то с трудом можно предположить, чтобы цифровая трансформация бизнеса прошла успешно. Под учётом бизнес-процессов понимается следующее:

• Сколько времени тратится на каждый бизнес-процесс и на отдельные его этапы.
• Сколько сотрудников задействованы в каждом бизнес-процессе.
• Сколько ресурсов этот процесс потребляет.

Далее, необходима детальная статистика, например:

• Сколько бизнес-процессов проходят через конкретного сотрудника.
• Кто из сотрудников с какой скоростью обрабатывает свои процессы.
• Сколько реальных операций в день совершает каждый сотрудник.
• Куда тратится больше всего ресурсов компании.

Только такая статистика часто помогает разобраться в том, как на самом деле живёт компания. Например, может оказаться, что кто-то из сотрудников почти не загружен, а кто-то явно не справляется. Либо что значительная часть ресурсов тратится на то, что имеет опосредованное значение для бизнеса.

Ещё более важно то, что формализация бизнес-процессов позволяет увидеть «узкие места» бизнеса: на каких этапах чаще всего возникают задержки и трудности, по чьей вине, каковы причины таких проблем. Это открывает возможность для точечных решений. Часто поменять или дополнительно обучить 1-2 сотрудников, улучшить для них оборудование и ПО даст больше эффекта, чем тратить большие суммы на апгрейд всех компьютеров на предприятии.

Всю эту базу статистики собрать вручную невозможно. Однако современные системы BPM делают это без особого труда. Их ценность в том и состоит, что они позволяют увидеть работу предприятия такой, какая она есть, а не ориентируясь на отчёты и то, как деятельность сотрудника выглядит со стороны.

Проблемы оптимизации бизнес-процессов

Приступая к описанию бизнес-процессов, а в дальнейшем и к цифровой трансформации бизнеса на основе них, полезно держать в уме итоговые цели. Часто приходится сталкиваться со следующими типичными проблемами бизнес-процессов:

1. Отсутствие стратегических целей

Это можно видеть из того, что все бизнес-процессы в целом направлены на поддержание работы компании на том же уровне. Однако современный бизнес должен легко трансформироваться, основу для этого нужно закладывать в сами бизнес-процессы.

1. Нереалистичные цели или сроки

Обратная ситуация: предприятие нацеливается на то, чтобы с помощью цифровой трансформации и автоматизации бизнес-процессов преодолеть «пятилетку за три дня» – разрешить проблемы, которые копились месяцами. Хотя трансформация часто предполагает радикальный подход, но само внесение изменений должно быть, по возможности, плавным. Стоит отметить, что сложность адаптации бизнес-процессов в сжатые сроки является одной из «болевых точек» традиционных BPMS. А вот Low-code системы позволяют развёртывать BPMS функционал постепенно, чтобы это было комфортно для всех, кто работает в компании, а также адаптировать процессы под новые требования силами бизнес-аналитиков и без задержек.

1. Отсутствие мотивации персонала

Пожалуй, одним из наиболее серьёзных затруднений может стать отсутствие мотивации персонала к изменению схем работы бизнеса. Здесь важно ориентироваться на принцип постепенного проведения цифровой трансформации, начиная с тех областей, где это реально требуется и где сотрудники полностью осознают такую необходимость. В то время как навязывание подобной оптимизации при отсутствии готовности к ней людей часто не даёт хорошего результата.

Автор: Е.Гайдукова

Источник: материалы сайта comindware.com

Никулина Тамара Николаевна,Кандидат экономических наук, доцент кафедры экономики и менеджмента, Астраханский филиал «Московский финансовопромышленный университет «Синергия»», г. Астраханьt_nikulina@list.ru

Фартушина Анастасия Сергеевна,Старший преподаватель кафедры кафедры экономики и менеджмента, Астраханский филиал «Московский финансовопромышленный университет «Синергия»», г. Астраханьfartuschina@yandex.ru

Проблемы моделирования бизнеспроцессов в современных организациях

Аннотация. В современной практике моделирования управленческой и производственной деятельности используются различные методики моделирования бизнеспроцессов. В условиях, когда необходимо достигнуть ожидаемых результатов, большая часть организаций сталкивается с рядом трудностей. Не получив быстрых, измеримых результатов, ожидая сложную и длительную работу, руководство компании завершает работы по разрабатываемому проекту. Целью данного исследования является выявление проблем моделирования бизнеспроцессов в современных организациях.Практическая значимость работы заключается в том, что работа представляет собой самостоятельное, завершённое научное исследование, а полученные результаты могут быть применены в деятельности современных организаций.Ключевые слова: моделирование бизнеспроцессов, интегрированныесредствамоделирования, процессныйподход к управлению, ситуативный подход.

В настоящее время существует несколько методов моделирования, нотаций формирования бизнеспроцессов. Преимущества использования определённого метода или нотации зависят от типа и рамок проекта, основных задач, которые данные проект должен решить. Построение бизнеспроцессов предполагает их графическое проектирование. Несмотря на то, что моделирование использования процессного подхода и оптимизации деятельности предприятия на его базе не является необходимым условием, в настоящее время на большинстве предприятий процессному подходу уделяется значительное внимание. Методы построения бизнеспроцессов служат в практической деятельности для выполнения большого спектра задач. Как правило, самым распространенным методом использования данных моделей является оптимизация моделируемых процессов. На практике предполагается описание процессов в том виде «как есть», а далее разными способами определяются проблемные места в данных процессах и затем на основе проведенного анализа формируется несколько моделей именно «как должно быть».Определение узких мест в процессах, в свою очередь, может осуществляться различными способами. Например имитационное моделирование. Необходимо отметить, что исходными данными данного моделирования должны быть данные о возможности наступления событий, которые могут оказать влияние на возможность выполнения процесса, также о среднестатистическом времени, необходимом для выполнения предложенных функций в бизнеспроцессе и закономерностях распределения времени, необходимого для выполнения и о других характеристиках, которые будут задействованы в бизнеспроцессе ресурсах.Следующий способ определения узких мест базируется на анализе процессов, происходящих в организации и, следовательно, в условиях настоящего времени выполнения процессов и функций или формирования необходимости приобретения ресурсов. Настоящие данные могут быть приобретены из информационной системы (если сам процесс автоматизированный), так и сформулированы способом обычного хронометража и других наблюдений.

Также необходимо отметить способ формирования бизнеспроцессов применение совокупности моделей бизнеспроцессов для создания корпоративной единой нормативноправовой системы и базы, например регламенты процессов, положения о подразделениях, должностные инструкции. Наиболее часто данные технологии используются при подготовке предприятия к сертификации в системе менеджмента качества. На сегодняшний день почти все инструменты и методы построения бизнеспроцессов дают возможность получать и анализировать данные об субъектах, объектах на модели и ее взаимосвязях и формировать их как документы. В тоже время, необходимо отметить, что инструменты и методы, заложенные в основе таких решений, могут различаться.Как правило, моделирование бизнеспроцессов используют при оптимизации системы управления предприятиями и формирования программы мотивации персонала. В этом случае моделируются цели предприятия, при этом каждая детализируется на более конкретные цели, пока эта детализация не станет достояно подробной, что конкретные цели должны быть взаимосвязанными с работой конкретных сотрудников. Далее для данных конкретных целей определяются количественные показатели, которые определяют степень достижения целей, и на базе этих показателей формируется программа мотивации персонала.Проектирование бизнеспроцессов служит для проектирования информационных систем и ИТрешений –сейчас разработка и формирование процессов при организации управления требованиями и разработке спецификаций становится практически необходимым условием, и в техническом задании достаточно часто представляется не только перечень требований, но также и модели самих процессов. Необходимо отметить, что независимо от мнения специалистов в области управленческого консалтинга, стоит обратить внимание, на то, что в большинстве случаях часто задача корректной информационной поддержки и автоматизации работы предприятия является одной из главных для принятия решений о формировании мoдели бизнеспроцессов.Область использования моделей бизнеспроцессов не ограничивается указанными выше задачами [1, С. 24].В современной практике моделирования управленческой и производственной деятельности используются различные методики моделирования бизнеспроцессов.По мнению аналитиков во многих российских компаниях ставятся «адекватные» цели, разрабатываются планы, создается описание бизнеспроцессов, проводится их анализ и осуществляется реорганизация деятельности. Однако на заключительном этапе, в условиях когда необходимо достигнуть ожидаемых результатов, большая часть организаций сталкивается с рядом трудностей. Не получив быстрых, измеримых результатов, ожидая сложную и длительную работу, руководство компании завершает работы по разрабатываемому проекту. Начинаются поиск следующих «модных» и актуальных подходов к управлению изменениями.Данные трудности возникают в силу того, что:

компании сталкиваются с проблемой выбора эффективных методов и инструментов моделирования бизнеспроцессов, которая возникает в результате большого количества методик и отсутствием общепринятых нормативов и правил;

существующие методы и средства используют различные языки моделирования, терминологию, плохо совместимы друг с другом, дорогостоящи и трудоемки в использовании.Эти обстоятельства обуславливают многочисленные проекты, предпринимаемые в настоящее время. Их целью сводится к объединению изучаемых методов и стандартов моделирования, также к созданию единого методического и технологического стандарта моделирования бизнеспроцессов. В более глобальном смысле –это моделирования архитектуры компаний (enterprise modeling).При проведении моделирования бизнеспроцессов компании необходимо применять следующую методику, которая содержит:

описание методов моделирования –способов демонстрации изучаемых объектов компании по средствам объектов модели;

процедуру –последовательность шагов по сбору первичной и вторичной информации, ее обработке и представлению в виде схем, диаграмм.При моделирования бизнеспроцессов аналитиками применяются различные методы, которые основаны на структурных, а также и объектноориентированных принципах моделирования. К сожалению разбивка методов на структурные и объектные является достаточно условной процедурой. Это вызвано тем, что наиболее актуальные методы интегрируют средства нескольких подходов. На рисунке 1 представлены методики моделирования бизнеспроцессов.

Рис.1.Методики моделирования бизнеспроцессов

В современных условиях функционирования компаний для реализации процесса реорганизации бизнеспроцессов целесообразно разработать схему выбора методики моделирования и программного обеспечения, которого их поддерживает. В настоящее время существует множество обще признанных технологий проектирования бизнес систем и инструментов для автоматизации бизнеспроцессов. В таблице 1представлена сравнительная характеристика методик моделирования бизнеспроцессов.Таблица 1Характеристика методик моделирования бизнеспроцессов

ПодходСуть методикиДостоинства и недостаткиISO9000Функционирует на основе стандартов ISO9000. Результатом моделирования является схема, которая описывает бизнеспроцесс в привязке к Легкое и четкое описание бизнеспроцессов. Накопленный опыт примененияструктуре управления предприятия [2].SADT/ IDEF0, IDEF3Схема является основным компонентом модели. Данная методика применяется в случаях формирования новых бизнеспроцессов для введения ограничений к бизнеспроцессам, а затем при разработке бизнеспроцессов. Методика позволяет работать с существующими бизнеспроцессами по средствам анализа выполняемых ими функций и документирования механизмов, которыми достигается поставленные целиПредоставляет т возможность демонстрации управленческих воздействий на анализируемые процессы. Разрабатываемые модели легко интерпретируются в отличие от других методик. Методика не может применяться при описании динамики исполнения анализируемого процесса.BPELПредусматривается системный подход к описанию бизнеспроцессов с четко обозначенными абстракциями, описания. Разрабатываются и предлагаются механизмы совершенствования бизнеспроцессов.Существуют языковые трудности. Отсутствует качественный перевод и адаптация на русский язык. Методика не описывает сложные исследуемые бизнеспроцессы. Упрощает работу руководителя процесса в управлении им.DFDИспользуются при описании системы документооборота и обработки необходимой информации. Позволяет анализировать функции обработки информации, документы, объекты, персонал, которые участвуют в подготовке и обработке информации, а также таблицы для хранения документов. Для описания набора работ.Эффективное и простое описание процесса документооборота.UMLИспользуется высокий уровень проектирования с применением специфики, визуализации, конструирования и документирования. Применяются схемы классов, кооперации, взаимодействия, активности.Вносит ряд ограничений в процесс кодировки и позволяет устанавливать стандарт разработки программного кода.ARIS eEPCПозволяет описывать деятельность в динамике и отражает последовательность выполнения отдельных процедур (функций). Данная модель включает следующие модели: организационная структура управления; процессы на высшем уровне иерархии; функции руководителей различных уровней управления предприятием; функции руководителей подразделений по управлению и выполнению отдельных процессов; действия сотрудников по выполнению исследуемого процесса.Модели громоздкие и плохо читаемы. Отсутствует возможность визуального отражения деятельности выполнения проводимых шагов действий. Не отражает прямых управленческих воздействий, управление компанией отражено при указании входящих документов.ЯМТ (язык моделирования Тушкало)Методика дает возможность отказаться от традиционной текстовой формы записи интервью с функциональными исполнителями бизнеспроцессов в графическую форму схем бизнеспроцессов с использованием CASEсредства, но без участия исполнителей. ЯМТ схемы бизнеспроцессов имеют одноуровневую линейную структуру представления, в виде линии с нанесением временной оси или в виде набора отдельных листовПредназначена для описания бизнеспроцессов различной степени сложности и подробности. Дает оценку качества создаваемой модели бизнеспроцессов по восемнадцати нормативным правилам. Отмечается простота и доступность средств схематического изображения оцениваемых бизнеспроцессов

Для компании, проводящей реструктуризацию текущих бизнеспроцессов, возникает глобальная проблема выбора и применения методики моделирования процессов. Сложность этого выбора заключается в том, что в компаниях сталкиваются с рядом ограничений:1. Ограниченный бюджет компании. Для реализации процесса моделирования важно приобрести программное обеспечение. При этом каждый инструмент моделированияподдерживает большое количество нотаций. Поэтому, выбор стандарта моделирования обуславливается определением программного обеспечения, который в свою очередь ограничивается бюджетом.2. Потребность в квалифицированных специалистах аналитиках, которые могут эффективно работать с приобретаемым программным продуктом и знающими определенные нотации.3. Комплекс поставленных задач какойлибо методики моделирования.Учитывая, что основной целью моделирования бизнеспроцессов является отражение реального хода бизнеспроцессов предприятия, необходимо выявить, что именно будет являться результатом действительного выполнения конкретного бизнеспроцесса, кто и какие действия выполняет, какова последовательность этих действий, как организовано документационное обеспечение выполняемых процессов, насколько велика угроза неудачного выполнения процесса (насколько надежен процесс) и как он может быть модифицирован и/или расширен будущем.

Таким образом, модель бизнеспроцесса, представляющая собой графическое, табличное, текстовое или символьное его описание, должна содержать следующие сведения:набор бизнесфункций, то есть составляющих процесс «шагов»;порядок выполнения бизнесфункций;механизмы контроля и управления в рамках бизнеспроцесса; исполнителей каждой бизнесфункции; входящие документы (информацию), исходящие документы (информацию); необходимые для выполнения каждой входящей в процесс бизнесфункции ресурсы; порядок выполнения бизнесфункций; документацию (условия), регламентирующие выполнение каждой входящей в процесс бизнесфункции; параметры, характеризующие выполнение каждой бизнесфункции и бизнеспроцесса в целом. [2]Руководство предприятия, бизнесаналитик, владелец бизнеспроцессаи другие заинтересованные стороны должны иметь четкое представление о том, как организован и функционирует бизнеспроцесс, отсюда следует, что модель должна обеспечить прозрачность хода бизнеспроцесса. Понимание хода существующих бизнеспроцессов позволит дать адекватную оценку их эффективности и качеству, что в свою очередь необходимо для разработки поддерживающего бизнес программного обеспечения. В глобализации бизнеса наблюдается тенденция объединения различных методов моделирования и анализа систем. Такого рода интеграция проявляется в форме создания интегрированных средств моделирования.Проведем сравнительный анализ методик ARIS и IDEF, результаты которого приведены в таблице 2.Таблица 2Сравнительный анализ методов ARIS, IDEF

Критерии ARISIDEF0IDEF3Принцип формирования диаграммы / логика бизнеспроцессаВременная последовательность реализации процедурПринцип преобладания Временная последовательность реализации процедурХарактеристика процедуры бизнеспроцессаНа диаграмме расположен объектНа диаграмме расположен объектНа диаграмме расположен объектВходящий документПрименяется самостоятельный объект для характеристики («документ»)Стрелка сверху, стрелка слеваНет (представлен в модели только привязкой объектакомментария)Входящая информацияПрименяется самостоятельный объект для характеристики («кластер» и «технический термин»)Стрелка сверху, стрелка слеваНет (представлен в модели только привязкой объектакомментария)Исходящий документПрименяется самостоятельный объект для характеристики («документ»)Стрелка расположена справаНет (представлен в модели только привязкой объектакомментария)Исходящая информацияПрименяется самостоятельный объект для характеристики («кластер» и «технический термин»)Стрелка расположена справаНет (представлен в модели только привязкой объектакомментария)Исполнитель процедурыПрименяется самостоятельный объект для характеристики («позиция» и «организационная единица»)Стрелка расположена снизуНет (представлен в модели только привязкой объектакомментария)Применяемое оборудованиеПрименяется самостоятельный объект для характеристики Стрелка расположена снизуНет (представлен в модели только привязкой объектакомментария)Управление процедуройОтсутствует. Представлено символами логики и событий (последовательность реализации процедур) и/или указанием входящих документовСтрелка расположена сверхуВременная последовательность реализации процедур и логика процессаКонтроль реализации процедурыОтсутствует. Представлен указанием входящих документовСтрелка расположена сверхуОтсутствует.Обратная связь по управлению/контролюОтсутствует. Представлен символами логики (последовательность реализации процедур)Стрелка расположена сверхуОтсутствует.

Следует учитывать тот факт, что при моделировании деятельности крупных компаний, которые занимаются производством товаров, а так же оказанием услуг, целесообразно использовать различные методики моделирования. Это обусловлено тем, что для моделирования производственных процессов более предпочтительным является процессный подход (например, метод ErikssonPenker).Спецификация требований к программному обеспечению является составной частью процесса управления требованиями. Выявленные в результате использования разного рода методов требования к программным продуктам оформляются в виде документов и моделей. При разработке модели бизнеспроцессов деятельности малых предприятий, занимающиеся как производством продукции, так и оказанием услуг, возможно применять упрощенные схемы моделирования, поскольку для моделирования производственных процессов более предпочтительным является ситуативный подход.Модель BPwin рационально применять для ведения небольших по размерам деятельности компаний (малый и средний бизнес предусматривает 25 человека в группе экспертов) и длительности (23 месяца) проектов. Для крупного бизнеса и длительных проектов (например, внедрение системы непрерывного совершенствования бизнеспроцессов в соответствии со стандартами ISO) следует использовать модель ARIS. В данных условиях подготовительные работы по созданию регламентирующей документации могут занять 13 месяца, но это является необходимым элементом последующей эффективной работы.Рассмотрим перспективные направления в моделировании бизнеспроцессов.В настоящее время разрабатываются многочисленные проекты. Их целью является интеграция существующих методов и стандартов моделирования, а также и формирование комплексного методического и технологического базиса моделирования бизнеспроцессов. В более широком контексте –это моделирования компаний (enterprisemodeling).Стандартное жесткое применение систем в современных условиях не работает, необходимо непрерывно учитывать человеческий фактор, так как BPM взаимодействует через людей, то должна обеспечиваться адаптивность процессов. Поэтому в ближайшее время ожидается появление стандарта BPMN 3.0 (с добавлением Case Management).Активно развиваются технологии Process Mining, которые основываются на анализе деятельности, логов, событий и на этом строятся карты процессов. Можно выделить следующие направления развития и роста BPM:

Mobile (мобильность);

Process Mining (исследование процессов);

Agility(адаптивность);

Event Driven (управление внешними событиями);

Ramification (ветвление);

Social (социальные сети);

Case Management (управление случаями).BPMS в России сфокусировались на финансовых рынках (страхование и банки) и в телекоммуникационной отрасли.BPM нужны в первую очередь там, где невозможны «коробочные решения».Также следует отметить, что развивается направление Process Intelligent(анализ бизнеспроцессов на базе процессных показателей), позволяющее применить практически любую BIсистему.Огромное значение для эффективного внедрения BPM имеет ИТархитектура, а с этим понятием на многих предприятиях дела обстоят плохо. В западных компаниях эти понятия хорошо развиты, в отличие от ситуации в России. Нужно четко осознавать, что BPM –это управленческая сквозная методология, постоянно работающая и ориентированная на рост преимуществ растущего бизнеса.ОсобенностиBPMпроектов:

тесное взаимодействие ИТ и бизнеса;

возможность быстрых побед;

защита инвестиций наследуемых информационных систем.ПреимуществапримененияBPMвпрактикекомпаний:

прозрачность деятельности предприятия;

сокращение рутинной работы;

скорость изменения бизнеспроцессов;

возможность повысить эффективность ИС для конечных пользователей.В целом, на наш взгляд, роль и место BPM подхода должно измениться в сторону принятия его всеми предприятиями независимо от размера и отрасли в качестве работающей методологии непрерывного совершенствования деловых процессов.

Выбор методики моделирования должен полностью базироваться на целях и задачах, которыми руководствуется организация при создании моделей.Чтобы описать бизнес, необходимо ответить на следующие вопросы:

чтобы увидеть его целостную модель?

чтобы анализировать и оптимизировать работу, исходя из понимания, что это единая сложнаясистема, а не сумма отдельных фрагментов? (в системе отлично работающие части целого –это далеко не всегда эффективная работа системы в целом);

чтобы проводить автоматизацию сквозных оптимизированных бизнеспроцессов?Если руководством получены утвердительные ответы на предложенные вопросы, то разработанные структурные модели являются важным рабочим инструментом для собственников, менеджмента, специалистов, (структурная модель –упорядоченный по определенному принципу комплекс процессов с указанием основных связей между ними).Иными словами, структурные модели и графические схемы процессов должны быть понятны не только бизнес аналитикам и сотрудникам ITотделов. Важна простота и наглядность схем. Сложные, запутанные схемы, которые содержат ряд условных обозначений, плохо воспринимаются и практически не используются.При выборе нотации моделирования рекомендуется пользоваться следующими критериями:

простота формирования графических схем;

интуитивная понятность схем;

минимальная потребность в обучении сотрудников;

наличие доступных инструментов для описания (MS Visio, MS Word).Для дальнейшего успешного внедрения процессного подхода к управлению предприятием необходимо проектирование таких бизнеспроцессов, которые способны реализовать стратегические цели организации. Основным шагом в этом направлении является описание и регламентация бизнеспроцессов организации.Описание бизнеспроцессов регламентирует работы по выделению и описанию бизнеспроцессов организации в однородном формате (в стандартных формах) и с использованием стандартного программного обеспечения. Характеристика бизнеспроцесса используются:

для анализа и оценки эффективности бизнеспроцесса;

для оптимизации бизнеспроцесса по определенным индикаторам эффективности;

для формирования эффективной системы управления;

для разработки нормативных документов по технологии;

выполнения бизнеспроцесса;

для подготовки к созданию и внедрению автоматизированных систем управления.Документация, которая включает модели бизнеспроцесса, выполненные в стандартном формате стандартными программными средствами является результатом описания бизнеспроцессов.Важной составляющей, влияющей на эффективность бизнеспроцесса, является правильная их организация и управление ими. Бизнеспроцессом необходимо управлять для получения на выходе запланированных результатов. Поэтому необходимо создание и функционирование системы управления бизнеспроцессом.Таким образом, на современном этапе развития экономики, для описания бизнеспроцессов компаний можно предложить использовать методику IDEF, так как на в настоящее время на большинстве отечественных предприятий еще очень слабо развит процессный подход к управлению компаниями, а схема в IDEF позволит и графически показывать взаимодействие между ними. Важно, что в технике IDEF0 посредством специальных стрелок было возможно показывать административные влияния, что предоставляетвозможность характеризовать систему управления процессами и организацией. Подводя итог выше сказанному, следует отметить, что рассмотренные нами современные методы и инструменты моделирования в своем развитии достигли высокого уровня. С точки зрения изобретательских средств моделирования их возможности стали примерно одинаковыми. Выбор метода или инструмента моделирования бизнеспроцессов обусловлен уровнем компетентности консультанта или аналитика в данной сфере, а также грамотностью на языке моделирования, которая обеспечивает высокий уровень применения методик моделирования руководителями и специалистами компаний.

Ссылки на источники1. ЖудинМ.НОбзорпрограммныхпродуктовбизнес–моделирования//Корпоративныйменеджмент:сетевойжурнал.2009.–351c.2. СамуйловК.Е.,ЧукаринА.В.,ЯркинаН.В..Бизнеспроцессыиинформационныетехнологиивуправлениителекоммуникационнымикомпаниями.М.:АльпинаПаблишерз,2009.446с.

Любые новые достижения человечества — включая и то, что обычно подразумевается под «развитием», — могут основываться только на совершенствовании человеческих качеств, и именно на этом мы должны сконцентрировать свои усилия, если мы хотим действительно «расти». (Аурелио Печчеи)

Обзор посвящен вопросам формирования
моделей бизнес-процессов, используемых
для регламентации и управления.
Рассматривают проблемы, связанные с
описанием бизнес-процессов в виде
потоков работ (Work
flow).
При построении таких моделей особенно
остро встает вопрос описания
деятельности руководителя (владельца
процесса).

 Модели потоков работ (ARIS
eEPC,
IDEF3, блок схемы в Visio)
предназначены для подробного описания
операций (работ), выполняемых
последовательно во времени по
определенной технологии. Эти модели (нотации),
особенно ARIS
eEPC,
активно используются в настоящее время
на практике. Крупнейшие российские
компании приобрели систему ARIS
Toolset
и занимаются описанием бизнес-процессов,
в основном, в нотации eEPC.
Другие компании ориентируются на IDEF3
и систему BPWin.
На практике возникает ряд проблем,
связанных с применение указанных
моделей, которые целесообразно
разделить на две группы:

1)    
проблемы, связанные с отсутствием
понимания сути процесса и процессного
подхода и, как следствие, некорректная
постановка задачи описания процессов с
использованием потоковых диаграмм;

2)    
неумение эффективно использовать
сами модели при описании бизнес-процессов.

Когда
в организации бизнес-процесс
понимается как плоская графическая
схема, дело внедрения процессного
подхода (описания, реорганизации и
управления процессами), без сомнения,
обречено на неудачу. В своей практике
процессного консалтинга мы наблюдаем
много таких примеров. В чем же основная
проблема, как эффективно описывать и
регламентировать бизнес-процесс, как
отобразить в модели деятельность
руководителей? В этом обзоре мы
коснемся только одного аспекта,
связанного с созданием моделей
процессов, учитывающих деятельность
руководителей. В последующих статьях
будет подробно раскрыт комплексный
подход к описанию, регламентации и
управлению процессами.

Что
значит фраза «описать бизнес-процесс»,
что кроется за  этой
краткой формулировкой? Прежде чем дать
ответ на этот вопрос, отметим, что схемы
процессов рассматриваются нами в
качестве одного из  необходимых элементов описания
процессов, но далеко на самого важного.
Для целей дальнейшего изложения
сделаем несколько необходимых
определений.

Бизнес-процесс
—  устойчивая, целенаправленная
совокупность взаимосвязанных видов
деятельности (последовательность
работ), которая по определенной
технологии преобразует входы в выходы,
представляющие ценность для
потребителя. 

Деятельность любой компании основана на бизнес процессах. Они предназначены для решения задач на коммерческих и некоммерческих предприятиях. С помощью них распределяются и оптимизируются внутренние контакты работников для достижения поставленных целей. Инструмент обеспечивает и налаживание внешнего рабочего процесса с покупателями, потребителями и поставщиками, поэтому является универсальным механизмом для решения проблем.

Что такое основной бизнес процесс простыми словами

Business Process (в переводе «Бизнес процесс») – это постоянно повторяющаяся в определенное время последовательность (цепочка) действий сотрудников, которая выстроена, в соответствии с политикой компании, и направлена на достижение поставленных целей.

Описанием и управлением процессами занимается предприниматель или специальный менеджер, который несет ответственность за полученный результат (с ним заключается соглашение, в соответствии с политикой конфиденциальности). Если этот результат был хорошим и отвечал намеченным целям, деятельность предприятия признается эффективной.

Понятие процесса управления и качества его описания – это индикатор профессионализма организации.

История появления термина

Впервые термин «бизнес процессы» появился давно — в 70-х г. г. XX века. Именно тогда предприятия стали переходить к информационным системам и информатизации производственного процесса. Возникла потребность в четкой организации управления предпринимательством и трудовыми ресурсами.

Инструктирование работников стало осуществляться по схеме «человек – человек» и «человек – машина». Все нормы были стандартизированы. Так, нужны были команды, которые бы распознал и человек, и машина.

Первая нотация была создана американскими военными. Постепенно методику стали перенимать и организации. Скоро она стала популярна и в области маркетинга, и среди бизнесменов.

Зачем нужны бизнес процессы

Если компания стремится к качественной системе менеджмента, основанной на стандарте ISO 9001, разработка, описание, внедрение и оптимизация процесса – обязательное условие. В этом случае у предприятия появляется сильное преимущество на конкурентном рынке.

С помощью описания процессов достигают и иные задачи:

• установка единых требований, стандартов и регламентов к выпускаемому продукту, на которые будут ориентироваться все участники процесса;
• производство качественного товара;
• снижение себестоимости продукта и издержек;
• ускорение основного процесса;
• автоматизация труда на предприятии;
• обеспечение эффективного управления над различными подразделениями;
• донесение сложной информации в упрощенном и понятном виде;
• обеспечение прозрачности всех производственных этапов;
• понимание специфики производства и разработка способов его совершенствования;
• оптимизация расходов;
• реализация намеченных целей с использованием установленных стратегий;
• повышение имиджа компании и ее инвестиционной привлекательности;
• оперативное нахождение проблем и их решение;
• равномерное распределение ответственности между руководителями разного звена, вместо сосредоточения контроля на одном уровне;
• проектирование дополнительных путей для развития компании;
• минимизация рисков при потере кадров (увольнение, отпуска, больничные);
• оперативное обучение персонала, которые будут пользоваться готовыми схемами;
• мотивация сотрудников.

Отличие бизнес процессов от функций и стандартных процессов

Бизнес процессы отличаются от других процессов, протекающих в компании. В их организации участвуют только люди. Если включается, например, автоматизированная система, речь идет о технологическом процессе.

В основных процессах управления всегда участвует несколько человек. Даже если представитель организации будет один, он все-равно взаимодействует с покупателем или поставщиком, которые тоже – участники.

Процессы могут существовать и в некоммерческих организациях, которые не преследуют цели заработка.

Кто описывает бизнес процессы

Описанием основных процессов занимается персональный квалифицированный сотрудник. Обычно это приглашенный со стороны консультант. Но один специалист не будет разбираться одинаково хорошо в специфике деятельности разных компаний, поэтому он привлекает помощников.

Специалист должен уметь описывать процессы и:

• подробно знать бизнес-анализ и основы работы с нотациями;
• обладать информацией о процессах внутри предприятия;
• уметь оптимизировать работу компании, в соответствии с поставленными задачами и устранять ошибки (по согласованию с руководителем).

Характеристики описания основных бизнес процессов

Описание процессов характеризуется такими параметрами:

1. Наименование и цель. Обычно это одно и то же. Все участники должны будут их знать и понимать. Например, название – «Продажа первой партии нового товара». Цель звучит так же.
2. Исполнитель или владелец инструмента. Это ответственное лицо, которое будет подробно составлять план, доносить его до сотрудников, вести и контролировать процесс его выполнения.
3. Ресурсы, которые используются для достижения поставленных целей.
4. Вход – это те ресурсы, которые поступают извне, сырье.
5. Выход – это произведенные товары или оказываемые услуги. Иногда может получиться не то, что было запланировано, тогда цель на этом этапе меняется.

Еще есть и другие параметры описания, но не обязательны:

• другие участники;
• последовательный порядок операций;
• контрагенты, поставляющие ресурсы;
• конечные пользователи;
• эффективность деятельности;
• уровень риска.

Уровни основных бизнес процессов

Процессы имеют многоуровневое строение:

1. Самый верхний – внешнее воздействие, благодаря которому будут решаться стратегические задачи (например, распределение ресурсов между подразделениями предприятия). Иногда здесь задействованы организационные единицы.
2. Внутреннее воздействие для достижения тактических задач, например, продажа продукции.
3. Процессы внутри структуры, например, когда будет создаваться рабочий проект.
4. Процессы по исполнению задач внутри определенной структуры, например, когда будет разрабатывается план по обслуживанию клиентов.

Классификация бизнес процессов

Классификация основных процессов осуществляется по разным признакам:

Специфика работы:

• процесс производства, когда на выходе будет получаться осязаемый продукт;
• процесс услуг.

Сложность:

• монопроцесс — это такой вид процесса, когда все действия будут односложны и цикличны;
• вложенный процесс — когда монопроцессы будут протекать в определенной последовательности;
• связанный процесс — когда для выстраивания последовательности монопроцессов будет использоваться предварительный план.

Структурное место на предприятии:

• горизонтальное – канал взаимодействия равноправных сотрудников;
• индивидуально-горизонтальное – исполнение функций отдельными лицами;
• межфункционально-горизонтальное – коммуникация сотрудников разных подразделений;
• вертикальное – совместная деятельность работников разного уровня (начальника и подчиненного);
• интегрированное – одновременное горизонтальное и вертикальное взаимодействие работников.

Функции отдела:

• управления;
• распределения финансов;
• организации работы склада;
• логистики;
• производства.

Детализация или комплексность:

• микропроцесс – вид процесса с производством элементов готового продукта, например, стержней для шариковых ручек;
• макропроцесс – выпуск готовой продукции, например, шариковых ручек.

Исполняемость:

• выполняемые, направленные на автоматизацию деятельности;
• невыполняемые, предназначенные для изучения нюансов работы организации и повышения эффективности взаимодействий на разных уровнях.

Описание бизнес процесса

Основные процессы обязательно должны быть подробно описаны. В противном случае они не могут существовать. Для описания процесса нужно расписать определенные действия, которые должны выполнять работники на предприятии для достижения целей.

Для качественного описания руководитель должен точно понимать конечный итог и задачи коллектива. Перед тем как приступить к описанию и реализации проекта, нужно донести эту информацию до всех участников.

Кстати! Зарегистрируйтесь в нашем сервисе голосовых рассылок Zvonobot и получите первые 20 звонков — бесплатно 😉

Основные виды бизнес процессов

Все процессы делятся на 6 групп:

1. Основная, представляющая полезную ценность для потребителей.
2. Вспомогательная, обеспечивающая существование основных процессов, но не имеющая ценности для потребителей.
3. Управляющая, предназначенная для контроля над основной и вспомогательной группой процессов и над процессом исполнения целей.
4. Сопутствующая – вспомогательный вид процессов, которые будут приносить дополнительный доход.
5. Группа развития, предназначенная для увеличения производительности и доходов предприятия.
6. Категория совершенствования, направленная на улучшение рабочего процесса, повышения его качества.

Еще есть такие виды процессов: внутренние и внешние, в зависимости от формы решаемых задач, а также структурные (оптимизируют рабочий процесс) и функциональные (направлены на решение текущих задач).

Правила описания основных бизнес процессов

Описание процессов в разных организациях имеют свою специфику, в зависимости от особенностей производства. Однако есть общие правила описания, которые необходимо будет соблюдать на всех предприятиях:

1. Законченность, т.е. любая деятельность должна будет иметь собственную цель, конечный итог (иногда в ходе работы цель может измениться).
2. Краткость. Инструкции должны быть изложены лаконично с обозначением основных этапов работы и задач сотрудников без лишних деталей и сложных терминов. Это обеспечит быструю и слаженную работу всех отделов.
3. Использование общепринятых, типовых обозначений по стандартам IDEF3, BPMN 2.0, BPMN (для преобразования задач в наглядные схемы и таблицы есть специальные программы), чтобы любой участник процесса описания смог прочитать инструкцию и верно истолковать ее.
4. Указание конкретных участников процесса описания и ответственных лиц с четким распределением задач между ними.

Описание процессов начинается с моделирования схем. Подробно описываются только те процессы, которые уже были сформированы в компании.

Уровни анализа

Менеджер самостоятельно определяет, насколько подробно будет описан основной бизнес-процесс. Его можно анализировать на 5 уровнях:

1. Операции. Это самый детализированный уровень, когда будет требоваться перечислять каждое действие.
2. Действия – это ряд операций, в котором должна быть соблюдена определенная последовательность.
3. Процедуры – несколько объединенных действий, выстроенных в определенном порядке для достижения поставленных целей.
4. Базовый уровень, на котором объединяется несколько взаимосвязанных процедур, которые будут служить достижению результатов. Обычно в них участвует несколько сотрудников.
5. Направление работы. Это самый обобщенный уровень, который включает в себя несколько процессов.

Этапы описания

Составление описания бизнес процесса будет осуществляться пошагово в 11 этапов:

1. Определение цели описания. Процесс и описание могут иметь разные цели. На этом этапе нужно будет сформулировать, зачем данному процессу требуется описание. Например, внедрение автоматической системы приема заявок или снижение стоимости производства и т.д.
2. Определение целей описания основного процесса – конечного результата, который нужно будет получить. Целей бывает несколько. Все они должны быть обозначены. Например, покупатель может приобрести товар или отказаться от него. Обоим варианта необходимо описание.
3. Привлечение руководящих сотрудников для обсуждения сформулированных задач и нюансов их выполнения.
4. Донесение информации до сотрудников, которые будут максимально эффективно выполнять задачи. Важно сформулировать их четко, ясно.
5. Расставление приоритетов. Все задачи и действия будут делиться на первостепенные и менее важные. При этом учитывается основная цель, количество ресурсов, время, финансы и прочие факторы при описании.
6. Фиксация начала и конца процесса при описании, их четкое выделение среди прочих элементов.
7. Определение ключевых точек, которые будут влиять на получение результата. Например, ведение переговоров, торг с клиентом, формирование счета на оплату и др. Эти точки могут иметь несколько сценариев, для каждого из которых необходимо описание.
8. Создание черновика предварительного описания, который должны будут получить все заинтересованные лица: руководители, клиенты.
9. Согласование деталей, учет комментариев и пожеланий всех участников процесса описания.
10. Презентация финального описания с внесенными корректировками (все они должны быть согласованы с руководством).
11. Оформление окончательного варианта описания с подробными схемами, планами, моделями и иными документами.

Форматы описания бизнес процессов

Описание процессов может быть в 3 форматах:

1. Текстовом, когда информация изложена, в основном, в виде текста. Это самый распространенный вид описания.
2. Табличном – наглядном виде. Но здесь есть сложности с подготовкой шаблонов.
3. Графическом – самом удобном и понятном варианте в виде моделей и схем.

Каждое описание процесса из них имеет свои плюсы и минусы.

Схема описания бизнес процессов

Когда обработка процессов осуществляется графическим способом, демонстрация информации будет осуществляться с помощью схемы. Так, наглядно можно проследить весь механизм.

Для построения схемы по описанию процессов могут использоваться специальные программы. Это осуществляется поэтапно:

1. Фиксация границ – начальной и конечной точки основного процесса описания.
2. Выделение основных блоков – базы процесса, в соответствии с их положением в последовательности.
3. Внесение дополнительных элементов – ответвлений, всех возможных путей развития событий.
4. Распределение ролей между участниками. Один сотрудник может одновременно исполнять несколько ролей.
5. Добавление документов: кейсов, презентаций, инструкций, писем и пр.
6. Внесение данных об источниках и программном обеспечении, с помощью которых осуществляется автоматизация процесса описания.
7. Обозначение инструментов, которые могут помочь в достижении целей.
8. Внесение критериев эффективности, с помощью которых будет производиться оценка результата.
9. Моделирование процесса с учетом всех полученных сведений при описании.

Схема описания отображается либо в виде карты (блок-схем), либо маршрута (движение данных и ресурсов в процессе). Для этого применяются стандартные международные формы документирования (нотации).

Создание и оптимизация бизнес процессов на предприятии

В ходе создания процессов систематизируются все элементы производственного процесса: ресурсы, информация, пространство, время, техники и пр. Для качественного выполнения этой задачи нужно будет:

• оценить те процессы, которые уже протекают на предприятии, и описать их модели по принципу «как есть»;
• оставить и обновить существующие модели до формата «как быть должно»;
• обеспечить контроль над процессами.

Анализирование

Сначала всегда необходимо проанализировать существующие процессы, выявить дублирующиеся элементы, оптимизировать задачи. Это необходимо, когда:

• есть жалобы от клиентов на качество обслуживания или товара;
• заявки не исполняются к установленному сроку;
• процессы состоят из длинного цикла действий (больше, чем три или пять);
• у предприятия слишком крупные расходы на обслуживание склада и логистики;
• часть помещений пустует;
• загруженность мощностей на максимальном пределе;
• внедрение нового товара или модернизация технологий требуют слишком крупных трат.

Чтобы проанализировать текущие процессы, необходимо их описать. Это требуется, если:

• компания – крупная (у нее есть филиалы, много заявок, покупателей);
• производственный процесс имеет сложную многоэтапную структуру;
• происходит расширение задач организации, открытие дополнительных филиалов, увеличение штата;
• меняется руководство или оформляется франшиза;
• обслуживанием заказов начинает заниматься другой производственный участок;
• сотрудники вынуждены несколько раз выполнять одни и те же операции;
• в рабочий процесс внедряются новые информационные системы.

Процессы можно не описывать в небольших организациях или на только что открывшихся предприятиях.

Пошаговое описание

Описание текущего бизнес процесса строится поэтапно:

1. Собирается команда участников этого процесса, включая руководителей.
2. Происходит сбор всей необходимой информации о наличии ресурсов, мощностей, требований к качеству продукта, времени для выполнения заявок и пр.
3. Формулируется конечный итог.
4. Организуется интервью с работниками для определения этапов производства.
5. Создается текстовое или графическое описание.

Управление бизнес процессами

Для реализации потенциала предприятия в полном объеме нужно будет правильно выстроить управление бизнес процессами (BPM). Оно состоит из 4 ступеней:

1. Этап моделирования, когда происходит определение и описание процессов. Также здесь устанавливается ответственность руководителей.
2. Выполнение указанных в описании задач.
3. Контроль работы персонала и движения финансов. Сотрудник на руководящей должности следит за исполнением сроков, качества продукции, равномерной загруженностью кадров, переработками, премированием и штрафами сотрудников.
4. Анализ выполненной работы, сравнение полученного результата с поставленными задачами, выявление ошибок и оптимизация управления процессом.

Качественное управление деятельностью компании определяется бизнес процессами. Если правильно описать и распределить задачи, проконтролировать их выполнение, показатель эффективности будет высоким.

Зарождение BPM

По мере роста и развития компаний стала появляться необходимость в выстраивании правильного контакта отделов. Причем эта потребность возникла как в малом бизнесе, так и на крупных предприятиях.

Прогресс не стоял на месте, в рабочий процесс стали внедряться технологии, предназначенные для облегчения и автоматизации организационной деятельности, повышения ее эффективности и гибкости. Постепенно они переросли в полноценное управление BPM.

Модель зрелости BPM

Зрелость системы управления отражается в модели описания процессов BPM. В ней отображены стадии управленческого процесса. Чем выше уровень, тем более детального и качественного построения управления процессами можно добиться. На низких уровнях наблюдается хаотичность и неуправляемость.

Моделирование бизнес процессов

С помощью построения модели процессов организуется их максимально точное и полное описание. Оно бывает 3 видов:

1. Структурное, которое позволяет исследовать текущие и будущие системы. Оно может быть:
   • функциональным (последовательное построение схемы с использованием конкретных ресурсов);
   • имитационным (учитываются временные интервалы, внутренние и внешние условия);
   • информационным (отображается связь объектов и их характеристики).
2. Ориентированное на объекты без детализации – любые преобразуемые предметы в рабочем процессе.
3. Интегрированное – сочетающее несколько моделей, т.е. комплексное.

Нотации моделирования

В процессе моделирования используются специальные технические условные обозначения (нотации) – единые по всему миру:

В чем разница между нотациями

Все нотации имеют свои особенности и используются в разных ситуациях. Какие из них выбрать, решает менеджер в процессе моделирования. Обычно используют BPMN или ARIS.

BPMN имеет особенности:

• развитость семантики;
• использование логических событий, операторов;
• подходит для описания специфических процессов;
• позволяет имитировать процесс;
• отражает, как действие может прерваться.

Нотацию ARIS выбирают с учетом ее характеристик:

• отражение статуса документа;
• демонстрация событий, происходящих до операции и после нее;
• использование логических операторов;
• поддержка корректной имитации процесса;
• построение крупных диаграмм;
• трудоемкость процесса моделирования;
• ограниченность семантики.

На практике использовать BPMN удобнее, так как она поддерживает больше инструментов. С ее помощью можно построить схему как отдельного процесса, так и целой серии.

Платное и бесплатное программное обеспечение и сервисы для создания и описания модели бизнес процесса

Моделирование процессов осуществляется в специальных программах. Самые популярные и удобные из них:

Как рассчитать стоимость бизнес процесса

Перед тем как приступить к управлению и оптимизации процессов, необходимо будет проанализировать предстоящие расходы поэтапно:

1. Собрать первичные данные о процессе, сделать его описание, определить, какие операции, как часто и кем будут выполняться. Данные обычно заносятся в таблицу MS Excel с названием столбцов: «Наименование операции», «Коэффициент использования» (частота повторения данной операции), «Исполнитель».
2. Проанализировать, сколько времени будет требоваться на выполнение каждой операции. Для этого можно использовать методы фотографирования (фиксация процесса выполнения операции каждым сотрудником), экспертной оценки персонального бизнес-аналитика, анализа данных с помощью информационной системы (на основе прошлого опыта). На практике часто применяются комбинированные способы. Полученные данные заносятся в таблицу в графу «Время исполнения операции».
3. Подсчет стоимости ресурсов. Для этого рассчитывается, сколько стоит 1 минута работы данного сотрудника (исходя из размера его заработной платы). Затем это значение умножается на время исполнения операции. Полученное значение заносится в таблицу в графу «Стоимость ресурсов за 1 мин». Для получения полной картины стоимости процесса необходимо добавить все остальные статьи расходов: арендную плату, закупку расходных материалов и пр., но без излишней детализации, так как этот этап может затянуться.
4. Подсчет стоимости всего процесса с учетом полученных данных. Для этого необходимо рассчитать, во сколько обходится выполнение одной операции (стоимость минуты времени работника умножается на длительность выполнения задачи). Эти данные нужно занести в таблицу в графу «Стоимость 1 операции», а затем заполнить столбец «Стоимость операций за месяц». Путем сложения значений в последнем столбце можно получить стоимость всего процесса. При этом нужно учитывать, что подобный расчет может иметь большие погрешности.
5. Анализирование стоимости процесса. Когда цена каждой операции будет наглядно отображена в таблице, у руководства обычно появляется желание ее удешевить. Сделать это можно с помощью полного исключения данной операции из процесса (нужно проанализировать, насколько она необходима для получения результата), использования более дешевых ресурсов или менее квалифицированных кадров, ускорения выполнения операций, упрощения рабочего процесса.
6. Анализирование нагрузки на работников. Для этого учитываются не только операции данного процесса, но и все остальные функции сотрудников. Расчеты помогают понять, насколько та или иная операция трудозатратная, а также распределить нагрузку равномерно между участниками.

Внедрение бизнес процессов

Внедряемый процесс может быть как новым, так и уже существующим, но в обновленном виде. В любой ситуации эта процедура происходит поэтапно:

1. Знакомство персонала с новой системой, чтобы они могли ориентироватся не результат.
2. Презентация преимуществ, выгоды и эффективности использования системы.
3. Тестовый запуск программы на одном сотруднике или в одном отделе.
4. Проведение обучения других сотрудников при положительных результатах тестирования.
5. Полноценный запуск процесса.
6. Управление процессом, осуществление контроля над работой персонала и соблюдением алгоритмов новой системы. Этим занимается руководитель или специальный менеджер.

Еще на этапе внедрения нужно, чтобы каждый сотрудник работал по новой схеме.

Оптимизация бизнес процессов

После того как бизнес процесс внедрен, его нужно будет оптимизировать для четкой и слаженной работы всех подразделений. Оптимизация производится 2 методами:

1. «Здравый смысл», когда:
   • удаляются дублирующиеся операции;
   • исключается лишний контроль;
   • автоматизируются часто повторяющиеся операции;
   • равномерно распределяются ресурсы;
   • корректируются все составляющие процесса: материалы, технологии и пр.;
   • процесс максимально упрощается;
   • все операции стандартизируются;
   • назначается параллельное выполнение задач, процесс ускоряется;
   • продолжительность операций и расходов на них сокращаются.
2. «Бережливое производство», когда:
   • минимизируются паузы в рабочем процессе (простой машин, согласование заказа и пр.);
   • исключается производство излишков;
   • нерациональные действия сотрудников сводятся к минимуму;
   • сокращаются перемещения работников для сохранения времени;
   • выпускаемая продукция страхуется на предмет появления возможных дефектов;
   • обеспечивается достаточный объем ресурсов.

Оптимизация процесса происходит вскоре после его внедрения.

Автоматизация бизнес процессов

Чтобы оптимизировать внедренный процесс, часто требуется его автоматизация – использование специального ПО для ускорения, упрощения и облегчения выполнения задач.

Автоматизация помогает при:

• сборе информации;
• формировании отчетов;
• передаче информации между отделами;
• снижении расходов на ресурсы;
• оперативном информационном обмене между заказчиками и исполнителями;
• повышении эффективности рабочего процесса.

Для автоматизации используются различные программы (CRM с поддержкой звонков клиентам прямо из системы, ERP). Руководство делает выбор на основе поставленных задач.

Плюсы внедрения процессного управления

Управление процессами и их автоматизация имеет преимущества:

• непрерывное получение данных;
• оперативное выполнение однотипных операций;
• замена человека на компьютер, когда это возможно;
• повышение качества и скорости работы сотрудников;
• быстрый обмен данными между сотрудниками;
• высокая точность операций;
• параллельное выполнение нескольких задач;
• быстрое принятие решений по алгоритму;
• быстрое формирование документов и отчетов.

Реинжиниринг и постоянное совершенствование

Реинжиниринг – это кардинальная перестройка бизнес процессов.

У каждой организации своя специфика и свой порядок этой процедуры, но есть 5 основных шагов:

1. Определение потребностей организации, выявление слабых мест.
2. Формирование группы ответственных специалистов из своих или персональных привлеченных работников.
3. Планирование основных процессов на основе проблем, потребностей клиентов, задач предприятия.
4. Смена подхода для улучшения рабочего процесса.
5. Подключение сотрудников к тестированию процессов и его полноценному запуску.

Реинжиниринг позволяет осуществлять качественное управление бизнес процессами на предприятии, оперативно решать проблемы по мере их поступления. Так, можно будет оптимизировать до 20% всех процессов в компании.

В ходе постоянного совершенствования происходит последовательная и одновременная проработка большого числа процессов. Такой подход характеризуется:

• непрерывными изменениями;
• постепенным внедрением новой системы;
• командной деятельностью;
• широким охватом всех отделов предприятия;
• минимизацией дефектов с работой на опережение.

Так можно будет осуществлять постоянное управление процессами без глобальных трансформаций.

Пример удачного анализа и оптимизации бизнес процессов

На предприятии по производству молочной продукции был проведен анализ управления процессами. В ходе него были выявлены проблемы:

• долгая доставка до прилавков магазинов, продукция доходила до потребителей несвежей, что изменило отношение покупателей к бренду;
• простой производственного цеха из-за задержек поставки молока.

После этого были сформулированы задачи:

1. Уменьшить срок доставки товара до 5 ч.
2. Обеспечить своевременную доставку молока в цеха.

Оптимизация процесса позволила предпринять меры:

1. Сменить поставщика молока.
2. Приобрести дополнительные автомобили для оперативной отправки продукции и нанять водителей.

Ошибки при внедрении систем управления

При внедрении системы управления следует учитывать возможные ошибки:

1. Неправильная формулировка цели и задач.
2. Отсутствие согласованности между подразделениями.
3. Иррациональные желания, не соответствующие возможностям.
4. Чрезмерная детализация процесса.
5. Описание всех операций и процессов на предприятии.
6. Игнорирование общепринятых условных обозначений с использованием своих нотаций.
7. Желание получить прибыль от каждого процесса.
8. Формирование идеальной схемы процесса.

Ситуации, когда бизнес процессы нужно описывать

Обычно описание процессов требуется, когда компания только создается. Но иногда и длительно существующий бизнес нуждается в трансформации:

1. Резкий рост объемов производства. В период развития возрастает нагрузка на предприятие, нанимаются новые сотрудники, расширяется ассортимент. При наличии описанных процессов все эти действия упорядочены и доступны для всех новых работников. Управление осуществляется более эффективно.
2. Производство, требующее сложных, многоэтапных действий. Каждое из них должно быть четко описано.
3. Открытие новых филиалов по франшизе. Без описания процессов это сделать нельзя, у партнеров должны быть четкие инструкции с полной детализацией рабочего процесса, чтобы применять его на практике.
4. Оптимизация финансов, уменьшение расходов на выпуск товаров, выявление ненужных трат.
5. Подготовка к дальнейшему развитию предприятия, его расширению.

Как бизнес процессы могут быть оптимизированы и усовершенствованы

Каждое успешное предприятие должно подстраиваться под меняющиеся экономические условия. По мере изменений спроса, климата, финансирования, открытия конкурентов важно вовремя корректировать рабочий процесс, оптимизировать управление бизнес процессами.

Оптимизация позволяет повысить эффективность деятельности компании и еще поднять на новую ступень систему управления. Она обеспечивает гибкость в изменчивой внешней и внутренней среде, а значит, предприятие всегда будет функционировать.

Если в процессе развития компании применяют прежние способы управления, со временем руководитель заметит, что они стали неэффективны. Это происходит, когда расширяется ассортимент продукции, меняется структура или объемы производства.

Помимо этого оптимизация требуется, когда нужно:

• улучшить уже существующую систему управления процессами;
• расширить производство;
• снизить производственную мощность;
• улучшить сервис;
• повысить качество товара;
• сократить штат без потери качества;
• повысить конкурентоспособность;
• повысить эффективность отдельных подразделений.

Где можно обучиться управлению бизнес процессами

Бизнес процессами занимается персональный бизнес-аналитик. Получить профильное образование можно различными способами:

1. Непрофильные вузы с направлениями «Экономика», «Менеджмент».
2. Профильные учебные заведения со специализацией «Предпринимательство».
3. Курсы с государственной поддержкой, т.е. бесплатные для слушателей. В каждом регионе есть свои представительства.
4. Курсы от «Сбера» и Google – лучший бесплатный вариант для получения образования по бизнесу в интернете. Бонусные уровни открываются после прохождения тестирования на сайте. А в блоге постоянно публикуются полезные статьи по теме.
5. Платные онлайн-курсы от «Синергия», Skillbox.ru, «Нетологии» и пр. с получением официального сертификата по e mail.

Заключение

Успех деятельности предприятия, во многом, зависит от грамотного применения и управления бизнес процессами. При запуске новой организации или для решения текущих проблем нужно правильно описать процессы, внедрить их и обеспечить контроль над выполнением поставленных задач. Каждый процесс должен двать четкий ответ на поставленный вопрос.

Отзывы о бизнес процессах

«У меня небольшое мебельное производство. Сначала я стабильно получал прибыль, но потом случился кризис. Доходы становились все меньше и меньше. Самостоятельно обнаружить проблему не удавалось. После того как был приглашен персональный бизнес-аналитик и было организовано управление процессами, ситуация сразу изменилась. Так, были повышены цены на готовую продукцию, организована перестановка кадров (уволены низкоквалифицированные работники и наняты хорошие специалисты), расширен ассортимент, открыта новая точка продаж»

Александр, 40 лет (Санкт-Петербург)

«5 лет назад я открыл свое кафе. Расположение удачное, хорошая проходимость потенциальных клиентов, продуманное меню, но особой прибыли дело не приносило. Решил попробовать описание и внедрение бизнес процессов. Так, была максимально автоматизирована работа персонала. Все функции были внесены в компьютер, тщательно продумано рабочее место официантов, поваров, кассиров, сделан упор на качество и свежесть продуктов. Увеличилась скорость обслуживания клиентов, что позволило нам привлечь большое количество посетителей во время бизнес-ланчей, трансляции спортивных мероприятий и т.д. Прибыль вышла на новую ступень»

Алексей, 35 лет, (Уфа)

«Я всегда хотел открыть свой бизнес, но самостоятельно не решался это сделать, боялся рисков. Решением стала покупка франшизы логистической фирмы. Благодаря четкому описанию процессов, предоставленных головным офисом, открытие и запуск компании состоялся быстро и с минимальными финансовым издержками»

Сергей, 32 года, (Москва)

Полезные книги

1. Свод знаний по управлению бизнес процессами. BPM CBOK 3.0
2. Бизнес процессы. Инструменты совершенствования (Б. Андерсен)
3. Управление бизнес процессами. Практическое руководство по реализации проектов (Д. Джестон, Й. Нелис)
4. Учитесь видеть бизнес процессы. Построение карт потоков создания ценности (М.Ротер, Д.Шук)

Литература о принципах и идеологии бизнес-процессов:

1. Критическая цепь (Э. Голдратт)
2. Серия «Цель» (Э. Голдратт)
3. Дао Тойота (Д. Лайкер)
4. Организация как система. Принципы построения устойчивого бизнеса Эдварда Деминга (Г. Нив)
5. Кайдзен. Ключ к успеху японских компаний (М. Имаи)

Книги про оптимизацию:

1. Быстрее, лучше, дешевле: девять методов реинжиниринга бизнес процессов (М. Хаммер)
2. Оптимизация бизнес процессов. Документирование, анализ, управление, оптимизация (Д. Харрингтон)
3. Практическое руководство по реинжинирингу бизнес процессов (М. Робсон, Ф. Уллах)
4. Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе (М. Хаммер, Дж. Чампи)
5. Руководство по улучшению бизнес процессов. Harvard Business School.
6. Производство без потерь для рабочих. Институт комплексных стратегических исследований.

Книги о системном мышлении:

1. Системность во всем. Универсальная технология повышения эффективности (С. Карпентер)
2. Искусство системного мышления (Д. О. Коннор)
3. Системное мышление. Как управлять хаосом и сложными процессами. Платформа для моделирования архитектуры бизнеса (Дж. Гараедаги)
4. Ключевые показатели менеджмента (К. Уолш)
5. Азбука системного мышления (Д. Медоуз)

Книги о применении процессов:

1. Теория ограничений Голдратта. Системный подход к непрерывному совершенствованию (У. Детмер)
2. Найти идею. Введение в ТРИЗ (Г. Альтшуллер)
3. Бережливое производство + шесть сигм в сфере услуг (Майкл Джордж)
4. Теория ограничений в действии (Э. Шрагенхайм)
5. Действенное видение. Как обратить текущий объем продаж в чистую прибыль (Д. Кендалл)