Реквизит наименование организации располагается под реквизитом эмблема организации

Реквизиты деловых документов

Любой документ состоит из элементов
оформления (дата, подпись и т.д.), которые
называются реквизитами.

Реквизиты — обязательные элементы
оформления служебного документа, они
могут быть простыми, состоящими из
одного-двух слов или цифр, например,
номер листа, или сложными, например
наименование организации. В действующем
ГОСТ Р 6.30 – 003 «Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации» указан перечень из 30
реквизитов.

Унификация
документов включает:

• установление оптимального количества
  реквизитов;

• определение стандартных размеров
  (форматов) бумаги;

• установление постоянного места
  расположения реквизи­тов на бумаге.

На рис. 1.1 представлена схема расположения
реквизитов на угловом
бланке формата А4, а на рис. 1.2 — на
продольном бланке. Официальные
документы, как правило, создаются на
бланках.

Бланк документа — это лист бумаги
с заранее воспроизведенными реквизитами,
содержащими постоянную информацию об
организации — авторе документа. Бланки
фирмы изготавливаются типографским
способом или с помощью компьютера и
имеют установленный комплекс реквизитов
и определенный порядок их расположения.
Для изготовления бланков используется
бумага следующих, форматов:

• А4 (210×297 мм) — большая часть документов
  фирмы составляется на бланках этого
  формата;

• А5 (148×210 мм) — для небольших писем и
  справок;

• A3 (297×420 мм) — для бизнес-планов, бух.
  отчетов, графиков.

Бланки документов, как и документы,
должны иметь поля. В соответствии с
ГОСТ Р6.30-2003 поля должны быть не менее:
левое — 20 мм, Правое — 10, верхнее — 15, нижнее
— 20 мм . В зависимости от расположения
реквизитов устанавли­вают два варианта
бланков — угловой (рис. 1.3) и продольный
(рис. 1.4). Угловое
расположение реквизитов предусматривает
размеще­ние реквизитов, начиная
от левой верхней части листа. Продольное
(центрованное) расположение предполагает
размещение реквизитов документа
вдоль верхней части листа с их центровкой,
т.е. равным удалением каждой строки от
левого и правого поля.

РОСАРХИВ

Государственное
учреждение

Всероссийский
научно-исследовательский институт

документоведения
и архивного дела

ВНИИДАД)

Профсоюзная
ул., д.82. Москва. 117393

Тел./факс
(495) 718-78-74

E-mail:mail@vniidad.ru

http://www.
vniidad.ru

ОКПО
02842708, ОГРН 1027700380795,

ИНН/КПП
77080331/771001001

№ _____________
от _______________

На
№ от
___________

Рисунок 1. Бланк с угловым расположением
реквизитов

РОСАРХИВ

Государственное
учреждение

Всероссийский
научно-исследовательский институт

документоведения
и архивного дела

(ВНИИДАД)

Профсоюзная
ул., д.82. Москва. 117393

Тел./факс
(495) 718-78-74 E-mail:mail@vniidad.ru

ОКПО
02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 77080331/771001001

№ __________
от ____________

На
№ от
_________

Рисунок 2 Бланк с продольным (центрованным)
расположением реквизитов

Требования к оформлению реквизитов

Основные реквизиты документов содержат
следующие элементы.

1. Государственный герб Российской
   Федерации помещают на бланках документов
   в соответствии с Положением о
   Государственном гербе Российской
   Федерации. Он ставится только на
   документах государственных учреждений
   и предприятий, которым предоставлено
   такое право.

2. Герб субъекта Российской Федерации
   помещают на бланках документов в
   соответствии с правовыми актами
   субъектов Российской Федерации.

3. Эмблема организации
   (логотип) или товарный знак (знак
   обслуживания) — условное
   графическое изображение, зарегистрированное
   в установленном порядке. При угловом
   расположении реквизитов эмблема
   располагается в левом верхнем углу, а
   при продольном — в середине верхней
   части листа. Эмблему не воспроизводят
   на бланке, если на нем помещен
   Государствен­ный герб Российской
   Федерации или герб субъекта Российской
   Федерации.

4. Код организации
   проставляют
   по Общероссийскому классификатору
   предприятий и организаций (ОКПО) и
   располагают в правом верхнем углу
   документа. Реквизит служит для ускорения
   передачи документа по каналам электронной
   связи и сокращения количества возможных
   ошибок, возникающих при передаче
   данных.

5. Основной
   государственный регистрационный номер
   (ОГРН) юридического лица проставляют
   в соответствии с документами, выдаваемыми
   налоговыми органами.

6. Идентификационный
   номер налогоплательщика/код причины
   постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют
   в соответствии с документами, выдаваемыми
   налоговыми органами.

7. Наименование
   (код) формы документа проставляют
   по Общероссийскому классификатору
   управленческой документации (ОКУД) и
   располагают в правом верхнем углу
   документа под кодом организации.

8. Наименование
   организации, являющейся
   автором документа. Этот реквизит
   записывается в строгом соответствии
   с наименованием, зарегистрированным
   в учредительных документах. Сокращенное
   наименование организации или аббревиатура
   размещается на бланках после полного
   наименования и помещается в скобках.
   Организации, учреждения и предприятия,
   имеющие вышестоящие организации,
   должны помещать их наименования перед
   своими собственными. Реквизит
   «Наименование организации» располагается
   под реквизитом «Эмблема организации».

9. Справочные данные
   об организации включают:
   почтовый адрес, номера телефонов
   и другие сведения (номера факсов,
   телексов, счетов в банке, адрес
   электронной почты и др.). Реквизит
   располагается на нижнем поле документа
   или в левом верх­нем углу под реквизитом
   «Наименование организации».

10. Наименование
    вида документа. Этот
    реквизит является одним из важнейших
    и проставляется на всех документах,
    кроме факсов и писем (исключение
    составляют гарантийные письма). Название
    вида документа печатают прописными
    буквами. Реквизит «Наименование
    вида документа» помещают в заголовочной
    части документа после реквизита
    «Наименование оргfнизации»
    и адресных данных предприятия и
    располагают в центре страницы на
    продольных бланках и непосредственно
    от границы левого поля на угловых
    бланках.

11. Дата.
    Один из основных реквизитов,
    обеспечивающих юридическую силу
    документа. Этот реквизит проставляется
    не­посредственно от границы левого
    поля под реквизитом «Наименование
    вида документа». Для большинства
    документов дата проставляется при
    завершении оформления документа.

Датой документа является:

• дата его подписания (для приказов,
  писем, факсов, справок);

• дата его утверждения (для планов,
  отчетов, правил, инструкций);

• дата события, которое в нем зафиксировано
  (для протоколов, актов).

Если число или месяц состоит из одной
цифры, перед ней необходимо проставлять
0 (ноль), например 01.02.2003. Допускается
словесно-цифровой способ оформления
даты, например: 5 января 2003 г., а также
оформление даты в следующей
последовательности: год, месяц, день
месяца, например: 2003.01.05.

1. Регистрационный
   индекс —
   условное обозначение документа,
   присваиваемое ему при регистрации.
   Индекс документа проставляется рядом
   с реквизитом «Дата». Составные
   части ин­декса разделяются косой
   чертой, например: 125/1-7, где 125 — номер,
   который присвоен письму в журнале
   регистрации входящих или исходящих
   документов; 1 — структурное подразделение;
   7 — номер дела в этом подразделении.

2. Ссылка на
   регистрационный номер и дату документа
   вклю­чает регистрационный номер и
   дату документа, на который дастся
   ответ. Дата и номер для ссылки берутся
   из полученного письма и оформляются
   следующим образом: На № 12/1-5 от 03.05.2002.

3. Место составления
   или издания
   документа указывают в том случае, если
   затруднено его определение по реквизитам
   «Наименование организации» и
   «Справочные данные об организации».
   Этот реквизит оформляется непосредственно
   от гра­ницы левого поля, например:
   г. Переславль-Залесский. Если в название
   фирмы уже входит наименование населенного
   пункта, то повторно можно его не
   указывать, например: Московский институт
   электронной техники (МИЭТ ТУ).

4. Реквизит «Адресат».
   Документы направляются в адрес
   организаций, их структурных подразделений
   или конкретным должностным лицам. В
   качестве адресата могут выступать
   физические лица. При направлении
   документов в адрес организации реквизит
   оформляется следующим образом:

Министерство
финансов РФ Управление налоговой
реформы

• При направлении документов должностному
  лицу реквизит оформляется следующим
  образом:

ОАО «Юпитер»

Бухгалтерия

Старшему
экономисту

А. С. Николаеву

• При направлении документа руководителю
  организации ее название входит в состав
  должности адресата, например:

Генеральному
директору издательства

«Бизнес и
компьютер»

И. П. Матвееву

• Реквизит «Адресат» оформляется в
  правой верхней части документа с
  отступом 8 см от границы левого поля.
  При необходимости в состав реквизита
  «Адресат» может входить почтовый
  адрес, например:

Государственное
учреждение

Всероссийский
научно-исследовательский институт

документоведения
и архивного дела

Профсоюзная
ул., д. 82. Москва, 117393

1. Гриф утверждения.
   Документы, которые не могут быть введены
   в действие их авторами, приобретают
   юридическую силу после утверждения
   их руководителем организации,
   коллегиаль­ным органом или вышестоящим
   органом власти. При утвержде­нии
   документа постановлением, решением,
   приказом, протоко­лом гриф утверждения
   состоит из слов УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА,
   УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наиме­нования
   органа, утвердившего документ, его
   даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом
начальника

Главного
управления

лицензирования
и контроля

от 23.04.2000 №34

или

УТВЕРЖДЕН

Протоколом
совета университета

от 07.12.2000 №4

• Если документ
  утверждается единолично руководителем
  орга­низации, то гриф утверждения
  оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный
директор ЗЛО «Гранд»

Личная
подпись И.
В. Сергеев

12.09.2002

При утверждении документа несколькими
должностными лицами их подписи
располагают на одном уровне. «Гриф
утверждения» располагают в правом
верхнем углу до­кумента и печатают
с отступом 10 см от границы левого
поля. В ряде случаев гриф утверждения
заверяется печатью предпри­ятия.

1. Резолюция
   соответствующего должностного лица
   содер­жит указания по исполнению
   документа или отношение руко­водителя
   к проблеме или вопросам, содержащимся
   в документе, например:

Никитину П. С.

Прошу подготовить
проект соглашения

с фирмой «Юпитер»
к 21.02.2003

Личная подпись

05. 02.2003

или

Васильевой О.Р.
Отправить факс о согласии до 01.02.2003.

На письмах и факсах резолюция располагается
между рекви­зитами «Адресат» и
«Текст» на первом листе документа.

1. Реквизит «Заголовок
   к тексту»
   содержит краткое изложение смысла
   составляемого документа, например:

О создании
экспертной комиссии.

Заголовок располагают после реквизитов
«Дата» и «Регистра­ционный
индекс».

1. Отметка о контроле
   за исполнением документа,
   которая обозначается буквой «К»
   (наносится от руки красным фломасте­ром)
   или специальным штампом «Контроль».
   Этот реквизит рас­полагается на
   левом поле документа, на уровне
   заголовка.

2. Текст документа
   — важнейший и обязательный реквизит
   для всех видов организационно-распорядительных
   документов. Тексты документов могут
   быть составлены на основе унифици­рованных
   текстов (типовых и трафаретных) или в
   произвольной форме; они могут быть
   оформлены в виде анкеты, таблицы,
   свя­занного текста или путем комбинации
   этих форм.

Связанный текст, как правило, состоит
из двух частей:

• в первой (вводной) части указывают
  причины, основания, цели составления
  документа;

• во второй (основной или заключительной)
  части форму­лируют решения, выводы,
  просьбы, предложения, рекоменда­ции.

Текст может содержать только одну часть
— заключительную, например, в приказах
— только распорядительную часть (без
констатирующей), в письмах, заявлениях
— просьбу (без поясне­ния), в справках,
докладных записках — оценку фактов,
выводы.

Если текст содержит несколько решений,
выводов и т.д., то его следует разбивать
на разделы, подразделы, пункты, которые
нумеруют арабскими цифрами.

В документах используются следующие
формы изложения текста:

• в распорядительных
  документах организаций (приказах,
  рас­поряжениях, заявлениях,
  докладных и объяснительных записках
  и т.п.) изложение текста должно идти от
  первого лица единствен­ного числа
  — приказываю, предлагаю, обязываю,
  прошу;

• в распорядительных документах
  коллегиальных органов текст излагают
  от третьего лица единственного числа
  — поста­новляет, решил (о);

• в совместных распорядительных документах
  текст излага­ют от первого лица
  множественного числа — приказываем,
  пред­лагаем, решили;

• текст протокола излагают от третьего
  лица множественно­го числа — слушали,
  выступили, постановили.

1. Если к документу
   имеются приложения,
   то в документе ставится отметка о их
   наличии. Реквизит «Отметка о наличии
   приложения» располагают у границы
   левого поля под реквизитом «Текст»,
   перед реквизитом «Подпись»,
   например:

Приложение:
1. Контракт от 20.07.2001 № 21/3 на 5л. в 2 экз.
2. Акт приемки работ от 15.09.2001 № 17на 1л.
в 4
экз.

Если приложение к документу существует
в единственном экземпляре, то количество
экземпляров можно не указывать. В
приложении к распорядительному документу
(постановления, приказы, распоряжения,
правила, инструкции и т.д.) на первом
его листе в правом верхнем углу пишут
«Приложение №» с ука­занием
наименования распорядительного
документа, его даты и регистрационного
номера, например:

Приложение
№2 к
приказу Росархива от
05.06.2003 №319

1. Подпись
   — обязательный реквизит любого
   документа, как

   служебного, так и
   личного. Подписывается, как правило,
   первый экземпляр документа.

В состав реквизита «Подпись»
входят:

• наименование должности лица, подписавшего
  документ;

• личная подпись;

• расшифровка подписи (инициалы и
  фамилия), например:

Генеральный
директор личная
подпись М.А.
Орлов

Главный
бухгалтер личная
подпись Н.И.
Павлова

При подписании документа несколькими
лицами, занимаю­щими одинаковую
должность, их подписи располагают на
од­ном уровне, например:

Заместитель
директора
Заместитель
директора

по
научной работе
по
научной работе

Личная
подпись И.А. Петров
Личная
подпись П.В. Конов

Документы, составленные комиссией
(акты), подписывают председатель и все
члены комиссии. Реквизит «Подпись»
помещают с отступом в два интервала
после реквизитов «Текст» и «Отметка
о наличии приложения».

1. Реквизит «Гриф
   согласования документа»
   оформляется под реквизитом «Подпись»
   в нижней части страницы с нулевым
   отступом от границы левого поля.

Гриф согласования состоит:

• из слова СОГЛАСОВАНО;

• наименования должности лица, с которым
  согласован до­кумент (включая
  наименование организации);

• личной подписи и ее расшифровки;

• даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой
академии

при Правительстве
Российской Федерации

Личная подпись
А. Г. Грязнова

23.02.2005

Если согласование осуществляют письмом,
протоколом и другим документом, гриф
согласования оформляют следующим
образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской
академии

медицинских
наук

от 05.10.2004 №512-178

1. Реквизит «Визы
   согласования документа»
   (внутреннее согласование). Согласование
   документа проводят до его подписания
   и оформляют визой, которая включает
   подпись визирующего, расшифровку
   подписи (инициалы, фамилия), дату
   визи­рования и должность визирующего,
   например:

Начальник
юридического отдела: Личная
подпись В.А. Сидоров

25.12.2002

1. Печать заверяет подлинность подписи
   должностного лица на документах. Печати
   бывают гербовые и простые. Гербовая
   печать всегда круглая с изображением
   в центре Государственно­ го герба,
   а по окружности — названия учреждения.
   Гербовая печать ставится на подлинниках,
   требующих особого удостоверения,
   например, на паспорте, дипломе, чеках,
   доверенностях и т.п. Гербовые печати
   ставятся только на подписи первых лиц
   организации. На служебных письмах
   печать не ставится. Простые печати
   могут быть разной формы, без изображения
   герба. Они ставятся на размноженных
   экземплярах документов, справках,
   пропусках, при опечатывании пакетов.

2. Реквизит «Отметка
   о заверении копии»
   располагается ниже реквизита «Подпись».

В случае подписания руководителем
только первого экземп­ляра документа,
остальные копии заверяются
секретарем-рефе­рентом, удостоверяющим
полное соответствие копии подлин­нику.
При заверении соответствия копии
документа подлиннику проставляют:

• заверительную надпись «Верно»;

• должность лица, заверившего копию;

• личную подпись и расшифровку подписи
  (инициалы, фа­милию);

• дату заверения, например:

Подпись

Верно

Начальник отдела
кадров личная подпись Н.Н. Молоткова

07.06.2000

1. Реквизит «Отметка об исполнителе»
   включает фамилию (или фамилию, имя,
   отчество) исполнителя документа и
   номер его телефона. Отметку об исполнителе
   располагают на лицевой или обо­ротной
   стороне последнего листа документа
   в левом нижнем углу, после реквизитов
   «Подпись» и «Визы согласования»,
   например:

В.А.
Сидоров 709-44-23

1. Реквизит «Отметка об исполнении
   документа и направлении его в дело»
   проставляют в том случае, если документ
   исполнен, т.е. решены все вопросы,
   поставленные в этом документе. Реквизит
   «Отметка об исполнении» включает
   следующие дан­ные:

• ссылку на дату и номер (индекс) документа,
  свидетель­ствующего о его исполнении;

• слова «В дело» и «Номер дела»,
  в котором будет храниться документ;

• подпись исполнителя документа или
  руководителя под­разделения и дату
  проставления отметки.

Этот реквизит располагается в левой
нижней части первого листа первого
экземпляра документа после реквизита
«Отметка об исполнителе», например:

Отправлен факс
№ 1218 от 01.04.2002

В
дело 01-05. Исполнитель личная подпись Серова

1. Реквизит «Отметка
   о поступлении документа в организацию»
   располагается в правой нижней части
   первого листа документа и состоит из
   следующих элементов:

• сокращенного наименования предприятия,
  получившего

• документ;

• даты поступления документа, при
  необходимости — часы и минуты;

• его входящего номера, например:

АО
«Грант» 01.02.2003,
15.45 Вх
№ 001

1. Реквизит
   «Идентификатор
   электронной копии документа»
   оформляется в нижнем колонтитуле
   в левом нижнем углу каж­дой страницы
   документа и содержит:

• наименование файла на машинном носителе
  (при введении документа в память ПК);

• фамилию лица (оператора), осуществляющего
  введение до­кумента в ПК или его код;

• дату;

• другие поисковые данные, устанавливаемые
  в организа­ции.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Новая страница 1

Изменился состав реквизитов бланков.
Теперь он следующий:

Государственный герб Российской
Федерации;

герб субъекта Российской Федерации;

эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания);

код организации;

основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица;

идентификационный номер
налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

наименование организации;

справочные данные об организации;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату
документа;

место составления или издания документа.

Сразу же следует сделать несколько
пояснений.

Вновь введенные реквизиты «Основной
государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» и
«Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет
(ИНН/КПП)», как и ранее существовавший реквизит «Код организации», в привычном
понимании этого слова реквизитами не являются, так не имеют собственного места
на бланке, а указываются только в бланках писем в составе справочных данных
наряду с почтовым адресом организации, телефонами и другими сведениями.

Для реквизитов «Дата документа»,
«Регистрационный номер документа» и «Ссылка на регистрационный номер и дату
документа» в бланках проставляются лишь специальные отметки, содержательная
составляющая реквизитов вносится при составлении и оформлении документа.

Рассмотрим, какие требования к бланкам
документов и оформлению реквизитов бланка содержит новый стандарт.

Для изготовления бланков ГОСТ Р
6.30-2003 разрешает использовать бумагу двух форматов – А4 и А5
(размер А4 в мм – 210х297, А5 – 148х210). Основное назначение бланка формата А5
– использование его для документов с небольшой текстовой частью, когда
использование бланка А4 экономически не оправдано. Формат А5 целесообразно
использовать для бланков писем с небольшим текстом.

Размеры служебных полей в документах
не изменились. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает такие же минимальные размеры служебных
полей на документах, как и ранее действовавший стандарт: 20 мм – левое; 10 мм –
правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.

ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает изготавливать
бланки с угловым и продольным расположением реквизитов, поэтому, как и в ранее
действовавшем стандарте, в приложении к ГОСТу приведены две схемы расположения
реквизитов и, соответственно, образцы бланков с угловым и продольным
расположением реквизитов.

При проектировании бланков реквизиты
«Государственный герб Российской Федерации», «Герб субъекта Российской
Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»
располагают над серединой реквизита «Наименование организации». Реквизит
«Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» допускается
размещать на уровне реквизита «Наименование организации».

Положения,
касающиеся видов бланков, остались без изменений.
ГОСТ 6.30-2003 разрешает использовать организациям, структурным подразделениям
организаций, должностным лицам бланки документов трех видов:

– общий бланк;

– бланк письма;

– бланк конкретного вида документа,
кроме письма (приказа, распоряжения,
протокола и др.).

Общий бланк используется для изготовления любых
видов документов, кроме служебных писем. Бланк структурных подразделений
используется в случаях, если руководитель подразделения наделен правом издавать
документы, в том числе вести переписку.

Решение о том,
какие бланки использовать, принимается самой организацией.

К
сожалению, в стандарте допущена ошибка при перечислении реквизитов, используемых
при изготовлении бланков определенного вида: при перечислении реквизитов бланка
письма назван реквизит (14) – «Место составления или издания документа», в то
время как в бланках писем этот реквизит не используется. В бланках писем
присутствует реквизит «Справочные данные об организации».

ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает организациям субъектов Российской Федерации,
имеющим наряду с русским языком в качестве государственного язык субъекта
Федерации, пользоваться бланками на двух языках, в этом случае реквизиты бланка
печатают на одном уровне на русском языке – слева, на национальном языке –
справа.

Рассмотрим основные требования к оформлению реквизитов бланка.

1. Государственный герб Российской Федерации.
В стандарте говорится лишь о том, что Государственный герб Российской
Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным
конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от
25.12.2000 № 2-ФКЗ (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52/часть
I,
ст. 5021). Закон принят. Никаких пояснений по поводу особенностей изображения
герба, его размера и т.д. стандарт не содержит, поэтому, решая вопрос о
помещении Государственного герба на бланке, нужно обращаться непосредственно к
закону и исходить из того, что сказано в нем.

2. Герб субъекта Российской Федерации.
В стандарте содержится следующее положение,
касающееся этого реквизита: «Герб субъекта Российской Федерации помещают на
бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской
Федерации».

К сожалению, в новом стандарте, как и в стандарте 1997 г., нет положений
о гербах муниципальных образований, хотя по законодательству (Федеральный
закон от 28.08.1995 № 154-ФЗ «Об общих принципах организации местного
самоуправления в Российской Федерации») муниципальные образования (городское,
сельское поселение, несколько поселений, объединенных общей территорией, часть
поселения, иная населенная территория) имеют право иметь собственную
символику, в том числе и герб.

3. Эмблема организации или товарный знак (знак
обслуживания). Эмблему организации или
товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии
с уставом (положением об организации).

Эмблему (товарный знак, знак обслуживания) не изображают на бланке, если
на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта
Федерации или муниципального образования.

4. Код организации.
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и
организаций (ОКПО).

Органы
власти и управления проставляют код организации по Общероссийскому
классификатору органов власти и управления (ОКОГУ). Код по ОКПО включает 8 знаков.

В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида
документа, код организации проставляется под наименованием вида документа, в
письмах – в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов –
вверху справа, в кодовой зоне.

5.      
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
Как было сказано выше, этот реквизит
указывается в бланках писем в составе справочных данных. ОГРН юридического лица
проставляется согласно документам, выдаваемым налоговыми органами.

В соответствии с Федеральным законом от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О
государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведется Единый
государственный реестр юридических лиц. Правила ведения Единого государственного
реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений утверждены
постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438. Согласно Федеральному
закону «О государственной регистрации юридических лиц» и п. 8 Правил
государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо
записи о первом представлении сведений о юридическом лице (для юридических лиц,
зарегистрированных до 01.07.2002), является основным государственным
регистрационным номером (ОГРН). Основной государственный регистрационный номер
указывается во всех документах этого юридического лица наряду с его
наименованием. Юридическому лицу выдается свидетельство о внесении записи под
соответствующим номером в Единый государственный реестр юридических лиц.

ОГРН представляет собой тринадцатизначный цифровой код.

6.      
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет
(ИНН/КПП). Сведения об
идентификационном номере налогоплательщика/коде причины постановки на учет также
проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) –
это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет
налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя,
физического лица. Идентификационный номер
налогоплательщика (ИНН) указывается в соответствии с письмом Госналогслужбы
России, Минфина России и Банка России от 05.06.1995, 16.06.1995 № ВГ-4-12/25н,
47, 174 «Об обязательном указании идентификационных номеров налогоплательщиков
при оформлении расчетно-платежных документов».

ИНН – десятизначный цифровой код, содержащий
следующие сведения:

– код государственной налоговой инспекции,
которая присвоила налогоплательщику ИНН (NNNN);

– порядковый номер налогоплательщика (ХХХХХ);

– контрольное число, рассчитанное по специальному
алгоритму, установленному налоговой службой Российской Федерации (C).

Налоговый
орган выдает налогоплательщику по его заявлению свидетельство о постановке на
налоговый учет.

Каждый налогоплательщик должен указывать свой ИНН в подаваемых в
налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе, а также в иных
случаях, предусмотренных законодательством.

С 1 января 2000 г.
организации-налогоплательщики применяют ИНН во всех документах, используемых в
налоговых отношениях, вместе с кодом причины постановки на учет (КПП), который
представляет собой девятизначный цифровой код.

7.      
Наименование организации.
Наименование организации – автора документа указывают на бланках в соответствии
с учредительными документами организации.
Наименование организации должно включать:

·       
сокращенное, а при его отсутствии – полное, наименование вышестоящей
организации, если она имеется;

·       
указание на организационно-правовую форму или характер деятельности
организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд,
государственное унитарное предприятие, государственное учреждение и т.д.);

·       
собственное индивидуальное название организации;

·       
сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных
документах организации (сокращенное наименование помещают ниже полного в
скобках);

·       
наименование филиала, территориального отделения, представительства,
структурного подразделения организации, если оно является автором документа.

Если документ готовится совместно двумя или более
организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В
этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и
размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления.
Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей
организации. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают
на одном уровне.

8. Справочные данные об организации –
реквизит, используемый только в
бланках писем. Об изменениях в оформлении этого реквизита уже сказано: теперь в
его состав включаются, кроме почтового адреса организации, номеров телефонов,
факсов, телексов, адреса электронной почты, кода по ОКПО, также коды ОГРН и
ИНН/КПП. Других изменений, по сравнению со стандартом 1997 г., нет. Напомним,
что почтовый адрес организации в бланке должен оформляться в соответствии с
Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства
РФ от 26.09.2000 № 725), то есть его элементы должны располагаться в следующей
последовательности:

·         
название улицы, номер дома, номер
квартиры;

·         
название населенного пункта
(города, поселка и т.п.);

·         
название области, края, автономного
округа (области), республики;

·         
название страны (для международных
почтовых отправлений);

·          
почтовый индекс.

Стандарт не исключает возможности
указания в составе справочных данных и других сведений, в частности адреса
web-страницы
в Интернете, номеров государственных лицензий, банковских реквизитов и др.

9.      
Наименование вида документа. В
стандарте отмечено: наименование вида документа, составленного или изданного
организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и
должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Наименование вида документа указывается в бланке
при его изготовлении, например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и др., или вносится в бланк
при составлении документа. Наименование вида документа, как правило, печатается
прописными буквами большего, чем в других реквизитах, размера.

В бланках писем
наименование вида и разновидности письма не указывается.

10. 
Дата документа. Как уже
говорилось, в бланке документа содержится только отметка для проставления даты,
которая вместе с отметкой для проставления регистрационного номера выглядит
следующим способом:

__________________ № ___________ (в угловом бланке)

_____________                                                                   
№ _______

(в продольном бланке).

Как и старый стандарт, ГОСТ Р 6.30-2003
устанавливает два основных способа оформления даты:

·       
цифровой – в последовательности:
день месяца, месяц, год: 05.04.2003;

·       
словесно-цифровой: 05 апреля 2003
г.

Кроме того, стандарт разрешает оформлять дату в
обратной последовательности – год, месяц, число: 2003.04.05, что соответствует
международному стандарту на оформление дат.

11. 
Регистрационный номер документа.
В бланках содержится отметка для внесения сведений о регистрационном номере
документа. В стандарте содержится следующее положение: регистрационный номер
документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по
усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о
корреспонденте, исполнителях и др.

Кроме того, в стандарте содержится указание о
том, что регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более
организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой их этих
организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в
документе.

Дата и регистрационный номер документа могут
записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора. И
дата, и регистрационный номер проставляются после подписания документа.

12. Ссылка на регистрационный номер и дату
документа. Этот реквизит используется только в бланках писем в виде отметки,
указывающей место его расположения:

На № __________ от ____________

Конкретные сведения о документе вносятся при
подготовке ответа на поступившее письмо.

13. Место составления или издания документа.
Положения, касающиеся этого реквизита, остались без изменений. Реквизит
присутствует на общем бланке и бланке
конкретного вида документа. В бланках писем сведения о месте создания документа
содержатся в реквизите «Справочные данные об организации».

Место составления или
издания документа указывается с учетом принятого
административно-территориального деления и включает только общепринятые
сокращения (например: Москва, г. Тверь, пос. Богородское Калужской обл. и т.п.).

Место составления или издания документа не
указывается, если название территории, на которой располагается организация,
входит в ее официальное наименование, например: «Московский государственный
университет имени М.В. Ломоносова» (за исключением случаев, когда документ
создается не в месте нахождения организации).

В бланках документов, авторами которых являются филиалы, отделения,
представительства организации, указывается место нахождения последних.

При продольном
расположении реквизитов бланка место составления или издания документа
указывается посередине строки между датой и регистрационным номером документа, а
при угловом расположении реквизитов – под датой и регистрационным номером
документа, от края левого поля.