Реквизиты системы электронного документооборота

Регистрация документов в системе электронного документооборота происходит автоматически. Каждому документу присваивают регистрационный номер. Сведения о регистрации хранят в базе данных. В большинстве систем электронного документооборота специальный счетчик сохраняет последний присвоенный номер и при следующем формировании присваивает следующий. Таких счетчиков может быть несколько в зависимости от потребностей компании: по видам документов, отделам, направлениям и другим критериям.

Как регистрировать документы в СЭД? Для каждого документа создается регистрационно-контрольная карта (РКК), к которой прикрепляют документ-обоснование. Над картой в СЭД могут работать сразу несколько сотрудников. В РКК отображаются все этапы процесса — это облегчает контроль. Данные заполняются автоматически, а реквизиты сотрудники выбирают из классификатора. Используется стандартный список реквизитов, обычно в СЭД он настраивается под организацию. 

Регистрация документов в СЭД происходит пошагово:

1. В базу поступает документ, сотрудник выбирает шаблон регистрационной карточки и вносит корректировки. 
2. Пользователь проверяет правильность заполнения РКК:
   • корректность электронной подписи,
   • номер и дату, 
   • наличие приложений.
3. В случае ошибок документ не принимают к регистрации. В системе электронного документооборота обычно есть соответствующая кнопка и поле, где указывают причину отказа. 
4. Если ошибок нет, регистрацию завершают. После этого система присвоит документу регистрационный номер. 

Далее регистрационная карточка направляется ответственному сотруднику. Такой процесс уменьшает временные затраты на деловую переписку.

Чаще всего в форме регистрации в СЭД указывают не только номер, но и реквизиты: 

• наименование организации; 
• вид документа; 
• дату; 
• краткое содержание; 
• резолюцию; 
• срок исполнения;
• отметку об исполнении и направлении в дело. 

Дополнительные реквизиты: 

• ограничение доступа; 
• исполнитель;
• код по тематическому классификатору; 
• ключевые слова; 
• приложения;
• промежуточные сроки исполнения; 
• перенос сроков исполнения;
• срок хранения;
• статус;
• вид передачи. 

Организация сама выбирает дополнительные значения, которые будут вноситься в систему электронного документооборота. 

Эксперты рекомендуют использовать следующие принципы работы, чтобы упростить регистрацию документов в системе электронного документооборота (ЭДО):

• Обучить сотрудников единообразному оформлению. Это позволит избежать путаницы в базе. Для этого специалисты, которые занимаются ЭДО, готовят параметры идентификации для документов разных видов. 
• Перед регистрацией проверять наличие копий, так как один и тот же документ поступает разными способами: по электронной почте, факсу или в бумажном виде с курьером. 
• Вести регистрацию в течение календарного года, далее обнулять и начинать снова. Это позволит избежать слишком раздутой базы и длинных номеров. 

Таким образом, при грамотном использовании инструментов СЭД регистрировать документы в электронном виде гораздо проще, чем вручную.

Можно ли повторно зарегистрировать документ?

Такое происходит случайно, когда сотрудники регистрируют один и тот же документ, полученный из разных источников. Чтобы избежать дублирования, перед регистрацией нужно проверять, нет ли такого же документа в базе. 

Регистрируют ли письма, присланные по факсу или электронной почте?

Необходимость регистрации зависит не от способа передачи, а от содержания. В СЭД создают отдельные обозначения, чтобы разграничивать документы по способу получения, например П — почта, ЭП — электронная почта. 

Существуют ли регламенты присвоения регистрационных номеров для внутренних документов?

Нет четких правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам. Организация сама устанавливает формы регистрации и закрепляет это в нормативных актах.

Электронный
документ
– документированная информация,
представленная в электронной форме, то
есть в виде, пригодном для восприятия
человеком с использованием электронных
вычислительных машин, а также для
передачи по информационно-телекоммуникационным
сетям или обработки в информационных
системах. (ФЗ
149)

Электронный
документ должен соответствовать
следующим требованиям:

• создаваться,
  обрабатываться, храниться, передаваться
  и приниматься с помощью программных и
  технических средств;

• содержать
  реквизиты, позволяющие подтвердить
  его подлинность и целостность;

• быть
  отображенным (воспроизведенным) в
  форме, понятной для восприятия.

Электронный
документ может
быть воспроизведен
в виде и форме, понятных
для восприятия:

—
на экране дисплея; бумажном носителе;

—
ином отделимом от машинного носителя
материальном объекте в доступном для
визуального обозрения виде. При
использовании электронного документа
не требуется предоставления его копии
на бумажном носителе, за исключением
случаев, предусмотренных нормативными
правовыми актами РФ или соглашением
сторон. 

Преимущества использования
электронных документов:

—
компьютерный набор документов сводится
к минимуму при использовании готовых
образцов, содержащихся в памяти ПК;
компьютерная обработка электронных
документов (например, заявок на товары)
выполняется значительно быстрее, чем
обработка бумажных документов;

—
ускоряется и упрощается сбор, систематизация
и поиск любого документа или информации
из документов; с помощью электронной
почты осуществляется оперативная
передача документов на любые расстояния;
хранение электронных документов
позволяет сохранить на малых носителях
большое количество информации и поэтому
не требуется больших площадей для
архивов; уменьшается объем рутинных
технических операций с документами,
освобождается время для решения
содержательных задач управления;

—
уменьшается количество потерь документов,
местонахождение которых неизвестно;

—
появляется возможность использования
полученной информации для подготовки
другого документа (отчета, сводки, обзора
и т. п.), тем самым повышается оперативность
и качество составляемого документа.

Согласование
проекта электронного документа имеет
следующие преимущества:

• прочтение
  документа на экране ПК без вывода на
  бумагу; исправления вносятся в проект
  документа;

• одновременная
  рассылка проекта документа сразу
  нескольким визирующим.

К
недостаткам электронных
документов можно отнести:

• недолговечность
  хранения по сравнению с бумажными
  документами;

• необходимость
  наличия технических средств для
  прочтения; возможность внесения
  несанкционированных изменений (при
  отсутствии электронной цифровой подписи
  (ЭЦП) или других средств защиты).

Реквизиты
электронного документа:

регистрационный
номер и дата;

электронная
подпись уполномоченного лица;

название
и юридический адрес организации, в
которой электронный документ был
составлен;

иные
реквизиты.

Электронная
подпись
(далее – ЭП) – информация в электронной
форме, которая присоединена к другой
информации в электронной форме
(подписываемой информации) или иным
образом связана с такой информацией и
которая используется для определения
лица, подписывающего информацию
(Федеральный
закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной
подписи»).

Электронная
подпись бывает трех видов:

• простая;

• усиленная
  неквалифицированная (далее –
  неквалифицированная);

• усиленная
  квалифицированная (далее –
  квалифицированная).

Отметим,
что только документ, подписанный
квалифицированной электронной подписью,
признается равнозначным документу на
бумажном носителе, подписанному
собственноручной подписью и заверенному
печатью.

В
остальных случаях контрагентам нужно
заключать специальное соглашение,
которое позволит признать электронный
документ, подписанный простой электронной
подписью или неквалифицированной
электронной подписью, равнозначным
документу, подписанному собственноручно.
То есть от соблюдения порядка использования
разных видов электронной подписи
зависит, будет документ обладать
юридической значимостью или нет.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Видеоинструкция

Текстовая инструкция

Идентификатор участника ЭДО — это уникальный номер, который выдает оператор при регистрации участника в системе ЭДО. Он состоит из последовательности цифр и букв, например, 2AE11284CDD-D935-4603-881F-92DDB27D6BA0. По своей сути, идентификатор является «адресом» организации в системе обмена электронными документами и его может запросить контрагент или оператор для настройки роуминга. В этом случае идентификатор желательно передавать в редактируемом виде, т.е. скопировать код и вставить в ответ на запрос. Во многих системах идентификатор ЭДО отображается в карточке организации, где приводятся все ее реквизиты.

Как посмотреть идентификатор ЭДО в сервисе 1С-ЭДО

Пользователю 1С-ЭДО необходимо перейти в справочник «Организации». В представленном списке нужно выбрать свою организацию и нажать «ЭДО – Учетные записи».

В открывшемся окне будут показаны все учетные записи ЭДО выбранной организации.

Затем необходимо открыть интересующую учетную запись. На вкладке «Основное» представлены регистрационные данные организации. Идентификатор можно скопировать по соответствующей кнопке справа. 

Примечание. При настройке обмена с контрагентом в 1С-ЭДО можно выбрать идентификатор контрагента из представленных в сервисе  или указать его вручную, если необходимый идентификатор отсутствует в списке доступных. Настройка происходит согласно инструкции. 

Следующая информация поможет пользователю и его контрагенту, если контрагент использует другое решение ЭДО и затрудняется с поиском идентификатора ЭДО.

Как найти идентификатор в системе Такском-Файлер

Идентификатор указан в разделе «Настройки – Идентификатор»

Как найти идентификатор в системе Астрал Онлайн

Идентификатор указывается в верхней части раздела «Личный кабинет – Моя организация»

Как найти идентификатор в системе СБИС ЭДО

В СБИС идентификатор ЭДО есть в Карточке организации: при наведении курсора на значок в виде галочки отобразится информация о регистрации организации в СБИС ЭДО. Идентификатор организации можно посмотреть в разделе «Конфигурация / Наша компания».

Как найти идентификатор ЭДО в системе Диадок

Просмотреть идентификатор можно в меню «Реквизиты и настройки — Реквизиты организации».

Пример заполнения адреса покупателя для ЭДО

Адрес и наименование грузополучателя для ЭДО

Подмена грузополучателя в эл. документообороте для всех адресов доставки (в реквизитах ЭДО)

Адрес грузополучателя в случае сводной накладной