Схема расположения реквизитов документов word шаблон

• Источник– Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-СТ
• Разработчик– Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии, 2018
• Количество страниц1 страница

Настраиваем поля страницы

«Шапка» письма

Далее переходим к созданию «шапки» служебного письма, в которую входят: наименование вашей организации, справочные данные о ней (реквизиты и контактные сведения), адресат, номер и дата вашего письма, а также инициативного (заполняется, если ваше письмо является ответом на него). Удобнее всего создать «шапку» при помощи таблицы, первоначально мы настроим отображение ее границ, а после всех необходимых настроек применим опцию «нет границ» (физически они не исчезнут, а станут невидимыми в электронной версии и при распечатке). Это облегчит задачу размещения перечисленных реквизитов в нужных местах, а также использование разных настроек в разных ячейках таблицы.

Работа любой современной организации невозможна без входящей и исходящей документации. Служебное письмо — один из видов документации, которая имеет свой стиль оформления. Так как служебная корреспонденция является еще и коммуникативным средством управленческой деятельности, очень важно понимать, как она правильно составляется и оформляется, какие реквизиты включаются в бланк письма.

Шапка

К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.

Важно отметить, что ГОСТ Р 7.0.97-2016 является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.

Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.

Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов

скачать

В верхней части документа указываются:

• дата;
• номер;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа (если корреспонденция является ответом);
• заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату. Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа. По центру пишется обращение к получателю.

От кого и кому

Реквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании. Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:

• наименование компании;
• наименование структурного подразделения, куда направлена исходящая корреспонденция;
• должность получателя;
• фамилия и инициалы получателя;
• почтовый адрес организации.

Образец письма на бланке компании

скачать

Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных.

Например:

ООО «Елки-Палки»

Юридический отдел

Москва, улица Зеленая, д. 5

123456

КОПИЯ

Генеральному директору

ООО «Зеленые ветки»

Симакову В.А.

Санкт-Петербург,

Улица Фрунзе, д. 3

198734

Дата и номер

После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2019 или 17 мая 2020 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.

Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.

Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.

При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса». В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного. Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе.

Кто подписывает

Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.

Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты.

Надо ли указывать исполнителя

Несмотря на то, что каждое деловое послание подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т. е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.

Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже — адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.

Ставится ли печать

Печати на письма обычно не ставят, но если исходящая корреспонденция носит официальный характер, оформлена на бланке организации и имеет своей целью вступить с кем-то или другой организацией в юридические (правовые) отношения и нести ответственность за все позиции, излагаемые письмом, руководство может пожелать добавить дополнительный реквизит в виде печати.

Рис.
1 – Расположение реквизитов и границы
зон на формате А4 углового бланка

Рис.
2 – Расположение реквизитов и границы
зон на формате А4 продольного бланка

2.4. Формуляр-образец документа

Для многих документов
число реквизитов строго ограничено.
Отсутствие или неправильное указание
какого-либо реквизита в служебном
документе делает его недействительным.
Для ряда документов, выдаваемых органами
государственной власти и государственного
управления, состав реквизитов установлен
в законодательных и нормативных актах.
Например, для паспорта, трудовой книжки
и т.д.

Совокупность
реквизитов, из которых состоит документ,
называется формуляром документа.
Формуляр, характерный для конкретного
вида документов, например, приказа,
акта, называется типовым. Он характеризуется
определенным количеством реквизитов,
расположенных в строгой последовательности.

Формуляр-образец
– это
совокупность расположенных в определенной
последовательности реквизитов, присущих
всем видам данной системы документов.
Это модель унифицированной формы
документов. В нем перечисляются реквизиты
документов и устанавливаются границы
расположения каждого реквизита.
Проектируется формуляр-образец на
конструкционной сетке, соответствующей
расположению на стандартном формате
бумаги А4 (210х297 мм). На основе формуляра-образца
строятся бланки документов. Расположение
реквизитов всегда в одном и том же месте
помогает быстро найти нужные данные
при ознакомлении с документом, применить
метод однократной модели.

Раздел 3. Бланки документов

Официальные
документы, как правило, создаются на
бланках.

Бланки создает
любое учреждение, организация или
предприятие, пользующееся правами
юридического лица. Разрабатывая бланк,
стремятся к созданию благоприятного
впечатления об организации, к созданию
запоминающегося бланка, отражающего
не только определенную информацию о
фирме, но ее стиль.

Бланк – это
стандартный лист бумаги, на котором
отражена постоянная информация и
отведено место для переменной. Применение
бланков сокращает время, затрачиваемое
на составление документа, повышает
культуру документационного обеспечения
управления.

Устанавливают два
стандартных формата бланков документов:

– А4 (210х297 мм);

– А5 (148х210 мм).

Бланки документов
согласно стандарту должны иметь поля:
левое – не менее 20 мм; верхнее – не
менее 20 мм; правое – не менее 10 мм;
нижнее – не менее 20 мм.

Для предприятия,
его структурного подразделения,
должностного лица рекомендуется
использовать следующие виды бланков
документов: общий бланк, бланк письма,
бланк конкретного вида документа (за
исключением письма).

Общий бланк может
быть использован для составления любых
видов документов кроме писем.

Общий бланк содержит
следующие реквизиты: 01 (02 или 03,); 08, 11,
13.

Разработка
специального бланка для писем связано
с тем, что в нем необходимо указывать
наименование организации, справочные
данные, ОГРН, ИНН/КПП предприятия. В
зависимости от учредительных документов
организации он может включать реквизиты:
01 (02 или 03), код организации (предприятия)
по ОКПО, наименование вышестоящей
организации (если она имеется), наименование
организации (08), справочные данные об
организации (почтовый адрес, номера
телефонов, а также, по усмотрению
организации, номера телефаксов, адрес
телефонной почты), web-страницы
в Интернете, номера счетов в банке,
банковский идентификационный код (БИК)
и идентификационный номер налогоплательщика
(ИНН), номер и дату лицензии, т.е. 01 (02 или
03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости
ограничительные отметки для верхних
границ зон расположения реквизитов 11,
12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного
вида документа (за исключением письма)
составляется на основе общего бланка,
содержит те же реквизиты и лишь дополняется
наименованием соответствующего вида
документа, например: «ПРИКАЗ»,
«РАСПОРЯЖЕНИЕ» и т.д.

В
деловой практике все чаще используются
бланки руководителей предприятий,
организаций, ведомств – должностные
бланки. На таком бланке вместо наименования
предприятия указывается должность,
например: «Директор Федеральной
пограничной службы РФ» и т.д.

Если организация
имеет представительства, филиалы,
крупные структурные подразделения, то
может быть использован бланк структурного
подразделения, например:

ЗАО «АРСЕНАЛ»

ДЕПАРТАМЕНТ
МАРКЕТИНГА

Бланки структурных
подразделений и должностных лиц
разрабатываются в том случае, если
руководители подразделений и должностные
лица имеют право подписи документов.

Стандарт рекомендует
два варианта расположения реквизитов
на бланках – продольный и угловой.

Бланк с продольным
расположением реквизитов
предполагает
расположение реквизитов заголовочной
части документа вдоль верхней части
листа с их центровкой, т.е. равным
удалением каждой строки от левого и
правого поля.

Бланк с угловым
расположением
реквизитов
предполагает их размещение в верхней
левой части листа. Особенно удобен
угловой бланк для писем, так как правый
верхний угол используется для указания
адресата. Продольное расположение
реквизитов чаще применяется при
оформлении общих бланков, а угловое –
для бланков писем.

В соответствии со
сложившейся практикой и зарубежным
опытом, в целях экономии площади листа,
справочные данные об организации можно
располагать на нижнем поле бланка.

По рекомендации
ГОСТа Р 6.30-2003 бланки документов следует
печатать на белой бумаге или бумаге
светлых тонов красками насыщенного
цвета.

Стандарт допускает
изготовление бланков типографским
способом, с помощью средств оперативной
полиграфии или же использование формы
бланка, созданной компьютером.
Распространившаяся в последнее время
практика распечатки бланков с компьютера
рациональна для небольших организаций,
где не создается большое количество
документов. Компьютерная форма бланка
может быть легко изменена при обновлении
справочных данных об организации
(адреса, телефона, факса, счета в банке
и др.). Этот способ использования бланка
экономичен, т.к. не возникает ситуаций,
когда надо уничтожать готовый тираж
бланков. Но следует помнить, что
воспроизвести такой бланк (т.е. подделать
документ) достаточно просто.

ГОСТ Р 6.30 – 2003
вводит исключение в способы изготовления
бланка только для так называемых гербовых
бланков, т.е. бланков, которые содержат
изображение герба РФ или гербов субъектов
РФ. Эти требования введены в стандарт
в соответствии с Постановлением
Правительства РФ от 27.12.95 № 1268 «Об
упорядочении изготовления, использования,
хранения и уничтожения печатей и бланков
с воспроизведением Государственного
герба РФ». Такие бланки должны быть
изготовлены полиграфическими или
штемпельно-граверными предприятиями,
имеющими лицензии на этот вид деятельности
и сертификаты о наличии технических и
технологических возможностей для
качественного изготовления указанного
вида продукции. Изготовление гербовых
бланков осуществляется по заказам
органов государственной власти,
государственных органов и учреждений,
определенных Положением о Государственном
гербе РФ, а также соответствующими
правовыми актами субъектов РФ.

Гербовые бланки
подлежат учету в делопроизводственной
службе организации. Лица, которые несут
персональную ответственность за учет,
использование и хранение бланков,
назначаются распорядительным документом
руководителя организации. Для учета
при изготовлении бланков в типографии
на них проставляются номера. Нумеровать
бланки допускается и нумератором. Учет
гербовых бланков ведется в порядке,
установленном ГОСТ Р 6.30 – 2003.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #