Шестому положению табулятора соответствуют следующие реквизиты расшифровка подписи реквизита 22

Расположение реквизитов согласно табулятора

Способы оформления
дат в документах

Применяются два
способа оформления дат — цифровой и
словесно-цифровой.

Цифровой
способ является наиболее экономичным,
поскольку сокращает длину написания
даты и может одновременно служить кодом
при обработке документов на ЭВМ. Элементы
даты приводятся одной строкой арабскими
цифрами, отделенными точками, без
переносов, в такой последовательности:
число, месяц, год. Например: 1
сентября 2002 года —
01.09.2002.

Словесно-цифровой
способ имеет несколько разновидностей.
На документах со сведениями финансового
характера предыдущий пример выглядит
следующим образом: 01
сентября 2002 года или
01 сентября 2002 г.

Если
обозначение времени в тексте состоит
только из года, слово год пишется
полностью: смета на
2002 год.

Если
дата состоит из месяца и года, квартала
и года, полугодия и года,» то ее
написание имеет следующую форму: в
апреле 2004 г.; в октябре—ноябре 2001 г.; в
I квартале 2002 г.; в III— IVкварталах 2002 г.;
в первом полугодии 2002 г., т.
е. слова год, годы сокращаются (г., гг.),
если они приведены в датах с обозначением
месяца, квартала, полугодия.

Календарные
сроки в тексте пишутся так: в
октябре 2003 г., но: за
8месяцев 2003 года, в 1995 году, с 1995 по 2001
год, в 1999— 2002 годах. Период,
ограниченный пределами двух лет или
года и десятилетия, указывается: в
1992—1993 гг.; в период 1985 г. — 1995-е гг. (год
и десятилетие).

Все
виды некалендарных лет (учебный,
бюджетный, отчетный год), т. е. начинающихся
в одном году, а заканчивающихся в другом,
пишут через косую черту: в
2001/2002 учебном году, отчетный 2002/2003 год.
В остальных случаях
между годами ставится тире. Например:
освободить от взимания
налога в 2001— 2002 гг.

Квартал
обозначается римской цифрой, но полугодие
пишется полностью: Iквартал
2003 г.; во втором полугодии 2002 г. При
римских цифрах падежные окончания
(наращения) не ставятся: в
I квартале (но не в
1-м квартале).

В
названиях праздников и знаменательных
дат с прописной буквы пишутся первое
слово и имена собственные: Восьмое
марта, Новый год, но
День Победы. Если
начальное порядковое чисительное в
таком названии написано цифрой, то с
прописной буквы пишется следующее за
ним слово. Порядковое числительное при
этом не имеет наращения: 8
Марта, 7 Ноября.

Для
удобства поиска документов в больших
архивах допускается указание даты на
стеллажах, папках и в некоторых документах
в следующей последовательности: год,
месяц, число. Например: 2002.09.01.

Международной
организацией по стандартизации (ISO)
в связи с внедрением информационных
технологий рекомендуется универсальное
цифровое обозначение дат. Пример
написания даты 1 сентября 2003 года выглядит
следующим образом: 20030901
(основной формат);
2001-09-01 (расширенный
формат); 03-09-01 (сокращенный
формат).

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

1.Формуляр-образец
организационно-распорядительного документа, его составляющие  Общие сведения о
реквизитах, требования к их оформлению. 2.  Бланки документов, их виды.

1.Формуляр-образец организационно-распорядительного
документа, его составляющие. Формуляр-образец ОРД применяется как
основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа —
приказа, постановления, письма, протокола, акта — на бумаге форматов А4 и А5
(формат А4 — 210×297 мм, формат А5 — 210х 148 мм) (рис. 1, 2, 3).

Формуляр-образец устанавливает следующие
размеры полей, не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм
— нижнее.

Левое поле документов необходимо для
подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста
документа после его подшивки в дело. Документ может быть также подшит в рабочую
папку исполнителя в процессе его исполнения, поэтому левое поле документа почти
всегда закрыто.

При проектировании бланков в организации
левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в
зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться.

Верхнее поле отводится для размещения таких
реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом – реквизит 01
«Государственный герб Российской Федерации», реквизит 02 «Герб субъекта
Федерации», реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак
обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, типографским способом
заранее на бланк документа. Реквизит 03 может оформляться с помощью ПК. На
верхнем поле располагается реквизит 19 «отметка о контроле», который, как
правило, наносится рукописным способом или специальным штемпелем.

Правое поле – 10 мм, оно не заполняется какими-либо реквизитами.

Нижнее поле – 20 мм, над ним располагаются
реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.

Формуляр-образец    устанавливает            определенные
           требования     к          построению конструкционной сетки.

Конструкционная сетка – эта сетка,
состоящая из горизонталь­ных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги
стандартного формата.

Рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате
А4 углового бланка

Рис. 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного
бланка

Вертикальные линии расположены с
расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так называемый шаг
письма равен одному знаку).

Расстояние между горизонтальными линиями
кратно шагу строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим
образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др.

С помощью такой конструкционной сетки
определены максимальное число знаков, которые могут быть напечатаны на одной
строке от левого до правого поля, и максимальное число строк при определенном
интервале. С учетом этого определены зоны расположения каждо­го реквизита ОРД,
принимая во внимание максимальную величину каж­дого реквизита в знаках. Кроме
того, определен максимальный состав реквизитов – 30, однако они не все
присутствуют на любом виде организационно-распорядительного документа. Формуляр
определенного вида ОРД, например приказа, будет отличаться от формуляра
служебного письма набором реквизитов. Неизменными будут оставаться место расположения
и правила оформления реквизитов, включаемых в формуляр документа, вне
зависимости от его вида. Например, реквизит 11 «Дата документа» на любом виде
ОРД будет оформляться всегда одинаково – на одном и том же месте (в одной и той
же зоне) и по единым правилам. А реквизит 09 «Справочные данные об организации»
будет оформляться только в служебных письмах, но в отведенной ему зоне и по
установленным правилам.

Формуляром-образцом, как уже было сказано,
установлено 30 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении
организационно-распорядительных документов. В их состав входят:

ГОСТ Р 7.0.8

01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб
субъекта Российской

Федерации, герб (геральдический знак) муниципального
образования); 02 – эмблема;

03  – товарный знак (знак
обслуживания);

04  – код формы
документа;

05  – наименование
организации – автора документа;

06  – наименование
структурного подразделения – автора документа;

07  – наименование
должности лица – автора документа;

08  – справочные данные
об организации;

09  – наименование вида
документа;

10  – дата документа;

11  – регистрационный
номер документа;

12  – ссылка на
регистрационный номер и дату поступившего документа;

13  – место составления
(издания) документа;

14  – гриф ограничения
доступа к документу;

15  – адресат;

16  – гриф утверждения
документа;

17  – заголовок к тексту;

18  – текст документа;

19  – отметка о
приложении;

20  – гриф согласования
документа;

21  – виза;

22  – подпись;

23  – отметка об
электронной подписи;

24  – печать;

25  – отметка об
исполнителе;

26  – отметка о заверении
копии;

27  – отметка о
поступлении документа;

28  – резолюция;

29  – отметка о контроле;

30  – отметка о
направлении документа в дело.

Организационно-распорядительные документы
изготавливаются с помощью различных печатных устройств.

Начало зоны расположения реквизитов на
формуляре-образце соответствует определенному положению табулятора печатающего
устройства.

При расположении реквизитов на документе используют восемь
положений табулятора.

При этом счет ведется от границы
левого поля:

0 ……….1…………2…………3………..4………….5………….6…………7

   5 уд.          16 уд.       24 уд.      32 уд.        
40 уд.         48 уд.        56 уд.

Реквизиты располагаются следующим образом.

Нулевое положение табулятора:

от нулевого положения табулятора печатаются следующие
реквизиты: наименование

организации; справочные данные об
организации; наименование вида документа; место составления или издания
документа (при флаговом расположении перечисленных реквизитов); дата документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа; заголовок к тексту; текст (кроме
начала абзацев); отметка о наличии приложения; наименование должности в
реквизите 22 «Подпись»; гриф согласования (кроме расшифровки подписи);
заверительная надпись «Верно»; наименование должности лица, заверяющего
документ; дата заверения; отметка об исполнении документа и направлении его в
дело; второй гриф утверждения документа.

Первое
положение табулятора:

начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

Второе
положение табулятора:

регистрационный номер документа; расшифровка фамилии в
первом грифе согласования

документа.

Третье
положение табулятора:

используют при составлении таблиц.

Четвертое
положение табулятора:

адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной
строке).

Пятое
положение табулятора:

гриф утверждения (кроме расшифровки подписи); второй гриф
согласования.

Шестое положение табулятора: расшифровка подписи в
реквизите 22 «Подпись»; расшифровка подписи в грифе

утверждения; расшифровка подписи во
втором грифе со­гласования.

Седьмое положение табулятора: нумерационный
заголовок в таблице.

Реквизиты документов, состоящих из
нескольких строк (кроме текста), печатают через один межстрочный интервал
строчными буквами, например реквизит 18 «Заголовок к тексту», если он состоит
из нескольких строк.

Составные части одного реквизита печатают
через 1,5-2 межстрочных интервала, например составные части реквизита 15
«Адресат». Реквизит от реквизита печатают через 2-4 межстрочных интервала,
например реквизит 20 «Текст документа» от реквизита 22 «Подпись».

Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают
постоянными и переменными.

К постоянным можно отнести такие реквизиты,
которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении и которые,
следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты,
как Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской
Федерации (если организация имеет право изображать герб на своем бланке),
эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации,
справочные данные об орга­низации, код организации, код формы документа
(например, служебно­го письма), другие коды (ОГРН, ИНН/КПП).

Конечно, перечисленные реквизиты могут, в
силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится
заново изго­тавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в
государственных организациях. Поэтому наносить заранее указанные реквизиты
выгодно — это сокращает время, затрачиваемое на подготовку документов,
исключает появление ошибок и значительно улучшает внешний вид документа,
особенно, если эти реквизиты нанесены ти­пографским способом.

К переменным можно отнести такие реквизиты,
которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит 11 «Дата
документа» зависит от того, когда создается документ, реквизит 20 «Текст
документа» — от того, о чем будет сказано в документе, т. е. от содержания
воп­роса, освещаемого в документе.

Таким образом, значение переменных
реквизитов всегда будет разным, в зависимости от обстоятельств подготовки и
вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на
документе и правила их оформления.

Реквизиты можно разделить на обязательные и
дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают
юридическую силу документа и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.

К обязательным относятся следующие
реквизиты: наименование организации, т. е. автора документа, дата,
регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись и
др.

Дополнительные реквизиты бывают не
на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле).
Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа
(например, 29 «Отметка о поступлении документа в организацию», 30
«Идентификатор электронной копии документа»), но отсутствие дополнительного
рек­визита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.

Формуляр-образец предусматривает два
варианта оформления реквизитов: угловой и продольный.

При угловом варианте заголовочная часть
бланка документа располагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5.

При продольном варианте заголовочная часть
бланка продлевается до границы правого поля.

Существует два способа оформления реквизитов: флаговый и
центрированный.

При флаговом способе расположения
реквизитов начало реквизита расположено всегда от левой границы зоны
расположения реквизита.

При центрированном способе расположения
реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны
расположения реквизитов.

Таким образом, формуляр-образец
устанавливает основные принципиальные моменты, на основе которых выработаны
единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении
организаци­онно-распорядительных документов.

2.  Бланки
документов, их виды

 Официальные документы, создаваемые
юридическими или физическими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в
установленном порядке.

При оформлении
организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный
заранее бланк.

Для изготовления бланков документов,
согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, используется бумага форматов А4 (210 х 297
мм),А5(148 х 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага
форматов А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148).

Каждый лист документа, оформленный на
бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков
хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Организации используют бланки документов,
изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов
государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской
Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты
о наличии технических и технологических возможностей для качественного
изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки
на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по
составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и
электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков,
утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге
или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов
должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Бланки документов оформляются в соответствии
с Приложением Б ГОСТа Р 7.0.97-2016. Ориентировочные границы зон расположения
реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью
входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов
устанавливается два варианта бланков – угловой и продольный.

Реквизиты 01,02, 03 располагаются на
верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим
реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита
05.

Реквизиты 05,06,07,08,09,13, ограничительные
отметки для реквизитов 10,11,12 в пределах границ зон расположения реквизитов
размещаются одним из способов:

—                      
центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно
удалены от границ зоны расположения реквизитов);

—                      
флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы
зоны расположения реквизитов).

Устанавливаются следующие виды бланков документов
организации:

—                      
общий бланк;

—                      
бланк письма;

—                      
бланк конкретного вида документа.

Нормативными правовыми актами организации
устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма
структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа,
бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены в приложении Б.

Общий бланк используется для
изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных
документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02
или 03), 05,06,07,13 и ограничительные отметки для

реквизитов 10,11, 16,17. Бланк
письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных
нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05,08, ограничительные
отметки для реквизитов 10,11,12,15,

Бланк письма структурного
подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного
лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа,
кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных
нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05,09,13 и, при
необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов
10,11,16,17.

Бланк конкретного вида документа
структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк
должностного лица – реквизит 07.

В органах власти и организациях субъектов
Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным
языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки)
республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на
русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской
Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском
языке– слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской
Федерации – справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке –
сверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик
в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными
корреспондентами, используют бланки на двух языках – русском и английском
(приложение В.8 ГОСТа Р 7.0.97-2016) или ином иностранном языке.

Контрольные вопросы к лекции

1.                   
Назовите стандарт, который определяет состав реквизитов
документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных
технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения
реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов?

2.                   
Какими способами можно изготавливать бланки документов?

3.                   
Что является основой для проектирования бланка документа?

4.                   
Сколько видов бланков установлено ГОСТом Р 7.0.97-2016?

5.                   
Для оформления каких видов документов используется общий бланк?

6.                   
Какие постоянные реквизиты могут быть нанесены на каждый вид
бланка?

7.                   
Какими способами могут отмечаться на бланках места для переменных
реквизитов?

8.                   
Чем общий бланк отличается от бланка письма?

9.                   
Какие требования предъявляются при изготовления бланка с изображением
Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ?

10.               
Что необходимо представить в типографию для изготовления бланка? 

11.               
Какие форматы бумаги используются для построения
формуляра-образца ОРД?

12.               
Какие размеры полей ОРД установлены формуляром-образцом ОРД?

13.               
Могут ли на полях документа располагаться какие-либо реквизиты?

14.               
Какой максимальный состав реквизитов установлен
формуляром-образцом?

15.               
Сколько положений табулятора используется при оформлении
реквизитов?

16.               
Какие реквизиты относятся к постоянным?

17.               
Какие реквизиты являются обязательными?

18.               
Сколько существует способов оформления реквизитов?

19.Что характеризуют дополнительные реквизиты ОРД?

20. Чем продольный вариант расположения реквизитов
заголовочной части бланка

отличается от углового?

Источники 

1.                  
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению документов. – утв. Приказом Росстандарта
от 08.12.2016 № 2004-ст.  – URL : http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216461 (дата обращения :
14.10.2021). – Текст :

электронный.

2.                  
Кузнецова, Т. В., Санкина, Л. В.. Делопроизводство (Организация и
технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов / Т. В.
Кузнецова, Л. В. Санкина, Т.А. Быкова  и др.; под ред. Т. В. Кузнецовой. –
Москва : ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с. – Текст :

непосредственный.

Домашнее задание: 1. Ответить письменно
на вопросы лекции. 

2. Познакомиться с ГОСТом Р 7.0.97-2016. Система
стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов.

Выполненные работы присылать на электронную почту: katerinabirulya@yandex.ru до 29.10.2021 г.

УДК 006.354.002:651.7/.8:006.354 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

Группа Т54 СОЮЗА ССР

СТАНДАРТ

ГОСТ

6.38-72*

Постановлением Государственного введения установлен

1. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

1.1.    В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц должны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

Номера страниц печатаются в интервале 10—15 мм от верхнего обреза листа.

1.2.    Документы адресуют в организации или их структурные подразделения, например:

Министерство энергетики и элехтрифккацяи СССР

ИЛИ

Министерство связи СССР Техническое управление Допускается адресование документов конкретному лицу, например:

Министерство внешней торговли Руководителю группы по стандартизации внешнеторговых документов т. Новикову И. Д.

Заместителю директора Одесского судоремонтно-механического завода т. Пескову В. Н.

Если документ адресуют руководителю организации, то наименование организации должно гходить в состав наименования должности адресата, например:

Директору Петровского механического завода т. Карасеву М. А.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес.

Если документ адресуют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

Министерства строительства союзных республик

Руководителям всесоюзных промышленных объединений н управлений, директорам предприятий и руководителям организаций

ИЛИ

•* В дальнейшем именуются «организации».

Издание официальное ★

Перепечатка воспрещена

* Переиздание апрель 1982 г. с Изменениями Л? I. М2, утвержденными в августе 1978 г.; Пост. М 2258 от 21М.78;е декабре 1981 г. (НУС М 10-1978 г.; НУС М 3-1982 г.).

Стр. 2 ГОСТ 6.38-72

1.3.    Резолюция на документе должна быть датирована и подписана.

1.4.    Гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личной подписи, ее расшифровки н даты, например:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник Главного управления машиностроения Министерства промышленности строительных материалов УССР

(личная подпись) Т. В. Лист 07Ш75

При утверждении документа постановлением, решением или приказом гриф утверждения оформляется по следующей форме:

УТВЕРЖДЕНО

1иаза*нис документ* в творнтгдьном падеже)

N»_от    _

Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Министра просвещения РСФСР

№ 474 от 12.11.76

1.5.    Даты в документе оформляются цифровым способом.

1.5.1.    Элементы даты должны приводиться в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Допускается пропуск двух первых цифр обозначения года в случае, когда это не приводит к неоднозначности толкования даты. Например: дату 19 июля 1982 г. следует оформлять 19 07 1982 или 19 07 82, или 19.07.82.

1.5.2.    Допускается по усмотрению министерств н ведомств в зависимости от назначения документа приводить элементы даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.

(Измененная редакция, Изм. № 2).

1.5.3.    Допускается применять в актах, служебных письмах, приказах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, словесно-цифровой способ оформления лат: 19 июля 1982 г. или 19 июля 1982 года.

1.6.    Документы формата А4 по ГОСТ 9327-60 должны иметь заголовок к тексту.

1.7.    Текст документов должен быть точным, нс допускающим различных толкований.

1.8.    Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами по правилам, приведенным в ГОСТ 1.5-68.

1.9.    При наличии в тексте документа таблиц их оформляют поГОСТ 1.5-68.

1.10.    Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметку о наличии приложения оформляют по следующей форме:

Приложение: на . . . л. в . . . экз.

Если документ имеет приложения, нс названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1. Справка о согласовании проекта стандарта «Документации внешнеторговая. Формуляр-образец» на 5 л. в 1 экз.

2. Отзывы по проекту стандарта на 3 л. в 1 эхз.

Приложение:

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметку, о наличии приложения оформляют по следующей форме:

(ntiMime документа и иаимсиоаанис организации май аатора, дата и индекс документа)

и приложение к нему, всего на_л.

ГОСТ 6.38-72 Стр. 3

Например:

Приложение: письмо Главархива СССР от 22JDI.75 .V» 4/ЗСВ2 и приложение к нему, всего на 7 л.

Отметка о наличии приложения может содержать дополнительные учетные данные.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

1.11.    Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки, например:

Заместитель министра (личная подпись) С. В. Тамарин или

Дирехтор института (личная подпись) Г. Ф. Фомин

1.12.    Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

СОГЛАСОВАНО Начальник управления кадров и учебных заведений Министерства строительства СССР (личная подпись) В. В. Волков 00 00 00

Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласо-ьания.

1.13.    Расшифровка подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения», «гриф согласования» должна состоять из инициалов фамилии лица, подписавшего документ.

Расшифровка подписи в распорядительных документах может содержать только инициал имени и фамилию лица, подписавшего документ.

1.14.    Копии документов заверяют проставлением ниже реквизита «подпись» завернтельной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившею копню, его личной подписи, се расшифровки и даты заверения, например:

Ве(жо

26.11.75 Инспектор (личная подпись) В. И. Иванов

Примечание. На копиях исходящих документов, остающихся в деле, дату заверения н должность сотрудника, зеверизшего копню, допускается не указывать.

Допускается заверять копии документов печатью.

1.15. При визировании документа кромсличной подписи указывается дата. При необходимости могут быть указаны наименование должности сотрудника, визирующего документ, и расшифровка его подписи.

1.16.    Фамилию иепблнителя и номер его служебного телефона располагают в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа, например:

Петров 245 67 67

Ниже фамилии исполнителя документа и номера его телефона допускается указывать индекс машинистки (например, первые буквы се имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров н дату печатания, например:

Мзланичев 202 01 02 ИИ 5 10.11 75

1.17.    Изображение Государственного герба СССР н государственного герба союзной республики на бланках документов предприятий, учреждений и организаций допускается помещать и случаях, предусмотренных законодательством Союза ССР н союзных республик.

Воспроизводимое изображение Государственного герба СССР и государственного герба союзной республики должно соответствовать изображению установленному действующим законодательством.

1.18. В качестве эмблемы предприятия, учреждения или организации используют, как правило, товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный Государственным комитетом СССР по делам изобретений и открытий.

1.19.    Решение об изображении наград на бланках документов организаций принимается министерствами и ведомствами, в ведении которых находятся эти организации.

1.20.    Для кодирования формы документа должен использоваться код по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД).

Для кодирования организации, составившей или издавшей документ, должен использоваться ее идентификационный код по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО) смеете с контрольным числом, которое проставляется после пробела, например, код Госстандарта: 000450 8.

Примечание. Требование о проставлении кода ОКПО не распространяется на организации, подпадающие под действие специальных положений.

3

Стр. 4 ГОСТ 6.38-72

1.21.    Название вила документа должно соответствовать названиям, установленным ГОСТ 6.15.1—75 и действующими нормативными актами.

В служебном письме название вила документа нс указывается.

1.22.    Реквизит «отметка о переносе данных на машинный носитель» включает запись «информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, и дату переноса.

ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ МАШИНОПИСНЫМ СПОСОБОМ

2.1.    Текст документов следует печатать на двух сторонах листа через полтора межстрочных интервала*. Допускается печатание через одни межстрочный интервал текстов документов формата А5 по ГОСТ 9327-60.

Примечание. В виде исключения отдельные виды документов, устанавливаемые министерствами, ведомствами СССР и союзных республик, допускается печатать па одной стороне листа.

Первая строка каждого абзаца текста печатается, отступив пять знаков от границы лепого поля.

Тексты документов, подготовляемых к изданию типографским способом, печатают через два межстрочных интервала по ГОСТ 7.3-77.

2.2.    Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают черед один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» следует отделять друг от друга 1.5—2 межстрочными интервалами.

2.3.    Реквизиты отделяют друг от друга 2—1 межстрочными интервалами.

2.4.    Название вида документа печатают пропиекымн буквами.

2.5.    Расшифровка подписи в реквизите «подпись» должна печататься на уровне последней строки наименования должности. При наличии нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют 2—4 межстрочными интервалами.

2.6.    При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора .

О — граница левого поля;

левого поля; левого поля; левого поля; левого поля; лепого поля; левого поля; левого поля.

печатают следующие реквизиты:    «наименование

министерства или ведомства», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование структурного подразделения» «индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, помер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке», «код по ОКПО» (для писем), «название вида документа», «дата», «ссылка на индекс и дату входящего документа», «место составления или издания», «заголовок к тексту» «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложения», наименование должности в реквизите «подпись», «гриф согласования, завсрительную надпись «Верно», дату при заверении копий, «фамилия исполнители и номер его телефона».

Примечание. При наличии нескольких грифов согласования их рэспологают двумя вертикальными рядами. Первый ряд печатают от О го положения табулятора, второй — от 5-то.

2.8.    От 1-го положения табулятора печатают начало абзацев в тексте.

2.9.    От 4-ю положения табулятора печатают реквизит «адресат».

2.10.    От 5-го положения табулятора печатают реквизит «грнф утверждения» и «гриф ограничения доступа к документу».

2.11.    От 6-го положения табулятора печатают расшифровку подписи в реквизите «подпись».

2.12.    2-е, 3-е и 7-е положения табулятора используют при составлении таблиц и конструировании бланков с трафаретными текстами. На общих бланках от 7-го положения табулятора следует располагать коды по ОКПО и ОКУД.*’*

2.13.    Сели в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова «Примечание» и «Основание» печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал.

• Межстрочным интервалом называется расстояние между основаниями смежных строк машинописного текста.

*• Табулятором называется устройство, позволяющее останавливать каретку пишущем машины в заданных положениях.

*» Порядок расположения кодов по ОКПО и ОКУД на бланках документов приведен в ГОСТ 6.39-72.

4