Система электронного документооборота евфрат документооборот разработана компанией

система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. «ЕВФРАТ-Документооборот» содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота в любой компании, независимо от численности и формы собственности, и рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, секретариата или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. Разработчиком системы является российская компания Cognitive Technologies.

Описание и возможности

«ЕВФРАТ-Документооборот» — система электронного документооборота корпоративного уровня, совмещающая в себе отлаженность и готовность к работе коробочного продукта и гибкость проектного решения. Благодаря этому система, с одной стороны, готова к быстрому вводу в эксплуатацию, что обеспечивает быструю отдачу от инвестиций во внедрение СЭД, а с другой содержит инструменты адаптации, которые позволяют учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем в рамках «мини-проектов». В настоящее время система установлена более чем в 3000 организаций.

Функционал системы позволяет решать различные задачи работы с документами (автоматизация делопроизводства и организация корпоративного документооборота):

• автоматизировать регистрацию документов и заданий;
• обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
• осуществлять мгновенный поиск информации;
• контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
• проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет
• формирования различных журналов и отчетов;
• организовать долговременное хранение документов организации;
• обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Подсистема взаимодействия удаленных серверов, реализованная в системе «ЕВФРАТ-Документооборот», позволяет создать единый и прозрачный корпоративный документооборот в территориально-распределённой структуре. Имеется возможность не только обмениваться документами между филиалами, но и выдавать и контролировать исполнение заданий и поручений, а также получать отчеты об их выполнении. Кроме этого, наличие внутренней почты позволяет сотрудникам удалённых офисов быстро общаться между собой и отправлять документы по электронной почте внешним адресам с использованием почтовых программ.

Архитектура системы

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» имеет клиент-серверную архитектуру. Подобный подход позволяет развивать функциональность системы, не производя полного пересмотра программного кода, и обеспечивает ей гибкость, масштабируемость, безопасность и надёжность. Благодаря дополнительному модулю «WEB-сервер» доступ к системе может осуществляться через Интернет. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки – НИКА, которая поставляется вместе с продуктом, либо промышленная СУБД MS SQL Server 2005 и 2008. В рамках проектов возможно использование СУБД Oracle и DB/2.

Модули

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» состоит из 8 базовых и 2-х дополнительных модулей. Базовые модули включают все необходимое для организации полноценного электронного документооборота, включая встроенный инструментарий, позволяющий адаптировать систему к требованиям организации без привлечения специалистов компании-разработчика.
Базовые модули:
АРМ «Пользователь» — универсальное рабочее место доступа к системе;
АРМ «Администратор» — средство настройки и администрирования системы;
«Графический дизайнер маршрутов» — инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
«Дизайнер форм» — средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
«Менеджер журналов и отчетов» — инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
Модуль ЭЦП, модуль «Монитор безопасности» — средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;
«Почтовый клиент» — средство работы с сообщениями электронной почты.
Дополнительные модули системы:
«Web-сервер» — дает возможность работать с документами и поручениями при помощи web-браузера через протоколы http и https, позволяя организовать доступ к системе как для отдельных сотрудников, работающих с документами вне офиса, так и для удаленных подразделений с небольшим штатом. В качестве Web-сервера может использоваться как отдельный компьютер, так и компьютер, выделенный для использования в качестве сервера самой системы.
APM «Архивариус» — предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также связь с оперативными документами.

Стандартная конфигурация

В комплект поставки системы ЕВФРАТ-Документооборот уже входят стандартные настройки, позволяющие в короткие сроки самостоятельно автоматизировать типовой контур документооборота.
Регистрационно-контрольные карточки (РКК) документов, предназначенные для учета различных типов документов:
Входящие документы
Исходящие документы
Внутренние документы
Договоры
Служебная записка
Шаблоны журналов, справок и отчетов:
Журнал входящих документов
Журнал исходящих документов
Журнал внутренних документов
Общий журнал по потокам документов
Отчёт о выполнении документов по потокам
Отчет по документам, которые надо выполнить
Отчет о выполнении поручений
Отчёт по поручениям, которые надо выполнить
Общий отчёт по потокам документов

Преимущества

Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как коробочного решения:
Полнота комплекта поставки;
Отлаженность и стабильность работы;
Готовность к внедрению «по клику» (установка «ЕВФРАТ-Документооборот» занимает менее 10 минут);
Отсутствие необходимости в дорогостоящем консалтинге;
Проработанность методик обучения работе в системе и ее сопровождения;
Лёгкость администрирования и настройки;
Низкая стоимость владения системой.
Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как проектного решения:
Высокая масштабируемость за счет работы на промышленной СУБД MS SQL;
Широкие возможности интеграции СЭД в инфраструктуру предприятия;
Создание индивидуальных конфигураций системы и специализированных рабочих мест;
Возможность решения уникальных задач заказчика.
Кроме этого, система «ЕВФРАТ-Документооборот» также обладает рядом преимуществ, таких как:
Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, требованиям стандарта ISO 9000 и рекомендациям WfMC (Workflow Management Coalition);
Конкурентные лицензии, не ограничивающие количество рабочих мест системы;
Встроенные средства сканирования и распознавания объектов с поддержкой потокового ввода документов, включая уникальную технологическую разработку компании Cognitive Technologies – технологию DragRecog (распознавание «на лету»);
Широкие возможности поиска документов, в том числе с применением морфологического анализа текста;
Поддержка версионности файлов, позволяющей отслеживать изменения в документе на всех стадиях его жизненного цикла;
Развитая система напоминаний и уведомлений с возможностью дублирования сообщений на электронную почту;
Гибкие возможности управления правами доступа, в том числе и с использованием пользовательских «ролей»;
Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи (ЭЦП);
Возможность использования АРМ «Мобильный клиент», адаптированного для работы в системе с нетбуков, КПК, телефонов и других мобильных устройств;
Интеграция с MS Office 2003-2007, проводником MS Windows, MS Exchange, OpenOffice, Active Directory, 1С, поддержка работы в Windows Vista;
Открытый API для разработки интеграционного программного обеспечения на платформе системы «ЕВФРАТ-Документооборот».

Программно-аппаратные требования:

Минимальные программно-аппаратные требования к клиентской части системы «ЕВФРАТ-Документооборот», необходимые для ее нормального функционирования:
Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium III;
256 Mb оперативной памяти;
от 180 Mb свободного дискового пространства;
Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista с поддержкой русского языка;
Web-браузер Microsoft Internet Explorer v. 6.0 и выше;
Для работы в локальной сети на всех компьютерах, участвующих в работе, должен быть установлен сетевой протокол TCP/IP.
Минимальные программно-аппаратные требования к серверной части:
Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium IV;
1 Gb оперативной памяти;
15 Gb свободного дискового пространства;
Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista и MS Windows Server 2003/2008 с поддержкой русского языка;
Web-браузер Microsoft Internet Explorer v. 6.0 и выше;
Для работы почтового клиента системы «ЕВФРАТ-Документооборот» необходимо наличие протокола POP3.

Скачать демо-версию системы «Евфрат» v.15

Подробнее о системе электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «Евфрат» читайте на сайте www.evfrat.ru

компания Cognitive
Technologies

Система электронного
документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот»
разработана компанией Cognitive Technologies,
которая образована в 1993 году на базе
Лаборатории искусственного интеллекта
Института системного анализа РАН.

Система позволяет
построить полноценную систему управления
бизнес-процессами и документами
организации, а также содержит весь
необходимый инструментарий для успешной
организации электронного документооборота
любой компании, независимо от численности
и формы собственности. Система рассчитана
на работу как в рамках небольшого отдела,
например, канцелярии или локальной
организации в целом, так и в рамках
территориально-распределенной организации
со сложной схемой информационных
потоков.

ЕВФРАТ-Документооборот
помогает в решении следующих задач:

• повышение
  эффективности управления бизнес-процессами
  за счет улучшения исполнительской
  дисциплины, оптимизации контроля
  выполнения задач и анализа деятельности
  организации;

• сокращение
  непроизводительных затрат рабочего
  времени сотрудников и финансовых
  издержек на расходные материалы;

• создание единого
  информационного пространства предприятия;

• обеспечение
  надежности учета и хранения документов;

• организация
  эффективной защиты информации.

ЕВФРАТ-Документооборот
позволяет:

• автоматизировать
  регистрацию документов и заданий;

• обеспечить
  эффективное взаимодействие сотрудников
  в рамках работ по документам;

• осуществлять
  мгновенный поиск информации;

• контролировать
  выполнение работ, инициируемых
  документами и заданиями;

• проводить мониторинг
  состояния выполняемых процессов и
  анализ загрузки персонала за счет
  формирования различных журналов и
  отчетов;

• организовать
  долговременное хранение документов
  организации;

• обеспечить
  разграничение прав доступа сотрудников
  к информации.

С помощью системы
можно полностью воспроизвести и
оптимизировать процессы прохождения
документов и задач в организации за
счет гибкого механизма проектирования
маршрутов. В системе поддерживается
параллельная (имеющая нескольких
соисполнителей) и последовательная
(исполнение заданий друг за другом)
маршрутизация поручений и заданий.
Удобная настраиваемая система уведомлений
и напоминаний помогает руководителям
оперативно отслеживать состояние работ,
сотрудникам правильно организовать
свою работу, и, таким образом, улучшить
исполнительскую дисциплину в организации.
Все основные действия по каждому
поручению и заданию (начало работы,
принятие к исполнению, отправка отчета,
изменение сроков, создание подпоручений
и подзадач, особые отметки) фиксируются
в поле «Ход исполнения», что упрощает
работу контролеру, позволяя ему в любой
момент времени быстро определить, на
каком этапе находится выполнение того
или иного поручения.

1.10.1. Организация
работы в системе

По своему
пользовательскому интерфейсу программа
«ЕВФРАТ-Документооборот» напоминает
программу для работы с электронной
почтой. В левой части расположены личные
папки: поручения, контроль, входящие,
исходящие, отправленные сообщения,
результаты поиска, корзина. В правой
части окна отображается список сообщений,
документов, поручений и согласований
в текущей выбранной папке. Внизу — текст
выбранного сообщения.

В папки входящие,
«исходящие» и «отправленные» поступают
сообщения по внутренней электронной
почте. Найденные пользователем документы
отображаются в «результате поиска». В
папку «поручения» приходят документы,
по которым получатель назначен
исполнителем, а в папку «контроль» —
соответственно контролером.

Здесь сообщения
отображаются группами: сообщения,
относящиеся к одному документу, объединены
в одну группу. В «корзину» попадают
документы и задания, вышедшие из
оперативной работы. Но это не означает,
что после их помещения в корзину они
удаляются из системы — все документы в
системе «ЕВФРАТ-Документооборот»
хранятся на сервере, и сотрудники в
любой момент могут их «поднять» и
посмотреть, кто и как по этим документам
работал.

Для авторизации
в системе используются пароль и логин,
которые администратор прописывает
индивидуально для каждого пользователя.

Организация
электронного документооборота
представлена в системе в виде «потоков»
— деления документов по видам. В коробочном
варианте системы три потока — входящие,
исходящие и внутренние документы.
Пользователь может создавать дополнительные
потоки в соответствии с потребностями
организации. В каждом потоке существует
своя автоматическая нумерация документов
с использованием суффиксов и префиксов
в номере.

Документ в системе
— это совокупность регистрационной
карточки, присоединенных файлов и
контрольной карточки документа,
содержащей список поручений и согласований
по исполнению документа. Все эти
компоненты одновременно представлены
в окне просмотра документа.

Для каждого потока
существует своя регистрационная карточка
(РК) с определенным набором полей,
обязательных для заполнения. С помощью
внутреннего инструментария систему
можно легко адаптировать к особенностям
документооборота и бизнес-процессов
конкретной организации: поля в РК можно
переименовывать, вносить дополнительные
реквизиты или убирать их. В РК есть
функция, с помощью которой можно сделать
отметку о способе поступления документа
(факс, курьер, почта). Система автоматически
проверяет документы на дублирование:
если сначала в РК были внесены реквизиты
документа, пришедшего по факсу, а затем
пришел оригинал и пользователь заполняет
для него новую РК, система предупредит
о том, что такой документ уже существует.

Для удобства
заполнения РК применяются словари,
которые можно пополнять. Поиск документов
осуществляется по любым реквизитам РК
с учетом морфологии русского языка.
Например, если в поиске вы набрали слово
«люди», система может найти документ
со словом «человек». Это одна из
технологических разработок, созданных
специалистами компании Cognitive Technologies. В
РК можно устанавливать связки с другими
документами из любых потоков: если вы
зарегистрировали входящий документ,
отработали его, то на его основании
можно зарегистрировать исходящий.

К регистрационной
карточке могут быть присоединены файлы
любых форматов: это может быть текст
электронного документа, изображение,
график, диаграмма, аудио- и видеоматериал.
Сама РК может существовать и без
приложенного файла, который можно
присоединить позднее. С момента
присоединения файл хранится на сервере,
и изменить его могут только пользователи,
наделенные соответствующими правами.
Контрольная карточка, содержащая список
поручений и согласований по документу,
отображается в левом нижнем углу окна
документа.

При регистрации
документа пользователь выбирает поток,
куда будет зарегистрирован документ и
заполняет соответствующую этому потоку
РК. В системе можно добавлять свои потоки
и создавать для них регистрационные
карточки. Например, можно завести поток
«Документы по совещаниям» и создать
регистрационную карточку именно для
этого потока, в которой будут свои
особенные реквизиты.

После того как
руководителем была наложена резолюция
на документ, он или его Секретарь
расписывает поручения сотрудникам в
контрольной карточке документа. Это
функция заменяет «бегунок», который
обычно прикрепляется к бумажному
документу. В списке указываются
сотрудники-контролеры (обычно это
начальники отделов или руководители
департаментов) и, если это требуется,
устанавливается общий срок исполнения
по документу (число, месяц, год). Это
можно сделать, указав конкретную дату.
Кроме этого, в системе можно указывать
сроки исполнения конкретных поручений
и подпоручений по документу. В случае
если указанный срок исполнения отдельных
поручений превышает общий срок исполнения
документа, система не примет эти параметры
и оповестит пользователя. В программе
можно задавать как последовательные,
так и параллельные поручения. После
того как контрольная карточка будет
сохранена, сотрудникам будут посланы
уведомления о появившихся у них заданиях
и назначениях.

Например, на своем
рабочем месте Контролер назначает
Исполнителя. На рабочем столе у Исполнителя
в папке «поручения» появляется уведомление
о том, что он назначен ответственным
исполнителем. Ему необходимо принять
документ к исполнению, чтобы Контролер
знал: либо Исполнитель его выполнит,
либо откажется (по причине ухода в
отпуск, командировки и так далее).
Исполнитель может принять поручение с
комментариями или без них. После того,
как документ принят в работу, Исполнитель
может создавать поручения своим
подчиненным, писать отчеты, комментарии.
Когда все работы по документу выполнены,
Исполнитель отправляет документ
Контролеру, отчитываясь перед ним. Если
исполненный документ Контролер признает
неудовлетворительным, он может отправить
его обратно на доработку или снять его
с контроля. Полностью исполненный
документ может быть списан в архив.

В системе одновременно
хранится и обрабатывается информация
разных уровней конфиденциальности. В
связи с этим, каждому сотруднику даются
определенные права на доступ к потокам,
на работу в системе, на регистрацию и
контроль документа. Права администратор
прописывает в карточке сотрудника.
Руководителю обычно дается право на
расширенный контроль.

1.10.2. Модули системы

Модуль «Менеджер
журналов и отчетов» позволяет создавать
отчетные формы с определенным набором
полей, которые впоследствии можно
использовать для подготовки отчетов
по документам, проверки исполнительской
дисциплины. В стандартную поставку
системы входит ряд отчетов по документам
и контролю исполнения, а с помощью
данного модуля заказчики могут разработать
необходимые им шаблоны отчетов в
соответствии с их спецификой. В системе
пользователи могут сформировать журнал
входящих/исходящих документов, а также
общие журналы за все время работы или
за отдельные периоды времени. Можно
создать общий журнал за все время работы
или по определенному потоку документов.
Журнал создается автоматически, надо
лишь выбрать временной интервал и
установить соответствующие параметры.

С помощью модуля
«Дизайнер форм» администратор может
настроить поля регистрационной карточки.
На данный момент требования ГОСТа носят
рекомендательный характер и организации
имеют право самостоятельно решать, как
им оформить тот или иной документ.
Документы с одинаковым названием в
разных организациях может иметь разные
реквизиты. Гибкость системы позволяет
настроить поля РК под конкретного
пользователя.

Модуль «Дизайнер
маршрутов». Здесь прописываются типовые
маршруты движения документов в
организации. Пользователь может создавать
свои маршруты движения документов,
используя простой инструментарий
программы.

Модуль настройки
электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Логин
и пароль дают возможность присвоить
пользователю личную ЭЦП. Для этого в
карточке сотрудника администратор
прописывает параметры ЭЦП. Она будет
действительна только в пределах
организации, но даст возможность сделать
так, чтобы документооборот был непрерывным
и электронным. В программе есть кнопка
простановки и кнопка проверки ЭЦП.

Для хранения
документов, вышедших из обращения,
заказчик может дополнительно приобрести
модуль «Архивариус».

1.11 PayDox,
разработчик – компания Interface
Ltd.

PayDox
— система управления корпоративными
документами. Система имеет расширенные
возмож­ности в части работы с
финансовыми, платежными документами,
что делает ее особенно удобной в
орга­низациях банковской, торговой
сферы, для промыш­ленных предприятий
и аналогичных организаций.

Разработчик
программы, компания Interface
Ltd.
выделяет ее основные возможности и
преимущества:

• согласование,
  утверждение и контроль ис­полнения
  документов, создание резолюций;

• ознакомление с
  документами сотрудников, ав­томатические
  рассылки e-mail уведомлений и документов,
  формирование дел;

• ведение всей
  истории работы с документами;

• интеграция с MS
  Office, интеграция с сущест­вующими на
  предприятии приложениями, соз­дание
  произвольной отчетности, использова­ние
  простых стандартных средств настройки
  и программирования;

• безопасная работа
  с удаленными офисами и подразделениями
  предприятия через web-бра­узер, по
  электронной почте и SMS;

• средства групповой
  работы с документами и проектами;

• работа с платежными
  документами, ведение ба­лансов по
  договорам и платежам, ведение пла­тежного
  статуса документов, ведение счетов;

• календарное
  планирование;

• простота работы
  с системой для конечного пользователя,
  легкость обслуживания системы и низкая
  стоимость владения, простота наст­ройки
  системы на новые виды документов.

Разработчики
системы подчеркивают, что кро­ме
собственно функциональности Управления
До­кументами (Document
Management,
DM,
электрон­ный документооборот) и
Управления Бизнес-Про­цессами (Business
Process
Management,
BPM)
важ­нейшим современным требованием
к таким систе­мам является наличие в
них функциональности Уп­равления
Записями (Records
Management,
RM).
Данная функциональность позволяет
любому кор­поративному документу или
(в более широком смысле) любому требующему
учета факту либо со­бытию поставить
в соответствие запись (набор ин­формационных
реквизитов) в корпоративной базе данных
и далее с помощью стандартных средств
системы обеспечить ведение этой
информации пользователями и получение
необходимой отчет­ности. Система
PayDox
позволяет сочетать функци­ональность
системы автоматизации делопроизво­дства
и системы управления информацией.

Программа построена
полностью на Интернет-технологиях.
Развитые встроенные средства за­щиты
данных обеспечивают безопасность
рабо­ты. Работа с программой
осуществляется через web-браузер,
например Internet
Explorer,
который имеется на каждом компьютере.
Практически поль­зователям не надо
осваивать новую программу, новый
интерфейс — они продолжают работать с
привычным программным обеспечением
Microsoft
— MS
Internet
Explorer,
MS
Word,
MS
Excel,
MS
Outlook
Express.

Особенностью
системы является развитая ин­теграция
с документами MS
Office
— MS
Word
и MS
Excel.
Работа программы строится на исполь­зовании
шаблонов документов, в которые
авто­матически вставляются необходимые
сведения из баз данных. Так, например,
регистрационная карточка документа
может как просматриваться в стандартном
для программы окне Web-браузе­ра,
так и быть получена в привычном
пользовате­лю виде в формате файла
MS
Word
или MS
Excel,
при этом реквизиты из карточки документа
могут «на лету» подставляться в вызываемый
файл MS
Word
или Excel.

Документы и данные
хранятся централизован­но на сервере,
где, собственно, и устанавливает­ся
сама программа. А поскольку установки
прог­раммы непосредственно на рабочие
места сот­рудников не требуется, это
существенно упро­щает настройку и
дальнейшее администрирова­ние системы.

В программе активно
используются всплываю­щие подсказки,
что ускоряет знакомство с программой
и ее использование. Web-интерфейс
значительно упроща­ет настройку,
которая обязательно потребуется. Так,
в типовой версии стандартно отсутствует
на первой странице кнопка регистрации
нового документа, что несколько затрудняет
процесс регистрации. Пользователю
необходимо зайти в подраздел в соответствии
с видом документа и нажать кнопку
«Создать», находящуюся на правом поле.
В то же время регистрационная карточка
построена достаточно логично, снабжена
подсказками. Многие поля снабжены
кнопками, позволяющими вызвать
дополнительное окно справочников.
Правда, не все в программе оче­видно
для специалистов, привыкших к традицион­ной
делопроизводственной терминологии,
напри­мер, виды документов попали у
разработчиков в справочник «Категории».

Интересно реализовано
присвоение документу регистрационного
номера. Система не присваива­ет номер
документу автоматически, а при нажатии
кнопки «Получить номер» открывается
окно, в кото­ром указываются последние
по времени введен­ные номера документов,
и на основании этой ин­формации
сотрудник сам присваивает документу
очередной номер. Правда, следует отметить,
что в больших организациях при параллельной
регист­рации документов несколькими
сотрудниками это может вызывать проблемы
и необходимость исп­равления
регистрационного номера. Поддержива­ется
автоматическая генерация буквенно-цифро­вых
индексов, которые могут отражать вид
доку­мента, индекс структурного
подразделения и т.п.

В целом работа с
системой организована дос­таточно
просто. Слева в основном меню (списке)
находятся основные группы документов
и опера­ции с ними: «Виды деятельности»,
«Документы», «Отчеты», «Регистрация»,
«Бизнес-процессы», «Справочники».
Раскрыв меню «Документы», мож­но
выбрать конкретный вид документа. В
верхней части окна постоянно находится
система поиска, позволяющая быстро
отобрать необходимые документы по
хронологическому признаку (за месяц
или квартал, на конкретную дату,
произвольный временной интервал, в
соответствии со статусом документа в
системе (исполненные, не­исполненные,
просроченные)). Ниже основ­ную часть
экрана занимает собственно список
отобранных документов.

Для организации
движения документов (уве­домления о
поступлении документа на согласова­ние
(утверждение) может использоваться
элект­ронная почта.

В целом программа,
безусловно, интересная и заслуживает
внимания при решении вопроса ав­томатизации
делопроизводства и работы с доку­ментами
в организации в целом. Особенно полез­ной
она может оказаться для организаций,
терри­ториально разделенных, имеющих
филиалы или потребность в организации
удаленного доступа сотрудников к
документам. Кроме того, расши­ренная
функциональность системы позволит
ав­томатизировать не только чисто
делопроизвод­ственные функции,
процессы информационно-документационного
обслуживания сферы управ­ления, но и
многие другие сферы работы.

Соседние файлы в папке Лекция 6 АРМ документооборота

• #
• #
• #
• #

  04.06.201519.97 Кб34~WRL3255.tmp

• #
• #

ЕВФРАТ-Документооборот

«ЕВФРАТ» — система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов, разработанная российской компанией Cognitive Technologies. Система предназначена для автоматизации процессов делопроизводства, создания электронных архивов документов, организации корпоративного документооборота (workflow), автоматизации типовых бизнес-процессов. В качестве СУБД в коробочной версии используется СУБД Ника (разработка специалистов Cognitive Technologies), которая поставляется вместе с системой бесплатно.

В комплект поставки базовой версии системы входит все необходимое для начала работы: СУБД, инструментарий для создания маршрутов, отчетов и журналов, а также преднастроенные элементы (РКК, журналы, отчеты).

В системе реализованы следующие средства для настройки системы под конкретные потребности:

• Скриптовый язык, на основе Visual Basic применяющийся для разработки карточек документов.
• API для внешних плагинов, которые исполняются в контексте рабочего места пользователя.
• API для внешних приложений. которые могут взаимодействовать с базой данных ЕВФРАТ, для реализации дополнительного функционала.

В системе реализованы средства взаимодействия удалённых серверов для организации работы в территориально-распределённых организациях.

Есть демоверсия. Текущая версия ЕВФРАТ v.15

Описание и возможности

ЕВФРАТ — система электронного документооборота корпоративного уровня.

Функционал системы позволяет решать различные задачи работы с документами (автоматизация делопроизводства и организация корпоративного документооборота):

• автоматизировать регистрацию документов и заданий;
• обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
• осуществлять мгновенный поиск информации;
• контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
• проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
• организовать долговременное хранение документов организации;
• обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Подсистема взаимодействия удаленных серверов, реализованная в системе ЕВФРАТ, позволяет создать единый и прозрачный корпоративный документооборот в территориально-распределённой структуре. Имеется возможность не только обмениваться документами между филиалами, но и выдавать и контролировать исполнение заданий и поручений, а также получать отчеты об их выполнении. Кроме этого, наличие внутренней почты позволяет сотрудникам удалённых офисов быстро общаться между собой и отправлять документы по электронной почте внешним адресам с использованием почтовых программ.

Архитектура системы

Система ЕВФРАТ имеет клиент-серверную архитектуру. Подобный подход позволяет развивать функциональность системы, не производя полного пересмотра программного кода, и обеспечивает ей гибкость, масштабируемость, безопасность и надёжность. Благодаря дополнительному модулю «WEB-сервер» доступ к системе может осуществляться через Интернет. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки — НИКА, которая поставляется вместе с продуктом, либо промышленная СУБД MS SQL Server 2005 и 2008. В рамках проектов возможно использование СУБД Oracle и DB/2.

Модули

Система ЕВФРАТ состоит из 10 базовых и 5-х дополнительных модулей. Базовые модули включают все необходимое для организации полноценного электронного документооборота, включая встроенный инструментарий, позволяющий адаптировать систему к требованиям организации без привлечения специалистов компании-разработчика.

Базовые модули:

• АРМ «Пользователь» — универсальное рабочее место доступа к системе;
• АРМ «Администратор» — средство настройки и администрирования системы;
• «Графический дизайнер маршрутов» — инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
• «Дизайнер форм» — средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
• «Менеджер журналов и отчетов» — инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
• Модуль «Настройка ЭЦП» — средства настройки ЭЦП;
• Модуль «Монитор безопасности» — средство протоколирования действий пользователей;
• «Почтовый клиент» — средство работы с сообщениями электронной почты.
• Подсистема «Автообоаботка документов и событий» — позволяет автоматически осуществлять рутинные операции: назначать исполнителя, составлять и оправлять типовые ответы на основе шаблонов, инциировать создание отчетов и т.д.;
• ЕВФРАТ API — интерфейс прикладного программирования для интеграции системы с программными продуктами сторонних разработчиков.

Дополнительные модули системы:

• «Web-сервер» — дает возможность работать с документами и поручениями при помощи web-браузера через протоколы http и https, позволяя организовать доступ к системе как для отдельных сотрудников, работающих с документами вне офиса, так и для удаленных подразделений с небольшим штатом. В качестве Web-сервера может использоваться как отдельный компьютер, так и компьютер, выделенный для использования в качестве сервера самой системы.
• APM «Архивариус» — предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также связь с оперативными документами.
• Подсистема «Понимание документов» — решение, использующее результаты научных исследований специалистов Cognitive Technologies в области анализа информации (синтаксический разбор, структурная модель представления знаний о языке, описание структурных связей). С ее помощью СЭД ЕВФРАТ получает возможность самостоятельно анализировать документы, выделяя его смысловые части. Понятая таким образом информация автоматически заносится в систему в виде реквизитов документа. В настоящее время подсистема «Понимание документов» может быть обучена пониманию договоров и входящей корреспонденции, т. е. тех видов документов, регистрация и учет которых в организациях наиболее востребованы.
• Подсистема «Работа с шаблонами» — позволяет автоматизировать подготовку бумажных документов по разработанным шаблонам.
• Подсистема «Автоимпорт документов» — позволяет автоматически импортировать в систему документы, поступившие в электронном виде (как текст или графическое изображение), бумажном виде (после прохождения этапов сканирования и распознавания) или полученные из форм, размещенных на web-сайтах.

Ссылки

• ЕВФРАТ — сайт системы
• Cognitive Technologies — сайт разработчика
• «Ordnung uber alles по-шумерски» — обзор системы в журнале «Компьютерра».

ЕВФРАТ— Документооборот

ЕВФРАТ— Документооборот

Юлия Кривоблоцкая

При исследовании рынка систем электронного документооборота на первый взгляд кажется, что все СЭД похожи одна на другую. Это неудивительно, ведь все они призваны ускорить работу с документами, освободить сотрудника от рутинной работы, оптимизировать процессы делопроизводства. Но все-таки у каждой системы есть то или иное существенное отличие, которое может сыграть важную роль при выборе СЭД в вашей компании.

Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот» разработана компанией Cognitive Technologies, которая образована в 1993 году на базе Лаборатории искусственного интеллекта Института системного анализа РАН. Следует отметить, что СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот» имеет свои интересные технологические разработки, созданные специалистами компании Cognitive Technologies, о чем подробнее будет рассказано ниже.

Организация работы в системе

По своему пользовательскому интерфейсу программа «ЕВФРАТ-Документооборот» напоминает программу для работы с электронной почтой. В левой части расположены ваши личные папки: поручения, контроль, входящие, исходящие, отправленные сообщения, результаты поиска, корзина. В правой части окна отображается список сообщений, документов, поручений и согласований в текущей выбранной папке. Внизу — текст выбранного сообщения.

В папки «входящие», «исходящие» и «отправленные» поступают сообщения по внутренней электронной почте. Найденные пользователем документы отображаются в «результате поиска». В папку «поручения» приходят документы, по которым получатель назначен исполнителем, а в папку «контроль» — соответственно контролером.

Здесь сообщения отображаются группами: сообщения, относящиеся к одному документу, объединены в одну группу. В «корзину» попадают документы и задания, вышедшие из оперативной работы. Но это не означает, что после их помещения в корзину они удаляются из системы — все документы в системе «ЕВФРАТ-Документообо-рот» хранятся на сервере, и сотрудники в любой момент могут их «поднять» и посмотреть, кто и как по ним работал.

Для авторизации в системе используются пароль и логин, которые администратор прописывает индивидуально для каждого пользователя.

Организация электронного документооборота представлена в системе в виде «потоков» — деления документов по видам. В коробочном варианте системы три потока — входящие, исходящие и внутренние документы. Пользователь может создавать дополнительные потоки в соответствии с потребностями организации. В каждом потоке существует своя автоматическая нумерация документов с использованием суффиксов и префиксов в номере.

Окно просмотра документа

Документ в системе — это совокупность регистрационной карточки, присоединенных файлов и контрольной карточки документа, содержащей список поручений и согласований по исполнению документа. Все эти компоненты одновременно представлены в окне просмотра документа.

Для каждого потока существует своя регистрационная карточка (РК) с определенным набором полей, обязательных для заполнения. С помощью внутреннего инструментария систему можно легко адаптировать к особенностям документооборота и бизнес-процессов конкретной организации: поля в РК можно переименовывать, вносить дополнительные реквизиты или убирать их. В РК есть функция, с помощью которой можно сделать отметку: пришло ли письмо по факсу, доставлено курьером или почтой. Система автоматически проверяет документы на дублирование: если сначала в РК были внесены реквизиты документа, пришедшего по факсу, а затем пришел оригинал и пользователь заполняет для него новую РК, система предупредит о том, что такой документ уже существует.

Для удобства заполнения РК применяются словари, которые можно пополнять. Поиск документов осуществляется по любым реквизитам РК с учетом морфологии русского языка. Например, если в поиске вы набрали слово «люди», система может найти документ со словом «человек». Это одна из технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies. В РК можно устанавливать связки с другими документами из любых потоков: если вы зарегистрировали входящий документ, отработали его, то на его основании можно зарегистрировать исходящий.

К РК могут быть присоединены файлы любых форматов: это может быть текст электронного документа, изображение, график, диаграмма, аудио- и видеоматериал. Сама РК может существовать и без приложенного файла, который можно присоединить позднее. С момента присоединения файл хранится на сервере, и изменить его могут только пользователи, наделенные соответствующими правами.

Контрольная карточка, содержащая список поручений и согласований по документу, отображается в левом нижнем углу окна документа.

При регистрации документа пользователь выбирает поток, куда будет зарегистрирован документ и заполняет соответствующую этому потоку РК. В системе можно добавлять свои потоки и создавать для них регистрационные карточки. Например, можно завести поток «Документы по совещаниям» и создать регистрационную карточку именно для этого потока, в которой будут свои особенные реквизиты.

Создание поручений и согласований по документу

После того как руководителем была наложена резолюция на документ, он или его Секретарь расписывает поручения сотрудникам в контрольной карточке документа. Это функция заменяет «бегунок», который обычно прикрепляется к бумажному документу. В списке указываются сотрудники-контролеры (обычно это начальники отделов или руководители департаментов) и, если это требуется, устанавливается общий срок исполнения по документу (число, месяц, год). Это можно сделать, указав конкретную дату. Кроме этого, в системе можно указывать сроки исполнения конкретных поручений и подпоручений по документу. В случае если указанный срок исполнения отдельных поручений превышает общий срок исполнения документа, система не примет эти параметры и оповестит пользователя. В программе можно задавать как последовательные, так и параллельные поручения. После того как контрольная карточка будет сохранена, сотрудникам будут посланы уведомления о появившихся у них заданиях и назначениях.

Например, на своем рабочем месте Контролер назначает Исполнителя. На рабочем столе у Исполнителя в папке «поручения» появляется уведомление о том, что он назначен ответственным исполнителем. Ему необходимо принять документ к исполнению, чтобы Контролер знал: либо Исполнитель его выполнит, либо откажется (по причине ухода в отпуск, командировки и так далее). Исполнитель может принять поручение с комментариями или без них. После того, как документ принят в работу, Исполнитель может создавать поручения своим подчиненным, писать отчеты, комментарии. Когда все работы по документу выполнены, Исполнитель отправляет документ Контролеру, отчитываясь перед ним. Если исполненный документ Контролер признает неудовлетворительным, он может отправить его обратно на доработку или снять его с контроля. Полностью исполненный документ может быть списан в архив.

Согласование происходит по той же схеме, что и создание поручения. Здесь тоже можно установить срок согласования документа, назначить согласующего. Есть возможность создания типовых маршрутов согласования. Это удобно, когда документ в организации проходит постоянно один и тот же маршрут.

В системе одновременно хранится и обрабатывается информация разных уровней конфиденциальности. В связи с этим, каждому сотруднику даются определенные права на доступ к потокам, на работу в системе, на регистрацию и контроль документа. Права администратор прописывает в карточке сотрудника. Руководителю обычно дается право на расширенный контроль.

Для организации работы в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим в системе применяется механизм «пользовательских ролей».

Встроенная почта системы «евфрат-документооборот»

В программе существует встроенная почтовая система для обмена электронными сообщениями между пользователями, наподобие электронной почты в сети Интернет. Просматривать сообщения могут только их адресаты. Интегрированная почта служит только для отправления документов программы. Единовременно можно отправить только один документ, но зато с помощью «адресной книги» разослать его сразу нескольким адресатам или целым группам. В случае если нужно связаться с удаленным пользователем (внешним контрагентом) не использующим «ЕВФРАТ-Документооборот», то документ отправляется по внешней электронной почте (Microsoft Outlook, The Bat), с которой интегрирована система.

Модули системы

Модуль «Менеджер журналов и отчетов» позволяет создавать отчетные формы с определенным набором полей, которые впоследствии можно использовать для подготовки отчетов по документам, проверки исполнительской дисциплины и так далее. В стандартную поставку системы входит ряд отчетов по документам и контролю исполнения, а с помощью данного модуля заказчики могут разработать необходимые им шаблоны для отчетов в соответствии с их спецификой. В системе пользователи могут сформировать журнал входящих/исходящих документов, а также общие журналы за все время работы или за отдельные периоды времени. Можно создать общий журнал за все время работы или по определенному потоку документов. Журнал создается автоматически, надо лишь выбрать временной интервал и установить соответствующие параметры.

С помощью модуля «Дизайнер форм» администратор может настроить поля РК. На данный момент требования ГОСТа носят рекомендательный характер и организации имеют право самостоятельно решать, как им оформить тот или иной документ. Документ с одинаковым названием в разных организациях может иметь разные реквизиты. Гибкость системы позволяет настроить поля РК под конкретного пользователя.

Модуль «Дизайнер маршрутов». Здесь прописываются типовые маршруты движения документов в организации. Пользователь может создавать свои маршруты движения документов, используя простой инструментарий программы.

Модуль настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Логин и пароль дают возможность присвоить пользователю личную ЭЦП. Для этого в карточке сотрудника администратор прописывает параметры ЭЦП. Она будет действительна только в пределах организации, но даст возможность сделать так, чтобы документооборот был непрерывным и электронным. В программе есть кнопка простановки и кнопка проверки ЭЦП.

Для хранения документов, вышедших из обращения, заказчик может дополнительно приобрести модуль «Архивариус».

Установка системы

Для установки и эксплуатации системы не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. Коробочный вариант программы, который предоставляют разработчики, может быть внедрен в компании силами системного администратора, при использовании службы технической поддержки и горячей линией компании Cognitive Technologies. Чтобы наладить работу «ЕВФРАТ-Документооборот», администратору достаточно пройти обучение у компании-разработчика в течение трех дней. Коробочный вариант предполагает установку до 250 одновременно функционирующих рабочих мест.

Опыт внедрения системы

Молодая компания «Плюс Телеком» существует на рынке телекоммуникационных услуг Москвы и Московской области чуть больше года и специализируется на комплексных решениях для бизнеса. Не так давно, руководством компании было принято решение о постановке всего потока документов на электронный документооборот. Подробнее о критериях выбора и внедрении системы мы поговорили с менеджером проектов компании «Плюс Телеком» Игорем Дашкиным, который занимался выбором СЭД для компании:

— Решение о внедрении СЭД в «Плюс Телеком» было связано со стратегией нашей компании, которая направлена на использование передовых технологий, способствующих росту бизнеса. Мы знаем, что на сегодняшний день многие организации сталкиваются с проблемами, связанными с переходом от бумажного документооборота к электронному. На наш взгляд, решение автоматизировать документооборот с самого начала деятельности организации является важным шагом на пути успешной работы компании.

Компания «Плюс Телеком» использовала достаточно грамотный подход в вопросе внедрения СЭД. Инициатором автоматизации документооборота выступил исполнительный директор компании. А как показывает практика, именно «инициатива сверху» дает наиболее ощутимые результаты внедрения СЭД.

Игорь Дашкин:

— Нами был исследован рынок программ автоматизации документооборота и изучены возможности аналогичных программных продуктов в плане применимости их под реальные нужды документооборота нашей компании.

Для того чтобы сделать выбор, мы разработали критерии, важные для нашей компании. Это должен был быть отечественный продукт без проблем с локализацией. Система должна в перспективе давать возможность перехода на базы данных Oracle без потери наработанной информации (это связано со спецификой работы нашей организации). Мы решили, что продукт, который хотим приобрести, должен быть готов к эксплуатации и не требовать дополнительного программирования.

Внедрением системы занимались собственными силами, не привлекая специалистов компании-разработчика. На первом совещании были разработаны общие положения, требования, технологические вопросы движения и хранения документов в СЭД. Следующим этапом было создание тестовой базы, на которой отрабатывались механизмы взаимодействия подразделений и сотрудников. Полмесяца назад СЭД стала стандартным инструментом компании «Плюс Телеком». Системой охвачены практически все подразделения и большинство сотрудников.

Поскольку «Плюс Телеком» имеет достаточно протяженную сеть, для нас важно, что теперь есть возможность работать с документом из любой точки по каналам связи. Очень удобным является разделение прав доступа к документу менеджеров и персонала. Внедрение системы позволило упорядочить документы по различным критериям, появилась возможность видеть структуру сложных документов со всеми их связями, появились широкие возможности по поиску документов.

Сейчас еще рано приводить какие-либо серьезные цифры, связанные с эксплуатацией СЭД. Но чисто субъективно могу сказать, что скорость поиска и удобство работы с документами ощутимы.

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» показала себя достаточно удобной, быстрой и надежной в эксплуатации. Для внедрения мы выбрали коробочный вариант системы. Со временем планируется расширение рабочих мест использующих СЭД.

Список литературы

Журнал «Секретарь.ru»

Теги:
ЕВФРАТ— Документооборот 
Статья 
Менеджмент
Просмотров: 24093
Найти в Wikkipedia статьи с фразой: ЕВФРАТ— Документооборот

ЕВФРАТ-Документооборот

Технологии и стандарты

Система ЕВФРАТ разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы позволяет реализовать поддержку бизнес-процессов организации, обеспечивая:

• автоматизацию традиционного делопроизводства в соответствии с требованиями ГОСТ;
• электронный документооборот в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

В системе ЕВФРАТ используется большое количество технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies:

• встроенный модуль просмотра и печати;
• технология Drag&Recog (распознавание «на лету»);
• встроенный генератор отчетов;
• технология морфологического анализа текста;
• механизм работы с иерархическими словарями и справочниками;
• встроенные средства взаимодействия удаленных серверов;
• встроенный «Монитор безопасности»;
• подсистема «Работа с шаблонами»; NEW!
• подсистема «Автоматическая обработка документов и событий»; NEW!
• подсистема «Автоимпорт документов»; NEW!
• подсистема «Понимания документов». NEW!

Система ЕВФРАТ обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации:

• Ввод и регистрация документов;
• Работа с электронными документами (проектами документов и файлами);
• Контроль исполнения;
• Движение документов (технология Workflow);
• Рассылка документов;
• Подготовка отчетов;
• Хранение документов.

Состав системы

Работу системы ЕВФРАТ обеспечивают следующие модули:

• АРМ «Пользователь» — универсальное рабочее место пользователя;
• АРМ «Администратор» — рабочее место для настройки и администрирования системы;
• «Дизайнер маршрутов» — графический редактор для проектирования типовых маршрутов обработки документов;
• «Дизайнер форм» — графический дизайнер для создания и настройки регистрационно-контрольных карточек документов;
• «Менеджер журналов и отчетов» — графический дизайнер настройки отчетов и справок;
• «Настройка ЭЦП» — средство настройки электронно-цифровой подписи;
• «Монитор безопасности» — средство протоколирования системных событий и действий пользователей;
• «Почтовый клиент» — средство работы с сообщениями внешней электронной почты;
• «Взаимодействие удаленных серверов» — подсистема для обеспечения территориально-распределенного режима работы комплекса;
• «Автообработка документов и событий» — подсистема для автоматического выполнения задач по обработке документов (регистрация, построение отчетов, формирование и отправка писем и т. д.);
• «ЕВФРАТ API» — интерфейс прикладного программирования для интеграции системы с программными продуктами сторонних разработчиков.

Дополнительно в комплект поставки системы могут входить модули:

• «Архивариус» — средство для автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Работа с модулем осуществляется с помощью АРМ «Архивариус»;
• WEB-Сервер — средство для работы с документами и поручениями при помощи web-браузера через протоколы http и https. Позволяет организовать удаленный доступ к системе как для отдельных сотрудников, работающих с документами вне офиса, так и для удаленных подразделений с небольшим штатом. С помощью модуля становится возможна работа через АРМ «Мобильный клиент»;
• «Понимание документов» — решение, позволяющее системе ЕВФРАТ анализировать содержание документов, выделяя его смысловые части. Понятая таким образом информация автоматически переносится в регистрационно-контрольную карточку документа;
• «Работа с шаблонами» — подсистема, позволяющая автоматизировать подготовку бумажных документов путем перенесения данных регистрационно-контрольной карточки в шаблоны;
• «Автоимпорт документов» — подсистема для автоматического внесения в систему ЕВФРАТ документов, поступивших в электронном виде (как текст или графическое изображение), бумажном виде (после прохождения этапов сканирования и распознавания), а также полученных из форм, размещенных на web-сайтах.

Готовые конфигурации системы

Стандартная конфигурация системы ЕВФРАТ предназначена для автоматизации делопроизводства и документооборота, управления договорной деятельностью и содержит 5 регистрационно-контрольных карточек (РКК) документов и 10 шаблонов журналов, справок и отчетов.

В настоящее время система ЕВФРАТ, помимо стандартного комплекта поставки, предлагается в конфигурациях:

• «Быстрый старт»;
• «Быстрый старт + Шаблоны»;
• «Быстрый старт + Автоимпорт документов»;
• «Быстрый старт + Шаблоны + Автоимпорт документов»;
• «Быстрый старт для Администраций».

Узнайте больше!

Чтобы узнать, как система ЕВФРАТ поможет Вам повысить эффективность документооборота и бизнес-процессов, Вы можете Заказать презентацию системы в Вашем офисе по тел. (3412) 918-100.