Системный анализ бизнес процессов проводится с целью

Системный анализ — конструктивное направление исследования процессов управления

Системный анализ — это комплекс исследований, направленных на выявление общих тенденций и факторов развития организации и выработку мероприятий по совершенствованию системы управления и всей производственно-хозяйственной деятельности организации.

Системный анализ позволяет выявить целесообразность создания либо совершенствования организации, определить, к какому классу сложности она относится, выявить наиболее эффективные методы научной организации труда, которые применялись ранее.

Системный анализ деятельности предприятия либо организации проводится на ранних стадиях работ по созданию конкретной системы управления. Это обусловлено следующими причинами:

• продолжительностью и трудоемкостью работ, связанных с предпроектным обследованием;
• подбором материалов для проведения исследования;
• выбор метода исследования;
• обоснованием экономической, технической и организационной целесообразности;
• разработкой компьютерных программ.

Конечной целью системного анализа является разработка и внедрение выбранной эталонной модели системы управления.

В соответствии с главной целью необходимо выполнить следующие исследования системного характера:

1. выявить общие тенденции развития данного предприятия и его место и роль в современной рыночной экономике;
2. установить особенности функционирования предприятия и его отдельных подразделений;
3. выявить условия, обеспечивающие достижение поставленных целей;
4. определить условия, препятствующие достижению целей;
5. осуществить сбор необходимых данных для проведения анализа и разработки мероприятий по совершенствованию действующей системы управления;
6. использовать передовой опыт других предприятий;
7. изучить необходимые сведения для адаптации выбранной (синтезированной) эталонной модели к условиям рассматриваемого предприятия.

В процессе системного анализа находятся следующие характеристики:

1. роль и место данного предприятия в отрасли;
2. состояние производственно-хозяйственной деятельности предприятия;
3. производственная структура предприятия;
4. система управления и ее организационная структура;
5. особенности взаимодействия предприятия с поставщиками, потребителями и вышестоящими организациями;
6. инновационные потребности (возможные связи данного предприятия с научно- исследовательскими и проектно-конструкторскими организациями);
7. формы и методы стимулирования и оплаты труда сотрудников

Таким образом, системный анализ начинается с уточнения или формулирования целей конкретной системы управления (предприятия или компании) и поиска критерия эффективности, который должен быть выражен в виде конкретного показателя. Как правило, большинство организаций являются многоцелевыми. Множество целей вытекает из особенностей развития предприятия (компании) и его фактического состояния в рассматриваемый период времени, а также состояния окружающей среды (геополитические, экономические, социальные факторы).

Четко и грамотно сформулированные цели развития предприятия (компании) являются основой для системного анализа и разработки программы исследований.

Программа системного анализа в свою очередь включает перечень вопросов, подлежащих исследованию и их приоритетность. Например, программа системного анализа может включать следующие разделы:

• анализ предприятия в целом;
• анализ типа производства и его технико-экономическая характеристика;
• анализ подразделений предприятия, выпускающих продукцию (услуги) — основные подразделения;
• анализ вспомогательных и обслуживающих подразделений;
• анализ системы управления предприятием;
• анализ форм связей документов, действующих на предприятии, маршруты их движения и технология обработки.

Каждый раздел программы представляет собой самостоятельное исследование и начинается с постановки целей и задач анализа. Этот этап работы является наиболее важным, так как от него зависит весь ход проведения исследований, выбор приоритетных задач и в конечном итоге реформирование конкретной системы управления.

В табл. 2.1 показано, как могут быть увязаны конкретные цели и задачи анализа.

Как отмечалось выше, первостепенной задачей системного анализа является определение глобальной цели развития организации и целей функционирования. Имея конкретные, четко сформулированные цели, можно выявить и проанализировать факторы, способствующие либо препятствующие скорейшему достижению этих целей. Рассмотрим это на конкретных примерах.

Таблица 2.1. Основные цели и задачи анализа предприятия

На рис.2.1 приведен пример структуризации выбранных целей функционирования предприятия.

Рис 2.1. Фрагмент дерева целей организации

Как видно из рис. 2.1, для реализации цели 1 «Повышение эффективности функционирования предприятия» необходимо реализовать как минимум три цели:

1.1. «Внедрение новой техники»;

1.2. «Совершенствование организации производства»;

1.3. «Совершенствование системы управления».

Выявив указанные подцели, необходимо исследовать и проанализировать факторы, способствующие их достижению. Рассмотрим их в табл. 2.2 и 2.3.

Следует иметь в виду, что для анализа организации на основе системы целей необходимо выявить и сформулировать совокупность всех целей функционирования на каждом уровне системы управления. В таком случае дерево целей будет наиболее полным. Главная задача такой структуризации заключается в том, чтобы довести цель до каждого конкретного подразделения и исполнителя. Это является залогом успешной реализации функциональной стратегии организации.

Таблица 2.2. Факторы, способствующие достижению целей

Таблица 2.3. Исследование факторов, препятствующих повышению эффективности производства и управления

В результате проведения системного анализа необходимо дать предложения по обоснованию целесообразности рационализации системы управления.

Зачем нужен и как проводится анализ бизнес-процессов компании?

Анализ бизнес-процессов организации необходим для повышения эффективности ее работы.

Своевременное принятие соответствующих управленческих решений на основе исследования позволит компании занять лидирующее место в отрасли.

Сущность и цели

Анализом бизнес-процессов называется процедура систематического получения информации для определения, оценки, идентификации предмета исследования с целью его улучшения.

Необходимость в анализе вызвана конкурентным положением компании. Сравнение цен и затрат на продукцию разных участников рынка может помочь ей усовершенствовать свою работу.

Свидетельствовать о нестабильном положении фирмы могут следующие факты:

• высокие затраты на модернизацию оборудования при смене технологии изготовления продукции;
• существенные расходы на транспортировку и хранение внутри организации готовых изделий;
• низкий процент времени обработки в общем цикле, который проходит продукт от создания до продажи;
• длительное время поставки товара;
• чрезмерно широкий ассортимент производимой продукции;
• проблемы со сроками выполнения договоров.

Эти индикаторы относятся к ключевым процессам. Однако для оценки следует использовать информацию о всех видах деятельности производственного цикла фирмы.

Чтобы получить сведения о аспектах работы компании, используются следующие процедуры:

• аудит бухгалтерской отчётности;
• изучается производственная документация;
• описывается алгоритм производства;
• изучается процесс в действии.

Основной целью анализа бизнес-процессов является улучшение их работы посредством принятия наиболее эффективных управленческих решений. Успешная реализация задачи может быть достигнута следующими действиями, применяемыми в совокупности:

• определение финансовой отдачи от использования ресурсов процессов;
• исследование внутренних и внешних факторов, которые влияют на результаты деятельности фирмы;
• оценка выполнения установленного плана;
• анализ использованных возможностей предприятия;
• разработка плана оптимизации процессов.

Методы анализа

Выделяют несколько методик оценки процессов. С помощью любой из них можно рассмотреть этапы производственного цикла компании, оптимизировать работу предприятия.

SWOT-анализ

Данный способ предполагает изучение процесса с помощью определения его слабых и сильных сторон, возможностей улучшения и угроз снижения эффективности.

Алгоритм таков:

1. Опрос руководства и работников предприятия.
2. Обработка полученных результатов, оценка общих моментов в ответах.
3. Построение таблицы.

SWOT-анализ является инструментом подробной оценки процесса, результаты исследования могут быть использованы для дальнейшего поиска способов оптимизации работы предприятия.

Определение проблем процесса

Этот метод считается простейшим средством качественного исследования причин низкой эффективности производственного цикла организации. Его назначение состоит в установлении направления последующего углубленного анализа.

Алгоритм процедуры исследования следующий:

1. Формирование схемы бизнес-процесса с помощью отображения выполняемых функций и исполнителей.
2. Опрос руководителей и сотрудников, участвующих в анализируемом действии.
3. Установление проблемных участков.

Полученная схема обсуждается и анализируется, результаты исследования используются при планировании реорганизации и оптимизации бизнес-процесса.

Данный метод позволяет акцентировать внимание на деталях каждого из этапов производственного цикла.

Распределение по уровням

Ранжирование предназначено для характеристики наиболее крупных процессов предприятия. Алгоритм таков:

1. Составляется перечень основных этапов цикла.
2. Действия ранжируются в зависимости от степени важности, состояния, эффективности или любых других параметров.

Полученная информация позволяет принять решение, какой из процессов следует улучшать в первую очередь. Этот метод не подходит для составления долгосрочных проектов по корректировке деятельности компании, так как основан на быстром анализе ситуации.

Анализ по отношению к типовым требованиям

Каждый бизнес-процесс можно рассматривать с точки зрения соответствия неким универсальным требованиям. Чаще всего для сравнения используются международные стандарты качества продукции.

Если оценка показала, что исследуемый процесс удовлетворяет всем установленным положениям, то дальнейшая работа будет состоять в поиске способов улучшения уже имеющихся показателей.

Визуальный анализ графических схем

Метод заключается в изучении графического изображения этапов производственного цикла. Такой способ поиска возможностей оптимизации считается существенно ограниченным из-за ряда особенностей:

• подробно описать процесс с помощью одной схемы невозможно;
• любые ошибки при формировании делают анализ неэффективным;
• выводы можно сделать только при наличии практического опыта принятия лучших решений.

Алгоритм следующий:

1. Рассматривается каждая деталь процесса.
2. Анализируется содержание этапов цикла.
3. Устанавливается перечень необходимых документов.
4. Проверяется наличие информации во входящих бумагах.

По итогам полученной информации составляется таблица, в которой указываются все осуществляемые операции и составляемые документы. Оптимизация работы компании достигается с помощью поиска неиспользуемых бумаг, а также функций, которые не могут выполняться из-за отсутствия необходимых отчётов.

Графический анализ позволяется выявить лишние или дублируемые процессы, недостающие этапы цикла.

Используемые показатели

Анализ процессов осуществляется для оценки результативности производственного цикла компании. Для этого используется система показателей.

Существует три их вида:

1. Структурные. Они представляют собой соотношение исходных данных, при этом цифра в числителе является частью, принадлежащей показателю в знаменателе. Например:
2. Относительные показывают отношение показателей разных областей работы компании. Например, производительность продукции:
3. Коэффициенты показывают соотношение цифр разных периодов, но имеющих одинаковые единицы измерения. Например:

Процесс анализа и моделирования процессов организации в специализированной программе смотрите на следующем видео:

Анализ на примере конкретной компании

В ООО «Латея» проводится анализ процесса комплектации готовых изделий на складе. Он будет выглядеть следующим образом:

• Исследование проблем. В ходе работы выявлены слабые места:
  • неравномерная загрузка сотрудников;
  • не используются системы автоматизации;
  • отсутствие комфортных условий работы.
• Ранжирование причин. Установленные проблемы отсортированы в зависимости от степени важности.
• Предложены варианты решения:
  • мотивировать работников на постепенное выполнение заказов в течение периода;
  • установить причины неравномерной поставки продукции;
  • интегрировать информационные системы и связать базы данных по всему предприятию;
  • внедрить новые алгоритмы работы автоматизированных продуктов;
  • реконструировать здание для обеспечения физического комфорта сотрудников;
  • систематизировать стеллажи для облегчения доступа.

Устранение перечисленных проблем помогло компании увеличить скорость обработки заказов на складе.

Системный бизнес-анализ — это инструмент аудита, который позволяет выявить проблемы и запросы бизнес-проекта, а также разработать пути преодоления возникающих трудностей.

“В любой области бизнеса, если рассматривать её внимательно, существуют проблемы, которые можно решить с помощью систематизации. Вопрос только в том, хочет ли видеть их владелец. Если у него есть серьёзная цель — привести свою компанию на какой-то глобальный уровень, — то он будет искать и исправлять эти проблемы”.

Д. Тараненко, выпускник программы «Business Booster»

К бизнес-аналитикам обращаются как молодые, неопытные предприниматели, так и владельцы компаний, которые достигли качественно нового уровня развития и ощутили потребность во внедрении иной политики, инструментов, организационной системы, нежели те, что до применялись до сих пор.

Что представляет собой теория системного бизнес-анализа

Как научное направление бизнес анализ нацелен на изучение требований компании на текущем этапе развития, после определения которых становится возможным выстроить схему необходимых изменений, внедрив которые организация сможет выполнить свои стратегические цели.

Изменения могут касаться любой сферы деятельности предприятия: внутренней, внешней или кадровой политики, структурной организации, стратегии и тактики.

Практика системного бизнес-анализа включает следующие направления.

1. Аудит организации. Это направление изучает потребности бизнеса, «узкие места», определяет перспективные точки роста, а затем разрабатывает механизмы решения выявленных проблем. В результате компания получает: общую, но объективную картину положения дел; инструменты для выполнения конкретных задач, которые раньше реализовывались интуитивно; план реинжиниринга, повышающий эффективность существующих или заново сформированных бизнес-процессов.
2. Планирование и управление потребностями. Данное направление создаёт в компании процесс планирования запросов, определяя их приоритетность.
3. Сбор требований от заинтересованных лиц с помощью различных техник: изучение документов или интерфейсов, интервьюирование, опросы, наблюдения, моделирования.
4. Анализ требований подразумевает описание собранных запросов (или формулировку, если собственник затрудняется с детализацией запроса), с декомпозицией, достаточной для реализации на практике.
5. Коммуникация потребностей. Этот раздел использует методики объединения заинтересованных лиц вокруг сформулированного плана: все понимают, что, зачем, как делается, кто отвечает за каждый участок или этап.
6. Оценка и контроль решений. Системный подход  в бизнесе немыслим без мониторинга и корректировки действий. Бизнес-аналитик постоянно взаимодействует с владельцем: консультирует, отслеживает процесс внедрения новых технологий управления, участвует в разработке технической документации и стандартов.

Функции бизнес-аналитиков

Наука бизнес-анализа затрагивает слишком широкий круг проблем, чтобы один человек мог качественно вникнуть в каждую область деятельности бизнеса, поэтому как представители многих научных отраслей бизнес-аналитики предпочитают специализироваться на одном из секторов.

Стратег

В условиях современного рынка стратегические задачи приобретают первостепенное значение. Бизнес-аналитик, занимающийся стратегией, выполняет различные функции:

• анализирует тенденции рыночной ниши;
• выполняет стратегический анализ внутренней и внешней среды, необходимый для качественного стратегического планирования;
• оценивает проекты и направления деятельности компании на предмет финансовой целесообразности;
• просчитывает стратегические альтернативы;
• предлагает инновационные методы и инструменты.

Архитектор (аналитик бизнес-процессов)

Порой чтобы устранить проблемы, выявленные бизнес-аналитиком, компании нужно провести существенные изменения. На этом этапе на помощь руководству приходит специалист, который владеет навыками модернизации (усовершенствования) бизнес-процессов. Системный подход в реорганизации бизнес-процессов позволяет обеспечить целостное видение, синхронизировать все аспекты деятельности организации, направить их на достижение разработанных стратегических целей.

Потребность в бизнес-архитекторах растёт день ото дня, поскольку всё больше собственников понимают, как много зависит от архитектурного фундамента компании и системного анализа бизнес-процессов.

Системный аналитик

Чем отличаются бизнес-аналитик и системный аналитик? Специалисты шутят, что первый имеет 80% знаний по бизнесу и 20% по технологиям, а второй — наоборот. В какой-то степени так оно и есть: бизнес-аналитик формулирует потребности бизнеса, а системный аналитик реализует удовлетворение этих потребностей с помощью IT-технологий.

Инфотехнологии важны, но дороги даже для крупных компаний, поэтому помощь специалиста в подборе действительно эффективных инструментов автоматизации бизнеса существенно экономит затраты предприятия на реорганизацию.

Цели команды аналитиков

Общей целью аналитики является максимальное упрощение работы компании и повышение её эффективности (мы знаем, что эффективность определяется не суммой заработанных денег, а соотношением вложенных усилий и уровнем полученного результата).

Эта глобальная цель достигается через решение промежуточных задач.

1. Уменьшение затрат (в том числе, за счёт рационального бизнес-планирования) при соблюдении сроков закрытия проектов. Известно, что любое дополнительное время, затраченное на разработку и внедрение проекта, обходится дороже, чем оплата работ в запланированные сроки: в игру вступают дополнительные расходы, потерянные выгоды, сокращения расходов, не осуществлённые вовремя. Задача аналитика — гарантировать, что несмотря на непредвиденные обстоятельства, приоритетные задачи будут выполнены в срок.
2. Составление протокола требований. Внедряемые системные бизнес-технологии призваны максимально удовлетворять потребности пользователей. Поэтому задействованный аналитик должен иметь документацию с полным описанием требований, под которые он разрабатывает проект оснащения компании новыми инструментами.
3. Повышение эффективности проектов. Эффективность достигается двумя основными способами: опережение графика внедрения (по крайней мере, обеспечение отсутствия простоев) и профилактика переделок уже внедрённых звеньев. В результате предприятие получает выгоду в виде высвобождающихся ресурсов и не затрачивает человеко-часы на дополнительную работу.

Системный подход к реорганизации бизнеса

Как сделать бизнес системным? В первую очередь, следует понимать, чем системный бизнес отличается от бизнеса традиционного, «интуитивного»:

• традиционный владелец ориентируется на конечные показатели сотрудников и видов деятельности: (сколько вложено, сколько продано и т. д.), это правильный метод, но поверхностный, он не даёт ответов на многие вопросы, не выявляет ошибки, до тех пор, пока они не вырастут до размеров катастрофы; «интуитивный» бизнес допускает только точечное вмешательство, которое можно сравнить с наложением «заплаток» на слабые места;
• системный бизнес сосредоточен на правильном течении процессов, и это позволяет получать прибыль почти автоматически: при правильно выстроенном контроле любые ошибки выявляются в зародыше и притом немедленно.

Правила системного подхода к бизнес-процессам

Здоровый, развивающийся бизнес, имеющий стратегические цели, должен опираться на три основополагающих правила.

1. Внедрение новшеств. Реалии современного рынка таковы, что без инноваций компания быстро потеряет свою конкурентоспособность.
2. Количественная оценка внедрённых инноваций — понимание уровня инновационной активности и потенциала во многом определяет характер управленческих решений.
3. Порядок в бизнес-процессах. Поскольку системный подход понимает предприятие как совокупность взаимосвязанных процессов, руководитель должен помнить, что неполадки в одном процессе могут нарушать другие виды деятельности и влиять на конечный результат.

Принципы системного подхода к бизнесу

Построение системного бизнеса во многом зависит от соблюдения экономических принципов.

1. Собственник должен инициировать эффективные действия, а не реализовывать их, смешивая функции владельца и исполнительного директора.
2. Создание описание эффективных действий должно сопровождаться их внедрением на постоянной основе (шаблоны, скрипты, прочие регламенты).
3. Применение «рычагов» помогает получить лучшие результаты с меньшими затратами: проводить не одиночные испытания от резюме до подписания контракта, а запустить рекрутинговую автоворонку, чтобы к этапу личного интервью оставались только самые перспективные кандидаты; не приглашать клиентов в офис для обстоятельной презентации, а устроить конференцию и т. п.
4. Соблюдение порядка действий гарантирует порядок: выполнена фундаментальная работа — нужно её проанализировать, закрепить результат и только затем приступать к работе над деталями. Как пример: нет смысла оснащать свои офисы по последнему слову техники, пока у вас не отлажена надёжная система поставки сырья на производство.
5. Фокусировка на критике клиентов: системный бизнес всегда нацелен на удовлетворение потребностей клиента; таким образом, жалобы и замечания служат прекрасным индикатором системных недочётов.

Построение системного бизнеса

Организационная структура состоит из взаимодействия технических, экономических, социально-психологических, административных явлений и элементов.

Системное проектирование бизнеса основано на понимании, что любая организация создаётся для выполнения конкретных задач, следовательно, она должна обладать определёнными функциями, ресурсами, технологиями, носителями или пользователями которых являются наполняющие организацию элементы.

Построение новых или оптимизация уже функционирующих структур основывается на балансе компонентов, так называемой «триаде системного подхода».

• Цели и показатели: первые оправдывают существование предприятия, вторые характеризуют эффективность деятельности, направленной на достижение целей.
• Система деятельности, состоящая из структур, процессов, задач, должна постоянно оцениваться на предмет соответствия поставленным целям.
• Распределение ответственности за достижение запланированных целей должно проводиться согласно установленным в организации принципам, а также сопровождаться наделением соответствующими полномочиями (другими словами, нельзя спрашивать с сотрудника, который не наделён правом отдавать распоряжения, в императивном порядке организовывать мероприятия).

Системный процесс синтеза оргструктуры подразумевает, что данная последовательность выполняется несколько раз, на каждом шаге отдаляясь от центрального руководящего звена к периферийным узлам управления, приобретая всё большую детализацию, пока не превратится в конкретные скрипты, правила, инструкции.

Заключение

Как ни парадоксально, большинство экономических школ России не дают практически никаких полезных навыков: у нас учат экономистов, а не предпринимателей.

“Тренинги и семинары на которых я был до программы Высоцкого, безусловно, давали определённые знания, практическую информацию. Но как её структурировать, как применять для повышения эффективности бизнеса — этому нигде не обучают”.

Д. Тараненко, владелец компании «Сток Опт»

Конечно, рынок полон предложениями консалтинговых компаний, разрабатывающих и внедряющих системные бизнес-решения, однако зачастую это происходит как бы без участия собственника. Инструменты внедряются, процессы отлаживаются, но причинно-следственная связь от руководителя ускользает. А ведь, как мы убедились, развитие бизнеса — это спираль, значит, через какое-то время возникнет потребность снова реорганизовывать бизнес.

Поэтому разумно отдавать предпочтение программам, нацеленным одновременно на преобразование компании и на обучение её собственника.

Бизнес-процесс – ключевой элемент любого предприятия. Поэтому анализ бизнес-процессов – первый шаг на пути повышения эффективности работы. Найдешь слабое звено – и вся компания работает на порядок лучше.

Понятие анализа бизнес-процессов

Анализ бизнес-процессов подразумевает сбор данных, которые позволят получить всю важную информацию по каждому бизнес-процессу. Среди этих данных должны быть стоимостные показатели. По которым можно будет понять, какие затраты несет предприятие на реализацию данного бизнес-процесса.

Также проводится анализ показателей качества. Этот анализ может быть проведен по отзывам клиентов, количеству бракованной продукции, возникновению внештатных ситуаций. Например, срывов сроков выполнения заказов или невыполнения требований.

Важным элементом становится и анализ инструментов управления. Это дает возможность определить, нужно ли внедрение автоматизации в управленческие функции.

Цели

Цель анализа бизнес-процессов – улучшение работы предприятие. А это может быть достигнуто только через разработку таких управленческих решений, которые дадут наибольшую эффективность. Достижение этой цели обеспечивается решением следующих задач:

• расчет показателей эффективности использования ресурсов предприятия;
• определение тех факторов, которые присутствуют во внешней и внутренней среде и воздействуют на работу предприятия;
• определение уровня выполнения плана;
• проведения анализа того, насколько использованы все возможности предприятия;
• выработка решений, которые дадут возможность оптимизировать все бизнес-процессы.

Что включает базовая оценка?

Базовый анализ включает в себя целый комплекс мероприятий, которые заключаются в:

• исследовании всей информации по бизнес-процессу, которую только возможно собрать;
• измерение всех возможных показателей. В которые включают и производительность труда, и затраченное время, и количество сотрудников, и затраченные ресурсы, и все остальное. Все, что можно узнать и проанализировать;
• проведение сравнительного динамического анализа;
• формирование и оценка графических схем бизнес-процессов.

Виды анализа бизнес-процессов

Анализ бизнес-процессов проводится с помощью качественных и количественных методик.

Качественные методики предусматривают анализ ситуации на основании субъективной оценки, здесь возможно использование различных графических схем. Также проводится сравнение с типовыми требованиями и нормативными актами.

Количественные методики считаются более объективными. Именно в их рамках собирают, обрабатывают и анализируют все показатели продукции, делают оценку эффективности бизнес-процессов, определяют, насколько удовлетворены клиенты. После этого сравнивают все полученные показатели. Именно с помощью количественных методик возможно определение необходимости наличия в компании каждого из ее бизнес-процессов.

SWOT-анализ

SWOT-анализ – один из наиболее популярных качественных методов исследования.

Классический SWOT- анализ предусматривает создание таблицы с четырьмя полями – преимущества, недостатки, возможности и угрозы.

Это дает возможность получить основные сведения об эффективности работы предприятия и дальнейших путях ее повышения.

За долгое время использования SWOT-анализа эта методика многократно улучшалась. Стала использоваться таблица с 8 полями. В которой кроме классических добавлены поля – «Как преимущества помогут использовать возможности», «Как преимущества помогут преодолеть угрозы», «Как недостатки могут помешать использовать возможности», «Как недостатки могут привести к усилению угроз».

В последнее время появились методики проведения SWOT-анализа, в которых появляются и количественные характеристики. Так, проводится оценка вероятности возникновения определенных возможностей и угроз. Выявляется важность и опасность этих угроз и возможностей. Это позволяет использовать результаты SWOT-анализа обоснованно, меньше опираться на субъективизм.

Определение проблем процесса

Провести анализ бизнес-процессов можно и через выделение проблемных областей. Для этого создается укрупненная схема, на которой отображаются основные функции и исполнители. Проводят опросы работников и руководителей. В результате определяют те бизнес-процессы, которые представляют собой проблемные области.

Полученные результаты служат основанием для разработки планов реорганизации бизнес-процессов предприятия.

И эта методика тоже сейчас получила количественное выражение. На графических схемах отражают и затраты всех ресурсов – финансовых, трудовых, временных. Тщательный анализ подобных схем дает возможность определить полезные и бесполезные затраты ресурсов. Определить возможности сокращения бесполезных затрат. И тем самым оптимизировать бизнес-процессы предприятий.

Распределение по уровням

Использование этой методики предусматривает разбор всех операций и бизнес-процессов предприятия, оценку их важности и эффективности. В результате выделяют именно те процессы, которые необходимо срочно улучшать. Чаще всего этот метод используют в оперативном порядке, в основном – с использованием методов мозгового штурма.

Этот метод анализа наиболее субъективен, поэтому использовать его для планирования долгосрочных изменений не рекомендуется.

Анализ по отношению к типовым требованиям

Главная цель любого бизнес-процесса – достижение того уровня производства, при котором будет получен нужный уровень качества продукции.

Бизнес-процессы рассматриваются по их соответствию разработанным универсальным требованиям. В большинстве случаев для такого анализа можно использовать положения международных стандартов качества продукции.

Если оценка покажет, что рассматриваемый бизнес-процесс полностью соответствует всем требованиям, то работа с ним будет заключаться в улучшении достигнутых показателей.

Визуальный аудит графических схем

При использовании этого метода изучаются графические изображения, на которых отображены все этапы производственного цикла. При этом способе имеются некоторые особенности, которые ограничивают возможность поиска путей оптимизации:

• невозможность подробного описания всех процессов с помощью одной схемы;
• любая ошибка в составлении схемы сразу делает анализ неэффективным;
• обоснованный вывод может быть сформулирован только в том случае, когда руководитель имеет значительный практический опыт принятия управленческих решений.

Проведение анализа осуществляется по следующей схеме:

• проводится анализ каждого элемента бизнес-процесса;
• анализируются все этапы цикла;
• формируется список всех необходимых документов;
• проводится проверка информации во входящей документации.

На основе проведенного анализа формируется таблица, которая содержит информацию о всех операциях и документах. Оптимизация обеспечивается за счет исключения из оборота ненужных документов, а также выявления функций, выполнение которых невозможно.

Результатом проведения графического анализа становится выявление лишних или дублируемых процессов, а также недостающих этапов цикла.

Показатели эффективности БП

Для получения верного представления об уровне эффективности, которое показывает производство, нужно проведение тщательного анализа, расчет множества коэффициентов и составление общей картины работы фирмы.

Теоретически имеется возможность выведения обобщающего показателя эффективности производственной деятельности. Для этого достаточно использования очень простой формулы:

Э = Р / З

Э – эффективность работы фирмы.

Р – результаты работы производства.

З – уровень производственных затрат.

Все представляется очень простым и понятным. Однако в практической работе данная формула не находит применения. Ведь в ней подразумевается возможность сведения всех результатов и затрат к количественному показателю, что позволит провести расчет количественной эффективности.

В то же время в отдельных случаях возможна лишь качественная оценка, в этом случае свести все показатели к единому целому достаточно сложно.

Чтобы получить наилучшее представление о деятельности компании, можно провести финансовый анализ и рассчитать ряд частных показателей.

Все показатели могут быть представлены в нескольких категориях:

• экономическая эффективность производства;
• эффективность ресурсов, использованных в производственном процессе;
• эффективность трудовых затрат.

В каждой системе показателей эффективности производства содержится целый комплекс показателей, в которых отражен тот или иной аспект работы фирмы.

Представим их общую характеристику.

Показатели, характеризующие экономическую эффективность производственной деятельности.

Эта группа содержит показатели, характеризующие итоги предприятия в производственной работе за рассматриваемый временной промежуток. Расчет данных показателей использует сведения бухгалтерской отчетности. Анализ данных показателей предусматривает расчет следующих критериев:

• чистой прибыли;
• рентабельности продаж.

Показатель чистой прибыли подразумевает расчет суммы, которая остается у предприятия после того, как оно совершит все необходимые отчисления. Высокий размер чистой прибыли косвенно свидетельствует о то, что работа фирмы эффективна. Наличие чистой прибыли дает возможности расширения производства, ввода новых технологий, освоения новых методик.

Под рентабельностью продаж следует понимать значение, характеризующее долю чистой прибыли в каждом рубле реализованной продукции.

Следующая группа показателей представлена показателями, характеризующими эффективность того, как используются ресурсы и фонды.

Данная группа показателей дает возможность анализа эффективности использования предприятием собственных основных фондов и материально-производственных ресурсов.

Основными показателями рассматриваемой группы следует назвать показатели, характеризующие уровень:

• материалоемкости;
• затрат на единицу продукции;
• оборачиваемости оборотных средств;
• фондоемкости;
• фондоотдачи;
• фондовооруженности.

Показатель материалоемкости дает возможность оценки эффективности использования сырья и материалов.

Во многих случаях происходит сравнение данного показателя с уровнем норматива. В случае превышения итогового результата над единичным размером, есть основания для проведения анализа причин перерасхода сырья. В случае, когда результат ниже, чем единица, это говорит о том, что имеется экономия сырья.

Уровень затрат на единицу продукции дает возможность проанализировать себестоимость. В случае, когда значение показателя, деленное на уровень конечной стоимости, превышает единицу, можно говорить о том, что производство убыточно, так как размер себестоимости превышает цену. В этом случае необходимо проводить мероприятия, направленные на снижение себестоимости, либо повышать уровень отпускных цен.

Показатель оборачиваемости оборотных средств дает возможность анализа эффективности использования оборотных активов фирмы.

Рост показателя свидетельствует о возможности высвобождения денежных средств из оборота. Это дает возможность снижения потребности фирмы в оборотных средствах. Увеличение показателя возможно при использовании различных способов – снижение энергопотребления, модернизация производственного оборудования, внедрение новых технологий и разработок и т.д.

Показатель фондоемкости позволяет выявить уровень потребности фирмы в производственных фондах, используемых в производстве одной единицы продукции.

Одним из основных показателей, используемых с целью оценки эффективности использования основных фондов, является фондоотдача. Рост показателя свидетельствует о росте эффективности использования фондов и получения большего количества продукции от этих фондов.

Показатель фондовооруженности представляет собой относительный показатель, свидетельствующий об уровне средней стоимости основных средств, приходящихся на одного сотрудника. Это дает возможность оценки уровня обеспеченности персонала основными средствами.

Изучение уровня фондовооруженности должен проводиться в комплексе с анализом производительности. В том случае, когда уровень фондовооруженности выше, чем уровень производительности, есть основания для формирования выводов о неэффективной эксплуатации оборудования производственных помещений, о наличии неиспользуемой техники и простоях оборудования.

Показатели, характеризующие эффективность труда, могут выражаться не только в количественных характеристиках, но и в качественных. Выявлена прямая зависимость между уровнем эффективности и производительности. Рост производительности свидетельствует о росте эффективности.

Анализ эффективности труда сопровождается расчетом коэффициентов, характеризующих уровень:

• производительности труда;
• трудоемкости;
• выработки.

Анализ производительности труда дает возможность оценки уровня эффективности использования труда сотрудников. В общем виде данный коэффициент дает представление об уровне трудовых затрат на единицу произведенной продукции.

Показатель трудоемкости свидетельствует о том количестве труда, который должен быть затрачен работником с целью создания одной единицы продукции предприятия.

Под выработкой понимается то количество работы (как в качественных, так и в количественных характеристиках), которые выполняет один работник за единицу времени. Возможен расчет среднечасовых, дневных и месячных показателей, характеризующих объем выработки.

Повышение объема выработки свидетельствует о росте количества производимой продукции работником. Рост выработки свидетельствует также и о росте производительности труда, а также о росте эффективности производства.

Технология Process mining

Process mining представляет собой метод процессной аналитики. В сути своей он представляет собой совокупность методов и подходов, с помощью которых визуализируются и анализируются бизнес-процессы. Использование технологии предусматривает составление журнала событий, и построение модели процесса.

Результатом такого анализа становится выявление:

• ненужных циклов согласования;
• ненужных функций;
• неэффективных исполнителей;
• действий работников, в результате которых произошло ухудшение показателей.

Также использование данной технологи дает возможность посмотреть динамику развития процесса и изменения его в результате проведенных мероприятий.

Ограничением возможностей использования методики является необходимость предварительного ведения журнала событий. Поэтому ее невозможно применить на тех предприятиях, которые не используют ВРМ-системы, ERP и другие виды программного обеспечения.

Пример пошагового анализа бизнес-процессов

Проведем анализ бизнес-процессов ООО «Каскад».

Согласно полученным данным, общая продолжительность производственного процесса равна 19440 мин, при этом время создания ценности равно 2720 мин, что составляет 13,99% от общего времени производственного процесса. Следует сформировать вывод о том, что наибольшая часть времени, затрачиваемого на производственный процесс, является временем потерь, что свидетельствует о необходимости оптимизации организации производства.

Отметим, что значительное время производственного процесса отводится на операции, связанные с хранением, время которого составляет 2750 мин, что равно 14,15% общего времени. Наибольшее время, затрачиваемое при производстве – это время транспортировки – 12000 мин, что составляет 61,73% общего времени производственного процесса.

Построение карты будущего состояния основывается на понимании необходимости как можно большего сокращения выявленных потерь в виде непроизводительных затрат времени. На данном этапе необходимо разработать такие желательные показатели параметров процесса производства, которые будут наилучшими из возможных к достижению.

В результате внесенных изменений незначительно снизилось время создания ценности за счет использования более прогрессивных технологий и современного оборудования. Перепланировка размещения рабочих мест в цехах позволила сократить время на транспортировку и хранение, в результате чего общее время производственного процесса составило 5870 мин, из которых время создания ценности – 2420 мин или 41,23% общего времени.

Важным достижением созданной карты будущего потока создания ценности стало значительное сокращение объемов запасов и незавершенного производства, а также численности занятых работников.

Таким образом, проведенные изменения позволили значительно сократить время производственного цикла в основном за счет устранения непроизводительных потерь. Также произошло незначительное сокращение времени создания ценности за счет использования прогрессивных технологий и оборудования.

Современные подходы к анализу бизнес-процессов позволяют выявить слабые места, определить те точки, в которых предприятие теряет эффективность. Это дает возможность четко понять, где именно нужны улучшения, какие результаты они могут принести. И повысить эффективность работы с наименьшими затратами.

ВВЕДЕНИЕ 3
1 Роль и значение системного анализа в исследовании бизнес–процессов предприятия 4
2 Методическое обеспечение системного анализа бизнес–процессов 13
2.1 Принципы системного подхода и их применение в анализе бизнес–процессов 13
2.2 Классификация методических подходов системного анализа бизнес–процессов, основные показатели и критерии оценки 18
3 Разработка рекомендаций по совершенствованию методического инструментария для проведения системного анализа бизнес–процессов 22
3.1 Особенности бизнес–процессов, реализуемых на предприятии 22
3.2 Оценка действующего методического обеспечения проведения системного анализа бизнес–процессов на предприятии 35
3.3 Обоснование предложений по совершенствованию методического инструментария проведения системного анализа бизнес–процессов и оценка их результативности 37
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 40
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 42

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования обусловлена тем, что системный анализ в управлении предприятием играет немаловажную роль. Сегодня в России создается много предприятий, и значительная часть людей уже попробовала себя в качестве руководителей. Системный анализ помогает понять законы и принципы функционирования предприятия, и его бизнес–процессов и прививает умение использовать эти законы в практической деятельности.
Цель курсовой работы заключается в разработке рекомендаций по совершенствованию методического инструментария для проведения системного анализа бизнес–процессов.
Задачи курсовой работы включают в себя:
– раскрыть роль и значение системного анализа в исследовании бизнес–процессов предприятия;
– рассмотреть принципы системного подхода и их применение в анализе бизнес–процессов;
– осуществить классификацию методических подходов системного анализа бизнес–процессов, основные показатели и критерии оценки;
– раскрыть особенности бизнес–процессов, реализуемых на предприятии;
– оценить действующее методическое обеспечение проведения системного анализа бизнес–процессов на предприятии;
– обосновать предложения по совершенствованию методического инструментария проведения системного анализа бизнес–процессов и оценка их результативности.
Объектом исследования выступает ПАО «Газпром».
Предметом исследования является система бизнес–процессов предприятия.

1 Роль и значение системного анализа в исследовании бизнес–процессов предприятия

Системный анализ в исследовании бизнес–процессов предприятия представляет собой набор комплексных моделей управления, которые обеспечивают интеграцию различных бизнес–связей предприятия. Это относится к ИТ–инструментам, которые способствуют интеграции и корректировке бизнес–методов и решений между людьми, системами в соответствии с изменениями в бизнес–среде.
Интернет используется для передачи информации, синхронизации данных, бизнес–мониторинга, а также для непрерывной модернизации и оптимизации бизнес–процессов предприятия с целью реализации межведомственных, межпартнерских и клиентских корпоративных операций. Очевидно, что управление бизнес–процессами не только охватывает сферу реализации процессов и мониторинга процессов традиционного «рабочего процесса», но и преодолевает узкое место традиционной технологии «рабочего процесса» [12, c. 49].
Благодаря моделированию, автоматизации, управлению, мониторингу и оптимизации всего жизненного цикла внутренних и внешних бизнес–процессов предприятия затраты предприятия снижаются, а его прибыль может быть значительно увеличена. Запуск системного метода в управлении бизнес–процессами – это эпохальный скачок в концепции управления бизнесом.
Задачи системного метода в управлении бизнес–процессами:
– Руководители бизнеса надеются, что процессы предприятия могут быть синхронизированы с меняющейся бизнес–средой, в то время как ИТ–руководители надеются быстро реагировать на меняющиеся потребности бизнеса и вносить изменения с меньшими затратами.
– Бизнес–менеджеры надеются провести всесторонний мониторинг и анализ эффективности внедрения корпоративных процессов, лучше координировать бизнес и принимать более быстрые и эффективные решения.
– Бизнес–систем становится все больше, и они становятся все более сложными.
Система управления бизнес–процессами построена на промежуточной платформе, использует открытые технологии и промышленные стандарты и может стать незаменимой инфраструктурой процессов для стратегий корпоративной архитектуры предприятий ТЭК [10, c. 112].
Системный подход к управлению бизнес–процессами охватывает полный цикл управления объединением процессов, моделированием, интеграцией, эксплуатацией, мониторингом, анализом и оптимизацией.
План системного анализа бизнес–процессов предусматривает:
– Моделирование и эксплуатация процессов;
– Интеграция внутренних приложений и новые приложения;
– Анализ и оптимизация процессов;
– Управление процессами и знаниями;
– Стратегия платформизации предприятия;
– Обновление совместного решения.
Системный анализ не только охватывает весь процесс настройки процессов, выпуска, конфигурации управления, эксплуатации и мониторинга, но также предоставляет интерфейс ключевых показателей эффективности процессов для облегчения сбора пятиэлементных показателей процесса (время, качество, количество, риск, стоимость) и другие показатели эффективности, а также обеспечивает основу для управления, надзора, оценки и оптимизации бизнес–процессов.
В современной организационной управленческой деятельности организационные структуры и технологические операции представляют собой вертикальные линии управления и горизонтальные линии управления на современных предприятиях. Среди них вертикальная линия управления разъясняет разделение труда между членами организации (стратегические цели предприятия, функции и должностные обязанности отдела и т.д.), а горизонтальная линия управления разъясняет сотрудничество членов организации. Этот способ разделения труда и сотрудничества представляет собой сочетание горизонтального и вертикального управления и модели управления предприятием.
Система управления бизнес–процессами использует современные программные технологии документооборота для стандартизации, стандартизации и автоматизации этих линий управления, тем самым эффективно повышая эффективность бизнес–операций, снижая затраты и обеспечивая гарантию достижения стратегических целей предприятия.
Важно раскрыть современное состояние и проблемы системного подхода к управлению бизнес–процессами предприятия. Процесс утверждения бизнес–процессов некоторых малых и средних предприятий по–прежнему осуществляется с помощью традиционного метода рукописной подписи, который не реализуется через информационную систему. Мониторинг и оценка связанных предприятий не могут быть достигнуты, а статистический анализ исторических данных очень сложен и недостаточно точен [13, c. 165].
Хотя некоторые крупные и средние предприятия применили систему OA, функцию передачи документов в системе OA сложно настроить или точно соответствовать фактической ситуации на предприятии. В результате можно управлять только некоторыми простыми процессами, такими как отпуск и возмещение расходов, в то время как сложные процессы управления бизнесом труднодостижимы [9, c. 384].
Некоторые предприятия прошли сертификацию (например, ISO9000), но не имеют соответствующих информационных систем для укрепления и стандартизации соответствующих процессов. Предприятия тратят много рабочей силы и материальных ресурсов на управление и надзор, но эффект не идеален.
Системный анализ может не только легко реализовать процесс управления и вспомогательный процесс предприятия, но и реализовать сложный процесс бизнес–операций. В то же время, в сочетании с электронной почтой, SMS и инструментами отчетности с открытым исходным кодом, система управления бизнес–процессами может просматривать ход процесса в режиме реального времени и участвовать в обработке, обеспечивая мощную поддержку для автоматизации процессов предприятия и реинжиниринга процессов, чтобы постоянно повышать эффективность работы предприятий ТЭК, быстро реагировать на изменения в потребностях клиентов и постоянно повышать конкурентоспособность отрасли.
Чтобы решить проблему децентрализованных и неупорядоченных операций, процессы разных предприятий различаются с точки зрения этапов потока и обрабатываемых данных. Благодаря функции визуальной настройки процесса в системном анализе легко настроить процесс, соответствующий реальной ситуации предприятия, для удовлетворения различных бизнес–потребностей.
Решение проблемы операционных полномочий оператора, эксплуатация является наиболее важным фактором риска, а также решение вопросов оператора «что можно сделать» с операционного уровня.
Системный анализ позволяет адаптироваться к различным потребностям бизнес–процессов разных предприятий. Процессы разных предприятий различаются с точки зрения этапов потока и обрабатываемых данных. Благодаря функции визуальной настройки процесса легко настроить процесс, соответствующий реальной ситуации предприятия, для удовлетворения различных бизнес–потребностей разных предприятий.
Функциональный модуль системного анализа в исследовании бизнес–процессов предприятия:
– Управление системой: реализация функций обслуживания организации, пользователей, разрешений и системной инфраструктуры;
– Управление клиентами, поставщиками и продуктами: обеспечивает поддержание основной информации о клиентах и контактах; поддержание информации о поставщиках и продуктах, которые они продают;
– Управление продажами: контроль ежедневных сообщений о продажах и посещениях;
– Управление проектом: организация контроля за ходом реализации проекта от создания проекта до приемки и послепродажного обслуживания;
– Управление финансами: управление заявками на расходы, возмещением, сбором и оплатой.
– Определение процесса: выявление потока процессов в соответствии с реальной ситуацией на предприятии. Что касается бизнес–процессов, здесь можно признать несколько концепций.
Функциональные границы и границы системы следует учитывать при определении систем:
1. Определить бизнес–процессы
Бизнес–процессы обычно делятся на основные процессы, отраслевые процессы и альтернативные процессы. Основной линейный процесс – это основной бизнес–процесс, такой как разведка и добыча. Процесс варианта является независимым вариантом в рамках основного бизнеса, то есть нетрадиционным процессом. Процесс подачи заявок – это процесс поддержки плавного развития бизнеса и некоторых дополнительных услуг, таких как консультации с клиентами и процессы рассмотрения жалоб клиентов.
2. Определить процесс управления.
В повседневной работе, при нормальных обстоятельствах, существует не так много процессов управления, есть три основные категории.
3. Оценить приоритет бизнес–процессов.
Оценку приоритета процесса с точки зрения двух аспектов основного бизнеса и частоты использования можно разделить на критическую, важную, полезную и общую.
4. Анализ бизнес–процессов.
Выбрать подходящий UML для описания процесса, построить основную часть процесса, определить контрольные точки в дополнительном процессе.
5. Оптимизация бизнес–процессов [14, c. 418].
Заслуживает быть отмеченным, что управление бизнес–процессами представляет собой усовершенствование анализа бизнес–функций, в результате чего получается схема бизнес–процессов. Целью анализа бизнес–процессов является формирование разумного и научного бизнес–процесса.
Содержание анализа бизнес–процессов:
1) Анализ исходного процесса;
2) Оптимизация бизнес–процессов;
3) Определить новый бизнес–процесс;
4) Человеко–машинный интерфейс новой системы [8, c. 221].
На основе анализа организационной структуры и диаграммы бизнес–функций можно решить, на каком отделе сосредоточиться на следующем шаге, а затем провести подробное исследование бизнес–информации отдела, бизнес–процессов и т.д.
Цель анализа процессов состоит в том, чтобы понять процесс каждого бизнес–процесса, прояснить деловые отношения между различными подразделениями, прояснить значение каждого бизнес–процесса, предоставить предложения по рационализации и трансформации бизнес–процессов и обеспечить основу для изменений в потоке данных системы.
Системный подход к анализу бизнес–процессов заключается в описании и оптимизации конкретного процесса бизнес–деятельности (содержание, этапы и т.д.) предприятия. Здесь важно нарисовать схему бизнес–процессов каждого отдела; обсудить с деловым персоналом в различных отделах, соответствует ли схема бизнес–процессов реальной ситуации; проанализировать проблемы в бизнес–процессе (есть ли необоснованные процессы/связи); обсудить это с бизнес–персоналом из различных отделов и предложить планы по улучшению;
отправить новую схему бизнес–процессов лицу, принимающему решения, чтобы определить разумный и реалистичный бизнес–процесс.
Обследование системной среды включает уровень управления существующей системой, точность исходных данных, являются ли правила и положения полными и практичными, имеют ли руководители всех уровней более четкое представление о разработке новых бизнес–процессов и может ли организация–пользователь мобилизовать персонал, который более опытен в управлении бизнесом отрасли, глубоко понимает проблемы, существующие в организации, и с энтузиазмом относится к реформе. Кроме того, необходимо изучить состояние оборудования исходной системы.
В ходе исследования необходимо детально разобраться в разделении бизнеса между персоналом каждого отдела и именами соответствующих сотрудников, должностными обязанностями, содержанием принятия решений, проблемами и требованиями к новой системе [15, c. 38].
Эффективность предприятия неотделима от анализа бизнес–процессов предприятия. Информационные технологии предприятия являются наиболее важным средством для предприятия по реструктуризации своих бизнес–процессов. Эффективно и необходимо проводить исследования предприятия с точки зрения бизнес–процессов предприятия. Независимо от цели предприятия достичь информатизации или провести реорганизацию бизнес–процессов, это одно и то же, и это имеет основополагающее значение для повышения эффективности различных цепочек создания стоимости предприятия [7, c. 213].
Следует отметить, что появление реорганизации бизнес–процессов – это трансформация модели управления предприятием, вызванная обобществленным производством среднего и крупного промышленного крупномасштабного производства, к информационному персонализированному производству. Промышленное крупномасштабное производство решает проблему эффективности производства, но оно характеризуется закреплением промышленных работников на сборочной линии, а цепочка управления предприятием растягивается по уровням управления, что приводит к пассивации корпоративного поведения.
Значение вклада информатизации предприятия в бизнес–процессы включает:
– Создать более эффективную систему принятия решений: когда сотрудники предприятия могут в полной мере обмениваться информацией, можно сформулировать более подробные бизнес–правила, чтобы сократить время принятия решений и быстрее реагировать.
– Повышение эффективности работы предприятий: с помощью информационной системы быстрее передаются производственные инструкции, инструкции по развертыванию логистики и сложные операции планирования для достижения цели увеличения производственных мощностей и снижения затрат.
– Цепочка создания стоимости бизнес–процессов: значение информационной системы, поддерживающей реорганизацию бизнес–процессов, повышает ценность цепочки процессов. После завершения информационной системы цепочка процессов может быть расширена до более широкого диапазона, и ценность индивидуального поведения для корпоративных процессов может быть лучше проанализирована и использована.
– Вклад в ядро управления: ядро управления предприятием включает логистику, информационные потоки и потоки капитала. С помощью информационных технологий эти потоки могут быть более плавными. В ходе исследования необходимо глубоко проанализировать, находится ли предприятие в процессе информатизации и являются ли эти факторы управления более четкими и ясными. Бизнес–схема – это графическое представление результатов обследования бизнес–процессов. Это в основном отражает процесс обработки бизнеса различными подразделениями существующей системы, разделение труда и контакты между ними, а также логистику и передачу информационных потоков и взаимосвязи потоков, соединяющих различные отделы.
Диаграмма бизнес–активности – это комплексная модель, которая представляет ситуацию бизнес–процесса. Основные области применения заключаются в следующих аспектах:
1. Во время исследования бизнес–процессов может быть использован для идентификации бизнес–процессов;
2. Во время анализа бизнес–процессов можно использовать для описания нового бизнес–потока;
3. Во время внедрения бизнес–процессов можно использовать для постоянной оптимизации бизнес–процессов [16, c. 188].
Преимущество системного подхода к исследованию бизнес–процессов заключается в том, что он может разделить сложную деятельность предприятия на несколько небольших видов деятельности более низкого уровня, чтобы результаты анализа могли быть лучше представлены. Это предполагает от самого высокого уровня бизнеса до самого низкого уровня бизнес–функций [6, c. 314].
Таким образом, на предприятии система имеет общую цель. Для достижения этой цели функции каждой подсистемы должны быть выполнены, и выполнение функций каждой подсистемы зависит от выполнения следующих более конкретных функций. Задача исследования функциональной структуры состоит в том, чтобы понять или определить эту функциональную структуру системы. Исследование и анализ бизнес–процессов управления направлены на выяснение того, как выполняются функции управления в соответствующих подразделениях, а также некоторых деталей работы по обработке информации после завершения этих функций.

2 Методическое обеспечение системного анализа бизнес–процессов

2.1 Принципы системного подхода и их применение в анализе бизнес–процессов

Системный подход в анализе бизнес–процессов представляет собой целенаправленный и поэтапный процесс исследования и анализа, который предоставляет лицам, принимающим решения, информацию и материалы, необходимые для непосредственного определения и принятия решения об оптимальном системном решении, что становится важным процессом и основным компонентом системного проектирования. Он имеет широкий спектр применений и обычно используется для анализа основных и сложных проблем, таких как анализ и выбор политических и стратегических вопросов, разработка и проектирование новых технологий, а также анализ ввода, обработки и вывода корпоративных систем [5, c. 4].
На рисунке представлены принципы системного подхода к исследованию бизнес–процессов.

Рисунок 1 – Принципы системного подхода к исследованию бизнес–процессов

В широком смысле системный анализ – это системная инженерия; в узком смысле это метод и инструмент для решения задач оптимизации решений и принятия решений с использованием данных и связанных с ними методов и инструментов науки об управлении для изучения конкретных проблем. Термин «системный анализ» был впервые предложен корпорацией «Rand» в Соединенных Штатах в конце 1940–х годов. Сначала он был применен к исследованию оружейных технологий и оборудования, а затем обратился к национальной системе оборонного оборудования и экономическим областям. С развитием науки и техники сфера применения постепенно расширялась, включая разработку политики, организационные системы, логистику и анализ информационных потоков. В начале 1960–х годов департаменты промышленного и сельскохозяйственного производства Китая экспериментировали с методом общего планирования, и в департаменте науки и техники национальной обороны появились институты «отдела общего проектирования», все из которых использовали метод систематического анализа [17, c. 178].
Один из представителей корпорации «Rand» в Соединенных Штатах, считает, что существует пять элементов системного анализа:
1) Желаемая цель. Сложные системы являются многоцелевыми. Графические методы обычно используются для построения диаграмм целей или деревьев целей, а также системных диаграмм целевых средств, соответствующих многоуровневым целям. Установление целей и средств их достижения заключается в получении осуществимых решений. Осуществимый план является самым сильным (защита от помех), наиболее адаптируемым (адаптация к изменившимся целям), наиболее надежным (работает нормально в любое время) и наиболее реалистичным (с возможностью реализации) из различных планов.
2) Различное оборудование и технологии, необходимые для достижения ожидаемых целей.
3) Обеспечение ресурсов и средств, необходимых для каждой программы.
4) Создание математической модели плана.
5) В соответствии с критериями оценки оптимальной стоимости и эффекта. Этапы систематического анализа, как правило, следующие: определение целей, создание моделей, оптимизация системы (использование моделей для оптимизации возможных решений) и систематическая оценка (на основе количественного анализа, учета других факторов и выбора наилучшего решения путем всесторонней оценки) [1, c. 218].
Системный анализ также должен соответствовать сочетанию внешних условий и внутренних условий; сочетанию текущих интересов и долгосрочных интересов; сочетание местных интересов с общими интересами; некоторые принципы сочетания количественного анализа с качественным анализом. Научным методом реформирования собственной системы новостной организации является системный анализ. В соответствии с целями реформы можно создать новую институциональную модель; проанализировать различные переменные и факторы, и их взаимосвязи на основе модели и определите ряд возможных решений; затем оцените решения и выберите наилучшие решения [11, c. 48].
С помощью математических методов и вычислительных методов анализ и сравнение различных программ оцениваются количественно, а различия между различными программами отображаются с помощью конкретных количественных понятий.
Основываясь на выводах системного анализа, можно разработать оптимальный системный план для достижения наилучшего использования талантов и материалов при определенных условиях.
Элементы системного анализа бизнес–процессов в основном включают: цель; план; модель.
Основные шаги системного анализа в исследовании бизнес–процессов:
1 Сделать систематическое объяснение объекта исследования и проблем, которые необходимо решить, цель состоит в том, чтобы определить цель и объяснить направленность и масштаб проблемы;
2 Собирать данные, анализировать взаимосвязи между различными факторами с помощью данных на основе систематического анализа и искать возможные решения проблем;
3 Создать различные математические модели в соответствии с характером и требованиями системы;
4 Использовать математические модели для сравнения и взвешивания плюсов и минусов различных решений;
5 Определить оптимальное решение. После анализа, если руководство не устраивает выбранное решение, можно провести повторный анализ в соответствии с первоначальными шагами. Успешный системный анализ требует многократных итераций и сравнений различных программ для поиска оптимального решения.
Можно внимательно сосредоточится на конечной цели создания системы, проанализируйте и сделать выбор в отношении различных решений системы, а также избегать отклонения от нее и слепого использования передовых технологий или ограничения необходимых инвестиций. Отталкиваясь от общей концепции системы в целом, стремиться к общей оптимизации [2, c. 22].
С методологической точки зрения системный анализ требует, с одной стороны, использования методов научного анализа и инструментов количественного анализа, а с другой стороны, необходимо использовать интуитивное суждение и богатый опыт аналитиков и лиц, принимающих решения. Они чередуются и сливаются друг с другом и, наконец, достигают цели оптимизации.
Среди множества проблем системного анализа важно обратить внимание на выявление основных противоречий и попытаться найти пути и средства для решения основных противоречий.
На этапе системного анализа логическая структура системы должна полностью отражать функции и производительность системы в следующих трех аспектах:
1) Информация. Полное описание всей информации, обрабатываемой в системе предприятия;
2) Поведение. Полное описание обработки или функции, необходимых для изменения состояния системы;
3) Представительство. Подробное описание внешнего интерфейса и интерфейса системы.
Системный анализ является наиболее базовым методом консультирования и исследований. Можно рассматривать сложный консалтинговый проект как системную инженерию. Благодаря системному объективному анализу, анализу системных элементов, анализу системной среды, анализу системных ресурсов и анализу системного управления можно точно диагностировать проблемы, глубоко выявлять причины проблем и эффективно предлагать решения и удовлетворять потребности клиентов [12, c. 43].
Таким образом, метод системного анализа бизнес–процессов относится к консультационному методу рассмотрения проблемы, подлежащей решению, как системы, всестороннего анализа элементов системы и поиска возможных решений проблемы. Системный подход к анализу – это стратегия исследования, которая может определить природу и причину проблемы в неопределенных обстоятельствах, уточнить цели консультирования, найти различные возможные решения и сравнить эти решения с помощью определенных критериев, чтобы помочь лицам, принимающим решения, сделать научный выбор по сложным вопросам и условиям бизнеса. Кроме того, выделены основные принципы системного подхода к исследованию бизнес–процессов: совместное рассмотрение системы как единого целого и как совокупности частей; учет изменяемости системы, ее способности к развитию, накапливанию информации с учетом динамики окружающей среды; ответственность за выбор глобальной цели. Оптимум подсистем не является оптимумом всей системы; совместное рассмотрение структуры системы и функций с приоритетом функций над структурой; сочетание децентрализации и централизации; учет соподчинения и ранжирования частей; учет вероятностного наступления события; степень выполнения решений и выводов.

2.2 Классификация методических подходов системного анализа бизнес–процессов, основные показатели и критерии оценки

Основные методические подходы системного анализа бизнес–процессов:
1) Метод анализа системных функций;
2) Метод анализа системной логики;
3) Технология системного проектирования [3, c. 37].
Методология включает в себя: матрица ADL, модель анализа шести сил, бостонскую матрица, метод сравнительного анализа, анализ пяти сил Портера, цепочка создания добавленной стоимости Портера, матрица трех или четырех правил BCG, модель CSP, метод анализа Дюпона, матрица GE, расширенный SWOT–анализ, анализ акционерной стоимости, модель спроса и предложения, ключевые факторы успеха, определение основной конкурентоспособности, модель призмы производительности, причинно–следственная связь конкурентного преимущества, метод принятия решений KT, модель McKinsey 7S, модель McKinsey 5CS, модель SFO, модель анализа SCP и др.
Конкретные этапы метода системного анализа бизнес–процессов включают: определение проблем, определение целей, исследование и сбор данных, предложение альтернативных решений и критериев оценки, оценку альтернативных решений и предложение наиболее осуществимых решений.
Так называемая проблема – это разрыв между реальной ситуацией и запланированной целью или идеальным состоянием. Существует два основных содержания системного анализа: одно состоит в том, чтобы выяснить проблему и ее причину; другое предложить наиболее приемлемое решение проблемы. Так называемая квалифицированная проблема заключается в выяснении характера или характеристик проблемы, масштабов и степени воздействия проблемы, времени и среды, в которых возникла проблема, а также симптомов и причин проблемы.
Цели системного анализа бизнес–процессов должны быть определены в соответствии с требованиями заказчика и пониманием проблем, которые необходимо решить. по возможности, они должны быть выражены в максимально возможной степени с помощью показателей для количественного анализа. Цели, которые не могут быть описаны количественно, также должны быть объяснены как можно более четко словами, чтобы провести качественный анализ и оценить эффективность систематического анализа [15, c. 93].
Расследование, исследования и сбор данных должны вращаться вокруг причины проблемы. С одной стороны, необходимо проверить предположения, сформированные на определенном этапе проблемы, а с другой стороны, необходимо изучить первопричину проблемы и подготовиться к следующему шагу.
Существует четыре широко используемых метода исследования, а именно чтение документов, интервью, наблюдения и опросы.
Собранные данные и информация включают факты, мнения и взгляды. Необходимо хранить данные и информацию, проводить перекрестную проверку и обеспечивать подлинность и точность.
Благодаря углубленному расследованию и исследованиям могут быть окончательно определены реальные проблемы, требующие решения, и могут быть выяснены основные причины проблем. На этой основе могут быть целенаправленно предложены альтернативные решения проблем. Альтернативы – это предложения или проекты, которые могут быть выбраны для решения проблем и достижения целей консультирования. для дальнейшей оценки и отбора следует предложить более двух альтернатив. Для того чтобы оценить альтернативы, необходимо исходить из характера проблемы и условий, имеющихся у заказчика.
В соответствии с вышеуказанными ограничениями или критериями оценки можно оценить варианты решения проблемы. Оценка должна быть всеобъемлющей, учитывающей не только технические факторы, но также социально–экономические и другие факторы. Группа по оценке должна иметь определенное представительство. В дополнение к консультированию членов проектной команды, для участия также должны быть привлечены представители организаций–клиентов [4, c. 219].
Наиболее осуществимый план не обязательно является лучшим планом. Это наиболее реалистичный и осуществимый план, выбранный в соответствии с критериями оценки в рамках ограничений. Если клиент удовлетворен, системный анализ достигает поставленной цели. Если клиент не удовлетворен, необходимо провести переговоры с заказчиком, чтобы скорректировать ограничения или критерии оценки, или даже переквалифицировать проблему и начать новый раунд систематического анализа до тех пор, пока клиент не будет удовлетворен [8, c. 160].
Количественные показатели оценки бизнес–процессов группируются в зависимости от:
— расходов по каждому выделенному процессу и ставки драйверов расходов (метод АВС–анализа);
— стратегических планов, рассмотренных с точек зрения перспективы обучения и развития персонала, перспективы бизнес–процессов, перспективы клиентов, финансовой перспективы (система сбалансированных показателей (Balanced Scorecard, BSC);
— возможности проведения реального эксперимента в рамках сложной системы (имитационное моделирование);
— показателей сложности, процессности, контролируемости, ресурсоемкости, регулируемости (экспресс–метод оценки бизнес –процессов);
— критических факторов успеха организации (методика С. М. Ковалева и В. М. Ковалева);
— эффективности процесса по стоимости, времени и качеству (методика оценки экономической эффективности бизнес–процессов предприятия Л. А. Козерод).
Также выделяются три группы показателей:
— показатели бизнес–процесса – числовые величины, которые характеризуют ход процесса и финансовые, временные, ресурсные, трудовые затраты;
— показатели продукта (услуги) – числовые величины, которые характеризуют продукт (услугу) как результат выполнения процесса. Например, абсолютный объем услуг, соответствие объема услуг заказанному или необходимому объему, количество ошибок при предоставлении услуги, соответствие номенклатуры предоставленных услуг требуемым услугам;
— показатели удовлетворенности клиентов процесса – числовые величины, которые характеризуют степень удовлетворенности потребителей результатом процесса. При этом важно различать удовлетворенность внутреннего или внешнего потребителя выходом процесса и удовлетворенность конечного потребителя продукцией или услугой.
Таким образом, основные методические подходы системного анализа бизнес–процессов: метод анализа системных функций; метод анализа системной логики; технология системного проектирования. Среди групп показателей системного анализа выделяют показатели бизнес–процесса, продукта и удовлетворенности клиентов процесса. В соответствии с определенными ограничениями или критериями оценки можно оценить варианты решения проблемы бизнес–процесса в рамках системного метода. Оценка должна быть всеобъемлющей, учитывающей не только технические факторы, но также социально–экономические и другие факторы.

3 Разработка рекомендаций по совершенствованию методического инструментария для проведения системного анализа бизнес–процессов

3.1 Особенности бизнес–процессов, реализуемых на предприятии

ПАО «Газпром нефть» — это вертикально–интегрированная нефтяная компания (ВИНК), основными видами деятельности которой являются разведка и разработка месторождений нефти и газа, реализация добытого сырья, а также производство и сбыт нефтепродуктов. «Газпром нефть» входит в тройку лидеров по объемам нефтепереработки в России.
Необходимо провести анализ динамики изменения технико–экономических показателей ПАО «Газпром нефть». Данные представлены в таблице 1.
Таблица 1 – Основные технико–экономические показатели ПАО «Газпром нефть» за 2018–2020 гг.

Можно сделать вывод, что в 2019 году происходит увеличение объема переработки на 328,5 тысяч т в абсолютном выражении и 2,8% в относительном выражении. В свою очередь в 2020 году на фоне снижения мирового спроса объем переработки сокращается на 1 222,6 тысяч т в абсолютном выражении и 10,2% в относительном выражении. Можно также отметить, что товарная продукция в 2019 году увеличивается на 5,6%, но уже в 2020 году сокращается на 780,2 млн рублей в абсолютном выражении и 13,8% в относительном выражении. Заслуживает быть отмеченным ежегодное сокращение реализованной продукции:
– в 2019 году по сравнению с 2018 годом сокращение составляет в абсолютном выражении 227,7 млн рублей и в относительном выражении 4,2%;
– в 2020 году по сравнению с 2019 годом сокращение составляет 332,1 млн рублей в абсолютном выражении и в относительном выражении 6,4%.
Стоимость основных фондов ежегодно увеличивается. Так, в 2019 году темпы роста составляют 0,2%, но уже к 2020 году ускоряются до 0,3% и стоимость ОПФ составляет 1 164 млн рублей.
Стоимость оборотных средств в 2019 году увеличивается на 2,2 млн рублей в абсолютном выражении и 1,6% в относительном выражении. Однако, уже в 2020 году происходит сокращение на 5,7 млн рублей в абсолютном выражении и 4,2% в относительном выражении.
Численность персонала остается в 2018–2020 годах практически неизменной. В свою очередь фонд оплаты труда ежегодно увеличивается, что свидетельствует о совершенствовании системы материальной мотивации:
– в 2019 году по сравнению с 2018 годом происходит увеличение на 24 млн рублей в абсолютном выражении и 15,1% в относительном выражении;
– в 2020 году по сравнению с 2019 годом происходит увеличение на 7,3 млн рублей в абсолютном выражении и 4% в относительном выражении.
Глубина переработки ежегодно сокращается в среднем на 2%. В свою очередь затраты на производство товарной продукции в 2020 году сокращаются на 8%, а прибыль от реализации уменьшается в отчетном периоде на 32,2% или 273,5 млн рублей.
Таким образом, на фоне сокращения объем переработки в 2020 году, увеличении затрат на производство и фонда оплаты труда происходит сокращение прибыли нефтяной компании. Важно подчеркнуть, что данная тенденция наблюдается в отношении большей части отечественных и мировых компаний отрасли. Несмотря на ухудшение спроса со стороны рынка, предприятие наращивает свои производственные мощности и стремится достигать стратегических целей до 2030 года. По итогам 2020 г. все крупные российские нефтегазовые компании сократили объёмы производства. Вспышка эпидемии Covid–19 и последующий спад на рынке нефти и газа привели к резкому снижению уверенности в росте промышленности.
В рамках данного исследования для анализа технико–экономических показателей необходимо рассчитать следующие показатели:
– выработка светлых нефтепродуктов. Qсв = О * Всв;
– отбор светлых нефтепродуктов от потенциала. On = В / Псв;
– фондоотдача в стоимостном выражении. ФОтп = ТП / Соф;
– фондоемкость в стоимостном выражении. ФЕ тп = Соф / ТП;
– фондовооруженность. Фв = Соф / Чппп;
– затраты на производство 1 руб. товарной продукции. зтп = Зтп / ТП;
– затраты на 1 работника. Зр = Зтп / Чппп;
– затратоотдача. Зот = ТП / Зтп;
– себестоимость реализованной продукции. Зрп = РП – П;
– производительность труда в стоимостном выражении. Прт = ТП / Чппп;
– среднемесячная зарплата одного работника. З/пл = ФОТ / Чппп / 12;
– прибыль от производства товарной продукции. Птп = ТП – Зтп;
– рентабельность продукции. Р = П / ЗТП;
– рентабельность производства. Р = П / (Соф + Сос);
– рентабельность продаж. Р = П / Рп.

Таблица 2 – Анализ технико–экономических показателей ПАО «Газпром нефть» в 2018–2020 годах

Исходя из полученных данных можно сделать вывод, что сокращение фондоотдачи в 2020 году по сравнению с 2018 годом свидетельствует о менее эффективном использовании основных фондов. В свою очередь фондоемкость увеличивается, что свидетельствует о необходимости увеличения финансовых средств в основные фонды для получения требуемого объема продукции. Фондоовооруженность на всем исследуемом отрезке времени не изменяется.
Можно также сделать вывод о снижении эффективности производственного процесса, так как рентабельность производства сокращается в 2020 году по сравнению с 2019 годом на 20,99 п.п. В свою очередь рентабельность продаж и рентабельность продукции также имеют тенденцию к снижению соответственно на 4,5 п.п. и 4,86 п.п. Прибыль от производства товарной продукции в 2019 году по сравнению с 2018 годом увеличивается на 302,1 млн рублей в абсолютном выражении и 40,3% в относительном выражении. Однако, уже в 2020 году происходит сокращение на 417,8 млн рублей в абсолютном выражении и 39,7% в относительном выражении.
Среднемесячная заработная плата одного работника увеличивается в 2018–2020 годах:
– в 2019 году увеличение составляет 6 239,48 рублей в абсолютном выражении и 15,1% в относительном выражении;
– в 2020 году увеличение составляет 1 893,94 рублей в абсолютном выражении и 4% в относительном выражении.
Производительность труда в стоимостном выражении в 2019 году увеличивается на 0,09 единиц, что положительно характеризуется институт развития и обучения персонала, систему мотивации и в целом политику по управлению персоналом. Однако, в 2020 году на фоне снижение объема производства происходит сокращение на 0,24 единиц в абсолютном выражении и 13,6% в относительном выражении. Себестоимость реализованной продукции ежегодно сокращается в среднем на 5%.
Проанализировав технико–экономические показатели деятельности ПАО «Газпром нефть» можно сделать вывод, что в 2020 году происходит сокращение всех показателей рентабельности, показателей эффективности использования основных фондов и персонала предприятия. Важное значение имеет сокращение прибыли предприятия и себестоимости реализованной продукции, а также постоянные вложения в развитие персонала и основные фонды. Нефтегазовая отрасль переживает третью великую рецессию за 12 лет, но эта рецессия может отличаться от прошлой и по–другому повлиять на перспективы отрасли в 2021 году. Возможно, наиболее существенной тенденцией в отрасли в 2021 году станет переход капитала с ископаемого топлива на другие источники энергии.
Важно рассмотреть содержательные характеристики основных бизнес–процессов верхнего уровня:
– Бизнес–процесс О1. «Организация и управление геологоразведочными работами» — это основной процесс, который возникает в процессе обоснования инвестиционного проекта. Он оказывает ключевое влияние на величину минерально–сырьевого потенциала компании. На входе в данный процесс должна быть лицензия на организацию ГРР, а на выходе – уже разведанная местность с подсчетами запасов, готовых к обустройству.
– Входом бизнес–процесса О2. «Сопровождение разработки, обустройства и эксплуатации месторождений» является полностью разведанная площадь и план обустройства объекта, а на выходе – обустроенная инфраструктура со всеми коммуникациями.
– На входе бизнес–процесса О3. «Управление строительством скважин» должна быть полностью готовая к эксплуатации буровая установка, а выходом процесса является пробуренная и закрепленная скважина, а также акт выполненных буровых работ.
– Бизнес–процесс О4. «Инженерно–технологическое сопровождение деятельности геологоразведки и добычи» выполняет методологическое и информационно–аналитическое обеспечение за счет формирования, поддержания и актуализации баз инженерных и стоимостных данных (по технической и проектной документации; по типовым техническим требованиям; по оборудованию, материалам и комплектующим; по единой стоимости СМР; по материалам инженерных изысканий; ПД и т.д.).
Сложность и трудоемкость разработки бизнес–процессов предопределяет выделение ключевого бизнес–процесса для дальнейшего изучения – «Организация и управление геологоразведочными работами», основной функцией которого является планирование и координация геологоразведочных работ в региональных дочерних обществах.

Рисунок 2 – Дерево целей ПАО «Газпром»

Для описания деятельности организации разрабатывают модель бизнес–процессов. Данный подход позволяет выявить основные элементы компании, необходимые для создания, проектирования и построения предприятия, организации эффективного управления и функционирования компании и для поддержки процессов изменения, реструктуризации, развития компании.

Рисунок 3 – Модель управления верхнего уровня

Определение договорных отношений – это правовые отношения между двумя или более сторонами, которые подтверждаются предложением и действительным рассмотрением. На рисунке представлена модель договорных отношений на базе компании «Газпром».

Рисунок 4 – Модель договорных отношений

Устав ПАО «Газпром» относится к основным документам, сформулированным компанией в соответствии с законом, которые определяют название компании, юридический адрес, сферу деятельности, систему управления бизнесом и другие важные вопросы, а также необходимые письменные документы для компании, в которых изложены основные правила организации и деятельности компании. Устав компании отражает общее и единодушное мнение собственников бизнеса, устанавливает основные принципы организации и деятельности компании и является основным учредительным документов. Устав компании обладает основными характеристиками законности, подлинности, автономии и открытости. В качестве основного критерия организации и поведения компании устав имеет очень важное значение для создания и функционирования ПАО «Газпром». Это не только основа для создания компании, но и душа, от которой зависит выживание компании.
Сотрудники могут подписывать трудовые договоры или договоры о передаче авторских прав, которые обязывают их выполнять определенную работу для компании и которые, в свою очередь, обязывают компанию выплачивать им согласованное вознаграждение. Хотя трудовые и договорные отношения схожи, позиции договаривающихся сторон различаются. В трудовом договоре работодатель превосходит работника, в то время как работник и работодатель равны в договорных отношениях.
В инвестиционной деятельности инвестор вкладывает определенную сумму денег, чтобы получить акционерный капитал компании или партнерскую долю инвестируемого предприятия, с целью получения определенной доли дохода. Чтобы уточнить права и обязанности инвестора и объекта инвестиций, ПАО «Газпром» и инвестор подписывают письменное инвестиционное соглашение для согласования инвестиционной цены, оплаты, особых прав инвестора, функционирования и управления объектом инвестиций и других аспектов.
Некоторые ключевые преимущества технического обеспечения в рамках ПАО «Газпром» включают в себя:
– улучшение коммуникации с клиентами;
– исправление, оптимизация и ремонт производственного оборудования;
– обновление оборудования по последнему слову техники, внедрение инноваций (в том числе популярных в отрасли ТЭК цифровых двойников);
– предоставление круглосуточной технической поддержки;
– помощь компании в снижении затрат на ИТ;
– помощь в решении вопросов соответствия требованиям отрасли;
– улучшение коммуникации между сотрудниками.
Техническое обеспечение не только помогает предприятию эффективно работать, но и позволяет создавать рекламу из уст в уста и повышать лояльность к бренду.
Техническое обеспечение помогает бизнесу конкурировать. Другими словами, это создает конкурентное преимущество, помогая «Газпром» быстро и эффективно выполнять критически важные бизнес–процессы. Техническое обеспечение также помогает принимать важные бизнес–решения, которые могут максимизировать прибыльность.

Рисунок 5 – Модель технического обеспечения ПАО «Газпром»

Иными словами, отдел технического обеспечения решает технические проблемы, которые могут остановить бизнес–процессы предприятия на их пути. Его услуги включают в себя:
– Устранение неполадок, диагностика и решение технических проблем;
– Настройка учетных записей для новых сотрудников и новых пользователей;
– Замена и ремонт производственного оборудования;
– Тестирование новых технологий, которые могут приобрести предприятия;
– Помощь предприятию в обеспечении сетевой безопасности и противопожарных стен;
– Обучение конечных пользователей использованию аппаратного/программного обеспечения;
– Ведение базы данных зарегистрированных инцидентов/предпринятых действий.
Карта процесса высокого уровня – это простое описание трех–восьми ключевых этапов процесса. Цель использования этого инструмента–проиллюстрировать важность того, чтобы потребности клиентов и результаты процесса были одинаковыми. Результатом процесса является создание продукта или услуги, которые удовлетворяют или превосходят некоторые выраженные или подразумеваемые потребности клиентов (рисунок).

Рисунок 6 – Модель процессов верхнего уровня предприятия ПАО «Газпром»

Важно также отразить модель подпроцессов предприятия ПАО «Газпром».

Рисунок 7 – Модель подпроцессов

Цепочка создания стоимости моделирует эти подпроцессы. Цепочка создания стоимости начинается с шага, который представляет входные данные, а затем каждый следующий шаг цепочки представляет процесс преобразования, вплоть до конечного шага, который представляет управление логистикой.
Этапы цепочки создания стоимости могут быть организованы не так, как организована ПАО «Газпром», но они должны быть организованы таким образом, чтобы показать, как выполняется работа по предоставлению ценности клиенту. Оригинальная модель цепочки создания стоимости Портера включала основные виды деятельности и вспомогательные виды деятельности. При моделировании иерархических процессов имеет больше смысла разбивать основные виды деятельности и вспомогательные виды деятельности на различные типы моделирования. Вспомогательные виды деятельности будут находиться на карте предприятия, и они могут содержать свои собственные цепочки создания стоимости, в то время как основные виды деятельности составляют цепочку создания стоимости.

3.2 Оценка действующего методического обеспечения проведения системного анализа бизнес–процессов на предприятии

Проведение системного анализа бизнес–процессов ПАО «Газпром» осуществляется по следующему алгоритму:
1 определить:
– категории потребителей;
– перечень продуктов и услуг, которые предоставляются каждой категории потребителей;
– основные цели и задачи бизнеса, в том числе социального, этического, культурного характера.
2 выделить процессы, относящиеся к каждой категории потребителей и типу продукции;
3 сформулировать цели реализации данных процессов, определить показатели их эффективности и разработать для этих процессов названия.
Основные направления системного анализа бизнес–процессов ПАО «Газпром» включают:
– Аудит организации. Это направление изучает потребности бизнеса, «узкие места», определяет перспективные точки роста, а затем разрабатывает механизмы решения выявленных проблем. В результате компания получает: общую, но объективную картину положения дел; инструменты для выполнения конкретных задач, которые раньше реализовывались интуитивно; план реинжиниринга, повышающий эффективность существующих или заново сформированных бизнес–процессов.
– Планирование и управление потребностями. Данное направление создаёт в компании процесс планирования запросов, определяя их приоритетность.
– Сбор требований от заинтересованных лиц с помощью различных техник: изучение документов или интерфейсов, интервьюирование, опросы, наблюдения, моделирования.
– Анализ требований подразумевает описание собранных запросов (или формулировку, если собственник затрудняется с детализацией запроса), с декомпозицией, достаточной для реализации на практике.
– Коммуникация потребностей. Этот раздел использует методики объединения заинтересованных лиц вокруг сформулированного плана: все понимают, что, зачем, как делается, кто отвечает за каждый участок или этап.
– Оценка и контроль решений. Системный подход в бизнесе немыслим без мониторинга и корректировки действий. Бизнес–аналитик постоянно взаимодействует с владельцем: консультирует, отслеживает процесс внедрения новых технологий управления, участвует в разработке технической документации и стандартов.
Команда системного анализа бизнес–процессов предприятия включает бизнес–аналитика, архитектора и системного аналитика. Целесообразно описать их функции в рамках методического обеспечения системного анализа.
Бизнес–аналитик ПАО «Газпром», отвечающий за стратегию, выполняет следующие функции:
– анализирует тенденции рыночной ниши;
– выполняет стратегический анализ внутренней и внешней среды, необходимый для качественного стратегического планирования;
– оценивает проекты и направления деятельности компании на предмет финансовой целесообразности;
– просчитывает стратегические альтернативы;
– предлагает инновационные методы и инструменты.
Архитектор (аналитик бизнес–процессов) осуществляет реорганизацию бизнес–процессов, чтобы обеспечить целостное видение, синхронизировать все аспекты деятельности предприятия, направить их на достижение разработанных стратегических целей.
Системный аналитик реализует удовлетворение потребностей бизнеса с помощью ИТ, сформированных бизнес–аналитиком.
Основной целью системного анализа бизнес–процессов в ПАО «Газпром» является достижение промежуточных задач:
– Уменьшение затрат (в том числе, за счёт рационального бизнес–планирования) при соблюдении сроков закрытия проектов. Известно, что любое дополнительное время, затраченное на разработку и внедрение проекта, обходится дороже, чем оплата работ в запланированные сроки: в игру вступают дополнительные расходы, потерянные выгоды, сокращения расходов, не осуществлённые вовремя. Задача аналитика — гарантировать, что несмотря на непредвиденные обстоятельства, приоритетные задачи будут выполнены в срок.
– Составление протокола требований. Внедряемые системные бизнес–технологии призваны максимально удовлетворять потребности пользователей. Поэтому задействованный аналитик должен иметь документацию с полным описанием требований, под которые он разрабатывает проект оснащения компании новыми инструментами.
– Повышение эффективности проектов. Эффективность достигается двумя основными способами: опережение графика внедрения (по крайней мере, обеспечение отсутствия простоев) и профилактика переделок уже внедрённых звеньев. В результате предприятие получает выгоду в виде высвобождающихся ресурсов и не затрачивает человеко–часы на дополнительную работу.

3.3 Обоснование предложений по совершенствованию методического инструментария проведения системного анализа бизнес–процессов и оценка их результативности

Необходимо внедрить следующую модель методического обеспечения системного анализа бизнес–процессов в ПАО «Газпром».

Таблица 3 – Модель методического обеспечения системного анализа бизнес–процессов в ПАО «Газпром»

Эффективность предложения обусловлена тем, что построенная модель призвана внести вклад как в теорию, так и в практику системного анализа бизнес–процессов на примере ПАО «Газпром». Разработанная методология устраняет пробел, выявленный в литературе, путем учета соответствующих элементов и факторов успеха, которые важно учитывать при разработке и оценке эффективной методологии для деятельности предприятий ТЭК.
Таким образом, результатом исследования является совершенствование практической и процедурной методологии системного анализа бизнес–процессов, чтобы провести практикующих специалистов ПАО «Газпром» через ряд четко определенных структурированных шагов, необходимых для того, чтобы осуществить комплексные изменения в бизнес–процессах по их оптимизации и улучшению. Это целостная методология, включающая инструменты и методы, позволяющая использовать для запуска изменений. Полученные результаты способствуют получению новых знаний о том, как систематически оценивать бизнес–процессы предприятий ТЭК на практике. Методология соответствует критериям оценки осуществимости, удобства использования и полезности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На предприятии система имеет общую цель. Для достижения этой цели функции каждой подсистемы должны быть выполнены, и выполнение функций каждой подсистемы зависит от выполнения следующих более конкретных функций. Задача исследования функциональной структуры состоит в том, чтобы понять или определить эту функциональную структуру системы. Исследование и анализ бизнес–процессов управления направлены на выяснение того, как выполняются функции управления в соответствующих подразделениях, а также некоторых деталей работы по обработке информации после завершения этих функций.
Основные методические подходы системного анализа бизнес–процессов: метод анализа системных функций; метод анализа системной логики; технология системного проектирования. Среди групп показателей системного анализа выделяют показатели бизнес–процесса, продукта и удовлетворенности клиентов процесса. В соответствии с определенными ограничениями или критериями оценки можно оценить варианты решения проблемы бизнес–процесса в рамках системного метода. Оценка должна быть всеобъемлющей, учитывающей не только технические факторы, но также социально–экономические и другие факторы.
Метод системного анализа бизнес–процессов относится к консультационному методу рассмотрения проблемы, подлежащей решению, как системы, всестороннего анализа элементов системы и поиска возможных решений проблемы. Системный подход к анализу – это стратегия исследования, которая может определить природу и причину проблемы в неопределенных обстоятельствах, уточнить цели консультирования, найти различные возможные решения и сравнить эти решения с помощью определенных критериев, чтобы помочь лицам, принимающим решения, сделать научный выбор по сложным вопросам и условиям бизнеса. Кроме того, выделены основные принципы системного подхода к исследованию бизнес–процессов: совместное рассмотрение системы как единого целого и как совокупности частей; учет изменяемости системы, ее способности к развитию, накапливанию информации с учетом динамики окружающей среды; ответственность за выбор глобальной цели. Оптимум подсистем не является оптимумом всей системы; совместное рассмотрение структуры системы и функций с приоритетом функций над структурой; сочетание децентрализации и централизации; учет соподчинения и ранжирования частей; учет вероятностного наступления события; степень выполнения решений и выводов.
Результатом исследования является совершенствование практической и процедурной методологии системного анализа бизнес–процессов, чтобы провести практикующих специалистов ПАО «Газпром» через ряд четко определенных структурированных шагов, необходимых для того, чтобы осуществить комплексные изменения в бизнес–процессах по их оптимизации и улучшению. Это целостная методология, включающая инструменты и методы, позволяющая использовать для запуска изменений. Полученные результаты способствуют получению новых знаний о том, как систематически оценивать бизнес–процессы предприятий ТЭК на практике. Методология соответствует критериям оценки осуществимости, удобства использования и полезности.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Андрейчиков, А.В. Системный анализ и синтез стратегических решений в инноватике: Математические, эвристические и интеллектуальные методы системного анализа и синтеза ин / А.В. Андрейчиков, О.Н. Андрейчикова. – М.: Ленанд, 2018. – 306 c.
2. Антонов, А.В. Системный анализ: Уч. / А.В. Антонов. – М.: Инфра–М, 2020. – 158 c.
3. Белов, П.Г. Управление рисками, системный анализ и моделирование в 3 ч. часть 1: Учебник и практикум для бакалавриата и магистратуры / П.Г. Белов. – Люберцы: Юрайт, 2019. – 211 c.
4. Бродецкий, Г.Л. Системный анализ в логистике. Выбор при многих критериях: Учебник / Г.Л. Бродецкий. – М.: Academia, 2020. – 224 c.
5. Булыгина, О.В. Системный анализ в упр.: Учебное пособие / О.В. Булыгина, А.А. Емельянов, Н.З. Емельянова. – М.: Форум, 2018. – 16 c.
6. Вдовин, В.М. Теория систем и системный анализ: Учебник для бакалавров / В.М. Вдовин, Л.Е. Суркова и др. – М.: Дашков и К, 2019. – 644 c.
7. Волкова, В.Н. Теория систем и системный анализ: Учебник для академического бакалавриата / В.Н. Волкова, А.А. Денисов. – Люберцы: Юрайт, 2020. – 462 c.
8. Данелян, Т.Я. Теория систем и системный анализ: Учебно–методический комплекс / Т.Я. Данелян. – М.: Ленанд, 2019. – 360 c.
9. Дрогобыцкий, И.Н. Системный анализ в экономике: Учебник / И.Н. Дрогобыцкий. – М.: Юнити, 2020. – 784 c.
10. Заграновская, А.В. Системный анализ деятельности организации. Практикум: Учебное пособие 2019 г. / А.В. Заграновская. – СПб.: Лань, 2019. – 200 c.
11. Киселев, В.М. Нефтегазохимический комплекс российской федерации. интеллектуальная поддержка управленческих решений. системный анализ и инфодизайн / В.М. Киселев, С.В. Савинков. – М.: Русайнс, 2019. – 158 c.
12. Козлов, В.Н. Системный анализ, оптимизация и принятие решений / В.Н. Козлов. – М.: Проспект, 2020. – 176 c.
13. Попов, В.Н. Системный анализ в менеджменте: Учебное пособие / В.Н. Попов. – М.: КноРус, 2018. – 240 c.
14. Тимченко, Т.Н. Системный анализ в управлении: Учебное пособие / Т.Н. Тимченко. – М.: Риор, 2017. – 704 c.
15. Хомяков, П.М. Системный анализ: Экспресс–курс лекций / П.М. Хомяков. – М.: Ленанд, 2017. – 214 c.
16. Яковлев, С.В. Теория систем и системный анализ (лабораторный практикум): Учебное пособие для вузов / С.В. Яковлев. – М.: Горячая линия –Телеком, 2018. – 320 c.
17. Яковлев, С.В. Теория систем и системный анализ. Лабораторный практикум: Учебное пособие для ВУЗов / С.В. Яковлев. – М.: ГЛТ, 2017. – 320 c.

Для эффективного управления и постоянного улучшения процессов компании необходимо регулярно проводить описание и анализ существующих бизнес-процессов. Это позволит укреплять позиции на занимаемом рынке и сохранять конкурентное преимущество. В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой анализ бизнес-процессов, какие виды и методы существуют, и какие важные для бизнеса задачи он закрывает.

Что такое анализ бизнес-процессов?

Анализ бизнес-процессов (Business Process Аnalysis) — это совокупность методов и приёмов для систематического получения информации о текущем состоянии бизнес-процесса, выявлении его сильных и слабых сторон, а также поиск путей для его улучшения.

Концепция BPM (Business Process Management) появилась уже довольно давно и за время её существования разработано немалое количество методов анализа бизнес-процессов. Их разница проявляется в степени сложности, цели и условиях применения, требованиях к квалификации специалистов.

Основная цель анализа — повышение эффективности деятельности компании путём поиска и усиления её слабых сторон и постоянного совершенствования работы бизнес-процессов.

Основная задача анализа заключается в том, чтобы выполнить оценку результативности, расчет которой осуществляется исходя из определённого набора показателей. Эти самые показатели принято разделять на три вида:

1. Структурный показатель — связь исходных данных, отношение части к целому.
2. Относительный показатель — соотношение данных из разных областей выполнения рабочих процессов.
3. Измеряемый показатель (индекс) — соотношение цифр из разных периодов в равных единицах измерения.

При помощи этих показателей можно получить оценку результативности процессов, которая показывает уровень эффективности управления компанией и позволяет настроить фокус на необходимые изменения.

Методики анализа бизнес-процессов

Существует два основных вида анализа бизнес-процессов:

• Качественный. Анализ осуществляется на основе субъективной оценки при помощи графической схемы. Здесь учитываются состав и способы реализации бизнес-процесса.

• Количественный. Анализ подразумевает детальный сбор информации, обработку и изучение:

  • Показателей процесса: финансы, затраченное время, рабочий труд;
  • Показателей продукта: номенклатура, объём, наличие брака;
  • Показателей удовлетворённости клиентов: соответствие продукции ожиданиям потребителей.

  Иными словами, количественный метод подразумевает измерение различных показателей в цифровом выражении.

Методы качественного анализа бизнес-процессов

В основе качественного анализа лежат: визуальная оценка графических схем, анализ рецензий сотрудников и специалистов в рамках рассматриваемого процесса.

SWOT-анализ

Метод предназначен для выявления сильных и слабых сторон бизнес-процесса, а также для прогноза его возможных улучшений или ухудшений. Он считается одним из самых простых методов и часто используется в совокупности с другими практиками.

Данный метод позволяет оценивать как внутреннее состояние бизнес-процесса, так и его состояние во взаимосвязи с другими процессами. Его можно применять как для оперативной оценки ситуации, так и для разработки длительной стратегии технического развития компании. SWOT-анализ позволяет учитывать все факторы для успешного роста и задействовать нужные рычаги трансформации бизнеса.

Как правило, анализ проводится путём анкетирования сотрудников, после чего результаты обрабатываются и преобразуются в рейтинг, и на их основе создаётся матрица, по которой в дальнейшем можно выявить причины низкой эффективности процесса.

SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Treatment) переводится как «сильные стороны», «слабые стороны», «возможности», «опасности». Именно эти четыре показателя выступают в качестве фундаментальных столбцов в итоговой матрице с результатами анкетирования.

Выделение проблемных областей

Один из самых лёгких способов выполнить анализ процесса, цель которого состоит в определении направления последующего детального исследования. Он осуществляется путём моделирования схемы, на которой отображаются исполнители и ключевые группы выполняемых функций. Следующим шагом на схеме выделяются проблемные области и для каждой присваивается краткое описание.

Здесь, аналогично предыдущему методу, выполнение анализа проводится через интервьюирование сотрудников, которые принимают участие в представляемом процессе.

Итоговая схема позволит расставить акценты на проблемных участках процесса и привлечь к ним внимание руководства. Исходя из полученных результатов можно будет принимать решение о дальнейших действиях в рамках проекта по реорганизации процессов компании.

Ранжирование процессов

Применяется на подготовительном этапе, когда организации необходимо принять решение о том, какие процессы следует оптимизировать в первую очередь. Для этого составляется полный перечень процессов с подробной характеристикой каждого из них, на основе которого можно будет принимать решение о приоритетности и последовательности проведения реорганизации рабочих процессов.

Бизнес-процессы записываются в матрицу ранжирования, которая делится на три цветовых блока: красный, жёлтый, зелёный. Если процесс попал в красную область, значит он несёт в себе наиболее значительные нарушения и его следует улучшать в первую очередь. Соответственно, если процесс попадает в зелёную область, он считается наименее приоритетным и не требующим срочного вмешательства. Процессы в жёлтой области рекомендуется улучшать после оптимизации процессов красной зоны.

Данный метод является довольно субъективным, поэтому его не принято использовать для долгосрочных проектов по улучшению бизнес-процессов компании. Обычно он применяется, когда нужен быстрый анализ ситуации. В качестве примера можно выделить: совещания, семинары и другие мероприятия по управлению компанией.

Методы количественного анализа

АВС-анализ

АВС-анализ (Activity Based Costing Analysis) — стоимостный анализ, который представляет собой расчет затрат по видам деятельности. Данный метод позволяет получить большой объём структурированной информации и исходя из неё рассчитать стоимость процесса. Также по результатам ABC-анализа можно определить степень влияния конкретного объекта на общий результат.

Методика состоит из нескольких шагов:

1. Ставятся задачи и определяются основные области проводимых исследований.
2. Составляется план действий по итогам полученных результатов анализа.
3. Выбирается объект и параметры исследования, т.е. что и по каким признакам будем оценивать.
4. Определяется стоимость единицы для каждого ресурса в компании. Например, 1 час рабочего времени сотрудника, 1 кв.м. офиса и т.д.
5. Далее стоимость ресурсов разносится по операциям. Здесь расчет происходит исходя из количества ресурсов, потребляемых при каждой операции.
6. Выделяются группы А, В и С: значения групп присваиваются выбранным объектам.

Группа А включает в себя самые важные для компании ресурсы, которые приносят наибольшую прибыль. Они должны всегда контролироваться и поддерживаться, т.к. в случае снижения эффективности этих ресурсов компания может понести большие финансовые потери.

Группа B охватывает ресурсы, которые обеспечивают стабильную прибыль для компании. Они тоже имеют важное значение, но могут моделироваться в умеренном ритме и лишь поддерживать существующий уровень.

Группа C содержит в себе ресурсы, которые не приносят дохода и тянут предприятие вниз. Здесь необходимо выявлять причину низких показателей, чтобы принять решение о дальнейших действиях.

В основе ABC-анализа лежит принцип Парето, который утверждает, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Это применимо и к сотрудникам, и к клиентам, и к продукции и к прибыли.

Имитационное моделирование процессов

Метод позволяет установить каким образом преобразования отразятся на организации. Для этого реальная система заменяется её точной моделью, на которой ставятся различные эксперименты с целью получения новых данных об этой системе. На основе полученной информации собирается статистика и прогнозируются результаты оптимизации процессов. Такие исследования называются имитацией.

Имитация системы не мешает работе компании и не отвлекает сотрудников от выполнения той или иной задачи. Такой подход значительно экономит время и затраты на оптимизацию, поскольку исключает экспериментальные ошибки в работе реальной системы.

Виды имитационного моделирования:

• Дискретно-событийное моделирование. Система представляется как хронологическая последовательность операций.
• Системная динамика. Исследует поведение системы во времени, исходя из структуры элементов и взаимодействия между ними, без погружения в детали.
• Агентное моделирование. Индивидуальная деятельность каждого из программных агентов формирует целостное поведение всей системы.

Анализ по отношению к типовым требованиям

Метод предполагает проверку процесса на соответствие регламентам компании, международным стандартам и законодательным положениям.

В серии стандартов ИСО 9000 рекомендуют придерживаться цикла PDCA (Plan-Do-Check-Act), который позволит создать систему постоянного улучшения процесса. Данный цикл управления по отклонениям включает в себя установленные группы требований: планирование, выполнение, учёт, контроль, принятие решений.

При анализе соответствия нужно уделить внимание следующим типовым требованиям к организации процесса:

1. Требования к владельцу процесса. На данном этапе должен быть установлен один владелец процесса, у которого чётко определены полномочия и зоны ответственности.
2. Границы процесса. Здесь должны быть чётко определены границы процесса и его функциональных подразделений.
3. Регламентирующие документы. Процесс должен соответствовать законодательным актам и внутренним стандартам предприятия.
4. Выходы процесса. Необходимо обозначить выходы процесса, определить пользователей и закрепить ответственного исполнителя для каждого выхода.
5. Входы процесса. Необходимо обозначить входы процесса, определить поставщиков и закрепить ответственного исполнителя для каждого входа.
6. Ресурсы. Для каждого ресурса должно быть обозначено ответственное лицо и существовать спецификация требований.
7. Показатели процесса. На данном этапе должны быть определены: показатели услуг и показатели эффективности процесса. Также должна существовать система сбора информации об удовлетворённости клиентов анализируемого процесса.

Если по итогам анализа процесс удовлетворяет всем группам требований, то можно принимать дальнейшие действия по поиску путей дальнейшего совершенствования бизнес-процессов компании.

Резюмируем

Описание и анализ бизнес-процессов предприятия являются одним из путей решения задачи повышения эффективности. С их помощью можно выявить причины нарушений, спрогнозировать потенциальные угрозы и разработать план оптимизации процессов. Для достижения наилучшего результата анализ должен проводиться на регулярной основе и разрабатываться для каждого предприятия индивидуально.

По итогам проведения анализа бизнес-процессов руководство компании сможет принять наиболее верное решение касательно дальнейших действий, направленных на масштабирование и укрепление конкурентных преимуществ на занимаемом бизнес-рынке.

Системный анализ представляет собой комплекс исследований, направленных на выявление общих тенденций и факторов развития организации и развития деятельности по улучшению системы управления и всей производственной и хозяйственной деятельности организации. Системный анализ позволяет выявить целесообразность создания или совершенствования организации. В данной статье отражена конечная практическая цель системного анализа — разработка и внедрение выбранной эталонной модели системы управления.

Ключевые слова: системный анализ, деятельность организации, развитие, система управления, проблема, метод.

System analysis is a complex of research aimed at identifying common trends and factors of development of the organization and development activities for the improvement of the management system and throughout the production and economic activities of the organization. System analysis allows to identify the feasibility of the establishment or enhancement of the organization. In this article reflects the final practical goal of system analysis of the development and implementation of the selected reference model of the control system.

Keywords: system analysis, organization, development, management system, problem method.

1.Сущность современного системного анализа

Системный анализ представляет собой комплекс исследований, направленных на выявление общих тенденций и факторов развития организации и развития деятельности по улучшению системы управления и всей производственной и хозяйственной деятельности организации.

Системный анализ позволяет выявить целесообразность создания или совершенствования организации, чтобы определить, к какому классу сложности она относится с целью выявления наиболее эффективных методов научной организации труда, более совершенных, чем были ранее применяемые.

Системный анализ деятельности предприятия или организации находится на ранних стадиях работ по созданию конкретной системы управления. Это обусловлено следующими причинами:

—          продолжительность и объем работ, связанных с рассмотрением предварительного проекта;

—          выбор материалов для проведения экспертизы;

—          выбор метода исследования;

—          обоснование экономической, технической и организационной точек зрения;

—          • разработка компьютерных программ.

—          Конечная цель системного анализа является разработка и внедрение выбранной эталонной модели системы управления. В соответствии с основной целью необходимо выполнить следующую исследовательскую цепочку, носящую системный характер:

1)        выявить общие тенденции развития предприятия и его место и роль в рыночной экономике;

2)        определить особенности функционирования компании и ее отдельных подразделений;

3)        определить условия, обеспечивающие достижение поставленных целей;

4)        создать условия, которые преодолевают препятствия к достижению целей;

5)        для сбора данных для анализа и разработки мер по улучшению существующей системы управления;

6)        использовать передовой опыт других компаний;

7)        изучить информацию, необходимую для адаптации выбранной (синтетической) эталонной модели к условиям бизнеса в данном вопросе.

В процессе системного анализа выявляются следующие характеристики:

1)        роль и место компании в отрасли;

2)        состояние производственной и экономической деятельности предприятия;

3)        производственная структура предприятия;

4)        система управления и организационная структура;

5)        особенности взаимодействия предприятий с поставщиками, клиентами и вышестоящими организациями;

6)        инновационные потребности (возможные отношения компании с научно-исследовательскими и проектными организациями);

7)        формы и методы стимулирования и оплаты труда работников

Системный анализ начинается с уточнения или формулирования целей конкретной системы управления (предприятия или компании) и поиска критерия эффективности, который должен быть выражен в виде конкретного показателя. Большинство организаций являются многоцелевыми. Различные цели вытекает из особенностей развития предприятия и его фактического состояния в рассматриваемый период, и окружающей среды (геополитических, экономических, социальных факторов). Четко сформулированные цели развития предприятия (компании) являются основой системного анализа и исследовательской программы развития. Системный анализ в таком аспекте включает в себя перечень вопросов, которые будут исследованы, и выявлен их приоритет.

Системный анализ проводимый таким образом может включать в себя следующие разделы:

—          анализ предприятия;

—          анализ производства и его технико-экономических характеристик;

—          анализ подразделений компании, производящие товары (услуги) — основные разделы;

—          анализ вспомогательных и обслуживающих подразделений;

—          анализ системы управления предприятием;

—          анализ форм отношений документов существующих на предприятии, на маршрутах их движения и технологии обработки.

Каждый раздел программы является независимым исследованием и начинается с определения целей и задач анализа. Это наиболее важно, так как она определяет весь ход исследования, выбор приоритетов и в конечном итоге реформу конкретной системы управления.

Основной задачей системного анализа является определение глобальных целей развития организации и целей работы. Имея конкретные, четко определенные цели, мы можем определить и проанализировать факторы, способствующие или препятствующие скорейшему достижению этих целей. Для анализа организации на основе системы целей, мы должны определить и сформулировать множество задач на каждом уровне управления. В этом случае, дерево целей будет наиболее полным. Основная задача такого структурирования является приведение цели для каждого конкретного сегмента.

В результате системного анализа необходимо внести предложения по обоснованию целесообразности рационализации системы управления. На основе таких предложений появляются: решение об осуществлении выбранной модели системы управления, разработка регулирующего документа, разработанную для процесса управления схему и цель, разработанную для конкретной компании организационные и технические меры по улучшению управления предприятием, выбираются конкретные прикладные науки на основе методов управления, новая корпоративная культура.

2. Основные подходы в изучении системы управления

Системный подход — это направление методологии научного познания и практической деятельности, основанной на изучении любого объекта как сложной целостной кибернетической социально- экономической системы. В самом общем виде системы понимается как совокупность взаимосвязанных элементов, образующих определенную целостность, некоторое единство. Рассмотрим основные принципы системного подхода, (системного анализа).

1.         Целостность, позволяющая рассматривать одновременно систему в целом и в то же время как подсистемы в более высоких уровнях.

2.         Иерархическая структура, т. е. существование многих (по крайней мере, два элемента), расположенных на подведомственных уровнях элементов самого низкого уровня. Элементы более высокого уровня для реализации этого принципа хорошо видны на примере любой конкретной организации, как известно, любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управление и контроль — один подчинен на другую.

3.         Структурирование которое позволяет анализировать элементы системы и их отношения в рамках конкретного организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не только свойствами ее отдельных элементов, как свойств структуры.

4.         Множественность, позволяющая использовать многие из кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.

Системный подход является более важным для изучения характеристик организации как системы, т. е. характеристик «входа/выхода», «процесса» и характеристик. Системный подход на основе маркетинговых исследований сначала исследуются параметры «выхода», т. е. товары или услуги, а именно, что производить, какие показатели качества, с точки зрения любых расходов, для которых надо определить, в какие сроки продавать и по какой цене. Ответы на эти вопросы должны быть четкими и своевременными. «Выход» в конце должен быть определён конкурентоспособной продукцией или услугами.

Затем надо определить входные параметры, то есть исследовать потребность в ресурсах (материальных, финансовых, трудовых и информационных), которая определяется после детального изучения организационно-технического уровня системы (уровень технологии, особенно организации производства, работа и управление) и параметров окружающей среды (экономической, геополитической, социальной, экологической и др.). И, не в последнюю очередь, важно изучение параметров процесса, превращения ресурсов в готовую продукцию. На данном этапе изучают, в зависимости от объекта исследования и рассматриваемой технологии производства, или технологию управления, её факторы и пути её совершенствования.

Системный подход позволяет нам комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в рамках конкретной системы, определить характер проблемы ввода, обработки и вывода.

Такой подход будет рассматриваться в анализе как внутренней, так и внешней среды организации. Это означает, что мы должны рассмотреть не только внутренние, но и внешние факторы — экономические, геополитические, социальные, демографические, экологические и другие факторы, которые являются важными аспектами при анализировании организаций и, к сожалению, не всегда учитываются. Например, часто социальные вопросы при проектировании новых организаций не учитываются или откладываются. С введением нового оборудования не всегда принимается во внимание показатели эргономичности, что приводит к увеличению рабочих, их утомляемости и в конечном счете к снижению производительности труда. При формировании новых трудовых коллективов должным образом не учитываются социальные и психологические аспекты, в частности, проблема мотивации. Комплексный подход является необходимым условием для решения задачи анализа организации. Для изучения функциональных связей управления и системы управления информацией осуществляется интеграция подхода, суть которого в том, что исследование проводится как по вертикали (между отдельными элементами системы управления) так и по горизонтали (на всех этапах жизненного цикла изделия). Интеграция является ассоциацией субъектов хозяйствования по укреплению взаимодействия всех элементов системы управления конкретной организации. При таком подходе выявляют более сильную связь между отдельными системами организации, более конкретных задач. Например, система управления определяет услуги в подразделениях организации, набор конкретных показателей их деятельности по качеству, количеству, стоимости, ресурсам и срокам и т. д.

Интеграция программных стадий жизненного цикла продукта по горизонтали требует формирования информационной системы и четкого управления, которая должна включать, прежде всего, показатели качества и количества стоимости на всех этапах исследований, проектирования и технологической подготовки производства, а также показатели фактического производства, реализации, эксплуатации и удаления продукта от производства. Эта согласованность показателей жизненного цикла на всех этапах продукта позволяет создать структуру управления, которая обеспечивает работоспособность и гибкость управления.

Интеграция вертикали представляет ассоциацию юридически независимых компаний, направленных на лучшее достижение целей. Это обеспечивается, во-первых, человеческим ресурсом, во-вторых, созданием новых научно- экспериментальных баз, внедрением новых технологий и нового оборудования. Это, в свою очередь, создает условия для улучшения отношений, построенных вертикально между федеральными, муниципальными органами и частными организациями, в частности в производственной и социальной сферах. Эта интеграция обеспечивает наилучший контроль и регулирование в реализации новых указов, постановлений и других нормативных документов. Интеграция дает организациям новые возможности для улучшения их конкурентоспособности за счет расширения сотрудничества. Применение интеграции создает условия для лучшей реализации стратегических задач на всех уровнях в системы управления: уровень холдинга, отдельных компаний и отдельных бизнес-единиц. Сутью системного ситуационного подхода является то, что мотивацией для анализа являются конкретные ситуации, широкий спектр которых существенно влияет на эффективность управления. В этой системе управления подход в зависимости от характера ситуации может изменить любой из их функций.

Объектами анализа в этом случае могут быть:

—          структура управления: в зависимости от ситуации и на основе объемных расчетов отдельных структур управления с преобладанием вертикальных или горизонтальных связей;

—          методы управления;

—          стиль управления: в зависимости от профессионализма, выбран номер и личные качества сотрудников, стиль управления, ориентированность на конкретную задачу, или человеческие отношения;

—          внешняя и внутренняя среда организации;

—          стратегия развития организации;

—          технологические особенности производственного процесса.

Маркетинговый подход предполагает анализ организаций, базирующихся на результатах маркетинговых исследований. Основная цель этого подхода заключается в том, что ориентация системы управления на потребителя и реализация этой цели требуется, прежде всего, для улучшения организации бизнес-стратегии, цель которого заключается в обеспечении для организации устойчивого конкурентного преимущества. Маркетинговый анализ направлен на выявление преимуществ и факторов. Как показывает практика исследований, такие факторы включают в себя следующее: качество продукции или услуг, качество управления организации, качество маркетинга, то есть товары соответствуют реальным потребностям населения. Важно рассмотреть конкурентные позиции, т. е. позиции обучающейся организации в отрасли за этот период времени, как в своеобразной конкурентной борьбе. Значение маркетингового подхода заключается в том, чтобы обеспечить организацию всей необходимой информацией, которая позволит держать и поддерживать свои конкурентные позиции в отрасли.

Инновационный подход здесь основан на способности организации быстро реагировать на изменения, диктуемые внешней средой. Это относится к реализации инноваций, новых технических решений, в устойчивом возобновлении производства новых товаров и услуг для более полного удовлетворения потребностей рынка, это так же становится и гарантией успешного функционирования любой организации, что должно иметь место не только наравне с техническим прогрессом, но и впереди него. Внедрение инноваций также требует системного анализа, а именно потенциала организации для осуществления инноваций. Процесс анализа в инновационном подходе является очень сложным и охватывает все этапы жизненного цикла продукции.

Рассмотрим эти этапы:

1.         Анализ возможности проведения научных исследований и опытно-конструкторских работ. Здесь необходимо определить, имеет ли организация достаточно необходимых финансовых ресурсов, так как расходы на разработку инновационных идей и их реализация являются существенным увеличением финансовой интенсивности. Как правило, финансирование предоставляется инвестиционными компаниями, частными и государственными средствами, и в конечном итоге финансируется за счет проекта или новой научной идеи. Финансирование осуществляется в несколько этапов: сначала прикладные исследования, затем наступает время научно-исследовательских проектов и на заключительном этапе — финансирование для массового производства. Поиск авторитетных финансовых инвесторов важен для интенсивного производства, если их нет, то это чревато неопределенностью. Многие инновации не доходят до массового производства в связи с тем, что это просто отвергается на рынке, и финансовый риск здесь достаточно велик. На этом этапе вы должны также рассмотреть, есть ли команда исполнителей, которые будут заниматься разработкой и реализацией инновационных проектов и заботится об их подготовке.

2.         Анализ возможности внедрения в производство результатов научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ. Здесь необходимо определить техническую, организационную и экономическую целесообразность внедрения новой техники или технологии.

3.         Анализ возможности внедрения нового продукта на рынке. Особую роль здесь должен играть маркетинговый подход. Вы должны учитывать требования рынка, характер продуктов этого тип, которые пользуются спросом, определить, где они производятся и в каком количестве.

Важную роль играют частный случай конкурентной позиции. Именно на этом этапе анализа вы должны доказать себе бизнес-стратегии организации, от которых зависит продолжительность жизни товара — от первых продаж до насыщения спроса и ухода с рынка. Когда применяется инновационный подход, важно помнить: для того, чтобы успешно конкурировать на рынке, необходимо дать возможность для изобретателей создавать новые вещи, свободно создавать и принести свои изобретения для успешного осуществления. Для этого команде изобретателей нужна творческая свобода: право принимать решения и нести ответственность за конечные результаты.

Суть нормативного подхода заключается в следующем. Анализ любой системы управления с целью ее совершенствования связан с заданным набором ключевых норм, которые регулируют деятельность аппарата компании. Это установлено для каждого из отраслевых стандартов, таких как стандарты управляемости и норм, разработанных дизайнерами. Правила могут иметь цель, функциональную и социальную направленность. Стандарты включают в себя всё, что обеспечивает реализацию определенных целей предприятия. Показатели качества продукции, продуктов и ресурсов, эргономики, надежности и технического уровня производства. Функциональные стандарты, качество и своевременность планов четких организационных единиц, оперативный учет и контроль, строгое распределение функциональных обязанностей в каждом структурном подразделении организации.

Стандарты в социальной сфере должны обеспечить оптимальные условия для развития специальной команды: это обуславливается показателями в области поощрения и защиты труда, достаточности всех сотрудников необходимым техническим оборудованием для успешной работы, необходимостью систематического совершенствования профессионального роста, хорошей мотивированностью, правовыми и экологическими стандартами. Нормативный подход в анализе требует рассмотрения всей совокупности стандартов для управления ресурсов, процессов и продуктов. Целью поведенческого подхода является создание необходимых условий для реализации творческих способностей каждого сотрудника для реализации собственной значимости в управлении организацией. Важно для менеджеров стало и изучение различных поведенческих подходов, которые рекомендуют совместное управление и исследование возможностей их применения в системном анализе организации. Хорошо подобранный коллектив единомышленников, способных понять и реализовать идеи своего руководителя — это является самым важным условием для экономического успеха.

Поэтому, как итог стоит отметить::

1.         Чтобы определить специфику работы организаций, необходима разработка мероприятий по совершенствованию производственно-хозяйственной деятельности и внедрение прикладного системного анализа.

2.         Основной целью системного анализа в организации является разработка и внедрение такой системы управления, которая выбрана в качестве эталона, соответствующего всем требованиям оптимальности.

3.         Системный анализ в компании носит комплексный характер и основан на наборе подходов, применение которых говорит о том, что необходимо провести анализ и получить желаемые результаты.

4.         Для успешного анализа необходимо выбрать команду экспертов, знакомых с методами экономического анализа и организации производства.

Литература:

1.         Аверьянов А. Н. «Система: философская категория и реальность». — М.: 1976.

2.         Валуев С. А. «Системный анализ в экономике и организации производства». — М.: 2001.

3.         Игнатьева А. В., Максимцов М. М. «Исследование систем управления». — М.: 2002.

4.         Анфилатов В. С., Емельянов А. А., Кукушкин А. А. Системный анализ в управлении: учеб. пособие /Под ред. А. А. Емельянова. — М.: Финансы и статистика, 2003. — 368 с.

5.         Камионский С. А. «Менеджмент в российском банке: опыт системного анализа и управления». — М.: 2003.

6.         Лавриенко В. Н., Путилова Л. M. «Исследование социально-экономических и политических процессов». — М.: 2004.

7.         Клейнер Г. Б. Стратегия предприятия. — М.: Дело, 2008. — 568 с.

8.         Тарасенко Ф. П. Прикладной системный анализ: учебное пособие. — М.: КНОРУС, 2010. — 224 с.

9.         Дрогобыцкий И. Н. Системный анализ в экономике: учебник. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2013. — 423 с.