Сколько этапов включает процедура аудита бизнес плана

Какие бы идеальные бизнес-процессы не создали, опыт показывает, что без системы контроля процессное управление плохо справляется со своими обязанностями.

Возьмите любую теорию или систему управления, от цикла Деминга до бережливого производства, и вы обязательно столкнетесь с требованием о контролировании всех процессов.

Так уж мы устроены. Что не контролируется – то не работает.

Эта статья посвящена вопросу выстраивания системы внутреннего контроля бизнес-процессов. Мы поговорим о планировании аудитов, компетенциях и обязанностях внутренних аудиторов, документации, порядке и правилах проведения проверок.  

Содержание:

Этап 1. Подготовка и планирование внутренних аудитов.
            Шаг 1. Определение частоты проверок.
            Шаг 2. Выбор внутренних аудиторов.
            Шаг 3. Годовое планирование.
            Шаг 4. Планирование конкретного аудита.
Этап 2. Процесс подготовки аудиторов.
            Шаг 1. Изучение бизнес-процесса
            Шаг 2. Изучение документации.
            Шаг 3. Выборка проверяемых объектов.
            Шаг 4. Подготовка контрольного вопросника.
            Шаг 5. Личная схема проведения аудита.
Этап 3. Проведение внутреннего аудита.
            Шаг 1. Вводное собрание.
            Шаг 2. Аудит на месте.
            Шаг 3. Заключительное совещание.
Этап 4. Подведение итогов и отчетность по результатам аудита.

Читайте также — Пример оформления регламента бизнес-процесса.

Этап 1. Подготовка и планирование внутренних аудитов.

Каждый конкретный аудит проводится по специальному плану. Это облегчает работу аудиторов и позволяет подготовиться структурным подразделениям.

Шаг 1. Определение частоты проверок.

Обязательные требования систем менеджмента и стандартов серии ISO, устанавливают правило проведения внутреннего аудита не реже одного раза в год.

Но достаточно ли этого в действительности?

Каждая компания, которая внедряет процессное управление, в первый и второй год работы по новым правилам естественно допускает множество ошибок. Персонал всегда с трудом идет на новшества. Изменение системы управления похоже на старое ржавое водяное колесо. Которое сначала очень трудно сдвинуть с места, но которое затем будет крутиться с нужной скоростью самостоятельно.

Читайте также – Что такое бизнес-процессы на самом деле.

Чтобы колесо сдвинулось с мертвой точки – тоже нужны внутренние аудиты. Считайте это дополнительным толчком. Теперь вопрос – если колесо толкать один раз в год, когда оно закрутится? Правильный ответ – никогда!

Значит ли это, что внутренние аудиты нужно проводить как можно чаще?

Тоже нет. Ведь аудит требует выделения ресурсов, и не только временных. Аудиты не должны стать тяжким финансовым бременем для компании. Плюс второй фактор. Если постоянно дергать людей проверками, то внутрикорпоративные конфликты и напряженную ситуацию в коллективе не избежать. В общем – без фанатизма!

Предлагаем проводить внутренний аудит бизнес-процессов не реже одного раза в квартал.

Данная система позволяет за пару лет выявить и устранить несоответствия, подправить документы и приучить персонал работать по регламентам.

 Шаг 2. Выбор внутренних аудиторов.

Основной вопрос, с которым сталкиваются организации – кто будет внутренним аудитором?

Аудитором может стать сотрудник компании, соответствующий нескольким обязательным и дополнительным требованиям.

Обязательные требования для внутреннего аудитора:

1. Опыт работы в организации. Аудитор должен проработать в организации не менее одного года. А желательно больше.
2. Опыт работы по направлению. Сотрудник должен иметь реальный опыт работы в тех направлениях, которые он будет проверять. Желательно не менее 3-х лет.
3. Аудитор должен быть обученметодам проведения внутренних аудитов. Это как минимум специальный тренинг по подготовке внутренних аудиторов.
4. Аудитора уважаютвнутри коллектива. Иначе проверки приведут к внутрикорпоративным конфликтам.
5. Аудитор должен иметь характер. Ему придется выявлять нарушения, а это мало кому нравится, поэтому аудитор не должен поддаваться ничьим «уговорам», угрозам и т.п.

Требования к внутреннему аудитору

Некоторые дополнительные требования к аудиторам:

1. Уровень образования. Рекомендуется выбирать людей с высшим профильным образованием.
2. Руководящая должность. Лучше если аудиторы занимают хоть какую-то руководящую должность.

В остальном, каждая организация вольна дополнять данный список так, как сочтет нужным.  Но не рекомендуем назначать аудиторами тех, кто не соответствуют пяти обязательным требованиям.

Шаг 3. Годовое планирование.

Если проводите один аудит в год, то необходимости заниматься годовым планированием нет. Просто определите месяц проверки и все. При ежеквартальной системе проверок, необходимо заранее определиться с временем проведения аудитов. Для этого утверждается годовая программа проведения аудитов.

Годовая программа – это стандартная календарная форма, которая разрабатывается и утверждается в ноябре или декабре каждого года.

Пример годовой программы аудитов

При планировании внутренних аудитов рекомендуется исключать декабрь и январь месяцы, а также те месяцы, в которые происходит наибольшая загрузка организации. Лучшее время для проведения проверок – это те периоды, когда персонал работает в нормальном, стандартном режиме.

Необходимо учитывать такие факторы, как сезонность и загруженность каждого участка, размер подразделения и количество работающих в нем сотрудников.

Шаг 4. Планирование конкретного аудита.

В начале каждого месяца, в котором запланирован внутренний аудит, начинается процесс подробного планирования.

Что необходимо сделать на данном шаге?

1. Запланировать дату, которую лучше согласовать с руководителем подразделения и владельцами проверяемых процессов.

Дата должна быть утверждена не позднее чем за 10 дней до планируемой даты проведения аудита.

Аудит проводите тогда, когда это удобно подразделению, а не аудитору..

1. Разработать план аудита. Одна из типовых форм плана аудита приведена на рисунке ниже.

Пример плана внутреннего аудита бизнес-процессов

План аудита подразумевает решение следующих вопросов:

1. Утверждение аудиторов, которые будут проводить аудит.
2. Распределение времени аудита, или так называемый почасовик.
3. Планирование ресурсов. В качестве ресурсов выступают помещения для аудиторов, транспорт для перемещения (при нахождении подразделений отдаленно друг от друга), выделение каких-то специальных инструментов (фото или видеокамера и т.п.) и т.п.

План аудита утверждается у высшего руководителя организации и в обязательном порядке рассылается руководителям подразделений, в которых будет проходить аудит, владельцам проверяемых бизнес-процессов, всем аудиторам и другим заинтересованным лицам.

Желательно закончить процесс ознакомления не позднее чем за пять дней до планируемой даты проведения аудита.

Этап 2. Процесс подготовки аудиторов.

Разберем пошаговый алгоритм подготовки к аудиту.

Шаг 1. Изучение бизнес-процесса.

В самом начале нужно разобраться в том, что именно предстоит проверить.

На этом шаге аудитор знакомится со следующими элементами будущей проверки:

1. Участок или подразделение, которые подлежат аудиту.
2. Чем именно занимается участок.
3. С чего начинается бизнес-процесс.
4. Последовательность действий внутри бизнес-процесса.
5. Входы и выходы.
6. Чем заканчивается процесс и какие результаты получаются в итоге.
7. Матрица ответственности бизнес-процесса и определение кто за что отвечает.

Шаг 2. Изучение документов.

Теперь необходимо изучить все документы, которые описывают проверяемый бизнес-процесс. Обычно к этим документам относят:

1. Регламент бизнес-процесса.
2. Инструкции: технологические, рабочие и т.п..
3. Положение об отделе.
4. Должностные инструкции участников процесса.
5. Маршрутные и Технические карты.

Это лишь краткий список, необходимо собрать и изучать весь пакет документации, относящийся к проверяемым бизнес-процессам.

Необходимо внимательно ознакомиться с каждым документом, чтобы иметь общее представление обо всех требованиях, предъявляемых к бизнес-процессу или участку.

Шаг 3. Выборка проверяемых объектов.

Если проверяемый бизнес-процесс содержит большое количество операций, или эти операции выполняются в разное время, необходимо заранее выбрать конкретные операции, которые будут проверяться.

Рекомендуем придерживаться следующих правил:

1. Участники бизнес-процесса — не менее 50% всех участников опрашиваются во время аудита.
2. Операции – не менее 30% всех операций проверяются за время наблюдения за бизнес-процессом.
3. Записи – не менее 80% всех журналов, реестров и других форм записей должны быть проверены во время аудита.

Правила выборки

Шаг 4. Подготовка контрольного вопросника.

Контрольный вопросник – это просто лист бумаги, поделенный на две части. Слева записываются вопросы, которые нужно задавать при аудите. Справа в дальнейшем будут записаны ответы и наблюдения.

Пример контрольного вопросника

Таким образом, аудитор заранее планирует ход своей проверки, свои разговоры с проверяемыми, отмечает элементы, которые необходимо проверить и т.п.

Лучше всего записать не менее 15 вопросов, следующей тематики:

1. Знание сотрудниками своих операций в бизнес-процессе и основных положений всего процесса.
2. Уточнение ключевых моментов при реализации бизнес-процесса.
3. Описание порядка действии или совершения конкретных операций.
4. Выяснение последовательности действий в процессе.

На каждого сотрудника, который включен в выбору, готовится отдельный контрольный опросник.

Шаг 4. Личная схема проведения аудита.

На последнем шаге подготовки, аудитор готовит личную схему проведения аудита. То есть последовательный перечень своих собственных действий.

Рекомендуется предусмотреть следующие элементы:

1. Этапы проведения проверки.
2. Последовательность наблюдения за операциями бизнес-процессов.
3. Очередность проведения опросов участников процессов.
4. Очередность проверки записей.

Этап 3. Проведение внутреннего аудита.

Очень часто его еще называют – аудит на месте.

Есть несколько форматов проведения внутренних аудитов. Один из самых сложных – это формат, взятый из практики внедрения систем менеджмента качества. Если не планируется сертификация стандартов ISO, то предлагаем ограничиться более простой версией, которую мы опишем ниже.

Шаг 1. Вводное собрание.

Утром, в день проведения аудита, собираются все аудиторы, руководители подразделений и владельцы проверяемых бизнес-процессов.

На вводном собрании еще раз разъясняются краткие правила проведения аудита и обсуждается регламент: время проведения проверок, время обеда и другие необходимые организационные вопросы.

После проведения собрания, аудиторы отправляются на рабочие места для проверки.

Шаг 2. Аудит на месте.

Аудитор действует в рамках своей личной схемы и подготовленных контрольных вопросников. Действовать следует по обстоятельствам, но рекомендуем придерживаться следующей типовой последовательности:

1. Наблюдение за операциями процесса.
2. Проверка поточности.
3. Проверка записей.
4. Опрос участников.
5. Опрос владельца бизнес-процесса.

Все результаты, варианты полученных ответов, выявленные несоответствия должны фиксироваться в контрольных вопросниках.

Если выявленное несоответствие можно исправить сразу или в течение рабочего дня, аудитор договаривается об этом с владельцем бизнес-процесса.

Шаг 3. Заключительное совещание.

В конце аудита, вновь собираются аудиторы с руководителями подразделений и владельцами бизнес-процессов.

На совещании аудиторы презентуют краткие выводы по итогам проверки и объявляют о выявленных несоответствиях.

Руководители высказывают свое мнение и отвечают на дополнительные вопросы аудиторов. Если были договоренности об исправлении несоответствий в течение аудита, то владельцы бизнес-процессов предоставляют соответствующие доказательства устранения.

На этом аудит считается завершенным.

Этап 4. Подведение итогов и отчетность по результатам аудита.

Завершающим этапом является документирование результатов аудита и их доведение до всех заинтересованных лиц.

В течение одного-двух последующих дней, аудитор заполняет типовую форму отчета по результатам аудита, который содержит сведения обо всех выявленных несоответствиях и основные выводы по итогам наблюдений аудитора за процессом.

Отчет отправляется руководителю организации и после подписи, подтверждающую факт ознакомления с ним, отчет рассылается всем заинтересованным лицам.

Далее владельцы бизнес-процессов в оперативном порядке устраняют все выявленные несоответствия и предоставляют аудиторам соответствующие доказательства.

Аудитор контролирует устранение несоответствий. И только аудитор подтверждает, что несоответствие было исключено.

ВикиЧтение

Бизнес-планирование
Бекетова Ольга

Процедура аудита
бизнес-плана внешними инвесторами
проводится по определенной схеме,
включающей, как правило, шесть этапов:

1) оценку
характеристик компании-заявителя,
анализ отрасли его деятельности. Прежде
всего устанавливается, относится ли
отрасль, где этот проект будет
реализовываться, к числу приоритетных
для инвестора. Далее определяется
положение фирмы-просителя на фоне своей
отрасли;

2) анализ условий
инвестиционного соглашения (форму
заимствования и возврата кредита, залог,
гарантию возврата кредитных средств);

3) анализ
последнего баланса. Обязательно
определяется соотношение «заемный
капитал – собственный капитал»;

4) оценку
руководящей команды компании-заявителя;

5) выявление
особенностей проекта;

6) общий анализ
бизнес-плана.

Только после
завершения работы по пяти первым этапам
и получения вывода о целесообразности
дальнейшего рассмотрения проекта
переходят к шестому этапу – общему
глубокому изучению бизнес-плана.
Завершается аудит бизнес-плана принятием
или отклонением решения об его
инвестировании.

Планирование
реализации бизнес-проекта и составление
бюджета включают следующие основные
задачи:

1) определение
типа рабочих задач в фирме и вне ее;

2) определение
логической последовательности событий
в рабочих задачах;

3) подготовку
графика реализации задач;

4) определение
ресурсов для решения задач;

5) подготовку
бюджета реализации и потоков средств,
которые обеспечат финансирование
бизнес-плана; 6) документирование всех
данных реализации бизнес-проекта.

Таким образом,
план реализации содержит график,
объединяющий в последовательную схему
действий различные стадии реализации
бизнес-плана:

1) финансовое
планирование;

2) организационное
оформление;

3) приобретение
и передачу технологий;

4) подготовку
заявочных документов;

5) представление
предложений;

6) переговоры и
заключение контрактов;

7) приобретение
земли;

 строительные
работы;

9) установку
оборудования;

10) закупку
материалов и сырья;

11) предпроизводственный
маркетинг;

12) обучение и
назначение на должность;

13) запуск и
начало производства;

14) поддержание
и развитие производства.

Завершается аудит
бизнес-плана принятием или отклонением
решения об его инвестировании.

Лекция 8. Роль, практика и неиспользуемые возможности бизнес — планирования в рф

Зарубежная практика
управления предприятиями, достигшими
значительных успехов в бизнесе, среди
множества применяемых методов менеджмента
использует бизнес-планирование.
Систематически проводимые исследования
деятельности зарубежных фирм показывают,
что причинами абсолютного большинства
банкротств компаний являются просчеты
или отсутствие бизнес-планирования.

Однако использование
бизнес-планирования для выработки и
обоснования решений по управлению на
российских предприятиях – это, скорее,
исключение, чем правило.

Как уже отмечалось,
бизнес-планирование организует и
координирует менеджмент предприятия,
обеспечивает разработку программы
действий от начала до ее завершения.
Отметим три основные причины, вызывающие
потребности в разработке бизнес-плана
деятельности предприятия:

1) обеспечение
объективной оценки бизнеса, учитывающей
среднесрочные и долгосрочные цели
менеджмента;

2) приведение
менеджмента предприятия к успеху , в
результате использования методологии
бизнес-планирования и его мониторинга;

3) создание
условий на предприятии, при которых
внедряемые менеджментом идеи в наиболее
доступном и целостном виде доводятся
до другихи обеспечивается привлечение
часто необходимых финансовых ресурсов.

Многих проблем
бизнеса можно избежать путем
бизнес-планирования, поскольку внимание
менеджмента будет привлечено к ним
прежде, чем они станут критическими.
Здесь важно и то, что в бизнес-плане
будут оценены не только затраты на
организацию таких мероприятий и эффекты
от принятых решений, но и риски возможных
потерь.

Таким образом,
сложность бизнес-плана должна определяться
сложностью описываемого им бизнеса.
Помимо присущих данному предприятию
фактов, бизнес-план обычно содержит
сведения, аналитические выводы и
прогнозы, которые отражают как объективные
факты, характеризующие бизнес, так и
субъективные представления менеджмента
предприятия о развитии ситуации. Это
неизбежно. Разработав бизнес-план,
менеджмент фирмы фиксирует политику,
включающую набор инвестиционных решений
и предположений относительно дальнейшей
деятельности компании, последствия
которых могут сказываться в течение
довольно длительного периода времени.

Деятельность
менеджмента имеет дело с ограниченными
ресурсами. Процесс планирования бизнеса
помогает продумывать и распределять
по приоритетам усилия менеджмента между
решаемыми проблемами, рационально
выделять требуемые ресурсы и оптимизировать
экономические показатели работы фирмы.

Таким образом,
бизнес-план совместно с моделью становится
инструментом прогноза

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Краснова И.А., заместитель начальника Отдела внутреннего аудита ОАО «УМЗ», член Института внутренних аудиторов

В настоящей статье автор подробно раскрывает методику проведения аудиторской проверки эффективности системы внутреннего контроля бизнес-процессов компании, успешно апробированную на практике Службами внутреннего аудита ряда крупных российских промышленных холдингов. Результаты данных внутренних аудиторских проверок, организованных в соответствии с представленной методикой, могут оказать существенную помощь менеджменту при построении надежной системы внутреннего контроля компании.

Материал, представленный в данной статье, предназначен для сотрудников Служб внутреннего аудита, менеджеров различного уровня, членов Комитетов по аудиту и Советов директоров и, по мнению автора, может быть интересен более широкому кругу читателей.

1. Общие понятия о системе внутреннего контроля в компании

При исследовании вопросов, касающихся системы внутреннего контроля (далее – СВК), автор столкнулся с достаточно парадоксальной ситуацией, сложившейся в настоящее время. С одной стороны, можно констатировать наличие повышенного интереса к данной экономической категории на протяжении последних десяти-пятнадцати лет. С другой стороны, общепризнанного однозначного определения СВК до сих пор не существует.

Тем не менее, в рамках настоящей статьи автор трактует понятие СВК как совокупность организационной структуры управления, мер, методик и процедур, принятых и постоянно осуществляемых Советом директоров, исполнительными и контрольными органами, должностными лицами и иными сотрудниками компании, направленных на:

• совершенствование деятельности компании и органов его управления;
• обеспечение результативности и эффективности финансово-хозяйственной деятельности компании;
• сохранность активов;
• предотвращение внутренних и внешних рисков;
• обеспечение надежности и достоверности всех видов отчетности Общества;
• соблюдение требований законодательства и внутренних документов и регламентов Общества.

Надежная СВК является ключевым элементом корпоративного управления компанией, который позволяет менеджменту принимать адекватные решения, направленные на:

• совершенствование организации бизнеса,
• оперативное выявление, предотвращение и ограничение операционных, финансовых и других видов рисков, и
• обеспечивать разумную уверенность в достижении стратегических целей компании и ее акционеров.

Современные системы построения внутреннего контроля, формируемые в соответствии с требованиями как российских, так и зарубежных принципов корпоративного управления1, акцентируют ответственность высшего руководства компании за формирование надежной СВК и поддержание надлежащего ее функционирования. При этом многие компании в настоящее время имеют в своей структуре Службу внутреннего аудита (далее — СВА). Внутренний аудит, являясь одним из незаменимых инструментом собственников компании и Совета директоров при организации корпоративного управления и контроля, представляет собой наиболее развитую форму внутреннего контроля в компании.

Основными задачами, стоящими перед СВА, являются:

• обеспечение соответствия принципам корпоративного управления;
• оценка надежности и эффективности СВК в компании, а так же оказание консультационной поддержки менеджменту компании на этапе разработки систем и процедур СВК;
• оценка системы управления рисками;
• оценка эффективности и экономичности управления бизнес-процессами.

Схема взаимодействия Совета директоров, СВА и менеджмента компании в рамках организации СВК представлена на рисунке 1.

Рис.1. Схема взаимодействия СВА и менеджмента компании

Необходимо отметить, что в действующем законодательстве и современной методической литературе по вопросам организации внутреннего контроля и аудита не определена методика проведения внутренних аудиторских проверок эффективности СВК компании, результатами которых и должны быть объективная оценка и предложения по оптимизации действующей СВК компании.

В следующем разделе статьи автор предлагает к рассмотрению методику организации данных проверок, успешно используемую Службами внутреннего аудита некоторых крупных промышленных компаний2, реализующих процессный риск-ориентированный метод управления деятельностью. Особое внимание уделяется раскрытию технологии и порядка проведения проверок; подробно представлены основные инструменты и документы, используемые аудиторами; а также обозначены ключевые организационные мероприятия при поведении внутренней аудиторской проверки.

2. Организация внутренней аудиторской проверки эффективности СВК бизнес-процессов компании

Следует определить, что аудиторская проверка в контексте данной статьи представляет собой мероприятие, заключающееся в сборе, оценке и анализе аудиторских доказательств, касающихся СВК бизнес-процесса, подлежащего аудиту, и имеющее своим результатом выражение мнения аудитора о степени надежности СВК этого бизнес-процесса.

Проведение внутренней аудиторской проверки инициируется Руководителем СВА компании на основе раннее утвержденного плана работы СВА либо по отдельному внеплановому поручению уполномоченного лица3.

Процесс проведения внутренней аудиторской проверки СВК бизнес-процессов компании включает в себя несколько этапов (рис.2.), а именно:

• планирование аудиторской проверки, в том числе проведение предварительного обследования;
• проведение аудиторских процедур:
  • оценка дизайна контроля,
  • оценка исполнения контрольных процедур (тестирование),
  • анализ элементов СВК (в том числе оценка контрольной среды),
  • общая оценка эффективности СВК;
• формирование результатов аудиторской проверки;
• работа СВА с материалами аудиторской проверки после утверждения окончательной редакции «Аудиторского отчета», в том числе мониторинг исполнения рекомендаций СВА.

Рис.2. Этапы проведения внутренней аудиторской проверки эффективности СВК бизнес-процессов компании

Ключевые этапы проведения аудиторской проверки эффективности системы внутреннего контроля проиллюстрированы на примере внутренней аудиторской проверки бизнес-процесса «Поиск, оценка и выбор поставщика ТМЦ для основного производства».

      2.1. Планирование аудиторской проверки эффективности СВК бизнес-процессов компании

Планирование аудиторской проверки способствует тому, чтобы важным областям в ходе аудита было уделено необходимое внимание, чтобы были выявлены потенциальные проблемы и работа была выполнена с оптимальными затратами, качественно и своевременно. Планирование позволяет эффективно распределять работу между членами аудиторской группы, участвующими в аудиторской проверке, а также координировать такую работу.

Для эффективного планирования предстоящей аудиторской проверки следует проводить предварительное обследование аудируемого объекта (бизнес-процесса). Задачей данного обследования является изучение фактических целей аудируемого бизнес-процесса, его структуры или изменений в нем, произошедших со времени прошлой проверки. Также должное внимание необходимо уделить оценке уровня материальности аудируемого бизнес-процесса, что позволит объективно говорить о существенности последствий неэффективной организации СВК данного процесса для компании в целом.

Аудиторы на этапе предварительного обследования:

• проводят анализ внутренней нормативной документации (далее – ВНД), регламентирующей организацию аудируемого процесса;
• проводят ознакомление с базами данных и программным обеспечением, обслуживающих рассматриваемый бизнес-процесс;
• анализируют результаты прошлых аудиторских проверок данного бизнес-процесса (в случае их наличия);
• идентифицируют и интервьюируют владельца и других участников процесса по вопросам организации процесса;
• анализируют фактические цели процесса на предмет их соответствия стратегии развития компании и принципам целеполагания (конкретизация, измеримость, согласованность, релевантность, временная ограниченность достижения);
• формируют фактическую схему организации рассматриваемого бизнес-процесса, с указанием существующих контрольных процедур;
• анализируют результаты оценки рисков, проводимой менеджментом компании (в случае ее наличия);
• анализируют систему оценки и показателей, используемых для определения эффективности и экономичности процесса.

По итогам анализа полученной информации о рассматриваемом бизнес-процессе и формирования адекватного понимания его фактического функционирования руководитель службы должен принять:

• решение о дальнейшем проведении аудита или
• решение об отказе от проведения проверки.

При этом решение об отказе от проведения проверки в настоящее время и причины данного решения должны быть доведены до лица, инициировавшего данную проверку. Обычно решение об отказе от проведения проверки в настоящее время принимается в случае если:

• оценка дизайна контроля и ограниченное тестирование на этапе проведения предварительного обследования дают положительный результат о приемлемой надежности СВК;
• по результатам предварительного обследования установлено, что риски бизнес-процесса несущественны или сам процесс нематериален;
• в ходе проведения предварительного обследования стало известно, что в настоящее время существенно изменяется структура изучаемого бизнес-процесса.

В случае принятия положительного решения о проведении проверки эффективности СВК бизнес-процесса в настоящее время по итогам предварительного обследования аудитор должен точно определить ключевые аспекты (в том числе сроки и объемы) предстоящего аудита и проинформировать о них аудируемое лицо. В качестве инструмента для достижения поставленной цели рекомендуется использовать рабочий документ «Задание на аудит».

Аудитор должен отчетливо понимать сам и уметь пояснить аудируемому лицу цели предстоящей проверки. Точное определение границ аудита снижает риск непреднамеренного смещения внимания аудитора в ходе проведения проверки на смежные и наименее проблемные области. Данные аспекты отражаются в разделе 1 «Обоснование проверки» «Задания на аудит».

По итогам изучения внутренних нормативных документов по анализируемому бизнес-процессу и интервью с владельцем и прочими участниками процесса аудитор должен оценить насколько цели, формализованные в регламентах, политиках и др. или обозначенные владельцем процесса, соответствуют стратегии развития компании и общим правилам целеполагания. Помимо этого аудитор должен оценить критерии, используемые менеджментом для определения эффективности и экономичности бизнес-процессов. Особое внимание аудитору следует уделить тому, как действующая система мотивации владельца и участников процесса соотносится с определенными целями процесса. В случае если цели бизнес-процесса не формализованы и владелец процесса также затрудняется их четко сформулировать, аудитор должен на основе собственных теоретических и практических знаний и навыков (в том числе на основе бенчмаркинга) предложить цели для данного процесса и показатели для их измерения и согласовать их с владельцем процесса. Данные аспекты отражаются в разделе 2 «Оценка целей процесса» «Задания на аудит».

Одним из ключевых результатов грамотно проведенного предварительного обследования является адекватное понимание аудитором фактической организации анализируемого бизнес-процесса (последовательность процедур, ответственные за исполнение, фактические сроки исполнения) и объективная оценка уровня его регламентации. Данные аспекты отражаются в разделе 3 «Описание процесса» «Задания на аудит».

Результаты обследования и оценки рисков, проводимых СВА при годовом риск-ориентированном планировании; материалы прошлых аудиторских проверок; результаты оценки рисков, проводимой менеджментом (анализ Карт рисков) являются основой для формирования перечня рисков изучаемого бизнес-процесса.

Оценка рисков в ходе предварительного обследования проводится аудитором экспертно по двум показателям – вероятность реализации и значимость последствий от реализации данных рисков.

Схематично результаты оценки идентифицированных рисков4 можно представить в Карте рисков бизнес-процесса. При этом для наглядности используется метод цветовой зональности рисков:

• красный цвет – высокие риски, требующие немедленного управления и предотвращения;
• желтый цвет – средние риски, требующие постоянного мониторинга;
• зеленый цвет – низкие риски, не требующие усиленного контроля.

Данные аспекты отражаются в разделе 4 «Оценка бизнес-рисков процесса» «Задания на аудит».

В целях достижения общего мнения о фактической организации аудируемого процесса, его целей и целей предстоящей аудиторской проверки руководителю аудиторской группы следует согласовать данные вопросы с представителем (-ями) аудиторского предприятия /подразделения (как правило, владельцем процесса). Данные аспекты отражаются в разделе 5 «Мнение представителей аудируемого предприятия / подразделения» «Задания на аудит».

Необходимо отметить, что «Задание на аудит» формируется руководителем аудиторской группы и после согласования с представителем аудируемого лица обязательно утверждается Руководителем СВА компании. Какие-либо последующие корректировки данного документа возможны только при согласовании с Руководителем СВА с объяснением причин необходимости данных корректировок и при условии информирования владельца процесса.

На этом предварительный этап аудиторской проверки завершен. Далее, начинается так называемый этап «Работа в поле», когда аудитор для формирования адекватных выводов о фактической СВК получает аудиторские доказательства путем выполнения соответствующих процедур (тестов).

      2.2. Проведение аудиторских процедур

Проведение аудиторских процедур предназначено для сбора достаточных надлежащих доказательств с целью формулирования обоснованных выводов, на которых основывается мнение аудиторов об эффективности СВК, выраженное в «Аудиторском отчете» и подкрепленное соответствующими рабочими документами.

Одной из основных аудиторских процедур, направленных на получение адекватных выводов о надежности и эффективности функционирования СВК бизнес-процесса, является тестирование фактических процедур управления рисками, присущих анализируемому процессу.

Тестирование надежности СВК направлено на определение аудитором вероятности достижения цели контрольной процедуры, с помощью которой владелец анализируемого риска может эффективно управлять данным риском. При этом цель контрольной процедуры определяется аудитором либо на основе анализа ВНД по процессу, интервью с владельцем процесса, либо самостоятельно на основе «лучших практик» организации данных процессов в аналогичных компаниях.

Как правило, тестирование проводится аудитором выборочным методом. Объем выборки должен обеспечивать достаточную уверенность аудитора в том, что выводы, сделанные на основе анализа выборочных данных будут приемлемы для всего объема данных (генеральной совокупности), из которого произведена выборка. Объем выборки может определяться с применением специальных формул, полученных на основе теории вероятности и математической статистики, либо определяться на основе профессионального суждения аудитора.

При проведении тестирования аудитор располагает довольно широким спектром инструментов — процедур, исполнение которых позволит сформировать объективные выводы об эффективности СВК, как то: сравнение / сопоставление, анализ данных и др.

По результатам тестирования аудитор должен дать оценку надежности действующей СВК бизнес-процесса в части управления анализируемым риском, с указанием возможных последствий от реализации данного риска (с учетом экстраполяции результатов проверки выборочных данных на всю генеральную совокупность). В случае необходимости аудитор формирует рекомендации по построению или оптимизации действующей СВК для достижения целей бизнес-процесса.

В качестве инструмента для отражения процедуры тестирования СВК рекомендуется использовать рабочий документ «Аудиторский тест».

После проведения предварительного обследования и тестирования фактических процедур управления рисками, присущих анализируемому бизнес-процессу, аудитор должен сформировать общее мнение о надежности и эффективности действующей СВК изучаемого процесса. В качестве инструмента для достижения поставленной цели рекомендуется использовать рабочий документ «Оценка дизайна контроля».

Необходимо конкретизировать, что дизайн внутреннего контроля бизнес-процесса представляет собой фактическое содержание и место расположение контрольных процедур в структуре процесса.

В ходе проведения оценки дизайна контроля аудитор использует следующие приемы, результаты которых отражает в вышеуказанном рабочем документе:

• формирование идеальной схемы бизнес-процесса («как должно быть»). Схема идеального процесса формируется таким образом, чтобы гарантировать достижение целей данного процесса.
• сравнение фактической схемы бизнес-процесса («как есть») с идеальной;
• анализ наличия и эффективности контрольных процедур5 , предусмотренных в регламентирующих и распорядительных документах по аудируемому процессу;
• анализ наличия, качества исполнения и эффективности контрольных процедур, фактически присущих процессу;
• сравнение содержания и качества исполнения фактических процедур контроля с требованиями ВНД по бизнес-процессу;
• оценка эффективности процедуры с помощью статистического анализа происшествий за длительный период (3-5 лет);
• бенчмаркинг и поиск «лучшей практики» для оптимизации контрольных процедур.

Кроме того, оценка дизайна контроля должна проводиться с учетом стоимости как отдельной контрольной процедуры, так и затрат на создание и поддержание всей СВК. Рекомендации по созданию и оптимизации действующей СВК должна быть обоснована с точки зрения стоимостного анализа «выгоды – затраты». В случае функционирования нескольких контрольных процедур, направленных на управление одним риском или зависимыми рисками, следует провести оценку различных вариантов использования контрольных процедур для исключения излишних (дублирующих) процедур.

Аудитор на основе результатов оценки дизайна контроля бизнес-процесса должен совместно с менеджментом компании выработать рекомендации по построению и оптимизации действующей системы внутреннего контроля анализируемого процесса. Рекомендации аудитора, в основном, направлены на:

• повышение качества исполнения контрольной процедуры, формализованной в ВНД компании, в том числе и за счет построения эффективной системы мотивации сотрудников-исполнителей данной контрольной процедуры (в случае если формализованная контрольная процедура эффективна, но имеются отклонения при ее фактическом исполнении);
• легализацию фактически исполняемой контрольной процедуры (в случае если фактически реализуемая контрольная процедура эффективна, но не предусмотрена требованиями ВНД);
• разработку и формализацию контрольной процедуры и контроля за ее надлежащим исполнением (в случае если контрольная процедура не предусмотрена ВНД и фактические действия сотрудников не позволяют эффективно управлять риском).

После проведения всех необходимых аудиторских процедур и формирования общего мнения о надежности СВК изучаемого бизнес-процесса на основе полученных аудиторских доказательств аудитор приступает к обобщению полученных результатов и формированию «Аудиторского отчета».

      2.3. Формирование результатов аудита

Мнение СВА о надежности действующей СВК изучаемого бизнес-процесса, выраженное в письменной форме, представляется аудитором в «Аудиторском отчете».

Для формирования объективного окончательного мнения о действующей СВК процесса и снижения риска ошибок аудитора при проведении проверки рекомендуется предварительно формировать «Проект аудиторского отчета». Данный документ используется как предварительный черновой вариант «Аудиторского отчета», который предоставляется на согласование владельцу и участникам аудируемого бизнес-процесса, которые:

• в случае наличия аргументированных документально подтвержденных возражений и замечаний предоставляют в СВА «Протокол разногласий по результатам аудита»;
• в случае согласия с изложенными аудитором информацией и выводами предоставляют в СВА «План корректирующих мероприятий по результатам аудита», который должен предусматривать описание мероприятий, ответственных, сроки выполнения.

«Лучшей практикой» при согласовании материалов аудита является процедура проведения завершающего совещания между аудиторами и представителями аудируемого лица по уточнению окончательных мнений и позиций сторон по предмету проверки.

Стандартная форма «Аудиторского отчета» законодательно не определена. Поэтому данный рабочий документ СВА формируется аудитором по форме, разработанной непосредственно в самой компании, но должен отвечать требованиям объективности, ясности, лаконичности, конструктивности и своевременности.

Следует отметить, что положительно зарекомендовало себя на практике выделение в «Аудиторском отчете» отдельных тематических блоков — вводной и описательной частей.

В вводной части «Аудиторского отчета» аудитор представляет общую информацию о проверке, как то:

• цель, объект и предметы проверки;
• состав аудиторской группы, сроки проведения проверки.

Описательная часть «Аудиторского отчета» является наиболее объемным и информативным блоком, содержащим все результаты аудита.

Для привлечения внимания высшего руководства компании к наиболее важным аспектам, выявленным при аудите, а также для упрощения процесса формирования отчетности СВА о деятельности службы рекомендуется обособить:

• наиболее существенные выводы о недостатках организации анализируемого бизнес-процесса и системы внутреннего контроля;
• рекомендации аудитора по устранению причин и снижению последствий наиболее высоких рисков, присущих данному процессу и оказывающих негативное влияние на достижение целей компании.

Для удобства восприятия заинтересованными пользователями результатов аудита целесообразно придерживаться следующей схемы представления информации:

• описание предмета проверки (подпроцесса);
• описание и оценка рисков, присущих данному подпроцессу;
• описание и оценка фактически используемого воздействия на риски;
• результаты фактически используемого воздействия на риск (по результатам аудиторского тестирования);
• описание причин, обусловивших реализацию рисков;
• описание и оценка последствий от реализации рисков;
• рекомендации аудитора по управлению данными рисками за счет построения и оптимизации СВК данного подпроцесса.

Необходимо отметить, что если в ходе согласования «Проекта аудиторского отчета» достичь единого мнения с аудируемым не удалось, в окончательном «Аудиторском отчете» следует также указать мнение аудируемого с пояснением, почему его возражения не были приняты аудитором.

При формировании «досье аудита»6 необходимо к «Аудиторскому отчету» прилагать «Протокол разногласий по результатам аудита» и «План корректирующих мероприятий по результатам аудита».

Порядок подписания «Проекта аудиторского отчета» и «Аудиторского отчета» и доведения данных документов до заинтересованных пользователей должен быть регламентирован в ВНД, регулирующих организацию функции внутреннего аудита в компании. Как правило, данные рабочие документы по проверке авторизируются руководителем СВА, который и принимает решение о направлении данных документов заинтересованным пользователям.

Обычно окончательная версия «Аудиторского отчета» предоставляется:

• заказчику аудита – лицу, инициировавшему данную проверку;
• владельцу аудируемого бизнес-процесса;
• другим заинтересованным пользователям на усмотрение руководителя СВА компании.

Следует отметить, что направление СВА окончательной редакции «Аудиторского отчета» заинтересованным пользователем является лишь промежуточным этапом проведения аудиторской проверки эффективности СВК бизнес-процессов. Только последующая совместная работа СВА и менеджмента компании может обеспечить надлежащее формирование и внедрение надежной СВК бизнес-процессов, обеспечивающую разумную уверенность в достижении стратегических целей компании и ее акционеров.

      2.4. Работа СВА с материалами аудита после утверждения окончательной редакции «Аудиторского отчета»

Работу СВА с материалами аудита после утверждения и доведения окончательной редакции «Аудиторского отчета» заинтересованным пользователям можно разделить на два типа:

• работа СВА с менеджментом компании по построению и оптимизации СВК бизнес-процессов;
• работа СВА с материалами аудита для удовлетворения собственных потребностей службы.

Работа СВА с менеджментом компании по построению и оптимизации СВК бизнес-процессов

Основное направление совместной работы СВА с менеджментом компании по построению и оптимизации СВК бизнес-процессов связано с контролем исполнения плана корректирующих мероприятий, необходимость которых была выявлена по результатам аудита. Контроль может осуществляться посредством:

• анализа отчетов аудируемого объекта о выполнении запланированных корректирующих мероприятий;
• проведения проверок объекта.

По результатам осуществления контрольных действий СВА формирует «Отчет об исполнении корректирующих мероприятий» по конкретной проверке с указанием выполнения мероприятий, их достаточности, своевременности и эффективности, который доводится до тех же лиц, кому направлялся ранее сам «Аудиторский отчет».

Другое направление совместной работы СВА с менеджментом компании связано с оказанием консалтинговой поддержки менеджменту. Как уже было отмечено выше, ответственным за формирование надежной СВК и поддержание надлежащего ее функционирования, согласно как российским, так и зарубежным принципам корпоративного управления, является высшее руководство компании. Тем не менее, как показывает практика, менеджменту компаний обычно требуются дополнительные специальные знания и помощь в таких областях управления, как внутренний контроль и управление рисками. В связи с этим СВА может привлекаться в качестве консультанта по вопросам тестирования вводимых процедур внутреннего контроля, оценки дизайна контроля, проверки исполнения процедур внутреннего контроля, а также обеспечить методологическую поддержку при организации процессов внутреннего контроля и управления рисками.

Работа СВА с материалами аудита для удовлетворения собственных потребностей службы

Информация, полученная в ходе проведения аудиторской проверки и последующего контроля исполнения корректирующих мероприятий по результатам аудита, является основой для решения задач, поставленных непосредственно перед самой СВА, как то:

• своевременное формирование и предоставление отчетности о результатах аудиторской деятельности, существенных рисках, проблемах контроля и корпоративного управления в компании лицу (лицам), которому подотчетна СВА в компании согласно ВНД по организации внутреннего аудита (как правило, Комитет по аудиту при Совете директоров, Генеральный директор и др.);
• планирование дальнейшей деятельности СВА.

Подводя итоги, можно констатировать следующее.

Построение надежной СВК, содействующей повышению эффективности бизнеса и защите интересов акционеров, является зоной ответственности менеджмента компании. Но даже хорошо выстроенная и организованная СВК нуждается в оценке своей эффективности как с точки зрения достижения поставленных целей, так и с точки зрения экономичности. Наиболее независимо и профессионально оценить надежность и эффективность существующей СВК бизнес-процессов компании, а так же предложить рекомендации по ее усовершенствованию может СВА.

Представленная в статье методика проведения внутренних аудиторских проверок, по сути, является руководством по построению процесса оценки СВК. При этом для организации эффективного практического применения данной методики требуется легализация во внутренних регламентирующих документах компании как порядка и инструментов проведения проверки, так и схемы взаимоотношений СВА и аудируемыми предприятиями /подразделениями.

1. В ходе написания статьи были проанализированы положения Internal control Guidance for Directors on the Combined Code (The Institute of Chartered Accountants, in England & Wales); Кодекса корпоративного поведения ФКЦБ, Пособия по корпоративному управлению МФК, Международных профессиональных стандартов внутреннего аудита, кодексов корпоративного управления различных компаний.
2. Например, в ОАО «УМЗ» — предприятии, входящем в состав ОАО «Концерн ПВО «Алмаз-Антей», крупнейшего военно-ориентированного предприятия РФ; ОАО «ПОЛАИР» — крупнейшем в России и Европе предприятии-производителе торгового холодильного оборудования и др.
3. Перечень уполномоченных лиц, по решению которых СВА проводит аудиторские проверки, как правило, закреплен в «Положении о СВА компании» и зависит от уровня подчиненности СВА (в основном это Комитет по аудиту при Совете Директоров, Ревизионная комиссия, Генеральный директор либо Финансовый директор компании).
4. Оценка рисков определяется как произведение коэффициентов вероятности реализации риска и значимости последствий от его реализации.
5. Анализ эффективности контрольной процедуры проводится на предмет обеспечения разумной гарантии достижения соответствующих целей изучаемого бизнес-процесса.
6. Досье аудита – полный пакет рабочих документов, аудиторских доказательств и др. документации аудитора по конкретной внутренней аудиторской проверке.

Приложение 1.

Оценка дизайна контроля бизнес-процесса «Поиск, оценка и выбор поставщика ТМЦ для основного производства»

1. Тест 1 — убедиться в том, что в ВНД предусмотрена контрольная процедура, с помощью которой риск управляется и цель контроля данного риска будет достигнута.
   Тест 2 — убедиться в том, что фактически существует контрольная процедура, с помощью которой риск управляется и цель контроля данного риска будет достигнута.
   Тест 3 — убедиться в том, что контрольные процедуры из ВНД и фактически исполняемая идентичны.
   Тест 4 — убедиться в том, что регламентированная контрольная процедура обеспечивает разумную гарантию достижения соответствующей бизнес-цели.
   Тест 5 — убедиться в том, что фактически исполняемая контрольная процедура обеспечивает разумную гарантию достижения соответствующей бизнес-цели (тест по последствиям).