Сколько времени в компании хранится информация документы связанные с должной осмотрительностью

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИЙ <*>

В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.

К указанным перечням документов относятся:

1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время — Росархив, ранее — Минкультуры России):

— Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (до 18 февраля 2020 года — Перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558);

— Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Росархива от 28.12.2021 N 142 (до 13 февраля 2022 года — Перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182).

Также см. Инструкцию по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.

Кроме того, до 17 декабря 2020 года для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е — первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применялся Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР 15.08.1988.

2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения (см. также Методические рекомендации по подготовке указанных перечней);

3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России.

Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.

В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

О методике работы по организации хранения и учета документов по личному составу см. Методические рекомендации, разработанные ВНИИДАД.

Зачем хранить бухгалтерские документы

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности  всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и утвержденным перечнем сроков хранения.

О том, на какие группы делятся документы, возникающие в деятельности организации, и какими могут быть сроки их хранения, читайте в статье «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

• перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
• закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
• в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Обратите внимание! Госдума внесла поправки в ст. 23 и 24 НК РФ, которые увеличиают сроки хранения налогоплательщиками и налоговыми агентами данных бухгалтерского и налогового учета и документов, связанных с расчетом и уплатой налогов. Сохранять их потребуется в течение 5 лет вместо четырех.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Разбираемся со сроками на примере

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.

Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье.

Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.

Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»

Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.

Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

См. также «Минфин напомнил, сколько нужно хранить первичку».

Более подробно о сроках хранения налоговой документации, документов по страховым взносам, в том числе по взносам от несчастных случаев, смотрите в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале.

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

Иные случаи увеличения срока хранения первички

Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.

Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2021 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2035 года.

Подробнее о нюансах учета убытка читайте в статье «Как и на какой срок можно осуществить перенос убытков на будущее?».

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2021 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2026 года.

Итоги

Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).

Организации и предприниматели ежедневно создают множество бумаг и файлов. Их важно систематизировать и хранить в соответствии с установленными правилами, это делается не только для удобства работы, при этом бумаги имеют разные сроки хранения. Например, годовую бухгалтерскую отчетность нужно хранить постоянно, а правила трудового распорядка — 1 год.

Документы прошлых периодов, даже очень давних, могут помочь:

• защитить свои интересы в суде при разногласиях с контрагентами;
• представить информацию государственным органам о бывших сотрудниках, например, чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку;
• обосновать законность операций, если возникнут вопросы у банка или налоговой.

Если не предоставить отчет по требованию, налоговые инспекторы вправе оштрафовать, а также доначислить налоги и взносы. 

Важно определить правила, сроки хранения каждого типа бумаг, затем закрепить положения в локальных актах компании. Если в нормативных актах обозначены разные сроки хранения, безопаснее применять максимальный из них (письма Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2598 и Росархива от 13.03.2020 № 7/693).

Хранение регулируют:

• Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
• Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
• Налоговый кодекс РФ.
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.
• ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

Если в Перечне Росархива срок определен как «до минования надобности», организация сама определяет срок хранения, но он не может быть меньше 12 месяцев (п. 4.6 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Компании должны обеспечить сохранность всех документов: бумажных и электронных — независимо от способа их создания и вида носителя (ст. 5 Закона 125-ФЗ). Срок хранения не зависит от формы — электронной или бумажной (п. 4.2 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).  Хранить их следует в том виде, в котором они были составлены: бумажные  нельзя оцифровать, а электронные распечатать. 

Для бумаг компании понадобятся папки, стеллажи, площади — к помещениям есть особые требования в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Электронным файлам, подписанным цифровой подписью, тоже нужно обеспечить режим хранения, исключающий утрату или уничтожение информации и перезаписывать данные на новые носители по мере устаревания прежних. 

Для разных типов бумаг и файлов будет отличаться момент, с которого начинается отсчет срока хранения. По общему правилу этот срок отсчитывается с 1 января следующего года, после того как по документам закончилось делопроизводство. Например:

• для отчетности, аудиторских заключений, регистров бухучета отсчитывать срок хранения начинают после отчетного периода  (п. 1 ст. 29 402-ФЗ);
• для учетной политики, стандартов компании, других документов, связанных с организацией и ведением бухучета, а также для средств воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи срок начинает течь, после того как они в последний раз использовались для составления отчетности (п. 2 ст. 29 402-ФЗ);
• для бумаг по основным средствам, нематериальным активам (акты, ведомости, заключения об определении амортизации и пр.) срок отсчитывается с года, следующего после продажи, списания или выбытия имущества (стр. 323 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236);
• для бумаг и файлов по безнадежным долгам контрагентов (договоры, письма, платежки) отсчет идет после периода, когда долги признали безнадежными.

Бумаги с истекшим сроком хранения уничтожают. Руководитель создает приказом экспертную комиссию из сотрудников организации, которая отбирает такие бумаги и составляет об этом протокол с повесткой и решением. Протокол подписывают все участники.

Затем составляют акт с перечисление бумаг для уничтожения. Компания может передать их для утилизации специальной организации или уничтожить самостоятельно:

• сжечь;
• обработать химическими веществами;
• измельчить с помощью шредера.

После уничтожения составляют еще один акт о фактическом уничтожении, в нем тоже указывают данные о компании и уничтоженных документах.

Срок хранения первички — 5 лет после отчетного периода, в котором их последний раз использовали (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК, стр. 277 Перечня). Такой же срок установлен для оправдательных документов: банковских, кассовых документов и книг, ордеров, табелей, актов о приеме, сдаче, списании имущества и материалов.

После истечения 5 лет первичку можно уничтожить, но только после завершения ее проверки налоговыми и другими контролирующими органами, а также аудиторской проверки (письмо Росархива от 26.03.2020 №7/905). Экспертная комиссия организации не обладает полномочиями по проведению проверок. При разногласиях первичку хранят до разрешения спора. За ее уничтожение без выездной налоговой или аудиторской проверки компании может грозить штраф.

НК РФ не содержит точного перечня налоговых документов, но на практике к ним можно отнести:

• декларации, отчеты, расчеты по всем видам налогов;
• налоговые регистры;
• свидетельства об освобождении от налогов, льготах, отсрочках в уплате или отказе в них;
• книги покупок и продаж;
• сведения о доходах физических лиц;
• расчетно-платежные ведомости;
• кассовые и банковские документы;
• акты выполненных работ, оказанных услуг и др.

Любые бумаги из этого списка налоговые инспекторы могут посчитать необходимыми для расчета и уплаты налогов. А значит они вправе потребовать их при выездных, камеральных, встречных проверках и других мероприятиях налогового контроля.

Бумаги, необходимые для исчисления, удержания, перечисления и уплаты налогов, хранят 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24). Отсчет срока хранения начинается с 1 января после окончания налогового периода, в котором файл или бумагу использовали для составления отчетности и расчета налогов (письмо Минфина от 19.07.17 № 03-07-11/45829).

Документы, подтверждающие убыток организации, хранят в течение всего срока, когда они уменьшают налоговую базу (п. 4 ст. 283, абз. 7 п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Книги покупок и продаж хранят 4 года, отсчет ведут с даты последней записи (п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства от 26.12.11 № 1137).

Понятия «кадровые документы» в законе нет, но на практике их можно разделить на бумаги по личному составу и положения или приказы, которые распространяются на всех сотрудников. Например, к ним относят:

• трудовые договоры с допсоглашениями;
• график отпусков, график сменности;
• штатное расписание, табель учета рабочего времени;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о персданных работников;
• акты и приказы о полномочиях на подписание документов;
• положение об аттестации рабочих мест;
• положение по охране труда;
• документы по воинскому учету и другие бумаги, связанные с кадровым составом.

Бумаги по личному составу (приказы о приеме на работу, увольнении, трудовые договоры, договоры ГПХ, личные карточки и пр.) хранят согласно ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и Перечня:

• созданные до 2003 — не менее 75 лет;
• созданные после 2003 — не менее 50 лет.

Платежные ведомости, расчетные листки хранят 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников, а в ином случае — 50 лет.

В течение 5 лет хранят приказы о привлечении сотрудников к работе в выходные и нерабочие дни.

Если сотрудник получил образование за счет организации, свидетельства об этом хранятся по срокам налоговых документов — не менее 5 лет: чтобы списать затраты в расходы, организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (п.3 ст. 264 НК РФ). 

В приказе Росархива № 236 перечислены другие бумаги, сгруппированные в зависимости от сферы применения. Например:

• правила трудового распорядка хранят 1 год;
• графики отпусков, должностные инструкции, приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года;
• отчеты о командировках, приказы об отпусках, табели учета рабочего времени — 5 лет;
• а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет и т.д.

Отчетность — это вид документации, для нее установлены свои сроки хранения, которые во многом совпадают со сроками для других документов — первичных или кадровых. Сроки хранения бухгалтерской, налоговой отчетности и других бумаг мы привели в сводной таблице.

Организации представляют в Росстат статистическую отчетность в форме электронного файла, заверенного усиленной КЭП. У таких документов, как и у бумажных, есть сроки хранения:

• сводные годовые, годовые и с большей периодичностью отчеты должны храниться в организации постоянно;
• полугодовые и квартальные — 5 лет, при отсутствии годовых — постоянно;
• месячные — 1 год, при отсутствии годовых, полугодовых и квартальных — постоянно.

Статистические отчеты и таблицы по вспомогательным направлениям и видам деятельности имеют другие сроки:

• сводные годовые, годовые и с большей периодичностью отчеты, а также полугодовые — 5 лет;
• квартальные — 3 года;
• месячные и единовременные — 1 год.

Свидетельства об итогах деятельности (доклады, аналитические таблицы и справки, статистические бюллетени), отчеты о выполнении грантов организация должна хранить постоянно.

5 летний срок имеют бумаги о выполнении целевых программ, годовые отчеты о работе структурных подразделений, журналы учета передаваемых статистических данных.

1 год — срок хранения индивидуальных отчетов работников, вспомогательных книг по оперативному, статистическому учету и отчетности.

Перечень, утвержденный приказом Росархива № 236, содержит информацию по срокам хранения отчетности, представляемой в государственные органы.

Налоговые декларации и расчеты нужно хранить в течение 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК; стр. 310 Перечня);

Расчеты по страховым взносам — годовые и квартальные — имеют одинаковый срок хранения (стр. 308 Перечня):

• если они созданы до 2003 — срок не менее 75 лет;
• после 2003 — не менее 50 лет.

Такие же сроки установлены для сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (стр. 450 Перечня).

Карточки индивидуального учета начисленных выплат и страховых взносов нельзя уничтожать 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50 или 75 лет в зависимости от года их создания (стр. 309 Перечня).

Сведения, представляемые в Пенсионный фонд РФ для индивидуального (персонифицированного) учета, следует хранить 5 лет (стр. 624 Перечня).

Индивидуальный предприниматель обязан соблюдать те же самые сроки хранения документов, которые установлены для организаций. Выбранный им налоговый режим не имеет значения.

Перечень, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, обязателен только для организаций. Но в перечне есть строки, напрямую касающиеся ИП. Например, Росархив обязывает предпринимателей хранить:

• налоговые декларации в течение 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК; стр. 310 Перечня);
• книги учета доходов и расходов на УСН в течение 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК; стр. 318 Перечня).

Бумаги для исчисления и уплаты страховых взносов ИП должен хранить в течение 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП). Меры ответственности — предупреждение или административный штраф в размере:

• от 1 000 до 3 000 рублей — для ИП;
• от 3 000 до 5 000 рублей — для должностных лиц, например директора или бухгалтера;
• от 5 000 до 10 000 рублей — для юридических лиц.

Для организаций есть ответственность за другие нарушения:

• грубое нарушение требований бухгалтерского учета, в том числе в отношении бухгалтерской (финансовой) отчетности — например отсутствуют первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерская отчетность или аудиторское заключение (ст. 15.11 КоАП), регистры налогового учета, счетов-фактур (ст. 120 НК РФ);
• нарушение требований законодательства о хранении и информации, содержащейся в информационных системах (ст. 13.25 КоАП).

За непредставление по требованию налоговой утерянных или досрочно уничтоженных документов размер штрафа зависит от того, для какой проверки запросили документы:

• вне проверок — штраф 5 000 рублей;
• повторное нарушение в течение календарного года — 20 000 рублей (ст. 129.1 НК РФ);
• при камеральной или выездной проверке — 200 рублей за каждый непредставленный документ (ст. 126 НК РФ). 

Все отправленные через Экстерн отчеты, подтверждения даты отправки, квитанции, извещения и другие созданные файлы бессрочно хранятся на защищенных серверах Контура — оператора электронного документооборота. У абонентов Экстерна всегда есть доступ к ним.

Даже если вы перестанете пользоваться Экстерном, доступ в архив сохранится. Если документы хранятся в Экстерне в зашифрованном виде, потребуется сертификат электронной подписи, которым вы их заверяли.

Еще для абонентов Экстерна есть бесплатная программа Контур.Архив, которая автоматически выгружает из Экстерна и сохраняет копии документов на компьютер.

Контур.Архив скачивает отчеты в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, а также требования, в том числе формализованные ответы на требования и представленные первичные документы к отчетам.

В Экстерне можно хранить не только отчеты, но и свои рабочие документы: сканы, договоры, первичку, доверенности. Для этого в системе есть специальный раздел «Файлы». Если вы потеряете бумажные оригиналы или ваш компьютер будет в ремонте, вы сможете легко найти нужный вам файл в Экстерне. Хранилище доступно пользователям тарифных планов: «Оптимальный Плюс», «Максимальный», «Общий» и «Общий Плюс».

Сроки хранения документов организаций

Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.

Сроки хранения документов

Таблица сроков хранения налоговых, бухгалтерских и кадровых документов в 2021 году

В таблице приведены сроки хранения наиболее распространенных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета, действующие с 2020 года.

С полным перечнем типовых управленческих документов и сроками их хранения можно ознакомиться здесь. Узнать, с какого момента исчислять сроки хранения документации и что делать после истечения сроков временного хранения можно узнать из инструкции, утвержденной приказом Росархива № 237 от 20.12.2019.

Cроки хранения наиболее распространенных документов в 2021 году

Эти сроки установлены приказом Росархива. В то же время, по некоторым документам сроки регламентируются нормативными актами других ведомств. Если по одним и тем же документам в нормативных актах установлены разные сроки, рекомендуем для безопасности выбирать больший.

То же самое с документами, которые вы создали или получили до изменения сроков хранения. По ним тоже руководствуйтесь наибольшим сроком.

Сроки хранения налоговых документов

Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:

Санкции за нарушение порядка хранения документов

Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.

В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.

Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет.

За нарушение правил хранения архивной документации по статье 13.20 КоАП РФ предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.