Для проезда в командировку может использоваться машина организации или сотрудника, которому выплачивается арендная плата или компенсация за использование личного имущества в интересах работодателя. Какие документы необходимы для оформления командировки? Какими налогами и взносами облагаются выплаты?
Документальное оформление командировки на автомобиле
В таблице представлен перечень необходимых документов в зависимости от того, как сотрудник едет в командировку: на автомобиле работодателя или на собственном автомобиле, получает арендную плату или компенсацию за использование своего транспортного средства.
Необходимые документы |
Проезд на автомобиле |
||
|---|---|---|---|
| cотрудника | работодателя | ||
| аренда | компенсация за использование | ||
| Договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 и 643 ГК РФ) | • | — | — |
| Акт приемки-передачи имущества в аренду (письмо Минфина России от 15.06.2015 № 03-07-11/34410) | • | — | — |
| Документ, подтверждающий право собственности работника на автомобиль, например копия ПТС (ст. 608 ГК РФ; письмо Минфина России от 27.06.2013 № 03-04-05/24421) | •* | — | — |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору или отдельное соглашение об использовании автомобиля работника в интересах работодателя с установлением размера компенсации за использование такого имущества (ст. 188 ТК РФ) | — | • | — |
| Приказ о направлении работника в командировку на арендованном, личном или принадлежащем работодателю автотранспорте (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 — далее Положение) | • | • | • |
| Служебная записка и/или иной документ, который подтверждает фактический срок пребывания в командировке, например командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны (организации или должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту (из места) командирования (п. 7 Положения) | • | • | • |
| Авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими расходы на проезд в ходе командировки: чеками на ГСМ и т.п. (п. 26 Положения) | • | • | • |
| Путевой лист, содержащий информацию о маршруте следования в ходе командировки и о количестве израсходованных ГСМ (письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406; Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14) | • | • | • |
Примечание. *В качестве подтверждающего документа может использоваться письменное разрешение собственника автомобиля на предоставление его имущества в аренду работником.
Бухгалтерия, зарплата и отчетность в дружелюбном сервисе.
Попробуйте бесплатно
Налогообложение расходов при направлении
сотрудника в командировку на машине
Налог на прибыль
Можно в полном размере учесть в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией, следующие (пп. 11–12 п. 1 ст. 264 НК РФ; письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):
- арендную плату за автомобиль работника;
- расходы на проезд (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно на автомобиле работодателя или на арендованном у сотрудника автомобиле;
- компенсацию за само использование (износ) автомобиля работника, использованного в ходе командировки.
Что касается компенсации расходов, связанных с проездом в командировку на автомобиле работника, прежде всего ГСМ, то, по мнению налоговиков, в размер компенсации, установленный п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, включено в том числе и возмещение рассматриваемых расходов (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239, ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). Иной подход, скорее всего, предстоит отстаивать в суде с неочевидным исходом, так как единственное известное нам судебное решение по данному вопросу вынесено в пользу налоговиков (Определение ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09 по делу № А07-1341/2008).
НДФЛ
Арендная плата за автомобиль работника облагается НДФЛ при ее выплате у арендодателя — налогового агента на общих основаниях (пп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 226 НК РФ).
Не облагается НДФЛ в полном объеме компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно, а также компенсация за само использование (износ) автомобиля работника (п. 3 ст. 217 НК РФ; письмо Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-06/5600). Однако если работник не подтвердит документально право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228). Иную позицию можно отстоять в суде, так как практика развивается в пользу налогоплательщиков (например, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013).
Автоматизируйте оформление командировок: быстрый поиск недорогих билетов, отелей и квартир. Закрывающие документы с автозагрузкой в 1С
Подробнее
Страховые взносы
Страховыми взносами в полном объеме не облагается (п. 3 ст. 7, п. 2, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; п. 1–2 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ):
- арендная плата за автомобиль работника;
- компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно;
- компенсация за само использование (износ) автомобиля работника.
При расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество (п. 2 письма ПФ РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260).
Если работник не может документально подтвердить право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию страховые взносы (письмо Минтруда России от 13.11.2015 № 17-3/В-542). Иную позицию можно отстоять в суде, так как имеется судебное решение в пользу плательщиков страховых взносов (Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).
Наглядно налогообложение расходов при направлении сотрудника в командировку на машине представлено в таблице.
Тип расходов |
Налог на прибыль |
НДФЛ |
Страховые взносы |
|---|---|---|---|
| Арендная плата за автомобиль работника по договору аренды без экипажа | Полностью учитывается в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией | Облагается (при выплате у налогового агента) | Не облагается |
| Компенсация документально подтвержденных расходов на проезд (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно на автомобиле работодателя или на арендованном автомобиле | Не облагается | ||
| Компенсация за само использование (износ) автомобиля работника в ходе командировки, а также компенсация документально подтвержденных расходов на проезд* (ГСМ и т.п.) в командировку на автомобиле работника по дополнительному или отдельному соглашению к трудовому договору и выплате соответствующей компенсации за использование такого имущества | Учитывается в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 | Не облагается** |
Примечания. *По мнению налоговиков, эти затраты уже включены в размер компенсации за использование транспортного средства (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239 и ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). **Если работник не сможет документально подтвердить право собственности на автомобиль, проверяющие могут начислить НДФЛ и страховые взносы (письма Минфина РФ от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228 и Минтруда РФ от 13.11.2015 № 17-3/В-542). Однако судебная практика развивается в пользу плательщиков налогов и взносов (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013; Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).
Илья Антоненко,
аттестованный аудитор
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как подтвердить срок нахождения в командировке:
Компания выполняет субподрядные работы на объекте, сотрудники направлены в командировку на объект. Поехали по факту кто как, кто то на личном авто, кто то пассажиром. Командировка длительная пока 2 месяца, далее возможно продление. Объект в 2,5 часах езды от города в котором расположена компания. Компания арендовала несколько квартир для размещения там сотрудников. Какой документ наверняка в данной ситуации подтвердит срок нахождения в командировке? Из расходов будут только суточные. По возвращению чеков на бензин не будет, изначально не оговаривали (скорее всего никто не привезет). Служебки напишут, про срок командировки, но не будет документов подверждающих маршрут следования (чеки и тд) какие следует иметь документы, чтобы не признали суточные доходом? Командировочное удостоверение с отметкой принимающей стороны или письмо от принимающей стороны с указанием сроков? Достаточно ли этого? Спасибо за ответы!
Заполнить и сдать персонифицированные сведения через интернет
Александра Кривошеева, спасибо, привожу цитату из прочитанного: В случае отсутствия проездных документов срок пребывания работника в командировке подтвердит служебная записка и (или) иной документ от принимающей стороны, подтверждающий фактический срок пребывания сотрудника в командировке. Об этом проинформировала ФНС России в письме от 24.11.15 № СД-4-3/20427. Может быть иным документом командировочное удостоверение?
г. Ивантеевка-2109 333 балла
Здравствуйте.
Сейчас не обойтись без него (актуально как никогда) так что может.
В будущем конечно стоит подтверждать текущими документами.
Ефимов Павел, спасибо! А что значит текущими документами?
г. Ивантеевка-2109 333 балла
В принципе любыми. Путевой лист/чеки АЗС/отметка платных дорог, проездные билеты как минимум.
Подтвердить могут и неожиданные так что список открыт.
Составьте положение об оплате труда и правила внутреннего трудового распорядка по готовым шаблонам
Ефимов Павел, а есть смысл оформлять путевой лист если не будет чеков азс?
Цитата (Juli53):По возвращению чеков на бензин не будет, изначально не оговаривали (скорее всего никто не привезет).
Стоило бы конечно заранее об этом подумать и предупредить работников. И хотя бы сейчас сообщить, чтобы на обратную дорогу чеки сохраняли.
Цитата (Juli53):а есть смысл оформлять путевой лист
Если это личный автомобиль работника, не оформленный в аренду работодателю, путевой лист не оформляется. Но можно было составить маршрутный лист. в котором работник подробно бы прописал маршрут поездки и расход ГСМ.
г. Ивантеевка-2109 333 балла
Сейчас можно забыть путевой лист и даже голову, но не командировочное так как могут спросить все. Командировочное вижу что оформили.
Просто в обычное время обязательно только на территорию с ограниченным доступом. А пока ходит вирус то везде даже там где не требовалось.
Александра Кривошеева, большое спасибо! Будем думать на будущее про чеки и тд.
Ефимов Павел, спасибо
Подайте документы на регистрацию ООО/ИП либо внесение изменений в ЕГРЮЛ/ЕГРИП через интернет
Когда речь заходит о гарантиях и компенсациях при командировках, обычно вспоминается ТК РФ. Нормы трудового законодательства определяют перечень расходов, которые обязан возместить работодатель. К числу таких трат помимо прочего относятся расходы на проезд к месту командировки и обратно. Обычно при перечислении транспортных средств, которыми можно добраться до места выполнения служебного задания, указывают поезда, самолеты, автобусы. А может ли работник отправиться в командировку на личном автомобиле? Если да, то какие расходы, связанные с использованием машины, компенсирует работодатель? Вопрос не новый, но повторение пройденного еще никому не мешало. К тому же в поисках ответа на этот вопрос со временем частенько появляются какие-то новые особенности.
Поводом для материала мы выбрали письмо Минфина от 12.08.2022 № 03-03-06/1/78804. В нем чиновники по традиции ограничились констатацией нормы НК РФ (подп. 11 п. 1 ст. 264). Согласно этой норме расходы налогоплательщика на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов своих работников учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Причем такие расходы нормируются.
Размер компенсации при налогообложении
Нормы расходов коммерческих организаций на выплату компенсации за использование личных легковушек и мотоциклов работников для служебных поездок утверждены постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92. При определении облагаемой базы по налогу на прибыль такие расходы признаются в следующих размерах:
-
для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя
- до 2000 куб. см включительно — 1200 руб/мес.;
- свыше 2000 куб. см — 1500 руб/мес.;
- для мотоциклов — 600 руб/мес.
Для федеральных государственных гражданских служащих правила выплаты компенсации за использование личного транспорта (легковых автомобилей и мотоциклов) в служебных целях иные (утв. постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563). Компенсация выплачивается в следующих предельных размерах:
-
для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя
- до 2000 куб. см включительно — 2400 руб/мес.;
- свыше 2000 куб. см — 3000 руб/мес.;
- для мотоциклов — 1200 руб/мес.
Как видим, приведенные значения в два раза превышают нормы из постановления № 92. Что касается расходов на приобретение ГСМ, то они возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. 5 правил).
В коммерческих организациях компенсация относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. По мнению финансистов, налогоплательщик учитывает компенсацию в расходах в пределах приведенных норм, а также при условии соблюдения критериев, установленных НК РФ (ст. 252). В указанных суммах компенсаций учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации транспорта (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт) (письмо Минфина от 05.04.2021 № 03-03-06/3/24885).
За прошедшие два десятка лет нормы, к сожалению, не менялись. Не предусмотрено их увеличение и основными направлениями бюджетной, налоговой и таможенно-тарифной политики РФ на 2022 год и плановый период 2023 и 2024 годов (письмо Минфина России от 20.06.2022 № 03-03-07/58082).
Для получения компенсации:
- работник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля (с предъявлением оригинала);
- организация обязана вести учет служебных поездок в путевых листах.
Налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов при условии, что они обоснованы и документально подтвержденные (п. 1 ст. 252 НК ФР). Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Подтвердить затраты нужно документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
При налогообложении прибыли к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Работодатель обязан возмещать работнику расходы, связанные со служебной командировкой, в том числе расходы на проезд и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 166, 167, 168 ТК РФ). Никаких ограничений в выборе вида транспорта для проезда к месту командировки НК РФ не установлено.
Правомерность использования транспорта, находящегося в собственности работника, для проезда в командировку и обратно подтверждается и положением об особенностях направления работников в служебные командировки (п. 7) (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). В документе указано, что в случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Ее работник должен представить работодателю по возвращении из командировки. К служебной записке работник должен приложить подтверждающие использование машины документы (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
Как видим использование работником личного автомобиля для поездки в командировку вполне приемлемо.
Налоговики и раньше считали (письмо ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199), что расходы, понесенные работником в связи с проездом на личном автомобиле к месту командировки и обратно (включая расходы на ГСМ) и компенсируемые ему, для целей налога на прибыль могут быть учтены только в пределах установленных норм.
Работодатель, согласившийся использовать в интересах компании личный автомобиль работника, должен выплатить ему компенсацию, возместить износ (амортизацию) машины, а также расходы, связанные с ее использованием.
В руководстве по соблюдению требований трудового законодательства (утв. приказом Роструда от 13.05.2022 № 123) указано на обязанность работодателя компенсировать работнику:
- использование его личного имущества (износ/амортизацию инструмента, личного транспорта, оборудования, других технических средств и материалов);
- расходов, связанных с использованием личного имущества работника (ремонт, обновление, приобретение комплектующих и расходных материалов, топлива, горюче-смазочных материалов).
Размер возмещения расходов должен быть определен письменным соглашением сторон трудового договора.
Щекотливым является вопрос о проведении предрейсовых (послерейсовых) медосмотров. Отметка о прохождении медосмотра делается в путевом листе (п. 15 обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368). В этом же документе сказано (п. 17), что обязанность регистрировать оформленные путевые листы возлагается на собственников (владельцев) транспортных средств. У нас же собственником является работник. Если он по должности водитель и командировка на личном авто связана с выполнением трудовых обязанностей, работодатель должен обеспечить прохождение работником медосмотра. Если же в трудовую функцию работника не входит управление автомобилем, то и указанные медосмотры он проходить не обязан. Условие о трудовой функции включается в трудовой договор (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). В случае поездки работника (не водителя) в командировку на собственном автомобиле, последний – это лишь средство передвижения. И управление автомобилем в командировке не означает, что работник начинает осуществлять трудовую функцию водителя (апелляционное определение СК по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 10.07.2013 по делу № 33-9894). А путевой лист является оправдательным документом для понесенных расходов, связанных с использованием автомобиля. Данные из путевого листа работник укажет в авансовом отчете.
Бухгалтерский учет
Затраты организации, связанные с использованием личного имущества работника в служебных целях, признаются расходами (управленческими) по обычным видам деятельности. Такие расходы признаются в том отчетном периоде, за который выплачивается компенсация, в сумме, подлежащей выплате работнику (п. 5-7, 16, 18 ПБУ 10/99) (утв. приказом Минфина от 06.05.1999 № 33н).
При отражении в учете рассматриваемых фактов хозяйственной жизни осуществляются следующие бухгалтерские записи:
-
Дебет 20 (26, 44) Кредит 73
— учтены расходы по выплате компенсации работнику за использование в служебных целях личного автомобиля; -
Дебет 73 Кредит 51
— перечислена компенсация работнику.
При следовании рекомендациям чиновников об учете в расходах затрат в размере утвержденных норм, в бухгалтерском учете организации возникает постоянная разница. Она формирует бухгалтерскую прибыль (убыток) отчетного периода и не учитывается при определении облагаемой базы по налогу на прибыль отчетного периода и последующих периодов. Наличие постоянной разницы обязывает начислить постоянный налоговый расход (сумма налога, которая приводит к увеличению налоговых платежей по налогу на прибыль в отчетном периоде):
-
Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
— начислен постоянный налоговый расход.
Пример
Работодатель заключил с работником, не являющимся водителем, дополнительное соглашение к трудовому договору о возможности использования личного автомобиля (объем двигателя – 1600 куб. см), в т. ч. при поездках в командировку. Размер компенсации определен в сумме 8000 руб. при условии использования машины в течение полного месяца. Работнику также компенсируются расходы на ГСМ, определяемые исходя из установленных организацией норм, и с учетом пробега автомобиля. В сентябре работник был в командировке 14 дней, при этом он использовал личный автомобиль. Стоимость израсходованного по норме ГСМ за эти дни составила 8360 руб. В учете организация руководствуется разъяснениями контролирующих органов.
Компенсация за использование автомобиля в командировке 3733,33 руб. (8000 руб. : 30 дн. х 14 дн.), общая же сумма компенсации – 12 093,33 руб. (3733,33 + 8360).
Начисление компенсации в бухгалтерском учете сопровождается следующей записью:
-
Дебет 20 Кредит 73
— 12 093,33 руб. – начислена компенсация за использование личного автомобиля работника в командировке.
При определении величины облагаемой базы по налогу на прибыль за 9 месяцев 2022 года налогоплательщик учтет 560 руб. (1200 руб. : 30 дн. х 14 дн.) в качестве компенсации за использование личного автомобиля работника в командировке.
Разница в расходах 11 533,33 руб. (12 093,33 – 560) в бухгалтерском учете признается постоянной, что влечет за собой начисление постоянного налогового расхода в сумме 2306,66 руб. (11 533,33 руб. х 20%):
-
Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
— 2306,66 руб. — начислен постоянный налоговый расход.
Взгляд арбитров
Судебная практика по рассматриваемому вопросу противоречива.
В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 по делу № А66-7112/2005 суд констатировал, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику должна выплачиваться компенсация, а также возмещаться расходы, связанные с его использованием.
По мнению кассации, основанием для компенсационных выплат служат (на момент принятия судебного акта) следующие документы (п. 1 ст. 252 НК РФ):
- приказ руководителя организации, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования автомобиля);
- документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля (копия ПТС, а если работник управляет по доверенности — соответствующие документы);
- путевые листы с отметками о служебных поездках.
Компенсация включает сумму износа автомобиля, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт.
ФАС Волго-Вятского округа в постановлении от 28.08.2006 по делу № А29-8205/2005А посчитал обоснованными затраты на приобретение бензина для автомобилей работников, направлявшихся в командировки. Общество представило авансовые отчеты, при этом размер возмещения расходов соответствовал экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей экономической деятельности налогоплательщика.
