1. Гарантийное письмо – это:
A) документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия
B) документ, содержащий приглашение на мероприятие
C) документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.)
D) документ, подтверждающий получение ценностей
2. Дайте определение документа:
A) материальный объект с информацией, зафиксированной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве
B) совокупность реквизитов официального письма
C) стандартное расположение материала
D) текст
3. Дайте определение формуляра-образца:
A) совокупность реквизитов делового письма
B) совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации
C) совокупность реквизитов приказа
D) совокупность реквизитов акта
4. Дата документа оформляется следующим образом:
A) 1 февраля 1997
B) 1 февраля 97 г.
C) 01.02.97 г.
D) 01.02.97
5. Дата документа — это:
A) дата его подписания, принятия
B) дата его составления
C) дата его подписания, принятия, утверждения, составления, дата события
D) дата события
6. Каким свойством можно охарактеризовать наличие у документа неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может:
A) вещественность;
B) атрибутивность;
C) структурность;
D) верного варианта ответа нет.
7. Деловые письма обычно заканчивают фразами:
A) в соответствии с Вашей просьбой …
B) с уважением …
C) нами рассмотрены Ваши предложения …
D) в связи …
8. Делопроизводство — это:
A) правильное оформление документов.
B) организация документооборота в учреждении.
C) совокупность документов, отражающих управленческую деятельность учреждения.
D) совокупность работ по документированию деятельности управления и по организации документов в учреждении.
9. Деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами — это:
A) документационное обеспечение управления
B) стандартизация
C) ЕГСД
D) система документации
10. Документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы — это:
A) должностная инструкция
B) устав
C) положение
D) штатное расписание
11. Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.:
A) объяснительная записка
B) докладная записка
C) акт
D) протокол
12. Какая функция относится к общим функциям документа:
A) общекультурная;
B) информационная;
C) правовая;
D) упорядочивающая.
13. Как должно происходить деление документов:
A) на роды, подвиды, подроды, разновидности;
B) на роды, виды, подвиды, разновидности;
C) на виды, подвиды, разновидности, роды;
D) на подвиды, подроды, разновидности.
14. Документационное обеспечение управления — это:
A) процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве.
B) деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами.
C) совокупность документов, применяемых в определенной сфере деятельности.
D) совокупность реквизитов, установленных в соответствии с формуляром документа.
15. ЕГСД — это:
A) совокупность реквизитов, установленных в соответствии с формуляром документа.
B) комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документационных процессов на предприятии.
C) совокупность документов, применяемых в определенной сфере деятельности.
D) деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами.
16. Документ, содержащий информацию, не предназначенную для широкого распространения:
A) неопубликованный;
B) тайный;
C) непубликуемый;
D) непериодический.
17. Что относится к признакам документа:
A) функциональность информации;
B) тождественность самому себе;
C) законность;
D) завершенность сообщения.
18. Какой логический прием, используется при создании документов:
A) определение;
B) установление;
C) обоснование;
D) разъяснение.
19. Если Вам необходимо дать описание рекламируемых услуг, Вы составите
A) договорное письмо
B) рекламное письмо
C) сопроводительное письмо
D) письмо-приглашение
20. Если Вам необходимо предъявить претензии партнёру, Вы составите
A) договорное письмо
B) информационное письмо
C) сопроводительное письмо
D) письмо-претензию
21. Укажите отличительное свойство документа:
A) копийность;
B) юридическая сила;
C) множественность;
D) точность.
22. Если Вам необходимо пригласить организацию или должностное лицо на совещание, встречу, Вы составите
A) письмо-приглашение
B) сопроводительное письмо
C) письмо-подтверждение
D) договорное письмо
23. Если Вам необходимо сообщить о проведении мероприятия, Вы составите
A) сопроводительное письмо
B) письмо-подтверждение
C) договорное письмо
D) информационное письмо
24. Если Вам необходимо составить письмо, информирующее адресата о направлении к нему присылаемых документов, Вы составите
A) сопроводительное письмо
B) письмо-уведомление
C) письмо-подтверждение
D) договорное письмо
25. Если Вам необходимо составить письмо, сопровождающее договор, то оно будет носить название (по содержанию)
A) письмо-подтверждение
B) договорное
C) сопроводительное
D) письмо-уведомление
26. Если Вам необходимо уведомить отправителя о получении документов, Вы составите
A) информационное письмо
B) договорное письмо
C) сопроводительное письмо
D) письмо-подтверждение
27. Если распорядительная часть текста начинается словами “обязываю”, то это
A) приказ
B) заявление
C) распоряжение
D) указание
28. Если распорядительная часть текста начинается словами “предлагаю”, то это
A) приказ
B) распоряжение
C) инструкция
D) указание
29. Индекс документа оформляется следующим образом
A) 13.14
B) пк 11.
C) сд 16.
D) 13/14
30. Индекс документа — это
A) порядковый номер регистрации
B) индекс структурного подразделения
C) цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, указывающее место его составления и хранения
D) номер дела по номенклатуре дел
31. Интервал — это
A) рабочее поле
B) служебное поле
C) положение табулятора
D) расстояние между основаниями смежных строк
32. Информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов — это
A) докладная записка
B) акт
C) протокол
D) объяснительная записка
33. Исполнительное делопроизводство — это
A) работа с документами, проводившаяся в Советских учреждениях
B) работа с документами, проводившаяся в коллегиях
C) работа с документами, проводившаяся в министерствах
D) работа с документами, проводившаяся в приказах
34. Коллежское делопроизводство — это
A) работа с документами, проводившаяся в коллегиях
B) работа с документами, проводившаяся в приказах
C) работа с документами, проводившаяся в Советских учреждениях
D) работа с документами, проводившаяся в министерствах
35. Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы; права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия — это
A) распорядительные документы
B) устав
C) справочно-информационные
D) организационные документы
36. Комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документационных процессов на предприятии — это
A) система документации
B) ЕГСД
C) документационное обеспечение управления
D) стандартизация
37. Назовите виды докладных записок
A) информационные, отчетные
B) внутренние, внешние
C) отчетные, внутренние
D) информационные, отчетные, внутренние, внешние
38. Назовите два основных формата, на которых оформляются документы ОРД
A) А 5 (148х210 мм); А 3 (297х420 мм)
B) А 4 (210х297 мм); А 5 (148х210 мм)
C) А 5 (148х210 мм); А 6 (105х148 мм)
D) А 3 (297х420 мм); А 4 (210х297 мм)
39. Назовите документ, не включенный в группу входящих и исходящих документов в приказах
A) памяти
B) отписки
C) акт
D) грамоты
40. Назовите документ, не входящий в группу распорядительных документов
A) структура и штатная численность
B) указание
C) приказ
D) постановление
41. Назовите документ, не входящий в состав информационно-справочных
A) протокол
B) справка
C) распоряжение
D) акт
42. Назовите документ, не издаваемый царем в период приказного делопроизводства
A) жалованная грамота
B) указ
C) приговор
D) акт
43. Назовите нормативный документ, на основании которого оформляются документы ОРД
A) инструкция по делопроизводству
B) положение об архивном фонде РФ
C) ГОСТ 6.30.-2003
D) ГОСТ 16.48.7-70
44. Назовите раздел, не входящий в текст устава
A) регламент деятельности
B) общие положения
C) организационное единство
D) должностные обязанности
45. Назовите реквизит, не входящий в формуляр акта
A) подпись
B) текст
C) адресат
D) заголовок
46. Назовите реквизит, не входящий в формуляр решения
A) текст
B) заголовок
C) ссылка на индекс и дату входящего документа
D) подпись
47. Назовите реквизит, не входящий в формуляр устава
A) название организации
B) наименование министерства или ведомства
C) наименование вида документа
D) адресат
48. Назовите цели доклада
A) аргументация
B) информирование и убеждение
C) доказательство
D) убеждение
49. Назовите части текста приказа
A) констатирующая, вводная
B) констатирующая, распорядительная
C) основная, распорядительная
D) вводная, основная
50. Обязательный признак на документе, установленный законом — это
A) интервал
B) реквизит
C) положение табулятора
D) эмблема
51. Организационно-распорядительная документация — это
A) унифицированный документ
B) совокупность реквизитов
C) совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления
D) унифицированная форма
52. Организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц — это
A) штатное расписание
B) должностная инструкция
C) устав
D) положение
53. Организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей — это
A) правила внутреннего и трудового распорядка
B) устав
C) штатное расписание
D) структура и штатная численность
54. Организация работы с документами в коллегиях носит название
A) коллежское делопроизводство
B) советское делопроизводство
C) приказное делопроизводство
D) исполнительное делопроизводство
55. Организация работы с документами в министерствах носит название
A) советское делопроизводство
B) коллежское делопроизводство
C) приказное делопроизводство
D) исполнительное делопроизводство
56. Основное правило, которого следует придерживаться при подаче телефонограммы
A) передавать только краткую, срочную информацию
B) при регистрации телефонограммы использовать журнал регистрации входящих документов
C) текст — более 100 слов
D) использовать максимум специальных терминов
57. Основные части текста протокола
A) констатирующая, вводная
B) основная, распорядительная
C) констатирующая, распорядительная
D) вводная, основная
58. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам данный фрагмент: Ректору Новосибирского университета господину Смолкину С.А. 634635 г. Новосибирск ул. Ленина, д. 15.
A) резолюция
B) адресат
C) виза согласования
D) виза заверения
59. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Plan 1. doc Симкина 13.01.98
A) отметка о заверении копии
B) отметка о поступлении
C) исполнитель
D) отметка о переносе данных на машинный носитель
60. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: ВЕРНО Секретарь-референт л/п И.К. Конторкина
A) гриф утверждения
B) отметка о заверении копии
C) подпись
D) резолюция
61. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Генеральный директор л/п И.К.Сомов
A) виза
B) текст
C) подпись
D) заголовок
62. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Зам. директора Плюхину И.К. Обеспечить условия выполнения поставок до 16.01.2003. л/п 18.11.2003
A) подпись
B) заголовок
C) виза
D) резолюция
63. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: НИИДАД 13.01.98 № 36/17
A) исполнитель
B) отметка о поступлении
C) гриф утверждения
D) отметка о заверении копии
64. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Об информационном обеспечении
A) виза
B) заголовок
C) резолюция
D) текст
65. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Симонов 989-78-35
A) гриф утверждения
B) исполнитель
C) резолюция
D) отметка о заверении копии
66. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: УТВЕРЖДАЮ Директор л/п И.О.Ф. 13.02.98
A) гриф утверждения
B) заголовок
C) резолюция
D) подпись
67. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Юрист л/п И.К. Симонов 10.11.2004
A) адрес
B) резолюция
C) виза
D) гриф утверждения
68. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: «Вх. № 0000 Дата 00.00.00»
A) резолюция
B) отметка о поступлении документа
C) отметка о наличии приложений
D) подпись
69. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: “02.03.98.”
A) подпись
B) дата
C) резолюция
D) отметка о наличии приложений
70. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: “13/14”
A) индекс
B) отметка о наличии приложений
C) резолюция
D) подпись
71. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: “приложение: на 3 л. в 2 экз.”
A) отметка о наличии приложений
B) подпись
C) дата
D) резолюция
72. Перечислите вопросы, которые отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка
A) организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим
B) должностной и численный состав предприятия
C) научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц
D) порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений
73. Перечислите основные виды бланков
A) общий бланк, бланк для писем, бланк с продольным и угловым расположением реквизитов
B) существует только бланк с продольным и угловым расположением реквизитов
C) существует только общий бланк
D) существует только бланк для писем
74. Перечислите основные элементы доклада
A) основная часть; выводы (рекомендации)
B) вступление; выводы (рекомендации)
C) вступление; основная часть
D) вступление; основная часть; выводы (рекомендации)
75. Перечислите цели изучения делопроизводства
A) определить роль служб ДОУ.
B) показать значение работы с документами в жизни общества.
C) овладение основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота.
D) привить необходимые навыки в работе с делами, законченными делопроизводством.
76. Письмо после обращения чаще всего продолжается словами
A) мы рассчитываем на Ваше сотрудничество…
B) в связи с …
C) нами рассмотрены Ваши предложения …
D) с уважением …
77. Письмо после обращения чаще всего продолжается словами
A) в соответствии с Вашей просьбой …
B) мы надеемся на Вашу заинтересованность …
C) с уважением …
D) мы рассчитываем на Ваше сотрудничество…
78. Письмо чаще всего начинается словами
A) в связи с …
B) с уважением …
C) в соответствии с …
D) уважаемые господа …
79. Письмо-напоминание — это
A) документ, подтверждающий получение ценностей
B) документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия
C) документ, содержащий приглашение на мероприятие
D) документ, содержащий информацию о проводимом мероприятии
80. Под “совокупностью взаимоувязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности” подразумевают
A) систему документирования
B) унифицированную форму
C) унифицированный документ
D) систему документации
81. Правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован — это
A) указание
B) приказ
C) распоряжение
D) решение
82. Правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия — это
A) приказ
B) указание
C) решение
D) распоряжение
83. Правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений — это
A) положение
B) устав
C) должностная инструкция
D) штатное расписание
84. Приказное делопроизводство — это
A) работа с документами, проводившаяся в Советских учреждениях
B) работа с документами, проводившаяся в министерствах
C) работа с документами, проводившаяся в коллегиях
D) работа с документами, проводившаяся в приказах
85. Причины издания указания раскрываются в
A) вводной части текста
B) распорядительной части текста
C) констатирующей части текста
D) основной части текста
86. Процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве — это
A) система документации
B) стандартизация
C) ЕГСД
D) документационное обеспечение управления
87. Работа с документами, проводившаяся в приказах, носит название
A) приказное делопроизводство
B) исполнительное делопроизводство
C) коллежское делопроизводство
D) советское делопроизводство
88. Распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами — это
A) решение
B) указание
C) распоряжение
D) приказ
89. Распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, организациями, по вопросам организационно-методического характера (организация исполнения приказов, инструкций) — это
A) приказ
B) решение
C) указание
D) распоряжение
90. Расстояние между основаниями смежных строк это
A) служебное поле
B) положение табулятора
C) рабочее поле
D) интервал
91. Реквизит — это
A) обязательный признак на документе, установленный законом
B) система документации
C) служебное поле
D) рабочее поле
92. Реквизит “виза ознакомления” выглядит следующим образом:
A) секретарь л/п Ф.И.О. 00.00.00
B) юрист л/п 00.00.00
C) секретарь Ф.И.О. л/п 00.00.00
D) с приказом ознакомлен: л/п 00.00.00
93. Свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности — это
A) штатное расписание
B) положение
C) должностная инструкция
D) устав
94. Система документации — это
A) совокупностью взаимоувязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности
B) совокупность реквизитов
C) документ, содержащий первичную информацию
D) система документации, созданная по единым правилам и требованиям
95. Совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления — это
A) кадровая документация
B) бухгалтерская документация
C) техническая документация
D) ОРД
96. Совокупность документов, отражающих распорядительную деятельность — это
A) отчетные документы
B) информационно-справочные документы
C) распорядительные документы
D) организационные документы
97. Совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов — это
A) распорядительные документы
B) организационные документы
C) отчетные документы
D) информационно-справочные документы
98. Совокупность работ по документированию деятельности управления и по организации документов в учреждении — это
A) система документирования
B) система документации
C) документооборот
D) делопроизводство
99. Совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации — это
A) выписка
B) формуляр-образец
C) бланк
D) документ
100. Стандартизация — это
A) стандартное расположение материала.
B) согласование с текстом заинтересованных лиц.
C) употребление устойчивых оборотов.
D) процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве.
Список литературы
1. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие Юнити-Дана
2. Кудрявцев В.А. и др. «Организация работы с документами: учебник — М.: ИНФРА-М, 1998.
3. Румынина Л.А. — Документационное обеспечение управления (Книга)
4. Ю.Д. Бахтеев , В.Ф. Захаров , И.Н. Наумов.
Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: учебное пособие.
 |
 |
Детали файла
| Имя файла: | 1738.01.01;МТ.01;1 |
| Размер: | 106 Kb |
| Дата публикации: | 2015-03-09 03:49:30 |
| Описание: | |
| Документационное обеспечение управления (СП) — Модульный тест
Список вопросов теста (скачайте файл для отображения ответов): Гарантийное письмо — это |
|
| Для скачивания этого файла Вы должны ввести код указаный на картинке справа в поле под этой картинкой —> |  |
| ВНИМАНИЕ: | |
| Нажимая на кнопку «Скачать бесплатно» Вы подтверждаете свое полное и безоговорочное согласие с «Правилами сервиса» | |
Совокупность реквизитов документа и
схема их расположения на документе
составляют формуляр
документа.
Набор обязательных реквизитов,
составляющих формуляр документа, зависит
от вида документа. Различают
несколько видов формуляра документа:
-
формуляр-образец,
-
типовой,
-
индивидуальный.
Формуляр-образец
– это совокупность
расположенных в определенной
последовательности реквизитов, присущих
всем видам документов данной системы.
ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения»
так определяет этот термин: «модель
построения документа, устанавливающая
область применения, форматы, размеры
полей, требования к построению
конструкционной сетки и основные
реквизиты» (5).
Расположение реквизитов в формуляре-образце
учитывает последовательность операций
по составлению, оформлению, обработке
и дальнейшему использованию документа.
Формуляр-образец устанавливает место
и границы расположения каждого реквизита.
Формуляр-образец регламентируется
ГОСТом и предназначается для множества
документов, объединенных в систему.
Например, для формуляра
документов, входящих в систему ОРД
(организационно-распорядительной
документации) устанавливается образец
в ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированная система
документации. Требования к составлению
формуляра-образца»). Данный стандарт
распространяется на документы, применяемые
на всех уровнях управления, но не
распространяется на системы документации
по капитальному строительству,
конструкторскую, технологическую, а
также внешнеторговую системы.
Проектируется формуляр-образец на
конструкционной сетке, которая образуется
пересечением вертикальных и горизонтальных
линий на бумаге установленного формата,
ограниченной полями.
Типовой формулярхарактерен для
конкретного вида документов: например
приказа, акта, протокола и др. Например,
в формуляр заявления входят: адресат,
автор, наименование вида документа,
текст, подпись, дата.
Индивидуальный формулярприсущ
какому-либо отдельному документу,
например, формуляр приказа по основной
деятельности, формуляр приказа о
командировании и пр.
Индивидуальным может быть
как произвольный,
так и регламентированный
формуляр. Например, доверенность,
расписка, объяснительная записка,
заявление могут быть составлены в
произвольной форме,
если автором документа является лицо
не официальное или не знакомое с правилами
оформления документов.
Однако формуляр большинства
официальных документов является объектом
унификации и стандартизации. Поэтому
формуляры официальных документов
являются регламентированными.
Формуляр-образец графически можно
разделить на три части: заголовочную,
содержательную и оформляющую.
Заголовочная частьформуляра-образца
включает реквизиты, расположенные в
двух зонах выше реквизита «Текста
документа».
В границах содержательной
части формуляра-образца
расположены реквизиты: заголовок к
тексту, текст, отметка о наличии
приложения.
В оформляющей
части размещают
реквизиты, обеспечивающие придание
документу юридической силы.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Документационное обеспечение муниципального управления
официальное сообщение, переданное по телефону
официальное сообщение, переданное по телеграфу
документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.
документ, подтверждающий какие-либо факты или события
Документационное обеспечение муниципального управления
Дайте определение формуляра-образца
совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации
совокупность реквизитов приказа
совокупность реквизитов акта
совокупность реквизитов делового письма
Документационное обеспечение муниципального управления
Перечислите основные виды бланков
общий бланк, бланк для писем, бланк с продольным и угловым расположением реквизитов
существует только бланк для писем
существует только бланк с продольным и угловым расположением реквизитов
существует только общий бланк
Документационное обеспечение муниципального управления
Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы; права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия — это
организационные документы
распорядительные документы
Документационное обеспечение муниципального управления
совокупность документов, отражающих управленческую деятельность учреждения.
организация документооборота в учреждении.
совокупность работ по документированию деятельности управления и по организации документов в учреждении.
правильное оформление документов.
Документационное обеспечение муниципального управления
Коллежское делопроизводство — это
работа с документами, проводившаяся в министерствах
работа с документами, проводившаяся в коллегиях
работа с документами, проводившаяся в приказах
работа с документами, проводившаяся в Советских учреждениях
16. Второй раздел дополнения к личному листку по учету кадров фиксирует:
• изменения в образовании, изучении иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в загранкомандировках, награждения, повышение квалификации
17. Входящие документы регистрируются в:
• день поступления
18. Выписка из приказа по личному составу — это:
• копия части подлинного документа
19. Гарантийное письмо — это:
• документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.)
20. Группировка исполненных документов в дела — это:
• формирование дел
21. Дайте определение документа
• материальный объект с информацией, зафиксированной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве
22. Дайте определение формуляра-образца
• совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации
23. Дата документа — это:
• дата его подписания, принятия, утверждения, составления, дата события
24. Дата документа оформляется следующим образом:
• 01.02.97
25. Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:
• документы в деле необходимо разложить в хронологическом порядке
26. Деловые письма обычно заканчивают фразами
• мы надеемся на Вашу заинтересованность …
• мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества …
• надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной …
• с уважением …
27. Делопроизводство — это:
• совокупность работ по документированию деятельности управления и по организации документов в учреждении
28. Децентрализованная форма регистрации — это:
• регистрация документов в местах их создания или исполнения
29. Деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами — это:
• документационное обеспечение управления
30. Для документов постоянного срока хранения используют:
• совместное хранение оригиналов на бумажной основе и копий в электронных архивах
ЛЕКЦИЯ 1. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
1. Состав и правила оформления реквизитов.
2. Схемы расположения реквизитов.
3. Форматы бумаги для документов.
4. Размеры полей.
5. Нумерация страниц.
6. Бланки документов.
7. Классификация бланков.
1. Состав и правила оформления реквизитов
Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Под оформлением документов понимается соблюдение норм и требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических разработках, при составлении документов в управленческих аппаратах предприятий, а также при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке.
Требования к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах. В соответствии с действующим законодательством стандартизация осуществляется на основе принципа добровольного применения стандартов. Соблюдение установленных требований позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного аппарата от руководителей до рядовых сотрудников. Кроме того, соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, бесспорно обладающие юридической силой.
Государственные стандарты предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Это достигается за счет закрепления места каждого реквизита на поле документа в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения, рациональной компоновки реквизитов в документах, позволяет максимально увеличить «полезную» площадь – место для размещения текста, основного реквизита документа.
Созданные в соответствии с требованиями стандарта документы выполняют основную функцию (сохранение информации) и обеспечивают эргономичность документов – легко воспринимаются человеком, удобны в применении, хранении, передаче любыми средствами связи.
Как показывает практика, далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. Главной причиной этого, как правило, является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. В связи с этим каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех реквизитов организационно-распорядительных документов, а также способы расположения реквизитов и размеры отведенных для них зон.
Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении документов системы организационно-распорядительной документации, определяется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Кроме этого, данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.
ГОСТом на систему организационно-распорядительной организации установлен набор из 30 реквизитов, которые вместе не встречаются ни в одном виде документов.
Реквизит (от лат requisitum – требуемое, необходимое) – специальный информационный элемент документа. Среди общего перечня реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные1 приводятся на бланках документов, переменные2 наносятся непосредственно в процессе составления конкретного документа.
Конкретный набор реквизитов зависит от:
• вида документа;
• этапов его подготовки и работы с ним.
Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например «название вида документа» и «справочные данные об организации». Реквизит «справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.
Реквизиты, включенные в государственный стандарт, можно разделить на три группы (таблица).
Дифференциация реквизитов
Реквизиты бланка и ограничительные отметки
Реквизиты, определяющие юридическую силу
Делопроизводственные отметки (реквизиты, отражающие обработку и движение документа в организации)
01 – Государственный герб РФ
08 – автор документа (наименование организации)
15 – адресат
02 – герб субъекта Российской Федерации
11 – дата документа
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа (ограничительная отметка)
03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
12 – регистрационный номер документа
17 – резолюция
04 код организации
16 гриф утверждения документа
18 – заголовок к тексту
05 основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
20 текст документа
19 – отметка о контроле (ограничительная отметка)
06 идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
22 подпись
21 – отметка о наличии приложения
07 код формы документа
23 гриф согласования документа
24 – визы согласования документа
08 наименование организации
25 оттиск печати
26 отметка о заверении копии
09 справочные данные об организации
27 отметка об исполнителе
10 наименование вида документа
28 отметка об исполнении документа и направлении его в дело
11 – ограничительная отметка для даты документа
29 отметка о поступлении документа в организацию
12 – ограничительная отметка для регистрационного номера документа
30 идентификатор электронной копии документа
13 – ограничительная отметка для ссылки на регистрационный номер и дату документа
14 место составления или издания документа
15 – ограничительная отметка для реквизита «адресат»
18 – ограничительная отметка для размещения заголовка к тексту
Каждый документ можно разделить на три части:
• заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
• основную часть (реквизиты «текст» и «отметка о наличии приложения»);
• оформляющая часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).
Совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов, – формуляр-образец. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита.
2. Схемы расположения реквизитов
Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (рис. 1, 2).
Внимание: рисунки 1 и 2 приведены в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. В ГОСТе, очевидно, допущена ошибка при указании места реквизита «гриф утверждения» в схемах размещения реквизитов. Данный реквизит вынесен в зону верхнего поля, хотя он должен располагаться на уровне реквизита 15 «адресат».
При печатании документов рекомендуется соблюдать выравнивание от левой границы текстового поля:
0 см – для печатания реквизитов «заголовок к тексту», «текст» (для вторых и последующих строк абзацев), «отметка о наличии приложения», «отметка об исполнителе», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»; наименования должностей в реквизитах «подпись» и «гриф согласования документа», заверительной надписи «ВЕРНО», а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;
1,25 см – для начала абзаца в тексте.
Внимание: горизонтальные границы зон реквизитов, отмеченные пунктиром, могут смещаться по вертикали. При оформлении реквизитов необходимо помнить, что они отделяются друг от друга 24 межстрочными интервалами. Например если текст документа оканчивается в начале второй страницы, то реквизит «подпись» должен быть оформлен под текстом через 24 межстрочных интервала. Однако при оформлении документов необходимо помнить, что реквизиты 27, 28, 29 и 30 оформляются от нижнего края листа.
В определении расположения реквизитов по горизонтали вам поможет рис. 3. «Зоны расположения реквизитов от левого поля».
20
73
88
10
3
297
51
17
01 02
03
16 19
08 09 10
04 05 06 07
15
17
22
11 12
13
14
18
18
20
20
21 22 25
40
23 24 26
27
16
28 30 29
20
210
Рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
углового бланка (размеры указаны в миллиметрах)
20
10
3
51
22
297
3
73
17
01 02 03 16 19
20
08 09 10
04 05 06 07
10
11 12 15
13 14
18
18 17
20
20
21 22 25
40
23 24 26
27
16
28 30 29
20
210
Рис. 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
продольного бланка (размеры указаны в миллиметрах)
Левое поле
1,25 см
4 см
6 см
8 см
10 см
12 см
14 см
Номер страницы
Заголовочная часть документа
01,02,03 Эмблема организации
16 Гриф утверждения 19
08 Наименование организации
09 Справочные данные: почтовый адрес, тел, факс, № счета в банке
15Адресат
10 Вид документа
17 Резолюция
04, 05, 06, 07 Код организации
ОГРН, ИНН/КПП, код формы документа
11 Дата
12 № документа
13 На №
от
14 Место составления
18 Заголовок к тексту
Основная часть документа
20 Начало текста (абзаца)
ТЕКСТ
21 Приложение
Оформляющая часть документа
22 Должность лица,
подписавшего документ
Подпись
И.О.Фамилия
25 Оттиск печати
23 Гриф согласования
Второй гриф согласования
24 Виза
26 Отметка о заверении копий
27 Фамилия исполнителя и телефон
28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
29 Отметка о поступлении
30 Идентификатор электронной копии документа
Рис. 3. Зоны расположения реквизитов от левого поля
3. Форматы бумаги
Для подготовки управленческой документации используют стандартные форматы бумаги по ГОСТ 9327-60 «Бумага. Потребительские форматы». Эти форматы приняты и международной организацией по стандартизации (ISO)3.
Установление форматов связано с проектированием и эксплуатацией средств организационной техники (печатающих и копировальных средств).
Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного (базового) формата А0 (841 х 1189) приблизительно равна 1 кв. м. Переход к последующему формату осуществляется путем деления большей стороны листа пополам.
Стандартом закреплены два формата бумаги:
А4 (210 х 297 мм).
А5 (148 х 210 мм).
Для отдельных видов документов, содержащих графики и таблицы с большим количеством граф – отчетные, учетно-статистические, плановые (ведомости, планы), может использоваться бумага формата А3 (420 х 297 мм).
На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков, например для оформления резолюции руководителя, для документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм.
Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают. В США и Канаде используются североамериканские форматы бумаги, где основной формат – аналог А4 – равен 21,59 х 27,94 см.
Формат бумаги для документов и бланков выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов.
4. Размеры полей
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает минимальные размеры полей.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм левое;
10 мм правое;
20 мм верхнее;
20 мм нижнее.4
При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.5
Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТом.
Внимание: при разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет), например бланков писем, можно оставить левое поле шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения лучше установить левое поле в 30–35 мм.
Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах.
При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 см, правое – не менее 20 мм, то есть наоборот по сравнению с лицевой стороной.
5. Нумерация страниц
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.
6. Бланк документа
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на который различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.
Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.
Информационно-справочные документы (докладные записки, служебные записки, предложения, представления, заявления и т.д., кроме протоколов и актов), которые являются внутренними и не направляются в другие организации, создаются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Несмотря на это, для данных видов документов можно разработать электронные бланки и сохранить их в компьютере. Использование такого подхода позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание.
Некоторые организационно-правовые документы, например устав, учредительный договор, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением всех необходимых реквизитов.
Если документ готовят несколько организаций, то он оформляется на стандартном листе бумаге с нанесением всех необходимых реквизитов. Однако если подготовку совместных документов часто используют, то в таком случае можно разработать бланк.
Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, но при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образцы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.
Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Формы бланков установлены:
1. Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
7. Классификация бланков документов
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам:
• расположению реквизитов;
• по автору документа;
• виду документа.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:
• угловой;
• продольный.
В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на:
• бланк организации;
• бланк структурного подразделения;
• бланк должностного лица.
В зависимости от вида документа бланки подразделяются на:
• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Каждый бланк сочетает три признака классификации (рис. 4). Например, бланк письма генерального директора с угловым расположением реквизитов.
Рис. 4. Классификация бланков документов
При изготовлении бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить:
• какие документы будут создаваться на этом бланке (все, кроме писем, или какой-нибудь конкретный вид документа);
• кто будет автором документа, создаваемого на этом бланке;
• как будут располагаться реквизиты на бланке.
Классификация бланков по расположению реквизитов
Бланки документов могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации (рис. 5). Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.
Выбор способа размещения реквизитов осуществляется каждой организацией при разработке бланков.
Рис. 5. Классификация бланков по расположению реквизитов
1 – бланк с продольным расположением реквизитов, идентифицирующих автора документа;
2 – бланк с угловым расположением реквизитов, идентифицирующих автора документа;
3 – бланк с угловым флаговым расположением реквизитов, идентифицирующих автора документа;
4 – бланк с угловым центрованным расположением реквизитов, идентифицирующих автора документа.
Продольный бланк документа
При продольном расположении (продольные бланки) реквизиты «наименование организации», «вид документа» и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются или выравниваются по ширине.
Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.
Угловой бланк
При угловом расположении (угловые бланки) реквизиты «наименование организации», «вид документа» и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются в верхнем левом угле.
На угловом бланке реквизиты «наименование организации» (08), «справочные данные об организации» (09), «наименование вида документа» (10), «место составления или издания документа» (14), ограничительные отметки для реквизитов «дата документа» (11), «регистрационный номер документа» (12), «ссылка на регистрационный номер и дату документа» (13) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
• центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
• флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «адресат» и «гриф утверждения документа», резолюций, отметок о рассылке.
Общий бланк
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации может содержать реквизиты (рис. 6):
01 Государственный герб Российской Федерации;
02 герб субъекта Российской Федерации;
03 эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
08 наименование организации;
14 место составления или издания документа (географический пункт);
11, 12 – отметку для проставления даты и номера документа.
Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.
Рис. 6. Пример общего бланка
Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.
Бланк письма
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
01 Государственный герб Российской Федерации (02 герб субъекта Российской Федерации или 03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
04 код организации;
05 основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
08 наименование организации;
09 справочные данные об организации, а также ограничительные отметки для реквизитов:
11 дата документа;
12 регистрационный номер документа;
13 ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.
Использование продольного бланка письма (рис. 7) целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.
Рис. 7. Пример бланка письма с продольным расположением реквизитов
Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк (рис. 8). В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «адресат», «резолюция».
Рис. 8. Пример бланка письма с угловым расположением реквизитов
Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.
Бланк конкретного вида документа
Бланк конкретного вида документа, кроме письма (для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты (рис. 9):
01 Государственный герб Российской Федерации (02 герб субъекта Российской Федерации или 03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
08 наименование организации;
10 наименование вида документа;
14 место составления или издания документа,
а также ограничительные отметки для реквизитов:
11 дата документа;
12 регистрационный номер документа
и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов;
18 заголовок к тексту;
19 отметка о контроле.
Рис. 9. Пример бланка конкретного вида документа
Бланк конкретного вида документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.
Продольные бланки на практике используют преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.
Бланк конкретного вида документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.
