Какие справки выдаются работникам
Как оформить справку
Какие сведения должны содержаться в справке
Как учитывать выданные справки
КАКИЕ ВИДЫ СПРАВОК МОЖЕТ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК?
Работникам могут понадобиться разные справки. Разные в зависимости от цели, содержания и места предоставления. В этой статье мы рассмотрим примеры наиболее востребованных справок.
Обязанность выдавать работникам справки установлена Трудовым кодексом РФ.
Извлечение из Трудового кодекса РФ
Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
К этому списку стоит добавить справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ[1]. Эту справку чаще всего оформляют при увольнении работника, она нужна бухгалтерии для определения сумм налоговых вычетов. Кроме того, ее может запросить банк при получении работником кредита или займа.
Извлечение из Налогового кодекса РФ
Глава 23. Налог на доходы физических лиц
[…]
Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы
[…]
3. Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.
Выдается справка на основании заявления. Она подписывается руководителем и бухгалтером и заверяется печатью.
Реквизиты справок оформляются в соответствии со схемами расположения реквизитов документов, приведенными в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СПРАВКИ
Справки, как правило, оформляются на общем бланке или на специально разработанном бланке для справок. В любом случае справка должна содержать следующие реквизиты:
• наименование организации — автора документа;
• наименование вида документа («справка»);
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• место составления документа;
• заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);
• адресат;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения (если оно имеется);
• подпись руководителя организации или его заместителя;
• оттиск печати (при наличии у организации или индивидуального предпринимателя).
ФОРМЫ СПРАВОК, ВЫДАВАЕМЫХ РАБОТНИКУ
Справка с места работы
Такие справки занимают особое место среди документов по личному составу. Их основная цель — подтвердить определенные факты, а именно:
• место работы;
• должность или профессию (пример 1);
• стаж работы;
• размер заработной платы и т. д.
Справка с места работы подписывается руководителем организации либо кадровым работником, если такая обязанность входит в его компетенцию на основании приказа о распределении обязанностей.
Справка о заработной плате тоже имеет несколько разновидностей. Например, справка о заработной плате за последние три месяца работы (пример 2) может представляться в органы соцзащиты для признания семьи малообеспеченной.
Еще одна распространенная справка — о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих увольнению работника, — выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.
Эта справка нужна уволенному работнику для оформления пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком).
Заполняется она либо от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой), либо с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Подчистки и исправления не допускаются. Сведения, содержащиеся в справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя. Заполненная справка удостоверяется печатью организации (круглой), которая проставляется в специально отведенном месте и не должна закрывать подпись.
Справка для представления по месту требования
В зависимости от места требования содержание справки может разниться. Исполнитель обязательно должен уточнить у работника, в какую организацию он будет ее представлять.
Справка для представления по указанному работником месту требования оформляется и регистрируется в том же порядке, что и справки с места работы, — на фирменном бланке организации (пример 3).
КАК УЧИТЫВАЮТСЯ СПРАВКИ?
Учет справок, выдаваемых с места работы, ведется инспектором по кадрам или другим работником отдела кадров в специальном журнале (книге) учета либо в его электронном аналоге (пример 4).
Выводы:
1. Справки работнику выдаются по его заявлению. В заявлении нужно указать, какие именно сведения должны содержаться в справке.
2. Выдаваемые справки подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и заверяются печатью организации (при ее наличии).
3. Выдаваемые справки учитываются в специальном журнале и выдаются работнику под роспись.
[1] Приложение № 1 к Приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме».
Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 4, 2017.
Справка представляет собой документ, подтверждающий тот или иной факт или событие. Как правило, она фиксирует информацию, касающуюся основной деятельности организации. В справке могут фигурировать служебные сведения, биографические данные.
Справка формируется при наличии соответствующего запроса от вышестоящих сотрудников или внешних пользователей (организации, партнеры, госорганы). Предоставляется она заинтересованному лицу. Основная функция документа – подтверждение неких данных.
Разновидности
Существует 2 основных вида документа: внешние и внутренние. Первые предназначаются для внешнего использования. Внешние пользователи – это лица, не являющиеся сотрудниками организации. К примеру, это компании-контрагенты, представители госорганов. Внутренние справки – это бумаги, предназначенные для внутренних пользователей. Как правило, это руководящий состав компании.
От вида справки зависит ее оформление. Если это внешняя бумага, для ее заполнения следует использовать общий бланк компании. Если же это внутренний документ, для его оформления потребуется стандартный лист. Составление справки, в этом случае, практически аналогично составлению докладной записки.
На справках внешнего типа ставится подпись руководителя или его зама. Если это финансовый документ, актуальна подпись главбуха. Желательно также поставить печать. На внутренних справках обычно ставит свою роспись менеджер подразделения или же непосредственно составитель.
Справки также подразделяются на служебные и личные. Рассмотрим их особенности:
- Служебная. В документе содержатся данные об основной деятельности компании. К примеру, справка может касаться численности сотрудников, исполнения плана.
- Личная. В документе содержатся биографические или служебные данные. Обычно такая справка запрашивается частными лицами.
Распространенный вид служебной справки – сводки. Представлены они, как правило, в форме таблицы.
Если это справка личного характера, для ее заполнения потребуется лист А5. На документе ставят подписи 2 сотрудника. К примеру, это может быть руководитель компании и главбух. Бумага заверяется печатью.
Особенности составления справки
Справка подразделяется на несколько частей:
- Заголовок к содержанию справки (прописывается в формате: «Справка о чем-либо…»).
- Основной текст справки. Состоит из 2 частей. Сначала нужно указать основания к составлению документа, а затем – зафиксировать данные, относящиеся к сути вопроса.
Справка может содержать таблицы и прочие элементы систематизации.
В документе, вне зависимости от его типа, должны быть обязательные реквизиты:
- Название компании.
- Указание получателя.
- Место составления.
- Подпись и печать.
Печать требуется не во всех случаях. В частности, она актуальна для справки биографического характера.
Содержание служебной справки включает в себя факты и события, которые стали причиной заполнения документа. Разрешается ссылаться на другие документы, которые подробнее раскрывают суть рассматриваемой проблемы. К примеру, это могут быть приказы, распоряжения, планы деятельности.
Есть свои нюансы заполнения справок, составляемых по результатам проверок. В документе отражается эта информация:
- Предмет проверки.
- Причины и цели контрольных мероприятий.
- Факты, установленные в ходе проверки.
- Найденные нарушения.
- Положительные аспекты.
- ФИО должностных лиц.
Личные справки запрашиваются для подтверждения какого-либо факта, касающегося сотрудника. К примеру, это может быть факт трудоустройства, размер ЗП, трудовой стаж.
Особенности составления архивных справок
Учреждения должны выдавать по запросу выписки из архивов. К примеру, эти выписки могут касаться ЗП, стажа работы, должности. Архивная справка представляет собой документ с положениями, подтверждающими какие-либо архивные сведения. Для ее оформления используются офисные бланки. Содержание бумаги:
- Название архивного документа.
- Дата его составления.
- Регистрационные индексы.
Архивные справки формируются на основании документов, взятых из архива. Для выписки подходят только подлинники или копии, которые были заверены у нотариуса. Справка должна быть подписана специалистом, ответственным за работу с архивом.
Это документ, подтверждающий какие либо
факты или события.
Реквизиты: 08, 09, 10, 11, (12), (14), 15, (18), 20, (21),
22, (25), (28).
Виды справок:
— справки, подтверждающие и списывающие
факты или события в производственной
деятельности организации или предприятия.
Эти справки составляют по указанию
вышестоящей организации или по указанию
руководителя организации для информации
о выполнении планов, заданий, поручений.
Их представляют в установленные сроки.
Текст такой справки состоит из двух
частей: В первой излагают факты,
послужившие поводом для написания этой
справки, во второй – приводятся конкретные
данные. Выводы и предложения в справках
не приводят, это отличает их от докладной
записки. Датой справки является дата
ее подписания. Справки составленные по
указанию вышестоящей организации
подписывает руководитель, справки,
составленные для руководителя –
составитель, справки финансового
характера – руководитель и главбух.
Заверяют такие справки печатью. Справки,
выходящие за пределы предприятия
оформляются на общем бланке формата
А4, а внутренние – на чистом листе бумаги,
но с теми же реквизитами. Справки на
производственную тематику составляют
в двух экземплярах, один из которых
направляют адресату, а второй подшивают
в дело.
— справки, удостоверяющие юридические
факты, подтверждающие место работы,
учебы, занимаемой должности и т.д. Как
правило, при составлении таких справок
применяют унифицированные трафаретные
бланки формата А5. Отличительной чертой
трафаретной справки является то, что
адресат перемещен во вторую часть
справки. Текст начинается с указания
ФИО в именительном падеже. В конце
справки указывают название организации,
куда оно представляется, заверяется
подписью и печатью.
24. Документ «докладная записка» (определение, реквизиты, правила составления).
Это документ, адресованный руководителю
данного или вышестоящего учреждения и
содержащий изложение какого-либо вопроса
с выводами и предложениями составителя.
Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 15, 18, 20, (21), 22, (27),
(28).
По содержанию, д/з подразделяются на:
инициативные, информационные, отчетные.
Инициативные – составляются с целью
побудить адресата принять определенное
решение, поэтому в тексте записки
излагаются не только какие-то факты, но
и конкретные предложения, рекомендации
или выводы. Информационная д/з составляется
регулярно и содержит информацию о
деталях или методах выполнения работы.
Отчетные д/з – информируют о завершении
работы, выполнении указаний, распоряжений,
результатах проверки и т.д.
Текст д/з делится на 2 части:
— изложение факто, послуживших причиной
составления д/з.
— выводы и мнения составителя.
Текст д/з может состоять только из одной
части, если речь идет об общеизвестных
фактах. Оформление д/з зависит от ее
адресата: если она адресована руководителю
данного предприятия, то считается
внутренней и пишется на листе бумаги
формата А4 или А5 с помощью компьютера,
машинописным или рукописным способом,
подписывает ее автор-составитель. Если
документ выходит за пределы организации
(в вышестоящую организацию), то считается
внешним, и оформляется на общем бланке
организации, формата А4, подписывается
руководителем организации. Датой д/з
считается дата ее подписания. д/з по
основным вопросам предприятия хранится
5 лет.
Соседние файлы в папке ЭДО
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- Все 37
- Недвижимость 2
- Справка 2
- Выписка из медицинской карты 2
- Справка о зарплате 2
- Справка для лагеря 2
-
Справка с места работы
Образец справки с места работы
Открыть документ
-
Образец справки о численности работников организации
Образец справки о численности работников организации 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец письма в банк о деятельности организации
Образец письма в банк о деятельности организации
Открыть документ
-
Образец справки о составе семьи
Образец справки о составе семьи 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки о зарплате за 3 месяца
Образец справки о зарплате за 3 месяца 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец характеристики от участкового
Образец характеристики от участкового 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец выписки из медицинской карты
Образец выписки из медицинской карты
Открыть документ
-
Образец справки для оформления жилого помещения в собственность граждан
Образец справки для оформления жилого помещения в собственность граждан
Открыть документ
-
Образец справки о сдаче комнаты в поднаём
Образец справки о сдаче комнаты в поднаём
Открыть документ
-
Образец справки об отпуске с места работы
Образец справки об отпуске с места работы 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец положительной характеристики семьи
Образец положительной характеристики семьи 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки в бассейн
Образец справки в бассейн 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки об эпидокружении
Образец справки об эпидокружении
Открыть документ
-
Образец справки-объективки
Образец справки-объективки 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец медицинской справки 086/у
Образец медицинской справки 086/у 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец аналитической справки
Образец аналитической справки 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки об обучении в ВУЗе
Образец справки об обучении в ВУЗе
Открыть документ
-
Образец формы 027/у
Образец формы 027/у
Открыть документ
-
Образец справки для центра занятости
Образец справки для центра занятости 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки из ЗАГСа по форме 25
Образец справки из ЗАГСа по форме 25
Открыть документ
-
Образец справки о доходах для соцзащиты
Образец справки о доходах для соцзащиты
Открыть документ
-
Образец служебной записки
Образец служебной записки 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец заполнения справки 182н
Образец заполнения справки 182н 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец характеристики в полицию с места работы
Образец характеристики в полицию с места работы 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки о зарплате в свободной форме
Образец справки о зарплате в свободной форме 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Справка 076у для лагеря
Образец справки 076у для лагеря. Документ проверен юристами и содержит редакцию от 2023 года. Справка 076у для лагеря – скачать пример в формате docx и pdf.
Открыть документ
-
Образец характеристики на водителя с места работы
Образец характеристики на водителя с места работы 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец бухгалтерской справки
Образец бухгалтерской справки 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец формы 079у для лагеря
Образец формы 079у для лагеря
Открыть документ
-
Образец справки с работы для визы шенген
Образец справки с работы для визы шенген
Открыть документ
-
Справка 070у для путевки
Образец справки 070у для получения путевки. Документ проверен юристами и содержит редакцию от 2023 года. Справка 070у для путевки – скачать в формате docx и pdf.
Открыть документ
-
Образец справки с работы для шенгена
Образец справки с работы для шенгена 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки о зарплате для визы
Образец справки о зарплате для визы 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец выписки из трудовой книжки
Образец выписки из трудовой книжки 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки в посольство с места работы
Образец справки в посольство с места работы 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец выписки из домовой книги
Образец выписки из домовой книги 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Выписка из ЕГРН
Образец выписки из егрн. Документ проверен юристами и содержит редакцию от 2023 года. Выписка из егрн – скачать пример документа формате docx и pdf.
Открыть документ
