Справочные данные об организации отличительный реквизит - Контакты компаний и предприятий на Atlaso.ru

Справочные
данные об организации (реквизит
9) включают в себя: почтовый адрес, номер
телефона и другие сведения по усмотрению
организации.¹
ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации.
Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов»
не лимитирует состав и объем сведений.
При оформлении этого реквизита могут
также указываться номера факсов,
телексов, счетов в банке, адрес электронной
почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы
в Интернете).

В
составе справочных данных об организации
указываются: код
организации,
основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица,
идентификационный
номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП).

Почтовый
адрес в справочных данных об организации
должен оформляться в соответствии с
пунктом 23 Правил оказания услуг почтовой
связи, утвержденных постановлением
Правительства Российской Федерации от
15 апреля 2005 г. № 221. Реквизиты адреса
пишутся в следующем порядке:

название
улицы, номер дома, номер квартиры;
название
населенного пункта (города, поселка и
т.п.);
название
района;
название
республики, края, области, автономного
округа (области);
почтовый
индекс.

Рис.
1.
Пример
оформления реквизита «Справочные
данные об организации»

Справочные
данные для организаций субъектов
Российской Федерации, имеющих наряду
с государственным языком Российской
Федерации государственный язык субъекта
Российской Федерации печатают на двух
языках: русском (слева) и национальном
(справа) на одном уровне. При этом
целесообразно использование продольного
бланка.
²

Рис.
2.
Пример
оформления реквизита «Справочные
данные об организации»

Реквизит
«Справочные данные об организации»
используется для изготовления бланков
писем. На общем бланке и на бланке
конкретного документа (кроме письма)
справочные данные не указывают. ³

Пример
оформления реквизита «Справочные
данные об организации» на бланке
можно также посмотреть в приложении Б
к ГОСТу Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации.
Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов»
(рисунки Б.2, Б.3, Б.4).

Схема
расположения реквизита «Справочные
данные об организации» приведена на
рисунках 3 и 4. В пределах границ зоны
расположения реквизит «Справочные
данные об организации» размещают
одним из способов:

центрированным
(начало и конец каждой строки реквизита
равно удалены от границ зоны расположения
реквизита);
флаговым
(каждая строка реквизита начинается
от левой границы зоны расположения
реквизита). ⁴

Рис.
3.

Расположение
реквизита
«Справочные данные об организации»
на формате
А4 углового
бланка

01
— Государственный
герб Российской Федерации;
02
—
герб субъекта Российской Федерации;

03
—
эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания);
04
— код
организации;

05
— основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;

06
— идентификационный
номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);

07
— код
формы документа;
08
— наименование
организации;
09
— справочные
данные об организации;

10
— наименование
вида документа;
11
— дата
документа;
12
— регистрационный
номер документа;

13
— ссылка
на регистрационный номер и дату документа;
14
— место
составления или издания документа;

15
— адресат;
16
— гриф
утверждения документа;
17
— резолюция;
18
— заголовок
к тексту;

19
— отметка
о контроле;
20
— текст
документа

Рис.
4.
Расположение
реквизита
«Справочные данные об организации»
на формате
А4 продольного
бланка
01
— Государственный
герб Российской Федерации;
02
—
герб субъекта Российской Федерации;

03
—
эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания);
04
— код
организации;

05
— основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;

06
— идентификационный
номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);

07
— код
формы документа;
08
— наименование
организации;
09
— справочные
данные об организации;

10
— наименование
вида документа;
11
— дата
документа;
12
— регистрационный
номер документа;

13
— ссылка
на регистрационный номер и дату документа;
14
— место
составления или издания документа;

15
— адресат;
16
— гриф
утверждения документа;
17
— резолюция;
18
— заголовок
к тексту;

19
— отметка
о контроле;
20
— текст
документа

__________
¹ГОСТ
Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.9.
²Там
же. – Пункт 4.8.
³ Там
же. – Пункт 4.7.
⁴ Там
же. – Пункт 4.5.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

Коммерческая тайна

Экз. N 2

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

Руководителю Федерального

архивного агентства

Фамилия И.О.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

Федеральное архивное

агентство

или

Росархив

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

Федеральное архивное

агентство

Отдел государственной

службы, кадров и наград

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

АО «Профиль»

Руководителю договорно-

правового отдела

Фамилия И.О.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

	г-ну Фамилия И.О.
или
	г-же Фамилия И.О.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

Руководителям дочерних

обществ АО «Профиль»

или

Руководителям управлений

Росархива

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

Руководителям дочерних

обществ АО «Профиль»

(по списку)

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Всероссийский научно-

исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82,

Москва, 117393

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

Фамилия И.О.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Люберцы, Московская обл.,

301264

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

Всероссийский научно-

исследовательский институт

документоведения и архивного дела

mail@vniidad.ru

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Федерального

архивного агентства

Подпись

Дата

И.О. Фамилия

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

(Регламент)

УТВЕРЖДЕН

приказом АО «Профиль»

от 5 апреля 2016 г. N 82

или

(Правила)

УТВЕРЖДЕНЫ

приказом АО «Профиль»

от 6 апреля 2016 г. N 83

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

(Положение)

УТВЕРЖДЕНО

Советом директоров

АО «Профиль»

(протокол от 12.12.2016 N 12)

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

Приложение:

на 2 л. в 1 экз.

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

Приложение:	1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
	2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз.

— если приложение (приложения) сброшюровано:

Приложение:

отчет о НИР в 2 экз.

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2015 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Приложение N 2

к приказу АО «Профиль»

от 15.08.2015 N 112

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО

приказом АО «Профиль»

от 18.05.2015 N 67

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

СОГЛАСОВАНО

Директор ВНИИДАД

(подпись)

Дата

И.О. Фамилия

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

СОГЛАСОВАНО

Советом директоров

АО «Профиль»

(протокол от _________ N ____)

Пример 2

СОГЛАСОВАНО

письмом Росархива

от _________ N ____

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

Руководитель юридического отдела

Подпись

Дата

И.О. Фамилия

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

Замечания прилагаются.

Руководитель юридического отдела

Подпись

Дата

И.О. Фамилия

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Генеральный директор

Подпись

И.О. Фамилия

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

Генеральный директор

АО «Профиль»

Подпись

И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

Директор института	Подпись	И.О. Фамилия
Главный бухгалтер	Подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

Заместитель директора по финансовым вопросам		Заместитель директора по административным вопросам
Подпись	И.О. Фамилия		Подпись	И.О. Фамилия

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

Председатель комиссии

Подпись

И.О. Фамилия

Члены комиссии

Подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

И.о. генерального директора

Подпись

И.О. Фамилия

или

Исполняющий обязанности генерального директора

Подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌──────────────────────────────────────────┐ │

│ │ ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН │ │

│ │ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ │ │

│ Наименование│ │ │

│ должности │ Сертификат 1а111ааа000000000011 │ Н.Н. Николаев │

│ │ Владелец Николаев Николай Николаевич │ │

│ │ Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017 │ │

│ └──────────────────────────────────────────┘ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист

+7(495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Верно

Инспектор службы кадров

Дата

Подпись

И.О. Фамилия

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

Фамилия И.О.

Прошу подготовить предложения к 10.11.2016.

Подпись

Дата

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

В дело N 01-18 за 2016 г.

Зав. отделом корпоративных проектов

Подпись

Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Источник

Консультации по учебе, на самой крупной бирже
студенческих работ !

Ответы на тесты по теме Делопроизводство

Для более эффективного поиска следует вводить 2-3 ключевых слова из вопроса !!!

Укажите отличительный реквизит для бланка письма

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документ

Укажите правильно оформленный реквизит «Адресат»:

Начальнику отдела кадров Смирнову А.В.

Укажите тип документа, для которого в каждой организации принято вводить систему индексов:

Приказ

Укажите отличительные реквизиты для бланка конкретного вида

наименование вида документа

Укажите отличительный реквизит для бланка письма:

справочные данные об организации

Укажите, как оформляется дата документа:

01.02.97

Укажите реквизит, не входящий в формуляр приказа по личному составу:

адресат

Укажите задачи архива:

прием, учет, хранение документов, законченных делопроизводством; информационно-справочная работа по архивным документам предприятия; организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства

Укажите распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами:

решение

Укажите документ, не входящий в группу документов по личному составу:

деловое письмо

Укажите документ, не входящий в группу распорядительных документов:

структура и штатная численность

Укажите два основных формата, на которых оформляются документы ОРД:

А4 (210х297 мм); А5 (148х210 мм)

Укажите особенность заявления о переводе на другую должность:

в адресате — сотрудник указывает занимаемую в данный момент должность, а в тексте — причины перевода

Укажите раздел, не входящий в текст устава:

должностные обязанности

Укажите реквизит, не входящий в формуляр устава:

адресат

Укажите реквизит, проставляемый на регистрируемых документах:

отметка о поступлении

Укажите особенность приказа по личному составу:

констатирующей части текста может не быть

Укажите особенность заявления о предоставлении учебного отпуска:

в тексте должно содержаться указание на соответствующий документ

Укажите традиционный способ регистрации документов:

запись данных о документе в журнал регистрации

Укажите документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.:

протокол

Источник

Новая страница 1

Изменился состав реквизитов бланков.
Теперь он следующий:

Государственный герб Российской
Федерации;

герб субъекта Российской Федерации;

эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания);

код организации;

основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица;

идентификационный номер
налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

наименование организации;

справочные данные об организации;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату
документа;

место составления или издания документа.

Сразу же следует сделать несколько
пояснений.

Вновь введенные реквизиты «Основной
государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» и
«Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет
(ИНН/КПП)», как и ранее существовавший реквизит «Код организации», в привычном
понимании этого слова реквизитами не являются, так не имеют собственного места
на бланке, а указываются только в бланках писем в составе справочных данных
наряду с почтовым адресом организации, телефонами и другими сведениями.

Для реквизитов «Дата документа»,
«Регистрационный номер документа» и «Ссылка на регистрационный номер и дату
документа» в бланках проставляются лишь специальные отметки, содержательная
составляющая реквизитов вносится при составлении и оформлении документа.

Рассмотрим, какие требования к бланкам
документов и оформлению реквизитов бланка содержит новый стандарт.

Для изготовления бланков ГОСТ Р
6.30-2003 разрешает использовать бумагу двух форматов – А4 и А5
(размер А4 в мм – 210х297, А5 – 148х210). Основное назначение бланка формата А5
– использование его для документов с небольшой текстовой частью, когда
использование бланка А4 экономически не оправдано. Формат А5 целесообразно
использовать для бланков писем с небольшим текстом.

Размеры служебных полей в документах
не изменились. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает такие же минимальные размеры служебных
полей на документах, как и ранее действовавший стандарт: 20 мм – левое; 10 мм –
правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.

ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает изготавливать
бланки с угловым и продольным расположением реквизитов, поэтому, как и в ранее
действовавшем стандарте, в приложении к ГОСТу приведены две схемы расположения
реквизитов и, соответственно, образцы бланков с угловым и продольным
расположением реквизитов.

При проектировании бланков реквизиты
«Государственный герб Российской Федерации», «Герб субъекта Российской
Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»
располагают над серединой реквизита «Наименование организации». Реквизит
«Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» допускается
размещать на уровне реквизита «Наименование организации».

Положения,
касающиеся видов бланков, остались без изменений.
ГОСТ 6.30-2003 разрешает использовать организациям, структурным подразделениям
организаций, должностным лицам бланки документов трех видов:

– общий бланк;

– бланк письма;

– бланк конкретного вида документа,
кроме письма (приказа, распоряжения,
протокола и др.).

Общий бланк используется для изготовления любых
видов документов, кроме служебных писем. Бланк структурных подразделений
используется в случаях, если руководитель подразделения наделен правом издавать
документы, в том числе вести переписку.

Решение о том,
какие бланки использовать, принимается самой организацией.

К
сожалению, в стандарте допущена ошибка при перечислении реквизитов, используемых
при изготовлении бланков определенного вида: при перечислении реквизитов бланка
письма назван реквизит (14) – «Место составления или издания документа», в то
время как в бланках писем этот реквизит не используется. В бланках писем
присутствует реквизит «Справочные данные об организации».

ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает организациям субъектов Российской Федерации,
имеющим наряду с русским языком в качестве государственного язык субъекта
Федерации, пользоваться бланками на двух языках, в этом случае реквизиты бланка
печатают на одном уровне на русском языке – слева, на национальном языке –
справа.

Рассмотрим основные требования к оформлению реквизитов бланка.

1. Государственный герб Российской Федерации.
В стандарте говорится лишь о том, что Государственный герб Российской
Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным
конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от
25.12.2000 № 2-ФКЗ (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52/часть
I,
ст. 5021). Закон принят. Никаких пояснений по поводу особенностей изображения
герба, его размера и т.д. стандарт не содержит, поэтому, решая вопрос о
помещении Государственного герба на бланке, нужно обращаться непосредственно к
закону и исходить из того, что сказано в нем.

2. Герб субъекта Российской Федерации.
В стандарте содержится следующее положение,
касающееся этого реквизита: «Герб субъекта Российской Федерации помещают на
бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской
Федерации».

К сожалению, в новом стандарте, как и в стандарте 1997 г., нет положений
о гербах муниципальных образований, хотя по законодательству (Федеральный
закон от 28.08.1995 № 154-ФЗ «Об общих принципах организации местного
самоуправления в Российской Федерации») муниципальные образования (городское,
сельское поселение, несколько поселений, объединенных общей территорией, часть
поселения, иная населенная территория) имеют право иметь собственную
символику, в том числе и герб.

3. Эмблема организации или товарный знак (знак
обслуживания). Эмблему организации или
товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии
с уставом (положением об организации).

Эмблему (товарный знак, знак обслуживания) не изображают на бланке, если
на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта
Федерации или муниципального образования.

4. Код организации.
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и
организаций (ОКПО).

Органы
власти и управления проставляют код организации по Общероссийскому
классификатору органов власти и управления (ОКОГУ). Код по ОКПО включает 8 знаков.

В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида
документа, код организации проставляется под наименованием вида документа, в
письмах – в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов –
вверху справа, в кодовой зоне.

5.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
Как было сказано выше, этот реквизит
указывается в бланках писем в составе справочных данных. ОГРН юридического лица
проставляется согласно документам, выдаваемым налоговыми органами.

В соответствии с Федеральным законом от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О
государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведется Единый
государственный реестр юридических лиц. Правила ведения Единого государственного
реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений утверждены
постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438. Согласно Федеральному
закону «О государственной регистрации юридических лиц» и п. 8 Правил
государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо
записи о первом представлении сведений о юридическом лице (для юридических лиц,
зарегистрированных до 01.07.2002), является основным государственным
регистрационным номером (ОГРН). Основной государственный регистрационный номер
указывается во всех документах этого юридического лица наряду с его
наименованием. Юридическому лицу выдается свидетельство о внесении записи под
соответствующим номером в Единый государственный реестр юридических лиц.

ОГРН представляет собой тринадцатизначный цифровой код.

6.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет
(ИНН/КПП). Сведения об
идентификационном номере налогоплательщика/коде причины постановки на учет также
проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) –
это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет
налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя,
физического лица. Идентификационный номер
налогоплательщика (ИНН) указывается в соответствии с письмом Госналогслужбы
России, Минфина России и Банка России от 05.06.1995, 16.06.1995 № ВГ-4-12/25н,
47, 174 «Об обязательном указании идентификационных номеров налогоплательщиков
при оформлении расчетно-платежных документов».

ИНН – десятизначный цифровой код, содержащий
следующие сведения:

– код государственной налоговой инспекции,
которая присвоила налогоплательщику ИНН (NNNN);

– порядковый номер налогоплательщика (ХХХХХ);

– контрольное число, рассчитанное по специальному
алгоритму, установленному налоговой службой Российской Федерации (C).

Налоговый
орган выдает налогоплательщику по его заявлению свидетельство о постановке на
налоговый учет.

Каждый налогоплательщик должен указывать свой ИНН в подаваемых в
налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе, а также в иных
случаях, предусмотренных законодательством.

С 1 января 2000 г.
организации-налогоплательщики применяют ИНН во всех документах, используемых в
налоговых отношениях, вместе с кодом причины постановки на учет (КПП), который
представляет собой девятизначный цифровой код.

7.
Наименование организации.
Наименование организации – автора документа указывают на бланках в соответствии
с учредительными документами организации.
Наименование организации должно включать:

·
сокращенное, а при его отсутствии – полное, наименование вышестоящей
организации, если она имеется;

·
указание на организационно-правовую форму или характер деятельности
организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд,
государственное унитарное предприятие, государственное учреждение и т.д.);

·
собственное индивидуальное название организации;

·
сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных
документах организации (сокращенное наименование помещают ниже полного в
скобках);

·
наименование филиала, территориального отделения, представительства,
структурного подразделения организации, если оно является автором документа.

Если документ готовится совместно двумя или более
организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В
этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и
размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления.
Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей
организации. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают
на одном уровне.

8. Справочные данные об организации –
реквизит, используемый только в
бланках писем. Об изменениях в оформлении этого реквизита уже сказано: теперь в
его состав включаются, кроме почтового адреса организации, номеров телефонов,
факсов, телексов, адреса электронной почты, кода по ОКПО, также коды ОГРН и
ИНН/КПП. Других изменений, по сравнению со стандартом 1997 г., нет. Напомним,
что почтовый адрес организации в бланке должен оформляться в соответствии с
Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства
РФ от 26.09.2000 № 725), то есть его элементы должны располагаться в следующей
последовательности:

·
название улицы, номер дома, номер
квартиры;

·
название населенного пункта
(города, поселка и т.п.);

·
название области, края, автономного
округа (области), республики;

·
название страны (для международных
почтовых отправлений);

·
почтовый индекс.

Стандарт не исключает возможности
указания в составе справочных данных и других сведений, в частности адреса
web-страницы
в Интернете, номеров государственных лицензий, банковских реквизитов и др.

9.
Наименование вида документа. В
стандарте отмечено: наименование вида документа, составленного или изданного
организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и
должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Наименование вида документа указывается в бланке
при его изготовлении, например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и др., или вносится в бланк
при составлении документа. Наименование вида документа, как правило, печатается
прописными буквами большего, чем в других реквизитах, размера.

В бланках писем
наименование вида и разновидности письма не указывается.

10.
Дата документа. Как уже
говорилось, в бланке документа содержится только отметка для проставления даты,
которая вместе с отметкой для проставления регистрационного номера выглядит
следующим способом:

__________________ № ___________ (в угловом бланке)

_____________
№ _______

(в продольном бланке).

Как и старый стандарт, ГОСТ Р 6.30-2003
устанавливает два основных способа оформления даты:

·
цифровой – в последовательности:
день месяца, месяц, год: 05.04.2003;

·
словесно-цифровой: 05 апреля 2003
г.

Кроме того, стандарт разрешает оформлять дату в
обратной последовательности – год, месяц, число: 2003.04.05, что соответствует
международному стандарту на оформление дат.

11.
Регистрационный номер документа.
В бланках содержится отметка для внесения сведений о регистрационном номере
документа. В стандарте содержится следующее положение: регистрационный номер
документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по
усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о
корреспонденте, исполнителях и др.

Кроме того, в стандарте содержится указание о
том, что регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более
организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой их этих
организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в
документе.

Дата и регистрационный номер документа могут
записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора. И
дата, и регистрационный номер проставляются после подписания документа.

12. Ссылка на регистрационный номер и дату
документа. Этот реквизит используется только в бланках писем в виде отметки,
указывающей место его расположения:

На № __________ от ____________

Конкретные сведения о документе вносятся при
подготовке ответа на поступившее письмо.

13. Место составления или издания документа.
Положения, касающиеся этого реквизита, остались без изменений. Реквизит
присутствует на общем бланке и бланке
конкретного вида документа. В бланках писем сведения о месте создания документа
содержатся в реквизите «Справочные данные об организации».

Место составления или
издания документа указывается с учетом принятого
административно-территориального деления и включает только общепринятые
сокращения (например: Москва, г. Тверь, пос. Богородское Калужской обл. и т.п.).

Место составления или издания документа не
указывается, если название территории, на которой располагается организация,
входит в ее официальное наименование, например: «Московский государственный
университет имени М.В. Ломоносова» (за исключением случаев, когда документ
создается не в месте нахождения организации).

В бланках документов, авторами которых являются филиалы, отделения,
представительства организации, указывается место нахождения последних.

При продольном
расположении реквизитов бланка место составления или издания документа
указывается посередине строки между датой и регистрационным номером документа, а
при угловом расположении реквизитов – под датой и регистрационным номером
документа, от края левого поля.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 7, 2003.

Источник

Какие данные нужно включить в реквизит справочные данные об организации для коммерческих организаций

5 Оформление реквизитов документов

Форма по ОКУД 0211151

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

Источник

Какие данные нужно включить в реквизит справочные данные об организации для коммерческих организаций

3. Оформление стандартных реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используются реквизиты организационно-распорядительных документов, состав которых представлен в ГОСТ.

3.1. Государственный герб Российской Федерации, герб субъектов Российской Федерации, эмблема организации, товарный знак, знак обслуживания (реквизиты 01; 02; 03).

Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ (с изменениями, внесенными Федеральным конституционным законом от 9 июля 2002 г. N 2-ФКЗ).

В соответствии с этим Законом воспроизведение Государственного герба Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках:

федеральных конституционных законов и федеральных законов;

указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

решений Конституционного суда Российской Федерации;

решений Верховного суда Российской Федерации;

решений Высшего арбитражного суда Российской Федерации;

Президента Российской Федерации;

Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации;

Правительства Российской Федерации;

Конституционного суда Российской Федерации;

Верховного суда Российской Федерации;

Высшего арбитражного суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:

Администрации Президента Российской Федерации;

полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

федеральных органов исполнительной власти;

Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

Счетной палаты Российской Федерации;

Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

Центрального банка Российской Федерации.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:

Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

органов прокуратуры Российской Федерации;

дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется Законом города Москвы от 20 января 1999 г. N 3 «О московской городской символике» и другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми использование изображения герба города Москвы на бланках документов допускается:

органами исполнительной власти города, в том числе двойного подчинения;

окружными управлениями (отделениями) органов исполнительной власти города;

районными управлениями органов исполнительной власти города;

представительствами органов исполнительной власти города;

комиссиями, советами и другими рабочими органами, созданными Правительством Москвы, а также комиссиями и иными рабочими органами, созданными Мэром Москвы.

На бланках муниципального образования (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории), в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования.

Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (преимущественно на бланках нормативных правовых актов, писем и др.).

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03) помещают на бланках документов организаций в соответствии с Законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г. N 3520 (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 24 декабря 2002 г. N 176-ФЗ).

Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы помещают на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением об организации).

Изображение эмблемы, товарного знака может помещаться на бланках писем, нормативных правовых документах, на бланках строгой отчетности.

Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.

3.2. Код организации (реквизит 04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

В бланках документов код организации включают в состав справочных данных.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют на основании документов, выдаваемых налоговыми органами в соответствии со Свидетельством о государственной регистрации юридических лиц.

В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: Постановление Правительства РФ N 438 издано 19.06.2002, а не 16.06.2002.

ОГРН проставляется в бланках документов, в составе справочных данных об организации, наряду с ее наименованием в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации «О Едином государственном реестре юридических лиц» от 16 июня 2002 г. N 438.

ОГРН обязательно проставляется в бланках писем, в том числе направляемых в налоговые органы или органы статистики.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер входит в состав справочных данных об организации наряду с кодом по ОКПО и ОГРН.

3.3. Код формы документа (реквизит 07) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем.

Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД. На бланках писем, инструкций, справок, заявлений и т.п. код формы не проставляется.

В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в следующие унифицированные системы документации (УСД):

первичной учетной документации;

финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

документации по труду;

документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

3.4. Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Организация должна иметь полное и может иметь сокращенное наименование на русском языке, на государственном языке субъекта Российской Федерации. Организация может иметь также наименование на иностранном языке.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках: государственном и национальном. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке рекомендуется располагать ниже или справа от наименования на русском языке (на одном уровне), если в нормативных актах субъектов Российской Федерации не установлен иной порядок.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) на бланке помещают ниже полного или за ним.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и располагают ниже наименования на русском языке или справа.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименования организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

3.5. Справочные данные об организации (реквизит 09) содержат сведения, необходимые при информационных контактах. Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке письма.

Справочные данные об организации в бланке письма включают: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; код по ОКПО; код по ОКУД; номера телефаксов, счетов в банке, ОГРН, идентификационный номер ИНН/КПП; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации. Для остальных документов обязательным является указание населенного пункта, в котором находится организация.

Адрес организации пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи:

ул. Профсоюзная, 82, Москва, 117393.

3.6. Наименование вида документа (реквизит 10), составленного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать наименованиям видов документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000): акт, справка, записка, сводка, отзыв, протокол, список, извещение и др. Распорядительные документы организации издаются со следующими названиями: приказ, постановление, распоряжение, решение. В письме наименование вида документа не указывается.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Дата протокола, акта печатается на документе при его подготовке, и устанавливается срок изготовления проекта протокола, акта для подписания.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

Например, дату 25 июня 2005 г. следует оформлять: 25.06.2005.

При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.

Стандарт предусматривает и другие способы датирования, например: год, месяц, число (2003.07.07). Действующий ГОСТ допускает также датирование в соответствии с международными стандартами.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа.

Если на бланке отмечено место для даты, то она там и ставится. Если место для даты никак не отмечено, дата проставляется ниже подписи.

3.8. Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который может дополняться по усмотрению организации буквенным обозначением наименования документа, должности (или фамилии) подписавшего, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и физических лиц. Документы регистрируются децентрализованно. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа.

3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на номер используется преимущественно при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и т.п.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

3.10. Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления (например, название населенного пункта) указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В письме место издания помещается в реквизите «Справочные данные об организации».

Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: «Московский государственный университет», но указывается, если документ был составлен в другом месте.

Для юридического лица местом издания документа может быть место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации (юридический адрес).

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

3.11. В качестве Адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например, (здесь и далее в примерах наименования организаций и их справочные данные являются условными):

и научно-технического обеспечения

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, его инициалы указываются перед фамилией, например:

Источник

Глава 4. Оформление реквизитов документов

ГОСТом Р 6.30-2003 установлены единые правила оформления служебных документов, выполнение которых обеспечивает юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение, организацию быстрого поиска документов.

4.2. Для Администрации города устанавливается следующий состав реквизитов:

изображение герба города (01);

наименование органа местного самоуправления, муниципальной должности (02);

код организации (03);

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (04);

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (05);

код формы документа (06);

наименование органа Администрации города (07);

справочные данные об органе Администрации города (08);

регистрационный номер документа (11);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (12);

место составления (принятия) документа (13);

гриф утверждения (15);

указание по исполнению документа (16);

наименование (заголовок) документа (17);

отметка о контроле документа (18);

текст документа (19);

отметка о наличии приложений (20);

подпись должностного лица (21);

гриф согласования (22);

отметка о заверении копии (25);

отметка об исполнителе (26);

отметка об исполнении документа (27);

отметка о поступлении документа (28);

идентификатор электронной копии документа (29);

отметка о конфиденциальности (30).

4.3. Правила оформления реквизитов:

4.3.1. Изображение герба города (реквизит 01) помещается на бланках документов в соответствии с Решением Нижнетагильской городской Думы от 27.06.2006 N 112 «О положении о гербе города Нижний Тагил» и пункта 3.6. настоящей Инструкции.

4.3.2. Наименование органа местного самоуправления города (реквизит 02) (Администрация города Нижний Тагил), муниципальной должности (Глава города Нижний Тагил), помещаемое на бланках документов, должно полностью соответствовать наименованию, установленному Уставом города.

4.3.3. Код организации (реквизит 03) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код организации служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

ОКПО проставляется в бланках документов в составе справочных данных.

4.3.4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 04) проставляют на основании документов, выдаваемых налоговыми органами в соответствии со Свидетельством о государственной регистрации юридических лиц.

ОГРН проставляется в бланках документов в составе справочных данных.

4.3.5. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер входит в состав справочных данных об организации наряду с кодом по ОКПО и ОГРН.

4.3.6. Код формы документа (реквизит 06) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД (например: акт, справка, записка, сводка, отзыв, протокол, список, извещение).

На бланках писем, инструкций, заявлений код формы не проставляется.

4.3.7. Наименование органа Администрации города (реквизит 07), помещаемое на бланках, должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Орган Администрации города должен иметь полное и может иметь сокращенное наименование.

Сокращенное наименование приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование (в скобках) на бланке помещают ниже полного или за ним, например:

Если документ подготавливается совместно двумя и более органами Администрации города, то наименования организаций печатается на чистом листе бумаги. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименования органов одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

4.3.8. Справочные данные (реквизит 08) указываются на бланках (шаблонах) служебных писем и включают в себя: почтовый адрес (указывается в следующем порядке: наименование улицы, номер дома, наименование населенного пункта, почтовый индекс), номер телефона, номер факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес органа Администрации города.

4.3.9. Виды документов (реквизит 9) устанавливаются Уставом города, положениями об органах Администрации города, иными муниципальными правовыми актами и должны соответствовать ОКУД. Например, распорядительными документами Администрации города, в соответствии с Уставом города, являются постановления, распоряжения и приказы.

Вид документа не указывается в служебных письмах.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим, утверждающим или визирующим документ.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Способ написания даты зависит от характера документа: в документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, например: 26 апреля 2015 года.

4.3.11. Регистрационный номер документа (реквизит 11) состоит из его порядкового номера, который может дополняться буквенным обозначением наименования документа, должности (или фамилии) подписавшего, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и физических лиц.

Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.

Регистрационный номер документа, изданного двумя и более авторами (органами), состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований органов в заголовочной части документа

4.3.12. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (реквизит 12) включает в себя исходящий номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Ссылка на исходящий номер используется преимущественно при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и т.п.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют исходящему номеру и дате поступившего документа адресанта.

4.3.13. Место составления (принятия) документа (реквизит 13) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Данный реквизит указывается при составлении протокола выездного совещания, выездного заседания консультативно-совещательного органа.

Место составления (например, название населенного пункта) указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В письме место издания помещается в реквизите «Справочные данные об организации».

4.3.14. В качестве адресата (реквизит 14) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Документы адресуют в государственные органы, органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.

Реквизит «Адресат» размещается в правом верхнем углу первой страницы документа, начинается с прописной буквы. Строки реквизита выравниваются по левой границе, отведенной для данного реквизита, установленной на расстоянии 80 мм от правой границы текстового поля документа. При написании реквизита «Адресат» не используются курсив и выделение текста полужирным шрифтом.

При направлении документов в организацию, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

При направлении документа руководителю наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации входит в наименование должности адресата; наименование должности и фамилия указываются в дательном падеже и отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом, например:

При направлении документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией и отделяются от фамилии пробелом, при направлении документа гражданину его инициалы ставятся после фамилии.

При направлении документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно, например:

Документ не должен иметь больше трех адресатов. Слово «копия» перед вторым и третьим адресом не указывается. Каждый из трех экземпляров должен быть подписан. При направлении документа более чем в три адреса составляется указатель рассылки, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

К экземпляру документа, остающегося в Администрации города, прилагается указатель рассылки.

При направлении служебного письма в организацию указываются ее наименование через одинарный межстрочный интервал, затем почтовый адрес, который отделяется от наименования организации одним дополнительным межстрочным интервалом, например:

При направлении служебного письма гражданину указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес через одинарный межстрочный интервал, например:

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» и указанной в пункте 4.3.8 настоящей Инструкции.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, государственные органы Свердловской области, постоянным корреспондентам.

4.3.15. Гриф утверждения документа (реквизит 15) печатается в правом верхнем углу проекта документа от границы верхнего поля через одинарный межстрочный интервал с применением флагового расположения строк. Строки грифа выравниваются по левой границе, отведенной для данного реквизита, установленной на расстоянии 80 мм от правой границы текстового поля.

При утверждении проекта документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (прописными буквами без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (оформляется цифровым способом), например:

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

При утверждении проекта документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Перечень документов, подлежащих утверждению, изложен в Приложении N 6 к настоящей Инструкции.

4.3.16. Указание по исполнению документа (реквизит 16), может оформляться непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на отдельном листе бумаги и в электронном виде в СЭД.

Указание по исполнению (резолюция) включает: инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения, срок его исполнения, подпись руководителя и дату подписания указания (оформляется цифровым способом). Срок исполнения поручения указывается в форме даты, инициалы исполнителей могут проставляться перед фамилией, например:

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, или в которых срок указан в тексте самого документа, в резолюции указывается только исполнитель, порядок подготовки вопроса, подпись автора резолюции, дата.

В случаях, когда указание по исполнению дается двум или нескольким лицам, равным по должности, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Ответственный исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюции лицам, непосредственно им подчиненным.

Указание по исполнению документа может быть оформлено на специальном бланке поручения руководителя формата А6 в соответствии с пунктом 7.11. настоящей Инструкции. В этом случае на резолюции ставится номер и дата документа, к которому относится указание.

4.3.17. Наименование (заголовок) документа (реквизит 17) отражает его краткое содержание. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), например:

Заголовок к тексту документа составляется автором проекта документа. Заголовок проекта документа оформляется под реквизитами бланка, печатается через одинарный межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

В проектах правовых актов наименование правового акта оформляется полужирным шрифтом Times New Roman размером 14 через одинарный межстрочный интервал, печатается по ширине страницы над содержательной частью правового акта центрованным способом.

К документам, оформленным на бланках форматов А5, А6 с текстом не более семи строк (телеграммы, извещения) заголовок не составляется.

4.3.18. Отметка о контроле документа (реквизит 18) обозначает, что документ поставлен на контроль.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, обозначенными законодательством, организацией, направившей поручение или просьбу, распорядительным документом или резолюцией руководителя организации.

Срок проставляется в форме даты завершения исполнения.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на наиболее важных документах, а также проставлением знака в установленном месте в карточке при подготовке документа с использованием системы электронного документооборота.

В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.

Текст документа составляют на русском языке.

Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на государственном (русском) или английском языке.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях.

Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с точкой на конце.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости могут быть названы изданные нормативные правовые акты или другие документы по данному вопросу, указываются их реквизиты по следующей схеме: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок.

Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры о передаче документов на государственное хранение, акты об уничтожении документов), рекомендуется разрабатывать унифицированные формы с трафаретным текстом. Возможно использование базы данных «текстовых шаблонов».

Тексты документов, регулирующих деятельность в Администрации города (положение, должностная инструкция и т.д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Каждый абзац текста начинается с абзацного отступа, расстояние которого составляет 1,25 см от левой границы текстового поля.

В случаях, когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире и иных символов, их отделяют друг от друга с помощью точки с запятой.

При необходимости применения в тексте документа сноски ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта, печатают с абзацного отступа, после символа сноски ее текст печатается с прописной буквы, в конце текста ставится точка.

Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственно после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также перед поясняющим текстом.

При изложении текста могут быть использованы таблицы, например:

Боковик (графа для заголовков)

К таблицам, имеющим книжную ориентацию, применяются те же параметры страницы, что и к тексту документа.

Слово «Таблица» печатают строчными буквами, за исключением первой буквы. При размещении в тексте документа нескольких таблиц над каждой таблицей у правой границы текстового поля указывается слово «Таблица» с порядковым номером (без знака «N»). В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Если в тексте документа приводится одна таблица, то ее не нумеруют и слово «Таблица» не указывают.

В многостраничных таблицах на первой странице обязательно проставляется нумерация граф, которая переносится на последующие страницы, а если таблица содержит большое число граф, то целесообразно переносить наименование граф на каждую последующую страницу.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Заголовки и подзаголовки граф печатаются центрованным способом.

Заголовок к таблице пишется над таблицей центрованным способом. В конце заголовка точка не ставится.

Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф допускается в исключительных случаях.

В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста не ставятся.

Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения. Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует указывать после заголовка каждой графы после запятой. Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то их следует вынести в отдельную графу.

Цифровые и словесные показатели в таблице набирают на уровне первой строки боковика.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

В распорядительных документах органов Администрации города, должностных лиц используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (постановляю, приказываю).

В распорядительных документах коллегиальных органов (постановлениях, решениях) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ).

В совместных постановлениях или решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ).

В протоколах (документах, фиксирующих ход обсуждения вопросов и принятия решений) постоянно действующих консультативных и совещательных органов используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Особенности подготовки и оформления текстов распорядительных и организационных документов, справочно-информационной и справочно-аналитической документации изложены в главах 5, 6, 7 настоящей Инструкции.

4.3.20. Отметка о наличии приложений (реквизит 20) используется при оформлении сопроводительных служебных писем, внутренних документов.

Отметка о наличии приложений оформляется под текстом от левой границы текстового поля, печатается с одинарным межстрочным интервалом и отделяется от текста одним дополнительным межстрочным интервалом. Если приложение названо в тексте документа, в отметке о наличии приложений указывается только количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается наименование приложения, количество листов и количество экземпляров приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Если к документу прилагается документ, также имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается соответствующая информация и общее количество листов в приложении без количества экземпляров, например:

Если приложение сброшюровано, то в отметке о наличии приложений количество листов не указывается. Если название брошюры указано в тексте документа, то в отметке о наличии приложений указывается только количество экземпляров приложения, например:

Если в тексте документа нет ссылки на сброшюрованное приложение, то отметка о наличии приложения оформляется с указанием его наименования, например:

Если приложение рассылают не во все указанные в документе адреса, то в отметке о наличии приложений дополнительно указывается, в какой адрес оно направляется, например:

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о наличии приложения дополняется информацией о грифе документа, например:

Порядок оформления наличия приложений к распорядительным документам изложен в пункте 5.12 настоящей Инструкции.

4.3.21. Подпись должностного лица (реквизит 21) включает полное наименование должности, личную подпись (в документах, которые оформляются только в электронном виде, личная подпись не проставляется), инициалы и фамилию лица, подписывающего документ. Наименование должности указывается от левой границы текстового поля без абзацного отступа, инициалы и фамилия располагаются на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем. Если наименование должности состоит из нескольких строк, то печатается через один межстрочный интервал, например:

При указании воинского (специального звания) или классного чина адресата необходимо указать классный чин должностного лица, подписавшего документ, например:

Во внутренних документах (докладные записки, заявления и т.п.) классные чины не указываются.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами.

На бланке поручения руководителя наименование должности в подписи должностного лица не указывается, например:

или указывается сокращенное наименование должности, например:

При подготовке писем на бланках Главы города расшифровка должности оформляется следующим образом:

Право подписи документов, выполненных на гербовых бланках, имеют:

Если руководитель, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывается заместителем этого руководителя, имеющим право подписывать документы за руководителя, или иным должностным лицом, имеющим право подписи на основании соответствующего правового акта, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись должностного лица оформляется следующим образом (здесь и далее в примерах наименования организаций и их справочные данные являются условными):

В период временного отсутствия Главы города подпись оформляется следующим образом:

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, например:

В документах комиссий указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей, например:

На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи: председателя этого органа и секретаря. Так же подписывается протокол заседания коллегиального органа, например:

4.3.22. Гриф согласования (реквизит 22).

При необходимости согласования проекта документа с другими органами местного самоуправления, государственными органами или иными организациями оформляется гриф согласования. Согласование проекта может осуществляться в случаях, предусмотренных действующим законодательством, с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор), а также организациями, интересы которых затрагивает содержание проекта документа.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО» (прописными буквами без кавычек и двоеточия), а также наименование должности лица, с которым согласовывается проект документа (включая наименование органа, организации), его личную подпись, инициалы, фамилию и дату согласования или наименование вида документа, подтверждающего согласование, его дату и регистрационный номер, например:

Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись должностного лица» ближе к нижнему полю документа в левой его части с применением флагового расположения строк с выравниванием по левому краю текстового поля документа и печатается через одинарный межстрочный интервал. Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается прописными буквами без кавычек, дата согласования оформляется цифровым способом.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких органов, организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На проекте документа в месте, предусмотренном для расположения грифа согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

Источник