Срок хранения протокола общего собрания собственников мкд в управляющей компании - Контакты компаний и предприятий на Atlaso.ru

Источник фото: https://www.pexels.com/

Реальная ситуация из жизни – управляющая организация обслуживала МКД на основании протоколов ОСС от 2008г. В 2013 году дома ушли в другую управляющую организацию. В 2019 году старая управляющая организация спохватилась, что у жителей имеется задолженность по оплате ЖКУ за период с 2008г. по 2013г. и стала выставлять должникам претензии и квитанции с долгом. Пришла прокуратура и затребовала представить документы, подтверждающие обоснованность выставления задолженности населению, в том числе, протоколы ОСС от 2008г. В связи с чем, управляющая организация задалась вопросом: сколько должны храниться документы ОСС?

Вы спрашивали – мы отвечаем.

Действующая редакция Жилищного кодекса РФ возлагает на управляющую организацию/ТСЖ/ЖСК обязанность направлять подлинники решений и протокола общего собрания собственников помещений (далее — ОСС) в орган государственного жилищного надзора для хранения в течение трех лет. Предыдущие редакции ЖК РФ не содержали норм, регламентирующих сроки хранения решений и протокола ОСС.

Часть 4 статьи 46 ЖК РФ указывает на необходимость хранить копии протоколов ОСС и решений в месте или по адресу, определенным в решении данного собрания. При этом согласно указанной норме в ранее действующей редакции, оригиналы протоколов и решений ОСС подлежали хранению в месте, определенном решением ОСС.

Вместе с тем, как следует из п. 27 Правил содержания общего имущества в многоквартирном доме, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.08.2006 № 491, ответственные лица обязаны в установленном законодательством Российской Федерации порядке принимать, хранить и передавать техническую документацию на многоквартирный дом и иные связанные с управлением таким многоквартирным домом документы, вносить в них необходимые изменения, связанные с управлением общим имуществом.

Пунктом 26 Правил 491 в состав иных документов, связанных с управлением многоквартирным домом, включаются оригиналы решений и протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирном доме.

Фактически утратившее силу Постановление Правительства РФ от 23.09.2010 № 731 пунктом 6 возлагало обязанность размещать информацию о проведенных ОСС, результатах (решениях) таких собраний на Реформе ЖКХ и обеспечить ее доступность в течение 5 лет.

Деятельность по хранению различных документов регулируется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно ч. 1 ст. 17 которого организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями типовых архивных документов, предусмотренными настоящим Федеральным законом.

До 17.02.2020г. действовал Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень).

Исходя из раздела 10.2. Перечня (графа 812) для документов (заявлений, протоколов собраний, справок, журналов регистрации заявлений) по выбору управляющих компаний установлен срок хранения 5 лет после выбора управляющей организации, при этом часть документов может быть отнесена к постоянному сроку хранения.

Кроме этого, согласно п.77 Приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались в порядке, предусмотренном пунктом 70 настоящего Положения, или на увеличение расходов у некоммерческой организации. Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания, в случае изменения имущественного положения должника.

На основании вышеизложенного, можно сделать вывод, что в рассматриваемой ситуации срок хранения управляющей организацией документов общего собрания должен был быть не менее пяти лет, но только в том случае, если собственниками на общем собрании не принималось решение об определении иного срока хранения.

Но, как показывает практика, целесообразно хранить имеющиеся оригиналы и копии протоколов общих собраний и решений собственников по вопросам, поставленным на голосование, чем дольше, тем лучше. Поскольку более длительный срок хранения документов ОСС сможет обезопасить от различных неприятных ситуаций при необходимости подтверждения факта принятия собственниками того или иного решения.

Компания «Бурмистр.ру» предоставляет возможность управляющим компаниям и ТСЖ провести общие собрания собственников с помощью сервиса «Квартира.Бурмистр.Ру». И это абсолютно бесплатно! Не верите? Проходите по ссылке и регистрируйтесь!

Источник

18 января 2023

Порядок возврата подлинников протоколов общих собраний собственников помещений в МКД в связи с истечением срока хранения

Как известно, в связи со вступлением в силу с 01.01.2018 Федерального закона от 31 декабря 2017 года № 485-ФЗ «О внесении изменений в Жилищный кодекс Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации» Департамент государственного жилищного и строительного надзора Свердловской области осуществляет прием на хранение в течение 3 лет протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах, расположенных на территории Свердловской области.

К настоящему времени истек срок хранения протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах, расположенных на территории Свердловской области, переданных в Департамент с 01.01.2018 по 31.12.2019. В связи с чем Департамент сообщает о возможности лица, осуществляющего управление многоквартирным домом, забрать указанные материалы общих собраний.

Для реализации указанного намерения Вам необходимо:

1. в прилагаемых файлах (I полугодие 2019 года, II полугодие 2019 года) в столбце 4 осуществить поиск находящегося в управлении многоквартирного дома;

2. выписать из столбца 3 сформировавшиеся номера заявлений, в случае отсутствия номера, необходимо сообщить адрес МКД;

3. для г. Екатеринбурга, Арамиля и Березовского осуществить предварительную запись для получения подлинников материалов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах по номерам телефонов:

(343) 312-00-32 (доб. 830);
(343) 312-00-32 (доб. 894).
Для управляющих организаций, осуществляющих управление многоквартирными домами, в границах Западного управленческого округа осуществить предварительную запись для получения подлинников материалов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах по номеру телефона: (34397) 3-21-62.
Для управляющих организаций, осуществляющих управление многоквартирными домами, в границах Восточного управленческого округа осуществить предварительную запись для получения подлинников материалов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах по номеру телефонов: (34355) 6-41-45.
Для управляющих организаций, осуществляющих управление многоквартирными домами, в границах Южного управленческого округа осуществить предварительную запись для получения подлинников материалов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах по номеру телефонов: (34393) 2-33-88.
Для управляющих организаций, осуществляющих управление многоквартирными домами, в границах Северного управленческого округа осуществить предварительную запись для получения подлинников материалов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах по номеру телефонов: (34385) 6-67-30.
Для управляющих организаций, осуществляющих управление многоквартирными домами, в границах Горнозаводского управленческого округа осуществить предварительную запись для получения подлинников материалов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах по номеру телефонов: (3435) 48-52-27.

При осуществлении предварительной записи в обязательном порядке указать номера заявлений из столбца 3 в целях формирования для Вас необходимого и полного пакета документов.

4. Подготовить доверенность на получение необходимых материалов общих собраний собственников помещений, с которой подойти в Департамент в дату и время, согласованные в рамках предварительной записи.

При наличии протокола в Департаменте запись на выдачу протокола осуществляется до 30 числа текущего месяца. При этом запись в текущем месяце на выдачу протокола в следующем месяце не осуществляется.

Уведомляем, что подлинники протоколов могут отсутствовать в Департаменте по причине их направления по запросу в иные органы власти.

Для получения протокола необходимы следующие документы:

подписанное уполномоченным лицом заявление о выдаче документов, содержащее информацию об адресе(ах) МКД, реквизитах протокола(ов), регистрационные данные (дату и номер), а также специальную доверенность от лица, осуществляющего управление МКД на дату возврата протокола, предоставляющая право на получение подлинников протоколов.

Основаниями для принятия решения об отказе в возврате протокола являются:

наличие в Департаменте заявления о включении многоквартирного дома в управление иной организации с приложением протокола, содержащего сведения о смене управляющей организации;
лицо, направляющее в Департамент заявление о возврате протокола, фактически не осуществляет управление МКД;
отсутствие подписанного уполномоченным лицом заявления о возврате протокола(ов) и (или) специальной доверенности от лица, осуществляющего управление МКД на дату возврата протокола, предоставляющей право на получение подлинников протоколов, а также отсутствие в документах необходимых сведений;
отсутствие в Департаменте протоколов, указанных в заявлении.

Образец заявления о возврате протокола

Образец специальной доверенности

Назад к списку

Источник

Согласно ч. 1 ст. 46 Жилищного кодекса Российской Федерации на управляющую организацию, правление ТСЖ, ТСН возложена обязанность направлять подлинники материалов (решения и протокол) общих собраний собственников помещений в многоквартирном доме в государственную жилищную инспекцию по Оренбургской области для хранения.

Собственники помещения в многоквартирном доме, в котором принято решение (законный представитель), управляющая организация, правление ТСЖ (ТСН) имеют право ознакомления с подлинниками (копиями) решений и протокола общего собрания, для этого они могут обратиться с письменным заявлением в Государственную жилищную инспекцию по Оренбургской области (ГЖИ) либо в управляющую организацию, ТСЖ (ТСН). Также к заявлению необходимо приложить копии документов, подтверждающие право собственности на жилое (нежилое) помещение в многоквартирном доме, удостоверяющие полномочия заявителя (представителя).

Ознакомление с подлинниками (копиями) решений и протокола общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме проводится в помещении Инспекции в присутствии должностного лица Инспекции, чтобы исключить возможности изъятия документов, внесения в них каких-либо изменений и дописок или передачи (распространения) персональных данных, в том числе, для исключения фотофиксации таких документов.

Помимо инспекции с целью ознакомления с решениями и протоколом общего собрания собственники помещений вправе обратиться в управляющую организацию, ТСЖ (ТСН). Материалы таких собраний подлежат размещению лицами, осуществляющими управление многоквартирными домами, в ГИС ЖКХ).

Информация подготовлена управлением по надзору за исполнением федерального законодательства прокуратуры области

Ознакомление собственников помещений многоквартирного дома с протоколами общих собраний

Источник

Дата публикации: 28.08.2020 07:00

В данной статье рассматриваем вопрос о сроке хранения протоколов общего собрания собственников помещений.

Действующая редакция Жилищного кодекса РФ возлагает на управляющую организацию/ТСЖ/ЖСК обязанность направлять подлинники решений и протокола общего собрания собственников помещений (далее — ОСС) в орган государственного жилищного надзора для хранения в течение трех лет. Предыдущие редакции ЖК РФ не содержали норм, регламентирующих сроки хранения решений и протокола ОСС.

Часть 4 статьи 46 ЖК РФ указывает на необходимость хранить копии протоколов ОСС и решений в месте или по адресу, определенным в решении данного собрания. При этом согласно указанной норме в ранее действующей редакции, оригиналы протоколов и решений ОСС подлежали хранению в месте, определенном решением ОСС.

Фактически утратившее силу Постановление Правительства РФ от 23.09.2010 № 731 пунктом 6 возлагало обязанность размещать информацию о проведенных ОСС, результатах (решениях) таких собраний на Реформе ЖКХ и обеспечить ее доступность в течение 5 лет.

Исходя из раздела 10.2. Перечня (графа 812) для документов (заявлений, протоколов собраний, справок, журналов регистрации заявлений) по выбору управляющих компаний установлен срок хранения 5 лет после выбора управляющей организации, при этом часть документов может быть отнесена к постоянному сроку хранения.

Кроме этого, согласно п.77 Приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались в порядке, предусмотренном пунктом 70 настоящего Положения, или на увеличение расходов у некоммерческой организации. Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания, в случае изменения имущественного положения должника.

На основании вышеизложенного, можно сделать вывод, что в рассматриваемой ситуации срок хранения управляющей организацией документов общего собрания должен был быть не менее пяти лет, но только в том случае, если собственниками на общем собрании не принималось решение об определении иного срока хранения.

По материалам сайта Бурмистр.ру https://www.burmistr.ru/

Источник

Краткое содержание:

1. Порядок и срок хранения.

2. Обсуждение.

В жилищном законодательстве перечень документации, относящейся к общему собранию собственников и подлежащей хранению, не установлен. Деятельность по хранению различных документов регулируется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее – Перечень типовых управленческих архивных документов).

В настоящее время установлены сроки хранения документов, связанных с управлением МКД:

-переписка об оказании коммунальных услуг организации – 5 лет (ст. 542 главы 10.1 Перечня типовых управленческих архивных документов);

-документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, строений, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий – 3 года (ст. 543 главы 10.1 Перечня типовых управленческих архивных документов);

-переписка по вопросам эксплуатации зданий, строений, сооружений, помещений и земельных участков — 5 лет (ст. 545 главы 10.1 Перечня типовых управленческих архивных документов);

—протоколы общих собраний собственников в МКД — постоянно (ст. 546 главы 10.1 Перечня типовых управленческих архивных документов);

-документы (заявления, справки, журналы регистрации заявлений, переписка) по выбору организаций, осуществляющих управление многоквартирными домами – 5 лет (ст. 547 главы 10.1 Перечня типовых управленческих архивных документов);

В то же время обязанность хранить в течение трех лет оригиналы решений собственников и протоколов общих собраний собственников в МКД возложена ч. 1.1 ст. 46 Жилищного кодекса Российской Федерации на орган государственного жилищного надзора (ГЖИ).

Целесообразно хранить имеющие оригиналы и копии протоколов общих собраний и решений собственников по вопросам, поставленным на голосование, постоянно, чтобы обезопасить собственников в доме от различных неприятных ситуаций. Управляющие организации меняются, банкротятся, и с их сменой документы могут потеряться. А они нужны, в первую очередь, для подтверждения того факта, что решения собственниками принимались.

Копии всех документов, связанных с проведением общего собрания и принятыми на нем решениями обязательно должны храниться в месте, определенном общим собранием (ч. 4 ст. 46 Жилищного кодекса Российской Федерации).

При очно-заочной форме голосования в состав документации, подлежащей хранению, входят копии и/или оригиналы следующих документов (перечень является открытым):

-протокол заседания инициативной группы;

-реестр всех собственников;

-реестр вручения сообщений об общем собрании собственников, если ранее не принималось решение о порядке и месте размещения таких сообщений;

-сообщение о предстоящем общем собрании;

-акт о размещении сообщений о проведении общего собрания собственников;

-листы регистрации собственников на очной части собрания;

-реестр вручения бюллетеней для голосования;

-бюллетени для голосования;

-протокол счетной комиссии (не обязательно, но желательно);

-протокол решения общего собрания и полученные от собственников бюллетени;

-уведомления, информирующие собственников об итогах прошедшего голосования;

-акт о размещении уведомлений об итогах проведения общего собрания собственников.

В обязанности УО, ТСЖ, кооператива входит хранение всей документации на МКД (Правила содержания общего имущества в многоквартирном доме, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 13.08.2006 № 491):

-технической и иной документации;

-документации, связанной с выбором (изменением) способа управления многоквартирным домом;

-документации, связанной с дальнейшим управлением этим домом и проч.

В указанную документацию входят и копии документов общего собрания собственников, связанные с процессом управления МКД.

Источник. Жилищный кодекс Российской Федерации; Правила содержания общего имущества в многоквартирном доме, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.2006 № 491; Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; справочно-правовая система «КонсультантПлюс».

Источник

Новая редакция Жилищного кодекса внесет изменения в хранение протоколов ОСС

С 30 августа 2015 года действует новая редакция Жилищного кодекса РФ, которая вносит изменения в порядок предоставления итогов голосования и решений жильцов МКД, принятых на общем собрании собственников. Вступивший в силу ФЗ №176 от 29.06.2015 года регламентирует процедуру отправки в орган ГЖН копий, принятых на собрании решений жильцов МКД по итогам голосования, и протоколов ОСС.

Под колпаком

Власти решили установить тотальный контроль над управляющими компаниями, в связи с чем добавили в статью 46 Жилищного кодекса РФ «Решения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме» пункт 1.1. Это дополнение обязывает управляющие компании отправлять в орган ГЖН копии протоколов ОСС и решений, принятых на собраниях жильцов МКД. Временной регламент ограничивает срок отправки документов 5 днями с момента их получения от жильцов МКД. ГЖН обязуется хранить решения и протоколы ОСС в течение 3 лет.

Проект приказа Минстроя по оформлению протоколов ОСС

В свою очередь, жильцы МКД в лице инициатора общего собрания также обязуются в течение 10 дней с момента его проведения предоставить в свою управляющую компанию копии решений и протоколов ОСС. Соглаcно ч.3 ст.46 ЖК РФ, решения общего собрания собственников и итоги голосования доводятся до жильцов МКД инициатором собрания также в течение 10 дней с момента его проведения.

На сайте ГИС ЖКХ должны в обязательном порядке публиковаться решения и протоколы ОСС с 1 июля 2016 года в тех регионах, где не заключено соглашение об опытной эксплуатации системы. В тех же регионах, где такое соглашение заключено, решения жильцов МКД и протоколы ОСС должны публиковаться по истечении 4 месяцев со дня вступления в силу данного соглашения, но не позднее 1 июля 2016 года.

По мнению чиновников, строгий контроль над управляющими компаниями по вопросу полноты и своевременности исполнения решений собраний жильцов в МКД позволит сократить жалобы собственников помещений в ГЖИ и суды для оспаривания или обжалования действий УК. Согласно новой редакции закона, если в орган ГЖН за 3 месяца поступило подряд 2 и более протоколов ОСС с разными решениями жильцов МКД по одним и тем же вопросам повестки собрания, то ведомство должно провести внеплановую проверку этой управляющей компании.

Задачей проверки УК со стороны органа ГЖН выступает выявление факта соблюдения или несоблюдения требований законодательства по организации, процедуре проведения и оформления результатов собрания. В центре внимания проверяющих органов также будет расследование причин, по которым жильцы МКД неоднократно рассматривают один и тот же вопрос на собрании.

Фальсификация протокола ОСС попадет под уголовное наказание

Поправки в ЖК РФ также предполагают уголовную ответственность за фальсификацию протокола ОСС. Согласно ч.1 ст.46 обновленного Жилищного кодекса, решения жильцов МКД и протокол ОСС становятся официальными документами, которые удостоверяют факты и влекут за собой юридические последствия в виде:

возложения на жильцов МКД обязанностей по вопросам общего имущества
изменения объема прав и обязанностей
освобождения собственников помещений в МКД от их обязанностей

Проект Приказа Минстроя о передаче протоколов ОСС в орган ГЖН

Поэтому решения жильцов МКД и протоколы ОСС подлежат размещению в системе ГИС ЖКХ инициатором общего собрания. Если протокол ОСС составлен с нарушениями, то суд может признать его недействительным. Только собственники помещений в МКД вправе опротестовать или обжаловать в суде решение, принятое с нарушением требований ЖК РФ на общем собрании жильцов, если они не участвовали в голосовании или голосовали против его принятия, а также если нарушены их права или интересы. Управляющая компания таким правом не обладает, поскольку не является собственником помещения в МКД.

Ответственность

Подделка протокола ОСС попадает под уголовное наказание по ст.327 УК РФ вплоть до лишения свободы. Согласно ч.1 этой статьи, за подлог официальных документов, которые предоставляют, изменяют или ограничивают права, с целью их использования или сбыта устанавливается уголовная ответственность в виде:

ограничения/лишения свободы сроком до 2 лет
принудительных работ сроком до 2 лет
ареста на срок до 6 месяцев

По ст.327 ч.3 УК РФ за использование заведомо подложных документов грозит:

штраф в размере до 80 000 рублей
штраф в размере зарплаты или иного дохода виновного лица за период до 6 месяцев
обязательные работы на период до 480 часов
исправительные работы на срок до 2 лет
арест на срок до 6 месяцев

Проверка лицензионных требований и ответственность за их несоблюдение

Подпишитесь на рассылку

Еженедельно получайте новости сферы ЖКХ, советы по управлению МКД и заполнению ГИС ЖКХ.
Выберите почту, на которую вам удобно получать рассылку, присоединяйтесь к 75 748 подписчикам

Материалы к статье

Как оповестить собственников о проведении ОСС 1 страниц 2198 Кб

Как собрать кворум на ОСС 2 страниц 2497 Кб

Как составить документацию ОСС 2 страниц 2494 Кб

Статьи по теме

Вопросы по теме

Полное или частичное копирование материалов разрешено только при указании источника и добавлении прямой ссылки на сайт roskvartal.ru

Источник

Подлинники решений и протокола общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме подлежат обязательному представлению лицом, по инициативе которого было созвано общее собрание, в управляющую организацию в 10-дневный срок после проведения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме. Это требование ч. 1 ст. 46 ЖК РФ.

Копии же указанных документов хранятся в месте или по адресу, которые определены решением данного собрания (ч. 4 ст. 46 ЖК РФ). Можно, например, передать решением собрания копии протокола и решений на хранение совету дома.

Оригиналы документов не остаются на хранении в организации, осуществляющей управление многоквартирным домом.

Согласно ч. 1.1 ст. 46 ЖК РФ управляющая организация в течение пяти дней с момента получения подлинников решений и протокола общего собрания собственников помещений обязана направить подлинники указанных решений и протокола, в том числе с использованием государственной информационной системы жилищно-коммунального хозяйства, в орган государственного жилищного надзора для хранения в течение трех лет.

Таким образом, ответственным за хранение оригиналов протоколов общего собрания собственников и решений собственников на таких собраниях является региональный орган госжилнадзора.

Источник