01 янв 1970
Для того чтобы закрыть вакансию, необходимо провести встречи с несколькими кандидатами. И хороший рекрутер должен знать, как правильно пригласить кандидата на собеседование по телефону и по электронной почте, так чтобы он непременно пришел. Помните, что рекрутер представляет лицо компании и также как HR-специалист выбирает кандидатов, кандидаты выбирают наиболее подходящего работодателя. Мы собрали для вас образцы приглашений и полезные советы о том, как пригласить соискателя.
Предложение прийти на собеседование является визитной карточкой компании, и каждая организация оформляет ее по-своему. Но если компания предъявляет достаточно высокие требования к своим кандидатам, то к вопросам найма стоит подойти не менее тщательно. И в поиске идеального работника важны именно мелочи.
Как оформляется приглашение?
Приглашение на собеседование, как правило, бывает двух видов:
• Устное;
• Письменное (по электронной почте, смс и другие средства связи).
Единое требование для оформления, будь то письменное или устное предложение – это деловой стиль, краткость и достоверность. В письме не допускаются орфографические ошибки, из речи лучше исключить слова паразиты.
Как пригласить кандидата по телефону?
Удобный способ установить первый контакт с кандидатом это просто позвонить ему. Однако помните, что соискатели не сидят без дела в ожидании вашего звонка, и велика вероятность, что человек занят в данный момент.
Поэтому после того как вы представились, назвали компанию и цель звонка стоит поинтересоваться, не отвлекаете ли вы его и может ли он говорить. Если кандидату удобно разговаривать в данный момент вы можете продолжить общение. Если у вас возникли вопросы об опыте работы и навыках стоит уточнить этот момент. Если в вакансии есть какие – либо особенности, например, работа с иностранцами, ненормированный рабочий день и т.д. Уточните готов ли соискатель к таким условиям. Так же можно сразу обсудить зарплатные ожидания кандидата.
Распространенные вопросы кандидатов:
Опишите подробнее мои задачи
Где вы находитесь?
Что входит в мои обязанности?
Трудоустройство официальное?
Сколько длится испытательный срок?
Приглашаем кандидатов по телефону пример:
-Добрый день, Елена! Вас беспокоят из компании «Лютик», меня зовут Светлана. Вы откликались на нашу вакансию «менеджера по продажам». Вам удобно сейчас говорить?
-Добрый день, да.
— Елена, я хотела уточнить пару вопросов относительно вашего опыта работы. В вашем резюме указано, что вы работали помощником менеджера по продажам, уточните, вы осуществляли продажи самостоятельно?
— Светлана, да, после обучения и получения опыта работы, я занималась продажами и расширением клиентской базы самостоятельно.
— Отлично. Если вас устраивают условия, представленные в вакансии, я хотела бы пригласить вас на встречу. Скажите, завтра вам будет удобно?
-Да, во второй половине дня.
— 13.00 вас устроит?
— Да.
— В вашем резюме указан адрес электронной почты, скажите он актуальный?
-Да, все верно.
-Тогда, я вышлю вам подробный адрес, схему проезда и контакты для связи со мной. Большое спасибо, за разговор.
— Буду ждать. Всего доброго.
Если обе стороны остались довольны полученной информацией, то стоит назначить дату и время интервью для более детального знакомства. Обозначьте адрес и сообщите, что более подробную информацию вышлите кандидату в письме. Так вы будете, уверены, что у человека верные сведения и ему не придется запоминать или записывать за вами. Помните, что телефонный звонок не должен занять много времени. И 10-15 минут будет достаточно.
Высылая письмо приглашение на собеседование, обозначьте в нем:
• Дату и время интервью;
• Контактное лицо;
• Телефоны для связи;
• Адрес;
• Список необходимых документов, которые должен предоставить кандидат;
А также, укажите ссылку на вакансию и на сайт компании.
Приглашение на собеседование по электронной почте образец
Уважаемый Денис Сергеевич,
Я изучил Ваше резюме на позицию «Старшего менеджера» и пришел к выводу, что Ваше образование и опыт работы идеально подходят для этой должности. Чтобы обговорить все нюансы и ближе познакомиться с Вами, приглашаю Вас на собеседование, которое состоится 15 декабря в 13.00.
Если указанная дата или время Вас не устраивают, свяжитесь со мной для уточнения времени.
С уважением,
Максим Анатольевич, директор по подбору персонала
Уважаемая Анна,
Я внимательно изучил присланное Вами резюме. Ваша квалификация и опыт работы отвечают требованиям нашей компании. Но, к сожалению, должность, на которую вы откликались, уже занята, однако в данный момент у нас освободилась вакансия старшего менеджера. Если данная работа Вас интересует, прошу связаться со мной по телефону 8495675 65 54, доб.132
С уважением,
Петр Смирнов, глава департамента найма
Уважаемый Захар Петрович!
Компания ООО «Ромашка» получила от вас отклик на вакансию «Системного администратора». Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме. Считаем, что ваши знания и опыт соответствуют нашим заявленным требованиям.
Приглашаем пройти собеседование 13.09.2017 года в 12.00 по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д.13, офис номер 304.
Просим взять с собой паспорт и документы об образовании.
Если у вас возникнут вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной в рабочее время.
Если по каким-либо причинам вы не сможете приехать, предупредите, пожалуйста, заранее.
С уважением, HR-специалист ООО «Ромашка» Елена Иванова
Пример письма приглашения на собеседование (Шаблон)
Уважаем(ый-ая) (имя кандидата),
Мы ознакомились с Вашим резюме, и заинтересованы в Вас как в сотруднике своей компании. Считаю, что Ваша квалификация полностью отвечает требованиям на позицию (укажите вакансию, на которую откликался кандидат).
Для получения более подробной информации прошу позвонить мне в рабочее время, чтобы договорить о дате и времени собеседования.
С уважением,
(Ф.И.О. Дата, Подпись)
Приглашение на собеседование — это письмо, которое компания отправляет претендентам на вакансию. Его цель — уведомить кандидата на должность о том, что его ждут на интервью с руководством, и сообщить все необходимые сведения и контакты.
Надо ли готовить официальное приглашение на собеседование
При подборе персонала важный этап — знакомство с кандидатами на вакантные должности. Сначала это ознакомление происходит по резюме. Если оно заинтересовало, руководитель назначает личную встречу. Как пригласить на нее подходящего кандидата? Предпочтительнее это сделать в письменной, а не в устной форме. Дело в том, что человеку необходимо донести точно и подробно сведения: название компании, адрес, номер кабинета, дату, время собеседования, телефоны контактного лица.
В размещенном организацией объявлении с приглашением на работу обычно всех подробностей не содержится. А если сообщать по телефону, не известно, имеет ли возможность человек записывать в тот момент и запомнит ли необходимые нюансы. Письмо в этом случае донесет нужную информацию. Человеку не придется неоднократно перезванивать и переспрашивать.
Есть несколько способов отправки письма приглашения на собеседование кандидата на должность в компанию:
- по электронной почте;
- по обычной почте на официальном бланке компании;
- по СМС.
Это не значит, что такой популярный способ, как звонок по телефону, следует исключить. Напротив, если кандидат значимый для организации, ему сначала звонят лично, а затем отправляют приглашение на интервью от работодателя по электронной или обычной почте со всеми точными сведениями.
Какие данные включить в приглашение
В письме необходимо кратко и корректно уведомить претендента на должность о том, что его ждут на собеседовании. На этой стадии знакомства потенциальный сотрудник рассматривает варианты и возможности трудоустройства в разных организациях. Важно написать так, чтобы привлечь и заинтересовать в сотрудничестве с вашей компанией. Установленного шаблона письма вы не найдете. Его составляют в деловом стиле и позитивном ключе.
Обратите внимание, какую информацию необходимо указывать в тексте приглашения на прием к руководителю:
- название организации и имя должностного лица;
- адрес, дату и время, когда проведут собеседование;
- сведения о конкретной вакансии (часто их несколько);
- контактные данные менеджера по персоналу или другого специалиста, который организует встречу;
- документы, которые принести с собой.
Перечень бумаг, которые у претендента вправе спросить руководство, отмечен в ст. 65 ТК РФ. Среди них паспорт, СНИЛС, военный билет, трудовая книжка, диплом об образовании.
Дополнительно укажите ссылку на официальный сайт, чтобы у претендента сложилась полная картина о деятельности фирмы. Нелишне подчеркнуть преимущества трудоустройства на вашем предприятии. В конце укажите, что ждете письменного или телефонного подтверждения явки на интервью.
Помните: работодатель обязан учитывать неприкосновенность личной жизни человека, и нельзя использовать персональные данные без его согласия (ст. 23 Конституции РФ). Если есть необходимость на обработку личных данных, следует попросить письменного согласия на это у потенциального работника. Это предусматривает закон «О персональных данных» (ст. 9 ФЗ № 152 от 27.07.2006).
Чтобы кандидат захотел прийти на интервью с руководством компании, необходимо текст составить корректно и грамотно. Информация излагается кратко, но емко и без лишних фраз и слов-паразитов. Об этом многие забывают, но важно поблагодарить за интерес, проявленный к компании. Это создаст благоприятное впечатление потенциального работника. Отметьте, что рассмотрели резюме и готовы лично встретиться и обсудить важные вопросы.
В качестве примера используйте этот текст приглашения на работу кандидата на должность менеджера по маркетингу:
«Уважаемый Сергей Сергеевич!
Благодарим Вас за интерес, проявленный к вакансии «Менеджер по маркетингу» в ООО «Ppt.ru». Мы внимательно изучили Ваше резюме и пришли к выводу, что Ваш опыт, знания и квалификация отвечают требованиям нашей организации. Чтобы обсудить все нюансы и ближе познакомиться, приглашаем Вас на собеседование к нашему генеральному директору Петрову Порфирию Петровичу во вторник 29 июня 2021 года, в 11.30. Наш адрес: 456789, Россия, субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1.
Более подробную информацию о нашем предприятии вы можете узнать на нашем сайте www.ppt.ru.
Если указанная дата или время Вас не устраивают, сообщите об этом заранее. Просим взять с собой паспорт и диплом об образовании. По любым вопросам обращайтесь по телефону 8 (907) 777-77-77.
Менеджер по персоналу ООО «Ppt.ru» Сидоров С.С.»
Как написать приглашение по электронной почте
Особенно часто сейчас пишут послания по интернету. Они мало чем отличаются от обычного письма. Уважительный и официальный стиль необходим и здесь. В электронном варианте желательно поставить отметку «Важно», чтобы послание не затерялось среди многочисленных сообщений в электронной почте. Укажите тему письма, например: «Приглашение на собеседование в ООО “Ppt.ru”». Поскольку нередко встречается попадание в папку «Спам», после отправки сообщения обязательно позвоните по телефону и убедитесь, что оно дошло до адресата.
Если кандидат откликнулся на вакансию давно, и вы не уверены, что он на этот момент находится в поиске работы, то необходимо поинтересоваться, актуальна ли данная вакансия для него. Вот образец, как пригласить на собеседование по электронной почте главного бухгалтера:
Такое письмо предполагает ответ от кандидата, обычно на него отводится 1–2 дня. Затягивание в этом вопросе является плохим тоном. Необходимо подтвердить получение письма и возможность явиться на собеседование в назначенное время.
Как пригласить на собеседование по телефону
Самый простой способ пригласить на встречу — позвонить по телефону. Он особенно актуален, когда кандидат претендует на руководящие должности или для редких специалистов. Несмотря на удобство метода, помните, что разговаривать предстоит максимально корректно. Человек не находится в постоянном ожидании вашего звонка. В этот момент он вправе заниматься другими делами. Дозвонившись, сначала представьтесь и затем обязательно уточните у собеседника, удобно ли ему говорить сейчас.
Часто в компаниях принято составлять сценарий разговора, своеобразный скрипт для беседы с претендентом. Заранее запишите вопросы, которые вас интересуют, — о стаже, сферах деятельности, в которых трудился кандидат, о графике работы, зарплате, которая его устроит и др. Когда обе стороны получили ответы на вопросы, переходите к обсуждению предстоящей встречи.
Вот пример, как пригласить на собеседование по телефону заинтересовавшего вас кандидата (скрипт в форме блок-схемы):
Если на все вопросы получены ответы, обсудите время встречи. Затем послание с точным адресом и другими данными отправьте по электронной почте, СМС, мессенджеру или другим удобным способом. Продолжительность звонка обычно составляет не более 10 минут. Этого достаточно, чтобы провести краткое ознакомительное интервью и заинтересовать собеседника.
Приглашение на собеседование — важный этап установления отношений между компанией и потенциальным сотрудником. Уже на основании него соискатель может сделать ряд выводов о деловом стиле организации. В зависимости от формулировок послание способно как с большим успехом привлекать высококвалифицированных специалистов, так и еще до собеседования отпугнуть нужных компании людей.
Нужно ли отправлять официальное приглашение
Интервью является неотъемлемой частью процесса найма новых сотрудников, и приглашение на него, в том или ином виде, присутствует всегда. Чаще работодатели приглашают претендентов посредством электронной почты или по телефону, допустимо и официальное письмо, выполненное на бланке организации.
Приглашение на собеседование следует писать кратко, но емко и содержательно — на его основе соискатель принимает окончательное решение о том, идти общаться с потенциальным работодателем или нет. При подготовке текста приветствуются:
- деловой стиль;
- уважительное обращение;
- конкретика в изложении.
Что должно быть в приглашении
Письмо с предложением интервью должно содержать следующую информацию:
- обращение к соискателю по имени и отчеству;
- наименование организации;
- наименование вакансии;
- предложение провести собеседование в определенные дату и время;
- адрес организации, можно указать схему проезда, ориентиры;
- ссылку на информационный ресурс компании;
- контакты специалиста (HR-менеджера);
- список документов, которые необходимо иметь при себе на интервью.
Как образец письма приглашения на собеседование можно использовать следующий текст:
Уважаемый, Иван Иванович!
Благодарим Вас за отклик на вакансию «Менеджер по продажам» в компанию ООО «Идеальный работодатель». Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме и нашли Ваши опыт и квалификацию подходящей для нашей компании.
Приглашаем Вас на очное интервью в наш офис по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Рабочая, д. 1, оф. 1, в пятницу, 19 июля 2020 года, в 14.00.
Просим иметь при себе паспорт для оформления пропуска и экземпляр резюме.
Подробнее с нашей компанией Вы можете познакомиться на нашем сайте: idealny.com.
По всем вопросам просим обращаться по телефону: (812) 123-45-67.HR-менеджер
ООО «Идеальный работодатель» И.И. Иванова
Ответ на послание потенциального работодателя является обязательной процедурой. Ответить желательно, даже если соискатель не планирует идти на интервью — в таком случае следует корректно обозначить причину отказа.
Нормативный образец ответа на приглашение на собеседование отсутствует, ответ допустим в любой удобной соискателю форме. Желательно, чтобы он содержал:
- уважительное обращение по имени и отчеству;
- благодарность за проявленный интерес;
- подтверждение предложенных работодателем даты и времени интервью либо предложение других с указанием причины, почему соискатель не может согласиться на условия работодателя.
Направить ответ нужно в течение 1-2 дней с момента поступления приглашения. Мгновенный ответ заставит работодателя думать, что соискатель готов к любой работе за минимальную зарплату, промедление будет означать пренебрежение возможной работой.
Как оформить приглашение по электронной почте
Образец приглашения на собеседование по электронной почте будет аналогичен образцу, продемонстрированному выше. В нем следует изложить ту же информацию и придерживаться уважительно-делового стиля.
В электронном письме обязательно должна быть обозначена тема.
В теме необходимо указать, что письмо является приглашением, наименование вакансии и работодателя.
Следует помнить, что не все люди являются активными пользователями электронной почты. Кроме того, письмо с неизвестного адреса может автоматически попасть в спам. Поэтому прибегать к электронной рассылке следует, если соискатель указал этот способ связи как приоритетный в резюме. Либо сопроводить письмо звонком по телефону, чтобы убедиться, что соискатель получил и прочел послание.
Как сформулировать приглашение по телефону
Звонок по телефону для многих работодателей остается единственным способом коммуникации с кандидатами на вакансию. Но о том, как приглашать на собеседование по телефону корректно, задумываются не все. Разговор по телефону требует от сотрудника работодателя:
- поставленной речи и хорошей дикции;
- доброжелательной и спокойной интонации;
- логики изложения.
Заботясь о том, как правильно пригласить на собеседование по телефону, сотрудник должен подготовить свою речь заранее. Состоять речь должна из:
- приветствия;
- краткого изложения причины звонка;
- уточнения, удобно ли соискателю сейчас разговаривать;
- непосредственно предложения интервью.
Пример как пригласить на собеседование по телефону:
Добрый день, Иван Иванович! Меня зовут Анна и я HR-менеджер компании «Идеальный работодатель», звоню по поводу вашего отклика на нашу вакансию «Менеджер по продажам». У вас есть сейчас три минуты на разговор?
Если кандидат отвечает согласием, можно переходить к сути: обозначить предполагаемые дату и время, адрес. Желательно уточнить, есть ли у соискателя возможность записать информацию или предложить выслать все координаты дополнительно по СМС. Не стоит ставить кандидата жестко перед фактом — предлагая дату и время, желательно уточнить, удобны ли ему такие условия, предоставив тем самым возможность внести коррективы.
Важно помнить, что звонок с приглашением на собеседование, скорее всего, очень волнителен для соискателя, доброжелательное и уважительное обращение расположит собеседника и позволит более эффективно договориться о встрече.
Как написать приглашение на собеседование по электронной почте: образец письма и примеры текста, как правильно пригласить по телефону?
Закрытие вакансии предполагает встречу с несколькими кандидатами.
Но как пригласить человека на собеседование по телефону или по электронной почте так, чтобы он обязательно дошел до места назначения без опозданий, с необходимым пакетом документов и полностью подготовленным?
Есть небольшие хитрости. Из этой статьи вы узнаете что такое приглашение на собеседование и как правильно приглашать на беседу.
Скрыть содержание
- Так ли необходимо приглашение?
- Как оно оформляется?
- Как составить письмо?
- Как пригласить?
По телефону Написав письмо По электронной почте Нестандартные варианты
Так ли необходимо приглашение?
Приглашение на собеседование – это своеобразная визитная карточка компании.
Каждая организация вольна оформить его по-своему. Общего канона по составлению не существует.
Но, если фирма, открывшая вакансию, позиционирует себя как серьезный работодатель и предъявляет к соискателям высокие требования, то она и сама должна к вопросам найма подходить очень тщательно, и неукоснительно соблюдать деловой этикет.
Первое впечатление о работодателе у возможного сотрудника складывается из общения с рекрутером. Правильная форма приглашения, уникальный текст обращения, весь процесс общения – в поиске идеального работника важна любая мелочь.
Как оно оформляется?
Приглашение на собеседование в зависимости от обстоятельств выглядит по-разному:
- письменное;
- устное;
- через смс сообщение.
Единое требование одно: оформление выдерживается в строгом деловом стиле, текст лаконичный и достоверный.
Не допустимы орфографические ошибки. Если текст приглашения на собеседование оставляет у кандидата двоякое впечатление, тяжело воспринимается – это плохое приглашение. Его нужно заменить.
Шаблонные приглашения не вариант для серьезной организации. Их лучше взять как образец и переработать, добавляя уникальное содержание.
Приглашение на собеседование, образец письма
Как составить письмо?
По общепринятым правилам приглашение содержит следующую информацию:
- Наименование организации.
- Адрес организации, где проводиться собеседование, с указанием номера кабинета. Если проезд трудный, стоит нарисовать схему проезда, чтобы сориентировать соискателя.
- Список документов, какие необходимы при первой встрече: резюме, дипломы, трудовая книжка, паспорт и т.д.
- Конкретная дата и время.
- Контактные данные рекрутера.
- Ссылка на сайт организации, чтобы кандидат ознакомился с возможной спецификой работы.
Стоит указать наименование должности и предлагаемую зарплату. Соискателя одновременно приглашают в разные места. Так ему проще определиться с предложением, а рекрутер не проведет время зря в ожиданиях, если вдруг кандидат решит не приходить.
В приглашении содержится вся необходимая информация. После его прочтения кандидат должен понимать кто, куда его пригласил, на какое время встреча назначена, и что требуется принести на собеседование.
Образец приглашения:
Уважаемый Захар Петрович!
Компания ООО «Стройстиль» получила от вас отклик на вакансию «Программист». Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме. Считаем, что ваши знания и опыт соответствуют нашим заявленным требованиям.
Приглашаем пройти собеседование с HR-специалистом 01.08.2016 года в 15.00 по адресу: г.Уфа, ул. Пушкина, 201, офис 5.
Просим взять с собой экземпляр резюме и паспорт.
При возникновении дополнительных вопросов обращайтесь по телефону ****.
С уважением, HR-специалист ООО «Стройстиль» Екатерина Хисаева
Как пригласить?
По телефону
Приглашение на собеседование по телефону наиболее удобно для рекрутера. А вот для соискателя может представлять ряд сложностей.
Порой звонок работодателя звучит совсем в неподходящее время, например, во время поездки в общественном транспорте.
Иногда под рукой не оказывается ручки с бумагой и бывает некуда записать информацию о местоположении организации.
Как пригласить на собеседование по телефону правильно? Рекрутеру стоит придерживаться определенного сценария при озвучивании приглашения на собеседование.
Удобнее всего составить образец приглашения на собеседование по телефону, специальный скрипт разговора.
- Представиться, назвав организацию, свое имя и должность.
- Поинтересоваться, удобно ли говорить соискателю. Если нет, то отложить разговор на более позднее время.
- Назвать цель своего звонка (Например. Вы откликались на нашу вакансию «Секретарь». Ваше резюме заинтересовало нас, и мы бы хотели пригласить для личного общения).
- При согласии кандидата, назвать адрес. Не лишним будет уточнить, какими маршрутами подъехать к организации, предварительно спросив у соискателя с какой части города он будет ехать. Подсказать ориентиры, чтобы ему удобнее было найти искомое заведение.
- Уточнить список документов, которые нужно с собой взять.
Если в организации пропускная система, об этом заранее стоит предупредить соискателя, чтобы он рассчитал время, необходимое на оформление пропуска и не опоздал на встречу.
Опытные рекрутеры обязательно поинтересуются, все ли понятно собеседнику. Не остались ли у него вопросов по теме.
При телефонном приглашении необходимо быть готовым ответить на дополнительные вопросы кандидата. Каким бы странным не показался вопрос, рекрутер должен ответить на него в рамках своей компетенции, сохранив доброжелательный тон.
Как приглашать на собеседование по телефону, пример
Написав письмо
Приглашение путем написания письма отнимает слишком много времени и используется в исключительных случаях.
Чаще всего к данному способу прибегают, общаясь с соискателями из других регионов либо же при поиске специалистов редких профессий, требующих особого, индивидуального подхода.
По электронной почте
Как пригласить на собеседование по электронной почте? Сделать это не сложно, ведь электронное письмо не требует временных затрат от рекрутера.
Есть возможность сделать общую рассылку, лишь меняя время и дату.
Опасность данного способа в том, что на электронные письма соискатели реагируют вяло.
Тому есть несколько причин:
- Возможно, они получают слишком много приглашений за день и не успевают все проанализировать. Особенно, если письма шаблонные. Человек путается в адресах, приходит не в назначенное время либо опаздывает.
- Соискатель пассивный пользователь электронной почты. Заходит туда редко и письма теряются в общем потоке рекламной корреспонденции.
- Приглашение автоматически попало в спам.
- Некому задать вопросы при их возникновении. Нет живого общения с рекрутором.
- Отдельные моменты соискатель может понять неправильно и отказаться от собеседования, посчитав, что должность ему не подходит.
- Письма в электронной почте легко игнорировать. Рекрутер не получит обратной связи и останется в неведении относительно намерений соискателя.
Приглашение на собеседование по электронной почте, образец
Нестандартные варианты
Многие сайты по поиску работы дают рекрутерам дополнительную возможность отклонить либо пригласить понравившегося кандидата.
Всего один клик и готовое шаблонное письмо со всеми необходимыми данными уйдет нужному человеку. При этом в приглашение автоматически вставляется обращение с именем и отчеством кандидата, которое было указано в его резюме. Очень удобно и главное экономит время.
Подобные сайты предлагают возможность отправлять отклик-приглашение также и посредством смс. Более мобильно. Выше вероятность, что соискатель увидит и отреагирует на приглашение.
Приглашения на собеседования разосланы. Если они оформлены грамотно, то кандидату не составит труда найти организацию и прийти туда на собеседование вовремя.
И, можно надеяться, что вакантная должность скоро закроется достойным кандидатом. Тем более, что теперь вы точно знаете, и как правильно приглашать на собеседование по телефону и как оформить приглашение на собеседование по электронной почте.
А о том, как правильно ответить на приглашение, можно прочесть в специальном материале на нашем сайте.
Письмо №1
Уважаемый Виктор Алексеевич,
Я изучил Ваше резюме на позицию «Старшего менеджера» и пришел к выводу, что Ваше образование и опыт работы идеально подходят для этой должности. Чтобы обговорить все нюансы и ближе познакомиться с Вами, приглашаю Вас на собеседование, которое состоится 5.08.2014 года в 12.00 часов.
Если указанная дата или время Вас не устраивают, прошу связаться с секретарем нашей компании в течение сегодняшнего дня.
С уважением,
Петр Иванович
Письмо №2
Уважаемый Виктор Алексеевич,
Я внимательно изучил присланное Вами резюме. Ваша квалификация и опыт работы отвечают требованиям нашей компании. Но, к сожалению, должность, на которую вы претендуете, уже занята, однако в данный момент у нас освободилась вакансия дистрибьютора. Если данная работа Вас интересует, прошу связаться со мной по телефону 200-01-02.
С уважением,
Петр Иванович
Письмо №3
Уважаемый Виктор Алексеевич,
Я ознакомился с Вашим резюме, и заинтересован в Вас как в сотруднике своей компании. Считаю, что Ваша квалификация полностью отвечает требованиям к позиции Менеджера продаж.
Для получения более подробной информации прошу Вас связаться с нашим секретарем и записаться на собеседование.
С уважением,
Петр Иванович
Добавить комментарий
Необходимость составления приглашения на собеседование возникает у работодателей как в ответ на присылаемое резюме на вакансию, так и при самостоятельном поиске ценного специалиста, например, с помощью базы резюме соискателей. Рекрутер может пригласить работника, позвонив по телефону, написав письмо по электронной почте, отправив СМС — необходимые образцы можно посмотреть ниже.
Самый удобный и быстрый способ — это телефонный звонок. Иногда он дублирует электронный ответ на e-mail соискателя. Приглашение по электронной почте и в СМС не всегда оправдано, так как не гарантирует точного прихода соискателя на встречу, реакция человека не предсказуема, возможно, для него данная вакансия уже не актуально, но рекрутер об этом не узнает.
Оценка предложения соискателем происходит уже на этапе приглашения на вакансию.
Многие рекрутеры сталкиваются с ситуацией, когда кандидат игнорирует приглашающие письма или, что еще чаще, не является на собеседование. Вместо того, чтобы обвинять кандидата в необязательности, стоит провести анализ приглашения на предмет ошибок.
СОДЕРЖАНИЕ:
- В какой форме отправить?
- Образцы письменного текста по электронной почте
- Как пригласить по телефону?
- Сообщение в СМС
- Важная информация для соискателей
В какой форме отправить?
При размещении резюме у кандидата есть возможность указать предпочитаемый способ связи (телефон или электронная почта) и время, удобное для звонка.
Если он не находится в активном поиске работы и найден методом HeadHunting или Executive search, то допустимо использовать социальные сети (Facebook, LinkedIn) или коммуникаторы (Telegram, Viber).
Можно отправить приглашение в СМС по телефону, однако личный звонок или использование электронной почты предпочтительнее.
Ответ работодателю следует обязательно направить незамедлительно, это продемонстрирует вашу заинтересованность и серьезный настрой. Сообщить ответ нужно в той же форме, что получено приглашение. На сообщение по электронной почте — следует ответить электронно. Если соискатель приглашен в СМС, то в ответ также можно направить сообщение на телефон, или позвонить. При телефонном звонке нужно незамедлительно согласовать все моменты встречи — время, место, условия проведения.
Рекрутеру следует сообщить, придет ли соискатель на встречу. Если сначала вы согласились, но после обстоятельства изменились, не поленитесь и сообщите об этом работодателю. Один звонок или одно письмо создаст о вас благоприятное впечатление, а вы при этом не попадете в черный список компании.
По ссылке выше представлены образцы ответа соискателя на приглашение прийти на собеседование, рекомендуем изучить статью и не допускать распространенных ошибок соискателей при поиске работы.
Образцы письменного текста по электронной почте
Это может быть письмо на электронную почту или отклик на размещенное в Интернете резюме. Отправляя на e-mail соискателю письмо, нужно убедиться в его доставке, попросить получателя дать обратную связь на полученное предложение.
Чтобы не терять свое время, лучше дополнительно продублировать информацию по телефону. В этом случае будет уверенность в том, что кандидат на вакантную должность действительно придет на встречу.
Приглашение для человека, ищущего работы может быть таким:
Многие работные сайты предлагают соблюсти деловой этикет, используя разработанные ими шаблоны писем. В большинстве случаев они выглядят так:
Образец 1.
«Уважаемый Иван Иванович!
В настоящее время в нашей компании открыта вакансия Системного администратора. Опыт работы, описанные вами в резюме, показался нам интересным.
Для записи на собеседование, свяжитесь с нами по указанному ниже телефону».
Это удобно для работодателя, но кандидат, находящийся в активном поиске, получает десятки аналогичных писем.
Кроме того, если представить, что такое письмо получит соискатель 22 лет, не имеющий опыта работы, это покажется ему нелогичным. Он, скорее всего, сделает вывод о том, что резюме его не прочитали, сделав массовую рассылку, и оставит приглашение без ответа.
Подходите к оформлению приглашения соискателя на собеседование индивидуально.
Индивидуальный подход поможет обратить на себя его внимание.
Прежде всего, необходимо изучить резюме кандидата, и в приглашении сделать правильные акценты, влияющие на мотивацию: значимость позиции, уровень полномочий, размер дохода, расширенный соцпакет, медицинская страховка и т.д.
Образец 2.
«Иван, добрый день!
В настоявшее время в нашей компании открыта вакансия Менеджер по персоналу. Ваше резюме нам интересно, мы хотели бы пригласить вас участвовать в конкурсе на эту позицию. Подробную информацию о требованиях и условиях работы вы найдете по ссылке….
В случае вашей заинтересованности, будем рады видеть вас в офисе компании, расположенном по адресу. В случае если у вас появится вопросы, вы можете связаться с менеджером по персоналу. Хорошего дня!»
Далее следует указать телефон, имя и должность контактного лица, ссылка на официальный сайт компании.
Преимущества письменного приглашения на собеседование по электронной почте:
- экономия времени рекрутера, что ценно при массовом подборе, когда необходимо создание широкой «воронки входящих резюме»;
- возможность отправить ссылку на информацию о компании, «продать» вакансию;
- уважение к времени кандидата, который также может в момент звонка находиться на рабочем месте и не иметь средств для записи времени и места собеседования;
- возможность приложить ссылку на профессиональное тестирование;
- возможность попросить рекомендации, если кандидат не готов рассмотреть предложение сам. (Например: «В случае, если поиск работы для вас не актуален, мы будем благодарны за рекомендации специалистов из круга ваших профессиональных контактов»)
Как пригласить по телефону?
Телефонное приглашение — это способ, актуальный всегда, так как отличается надежностью. Приглашая кандидата по телефону, можно быть уверенным в том, что он услышал новую информацию, можно получить от него оперативный ответ, согласовать время собеседования.
Использование телефона предпочтительнее в случае работы с кандидатами на топовые позиции или редким специалистом. Личное внимание будет оправдано.
Кроме того, часто возникает необходимость уточнить принципиально важные моменты, и только потом принимать решение о личной встрече.
Согласуйте по телефону:
- дату и время;
- лицо для связи;
- контакты — телефон или электронную почту;
- адрес, где будет встреча;
- как и на чем добраться;
- что взять соискателю с собой.
Пример диалога при приглашении на собеседование по телефону:
Например, возможная релокация кандидата или ожидаемый уровень дохода. Сценарий такого разговора может выглядеть так:
Образец 3
«Добрый день, Иван! Меня зовут Мария, я – менеджер по персоналу компании «Европласт».
Благодарю вас за отклик на нашу вакансию.
Удобно ли вам сейчас разговаривать? Насколько актуален для вас поиск работы? Готовы ли вы рассмотреть вариант переезда в другой город?»
Еще один пример того, как можно выстроить разговор по телефону с соискателем:
Образец 4
«Здравствуйте, Ольга Владимировна! Меня зовут Наталья, я специалист по работе с персоналом компании Интерплюс.
Нас заинтересовало ваше резюме, отправленное в ответ на вакансию менеджер по продажам.Актуален вам сейчас поиск работы?
Приглашаем вас на собеседование с руководителем отдела продаж 4 сентября в 14.00. Удобно ли это время для вас?…»
В случае приглашения по телефону на собеседование дополнительно выслать контакты встречающего лица, адрес и время, допустимо с помощью СМС.
Правила этикета предполагают необходимость оговорить регламент встречи – время, которое займет собеседование.
Не стоить забывать и о документах, которые могут потребоваться, например, для оформления пропуска на территорию предприятия или подтверждения квалификации.
Акцент на конкурсный отбор необходим при любой форме приглашения. Это защитит работодателя от претензий соискателя в случае отрицательного решения по его кандидатуре.
Важно помнить, что федеральное законодательство обязывает работодателя в 7-дневнный со дня встречи оповестить кандидата о причинах отказа в приеме.
Сообщение в СМС
Приглашать соискателей с помощью СМС — не самый лучший способ взаимосвязи с кандидатом на должность.
Данный способ можно использовать в крайних случаях. Например, для уточнения информации, если вы заранее договорились о том, что дополнительные сведения будут направлены в СМС. Также такой способ можно использовать, если не получилось дозвониться до человека по телефону.
Пример сообщения о приглашении в СМС:
Важная информация для соискателей
Полезное видео: Как пригласить на собеседование соискателя так, чтобы он гарантированно пришел на встречу, смотрите в видео:
Качественная и последовательная коммуникация является основой успешного взаимодействия с кандидатами. Согласно одному из проведенных нами исследований, больше всего соискателей расстраивает отсутствие обратной связи от работодателя. Использование шаблонов писем в процессе подбора персонала позволяет легко поддерживать контакт с кандидатами, при этом, добавив эти шаблоны в свою систему для автоматизации рекрутинга (ATS), вы сможете значительно сэкономить время на переписке.
Добавлять и редактировать шаблоны в системе PersiaHR вы можете на странице «Шаблоны писем».
В нашей прошлой статье мы рассказали об основных правилах для «холодных» писем кандидатам. Но процесс рекрутинга, кроме первого контакта с соискателем, требует гораздо больше усилий для результативного общения. Поэтому мы собрали для вас 10 шаблонов писем, которые смогут облегчить для вас процесс найма.
- Письмо для первого контакта с кандидатом
- Письмо для рекомендованного кандидата
- Follow up для входящей заявки на вакансию
- Письмо для собеседования
- Письмо с отказом
- Письмо-запрос на примеры работ/портфолио
- Письмо с тестовым заданием
- Письмо с предложением о работе
- Onboarding-письмо
- Письмо о новом сотруднике
Как мы уже говорили в нашем предыдущем материале, когда вы впервые обращаетесь к потенциальным кандидатам, ваше письмо должно быть четким, понятным и цепляющим внимание. Ваша основная цель при отправке такого письма — выделиться и перейти к делу.
Первый контакт, письмо #1
Почему это важно: надежный, убедительный шаблон письма для побуждения интереса важен для пополнения пула соискателей.
Когда отправлять: отправляйте письмо человеку, которого вы хотели бы видеть в качестве кандидата, но только после того, как вы его тщательно изучите. Просмотрите его страницы в социальных сетях и профессиональные профили. Обратите внимание на личные данные, которые вы можете указать в своем письме. Персонализация является ключом к тому, чтобы побудить человека подать заявку на вашу вакансию.
Что писать: поскольку у вас (пока) не было взаимодействия с этим кандидатом, не стоит ожидать, что он прочитает от вас длинное письмо. Сделайте свое сообщение кратким и по существу, используя только самую важную информацию:
- как вы нашли кандидата;
- название должности, на которую вы хотите, чтобы он подал заявку. Сообщите, в чем заключается работа, в первых двух предложениях;
- почему вы считаете, что кандидат подходит;
- что кандидату делать дальше — если вы хотите назначить телефонное собеседование, предложите несколько дат на выбор.
Шаблон письма #1 для первого контакта
Тема: Вакансия [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в [ВАША КОМПАНИЯ]
Здравствуйте, [ИМЯ]!
Я нашел ваш профиль на [ГДЕ / КАК ВЫ ЕГО НАШЛИ] и хотел поговорить об отличной возможности.
Я работаю в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ], и мы ищем сотрудника [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]. Я думаю, что ваш опыт работы в [СФЕРА / НАВЫК] отлично подходит для этой позиции.
Если вам интересно узнать больше, я буду рад пообщаться. Будете ли вы доступны для телефонного звонка [ДАТА / ВРЕМЯ]?
С нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время.
С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ],
[ВАША ПОДПИСЬ]
Первый контакт, письмо #2
Почему это важно: использование вашей наработанной базы и обращение к прошлым кандидатам сокращает время, которое вы тратите на поиск новых контактов, что помогает снизить стоимость найма.
Когда отправлять: обратитесь к кандидатам на прошлые вакансии, которые не получали от вас предложение или отказались сами. Оцените их квалификацию и soft skills, чтобы убедиться, что они подходят, прежде чем вы попросите их повторно подать заявку в вашу компанию.
Что писать: у вас уже было взаимодействие с кандидатом, поэтому персонализируйте как можно больше. Это покажет, что вы рассматриваете его как потенциального сотрудника. Включите в свое письмо следующее:
- вакансию, на которую кандидат ранее претендовал: напомните, откуда вы знаете друг друга, и что вы отметили его как отличного кандидата;
- почему он не получили работу в прошлый раз;
- почему кандидат лучше подходит для новой вакансии;
- описание должности;
- что кандидату делать дальше — четко опишите все следующие шаги, будь то официальное телефонное собеседование или неофициальная встреча, и укажите соответствующую дату и время.
Шаблон письма #2 для первого контакта
Тема: Новая вакансия в [ВАША КОМПАНИЯ] — [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]
Здравствуйте, [ИМЯ]!
Рад снова с вами связаться. Я знаю, что вы подавали заявку на нашу [ПРЕДЫДУЩУЮ ВАКАНСИЮ] еще в [МЕСЯЦ или ГОД], и хотя тогда мы сделали выбор не в вашу пользу, вашу кандидатуру мы не оставляли без внимания.
[НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] только что открылась в [ВАША КОМПАНИЯ], и, учитывая ваши [НАВЫКИ/ЗАСЛУГИ КАНДИДАТА], я думаю, вы отлично подойдете.
Я хотел бы снова пообщаться с вами, обсудить вакансию и узнать о том, чем вы занимались с момента нашей последней беседы. Будете ли вы доступны для небольшого телефонного звонка [ДАТА / ВРЕМЯ]?
С нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время.
С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ВАША ПОДПИСЬ]
2. Письмо для рекомендованного кандидата
Успешная реферальная программа может значительно сократить время закрытия вакансий и улучшить качество найма — два важных показателя рекрутинга. Поощряйте своих сотрудников за их рекомендации, а также чаще общайтесь с рекомендованными кандидатами.
Почему это важно: использование реферальной программы рекрутинга может значительно расширить кадровый резерв компании. Кроме того, ваши сотрудники, вероятно, знают действительно подходящих людей, которые могут стать вашими кандидатами.
Когда отправлять: на этапе поиска кандидатов обращайтесь к рекомендованным лицам после того, как вы проведете предварительную проверку их квалификации.
Что писать: относитесь к реферальным письмам так же, как и к письмам с первыми контактами — ваше сообщение должно быть коротким и включать только самую важную информацию. Однако, поскольку у вас есть общий контакт, сделайте письмо более личным, указав следующее:
- имя контакта — укажите, кто рекомендовал кандидата (можно прямо в строке темы, чтобы сразу заинтересовать получателя);
- откуда вы знаете контактное лицо — обозначьте свою связь с ним, чтобы кандидат мог вам доверять;
- что вы знаете о кандидате — объясните, почему его рекомендовали, что о нем говорилось и почему он подходит для вакансии.
Шаблон письма для рекомендованного кандидата
Тема: [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] — Вас рекомендовал [ИМЯ КОНТАКТА]
Здравствуйте, [ИМЯ]!
[ИМЯ КОНТАКТА] предоставил мне ваш адрес электронной почты — мы [ОТКУДА ВЫ ЗНАЕТЕ КОНТАКТНОЕ ЛИЦО]. Он очень высоко отзывается о вас и вашем [ОПЫТ].
Я работаю в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ], и мы ищем [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]. [КОНТАКТНОЕ ИМЯ] порекомендовал вас на эту работу, и я думаю, вы отлично подойдете.
Я хотел бы узнать о вас больше и рассказать о вакансии. Вы свободны для небольшого телефонного интервью [ДАТА / ВРЕМЯ]?
С нетерпением жду обратной связи.
С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ВАША ПОДПИСЬ]
3. Follow up для входящей заявки на вакансию
Отправьте кандидату письмо, чтобы подтвердить получение его заявки и проинформировать о следующих шагах, независимо от того, подойдет ли человек для вакансии.
Почему это важно: для получения положительного результата общения с кандидатами необходимо регулярно информировать кандидатов о статусе их заявки. Начните предварительный разговор с потенциальным сотрудником, сообщив ему, что вы получили его резюме, и будете держать его в курсе по мере развития процесса.
Когда отправлять: отправляйте кандидату письмо сразу или вскоре после получения заявки. Ваша ATS может автоматизировать этот процесс.
Что писать: автоматическое письмо гарантирует кандидатам, что их заявка была правильно подана. Вы также можете вручную отправить письма отдельным кандидатам. Включите в свое письмо следующее:
- подтвердите, что вы получили заявку;
- поблагодарите за интерес — покажите, что вы цените время кандидата и внимание к вашей компании;
- что делать дальше — проинформируйте кандидата о процессе проверки резюме, и что вы будете держать его в курсе. По желанию: укажите дату, к которой он может ожидать ответа;
- что кандидат может сделать, пока ждет результата — порекомендуйте ознакомиться с вашими страницами в социальных сетях, веб-сайтом или блогом.
Шаблон follow up письма для входящей заявки
Тема: [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] — Мы получили ваше резюме
Здравствуйте, [ИМЯ]!
Благодарим вас за интерес к [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]. Мы получили вашу заявку на вакансию [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] и внимательно рассмотрим вашу информацию.
Мы свяжемся с вами, чтобы сообщить вам о статусе вашей заявки до [ДАТА].
А пока посетите [ССЫЛКА НА СООТВЕТСТВУЮЩУЮ СТРАНИЦУ], чтобы узнать больше о нашей компании.
С уважением,
Команда по подбору персонала [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]
[ЛОГОТИП КОМПАНИИ]
4. Письмо для собеседования
Процесс собеседования состоит из нескольких этапов, и кандидаты должны понимать свой статус на каждом этапе. Используйте следующие шаблоны, чтобы обеспечить качественное и последовательное общение с потенциальными сотрудниками.
Письмо-приглашение на собеседование
Почему это важно: помимо планирования деталей собеседования, письмо с приглашением является важным шагом в поддержании интереса кандидата.
Когда отправлять: отправляйте письмо с приглашением на собеседование кандидатам, которые вам очень интересны и о которых хотите узнать больше. В идеале вы можете уведомить кандидата как минимум за несколько дней, в зависимости от того, будет ли собеседование проводиться по телефону или лично.
Что писать:
- вакансия, для которой проводится собеседование — соискатели иногда подают заявки на несколько открытых вакансий в компании;
- почему кандидат вам интересен — дайте кандидату понять, что он вам нравится и вы хотите узнать больше;
- формат интервью — укажите, будет ли это собеседование по телефону, видео или лично;
- кто проводит собеседование — с кем кандидат будет разговаривать, роль этого сотрудника в процессе собеседования и / или в компании;
- сроки собеседования — укажите примерную продолжительность собеседования (это поможет кандидату планировать свое время);
- когда будет проходить собеседование — укажите дату и время или предложите диапазон дат, из которых кандидат может выбрать.
Шаблон письма-приглашения на собеседование
Тема: Собеседование в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]
Здравствуйте, [ИМЯ]!
Спасибо, что подали заявку на вакансию [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ].
Мы рассмотрели ваше резюме и будем рады продолжить общение с вами.
Мы хотели бы запланировать [ФОРМАТ СОБЕСЕДОВАНИЯ] с [ИНТЕРВЬЮЕР], [ДОЛЖНОСТЬ ИНТЕРВЬЮЕРА] в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]. Собеседование продлится примерно [ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ].
Будете ли вам удобно в [ДЕНЬ, ДАТА] в [ВРЕМЯ]?
Вы можете ответить прямо на это письмо и дать мне знать, свободны ли вы в то время.
С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ВАША ПОДПИСЬ]
Письмо-подтверждение собеседования
После того, как вы запланировали собеседование, отправьте кандидату письмо с подтверждением, где укажите время, место и другие детали.
Почему это важно: письмо с подтверждением гарантирует, что дата и время были указаны правильно. Это особенно важно для работающих в настоящее время кандидатов, у которых рабочие обязанности могут помешать встрече.
Когда отправлять: отправьте кандидату электронное письмо с подтверждением, как только вы согласуете дату и время внутри компании, а также зарезервируете любые необходимые материалы, такие как конференц-зал или телефонная линия.
Что писать: сделайте письмо с подтверждением собеседования простым и понятным, указав следующую информацию:
- детали интервью — укажите дату и время;
- информация о встрече — укажите ссылку на назначенное событие по видеосвязи, код доступа или адрес офиса, если собеседование будет проводиться лично;
- план собеседования — если есть конкретные вопросы, которые вы хотите осветить, и кандидат должен подготовиться, сообщите ему об этом заранее;
- дресс-код — при личном собеседовании дайте кандидату знать, что ему следует надеть, если в вашей компании принят определенный стиль одежды;
- событие в календаре — отправьте кандидату приглашение на мероприятие, которое он может добавить в свой календарь.
Шаблон письма-подтверждения собеседования
Тема: [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]: [ФОРМАТ СОБЕСЕДОВАНИЯ] Подтверждение собеседования
Здравствуйте, [ИМЯ]!
Мы подтвердили ваше [ФОРМАТ СОБЕСЕДОВАНИЯ] собеседование с [ИНТЕРВЬЮЕР] [ДЕНЬ, ДАТА] в [ВРЕМЯ].
Чтобы вы понимали, чего ожидать, вот краткий план собеседования:
[ПЛАН СОБЕСЕДОВАНИЯ]
Во время собеседования вы хотим поговорить о вашем опыте в [СФЕРА].
Ждем встречи с вами в ближайшее время! Вы можете найти эти детали интервью в приглашении на мероприятие в календаре. Если у вас есть какие-либо вопросы, обращайтесь к нам.
ДЛЯ ТЕЛЕФОННЫХ/ВИДЕО СОБЕСЕДОВАНИЙ
Вот [НОМЕР ТЕЛЕФОНА / ССЫЛКА ДЛЯ ВСТРЕЧИ]. Чтобы войти в конференц-зал, используйте этот код: [КОД ДОСТУПА].
ДЛЯ ЛИЧНЫХ СОБЕСЕДОВАНИЙ
Адрес нашего офиса [АДРЕС]. Обратите внимание, что у нас принят офисный дресс-код, но, пожалуйста, надевайте то, в чем вам будет комфортно.
С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ВАША ПОДПИСЬ]
Напоминание о собеседовании
Шаблоны писем с напоминаниями о собеседовании легко можно автоматизировать, и они могут оказать большое влияние на впечатление о вас как работодателе.
Почему это важно: напоминание кандидату о предстоящем собеседовании — одна из мелких деталей, которая отличает создает позитивный бренд работодателя.
Когда отправлять: отправьте кандидату электронное письмо с напоминанием накануне или утром до собеседования. При отправке придерживайтесь рабочего времени, иначе получатель может его не заметить.
Что писать: здесь не нужно усложнять — укажите ту же информацию, что и в письме с подтверждением собеседования. Переформатируйте сообщение, чтобы выделить наиболее важную информацию.
Шаблон письма-напоминания о собеседовании
Темя: Напоминание: Собеседование в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] [ДАТА, ВРЕМЯ]
Здравствуйте, [ИМЯ]!
Напоминаем вам о предстоящем собеседовании на должность [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ].
Когда: Ваше интервью состоится [ДЕНЬ, ДАТА] в [ВРЕМЯ НАЧАЛА — ВРЕМЯ ОКОНЧАНИЯ]
Где: [НОМЕР ТЕЛЕФОНА/ССЫЛКА ДЛЯ ВСТРЕЧИ/АДРЕС]
Кто: вы будете разговаривать с [ИНТЕРВЬЮЕР, НАЗВАНИЕ ДОЛЖНОСТИ]
Будьте готовы обсудить: [ВАШИ РЕКОМЕНДАЦИИ]Мы с нетерпением ждем встречи с вами!
С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ВАША ПОДПИСЬ]
Follow up письмо после собеседования
Если вы пообщались с действительно отличным кандидатом, не откладывайте обратную связь после собеседования.
Почему это важно: лучшие кандидаты, вероятно, проходят собеседование в нескольких компаниях. Покажите свой интерес и заинтересуйте оставаться в курсе дел вашей команды после собеседования.
Когда отправлять: отправьте письмо вскоре после собеседования или на следующий день.
Что писать: конечная цель такого follow up письма — удержать кандидата в вашей компании и заинтересовать его вакансией. Включите в свое письмо следующее:
- что вас впечатлило во время собеседования;
- почему кандидат подходит — объедините то, что произвело на вас впечатление, с тем, как это пригодится кандидату в рамках вакансии;
- чего кандидат может ожидать от вас — сообщите, что скоро свяжетесь с ним, и, если возможно, укажите конкретные сроки.
Шаблон follow up письма после собеседования
Тема: Впечатление о собеседовании в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]
Здравствуйте, [ИМЯ]!
Спасибо, что нашли время [СЕГОДНЯ/ВЧЕРА] поговорить с нашей командой о вакансии [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ].
[ИНТЕРВЬЮЕР] был очень впечатлен вашим [ОПЫТ]. Мы уверены, что вы хорошо подходите для этой роли и будете сильным дополнением к нашей растущей команде в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ].
На этой неделе мы завершаем собеседования, и вы можете ожидать ответа от нас в [ВРЕМЕННЫЕ РАМКИ].
Еще раз спасибо за ваше время. Было приятно познакомиться с вами поближе!
С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ВАША ПОДПИСЬ]
5. Письмо с отказом
В одной из наших статей мы подробно рассказывали о том, как отказать кандидату, не испортив при этом впечатление о себе.
Почему это важно: отсутствие новостей — это плохие новости, когда дело касается собеседований. Сообщая кандидатам, что они больше не рассматриваются на вашу вакансию, вы уважаете их время и оставляете положительное впечатление об общении с вами.
Когда отправлять: если вы отправляли follow up письмо после собеседования, придерживайтесь установленного для себя графика и отправьте письмо с отказом к ранее установленному сроку.
Что писать: четко обоснуйте свое решение, но будьте лояльны в формулировках. Поскольку это очень важный этап процесса найма, вы можете выбрать более формальный тон, даже если он не соответствует вашему бренду. При отклонении кандидатуры включите в письмо следующее:
- поблагодарите кандидата за заявку — еще раз обозначьте, что вы цените их время, внимание и интерес к вашей компании;
- ваше решение — четко заявите, что вы больше не будете рассматривать кандидата на эту вакансию;
- конструктивная критика — кратко объясните, почему вы сделали такой выбор;
- будущие возможности — дайте знать, что вы сохраните резюме кандидата и свяжитесь с ним, если появится более подходящая вакансия;
- поощрите кандидата оставаться на связи и повторно подавать заявки;
- еще одна благодарность — покажите, что вы действительно цените кандидата и время, которое он уделил этому процессу.
Шаблон письма с отказом кандидату
Тема: Ваша заявка на [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]
Здравствуйте, [ИМЯ]!
Спасибо, что подали заявку на нашу вакансию [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] и рассказали нашей команде о своем опыте. Благодарим вас за интерес к [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ].
Нам повезло, что у нас была сильные кандидаты, и мы с сожалением сообщаем вам, что мы решили выбрать более опытного кандидата на эту роль. [КОНСТРУКТИВНАЯ КРИТИКА].
Мы сохраним ваше резюме в базе и свяжемся с вами, если поймем, что вы подходите для других вакансий, которые будут открыты в дальнейшем.
Мы надеемся, что вы и дальше будете оставаться с нами на [ССЫЛКА НА СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ] и будете следить за нашим карьерным сайтом [ССЫЛКА НА КАРЬЕРНЫЙ САЙТ] в поисках будущих вакансий, которые могут быть более подходящими для вас.
Мы искренне ценим ваше время и внимание к [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ].
Всего наилучшего,
Команда [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]
[ЛОГОТИП КОМПАНИИ]
6. Письмо-запрос на примеры работ/портфолио
Если вы хотите увидеть больше работ кандидата, четко опишите, что вы просите.
Почему это важно: если у вас есть определенные ограничения по файлам, сроки или требования к портфолио, шаблон поможет упростить коммуникацию с кандидатом.
Когда отправлять: отправляйте запрос на примеры работ с достаточным запасом времени, чтобы кандидат собрал свое портфолио и отформатировал его в соответствии с запросом.
Что писать: это довольно простое электронное письмо в процессе подбора, поэтому сделайте ставку на четкость и лаконичность своего вопроса. Включите следующее:
- что вам нужно — укажите тип примеров работ, который вам нужен (например, тексты, макеты сайта, графики проектов и т.д.).
- сколько примеров вам нужно — предложите диапазон для кандидатов, который будет приемлем и для вас, и для исполнителя;
- требования к формату файлов;
- детали отправки — объясните, как кандидату следует отправлять примеры своих работ, будь то по электронной почте или по защищенной ссылке. Включите всю необходимую информацию для доступа;
- крайний срок выполнения;
- зачем вам нужны примеры работ — кратко объясните ваш запрос и то, как это будет учитываться в процессе принятия решений.
Шаблон запроса на примеры работ
Тема: [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]: примеры работ для вакансии [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]
Здравствуйте, [ИМЯ]!
Еще раз благодарим вас за заявку на вакансию [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]. Мы рассматриваем ваше резюме и хотели бы увидеть примеры работ, чтобы лучше оценить ваши способности [СООТВЕТСТВУЮЩИЕ НАВЫКИ].
Пожалуйста, ответьте на это письмо, указав [КОЛИЧЕСТВО] примеров вашей [РАБОТЫ] до [КОНЕЧНЫЙ СРОК]. Все файлы должны быть представлены в формате [ФОРМАТ ФАЙЛОВ].
Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, дайте мне знать.
С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ВАША ПОДПИСЬ]
7. Письмо с тестовым заданием
Если вы хотите, чтобы кандидат прошел тестовое задание вне офиса, предоставьте ему подробные инструкции о том, как это сделать.
Почему это важно: тестовые задания обычно сильно влияют на процесс принятия решений. В результате важно, чтобы все потенциальные кандидаты получали одни и те же четкие указания. Создание шаблона письма помогает стандартизировать информацию и справедливо оценить результаты.
Когда отправлять: убедитесь, что письмо с тестовым заданием отправлено задолго до крайнего срока, чтобы у кандидата было разумное количество времени для выполнения.
Что писать: как и в письме с запросом на примеры работ, дайте четкие инструкции выполнению задания вместе с установленным сроком. Включите следующую информацию:
- что оценивает тестовое задание;
- инструкции по выполнению — предоставьте материалы для выполнения или ссылку для доступа к нужной информации;
- крайний срок выполнения.
Шаблон письма с тестовым заданием
Тема: [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]: Тестовое задание для вакансии [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]
Здравствуйте, [ИМЯ]!
В рамках вашей заявки на вакансию [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] мы просим вас пройти следующее тестовое задание [НАЗВАНИЕ ЗАДАНИЯ].
Каждый кандидат на этом этапе должен пройти проверку для рассмотрения на должность. Результаты используются для оценки способностей [НАВЫКИ].
Вы можете получить доступ к заданию по этой ссылке: [ССЫЛКА]
Пожалуйста, завершите задание не позднее [ДЕНЬ, ДАТА] в [ВРЕМЯ].
Если у вас возникнут вопросы или проблемы с выполнением задания по какой-либо причине, сразу же сообщите мне об этом.
С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ВАША ПОДПИСЬ]
8. Письмо с предложением о работе
Когда вы готовы сделать предложение лучшему кандидату, оно должно быть идеальным. Убедитесь, что вы ничего не упустили, подготовив отдельный шаблон письма с предложением о работе.
Почему это важно: как специалист по подбору персонала, вы знаете, что хорошие кандидаты находят работы довольно быстро. Ваше предложение о работе должно быть не только убедительным, оно также должно служить окончательным аргументом в пользу согласия.
Когда отправлять: отправляйте письмо с предложением, как только вы найдете подходящего человека. Если вы сделали устное предложение по телефону, вскоре после этого отправьте официальное письмо с предложением по электронной почте.
Что писать: ваше письмо с предложением должно четко резюмировать все важные детали о работе, включая дополнительные компенсации и т.п. Убедитесь, что ваше предложение о работе содержит следующее:
- вашу неравнодушность — скажите кандидату, что вы хотите, чтобы именно он стал частью команды;
- сведения о вакансии — укажите название должности, отдел и часы работы;
- размер заработной платы;
- дополнительные преимущества — укажите медицинские, страховые, финансовые и отпускные «плюшки», которые включает эта работа;
- дата истечения срока действия предложения — сообщите кандидату, когда ему нужно дать окончательный ответ: планируете ли вы отменить свое предложение через определенное время или просто хотите получить ответ как можно быстрее.
Шаблон письма с предложением о работе
Тема: [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]: Письмо с предложением [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]
Здравствуйте, [ИМЯ]!
С удовольствием предлагаем вам должность [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]!
Наша команда была чрезвычайно впечатлена вами во время собеседования, и мы очень рады, что вы присоединитесь к компании. Мы уверены, что ваши навыки и опыт станут отличным дополнением к команде [ОТДЕЛ КОМПАНИИ].
Пожалуйста, внимательно ознакомьтесь со следующими деталями предложения.
Должность
Должность предполагает [ПОЛНАЯ / НЕПОЛНАЯ / ВРЕМЕННАЯ] занятость в качестве [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]. На этой должности вы будете подчиняться [НЕПОСРЕДСТВЕННЫЙ РУКОВОДИТЕЛЬ] в [ОТДЕЛ].
Данная должность предполагает занятость в [ЧАСОВ В ДЕНЬ/НЕДЕЛЮ]. Ваше рабочее время будет [ВРЕМЯ НАЧАЛА — ВРЕМЯ ОКОНЧАНИЯ].
Ваш первый рабочий день будет [ДЕНЬ МЕСЯЦА, ГОД].
Оплата
[НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] готова выплачивать вам [ДОЛЛАРОВ] за [ЧАС / НЕДЕЛЮ / ГОД / И Т.Д.].
Преимущества
Занимая должность и являясь сотрудником [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ], вы получите следующие преимущества: [ПЕРЕЧИСЛИТЬ ПРЕИМУЩЕСТВА]
В дополнение к этим преимуществам [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] также предлагает своим сотрудникам [СПИСОК ПРЕДЛОЖЕНИЙ].
Просим вас рассмотреть наше предложение и дать нам свой ответ до [ДАТА].
Мы с нетерпением ждем возможности принять вас в команду [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]. Если у вас есть какие-либо вопросы относительно предложения, свяжитесь со мной напрямую по [НОМЕР ТЕЛЕФОНА].
С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ВАША ПОДПИСЬ]
9. Onboarding-письмо
Не забывайте помогать новым сотрудникам подготовиться к их первому рабочему дню и первым нескольким месяцам на новой должности.
Почему это важно: работа с кандидатом не заканчивается в первый день работы нового сотрудника, поэтому настройте его на успех, сообщив, чего ожидать от вашей программы адаптации.
Когда отправлять: отправьте информацию за несколько дней первого рабочего дня кандидата. Это даст ему достаточно времени, чтобы подготовиться и задать уточняющие вопросы, которые могут возникнуть.
Что писать: вам нужно будет создать разные шаблоны писем для каждого отдела или команды. В зависимости от вашей программы адаптации включите следующие сведения:
- повестка дня на первый рабочий день — сообщите, в какое время приехать, с кем новый сотрудник будет встречаться в течение дня и что будет обсуждать;
- что надеть — если в вашей компании принят дресс-код;
- как попасть в здание и офис — если собеседование проводилось в удаленном формате, напомните им свой адрес и сообщите о ближайших остановках общественного транспорта;
- идентификационные данные или документы, которые необходимо принести;
- краткое изложение вашей программы адаптации — кратко объясните, как и в течение какого периода времени будет происходить адаптация нового сотрудника.
Шаблон onboarding письма
Тема: [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]: информация о вашем первом дне
Здравствуйте, [ИМЯ]!
С нетерпением ждем вашего первого дня в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]!
Чтобы помочь вам подготовиться, ниже будет информация о том, чего вам стоит ожидать:
Время:
Пожалуйста, приходите не позднее [ВРЕМЯ]. Наш офис находится по адресу [АДРЕС ОФИСА].Повестка дня:
Прилагаю план на ваш первый день. Он может немного измениться, так как он зависит от людей, с которыми вы будете встречаться.Документы:
Пожалуйста, возьмите с собой следующие документы: [СПИСОК ДОКУМЕНТОВ]Что надеть:
Как вы знаете из интервью, наш дресс-код в офисе — [ДРЕСС-КОД].Ваш план адаптации:
Прилагаю также краткий обзор того, что будет включать ваша адаптация в следующие [ВРЕМЕННЫЕ РАМКИ]. Ваш менеджер подробно рассмотрит его вместе с вами в течение первой недели.Если у вас есть вопросы, не стесняйтесь спрашивать.
Добро пожаловать к команду!С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ВАША ПОДПИСЬ]
10. Письмо о новом сотруднике
Сообщите вашей команде о новом сотруднике и расскажите немного о нем. Вы также можете добавить этого человека в рассылку и показать, как вы рады приветствовать его в команде.
Почему это важно: заблаговременное сообщение вашим сотрудникам о новичке позволяет им познакомиться с ним еще до первого дня работы. Это создает гостеприимную корпоративную культуру и привлекает новых сотрудников еще до того, как они начнут у вас работать.
Когда отправлять: отправьте письмо с объявлением о новом сотруднике за несколько дней до его выхода.
Что писать: это должно быть очень теплое и приветливое письмо, которое позволит сотруднику лучше понять культуру вашего офиса. Попросите своего нового сотрудника поделиться несколькими интересными фактами о себе, чтобы включить их в письмо. Это поможет остальной части вашей команды узнать кандидата более близко.
Шаблон письма о новом сотруднике
Тема: Добро пожаловать, [ИМЯ]!
Команда,
С большим удовольствием представляю нового члена команды [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] — [ИМЯ]!
[ИМЯ] присоединяется к нам в [ОТДЕЛ] в качестве [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]. Он (она) перешел к нам из [ОПИСАТЬ ПРЕДЫДУЩУЮ КОМПАНИЮ] с впечатляющим опытом в [НАВЫКИ / СФЕРА].
В качестве нашего [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] [ИМЯ] будет тесно сотрудничать с [РУКОВОДИТЕЛЬ КОМАНДЫ] в отношении [ПРОЕКТ/ОБЯЗАННОСТИ].
Еще немного о [ИМЯ]:
[ВКЛЮЧИТЕ 3-5 ЛИЧНЫХ ДАННЫХ / ИНТЕРЕСНЫХ ФАКТОВ О НОВОМ СОТРУДНИКЕ]
Мы очень рады, что он (она) присоединился к нам. [ИМЯ] выйдет на работу [ДАТА].
Добро пожаловать в команду, [ИМЯ]!
С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ВАША ПОДПИСЬ]
Надеемся, эти 10 основных шаблонов писем для рекрутинга помогут вам найти и удержать лучших кандидатов. А добавив эти шаблоны в свой аккаунт в ATS, вы сможете значительно ускорить коммуникацию и упростить ежедневную рутину. Узнать о том, как это сделать в PersiaHR, можно во время онлайн-демонстрации системы, которую проведет наш менеджер.
Записаться на демо
