Типовой формуляр документов это совокупность реквизитов - Контакты компаний и предприятий на Atlaso.ru

Формуляр
документа

Совокупность
реквизитов, из которых состоит документ,
называется формуляром документа.
Формуляр, характерный для конкретного
вида документа, например приказа, акта,
называется типовым формуляром. Типовой
формуляр характеризуется определенным
количеством реквизитов, расположенных
в строгой последовательности. Например,
в формуляр заявления входят следующие
реквизиты: адресат, автор, указание вида
документа, текст, подпись, дата.

Один
документ — это единичный акт
документирования. Но деятельность
учреждения оформляется и отражается
совокупностью целого ряда определенным
образом взаимодействующих документов,
обычно соответствующих функциям
управления.

Для
многих документов число реквизитов
строго ограничено. Отсутствие или
неправильное указание какого-либо
реквизита делает документ недействительным.
Для ряда документов, выдаваемых органами
государственной власти и государственного
управления, состав реквизитов документов
установлен в законодательных и нормативных
актах.

Применение
государственных стандартов на
организационно-распорядительную
документацию вводит единообразие в
оформление документов, что является
необходимым условием для механизации
и автоматизации работы с документами,
ускоряет оформление документов, повышает
культуру управленческого труда.

Формуляр,
характерный для определенной разновидности
документов, называется типовым.

Формуляр-образец,
его назначение и состав реквизитов

Важная
задача, связанная с совершенствованием
управления, – упрощение работы с
документами, ускорение их составления
и оформления. Её решению в значительной
степени способствует создание стандартов
унифицированной системы
организационно-распорядительной
документации – ГОСТ Р 6.30–2003. Он
представляет собой свод единых научно
обоснованных правил подготовки и
оформления документов. Внедрение этих
стандартов создаёт необходимые
предпосылки для более полной унификации
документов, что, в свою очередь, позволит
их обрабатывать в автоматизированных
системах управления.

Стандартами
устанавливаются наиболее общие правила
составления документов, а также
машинописного оформления отдельных
реквизитов. Длительной время
организационно-распорядительная
документация развивалась стихийно, что
привело к возникновению множества видов
и разновидностей служебных документов,
различных способов оформления отдельных
реквизитов.

ГОСТ
Р 6.30–2003 распространяется на
организационно-распорядительную
документацию, применяемую при оформлении
распорядительной и исполнительной
деятельности центральных и местных
органов государственного управления
РФ, а также подведомственных им
предприятий, организаций и учреждений,
и устанавливает общие требования к её
оформлению, устанавливает порядок
расположения и границы реквизитов в
формуляре – образце требования к бланкам
документов.

Формуляр
– образец документа – это модель
унифицированной формы документа.

В
формуляре – образце четко определены
площади для размещения различных
реквизитов документа, как постоянных,
так и переменных, установлена длина
реквизитов на рабочем поле, а также в
служебном поле документа.

Постоянный
реквизит – это реквизит документа,
наносимый при изготовлении унифицированной
формы документа или бланка документа

Переменный
реквизит – это реквизит документа,
наносимый при составлении документа.

Под
длиной реквизита понимается число
знаков необходимое для записи его на
документе.

Площадь
унифицированной формы документа или
бланка, предназначенная для заполнения
реквизитами, является рабочим полем
документа, а площадь, предназначенная
для закрепления документа в технических
средствах хранения, для нанесения
специальных изображений, является
служебным полем документа.

При
подготовке формуляра-образца могут
использоваться следующие реквизиты:

01–
Государственный герб Российской
Федерации;

02
– герб субъекта Российской Федерации;

03
– эмблема организации или товарный
знак (знак обслуживания);

04
– код организации;

05
– основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица;

06
– идентификационный номер
налогоплательщика/код причины постановки
на учет (ИНН/КПП);

07
– код формы документа;

08
– наименование организации;

09
– справочные данные об организации;

10
– наименование вида документа;

11
– дата документа;

12
– регистрационный номер документа;

13
– ссылка на регистрационный номер и
дату документа;

14
– место составления или издания
документа;

15
– адресат;

16
– гриф утверждения документа;

17
– резолюция;

18
– заголовок к тексту;

19
– отметка о контроле;

20
– текст документа;

21
– отметка о наличии приложения;

22
– подпись;

23
– гриф согласования документа;

24
– визы согласования документа;

25
– оттиск печати;

26
– отметка о заверке копии;

27
– отметка об исполнителе;

28
– отметка об исполнении документа и
направлении его в дело;

29
– отметка о поступлении документа в
организацию;

30
– идентификатор электронной копии
документа.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

ДОКУМЕНТ. РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА

Документ определяется
как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация,
созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в
качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой
деятельности.

Носитель
документированной информации — материальный объект,
используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или
изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как
носитель информации, документ выступает в качестве
непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия,
фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для
принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником
для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В
управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как
результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в
документе.

Внешние
признаки документа — признаки, отражающие форму и
размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Автор
документа: Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ

Юридическая
сила документа — свойство официального документа,
сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа
и установленным порядком оформления.

Реквизиты документа

Сам
документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются
реквизитами.

Поскольку
наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция,
гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.

Различные документы состоят из
разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы,
определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к
содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго
ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо
реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Формуляр
документа

Совокупность
реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

Формуляр,
характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется
типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным
количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в
формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида
документа, текст, подпись, дата.

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА

Реквизит 01. государственный герб Российской Федерации
помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным
законом «О Государственном гербе Российской федерации».

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на
бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской
Федерации.

Реквизит 03. Эмблему организации или товарный знак (знак
обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом
(положением об организации).

Логотипы фирм

Реквизит 04. Код организации
проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Реквизит 05. Основной
государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в
соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 06. Идентификационный
номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в
соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 07. Код фирмы документа
проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации
(ОКУД).

Реквизит 08. Наименование
организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию,
закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают
сокращенное, а при его отсутствии- полное наименование вышестоящей организации
(при ее наличии).

Сокращенное наименование
организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных
документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже
полного или за ним.

Например:

Открытое акционерное общество
«Российские железные дороги»

(ОАО
«РЖД»)

Реквизит 09. Справочные данные
об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие
сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счета в банке,
адрес электронной почты и др.).

Реквизит 10. Наименование вида
документа, составленного или изданного организацией, должно быть определенно
уставом (положении об организации) и соответствовать видам документов,
предусмотренных ОКУД (класс 0200000).

Например:

ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ.

Реквизит 11. Датой документа является
дата его подписания или утверждения, для протокола- дата заседания (принятия
решения), для акта- дата события. Документы, изданные двумя или более организациями,
должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими
цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц
оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год- четырьмя
арабскими цифрами.

Например:

Дату 5 июня 2003 года следует оформлять
05.06.2003.

Допускается словесно- цифровой способ
оформления даты, например 05 июня 2015 г., а также оформление даты в
последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2015.06.05.

Реквизит 12. Регистрационный
номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по
усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о
корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер, как правило,
состоит из индекса секретариата или структурного подразделения (согласно
установленной в суде индексации) и порядкового номера поступления документа в
пределах календарного года.

Например:

С1- 434 05.03.96, где С1 – индекс секретариата председателя суд, 434 –
порядковый номер по поступлении, 05.03.96 – дата регистрации.

Реквизит 13. Ссылка на
регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и
дату документа, на который должен быть дать ответ.

Например:

На № 3454 от
07.12.2015.

На № 14-55-284 ин/15 от 26
июня 2015г.

Реквизит 14. Место составления или
издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по
реквизитам « Наименование организации» и «Справочные данные об организации».
Место составления или издания указывают с учетом принятого административно –
территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Реквизит 15. В качестве адресата могут
выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические
лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед
фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в
именительном падеже.

Например:

Министр
России

Департамент
информатизации

и
научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают
в дательном падеже, например:

Генеральному
директору

ОАО
«Северные регионы»

В.А.
Лагунину

Или

АО
«Электроцентромонтаж»

Главному
бухгалтеру

В.М.
Кочетову

При адресовании документа физическому
лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову
О.П.

Ул.
Адовая, д.5, кв.12

Г.
Липки, Киреевский район,

Тульская
обл., 301234

Реквизит 16. Документ
утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При
утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен
состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без ковычек), наименования должности лица,
утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент
ЗАО «Ростекстиль»

Личная
подпись

______________В.А.
Степанов

23.12.2015

При утверждении документа несколькими
должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа
постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из
слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования
утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕН

решением
общего собрания акционеров от 05.04.2003 № 14

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом
ВНИИДАД

от
05.04.2015 № 82

Гриф утверждения документа располагают
в правом верхнем углу документа.

Реквизит 17

Резолюция, написанная на документе соответствующим
должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание
поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой
Н.В.

Федосеевой
Н.А.

Прошу
подготовить проект

Договора
с Консалтинговой группой

«ТЕРМИКА»
к 05.10.2015

Личная подпись

Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Реквизит 18.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание
документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

О чем (о ком)?, например

Приказ о создании аттестационной комиссии;

Чего (кого)?, например

Должностная инструкция ведущего эксперта

К тесту документов, оформленных на бланках формата А5.
заголовок допускается не указывать

Реквизит 19

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают
буквой «К», словом или штампом «Контроль»

Реквизит 20.

Текст документа составляют на государственном языке
Российской федерации или государственных языков субъектов Российской федерации
в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской
Федерации.

Текст документов оформляют в виде
анкеты, таблицы, связного текста или виде соединения этих структур.

Реквизит 21. Отметку о наличии
приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не
названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число
экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1.
Положение об Управлении
регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2.
Правила подготовки и
оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Реквизит
22. В состав реквизита
«Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное,
если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе,
оформленном на бланке);

При подписании
документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном
уровне, например:

Заместитель
директора Заместитель директора

по
научной работе по
научной работе

Личная
подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев

В
документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих
документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель
комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич

Члены
комиссии Личная подпись А.Н. Сокова

Личная подпись А.С. Красавин

Личная подпись О.И. Рысков

Реквизит
23. Гриф согласования
документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован
документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки
подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Письмо
Российской академии

медицинских
наук

от
05.06.2015 № 430162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол
заседания Правления

Российской
государственной

страховой
компании «Росгосстрах»

от
05.06.2015 № 10

Замечания
излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Реквизит
25. Оттиск печати заверяет
подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц,
фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах,
предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы
заверяют печатью организации.

Реквизит
26. При заверении соответствия
копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную
надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор
службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко

Дата

Реквизит 27

Отметка об исполнителе включает в себя
инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об
исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа
документа в левом нижнем углу, например

В.А. Жуков

924 45 67

Применение
современных средств связи повышает
качество информационного и документационного обеспечения управления, и поэтому
во многих случаях целесообразно указывать номер факсимильного аппарата и адрес
электронной почты, например:

П.
П. Петров

123-45-67

факс 123-45-68

e-mail: primer-123@mail.ru

Реквизит 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в
дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа,
свидетельствующего о его исполнении, или – при отсутствии такого документа –
краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет
храниться документ.

Отметка
об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется
исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором
исполнен документ, например:

От 23.09.2015
№ 432.

В
дело № 24

подпись
И.П. Петров

01 октября 2015
г.

или

Дан
ответ от 02.08.2015 № 543.

В
дело № 112-03

подпись
С.С. Сергеев

03.08.2015

Реквизит
29. Отметка о поступлении
документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления
документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в
организацию проставлять в виде штампа.

Реквизит
30. Идентификатором
электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в
левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на
машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в
организации, например:

Prikaz2589_08122015.doc

или

С:Мои
документыПисьмаВ УМО от 12 июля 2014 года № 12-47. rtf

или

APM-техотдел D: АКТniokr79_2000.txt.

Источник

При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 — эмблема;

03 — товарный знак (знак обслуживания);

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;