Требования к оформлению реквизитов документов презентация

1.

Правила оформления
реквизитов документов
Page 1

2.

Реквизит обязательный
элемент
оформления
официального документа (в соответствии с ГОСТ Р
51141-98. «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения»)
– это элемент официального документа, наиболее
часто используемых в практике оформления
документов и управлении.
–
это
отдельный
информационный
элемент
документа, характеризующий сам документ, его
целевое назначение или место в пространстве и
времени.
Требования
к
оформлению
документов
установлены государственным стандартом – ГОСТ
Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы
документации.
Унифицированная
система
организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов».
Page 2

3.

В действующем ГОСТе указан перечень из 30-и
реквизитов:
01 — Государственный герб Российской
Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак;
04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица ;
06 — идентификационный номер
налогоплательщика / код причины постановки на
учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа;
08 — наименование организации;
09 — справочные данные об организации;
10 — название вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату
документа;
Page 3
14 — место составления или издания документа;

4.

• 13 — ссылка на регистрационный номер и дату
документа;
• 14 — место составления или издания документа;
• 15 — адресат;
• 16 — гриф утверждения документа;
• 17 — резолюция;
• 18 — заголовок к тексту;
• 19 — отметка о контроле;
• 20 — текст документа;
• 21 — отметка о наличии предложения;
• 22 — подпись;
• 23 — гриф согласования документа;
• 24 — визы согласования документа;
• 25 — оттиск печати;
• 26 — отметка о заверении копии;
• 27 — отметка об исполнителе;
• 28 — отметка об исполнении документа и направлении
его в дело;
• 29 — отметка о поступлении документа в организацию;
• 30 — идентификатор электронной копии документа.
Page 4

5.

В зависимости от типа и назначения документа, он
может содержать не все реквизиты. В то же время
отдельные реквизиты являются абсолютно
обязательными для каждого документа независимо
от его вида и разновидности. Отсутствие таких
реквизитов в документе лишает его юридической
силы.
К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся:
наименование организации, дата документа,
регистрационный номер, текст, подпись.
Перечисленные выше реквизиты документа имеют
строго определенное местоположение на бланке.
Page 5

6.

Применение реквизитов необходимо прежде всего для придания
документу юридической силы. Документ, оформленный с
нарушениями требований стандарта, не имеет юридической
силы. Кроме того , применение реквизитов ускоряет и облегчает
не только процедуру подготовки документа, но и последующую
работу исполнителя с документом.
Реквизиты документа не равноценны: одни необходимы для
придания документу юридической силы (наименование
организации – автора документа, дата документа,
регистрационный номер документа, подпись, гриф утверждения
документа, печать), другие носят чисто служебный характер и
необходимы для организации работы с документами, третьи
выполняют учетную функцию и т.д. Часть реквизитов является
реквизитами бланка, часть реквизитов используется при
составлении и оформлении документа, есть реквизиты,
оформляемые на стадии исполнения документа.
Page 6

7.

Строгое выполнение единых требований и правил
оформления деловых документов обеспечивает:
— юридическую силу документов;
— оперативное и качественное составление и исполнение
документов;
— организацию быстрого поиска документов;
— осуществление компьютерной обработки деловых
документов для сокращения затрат труда на их обработку.
Page 7

8. Схема расположения реквизитов на документе

Page 8

9. Расположение реквизитов документа на бланке формата А4 (угловой вариант бланка)

Page 9

10.

Page 10

11. Расположение реквизитов документа на бланке формата А4 (продольный вариант бланка)

Page 11

12.

Каждый документ имеет три части:
— Заголовочная часть содержит реквизиты,
расположенные до текста. Заголовочная часть, в свою
очередь, делится на левую и правую половины.
— Основная часть содержит информацию по сути
документа и приложения.
— Оформляющая часть содержит реквизиты,
расположенные после текста.
Page 12

13.

Каждый документ имеет три части
20 мм
Реквизиты,
расположенные
до текста
Заголовочная часть
документа
Основная часть
документа
Оформляющая часть
документа
30
мм
Информация по сути
документа (текст)
и приложения
10
мм
Реквизиты,
расположенные
после текста
20 мм
Page 13

14.

Реквизиты
Графические
Графические
• герб
• печать
• эмблема
Текстовые
Текстовые
Простые
Простые
• дата
Сложные
Сложные
гриф утверждения
• гриф согласования
• адресат
Page 14
• и др.

15. Оформление реквизитов

РЕКВИЗИТЫ
Page 15

16.

«Нам нужна легальность — сказал Остап.
— Нужно смешаться с бодрой массой служащих.
К тому же в моем чемоданчике имеются чудные
бланки на все случаи жизни и круглая мастичная
печать.»
И.Ильф и Е.Петров «Золотой теленок»
Page 16

17. Государственный герб Российской Федерации

Описание Государственного герба Российской Федерации и
порядок его официального использования установлены
Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г.
№ 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».
Законом установлено 3 варианта изображения
Государственного герба на бланках документов: многоцветный
вариант, одноцветный вариант на геральдическом щите и
одноцветный без геральдического щита. Законом установлены
также перечни органов власти и управления, имеющих право
изображать тот или иной вариант герба на своих бланках, в
частности, федеральные органы исполнительной власти
(министерства, ведомства) имеют право на одноцветное
изображение Государственного герба на геральдическом щите,
например:
• Изображение герба помещают на верхнем поле документа.
Page 17

18.

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
_____________
№____________
Москва
Page 18

19. Герб субъекта Российской Федерации (герб муниципального образования)

изображают на бланках документов в соответствии с законодательством
и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской
Федерации (законами, уставами, конституциями краев, областей,
республик, автономных образований и др.) и муниципальных
образований (городов, районов, сельских населенных пунктов). Как
правило, помещать изображение герба на бланках документов имеют
право органы представительной и исполнительной власти, а также
организации их подчинения.
По действующему у нас законодательству о местном самоуправлении
муниципальные образования (города, районы, сельские населенные
пункты) имеют право иметь собственные гербы, и хотя это ГОСТом на
оформление и не предусмотрено, органы власти и управления
муниципальных образований имеют право помещать на бланках
документов изображение собственного герба — герба муниципального
образования.
Page 19

20.

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ НАРУЖНОЙ РЕКЛАМЫ, ИНФОРМАЦИИ И
ОФОРМЛЕНИЯ ГОРОДА
ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ
«ГОРОДСКАЯ РЕКЛАМА И ИНФОРМАЦИЯ»
ПРИКАЗ
___________________
№_________________
Page 20

21.

Page 21

22. Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», например:

На бланках документов, создаваемых
негосударственных структурах, герб
изображается.
Page 22

23. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Этот реквизит изображают на бланках в соответствии с уставом или положением
об организации. Эмблема — это своего рода герб ведомства. Эмблему (товарный
знак, знак обслуживания) не изображают, если на бланке помещен Государственный герб
Российской Федерации, герб субъекта Федерации или муниципального образования. На
бланке эмблема (товарный знак, знак обслуживания) может размещаться на верхнем поле
документа или слева от наименования организации.
МВД России
ГУВД г. Москвы
Управление внутренних дел
Юго-Восточного
административного округа
ОТДЕЛ ПО БОРЬБЕ СЭКОНОМИЧЕСКИМИ ПРЕСТУПЛЕНИЯМИ
Сормовский пр., д. 13, к. 2, Москва, 109444
Тел.: 709-23-60, факс: 377-90-72
ОКПО
ОГРН
ИНН/КПП
______________ №________
На №_________ от _________

24. Наименование организации

Наименование организации — автора документа указывают на
бланках в соответствии с учредительными документами
организации (уставом или положением).
Наименование организации должно включать:
• сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование
вышестоящей организации, если она имеется;
• указание на организационно-правовую форму или характер
деятельности организации (открытое акционерное общество,
благотворительный фонд, государственное учреждение,
муниципальное унитарное предприятие и т.д.);
• собственное индивидуальное название организации;
• сокращенное наименование организации, если оно закреплено
в учредительных документах организации (сокращенное
наименование в скобках помещают ниже полного);
• наименование филиала, территориального отделения,
представительства, структурного подразделения организации,
если оно является автором документа.
Page 24

25.

Page 25

26.

Page 26

27.

Page 27

28.

Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то
он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В этом
случае наименования организаций печатаются при изготовлении
документа и размещаются в соответствии с их положением в
иерархии органов управления. Наименование нижестоящей
организации располагают ниже наименования вышестоящей
организации. Наименования организаций, занимающих равное
положение, располагают на одном уровне.
Если организация расположена на территории субъекта Федерации,
имеющего наряду с русским языком второй государственный язык национальный (якутский, чувашский, татарский и др.), все
реквизиты бланка указываются на двух языках, при этом реквизиты
на русском языке оформляются угловым способом слева, а
реквизиты на национальном языке – справа.
Page 28

29. Код организации

Реквизит представляет собой код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций
(ОКПО).
Код по ОКПО является цифровым и состоит из восьми знаков.
В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код
организации проставляется под наименованием вида документа,
в письмах — в составе справочных сведений,
в унифицированных формах документов — вверху справа, в кодовой зоне.
Код организации используется при передаче документированной информации по каналам
электронной связи и является элементом идентификации документа.
Page 29

30. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

• В соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ
«О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми
органами ведется Единый государственный реестр юридических лиц.
Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и
предоставления содержащихся в нем сведений утверждены
постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002
г. № 438. Согласно Закону «О государственной регистрации
юридических лиц» и п. 8 Правил государственный регистрационный
номер записи о создании юридического лица либо записи о первом
предоставлении сведений о юридическом лице (для юридических лиц,
зарегистрированных до 1 июля 2002 г.) является основным
государственным регистрационным номером юридического лица.
Основной государственный регистрационный номер указывается, в том
числе, во всех документах этого юридического лица наряду с его
наименованием.
• ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код.
• ГОСТ Р 6.30-2003 выделяет ОГРН юридического лица в качестве
реквизита, однако ОГРН в полном значении этого слова реквизитом не
является, так как указывается в составе справочных данных и только в
бланках писем, так же как и реквизиты 4 и 6 — код организации по
ОКПО и идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на налоговый учет.
Page 30

31. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) — это цифровой код,
свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического
лица. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) указывается
в соответствии с письмом Госналогслужбы России, Минфина России и
Банка России от 5, 16 июня 1995 г. № ВГ-4-12/25н, 47, 174 «Об
обязательном указании идентификационных номеров
налогоплательщиков при оформлении расчетно-платежных документов».
ИНН состоит из последовательности цифр и содержит следующие сведения:
• код государственной налоговой инспекции, которая присвоила
налогоплательщику ИНН (NNNN);
• порядковый номер налогоплательщика (ХХХХХ);
• контрольное число, рассчитанное по специальному алгоритму,
установленному налоговой службой Российской Федерации (С).
С 1 января 2000 г. организации-налогоплательщики применяют ИНН во всех
документах, используемых в налоговых отношениях, вместе с кодом
причины постановки на учет (КПП). ИНН/КПП в соответствии с ГОСТ Р
6.30-2003 указывается в бланках писем в составе справочных данных об
организации.
Page 31

32. Справочные данные об организации

Этот реквизит является принадлежностью бланка письма.
Он включает почтовый адрес, номера телефонов
организации, код организации по Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций (ОКПО),
основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица, идентификационный номер
налогоплательщика/код причины постановки на учет
(ИНН/КПП) и другие сведения по усмотрению
организации, например код телекса, адрес электронной
почты, адрес web-страницы в Интернете и др.
Почтовый адрес организации в справочных данных бланка
указывается в такой же последовательности, как и в
реквизите «Адресат».
Page 32

33. Наименование вида документа

• Реквизит присутствует в бланках конкретных видов
документов. Наименование вида документа в бланке
печатается прописными буквами:
ПРИКАЗ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
и др.
• В бланках писем наименование вида и
разновидности письма не указывается.
Page 33

34. Дата документа

В бланках документов, как правило, содержатся специальные отметки,
указывающие место расположения этих реквизитов:
_____________№___________
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два основных способа оформления даты:
цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год:
05.04.2003;
словесно-цифровым способом: 05 апреля 2003 г.
Кроме того, стандарт разрешает оформлять дату в обратной последовательности год, месяц, число: 2003.04.05, что соответствует международному стандарту на
оформление дат.
Датой документа может быть дата:
• подписания документа (в приказах, распоряжениях, указаниях, справках,
докладных записках, письмах, договорах и др.);
• утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, штатных
расписаниях, регламентах и др.);
• события (в протоколах).
Page 34

35. Нужно также иметь в виду, что датируются многие служебные отметки на документе, отражающие процедуру движения документа в ходе его подгото

Нужно также иметь в виду, что датируются многие служебные отметки на
документе, отражающие процедуру движения документа в ходе его
подготовки и исполнения: резолюции, визы, отметка о поступлении
документа в организацию, отметка о заверении копии, отметка об
исполнении документа и направлении его в дело.
Page 35

36. Регистрационный номер документа

– это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое
присваивается документу при регистрации и является важным отличительным
признаком, применяется для учета и последующего поиска документа.
Для внутренних документов это обычно порядковый номер, считая от начала
года. Каждый вид документов имеет свою индикацию.
Реквизиты «Дата» и «Регистрационный номер документа» оформляются на
одной строке левой половины заголовочной части документа и выравниваются
по левой по границе документа:
11.10.2001
№______
Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения.
И дата, и регистрационный номер могут записываться от руки или проставляться
с помощью механического нумератора.
Page 36

37. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Этот реквизит используется только в бланках
писем в виде отметки, указывающей место
расположения реквизита:
На № _____ от __________
Конкретные сведения о документе вносятся при
подготовке ответа на поступившее письмо.
Page 37

38. Место составления или издания документа

Реквизит присутствует на общем бланке и бланке конкретного
вида документа. В бланках писем сведения о месте создания
документа содержатся в реквизите «Справочные данные об
организации».
Место составления или издания документа указывается с учетом
принятого административно-территориального деления и
включает только общепринятые сокращения (например:
Москва, г. Тверь, пос. Богородское Калужской обл. и т.п.).
Место составления или издания документа не указывается, если
название территории, на которой располагается организация,
входит в ее официальное наименование, например:
«Московский государственный университет имени М. В.
Ломоносова» (за исключением случаев создания документа
не в месте нахождения организации).
В бланках документов, авторами которых являются филиалы,
отделения, представительства организации, указывается
место нахождения последних.
При продольном расположении реквизитов бланка место
составления или издания документа указывается по
середине строки между датой и регистрационным номером
документа, а при угловом расположении реквизитов — под
датой и регистрационным номером документа, от края левого
поля.
Page 38

39. Адресат

Реквизит используется при оформлении деловых писем, располагается в
верхнем правом углу при угловом расположении реквизитов бланка и справа под
реквизитами бланка при их продольном расположении.
Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям, должностному или
физическому лицу.
Если документ адресуется руководителю организации, то в этом случае реквизит
«Адресат» оформляется следующим образом:
«Свема»
Генеральному директору ЗАО
В.И. Горюнову
Должность лица, которому адресован документ, и фамилию указывают в
дательном падеже. При адресовании документа должностному или физическому лицу
инициалы указываются перед фамилией.
АОЗТ «Стройдеталь»
Главному специалисту
А.С. Смирнову
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит
в состав наименования должности адресата, например:
Директору завода
«Эталон»
И.Н. Иванову
Page 39

40.

При оформлении реквизита «Адресат» целесообразно использовать сокращенные
наименования организаций.
Документ может быть адресован в организацию или в структурное
подразделение; наименования организации и ее структурного подразделения
указывают в именительном падеже, например:
ОАО «Экспо-центр»
«Контакт»
юстиции
приставов
РФ
Муниципальное
предприятие
Главное управление
по г. Москве
Служба судебных
Министерство образования
Управление образовательных
программ
Не допускается адресование типа: «Предприятию «Контакт» или «В фирму «Маяк».
Page 40

41.

• Допускается адресовать документ руководителю структурного
подразделения или конкретному работнику, например:
Управление нежилых
помещений
Главному специалисту
М.Ш. Стрельченко
Если письмо направлено нескольким адресатам, то в одном письме
может быть оформлено не более четырех адресатов. Если адресатов
больше четырех, адресата в письме указывают обобщенно, например:
Директорам
машиностроительных
заводов
При этом составитель готовит список на рассылку, в котором указывает
названия организаций, которым следует разослать письмо, с их
адресами.
Page 41

42.

В состав реквизита «Адресат» может
входить почтовый адрес:
Государственный университет
управления
Рязанский просп., 99, Москва,
109542
Директору предприятия
«Янтарь»
О.Н. Петрову
ул. Мира, д. 7,
г. Пермь, 413425
Всероссийский научноисследовательский институт
документоведения и архивного
дела
Милютинский пер., д. 7а, Центр,
Москва, 101000
Адресование документа физическому лицу
оформляют следующим образом:
И.П. Калинину
ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
А.Ю. Красовой
ул. Бойцовая, д. 5, кв. 3,
г. Химки Московской обл.,
148012
Page 42

43.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными
постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. №
725, установлена следующая последовательность написания элементов
почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:
наименование адресата (наименование организации — юридического лица или
фамилия, имя, отчество физического лица);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название области, края, автономного округа (области), республики;
страна (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
Почтовый адрес не указывают при направлении документа в высшие органы
государственной власти и управления (Президенту, Правительству Российской
Федерации, в Конституционный Суд Российской Федерации и др.), в
вышестоящую организацию, в подведомственные организации (филиалы,
отделения, представительства) и постоянным корреспондентам.
Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю
переписку организации, т.е. при подготовке докладных и объяснительных
записок на имя руководителя организации или руководителей структурных
подразделений.
Page 43

44. Гриф утверждения документа

Отдельные документы получают юридическую силу после утверждения.
Утверждаются организационно-правовые документы
(уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания),
планы, отчеты, некоторые виды актов и протоколов.
Перечень утверждаемых документов в каждой организации должен быть
определен в Инструкции по делопроизводству.
Документ может утверждаться непосредственно руководителем (несколькими
руководителями), распорядительным документом (постановлением, приказом,
распоряжением) или решением коллегиального органа. Гриф утверждения
документа располагают в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа
оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Спецтехника»
_______ Н.В. Шмелев
12.08.2003
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи
располагают на одном уровне.
Page 44

45.

При утверждении документа распорядительным документом,
издаваемым руководителем или коллегиальным органом, в грифе
утверждения указываются наименование документа, в котором
зафиксировано решение об утверждении, его дата и номер, при этом
все слова в грифе утверждения согласуются в роде, числе и падеже,
например:
(Инструкция)
УТВЕРЖДЕНА
общим собранием
акционеров (протокол
15.01.2003 № 1)
(Положение)
УТВЕРЖДЕНО
Приказом председателя
Правления банка
от 30.04.2003 № 82
Page 45

46.

Строки реквизита
«Гриф утверждения»
можно выравнивать по
левому краю или
центровать
относительно самой
длинной строки.
Page 46

47. Резолюция

Поручение руководителя, в котором определяются организации, подразделения
или работники, ответственные за выполнение документов, характер и сроки
исполнения документа, называется резолюцией.
Резолюция может оформляться на свободном месте в заголовочной части
документа или специальном бланке для резолюций. На документе резолюция
пишется собственноручно руководителем и включает следующие элементы:
фамилию (фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения,
подпись и дату, например:
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается
работник, названный в резолюции первым.
Page 47

48.

Допускается оформление резолюций на специальных бланках для
резолюций, изготавливаемых на бумаге формата А6. Бланк резолюции
может иметь следующий вид:
Page 48

49. Заголовок к тексту Заголовок — краткое содержание документа. Заголовок составляется ко всем документам, за исключением писем, оформляемых

Заголовок к тексту
Заголовок — краткое содержание документа. Заголовок составляется ко
всем документам, за исключением писем, оформляемых на бланках
формата А5, и писем с небольшим текстом.
Заголовок к тексту документа в соответствии с нормами русского языка
отвечает на вопрос «О чем?» или «Чего?»:
(ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО) –
Об оказании научно-технической помощи
(ПРИКАЗ)
О создании комиссии по проверке финансово-хозяйственной
деятельности
(ПЛАН)
работы отдела на III квартал
2003 г.;
(АКТ)
недостачи товара по количеству
Наличие заголовка сокращает
время обработки документа при
его регистрации.
Page 49

50.

Page 50

51. Отметка о контроле

Реквизит «Отметка о контроле» означает, что срок исполнения
документа контролируется службой ДОУ.
Отметку о контроле проставляют на верхнем поле документа справа,
как правило, с помощью штампа «Контроль».
Page 51

52. Текст

Текст документа — основная содержательная часть документа. В
соответствии с видом документа выбираются композиционная
структура текста, стиль изложения и языковые средства.
Текст документа может быть представлен в виде грамматически
связного текста, текста-трафарета, анкеты или таблицы.
Тексты организационно-правовых документов (уставов, положений,
инструкций, правил, регламентов и др.) состоят из разделов и
подразделов, пунктов и подпунктов. Разделы и подразделы текста
могут иметь самостоятельные заголовки. Все составные части текста
нумеруются арабскими цифрами.
Тексты распорядительных документов (постановлений, решений,
приказов, распоряжений, указаний), как правило, состоят из двух
частей. В первой, констатирующей, части указываются причины,
основания, цели составления документа, во второй части распорядительной — формулируются поручения.
Тексты информационно-справочных документов (служебные письма,
докладные и служебные записки, справки и др.) состоят из двух-трех
взаимосвязанных смысловых частей. В первой части указывают
причины, основания, цели составления документа, в заключительной решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Page 52

53. Отметка о наличии приложения

Этот реквизит используется в сопроводительных письмах. Отметка о
наличии приложения размещается непосредственно под текстом от
границы левого поля, без абзаца. Если документ, являющийся
приложением, назван в тексте, отметку о приложении оформляют
следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте письма, то в
отметке о приложении указывают его наименование, количество листов
и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их
нумеруют, например:
Приложение: I. Копия Устава ОАО «Сигма» на 15 л. в 1 экз.
2. Справка об экономическом состоянии предприятия на
З л. в 1 экз.
Page 53

54.

Если документ направляют в несколько адресов, а приложение
только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.
Иначе оформляются приложения к распорядительным
документам. При наличии приложений (графики, схемы,
таблицы, списки, организационно-правовые документы положения, инструкции, правила, регламенты и т.д.) в тексте
приказа в соответствующих пунктах распорядительной части
даются отсылки: … (приложение № 1); … (приложение № 2) или:
согласно приложению № 1, в соответствии с приложением № 2.
Page 54

55.

На приложениях в правом верхнем углу печатается слово
«Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) с
указанием, к какому приказу (распоряжению) или отдельному пункту
документа относится приложение:
Приложение № 2
к приказу генерального
директора
от 5 октября 2003 г. № 308
или:
Приложение № 1
к п. 3 распоряжения
председателя правления
от 18 марта 2003 г. № 46
Если приложением является утверждаемый документ (положение,
правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте
распорядительной части делается отметка: … (прилагается), а на
самом приложении в верхнем правом углу размещается гриф
утверждения документа.
Page 55

56. Подпись

. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего
документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если
документ оформлен на бланке), личная подпись и расшифровка подписи
(инициалы, фамилия):
Исполнительный директор
ЗАО «Информационные системы
___________
Н.А. Федоров
или:
Исполнительный директор
_______________
Н.А. Федоров
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи
располагают одну под другой в последовательности, отражающей иерархию
должностей, например:
Генеральный директор
Главный бухгалтер
______________
______________
М.А. Медведев
И.И. Логинова
Page 56

57.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их
подписи располагают на одном уровне, например:
Генеральный директор
ООО «Крылатские холмы»
________ В.М. Степанов
Президент компании
ЗАО «Дальтраст»
_______ А.П. Миронов
Page 57

58.

Протоколы заседаний коллегиальных органов (коллегий, советов, правлений)
подписываются председателем этого органа и секретарем.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц,
подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии
с распределением, например:
Председатель комиссии
Члены комиссии
_______________
_______________
_______________
_______________
Н.В. Куликов
К.М. Артемьева
С.П. Матвеев
В.А. Филатов
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с
указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он
временно исполняет обязанности должностного лица:
И.о. генерального директора
__________
И.О. Тарасов
При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или
косую черту перед наименованием должности.
Page 58

59. Гриф согласования документа

— реквизит, свидетельствующий об экспертизе документа в другой организации и
ее согласии с содержанием документа. Гриф согласования может
удостоверяться непосредственно подписью руководителя организации,
проводившей экспертизу проекта документа, или указанием документа, в
котором зафиксировано согласие организации с содержанием проекта
документа. В зависимости от этого гриф согласования может оформляться
одним из следующих способов:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания правления
ЗАО «Аудит-Рос» от 21.06.2003 № 10
Если документ, проходящий стадии согласования, имеет титульный лист, грифы
согласования располагаются в нижней части титульного листа с правой и левой
стороны, если грифов согласования более двух. На документах, не имеющих
титульного листа, грифы согласования располагают на последнем листе
документа на свободном месте под текстом.
Если грифов согласования много и они не умещаются на самом документе, их
оформляют на отдельном листе — листе согласования, а на самом документе
перед подписью делается отметка: «Лист согласования прилагается».
Page 59

60. Если грифов согласования много и они не умещаются на самом документе, их оформляют на отдельном листе — листе согласования, а на самом докум

Если грифов согласования много и они не умещаются на самом
документе, их оформляют на отдельном листе — листе согласования, а на
самом документе перед подписью делается отметка: «Лист согласования
прилагается».
Page 60

61. Виза согласования документа

Реквизит, свидетельствующий о согласовании документа внутри организации.
Визирование документа проводится до подписания документа всеми заинтересованными
лицами, то есть теми, кого затрагивает содержание документа.
Виза включает: должность визирующего, его подпись, инициалы и фамилию, дату,
например:
Начальник юридического отдела ________ В.А. Сидоров
25.08.2003
При наличии замечаний по проекту документа визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела ________ В.А. Сидоров
25.08.2003
Организационно-правовые, распорядительные документы визируются на первом
экземпляре. Для визирования в этом случае лучше использовать оборотную сторону
последнего листа документа. Деловые письма визируются на втором экземпляре (копии),
остающейся в деле организации — автора документа.
Допускается оформление виз на отдельном листе согласования.
Документ визируется исполнителем, руководителем подразделения, подготовившего проект
документа, руководителями заинтересованных подразделений и ответственными лицами
финансовых и экономических служб, если это необходимо, заместителем руководителя
организации, курирующим подразделение, если документ подписывает руководитель, и
всеми перечисленными лицами, кроме заместителя, если документ подписывается
руководителем организации.
Page 61

62. Оттиск печати

Так же как и подпись и некоторые другие реквизиты, печать
относится к реквизитам, придающим документу юридическую
силу.
• Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на
документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты,
связанные с финансовыми, материальными средствами и др.
Необходимость заверения документа печатью, как правило,
устанавливается нормативными актами.
• Для установления определенного порядка заверения
документов печатью необходимо, чтобы инструкция по
делопроизводству организации содержала в качестве
приложения перечень документов, заверяемых печатью
организации.
• Оттиск печати на документе следует проставлять таким
образом, чтобы он не захватывал подпись должностного лица.
Оттиск печати может захватывать часть наименования
должности, но не подпись должностного лица.
Page 62

63. Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он не захватывал подпись должностного лица. Оттиск печати может захва

Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом,
чтобы он не захватывал подпись должностного лица. Оттиск
печати может захватывать часть наименования должности, но не
подпись должностного лица.
Page 63

64. Отметка о заверении копии

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий
информацию подлинного документа и все его внешние признаки
или часть их, не имеющий юридической силы.
• Для придания юридической силы копии она должна быть
соответствующим образом заверена. Заверения требуют также
выписки из документов.
• Копии документов заверяются специально уполномоченным для
этого работником. Отметка проставляется на свободном месте в
нижней части документа и включает: надпись «Верно»;
должность лица, заверившего копию; личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения;
печать, например:
Верно
Инспектор общего отдела ________
07.06.2003
Печать
М.В. Завалишина
Page 64

65. Отметка об исполнителе

Этот реквизит включает инициалы, фамилию исполнителя документа и
номер его телефона. Исполнителем документа является тот работник,
который составлял текст документа. Отметку об исполнителе
располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа
служебного письма ближе к нижнему полю документа слева, например:
О.А. Никонова
924-45-67
Page 65

66. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа,
свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого
документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер
дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна
быть подписана и датирована исполнителем документа или
руководителем структурного подразделения, в котором подготовлен
документ, например:
Отправлено письмо-предложение по факсу 01.04.2003 № 131/01-17
В дело №01-17 за 2003 г.
_______ 01.04.2002
или:
Издан приказ от 15.05.2003 № 42 «О создании экспертной комиссии»
В дело №01-01 за 2003 г.
________ 16.05.2003
Page 66

67. Отметка о поступлении документа в организацию

Реквизит проставляется на документе от руки или в форме
штампа в нижней части лицевой стороны первого листа
документа или на его обороте.
• Элементами данного реквизита являются: порядковый номер,
дата поступления документа в организацию, при необходимости
— часы и минуты.
• Если отметка о поступлении документа проставляется в виде
штампа, она выглядит следующим образом:
Page 67

68. Идентификатор электронной копии документа

Реквизит оформляется при изготовлении документа слева как нижний
колонтитул и представляет собой адрес электронной копии документа
в компьютерной базе данных, например:
С:Приказы125
Page 68

Скачать материал

Скачать материал

Описание презентации по отдельным слайдам:

• 

  1 слайд

  РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ

  БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

• 

  2 слайд

   Реквизит документа –
  обязательный элемент оформления официального документа 
  Состав реквизитов определяется ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

  Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

• 

  3 слайд

   Состав реквизитов документов 

• 

  4 слайд

  ЗАДАНИЕ 1.
  Изучите ГОСТ Р 6.30 – 2003 и ответьте на вопросы:

  Назовите дату введения ГОСТ Р 6.30 – 2003.
  Назовите область распространения стандарта.
  Что устанавливает стандарт?
  Что такое формуляр документа?
  Что такое реквизит?

  ЗАДАНИЕ 2.
  Укажите реквизиты документа

• 

  5 слайд

  Бланк (в переводе с фран. «белый; чистый») – стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, предназначенный для составления документа по определенной форме.

• 

  6 слайд

  Формат бланков документов:
  А4 (210х297) ,
  А5 (148х210),
  A3 (420×297) для документов с таблицами
  Поля документа:
  20 мм – левое (30-35); 
  10 мм – правое; 
  20 мм – верхнее (10-15); 
  20 мм – нижнее (10-15);
  колонтитул – 1 см.

• 

  7 слайд

  Расположение реквизитов:
  Продольное Угловое

• 

  8 слайд

  Виды бланков документов:
  Общий бланк
  Для изготовления любых документов
  Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.
  ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
  Всероссийский научно-исследовательский институт
  документоведения и архивного дела
  (ВНИИДАД )

• 

  9 слайд

  Виды бланков документов: Бланк письма
  Указываются адресные данные организаций – получателей писем
  Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19

  ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
  Всероссийский научно-исследовательский институт
  документоведения и архивного дела
  (ВНИИДАД)
  101000, Москва, Центр, Милютинский пер., д.7а
  Тел. 923-00-54, факс 923-23-60
  ОКПО 02842708
  ______________ N ______________   +                   +
  На N _________от ______________

• 

  10 слайд

  Виды бланков документов:
  Бланк конкретного вида документа, кроме письма
  Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 17, 18

  ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
  Всероссийский научно-исследовательский институт
  документоведения и архивного дела
  (ВНИИДАД)
  ОКУД
  ПРИКАЗ
  ___________________ N _______________      +              +
  Москва
  +                   +

• 

  11 слайд

  Шрифт –
  Times New Roman, 14 (12), обычный;
  заголовки – Arial, 18 … 15, по центру (левому краю); 
  отступ первой строки абзаца 1,25;
  межстрочный интервал 1,5 (1,2 или 1).

  Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания

• 

  12 слайд

  ТРЕБОВАНИЯ
  К ОФОРМЛЕНИЮ
  РЕКВИЗИТОВ
  ДОКУМЕНТОВ

• 

  13 слайд

  01 – Государственный Герб Российской Федерации (доп)
  Предусматривается перечень органов власти, имеющих право приводить изображение герба на бланках своих документов.
  Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации подлежат учету.
  Гербовые бланки изготавливают только полиграфические предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности.
  Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

• 

  14 слайд

  Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:
  при поступлении бланков:
  — наименование вида гербового бланка;
  — дата поступления;
  — номер сопроводительного документа;
  — наименование организации — поставщика гербовых бланков;
  — количество экземпляров;
  — серия и номера гербовых бланков;
  при выдаче бланков:
  — наименование вида гербового бланка;
  — количество экземпляров;
  — серия и номера гербовых бланков;
  — наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков;
  — расписка в получении;
  — примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

• 

  15 слайд

  Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.
  Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.
  Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.
  Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи.
  Изображение герба размещают на бланках в пределах квадрата со стороной 20 мм, над серединой строки с наименованием организации (реквизит 06)

• 

  16 слайд

  02 – Герб субъекта Российской Федерации (доп)
  Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта РФ определяется нормативными актами органов государственной власти республик, автономных областей, округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга.
  Гербы городов, автономных округов, районов РФ размещаются на бланках документов органов представительной и исполнительной власти муниципальных образований в соответствии с нормативными актами территориальных единиц.

• 

  17 слайд

  03 – Эмблема организации или товарный знак (доп)
  Эмблема или товарный знак – символы, признаки, придающие эстетический вид бланку, дающие представление об адресанте, помогающие потребителю отличить товар или услугу производителя.
  Эмблему организации помещают на бланках организации в соответствии с Уставом (положением об организации)
  Размещают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации – автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации (реквизит 06) слева.

• 

  18 слайд

  04 – Код организации (ОКПО) (обяз)
  Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
  Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок при передаче данных.
  Код является элементом электронной идентификации документа.
  05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (обяз)
  Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица выдается налоговыми органами.
  ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код.
  Основной государственный регистрационный номер указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием.
  06 – Идентификационный номер налогоплательщика/ Код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (обяз)
  Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) выдается налоговыми органами.

• 

  19 слайд

  04 – Код организации (ОКПО)
  Размещают на верхнем поле бланка под справочными данными организации (реквизит 09)
  05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
  06 – Идентификационный номер налогоплательщика/ Код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

• 

  20 слайд

  07 – Код формы документа (обяз)
  Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)
  ОКУД предназначен для обеспечения учета и систематизации унифицированных документов с целью сокращения количества применяемых форм документов.
  Код состоит из 7 знаков и контрольного числа: Устав – 02112312: 02 – класс формы; 11 – подкласс форм; 231 – регистрационный номер; 2 – контрольное число

• 

  21 слайд

  ОКУД предназначен для решения следующих задач:
  регистрация форм документов;
  упорядочение информационных потоков;
  сокращение количества применяемых форм;
  исключение из обращения неунифицированных форм документов;
  обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
  контроль состава документов и исключение дублирования информации;
  рациональная организация контроля над применением унифицированных форм документов.

• 

  22 слайд

  08 – Наименование организации (обяз)
  Указывается наименование организации — автора документа
  Автором документа может быть организация (юридическое лицо), структурное подразделение, должностное лицо.
  Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
  Над наименованием организации указывают сокращенно, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.
  Сокращенное название организации указывают, если оно закреплено в учредительных документах организации.

• 

  23 слайд

  Наименование организаций субъектов РФ, имеющих национальный язык, печатают на двух языках и располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.

• 

  24 слайд

  09 – Справочные данные об организации (доп)
  Этот реквизит содержит сведения об организации, важные при информационных контактах.
  Располагают справочные данные ниже реквизита наименование организации.
  Справочные данные об организации включают в себя:
  почтовый адрес;
  номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты, адрес веб-страницы организа­ции в сети Интернет, номер счета в банке и т. д.);
  код по ОКПО; ОГРН; ИНН/КПП;
  код по ОКУД.

• 

  25 слайд

  10 – Наименование вида документа (обяз)
  Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД
  Вид документа определяется его назначением и содержанием.
  В письме наименование вида документа не указывают.
  Название документов печатается большими буквами: ПРИКАЗ, АКТ, ПРОТОКОЛ и т. д.
  Расположение реквизита – продольное или угловое.

• 

  26 слайд

  11 – Дата документа (обяз)
  Реквизит размещается в одной строке с регистрационным номером документа, которая располагается ниже справочных данных об организации, но выше ссылки на инициирующий документ.
  На бланке письма для отображения даты документа предусмотрены специальные ­ограничительные отметки.
  Датой письма является дата его подписания. Она оформляется восемью арабскими цифрами в последовательности: по две цифры приходятся на день месяца и месяц, четыре цифры – на год. При этом буква «г.» после цифр не ставится.

• 

  27 слайд

  Когда в тексте какого-либо документа вы хотите сослаться на конкретное письмо, правильным будет указать сначала вид документа, далее его дату и номер, а в конце – заголовок
  Датой для большинства документов является
  дата подписания или утверждения (приказ или служебное письмо),
  для протокола — дата заседания, принятия ре­шения,
  для акта — дата события.
  Если авторами документа являются несколько организаций, то документ дол­жен иметь одну (единую) дату.
  Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последова­тельности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами: 05.01.2013, 25 янва­ря 2010 г. Если обозначение дня месяца состоит из одной цифры, перед ней ста­вится ноль.
  В международных стандартах установлен способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.

• 

  28 слайд

  12 – Регистрационный номер документа (обяз)
  Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
  Регистрации подлежат все документы, создающиеся в организации и поступающие из других организаций и от частных лиц.
  Исключение составляют документы, не подлежащие регистрации в соответствии с перечнем, который должен входить в Инструкцию по делопроизводству.

• 

  29 слайд

  Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив предприятия, находится под контролем и ответственностью предприятия.
  Регистрационный номер письма состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера, например, 01-39/64, где 01 – индекс управления ­делами, 39 – номер дела по номенклатуре, 64 – порядковый номер документа.
  Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству, номенклатуре дел и распорядительных документах организации.
  Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в до­кументе.

• 

  30 слайд

  13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа (доп)
  Ссылка на регистрационный номер и дату инициирующего документа проставляется в специально предусмотренные для этого на бланке письма отметки: «На № _________ от _________».

  Реквизит размещают ниже регистрационного номера документа

• 

  31 слайд

  Если письмо является ответом на поступивший документ, отражение его данных (номера и даты) повысит оперативность работы.
  Указанный реквизит включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
  Этот реквизит оформляется только в исходящих ответных документах.
  Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем вы­ражения типа: «На ваше письмо от… № сообщаем…».

• 

  32 слайд

  14 – Место составления или издания документа (доп)
  Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».

  Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и этот реквизит включает только общепринятые сокращения.

  Место составления документа не указывается, если
  оно включено в состав наименования организации.

• 

  33 слайд

  15 – Адресат (доп)
  При угловом расположении реквизитов на бланке письма «Адресат» размещается в верхнем правом углу на уровне наименования организации – автора документа.
  При продольном – для данного реквизита часто проставляют угловые ограничительные отметки.

• 

  34 слайд

  В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
  От этого будет зависеть состав указываемых в реквизите сведений:
  инициалы указываются перед фамилией должностного лица и отделяются от нее одним пробелом, при адресации имя человека всегда пишется в дательном падеже;
  наименование организации или ее структурного подразделения всегда указывается в именительном падеже;
  иногда в реквизит «Адресат» включают почтовый адрес получателя письма.
  Адрес располагают ниже наименования получателя. Элементы почтового адреса:
  улица,
  номер дома,
  офис или квартира (в случае наличия в адресе),
  населенный пункт (обычно это город),
  могут указываться район и область,
  может стоять наименование страны,
  почтовый индекс пишется в обязательном порядке.

• 

  35 слайд

  Почтовый адрес не указывается при направлении документа в
  высшие органы государственной власти и управления (Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, в Государственную Думу и др.),
  в вышестоящую организацию, в подведомственные организации (филиалы, отделения, представительства)
  постоянным корреспондентам.

• 

  36 слайд

  16 – Гриф утверждения документа (доп)
  Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

  Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
  Уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инструкции, должностные инструкции, правила, акты, протоколы приобретают юридическую силу только после их утверждения.

  Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
  УТВЕРЖДАЮ 

  Генеральный директор ЗАО «Термика» 
  Личная подпись             А.Г. Цицин 

  15.04.2009

• 

  37 слайд

  При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения докумен­та должен состоять
  из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек),
  наименования долж­ности лица, утверждающего документ, его подписи,
  инициалов, фамилии и даты утверждения
  При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
  При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоко­лом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в тво­рительном падеже, его даты и номера.
  В реквизите «Гриф утверждения» документа элементы либо располагаются флаговым способом, либо центрируются относительно самой длинной строки.
  Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроиз­водству организации.

• 

  38 слайд

  17 – Резолюция (доп)
  Резолюция, то есть указание по исполнению документа, пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает должности и фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату
  Резолюция пишется от руки на подлиннике документа на свободном месте между адресатом и текстом.
  Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регист­рационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

• 

  39 слайд

  18 – Заголовок к тексту (обяз)
  Заголовок отражает краткое содержание документа, а потому он не может быть слишком длинным (не более пяти строк) через один межстрочный интервал.
  Заголовок располагают ниже реквизита «13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа» от границы левого поля (без отступов).

• 

  40 слайд

  Этот реквизит должен раскрывать содержание документа.
  Заголовок состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и точ­ным. Он согласуется с наименованием вида документа.
  Заголовок может отвечать на вопросы:
  «о чем?», например: приказ «О создании экспертной комиссии»;
  «чего?», например: протокол «Собрания трудового коллектива».
  Заголовок формулируется, как правило, с помощью отглагольных существитель­ных в предложном падеже («Об отмене…», «О выделении…», «О назначении…»).
  Заголовки печатают с прописной буквы без кавычек и не подчеркивают.
  Заголовки располагают от левого поля листа. Если длина заголовка превышает 150 знаков, его допускается печатать от левого до правого поля через 1 межстрочный интервал и переносить на следующую строку. В конце заголовка точка не ставится.
  Заголовок составляется к любому документу формата А4, кроме телефоно­грамм, телеграмм, извещений.
  К тексту документа, оформленного на бланке формата А5, заголовок можно не составлять.

• 

  41 слайд

  19 – Отметка о контроле (доп)
  Отметка о контроле исполнения документа сигнализирует о наблюдении за доку­ментом в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
  Отметка о контроле исполнения документа обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».
  Располагается в правом верхнем углу документа.

• 

  42 слайд

  20 – Текст документа (обяз)
  Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным и простым. Изложенная информация должна трактоваться однозначно Структура письма, как правило, содержит две части: вводную и основную.
  Во вводной указываются причины, вызвавшие составление письма, и делаются ссылки на факты, даты, документы (кроме ссылки на реквизиты инициирующего документа, ответом на который является данное письмо). Вводная часть может начинаться словами:
  В связи с тем что…;
  Ввиду поступления с большим опозданием…;
  На основании приказа от… №…;

• 

  43 слайд

  21 – Отметка о наличии приложения (доп)
  Отметка о наличии приложения располагается сразу после текста перед подписью через два–четыре межстрочных интервала.
  .
  Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.
  В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.

• 

  44 слайд

  22 – Подпись (обяз)
  Подпись состоит из:
  наименования должности лица, подписавшего документ.
  Если документ оформлен на бланке, то используется сокращенный вариант должности (без упоминания наименования предприятия, например, генеральный директор).
  Если документ оформлен не на бланке, то должность должна включать:
  наименование предприятия;
  личную подпись
  расшифровку (инициалов с фамилией).
  Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их подписи располагают друг под другом в порядке занимаемой должности: от более высокопоставленной к менее значимой.

• 

  45 слайд

  23 – Гриф согласования документа (доп)
  Гриф согласования документа с должностным лицом состоит из:
  слова СОГЛАСОВАНО;
  должности лица, с которым согласовывают документ (включая наименование организации);
  личной подписи;
  расшифровки подписи (инициалы, фамилия);
  даты согласования.
  Зона для реквизита «Гриф согласования» размещается в нижней части листа (под реквизитом «Подпись») » или на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. При этом на документе делается отметка: «Лист согласования прилагается».

• 

  46 слайд

  24 – Визы согласования документа (обяз)
  Виза — реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации с содержанием документа.
  Согласование документа оформляется визой, включающей:
  должность и подпись визирующего документ;
  расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  дату подписания.
  При наличии замечаний выше подписи в краткой форме излагается замечание или делается пометка: «Замечания прилагаются».
  Круг должностных лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания.

• 

  47 слайд

  25 – Оттиск печати (доп)
  Печать на документы ставится в соответствии с «Положением о порядке оформления, изготовления, регистрации, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов», которое утверждено приказом генерального директора.

• 

  48 слайд

  26 – Отметка о заверении копии (доп)
  Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.
  При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:
  заверительную надпись «Верно»;
  должность лица, заверившего копию;
  личную подпись;
  расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  дату заверения.

  Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

• 

  49 слайд

  27 – Отметка об исполнителе доп
  Данный реквизит включает:
  инициалы и фамилию (или полностью имя, отчество и фамилию) исполнителя документа и номер его телефона.
  Это позволяет получателю письма оперативно связаться с его составителем.
  Такая отметка располагается на лицевой стороне или на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и часто делается ­ уменьшенным кеглем 10.

• 

  50 слайд

  28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело обяз
  Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
  Отметка об исполнении документа включает следующие данные:
  ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении;
  слова «В дело»;
  номер дела, в котором будет храниться документ;
  личную подпись исполнителя;
  дату исполнения.
  Отметка об исполнении документа и направлении его в дело может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ.

• 

  51 слайд

  Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе.
  Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «На­правлен ответ, дата, №», «Дан устный ответ», «Учтено при составлении заявки», «Вопрос решен по телефону» и т. п.

• 

  52 слайд

  29 – Отметка о поступлении документа в организацию (обяз)
  Содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимо­сти — часы и минуты).

  Допускается проставлять отметку о поступлении документа в организацию в виде штампа.

  Регистрационный штамп проставляется на первом листе входящего документа в нижнем правом углу

• 

  53 слайд

  30 – Идентификатор электронной копии документа
  Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память компьютера. В отметке указывают полный путь к файлу – электронной копии документа, включая имя файла и его расширение.

• 

  54 слайд

  СОСТАВЛЕНИЕ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Краткое описание документа:

Презентация по дисциплине «Документационное обеспечение управление» на тему: «РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ»

Специальность 46.02.01 Документационное обеспечение
управления и архивоведение

Квалификация
специалист по
документационному
обеспечению управления, архивист

Организация-разработчик:
Государственное профессиональное образовательное учреждение
«Усинский политехнический техникум»

преподаватель Швец Ольга Николаевна

Найдите материал к любому уроку, указав свой предмет (категорию), класс, учебник и тему:

6 173 392 материала в базе

• Выберите категорию:
• Выберите учебник и тему

• Выберите класс:

• Тип материала:

  • Все материалы

  • Статьи

  • Научные работы

  • Видеоуроки

  • Презентации

  • Конспекты

  • Тесты

  • Рабочие программы

  • Другие методич. материалы

Найти материалы

Вам будут интересны эти курсы:

• Курс повышения квалификации «Организация проектно-исследовательской деятельности учащихся в рамках реализации ФГОС»

• Курс повышения квалификации «Развитие информационно-коммуникационных компетенций учителя в процессе внедрения ФГОС: работа в Московской электронной школе»

• Курс профессиональной переподготовки «Организационно-педагогическая деятельность в условиях реализации ФГОС»

• Курс профессиональной переподготовки «Педагог среднего профессионального образования. Теория и практика реализации ФГОС нового поколения»

• Курс повышения квалификации «Теория и практика инклюзивного обучения в образовательной организации в условиях реализации ФГОС»

• Курс повышения квалификации «Особенности организации образовательной деятельности при домашнем обучении»

• Курс повышения квалификации «Основы педагогического дизайна»

• Курс повышения квалификации «Целеполагание как основа современного образования в условиях реализации ФГОС»

• Курс повышения квалификации «Применение современных педагогических технологий в образовательном процессе в условиях реализации ФГОС»

• Курс профессиональной переподготовки «Сурдопедагогика: теория и методика преподавания в образовательных организациях»

• Курс профессиональной переподготовки «Организация деятельности преподавателя детской хореографии»

• Курс повышения квалификации «Использование методики Гленна Домана в работе с неговорящими детьми при подготовке к обучению грамоте»

• Курс профессиональной переподготовки «Оказание психолого-педагогической помощи лицам с ОВЗ»

• Курс повышения квалификации «Формирование и развитие ключевых компетенций школьников в интересах устойчивого развития региона»

• Курс повышения квалификации «Применение интерактивных образовательных платформ на примере платформы Moodle»

Слайд 1

Тема «Реквизиты документа»

Слайд 9

Основная функция документов – сохранение информации. Однако кроме этого к документу предъявляются требования идентификации его автора, придания документу юридической силы, создания условий для использования документа в управленческой деятельности. С этой целью при подготовке и оформлении документов используются реквизиты (элементы, составляющие документ – наименование документа, адресат, текст, дата, подпись и т. д.). Документы, выполняющие разные функции состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением. Для некоторых документов число реквизитов строго регламентировано, для других число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в российской практике делопроизводства выделяется тридцать реквизитов.

Слайд 10

Реквизит 01. Государственный герб Российской Федерации . Применяется на бланках документов органов власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств. Изображение Государственного герба на бланках документов регламентировано Положением о Государственном гербе Российской Федерации, утвержденном Указом Президента России от 30.11.1993 № 2050.

Слайд 12

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации. Применяется на бланках документов органов исполнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). Размещение герба города или области возможно, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Слайд 14

Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак. На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак или эмблема. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров» от 23. 09. 1992 г. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. Не допускается одновременное размещение на бланках изображения и герба, и эмблемы.

Слайд 16

Реквизит 04. Код организации . Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа 1 . В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или предприятий используется Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКУГУ) или Общероссийский классификатор учреждений, организаций и предприятий (ОКПО).

Слайд 18

Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица . Реквизит 06. Иидентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет ИНН/КПП).

Слайд 21

Реквизит 07. Код формы документа. ГОСТ Р 6.30–2003 предусматривает проставление на бланке кода формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы является элементом идентификации документа.

Слайд 24

Реквизит 08. Наименование организации . В управленческой практике автором документа выступает организация. На бланке дается наименование организации с указанием организационно — правовой формы, подчиненности, степени самостоятельности, т. е. тех сведений, которые характеризуют автора. Эти данные выполняют правовую функцию и необходимы для предания управленческому документу юридической силы. Наименование организации – автора документа указывается в бланках в точном соответствии с положением (уставом) об организации (или с тем законодательным или нормативным актом, на основе которого образована и действует данная организация).

Слайд 26

Реквизит 09. Справочные данные об организации. В данные входят: почтовый адрес, номера телефонов, факса, электронный адрес и другие сведения по усмотрению организации. Состав справочных сведений об организации не регламентируется. Однако чем полнее сведения, помещенные на фирменном бланке, тем легче связаться с организацией – автором документа. По желанию автора документа блок справочных данных может быть дополнен следующими данными: номер счета в банке и реквизиты банка, номер абонентского ящика, электронный адрес и т. д.

Слайд 28

Реквизит 10. Наименование вида документа . Наименование вида документа – обязательный реквизит при оформлении всех документов, кроме письма. Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора.

Слайд 30

Реквизит 11. Дата документа. Датой документа является дата его подписания; для утверждаемых документов – дата утверждения; для актов и протоколов – дата события. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим документ.

Слайд 32

Реквизит 12. Регистрационный номер документа . Данный номер проставляется при регистрации документа в организации – авторе документа. Как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (приказы, письма, протоколы и т. д.). Помимо порядкового номера может быть проставлен индекс структурного отдела, индекс должностного лица и др.

Слайд 34

Реквизит 13. Ссылка на индекс и дату входящего документа . Этот реквизит включается только в бланк письма, он предназначен для проставления даты и индекса того документа, на который дается ответ.

Слайд 36

Реквизит 14. Место составления или издания. Этот реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирована организация, место нахождения юридического лица, определенное его государственной регистрацией. Если место составления документа входит в название организации – автора документа, то его можно на бланке не указывать 1 .

Слайд 38

Реквизит 15. Адресат. Все документы направляются конкретному адресату – организациям, отделам или конкретным сотрудникам. В качестве адресата также могут быть физические лица. При направлении документов в адрес организации фамилия его руководителя может быть неизвестна. В таком случае наименование организации пишется в именительном падеже (располагается в правом углу документа) и адресование оформляется следующим образом: Гостиница «Север» Управление средств размещения При направлении документа должностному лицу название организации пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном. Например: Гостиница «Север» Начальнику управления Средств размещения И. А. Петрову При направлении документа руководителю организации её название входит в состав должности адресата. Например: Генеральному директору издательского дома «Путешественник» В. И. Кириллову При адресовании документов нескольким однородным организациям фамилии опускают, а должности указывают обобщенно. Например: Ректорам вузов При направлении документа одного содержания в несколько адресов исполнитель документа составляет список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе.

ТРЕБОВАНИЯ ГОСТ Р 7.0.97-2016 К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

№

ГОСТ Р 7.0.97-2016

01

Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)

02

Эмблема

03

Товарный знак (знак обслуживания)

04

Код формы документа

05

06

Наименование организации – автора документа

07

Наименование структурного подразделения – автора документа

Наименование должности лица – автора документа

08

Справочные данные об организации

09

Наименование вида документа

10

Дата документа

11

Регистрационный номер документа

12

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

13

14

Место составления (издания) документа

15

Гриф ограничения доступа к документу

Адресат

16

Гриф утверждения документа

17

Заголовок к тексту

18

Текст документа

19

Отметка о приложении

20

Гриф согласования документа

21

22

Виза

Подпись

23

Отметка об электронной подписи

24

Печать

25

Отметка об исполнителе

26

Отметка о заверении копии

27

Отметка о поступлении документа

28

29

Резолюция

30

Отметка о контроле

Отметка о направлении документа в дело

ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлен перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов

Однако, весь набор реквизитов при подготовке одного документа не применяется.

01 – Герб (Государственный герб РФ,

Герб субъекта Российской Федерации)

Свердловская область

Воронежская область

Костромская область

Ярославская

область

Город Рыбинск

01 — Расположение Герба

Продольный бланк

Угловой бланк

ПРИМЕРЫ:

02 — Эмблема организации

Эмблема – это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятий или фирмы

Расположение эмблемы на документах

Продольный бланк

Угловой бланк

03 — Товарный знак

(знак обслуживания)

Товарный знак — обозначение, служащее для индивидуализации товаров, юридических лиц или индивидуальных предпринимателей, на которое признается исключительное право, удостоверяемое свидетельством на товарный знак

Понятие «Товарный знак» используют в отношении товаров

Понятие «Знак обслуживания» – в отношении услуг

Расположение товарного знака на документах

Продольный

бланк

Угловой бланк

04 — Код формы документа по ОКУД

Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с  Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД)  или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример:

Форма по ОКУД 0211151

05 — Наименование организации

Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах.

Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом.

Например,

05 — Наименование организации

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

06 – Наименование структурного подразделения

— автора документа используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений и указывается под наименованием организации.

07 – Наименование должности лица – автора документа

используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории

(края, области и др.).

08 — Справочные данные об организации

указываются в бланках писем и включают:

• почтовый адрес организации,
• номер телефона,
• факса,
• адрес электронной почты,
• сетевой адрес.

09 — Наименование вида документа

указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа.

10 — Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов: арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2019;

5.06.2019 словесно-цифровым способом:

5 июня 2019 г.

11 — Регистрационный номер документа

• цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа

• Например:

1.Простая порядковая регистрация:

№ 105, №106 и т.д.

2.Регистрация с применением цифровых и буквенных кодов:

№ 480 В; №45/08- 52

12 — Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

Например:

На № 54/04-123 от 07.08.2019

13 — Место составления или издания документа

указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем.

Например:

Москва

ИЛИ

г.Рыбинск

Ярославской области

14 — Гриф ограничения доступа к документу

Проставляется в правом верхнем углу первого листа документа на границе верхнего поля,

при наличии в нем информации доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством РФ.

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись

«Для служебного пользования», «Конфиденциально» и др.

Например,

Коммерческая тайна

Экз. № 2

15 — Адресат

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа или справа под реквизитами бланка.

Директору института

им.В.П.Докучаева

Грачеву И.В.

15 — Адресат

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации, наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица, указываются в дательном падеже.

Пример:

15 — Адресат

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример:

15 — Адресат

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример:

15 — Адресат

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример:

15 — Адресат

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример:

15 — Адресат

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример:

15 — Адресат

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается:

«(по списку)».

Пример:

15 — Адресат

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Пример:

15 — Адресат

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации и постоянным корреспондентам При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример:

15 — Адресат

При отправке письма по электронной почте почтовый адрес не указывается.

При необходимости может быть указан электронный адрес.

Пример:

16 – Гриф утверждения

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Пример:

УТВЕРЖДАЮ

Директор департамента гуманитарной сферы

Подпись В.И. Синицкий

12.09.2019

ИЛИ

УТВЕРЖДЕН

Советом директоров АО «Профиль»

(протокол 12.09.2019 №13)

16 – Гриф утверждения

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Пример:

УТВЕРЖДАЮ

Хххх

хххххххх

УТВЕРЖДАЮ

Хххх

ххххххх х

ИЛИ

16 – Гриф утверждения

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример:

16 – Гриф утверждения

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа,

наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера.

Пример:

16 – Гриф утверждения

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример:

17 — Заголовок к тексту

• краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»:

Пример:

Приказ (о чем?):

о создании аттестационной комиссии;

об утверждении штатного расписания; Письмо (о чем?):

о предоставлении информации.

17 — Заголовок к тексту

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.

Пример:

ООО «КАРАТ»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

11.06.2015 № 04

г.Самара

О проведении ремонтных работ

17 — Заголовок к тексту

В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.

Пример:

ООО «СТРОИТЕЛЬ»

ПРИКАЗ

08.01.2005 №02

• 08.01.2005 №02
• 08.01.2005 №02

Москва

О введении Инструкции по делопроизводству

18 — Текст документа

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик.

18 — Текст документа

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («ПРИКАЗЫВАЮ»). В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия … ПОСТАНОВЛЯЕТ», «собрание … РЕШИЛО»). Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ»).

18 — Текст документа

Текст документа, как правило, состоит из двух частей.

В первой части указывают причины, основания, цели составления документа.

Во второй – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть.

19 – Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе, прилагаемом к основному документу, или о том, что документ является приложением к основному документу.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом: — если приложение названо в тексте:

19 – Отметка о приложении

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

19 – Отметка о приложении

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

19 – Отметка о приложении

• если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск,

usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

• При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
• При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

19 – Отметка о приложении

В распорядительных документах отметка о приложении оформляется следующим образом :

— в тексте документа в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

19 – Отметка о приложении

Если приложением к документу является нормативный правовой акт, то на первом листе приложения проставляется отметка о приложении и гриф утверждения, в котором указываются данные документа.

20 – Гриф согласования

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться: — на первом листе документа в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю); — на последнем листе документа под текстом; — на листе согласования.

20 – Гриф согласования

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

20 – Гриф согласования

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

21 – Виза

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи и дату визирования.

21 – Виза

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНИЕ

ВНЕШНЕЕ

(с внешними организациями, должностными лицами)

ВНУТРЕННЕЕ

(с сотрудниками своей организации)

ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ

ВИЗА

22 – Подпись

Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Генеральный директор ( подпись) И.О.Фамилия

22 – Подпись

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации.

Генеральный директор

АО «Профиль» ( подпись) И.О.Фамилия

22 – Подпись

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

( подпись) И.О.Фамилия

22 – Подпись

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Директор института ( подпись) И.О.Фамилия

Главный бухгалтер ( подпись) И.О.Фамилия

Кассир ( подпись) И.О.Фамилия

22 – Подпись

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне

Заместитель директора

по финансовым вопросам

(подпись) И.О.Фамилия

Заместитель директора

по административным вопросам

(подпись) И.О.Фамилия

22 – Подпись

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Председатель комиссии

Члены комиссии

(подпись)

(подпись)

(подпись)

(подпись)

(подпись)

И.О.Фамилия

И.О.Фамилия

И.О.Фамилия

И.О.Фамилия

И.О.Фамилия

22 – Подпись

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом

И.о.генерального директора

(подпись)

И.О.Фамилия

ИЛИ

Исполняющий обязанности генерального директора

(подпись)

И.О.Фамилия

23 – Отметка об электронной подписи

включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

23 – Отметка об электронной подписи

используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований: а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

23 – Отметка об электронной подписи

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

23 – Отметка об электронной подписи

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

23 – Отметка об электронной подписи

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии)

24 – Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами .

В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать и несколько простых.

24 – Печать

Гербовая печать изготавливается круглой формы. В центре печати изображается герб Российской Федерации, а по окружности наименование юридического лица, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. 

24 – Печать

Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название учреждения или структурной части.

24 – Печать

В учреждении таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках, пропусках, копиях документов.

24 – Печать

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Генеральный директор

М.П.

(подпись)

И.О.Фамилия

25 – Отметка об исполнителе

— включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. — может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление,

Ведущий специалист

+7(495)924-45-67, [email protected]

25 – Отметка об исполнителе

— оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или на оборотной стороне внизу слева. — может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление,

Ведущий специалист

+7(495)924-45-67, [email protected]

26 – Отметка о заверении копии

• оформляется для подтверждения соответствия копии документа подлиннику.
• проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; подпись; расшифровку подписи; дату заверения.

Верно

Инспектор службы кадров (подпись) И.О.Фамилия

Дата

26 – Отметка о заверении копии

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия и заверяется печатью организации.

Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за… год

Верно

Инспектор службы кадров (подпись) И.О.Фамилия

Дата

26 – Отметка о заверении копии

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

верно

Инспектор отдела кадров

______________ Н.Л.Рудакова

«_____»________20___г.

27 – Отметка о поступлении документа

служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа.

Канцелярия

Вх. № 209 от 24.10.2019 г.

27 – Отметка о поступлении документа

При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Канцелярия

Вх. № 209 от 24.10.2019 г.

10.30 доставка курьером

27 – Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

28 – Резолюция

Содержит указание по исполнению документа. Оформляется на свободном месте рабочего поля документа.

Соловьевой Г.П., Орлову Н.А.

Отправить факс

согласования с фирмой до 03.11.2019

(подпись)

20.10.2019

28 – Резолюция

Включает: фамилию и инициалы, поручение по документу, срок исполнения, подпись и дату.

29 – Отметка о контроле

Свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

30 – Отметка о направлении документа в дело

Определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

В дело № 01-18 за 2017 год

Зав. отделом корпоративных проектов

(подпись) Дата

30 – Отметка о направлении документа в дело

может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Спасибо

за внимание

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

1


Электронное пособие по дисциплине ОП.04. Документационное обеспечение управления «Требования к оформлению реквизитов документа по ГОСТу Р »

2


Содержание: 1. Назначение ГОСТа Р Область применения 3. Состав реквизитов документа 4. Требования к оформлению реквизитов документов (30) 5. Требования к бланкам документов 6. Приложение (схемы расположения реквизитов документов) 7. Библиография

3


ГОСТ Р распространяется на организационно-распорядительную документацию, предусмотренную унифицированной системой организационно- распорядительной документацией (УСОРД) – приказы, распоряжения, постановления, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов власти РФ, предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности. Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформления документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ, гербов субъектов РФ. Правило и требования ГОСТ Р носит универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и не унифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.

4


С 1 июля 2003 года введён ГОСТ Р – «Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Выход стандарта имеет большое значение, прежде всего для унификации оформления документов, что должно облегчить автоматизированный обмен информацией и документацией. Применение стандарта не только повысит общую культуру оформления документов, но и обеспечит их юридическую силу, так как стандарт называет обязательные реквизиты и определяет порядок их написания. В новом стандарте унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии. Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее – документы), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности: Федеральных органов государственной власти субъекта Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления; предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположения реквизитов организационно- распорядительного документа, т.е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.

5


УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Требования к оформлению документов

6


1. Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, от- носящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс ). Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов — в приложении Б. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми. 2. Состав реквизитов документов При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — Герб субъекта Российской Федерации; 03 — Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 — Код организации; 05 — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 — Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 — Код формы документа; 08 — Наименование организации; 09 — Справочные данные об организации; 10 — Наименование вида документа; 11 — Дата документа; 12 — Регистрационный номер документа; 13 — Ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 — Место составления или издания документа;

7


15 — Адресат; 16 — Гриф утверждения документа; 17 — Резолюция; 18 — Заголовок к тексту; 19 — Отметка о контроле; 20 — Текст документа; 21 — Отметка о наличии приложения; 22 — Подпись; 23 — Гриф согласования документа; 24 — Визы согласования документа; 25 — Оттиск печати; 26 — Отметка о заверении копии; 27 — Отметка об исполнителе; 28 — Отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 — Отметка о поступлении документа в организацию; 30 — Идентификатор электронной копии документа.

8


Состав и правила оформления реквизитов документов

9


Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и – над ними – одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона. Установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант на геральдическом щите, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита.

10


Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте

11


Герб субъекта Российской Федерации –главный символ субъекта РФ, выполненный в соответствии с правилами геральдики и выражающий его историческое и административное значение. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов. Например: Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законом Москвы от 11 июня 2003 г. 39 «О гербе города Москвы» и другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми допускается использовать изображения герба города Москвы Пример герба Москвы

12


Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблема и товарный знак – символы, признаки, изобразительные обозначения, придающие эстетический вид бланку, дающие представления об адресате, помогающие потребителю отличить товар или услугу производителя (исполнителя). Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нём помещён Государственный герб Российской Федерации. Эмблему и товарный знак располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации – автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации (реквизит 06), слева. Товарный знак действителен, если он зарегистрирован в соответствии с требованиями Закона РФ от 23 сентября 1992 г. «О товарных знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».

13


Пример оформления реквизита «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» на бланке письма Товарный знак

14


Коды организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

15


Код организации

16


Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Пример оформления реквизита «Основной государственный регистрационный номер ОГРН

17


Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса (статья 83), в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учет (КПП)

18


Пример оформления реквизита «ИНН/КПП»

19


Код формы документа (реквизит 7) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем. Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утвержденные министерствами (ведомствами) Российской Федерации – разработчиками унифицированных систем документации (УСД). В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации. Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями. Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков: блока идентификации; блока наименований объекта классификации. Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

20


В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) — принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) — общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки — регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак — контрольное число.

21

22


Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

23

24


Справочные данные об организации (реквизит 09) включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов» не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web- страницы в Интернете). В составе справочных данных об организации указываются: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии с пунктом 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке: название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); почтовый индекс.

25


«Справочные данные об организации»

26


Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс ). В письме наименование вида документа не указывают. Вид документа определяется его содержанием и назначением. Номенклатура используемых в организации ОРД может быть уточнена положением о службе делопроизводства, распорядительным документом или табелем форм документов, в который вносятся все виды документов, разрешенных к использованию в организации. Дополнительно к реквизиту 10 может быть указан код документа по Общероссийскому классификатору управленческих документов (ОКУД ).

27

28


Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2015 г. следует оформлять Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2015 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например:

29


Отметка для реквизита «Дата документа

30


Регистрационный номер документа (или регистрационный индекс документа) – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа. Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

31


Отметка для реквизита рег.

32


Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который даётся ответ. Ссылка используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, докладная записка, заключения и др.). Сведения в реквизит переносится с поступившего документа. Реквизит состоит из трафаретной части: «На от », которая заполняется регистрационным номером и датой поступившего документа. По этому реквизиту подбирается копия инициативного письма, на которое получен ответ, и они совместно представляются руководителю для принятия решения.

33

34


Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования ор ганизаци. Пример оформления реквизита «Место составления или издания документа» на бланке приказа

35


В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными): Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: Генеральному директору ОАО «Северные регионы« В.А. Лагунину или АО «Электроцентромонтаж» Главному бухгалтеру В.М. Кочетову Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Московской области Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например: Главному редактору Издательского дома «Медиадом» Н.В. Семиной Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела ул. Профсоюзная д.82, Москва, При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Образцову О.П. ул. Садовая, д.5, кв.12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл.,

36


Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО «Ростекстиль» Личная подпись _______В.А. Степанов Дата Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО «Электронные технологии» Личная подпись _______ Л.В. Кузнецов Дата При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например: УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от N 14 или УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от N 82 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

37


Резолюция документа — реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Например: Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с ЗАО «Термика» к Личная подпись Дата При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа. Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.

38

39


Заголовок официального документа — реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)?, например: Должностная инструкция ведущего эксперта. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. Заголовок располагается под реквизитами бланка, печатается через один интервал и не должен занимать более пяти строк. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются. Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений.

40


заголовок к тексту

41


Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль. Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

42


Пример оформления реквизита «Отметка о контроле» «Отметка о контроле»

43


Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения: — от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); — от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); — от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

44


Отметка о наличии приложения – реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющий основной документ. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение » с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение 2 к приказу Росархива от N 319 Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ » печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например: ПРИЛОЖЕНИЕ 2 к приказу Минздрава России от N 251

45


Пример оформления реквизита «Отметка о наличии приложения» в письме Отметка о наличии приложения»

46


Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Вице-президент Ассоциации региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов или на бланке: Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Например: Генеральный директор ЗАО «Термика» А.Г. Цицин При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например: Генеральный директор А.Г. Цицин Главный бухгалтер Е.О. Сенина

47


Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации. Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, документы на бланках структурных подразделений — руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справочного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) — их непосредственными составителями. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например: Технический директор Коммерческий директор Личная подпись К.В. Воробьев Личная подпись Е.Н. Ярославцева На документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например: Председатель комиссии Личная подпись А.Г. Цицин Члены комиссии Личная подпись Т.П. Ярославцева Личная подпись К.В. Воробьев Личная подпись Е.Н. Ярославцева

48


Гриф согласования — реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Гриф согласования (реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например: СОГЛАСОВАНО коммерческий директор ЗАО «Термика» Личная подпись Е.Н. Ярославцева Дата Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО Письмо ЗАО «Термика» от или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания собрания акционеров ЗАО «Термика» от

49


Пример оформления реквизита «Гриф согласования документа» Гриф согласования документа

50


Виза официального документа — реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например: Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

51


Печать — устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. Оттиск — изображение клише печати на бумаге. Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы. Пример оформления реквизита «Оттиск печати»

52


Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например: Верно Инспектор службы кадров Левченко Т.С. Левченко Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.). Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.). Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.). Не следует путать делопроизводственное заверение копий документов и выписок из них с нотариальным заверением (устав, свидетельство о регистрации, доверенность, лицензия и др.).

53


Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа. Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например: В.А. Жуков Пример оформления реквизита «Отметка об исполнителе» «Отметка об исполнителе»

54


Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например: Отправлен факс от В дело Личная подпись Дата

55


Пример оформления реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

56


Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. отметка о поступлении документа в организацию

57


идентификатор электронной копии документа

58


4.1 Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее. 4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. 4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. 4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2). 4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: — центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); — флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

59


4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: — общий бланк; — бланк письма; — бланк конкретного вида документа. 4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. 4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

60


Рисунок А.1 — Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

61


Рисунок А.2 — Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

62


ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное) ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ Рисунок Б.1 — Образец общего бланка организации

63


Рисунок Б.2 — Образец углового бланка письма организации

64


Рисунок Б.3 — Образец продольного бланка письма организации

65


Рисунок Б.4 — Образец продольного бланка письма должностного лица

66


Рисунок Б.5 — Образец бланка конкретного вида документа организации

67


1. Учебники: 1. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р ): Учебное пособие – 14 е изд., перераб и доп. — М.: Издательство «Феникс», – 384 с. 2. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений средн. проф. образования 10-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», – 224 с. 3. Ленкевич Л.А. Делопроизводство: учебник для студ. учреждений средн. проф. образования 5-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», – 256 с. Справочники: 1. ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Дополнительные источники: Отечественный журнал: «Кадровое дело»

68