Тренинг деятельности моделирует реальные бизнес процессы

Определенная последовательность действий для выполнения одной из задач бизнеса — это бизнес-процесс в общем понимании. Для того, чтобы его понять, увидеть недостатки и найти пути их устранения, используют моделирование бизнес-процессов.

Моделирование бизнес-процессов: что это

Моделирование бизнес-процессов (Business Process Modeling) — один из самых эффективных методов повышения эффективности работы любой организации. В его основе исторически лежит процессный подход к управлению: все бизнес-процессы описываются через общие для них всех элементы — действия, данные, события, материалы.

Модель как результат моделирования — это чаще всего графическое или реже текстовое представление бизнес-процессов и логической взаимосвязи между ними. С помощью бизнес-модели отображают два состояния процессов: как есть — текущая деятельность компании, и как должно быть, или как мы хотим, чтобы было в идеале —будущее состояние компании после внесения изменений или улучшений.

Способы, выбранные для наглядного отображения элементов, общепринято называть методами моделирования.

Для чего нужно моделирование бизнес-процессов

Если задача не решается, или решается так, что результат не устраивает владельца бизнеса, этот бизнес-процесс нужно улучшить, оптимизировать.

Ни одна компания не работает с максимальной эффективностью без посторонней помощи: происходящие в бизнесе процессы необходимо постоянно анализировать, оптимизировать, а иногда полностью реорганизовывать или убирать.

Разложив деятельность компании на составляющие, легче увидеть и ошибки, спрогнозировать риски на каждом из этапов работы. Как минимум, это позволит выстроить бизнес-процессы более эффективно, а в идеале — поможет компании адаптироваться и совершенствоваться в соответствии с меняющимися условиями и целями, особенно в период кризиса или нестабильной ситуации на рынке.

Улучшить любой процесс, можно только после предварительного описания. Это правило верно не только для бизнес-процессов больших компаний, но и для ИП или самозанятых. Описание, или иначе моделирование, любого бизнес-процесса помогает понять, как он работает.

С помощью грамотно построенной бизнес-модели все сотрудники в организации будут видеть, как выполняются процессы, это сделает работу контролируемой.

Основная функция моделирования любых бизнес-процессов — найти способы улучшить выполнение процессов, что закономерно приведет к повышению эффективности, производительности, конкурентоспособности и, наконец, прибыли, что является конечной целью деятельности любого бизнеса.

Как происходит процесс моделирования бизнес-процессов

Ответственные за моделирование тщательно разбираются в процессах компании и подробно описывают, кто, что и как делает, чтобы увидеть «узкие места» и понять, что еще нужно сделать, чтобы увеличить прибыль компании. Изучение каждой операции впоследствии превращается в схему.

Основные подходы в моделировании бизнес-процессов

Все инструменты для моделирования бизнес-процессов можно объединить по принципу работы в три основных подход, хотя все они используют разные языки моделирования:

Функциональный.

Процессный.

Ментальный (с применением ментальных карт).

Существуют, естественно, и другие подходы, по большей части гибридные, т.е. объединяющие 3 вышеперечисленных. Но стандартами стали именно 3 основных.

В каждом из трех подходов, процессы в итоге нужно визуализировать, т.е. рисовать в виде схем. Различия подходов ясно видны в принципах визуализации.

Функциональный подход в моделировании бизнес-процессов

При этом подходе бизнес-процессы описываются в виде четко структурированных и взаимосвязанных функций, с учетом результатов, которые нужно получить, и ресурсов, которые при этом нужно задействовать, без учёта последовательности действий.

То, что уже есть у компании, и то, что владелец бизнеса в итоге хочет получить, отделяется промежуточными результатами, факторами, влияющими на процесс и развитие событий, и используемыми ресурсами.

Именно функциональный подход покажет, какие факторы следует учесть и какие ресурсы нужно использовать, чтобы процесс состоялся и был достигнут требуемый результат. Подробное описание действий при этом подходе вы не получите, но зато будет четкое представление о результатах.

Процессный подход в моделировании бизнес-процессов

Если Вы — неподготовленный управленец, этот подход для Вас. Исторически он является самым первым в моделировании бизнес-процессов и, наверное, самым популярным и по сей день.

Процессный подход используется тогда, когда уже определены границы прохождения процесса — начало и конец.

При процессном подходе, в отличие от функционального, описывается не результат, а действия, которые необходимо совершить для достижения определенного результата. Процесс для составления блок-схемы можно детализировать сколько угодно, до подпроцессов в виде действий каждого отдельного сотрудника персонально.

Ментальный подход в моделировании бизнес-процессов

Это подход применяется, чтобы структурировать общие представления о бизнес-процессе, не раскладывая процесс на этапы. В результате получаются так называемые ментальные карты, т.е. схемы, в которых в свободной форме структурируются знания о бизнес-процессе.

Ментальные карты применяются и для демонстрации клиентам: изображение существующей ситуации и вариантов решения поставленной задачи.

Ментальные карты наглядно демонстрируют, какие методы могут быть использованы для решения задачи, и показывают в наглядной форме различные идеи.

Отличия ментального подхода от других:

не нужно знание специальных языков моделирования;

нет строгих рамок и ограничений при создании ментальной карты, поэтому карта интуитивно понятна всем;

создавать такие карты просто;

нет устоявшегося подхода и методологии, только креатив и произвольная форма.

В результате всего вышеперечисленного, для понимания ментальной карты и заложенных в ней идей требуется присутствие и комментарии ее разработчика, иначе возможно разное прочтение.

Нотации в моделировании бизнес-процессов: что это вообще такое

Итак, бизнес-процессы чаще всего принято описывать графически.

Единицей графического описания бизнес-процессов является нотация.

По сравнению с текстовыми описаниями, графические модели занимают меньше места, наглядно позволяют представить весь процесс, лучше запоминаются даже теми, кто не является визуалом.

Нотации описывают:

как читать иконки, используемые в моделировании;

как отображать последовательность действий в бизнес-процессе;

какие элементы обязательно нужно включить в моделирование.

Нотации нужны, в первую очередь, для того, чтобы любой человек понимал, что изображено на схеме, даже увидев эту схему первый раз.

На сегодняшний день существует много вариантов нотаций, которые делятся на две основные категории:

Структурные нотации для изображения элементов процесса и взаимосвязи между ними (стандарт IDEF: IDEF0, IDEF1x, IDEF4, IDEF5).

Динамические нотации для изображения логики выполнения процессов, последовательности и вариантов их (стандарт DFD, EPC, BPMN).

Сегодня наибольшей популярностью пользуются 3 нотации:

IDEF0.

EPC.

BPMN.

Для чего учиться описанию бизнес-процессов

Модель бизнес-процесса — это фундамент для последующей оптимизации. Можно передвигать элементы модели так, чтобы, например, корректировать продолжительность производственного цикла, влиять на качество результата или снижать себестоимость. Но все это становится возможным только при грамотном описании бизнес-процесса, а проверка заданий обучающихся на курсах CORS Academy убедили нас в том, что описание бизнес-процессов – слабое звено у большинства учащихся.

Запишитесь на курс «Моделирование и оптимизация бизнес-процессов» от CORS Academy https://cors.su/kurs-modelirovanie-i-optimizatsiya-biznes-protsessov/, чтобы научиться без ошибок моделировать и оптимизировать бизнес-процессы в одной из самых распространенных нотаций BPMN 2.0 с использованием отечественного софта Business Studio!

Чем хорош курс «Моделирование и оптимизация бизнес-процессов»

Уникальная программа курса содержит эффективное сочетание обучения общей логике описания бизнес-процессов с обучением нотации BPMN 2.0.

В ходе каждого урока вы будете закреплять свои знания с помощью анализа конкретных примеров и ошибок, создания сквозной учебной модели, прохождения тестов и выполнения домашних заданий. Домашние задания подразумевают разные варианты выполнения, что позволит вам реализовать именно ваше видение, понимание и точку зрения.

Курс «Моделирование и оптимизация бизнес-процессов» идеально подходит для аналитиков, методологов, бизнес-архитекторов, архитекторов и разработчиков программных продуктов, руководителей проектов и других специалистов, чья деятельность связана с контролем, анализом, оптимизацией и реинжинирингом бизнес-процессов, вне зависимости от того, внедрением каких программных продуктов вы занимаетесь.

Автор курса, Дмитрий Чертов, имеет не только богатый опыт преподавания, но и большой стаж реальной работы в сфере управления финансами и IT-консалтинге.

Дмитрий записал мастер-класс для курса аналитика 1С https://cors.su/kurs-analitika-1c/ и курс “Основы бюджетирования” https://cors.su/kurs-osnovy-byudzhetirovaniya/, которые собрали много положительных отзывов.

Моделирование бизнес-процессов: зачем это нужно

Определенная последовательность действий для выполнения одной из задач бизнеса — это бизнес-процесс в общем понимании. Для того, чтобы его понять, увидеть недостатки и найти пути их устранения, используют моделирование бизнес-процессов.

Моделирование бизнес-процессов (Business Process Modeling) — один из самых эффективных методов повышения эффективности работы любой организации

Запишитесь на курс «Моделирование и оптимизация бизнес-процессов» от CORS Academy, чтобы научиться без ошибок моделировать и оптимизировать бизнес-процессы в одной из самых распространенных нотаций BPMN 2.0 с использованием отечественного софта Business Studio!

Как происходит процесс моделирования бизнес-процессов

Основные подходы в моделировании бизнес-процессов

Все инструменты для моделирования бизнес-процессов можно объединить по принципу работы в три основных подход, хотя все они используют разные языки моделирования:

· Функциональный.

· Процессный.

· Ментальный (с применением ментальных карт).

Именно функциональный подход покажет, какие факторы следует учесть и какие ресурсы нужно использовать, чтобы процесс состоялся и был достигнут требуемый результат. Подробное описание действий при этом подходе вы не получите, но зато будет четкое представление о результатах.

Процессный подход в моделировании бизнес-процессов

Если Вы — неподготовленный управленец, этот подход для Вас. Исторически он является самым первым в моделировании бизнес-процессов и, наверное, самым популярным и по сей день.

Процессный подход используется тогда, когда уже определены границы прохождения процесса — начало и конец.

При процессном подходе, в отличие от функционального, описывается не результат, а действия, которые необходимо совершить для достижения определенного результата. Процесс для составления блок-схемы можно детализировать сколько угодно, до подпроцессов в виде действий каждого отдельного сотрудника персонально.

Ментальный подход в моделировании бизнес-процессов

Это подход применяется, чтобы структурировать общие представления о бизнес-процессе, не раскладывая процесс на этапы. В результате получаются так называемые ментальные карты, т.е. схемы, в которых в свободной форме структурируются знания о бизнес-процессе.

Ментальные карты применяются и для демонстрации клиентам: изображение существующей ситуации и вариантов решения поставленной задачи.

· нет строгих рамок и ограничений при создании ментальной карты, поэтому карта интуитивно понятна всем;

· создавать такие карты просто;

· нет устоявшегося подхода и методологии, только креатив и произвольная форма.

В результате всего вышеперечисленного, для понимания ментальной карты и заложенных в ней идей требуется присутствие и комментарии ее разработчика, иначе возможно разное прочтение.

Нотации в моделировании бизнес-процессов: что это вообще такое

Итак, бизнес-процессы чаще всего принято описывать графически.

Единицей графического описания бизнес-процессов является нотация.

По сравнению с текстовыми описаниями, графические модели занимают меньше места, наглядно позволяют представить весь процесс, лучше запоминаются даже теми, кто не является визуалом.

Нотации описывают:

· как читать иконки, используемые в моделировании;

· как отображать последовательность действий в бизнес-процессе;

· какие элементы обязательно нужно включить в моделирование.

Нотации нужны, в первую очередь, для того, чтобы любой человек понимал, что изображено на схеме, даже увидев эту схему первый раз.

На сегодняшний день существует много вариантов нотаций, которые делятся на две основные категории:

· Структурные нотации для изображения элементов процесса и взаимосвязи между ними (стандарт IDEF: IDEF0, IDEF1x, IDEF4, IDEF5).

· Динамические нотации для изображения логики выполнения процессов, последовательности и вариантов их (стандарт DFD, EPC, BPMN).

Сегодня наибольшей популярностью пользуются 3 нотации:

· IDEF0.

· EPC.

· BPMN.

Для чего учиться описанию бизнес-процессов

Модель бизнес-процесса — это фундамент для последующей оптимизации. Можно передвигать элементы модели так, чтобы, например, корректировать продолжительность производственного цикла, влиять на качество результата или снижать себестоимость. Но все это становится возможным только при грамотном описании бизнес-процесса, а проверка заданий обучающихся на курсах CORS Academy убедили нас в том, что описание бизнес-процессов – слабое звено у большинства учащихся.

Запишитесь на курс «Моделирование и оптимизация бизнес-процессов» от CORS Academy https://cors.su/kurs-modelirovanie-i-optimizatsiya-biznes-protsessov/, чтобы научиться без ошибок моделировать и оптимизировать бизнес-процессы в одной из самых распространенных нотаций BPMN 2.0 с использованием отечественного софта Business Studio!

Уникальная программа курса содержит эффективное сочетание обучения общей логике описания бизнес-процессов с обучением нотации BPMN 2.0.

В ходе каждого урока вы будете закреплять свои знания с помощью анализа конкретных примеров и ошибок, создания сквозной учебной модели, прохождения тестов и выполнения домашних заданий. Домашние задания подразумевают разные варианты выполнения, что позволит вам реализовать именно ваше видение, понимание и точку зрения.

идеально подходит для аналитиков, методологов, бизнес-архитекторов, архитекторов и разработчиков программных продуктов, руководителей проектов и других специалистов, чья деятельность связана с контролем, анализом, оптимизацией и реинжинирингом бизнес-процессов, вне зависимости от того, внедрением каких программных продуктов вы занимаетесь.

Автор курса, Дмитрий Чертов, имеет не только богатый опыт преподавания, но и большой стаж реальной работы в сфере управления финансами и IT-консалтинге.

Дмитрий записал мастер-класс для курса аналитика 1С https://cors.su/kurs-analitika-1c/ и курс “Основы бюджетирования” https://cors.su/kurs-osnovy-byudzhetirovaniya/, которые собрали много положительных отзывов.

• Моделирование бизнес-процессов на этапе проведения собеседования с кандидатами на должность
• Стратегическое  моделирование бизнес-процессов (на примере стратегических игр)
• Моделирование  партнерских отношений в бизнесе (на примере ситуационных игр)

Моделирование бизнес-процессов очень часто используется в аналитической работе многих  экономических специальностей на предприятии: от бухгалтерии и финансового департамента, до отдела по работе с клиентами. Область применения бизнес-моделей достаточно широка — это и составление бизнес-планов, и разработка бюджетов, и стратегическое планирование, и анализ рынка, SWOT- анализ и так далее.

Практическая польза моделирования в аналитической и плановой работе предприятия несомненна. Однако мы хотели бы сконцентрироваться на применении моделирования бизнес-процессов в тех областях корпоративного развития, где оно используется не так активно или вовсе не используется. В данной статье речь пойдет о применении системы моделирования бизнес-процессов в обучении персонала и организационном развитии компании.

Что мы понимаем под организационным развитием компании? Этот термин достаточно хорошо описан в научной литературе, имеет достаточно развитый понятийный аппарат. Более того, организационное развитие стало целой подотраслью консалтинга,  в которой с успехом работают как частные консультанты, так и крупные консалтинговые компании с мировым именем. Не претендуя на то, чтобы сделать научные открытия в этой области, отметим только, что наше понимание организационного развития  является преднамеренно узким. Мы понимаем под организационным развитием прохождение работником компании всех этапов своего карьерного развития – от соискателя должности и стажера до зрелого специалиста или руководителя, в процессе которых работник не только делает свою карьеру, но и приносит предприятию отдачу, добавляя свои навыки и знания в человеческий капитал компании.

Если построить модель организационного развития компании, основанную на карьерном развитии сотрудника, то станет очевидным, что вкладывая изначально средства и усилия в развитие сотрудников, компания достигает со временем той точки, после которой начинается отдача, а затем достигается точка безубыточности.  Построение математической  модели, которая бы показывала то место, где начинается точка бузубыточности для каждого сотрудника, могло бы стать предметом отдельного исследования. Однако, наша задача – показать, как с помощью моделирования бизнес-процессов можно увеличить эффективность каждого сотрудника и обеспечить достижения той точки, когда можно с уверенностью сказать – началась отдача на вложенный человеческий капитал

Моделирование бизнес-процессов на этапе проведения собеседования с кандидатами на должность

Первое, с чего начинается  работа компании с сотрудником – это «отлов мозгов» и попадание кандидата в базу данных кадровой службы. Затем собеседование, тестирование, стажировка, обучение на рабочем месте, аттестация, получение должности, обучение, повышение квалификации, изменение должности и т.д.  Уже на этапе собеседования может с успехом применяться моделирование бизнес-процессов. Это старый прием, когда ведущий собеседование предлагает соискателю сыграть с ним в игру. И не просто в шахматы или дартс, а в профессиональную игру, специально написанную для данного случая, для собеседования на данную должность. А что такое игра? Это как раз и есть модель деятельности, в которой обучаемому или тестируемому предлагается выполнить тренировочную задачу – причем в непринужденной интерактивной форме.

Мы далеки от того, чтобы сказать, что игра – это упрощенная модель профессиональной деятельности. Термин “упрощенная” в данном случае не совсем корректен –  ведь в игре все можно создать такие ситуации, которые будут гораздо сложнее, чем в жизни. Сложнее для испытуемого. Если в реальной работе сотрудник может использовать внутренние инструкции и регламенты организации, помощь и советы старших коллег, или просто обратиться к начальнику и снять с себя ответственность, то в игре это сделать невозможно и надо полагаться только на себя, на свои знания и интуицию. В этом смысле игра – не упрощенная модель, а модель с  ограниченным набором инструментов, которые надо применять к месту и со знанием дела.  Цена вопроса как и в жизни — высока. По результатам тестовой игры специалиста могут взять на должность, а могут и отвергнуть.

Для проведения тестирования создается специальная модель, с помощью которой испытуемый погружается в ту деятельность, которой ему предстоит заниматься на рабочем месте. Задача испытуемого – проявить себя и показать, насколько глубоко он знает данный вид деятельности, имеет ли к ней склонность. Задача ведущего – оценить знания соискателя, способы решения задачи, эффективность его мыслительных алгоритмов и шаблонов.  Оценка, полученная в результате такого тестирования,  позволяет сделать вывод, какие усилия должна приложить компания, чтобы обучить, доучить или переучить данного сотрудника.

Стратегическое моделирование бизнес-процессов (на примере стратегических игр)

Особенностью стратегических игр является то, что участники могут практически не владеть предметной областью, но несмотря на это успешно играть, практически на ходу создавать стратегии, анализировать информацию и принимать решения.  Стратегические игры часто базируются на  модели функционирования рынка –  тут нет ни бизнес-процессов, ни внутрифирменных взаимоотношений, более того, здесь нет даже прямого общения участников  между собой.

Есть только рынок, который ведет себя по своим правилам, есть набор правил. Однако, такая казалось бы отвлеченная от экономических реалий модель позволяет активизировать энергию и знания стажёров и применить очень интересные варианты стратегий: стратегии могут различаться в зависимости от степени риска,  от прогноза поведения других участников, от просчета отраслевых и макроэкономических показателей и проч.  Проведя данную игру несколько раз со взрослыми участниками, с представителями бизнеса, сложившимися специалистами мы можем с уверенностью сказать, что данная модель с успехом работает на организационное развитие предприятия.

Главный результат стратегического моделирования – возможность дать четкую характеристику специалиста, выявить его сильные и слабые стороны, определить, обладает ли он стратегическим мышлением и способен ли последовательно работать на результат, невзирая на лица  и авторитеты.

В результате применения стратегического моделирования бизнес-процессов стало возможным выделить несколько основных типов, по которым компании могут проводить оценку своих специалистов:

1. “Игрок в лотерею или человек разумный?”. Игра позволяет сразу произвести отсев тех участников, которые не до конца понимает, что рынок – это результат принятия решений многих людей и многих корпораций, а не лотерея. Это особенно важно понимать в условиях, когда книжный рынок и информационное поле насыщено литературой о всевозможных Success stories – историях успеха, когда некий бизнесмен опираясь на какое-то внутреннее чутье вкладывает деньги в бизнес, который чудом оказывается инновацией и взрывает  рынок, принося инвестору сказочный доход.  Таких чудо – историй очень много, и они к сожалению стали достаточно востребованным продуктом. На наш взгляд, такие информационные продукты не имеют никакой практической пользы и не могу ничему научить. Это – не руководство к действию, как утверждают многие авторы подобной литературы, а  бизнес-чтиво.

Адепты концепции “чудесного обогащения” видны в деловой игре сразу и их немало – обычно от 10-ти до 20%. Как правило эти люди проявляют себя достаточно стабильно на протяжении игровой сессии и редко отказываются от стратегии быстрого обогащения. Компаниям важно выявлять таких людей из числа кандидатов и не либо сразу отсекать их, либо при наличии у них каких-либо неоспоримых талантов, стараться проявлять осмотрительности прежде чем допускать их к управлению реальными бизнес-процессами в своих компаниях.

2. “Железный человек или слизняк?”. Игра позволяет обучаемым понять, что любой бизнес-результат – это не одномоментный акт по типу “озарение – разовое усилие – получение результата», а результат последовательного накопления преимуществ, капитала и ресурсов по формуле: “анализ ситуации – выбор стратегии – получение результата – развитие/уточнение стратегии”. Смысл этой формулы состоит в том, что не достаточно иметь стратегию. Все участники имеют стратегию и играют по своим внутренним убеждениям. Важнее то, что надо прилагать усилия, чтобы придерживаться стратегии и не отказываться от своей линии под влиянием внешних воздействий.  “Гни свою линию!” – вот тот девиз, который позволяет участникам стратегических игр проявить себя. Не иметь стратегии вовсе – это плохо – и в жизни, и в бизнесе. Но еще хуже — иметь стратегию и потерять её или терять её постоянно под влиянием чужого мнения.  Для компаний, где работают сотрудники, которые не способны гнуть свою линию, это — катастрофа!

Непредсказуемость и ненадежность персонала стали бичом современных (особенно крупных) корпораций. Поддаваться влияниям других людей, рекламы, идти на поводу у капризных клиентов – такие качества менять в людях труднее всего. Если специалист не обладает качествами “железного человека”, то его надо либо обучить, либо лучше не допускать до ответственных бизнес-процессов вовсе.

3. “Наполеон или прапорщик?”. Стратегические игры имеют совершенно ошеломительный и неожиданный эффект не только для начинающих специалистов, но также и для опытных сотрудников и матерых предпринимателей. Именно поэтому все эти люди с удовольствием играют в эти игры и видят для себя огромную пользу. Причина в следующем. С годами люди сами не замечая, принимают решения по своим собственным шаблонам.  Многие зрелые предприниматели применяют такое правило: “Если один-два раза получилось, значит и третий раз сработает”. Не всегда это применяется осознанно, но практически всегда этому методу отдается предпочтение.

Стратегические игры ставят крест на таких подходах и показывают, что существует больше чем одна пусть даже и проверенная стратегия. Арсенал гораздо шире, и не надо отказывать себе в удовольствии пробовать разные методы. Конкуренция стала жестче и изысканнее, и те, кто работает по старым схемам, будет проигрывать борьбу, а значит и компания понесет убытки. В процессе игры понимание этого приходит практически ко всем, именно поэтому к концу игровой сессии участники становятся смелее и идут на оправданный риск. Кадровые службы предприятий, погружая соискателей в игровую модель, могут наблюдать в режиме реального времени, как происходит превращение некоторых стажеров из зашоренных забитых инвесторов в настоящих профи.

В данном случае моделирование ситуации позволяет проявиться талантам участников,  провоцирует “дремлющих лидеров” раскрыть свой потенциал. Специалисты, способные быстро перестроиться, осознать, придумать новое, не испугаться вовремя отказаться от старого — это подарок для компании, а выявление и приобретение таких сотрудников — реальных вклад в человеческий капитал компании.

4. “Волюнтаризм или самоконтроль?”. Моделирование деятельности в игровой форме всегда имеет под собой помимо всего прочего еще и учебно-методическую подоплеку. Моделирование тем и хорошо, что дает возможность провоцировать участников, подталкивает их к применению излишне эмоциональных а порой и необдуманных шагов. Поэтому до середины игровой сессии успешно участник может те мне менее в итоге потерпеть полное фиаско в самом конце, когда казалось бы уже все сделано, цели достигнуты, стратегия успешно работает, но … все как на самом деле, когда жизнь подбрасывает сомнительный “шанс” и бывает трудно устоять перед тем, чтобы не броситься в воду с головой, пытаясь поймать самую большую в своей жизни рыбу. Многие бизнесы заканчивали свою историю на этой грустной ноте, причем в самом расцвете своего жизненного цикла.

Такой урок дает обучаемым модель, грамотно примененная в деловой игре. К сожалению, нет прививки от волюнтаризма руководителей в принятии решений. Однако, к счастью есть моделирование ситуаций, которое позволит выявить особо увлекающихся участников и заранее понять, где могут быть угрозы, как нейтрализовать особо рьяных и как подготовиться к борьбе с внутрикорпоративным волюнтаризмом.

Моделирование партнерских отношений в бизнесе (на примере ситуационных игр)

В предыдущей части мы рассмотрели,  как можно с успехом применять модель рынка, отрасли, компании для отработки стратегического поведения сотрудников. При этом обучаемый  взаимодействует только с игровой моделью, поведение же других участников проявляется только  в виде некоего общего тренда, закономерности, которую участник может с известной степенью вероятности прогнозировать.

В отличие от этого при моделировании бизнес-отношений каждый участник напрямую имеет дело со своими коллегами, понимает их роли в игре и основные мотивы поведения, но не знает до конца их цели и возможности. Каждый участник действует согласно своей собственной модели поведения и вступает в переговоры с другими участниками, практически ничего не зная ни о рынке, ни о правилах работы, ни о нормах поведения.  Фактически участники имеют только начальные установки, а систему взаимоотношений и правила поведения в этой системе они должны выстроить по собственному усмотрению, ориентируясь только на начальные условия модели, собственные представления о бизнесе и бизнес-процессах.

Ценность такого подхода состоит в том, что участники сами строят модель и бизнес-процессы под себя, на свое усмотрение используют свои знания о бизнесе, менеджменте и проч. предметных областях, чтобы создать эффективный бизнес или достичь других игровых целей.

Применение ситуационных игр позволяет делать кадровым службам компаний достаточно глубокие выводы об участниках по следующим направлениям:

• эффективность работы сотрудника в команде;  наличие склонности к кооперативной работе и партнерству;  наличие лидерских качеств;
• определение проблемных участков в коммуникации сотрудника;
• определение проблемных участков в коммуникации всего коллектива и проч.

Проведение многочисленных тренингов позволяет выделить несколько основных типов, по которым компании могут проводить оценку своих специалистов:

1. “Организатор”.  Опыт проведения подобных ситуационных игр показывает, что чем шире кругозор и интеллект участника, тем проще ему выполнить любую профессиональную функцию. Такие люди даже при отсутствии ярко выраженных лидерских качеств становятся тем не менее ведущими участниками в игре — они правильно организуют свою профессиональную функцию в игре, и за счет четких алгоритмов привлекают к себе других участников и начинают завоевывать авторитет. Наблюдать за игрой таких участников — одно удовольствие. Для любой компании такие сотрудники ценны — из них получаются системообразующие единицы, главные организаторы бизнес-процессов, разработчики регламентов и инструкций.  Такие люди могут все упорядочить, создать из хаоса стройную систему,  оптимизировать производство, сократить расходы и т. п.  Игра выявляет таких людей, а тех, кто до этого не задумывался о значинии бизнес-алгоритмов, заставляет поверить в важность четких, эффективных решений, которые так необходимы современному бизнесу.

2. “Оратор”. Многочисленные наблюдения за поведением участников показывают одну интересную закономерность – если человек не знает, что делать и как себя вести, не до конца осознал свою функцию и роль, то казалось бы самое простое, что нужно сделать — посидеть и подумать. Но на практике участники в большинстве случаев действуют совершенно иначе — они либо впадают в ступор, из которого их может вывести только тренер, либо начинают публичные выступления. Ораторствование конечно же не является самым эффективным путем для достижения цели, но на практике публичность нередко срабатывает положительным образом и участнику удается привлечь на свою сторону и людей, и ресурсы, да и просто сторонников-советчиков. Однако, оратор не всегда может оказаться лидером — как правило такие люди быстро зажигаются и так же быстро гаснут, успевая в промежутке между этими двумя моментами “одурачить” небольшое количество своих коллег и привлечь их на свою сторону. Кратковременный эффект от этого несомненно есть, есть личный эффект, но вот пользы для организации в целом мало.

Конечно, нельзя сказать, что от таких сотрудников совсем нет пользы. Она будет, если компания сможет правильно позиционировать таких специалистов, найти для них подходящую область применения, обучить и направить их. Как правило из “ораторов” получаются неплохие продажники, специалисты по работе с клиентами и было бы неправильно отказываться от их услуг. Наибольший эффект от сотрудников-ораторов можно получить, если направить их  энергию вовне, например, на общение с клиентами или с представителями общественности и СМИ.

3. “Чиновник – бюрократ”.  В процессе моделирования ситуаций участники ищут наиболее эффективные стратегии достижения цели и пытаются вжиться в свою роль. В ряде случаев у них происходит подмена понятий и вместо того, чтобы решать задачу, они увлекаются самими процессом. Очевидно, что речь идет о потере самоконтроля и/или слабой самоорганизации. Отодвигая на второй план цели и стратегии, они сосредотачиваются на решении локальных организационных задач – составляют различные деловые бумаги, оформляют документы, собирают подписи и визы других участников, согласовывают решения и т.п.  Это – типичная работа чиновника, которая как правило не имеет никакого результата, разве что обеспечивает безопасность самого чиновника и снимает с него ответственность за принятые решения. И действительно, если обложиться документами и согласованиями, то можно обосновать практически любое, даже самое неэффективное решение. Ценность таких сотрудников в компаниях стремится к нулю, но как это ни странно количество таких сотрудников растет по мере роста организации или усложнении задач.

Нельзя не учитывать факт мотивации и системы управления, но деловые игры показывают, что есть определенный класс таких людей, которые работают по принципу бюрократа и никакая мотивация не способна изменить их сущность. Для компаний такие люди так же могут пригодиться. Если найти им правильное применение – они могут при определенной подготовке успешно взаимодействовать с  государственными структурами, согласовывать вопросы с министерствами и ведомствами, наниматься получением разрешений и лицензированием. Однако, при этом необходимо, чтобы такие сотрудники проявляли инициативу и обладали высокой самомотивацией, иначе от них не будет пользы для компании.

4. “Коррупционер”. Ситуационные модели деловых отношений предполагают, что участники будут принимать решения о распределении ресурсов, выполнять общественно значимые функции, выдавать кредиты, распределять блага в виде финансовой помощи, субсидии и проч.  Как и в жизни в модели ресурсы ограничены и не все участники имеют к ним свободный доступ. Как и в жизни, чтобы получить ресурсы надо обращаться за помощью к другим участникам, образовывать союзы, коалиции и партнерства.  При этом в поведении отдельных участников нередко возникает желание использовать свое игровое служебное положение для получения дополнительных выгод. Конечно в деловой игре, как и в жизни, есть элемент провокации, однако, это не является мотивирующим моментом, скорее  это возможность выбора – вести дела честно или допускать некоторые отступления от деловой этики.  Игровая модель позволяет выявить коррупционные тенденции в поведении участников. Как раз на этот момент очень остро реагируют компании, которые подбирают себе персонал или тренируют собственных сотрудников.  Причина понятна – ни одна фирма не хочет держать в штате потенциальных коррупционеров. Это совпадает с общим корпоративным трендом – многие компании в качестве одного из стратегических приоритетов объявляют борьбу с “откатами”, скрытыми бонусами и прочими злоупотреблениями сотрудников,  вводят специальные процедуры, увеличивающие прозрачность принимаемых решений, разрабатывают регламенты закупок и системы внутреннего контроля. Тем не менее, компании не хотят связываться с теми сотрудниками, которые даже в игре допускают возможность использования служебного положения в личных целях.

Таким образом, мы рассмотрели, как применять моделирование бизнес-процессов в целях обучения и организационного развития компаний. Разработав бизнес-модель и представив её в игровой форме, мы достигаем двойного эффекта:

• Происходит обучение сотрудников в среде, максимально приближенной к настоящей, более того – моделируются ситуации, которые в реальной жизни не могут произойти с такой частотой и интенсивностью; и если обычное обучение путем набивания собственных шишек может занимать несколько лет, а то и десятков лет, то при моделировании ситуаций время уплотняется и за 2-3 часа можно обыграть годы практики – обучающий эффект при этом усиливается многократно.
• Участники получают представление о бизнес-процессах, о которых они раньше и представления не имели, учатся организовывать процессы, учатся самоорганизации, получают навыки регламентирования работы предприятия – а этому нигде не учат, ни в одном высшем учебной заведении. Это до сих пор является интеллектуальным ноу-хау крупных консалтинговых компаний, которые продают такие знания за большие деньги.

Помимо обучения, модели бизнес-процессов играют важную роль в организационном развитии. Мы рассмотрели системы моделирования бизнес-процессов при проведении собеседования с кандидатами, при профессиональном ориентировании и позиционировании сотрудника в компании.  Отобрать правильного человека, найти ему правильное место в организационной структуре, обучить нужным практикам – это наиболее эффективный и прямой путь к развитию человеческого капитала компании. А что еще есть у компаний ценного? Только люди – и с этими людьми надо работать.

Источник: материалы сайта gd.ru

Моделирование бизнес-процессов: цели, методы и результаты

Моделирование бизнес-процессов: цели, методы и результаты

Моделирование бизнес-процессов предприятия — важнейший инструмент грамотного и результативного управления.

Компании не работают с максимальной эффективностью сами по себе: процессы необходимо постоянно анализировать, оптимизировать, а иногда и полностью реорганизовать. И моделирование — первый шаг к такому управлению. Разложив
деятельность на компоненты, каждый из которых включает определенную цепь операций, легче увидеть узкие места и ошибки, спрогнозировать риски на каждом из этапов. В краткосрочной перспективе это позволит выстроить более эффективные
бизнес-процессы, а в долгосрочной — поможет компании адаптироваться и совершенствоваться в соответствии с меняющимися условиями и целями.

Моделирование бизнес-процессов: основные понятия

Моделирование бизнес-процессов (Business Process Modeling) — один из методов повышения эффективности и прозрачности работы организации. В его основе лежит процессный подход к управлению: процессы описываются через присущие им
элементы — действия, данные, события, материалы. Полученное описание позволяет глубоко разобраться в бизнес-процессах, увидеть потенциал их улучшения и эффективно организовать взаимодействие всех участников. 

Модель — это графическое или текстовое представление бизнес-процессов и логической взаимосвязи между ними. С ее помощью отображают два состояния процессов: как есть — текущая деятельность организации, и как должно быть
— ее будущее состояние после внесения изменений или улучшений.

Системное моделирование бизнес-процессов может быть выражено в виде блок-схем, диаграмм, таблиц, сценариев и т.д. Способы, выбранные для наглядного отображения элементов, называются методами моделирования.

Зачем моделировать бизнес-процессы

К чему приводит отсутствие формализованных бизнес-процессов?

• Нет распределения полномочий и зон ответственности — возникающие проблемы некому решать.

• Нет точной и актуальной информации — руководство не может быстро получить данные о текущей деятельности и ее результатах, которые необходимы для управления бизнесом.

• Нормативные документы неактуальны и противоречивы, работа и взаимодействие сотрудников и подразделений не регламентированы — их функции могут дублироваться, тратится много времени на выяснение рабочих моментов. 

• Эффективность работы подразделений неравномерна — есть лидеры и аутсайдеры, возможно взаимное недовольство между производством и вспомогательными службами. 

• Избыточная цепочка согласований, долгий цикл принятия и исполнения решений — растут непроизводственные затраты, падает исполнительская дисциплина, контроль исполнения решений неэффективен.

• Плохо работает документооборот — нужные документы сложно найти, нередки потери.

• Возникает избыток товарных запасов из-за недостаточного планирования.

• Нарушаются сроки и бюджеты выполнения работ и заказов из-за отсутствия адекватной оценки и контроля.

• Не ведется контроль удовлетворенности клиентов — пробелы в этом направлении не выявляются и не устраняются. 

• Деятельность предприятия не прозрачна для инвесторов — снижается доверие.

В конечном итоге внутреннее развитие компании не успевает за ростом бизнеса и рыночными изменениями, возникают «болезни роста», процессы становятся все более хаотичными. Если же показатели деятельности перестают устраивать
руководителей, нет возможности выявить проблемные точки и наиболее перспективные направления улучшений.

Наличие моделированных процессов позволяет изменить ситуацию, решив несколько задач:

• нормирование бизнес-процессов. В большой организации разные команды могут выполнять один и тот же процесс по-разному. Создание оптимального дизайна задает единые правила и гарантирует, что каждый знает, как достичь лучшего
  результата;

• гибкость процессов. Анализ бизнес-процессов способствует формированию культуры инноваций и изменений. Возможность настраивать бизнес-операции позволяет компании развиваться в условиях технологических изменений;

• прозрачность. Все в организации будут знать, как выполняются процессы, это делает работу контролируемой;

• повышение эффективности. Основная функция моделирования бизнес-процессов — найти способы улучшить выполнение процессов, что приведет к повышению эффективности, производительности, конкурентоспособности и, наконец, прибыли.

Виды и принципы моделирования бизнес-процессов

Попытка учесть одновременно все возможные стороны процесса приведет к чрезмерному усложнению модели. Поэтому моделирование может иметь разную направленность в зависимости от поставленных целей. Основываясь на определенных
характеристиках, которые выбраны как предмет анализа, применяется один из видов моделирования.

Функциональное моделирование бизнес-процессов описывает их в виде функций, которые четко структурированы и взаимосвязаны между собой.

Объектное моделирование: бизнес-процессы отображаются как набор объектов, взаимодействующих между собой. Такими объектами могут быть работники, средства производства, элементы информации и т.д.  

Имитационное моделирование — в этом случае процессы представляют через примеры их поведения в разных условиях, анализируя свойства в динамике.

Такое разделение упрощает работу, позволяя сфокусироваться на определенных свойствах процесса. При этом разные модели могут быть применены для одного и того же процесса.

Чтобы получить адекватные модели, необходимо придерживаться основных принципов моделирования бизнес-процессов:

• Ориентация на эталонные и референтные модели как базу для описания бизнес-процессов.

• Моделирование «сверху вниз» — в каждой предметной области первыми создаются модели верхнего уровня: для основных процессов, процессов управления, развития, обеспечивающих процессов.

• Разумная достаточность — уровень детализации, количество моделей и описанных в них типов объектов и связей необходимо соотносить с поставленной задачей.

• Сфокусированность — необходимо включить в описание процесса его ключевые параметры, отвлекаясь от несущественных деталей.

• Соизмеримость процессов по сложности (составу) и по значимости.

• Целостность описания процесса: задание его названия, последовательности функций, участников процесса, используемых ресурсов.

• Множественность — модель должна отображать свойства объекта, которые влияют на желаемые показатели. При этом для полного представления объекта нужно несколько моделей, которые отображают процесс с разных сторон.

Кроме того, одним из главных принципов можно назвать учет целей проекта — создавая модели, необходимо учитывать, как они будут применяться.

Стадии моделирования бизнес-процессов

Работа над проектом включает несколько этапов моделирования бизнес-процессов организации, которые выполняются последовательно.

1. Создание модели «как есть» — выявление границ и основных компонентов процесса, сбор информации о том, как он работает. Такая исходная модель становится отправной точкой будущих улучшений. 

2. Анализ данных — поиск ошибок, ограничений, дублирующихся операций, взаимосвязей. Это позволяет уточнить модель «как есть» и наметить потребности в изменениях.

3. Построение модели «как должно быть» — формулирование состояния процесса, к которому необходимо стремиться. Эта модель отображает будущий процесс после проведения улучшений.

4. Тестирование построенной модели — внедрение ее в деятельность компании, оценка результатов, внесение изменений.

5. Улучшение построенной модели — в процессе использования модель необходимо продолжать анализировать и совершенствовать.

Последний этап по сути не оканчивается — созданная модель будет постоянно дорабатываться с учетом внутренних и внешних изменений. 

Методология и инструментарий моделирования бизнес-процессов

Существующие методы моделирования бизнес-процессов позволяют сконцентрироваться на определенных аспектах, определить свойства и связи компонентов и представить их как графическими, так и текстовыми средствами.

Количество методов достаточно велико. В числе основных можно назвать следующие.

• IDEF — класс методов (IDEF0, IDEF1 и т.д.), основанных на методологии SADT. Модель позволяет описывать в виде графических схем разные стороны процессов. Так, IDEF0 создает модель функций процесса, а IDEF3 —
  поведенческую модель.

• VAD — нотация дает общий взгляд на бизнес-процессы, которые непосредственно участвуют в создании ценности, т.е. продукта или услуги.

• EPC — нотация позволяет создать диаграмму процессов нижнего уровня, в которой для всех событий и функций определены участники, материальные и информационные потоки, стартовые и финишные точки. 

• BPMN — нотация, которая моделирует шаги запланированного бизнес-процесса от начала до завершения. Наглядная блок-схема отображает полную последовательность операций и информационных потоков.

• Data Flow Diagram отображает передачу информации (не материалов) между операциями в рамках процесса. С помощью DFD можно разбить процесс на более мелкие подпроцессы, поэтому его применяют для структурного анализа. 

• Role Activity Diagram используют для моделирования процесса как совокупности ролей, имеющих определенные функции, и их взаимодействия.

• Flow Chart Diagram строится с помощью набора символов, которые обозначают элементы процесса: процедуры, инструменты, данные и т.д. Метод отличается гибкостью, позволяя представить процесс как логическую последовательность
  действий множеством способов.

• Сети Петри позволяют отобразить динамическое изменение процессов. Модель представляет собой граф, вершины которого — это действия процесса, а дуги — события, определяющие изменение состояния процесса.

Существует ряд программных продуктов, которые могут быть использованы в качестве инструментов моделирования бизнес-процессов с применением описанных методов: ARIS, Business Studio, MS Visio, Bizagi Process Modeler и др.

Моделирование бизнес-процессов: проект из практики

Результаты бизнес-моделирования

В процессе моделирования необходимо рассматривать компанию как систему взаимосвязанных и взаимодействующих процессов. Для этого важно уметь анализировать схемы и работать по ним. Главная цель — не нарисовать схему, а правильно ее
выстроить, создав условия для взаимодействия между структурами и подготовив фундамент для дальнейшего анализа. 

Поверхностный и несистемный подход к моделированию бизнес-процессов зачастую приводит к тому, что моделирование не приносит ожидаемых результатов, а сами изменения непонятны ни руководству, ни сотрудникам. В конечном итоге попытка
внедрения оканчивается неудачей и систему моделирования бизнес-процессов забрасывают. Чтобы избежать такого исхода проекта, имеет смысл обратиться к помощи профессиональных консультантов.

Моделирование способно принести компании видимые преимущества:

• за счет создания единой картины процессов повышается управляемость и контролируемость на всех уровнях;

• уменьшаются сроки выполнения операций, снижаются расходы без потери качества;

• формируется четкое понимание потребности в персонале, процесс найма становится более простым и эффективным;

• благодаря системному подходу предприятие получает и использует возможности для роста, в том числе за счет эффективной работы филиалов;

• улучшаются финансовые показатели.

Моделирование и анализ бизнес-процессов предприятия — действенный инструмент для оптимизации деятельности, повышения прибыли и успешного развития. Но все эти цели будут достигнуты при условии грамотного описания и
последовательного внедрения. 

Моделирование бизнес-процессов используют для обнаружения и устранения слабых мест в работе организации. При моделировании деятельность предприятия раскладывается на независимые операции, благодаря чему удается отследить, как система ведет себя на каждом этапе, и трансформировать бизнес.

Делимся практическими рекомендациями, которые помогут смоделировать бизнес-процессы самостоятельно, и рассказываем, зачем вообще прибегать к моделированию.

Что такое моделирование

Бизнес-процессы (БП) — повторяемые действия или операции, которые выполняются для решения бизнес-задач и получения конечного продукта. Моделирование процессов подразумевает детальное описание всех операций, исключение лишних и необязательных действий, а также документирование требований к каждой из операций.

Когда и для чего требуется моделирование

Моделировать бизнес-процессы необходимо для любой компании, которая хочет повысить эффективность своей деятельности — увеличить рентабельность, прибыль и другие показатели.

Ситуации, когда благодаря моделированию можно решить многие проблемы компании:

1. Нормативные документы, используемые в компании, противоречивы или давно утратили актуальность, взаимодействие между подразделениями и отдельными сотрудниками не регламентированы, из-за чего часто функции дублируются и тратится много времени впустую.
2. Дедлайны по задачам постоянно срываются.
3. Проблемы с клиентами не решаются.
4. При согласовании задействуется слишком много людей, решения принимаются долго, из-за чего растут непроизводственные расходы, страдает дисциплина, а контроль решений по отдельным вопросам плохо налажен.
5. Есть серьезные проблемы с документооборотом — документы теряются, их сложно найти.
6. Отсутствует четкое распределение ответственности и должностных обязанностей между сотрудниками.
7. Руководству сложно получить точные данные по текущим делам, так как информация неактуальная и устаревшая.
8. Для инвесторов деятельность предприятия непрозрачна.

Грамотным моделированием можно установить взаимосвязь между отдельными бизнес-процессами, разработать правила выполнения разных операций для получения желаемого результата и оптимизировать структуру управления. Моделируют бизнес-процессы по такому алгоритму: ответственные специалисты разбираются в процессах, описывают их вначале текстом, затем составляют схему под конкретный бизнес-процесс. В схематическом виде легко обнаружить лишние согласования, стопорящие бизнес-процесс.

Если выстроить бизнес-процессы правильно, вы получите прекрасный результат:

• повысить управляемость/качество контроля работы за счет четкого понимания всех бизнес-процессов в компании;
• улучшить финансовые показатели;
• упростить процесс масштабирования компании благодаря применению готовой системы для построения ЮП в новых филиалах.

Если подытожить, то моделирование бизнес-процессов помогает повысить эффективность работы компании и улучшить многие показатели.

Этапы моделирования

Для создания эффективной модели необходимо пройти минимум 5 стадий моделирования бизнес-процессов:

• Создать модель в существующем виде, выявить границы и основные составляющие бизнес-процессов, собрать всю необходимую информацию по действующей системе.
• Проанализировать данные, найти слабые места, а также определить взаимосвязи между процессами и возможности для совершенствования действующей модели бизнес-процесса.
• Разработать желаемую модель, которая должна получиться после всех метаморфоз. Описать процессы, к которым нужно стремиться, для улучшения бизнеса.
• Внедрить и протестировать новую модель, а также оценить результаты для выявления слабых мест.
• После тестирования определить недоработки модели и провести работу над ошибками.

В последующем усовершенствование новой модели бизнес-процесса нужно проводить постоянно, иначе она утратит актуальность и уже не сможет соответствовать текущим условиям на рынке.

Пример моделирования БП

Рассмотрим наглядно, как можно описать и смоделировать процесс:

1. Задаем точки входа и выхода. Вход — первое событие в бизнес-процессе, выход — полученный результат. Так мы очерчиваем границы, а затем начинаем наполнять процесс действиями.
2. Описываем элементы, входящие в процесс. В каждом файле нужно описать:
   • для чего нужен этот процесс и как он формируется;
   • показатели эффективности или параметры, по которым можно отслеживать результаты;
   • кто выступает исполнителем процессов, какие существуют ограничения по срокам;
   • детали всех процессов.
3. Конкретизируем основные этапы бизнес-процессов. Опираясь на данные, описанные во втором пункте, составляем блок-схему модели.
4. Разбавляем каркас деталями. Указываем основные факты и события по процессу, а также прописываем действия для каждого исполнителя.
5. Назначаем роли. Один процесс может включать несколько ролей. Их выполняет один или несколько специалистов.
6. Указываем в схеме ресурсы. Нужно отметить источники ресурсов, необходимых, чтобы реализовать процесс. Это могут быть документы, которые нужно отправить на определенном этапе. Чтобы описать процесс, нужны схемы и алгоритмы, позволяющие сделать процессы более продуктивными и эффективными для бизнеса. Также, имея на руках готовую модель БП, намного проще перейти к автоматизации процессов.

Принципы моделирования

При моделировании бизнес-процессов советуем ориентироваться на 5 основных принципов:

• Принцип информационной достаточности. При моделировании бизнес-процессов нужно опираться только на реальные данные, так как от их точности зависит конечный результат.
• Принцип множественности. Чтобы выйти на желаемые показатели, нужно разработать несколько моделей и описать процесс в разных плоскостях. Это поможет минимизировать ошибки и получить ожидаемый результат.
• Принцип агрегирования. Лучше всего собирать сложные модели из простых элементов или подсистем. Это позволит безболезненно вносить коррективы, не меняя всей модели.
• Принцип осуществимости. Важно построить структуру процессов, которая будет адаптированной к конкретному бизнесу и пригодной для реализации на практике. В модели заранее необходимо прописать четкие цели и показатели.
• Принцип отделения. Чтобы провести качественный анализ модели, описывать все процессы не обязательно. Иногда блоки, не вызывающие вопросов и замечаний, можно пропустить.

Многие эксперты рекомендуют придерживаться и других принципов, например, декомпозиции или отображения бизнес-процессов в формате перечня иерархических элементов.

Виды моделей БП

Строят бизнес-процессы по одной из следующих моделей:

1. Нормативные документы, используемые в компании, противоречивы или давно утратили актуальность, взаимодействие между подразделениями и отдельными сотрудниками не регламентированы, из-за чего часто функции дублируются и тратится много времени впустую.
2. Объективная. Работы по моделированию сводятся к описанию взаимозависимости между отдельными объектами (ресурсами компаниями, сотрудниками).
3. Функциональная. При моделировании по этой методике проводится описание взаимосвязей между отдельными функциями. Функциональный подход предполагает описание функций, связанных с информационными и материальными объектами, а также используемыми ресурсами.
4. Имитационная. При моделировании описывают возможные варианты развития БП при разных сценариях.

Способы, выбранные для отображения элементов при моделировании бизнес-процессов, называют методами или инструментами создания модели.

Инструменты для моделирования процессов в компании

Для построения моделей бизнес-процессов используют разные методы или инструменты. Среди основных:

• VAD — нотация для создания модели общего вида процессов, которые нужны для получения товара или предоставления услуги.
• BPMN — в этом случае процесс пошагово проектируется от начала и до конца. Отображается в виде схемы. Может использоваться для презентации информационных потоков или последовательности операций.
• Схема работы — нотация презентации процессов в формате логической последовательности действий.
• Схема данных — нотация отображения передачи данных внутри одного или нескольких процессов.
• IDEF — это категория методов по стандарту от IDEF0 до IDEF14. Стандарты создания модели ориентирован на разные задачи.
• EPC — нотация проектирования процессов нижнего уровня, где для каждой функции есть информационные потоки, материальные ресурсы, стартовые/финишные точки.
• Схема ролей — метод проектирования взаимосвязи ролей и их функций.

Отметим, что все вышеописанные методы реализуются с использованием специального программного обеспечения.

Использование автоматизированных методов и инструментов позволяет минимизировать затраты, а также модифицировать уже разработанные решения. Сейчас есть большой выбор программных продуктов, которые помогают решать задачи по анализу и организации процессов.

Условно такие продукты можно разделить на три категории:

• Стандартные физические. Это пакеты для визуализации процессов в электронном формате.
• ПО для анализа процессов на базе графических пакетов. Используется не только для визуализации, но и для обработки некоторых процессных данных.
• Процессно-ориентированное ПО. Инструменты с широкими функциональными возможностями с модулями для анализа, моделирования и визуализации БП. Есть опции для оценки и работы с документацией, а также создания анимированных моделей.

Выбирая метод моделирования, важно убедиться, что он соответствует сфере и целям проекта.

Кто руководит процессом

Обычно моделированием БП занимаются руководители или сотрудники, иногда привлекают подрядчиков. Решая, кому делегировать эту задачу, нужно отталкиваться от целей создания модели БП, а также масштабов бизнеса. Если основная цель при моделировании сводится к оптимизации процессов, лучше доверить эту работу аналитикам, так как придется глубокого разобраться в каждом бизнес-процессе и подумать, как лучше их доработать. Здесь нужен опыт и понимание, как работать с инструментами для моделирования бизнес-процессов.

В качестве примера рассмотрим, кто может руководить моделированием БП в компании:

• Собственник. Если компания небольшая, отвечать за моделирование бизнес-процессов может собственник. Владелец хорошо знает специфику всех процессов и в целом весь бизнес изнутри, может подробно описать каждый этап и самостоятельно поработать над моделью БП. В небольших компаниях обычно не так много процессов, а сложная детализация не требуется.
• Руководители отделов. Представителям среднего бизнеса лучше привлечь помощников для работы с бизнес-процессами. Оптимально собрать команду опытных сотрудников из разных отделов, чтобы совместно проработать основные бизнес-процессы.
• Подрядчики. Если речь идет о крупной компании, то работы по моделированию лучше доверить экспертам, так как количество и объем всех бизнес-процессов описать самостоятельно будет проблематично.

Если вам нужна помощь с моделированием бизнес-процессов, вы можете доверить эту задачу экспертам компании «КСК ТЕХНОЛОГИИ».

Как избежать типичных ошибок

Рекомендации, которые помогут избежать распространенных ошибок при самостоятельном моделировании бизнес-процессов:

1. Используйте однородную детализацию. Ваша цель — свести к общему знаменателю описания и варианты выполнения операций, чтобы избежать двусмысленных и неоднозначных трактовок, которые могут ввести в заблуждение.
2. Работайте с одним методом. Например, вы попробовали метод BPMN и функциональный способ построения БП, продолжайте использовать этот инструмент для построения всех процессов.
3. Исходите из того, что все моделируемые процессы должны подчиняться единой цели. Процесс не должен моделироваться в отрыве от целей всего проекта.
4. Разберитесь с границами БП. Руководитель изнутри знает все процессы — используйте всю доступную информацию, чтобы избежать двух крайностей — избыточной детализации или слишком общего подхода.
5. Не допускайте наложения процессов. Важно четко определить, какие действия выполняются в какой последовательности и когда возможен повтор к определенному действию. Моделирование бизнес-процессов помогает отобразить последовательность действий схематически и избежать путаницы.

Чтобы упростить задачу по моделированию бизнес-процессов и не допустить типичных ошибок, используйте проверенный инструмент — готовые решения для автоматизации бизнеса. Одно из таких решений представляет и компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ».

Решение от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ» разработала продукт, который поможет в моделировании, исполнении и улучшении бизнес-процессов — «КСК. ИК» на базе low-code платформы класса ВРМ. Мы предлагаем рабочий инструмент для цифровой трансформации с нотациями моделирования бизнес-процессов BPMN — воспользуйтесь готовыми алгоритмами и выведите свой бизнес на новый уровень.

«КСК.ИК» — простое и удобное решение, сервис помогает быстро вносить любые изменения в процессе, идеально подойдет для тех, кто только переходит к процессной модели управления, используйте функциональный или другой подход в моделировании.

Функционал дизайн-студии low-code позволяет проектировать и моделировать бизнес-процессы, настраивать исполнителей, структуру файлов, интерактивные формы и предметную область БП.

Модуль управления на базе ВРМ-движка помогает автоматизировать постановку задач, контролировать просрочки, свободно коммуницировать в общем чате сотрудников, группировать отдельные бизнес-процессы на основе предметной области.

Используя решение от «КСК ТЕХНОЛОГИИ» при моделировании и автоматизации БП, вы получите следующие результаты:

• благодаря созданию единой картины ПБ повысите уровень контроля и управляемость на каждом уровне;
• сократите сроки работы по отдельным операциям и минимизируйте расходы, сохраняя качество на прежнем уровне;
• за счет системного подхода получите новые возможности для развития компании;
• улучшите финансовые показатели.

Подведя итоги, можно с уверенностью сказать, что моделирование всех бизнес-процессов — эффективный метод для оптимизации деятельности организации, развития и масштабирования, а также увеличения доходности предприятия. Но в ходе моделирования реальных бизнес-процессов необходимо воспринимать компанию как сложную систему взаимосвязанных, а не разрозненных БП. Если использовать неправильный подход, моделирование бизнес-процессов не принесет ожидаемых результатов. Многие управленцы на этом останавливаются. Чтобы избежать такого сценария, заручитесь поддержкой экспертов и задействуйте готовый инструмент для грамотного моделирования бизнес-процессов и успешной автоматизации вашего бизнеса.