В делопроизводстве оптимальным сроком использования документов считается реквизит

№автор=Пашаева
Л.Р.

№дисциплина=Судебное делопроизводство

№вопрос1

Какое из проведенных определений понятия «документ,
документированная информация» соответствует ГОСТ Р 7.0.8-2013?

Документ
– это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать;

Документ
– это материальный объект с зафиксированной не нем информацией в виде текста,
звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и
пространстве в целях хранения и общественного использования;

Документ
– это доказательство, деловая бумага, служащая доказательством чего-нибудь,
официальное письменное удостоверение личности, паспорт, акт, письменное
свидетельство о чем-нибудь.

№вопрос1

Документирование это:

процесс
фиксирования информации, то  есть создания документа, важная часть
делопроизводства, которая включает составление телеграмм, факсов, дисков
и т. д. в зависимости от способа фиксации информации
(машинописный или рукописный).

документированная
информация, представленная в электронной форме;

документ,
полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние
признаки, не имеющий юридической силы.

№вопрос1

Документ, созданный юридическим или физическим лицом,
оформленный и удостоверенный в установленном порядке — это:

Официальный
документ;

Документ
личного происхождения;

Оригинал
документа

№вопрос1

Какая функция относится к общим функциям документа:

информационная

культурная;

правовая;

№вопрос1

С помощью какой функции документа происходит обмен
идеями, сведениями, эмоциями, причем обмен этот может быть односторонним,
двусторонним, многосторонним:

коммуникативная
функция

управленческая
функция

политическая
функция

№вопрос1

По этому признаку документы классифицируются на
официальные и личные:

происхождения

содержания

наименования

№вопрос1

По этому признаку документы классифицируются на
подлинники и копии:

назначения

наименования;

происхождения.

№вопрос1

Свойство официального документа, сообщаемое ему
действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и
установленным порядком оформления это:

юридическая
сила документа

реквизит
документа

модель
построения документа

№вопрос2

Учитывая различные виды информации, которые циркулируют
в суде, можно выделить следующие  виды
судебного делопроизводства:

секретное
делопроизводство

несекретное
делопроизводство

корпоративное
делопроизводство

латентное
делопроизводство

№вопрос2

Выделяют два основных метода судебного делопроизводства:

Императивный

Диспозитивный

Управленческий

Организационный

№вопрос3

Установите соответствие между субъектами делопроизводства
и их задачами

Субъекты

1.председатель суда

2.начальник отдела суда

3.работник аппарата суда

Задачи

осуществляет
общее руководство делопроизводством в суде

непосредственно организует
делопроизводство, отвечает за его состояние и выполняет эту работу
в соответствии с требованиями Руководства по делопроизводству

на него возложены обязанности
по ведению делопроизводства, обязан знать Руководство по делопроизводству,
правовые основы государственной службы, а также структуру судов, режим
и порядок работы других юридических учреждений

№вопрос5

Автоматизированная информационная система, состоящая
из одной или нескольких баз данных и системы хранения, обработки
и поиска информации это …

№вопрос5

Строго определённая часть конкретной информационной
системы, служащая для промежуточного хранения или передачи информации
это..

№вопрос5

набор данных, достаточный
для достижения установленной цели и представленный
на машиночитаемом носителе в виде, позволяющем осуществлять
автоматизированную переработку содержащейся информации это…

№вопрос5

документированная информация, доступ к которой
ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации
это…

№вопрос5

должностные лица, которые осуществляют различные стадии
этого процесса: прием, учет, рассмотрение, исполнение и контроль
над исполнением служебных документов (секретарь, помощник судьи, работники
архива суда, работники экспедиции и т. д.) это…

№вопрос1

Первый или единственный экземпляр документа это:        

Подлинник
документа

Копия
документа

Дубликат
документа

№вопрос1

Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника
и его внешние признаки, не имеющий юридической 
силы это:

Копия
документа

Дубликат
документа

Подлинник
документа

№вопрос1

К основным свойствам документа относят:

Атрибутивность,
функциональность, структурность

Наличие
смыслового содержания,  завершенность сообщения

Стабильная
вещественная форма, предназначенность для использования в социальной
коммуникации

№вопрос1

Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий
юридическую силу это:

дубликат
документа

Копия
документа

Подлинник
документа

№вопрос1

Каким
свойством можно охарактеризовать наличие у документа неотъемлемых слагаемых,
без которых он существовать не может?

атрибутивность;

вещественность;

структурность.

№вопрос1

Под юридической силой документа понимается:

Свойство
официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством,
компетенцией издавшего  его органа и
установленным порядком оформления

Подлинник
документа, созданный в первый раз, представляющий собой, как правило,
единственный экземпляр документа

Документ
с частично измененными реквизитами

№вопрос1

Реквизит документа это:

Обязательный
элемент оформления документа

Присвоение
документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о
документе

Стандартный
лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено
определенное место для переменной

№вопрос2

К основным признакам документа относят:

Наличие
смыслового содержания

Стабильная
вещественная форма, предназначенность для использования в социальной
коммуникации

атрибутивность, 

функциональность

№вопрос1

Предназначенность
документа для передачи во времени и в пространстве это:

функциональность документа

структурность документа

атрибутивность документа

№вопрос1

Юридическую
силу этот документ приобретает только после его заверения в соответствии с
установленными правилами:

копия

дубликат

фальсифицированный документ

№вопрос5

подлинник документа, созданный в
первый раз, представляющий собой, как правило, единственный экземпляр документа
это…

№вопрос5

сбор и обработка необходимой
информации; подготовка проекта документа, его оформление; согласование,
представление на  подписание (утверждение) председателю суда; подготовка
к пересылке адресату это…

№вопрос5

законченные производством судебные дела,
а также книги, дела (наряды), журналы составляют …

№вопрос5

последовательность логически взаимосвязанных смысловых
частей его текста, объединенных излагаемым в документе вопросом (направлением)
деятельности организации это…

№вопрос5

Набор реквизитов официального
письменного документа, расположенных в определенной последовательности это

№вопрос2

Какие виды бланков устанавливаются для
организации, структурного подразделения, должностного лица :

общий бланк

бланк конкретного вида документа

бланк руководителя

письменный бланк

№вопрос1

Какие организации имеют право изображать на бланках своих
документов Государственный герб Российской Федерации?

Государственные
органы и учреждения

Коммерческие
организации

Международные
организации

№вопрос2

Какие реквизиты можно отнести к постоянным:

эмблема
организации

справочные
данные

отметка
о поступлении документа

дата
документа

№вопрос1

Что означает реквизит 04

Код
организации

Эмблема
организации

Идентификационный
номер налогоплательщика

№вопрос1

Срок исполнения устанавливается с…

даты
подписания

даты
получения документа исполнителем

даты
опубликования

даты
проставления печати

№вопрос1

Что входит в реквизит 09 «Справочные данные организации»

почтовый
адрес

ИНН/КПП

ссылка
на регистрационный номер и дату документа

№вопрос1

Бланк документа это:

Набор
реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа

Набор
реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной
последовательности

Стандартный
лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено
определенное место для переменной

№вопрос1

Завершенные дела по номенклатуре постоянного
и долговременного сроков хранения хранятся по месту формирования
в течение

1-3
лет

5
лет

4
лет

10
лет

№вопрос2

Какими реквизитами отличается бланк письма от бланка
конкретного вида документа:

Реквизит
10 «Наименование вида документа»

Реквизит
14 «Место составления или издания документа»

Реквизит  15 «Адресат»

Реквизит
18 «Заголовок к тексту»

№вопрос2

Какие реквизиты можно отнести к переменным:

Текст
документа

Дата
документа

Герб
субъекта РФ

Справочные
данные

№вопрос1

Что определяет формуляр документа:

Набор
реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной
последовательности

Совокупность
реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере
деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе
информации

Модель
построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры
полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты

№вопрос1

Бланк письма используют для подготовки:

Служебного
письма

Приказов

Распоряжений

№вопрос2

Какие реквизиты можно отнести к дополнительным

Отметка
о контроле

Отметка
о поступлении документа

Текст
документа

Дата
документа

№вопрос1

Ссылка на регистрационный номер и дату документа это:

Реквизит
13

Реквизит
14

Реквизит
22

№вопрос1

Какие размеры полей должен иметь напечатанный лист
документа, оформленный как на бланке, так и без бланка:

левое
-20 мм ; правое -10 мм; верхнее -не менее 20 мм; нижнее -не менее 20 мм;

левое
— 30мм; правое — 15мм; верхнее — 30 мм; нижнее — 20 мм

левое
— 30 мм; правое — 20 мм; верхнее- 10 мм; нижнее — 10 мм

№вопрос1

Где проставляется отметка об исполнителе документа:

в
левом нижнем углу лицевой или оборотной стороне последнего листа документа

в
левом нижнем углу лицевой стороны документа

в
правом нижнем углу лицевой стороны документа

№вопрос2

Какие реквизиты можно отнести к обязательным:

подпись

регистрационный
номер  

Государственный
герб РФ

Идентификатор
электронной копии документа

№вопрос1

Допускается ли изготовление официальных бланков
с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации на лазерном
принтере:

не
допускает

допускает

не
имеет значения

№вопрос1

Бланк конкретного вида документа используют для
подготовки:

Приказов

Устав

Служебного
письма

№вопрос1

Какой определен максимальный состав реквизитов:

30

25

20

№вопрос1

Унифицированная система документации (УСД) это:

Система
документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая
информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

 Набор реквизитов официального письменного
документа, расположенных в определенной последовательности

Модель
построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры
полей

№вопрос1

Какое поле отводится для размещения реквизитов, которые
не могут быть нанесены машинописным способом:

верхнее

левое

правое

Нижнее

№вопрос1

Какое поле документов необходимо для подшивки документов
в дело:

левое

верхнее

правое

Нижнее

№вопрос1

Какое поле не заполняется какими-либо реквизитами:

Правое

левое

верхнее

нижнее

№вопрос1

Под каким полем располагаются реквизиты, которые
проставляются рукописным способом или специальным штемпелем:

нижнее

левое

верхнее

правое

№вопрос2

Письма составляются на специальных бланках писем
формата

А4

А5

А2

А6

№вопрос3

Сопоставьте функции документа с их определениями

Функции

Информационная

Управленческая

Правовая

коммуникативная

Определения

является
носителем и источником информации

позволяет
организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные
процессы

служит
юридической основой производственной деятельности, подтверждает факты,
удостоверяет сведения и показатели

помогает
организовывать обмен информацией и общение между различными объектами

№вопрос3

Сопоставьте виды документов с входящими  в них элементами

Виды документов

организационные

распорядительные

информационно-справочные 

Элементы

учредительный
договор, уставы, положения, инструкции

постановления,
решения, приказы, распоряжения

акты,
письма, факсограмма, докладные и служебные записки, справки, протоколы

№вопрос5

это зафиксированная на материальном носителе
информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать это…

№вопрос5

Правовой акт, определяющий статус, организационную
структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического
лица это…

№вопрос5

Договор, в котором стороны обязуются создать
юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его
созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его
деятельности это..

№вопрос5

Правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи
и функции, права, ответственность, порядок деятельности это

№вопрос5

Правовой акт, содержащий правила,
регулирующие организационные научно-технические, технологические, финансовые
и иные специальные стороны деятельности организаций,
их подразделений, должностных лиц это

№вопрос5

Правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми
центральными органами федеральной власти, действующими на основе
коллегиальности, а также представительными и  коллегиальными
исполнительными органами власти субъектов  РФ в  целях разрешения
наиболее важных принципиальных задач, стоящих перед данными органами,
и установления стабильных норм, правил это

№вопрос5

Правовой акт, принимаемый коллегиальными и 
совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях
разрешения наиболее важных вопросов их деятельности это

№вопрос5

Правовой акт, издаваемый руководителем организации,
действующим на  основе единоличного принятия решений, в целях
разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией это..

№вопрос5

Правовой акт, издаваемый единолично руководителем
коллегиального органа-управления в пределах предоставленной ему
компетенции, а также руководителями организаций, действующими
на основе единоначалия, в целях разрешения оперативных вопросов это..

№вопрос5

документ, составленный для подтверждения
установленных фактов, событий, действий это..

№вопрос5

получаемая на бумажном носителе копия документа
(письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам
факсимильной связи это

Факс

№вопрос5

документ, адресованный руководителю данной
или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение
какого-либо вопроса с  выводами и предложениями составителя это

№вопрос5

документ, по  назначению близкий к докладной
записке, но составляемый по вопросам материально-технического,
информационного, хозяйственного обеспечения работником или  руководителем
подразделения на имя руководителя или специалиста другого
подразделения это

№вопрос5

документ, содержащий описание и  подтверждение тех
или  иных фактов или  событий. Справки отражают основную деятельность
организации или  подтверждают сведения биографического или 
служебного характера это

№вопрос5

документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов
и принятия решений на собраниях, совещаниях и судебных
заседаниях это

№вопрос5

Реквизит документа, выражающий краткое содержание текста
документа и  должен быть согласован с наименованием вида документа
это

№вопрос5

След, оставляемый печатью, или ее отпечаток это

№вопрос2

Какие виды документов относятся к организационным
документам:

Устав

Учредительный договор

Доверенность

Протокол

№вопрос1

На каких бланках оформляются
организационно-распорядительные документы:

На
общем бланке с указанием конкретного вида

На
бланке письма

На
бланке должностного лица

№вопрос1

Когда организационные документы приобретают юридическую
силу:

После
их утверждения

После
проставления регистрационного номера

После
согласования

№вопрос1

Кем осуществляется согласование организационных
документов:

Со
всеми заинтересованными подразделениями и лицами, с юридической службой, заместителями
руководителя организации или одним из заместителей курирующим определенное
направление деятельности организации

С
руководителем организации, со всеми заинтересованными подразделениями, с
отделом делопроизводства

С
юридической службой, иными лицами

№вопрос1

Устав – это…

Правовой
акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи,
права предприятия, организации, учреждения

Правовой
акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности,
организацию деятельности государственных органов, организаций, учреждений,
структурных подразделений

Правовой
акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации

№вопрос1

Положение – это

Правовой
акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности,
организацию деятельности государственных органов, организаций, учреждений,
структурных подразделений

 Правовой акт, на основании которого действуют
государственные бюджетные организации

Правовой
акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи,
права предприятия, организации, учреждения

№вопрос2

Какие документы входят 
в состав УСОРД и имеют унифицированную форму:

Структура
и штатная численность

Штатное
расписание

Должностная
инструкция

Регламент
работы

№вопрос1

Правовой
акт, закрепляющий должностной состав работников организаций с указанием
должностных окладов, регулирующий соотношение различных категорий специалистов,
устанавливающий фонд заработной платы организации в целом за месяц — это:

Штатное
расписание

Должностная
инструкция

Положение
            

№вопрос1

Правовой акт, издаваемый руководителем
организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях
разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией – это

Приказ

Решения

Постановления

№вопрос2

Какие документы относятся 
ко второй группе распорядительных документов:

Приказ

Распоряжение

Решения

Постановления

№вопрос1

Правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными
органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее
важных вопросов их деятельности – это:

Решение

Приказ

Постановление

№вопрос1

Какое слово используется, соединяя первую и вторую части
текста приказа:

ПРИКАЗЫВАЮ

ПОСТАНОВЛЯЮ

ПРЕДЛАГАЮ

№вопрос1

Дата приказа оформляется:

Словесно-цифровым
способом (09 мая 2016 г.)

Цифровым
способом (09.05.2016)

Цифровым
или словесно-цифровым способом (09.05.2016 и 09 мая 2016 г.)

№вопрос2

Какие бывают  виды
приказов:

по
личному составу (кадровые)

по
основной деятельности

внутренние

внешние

№вопрос2

Какие документы относятся 
к первой группе распорядительных документов:

Постановления

Решения

Приказ

Распоряжение

№вопрос1

Кто имеет право подписи на  приказах:

руководитель

начальник
отдела

специалисты
отдела

№вопрос2

Из каких частей состоит распорядительный документ:

вводной
(констатирующей)

распорядительной

основной

заключительная

№вопрос1

Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов
и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях
коллегиальных органов – это…

Протокол

Постановление

Акт

№вопрос1

Форма внутренней деловой переписки между
подразделениями (отделами) организации или должностными лицами, не находящимися
в прямом подчинении – это..

Служебная
записка

Протокол

Служебное письмо

№вопрос1

Документ, составленный несколькими лицами
(комиссией), подтверждающий установленные факты и события (акты аварий,
приема-передачи дел, инвентаризации) – это…

акт

протокол

решение

№вопрос1

На каких бланках оформляются
справочно-информационные документы:

На
бланке письма

На  бланке с указанием конкретного вида

На общем бланке

№вопрос2

Какие виды документов относятся к справочно-информационным
документам:

Протокол

Заявление,
предложение, жалоба

Учредительный договор

Устав

№вопрос1

Первый или единственный экземпляр официального документа
это:  

Подлинник
документа

Копия
документа

Дубликат
документа

№вопрос2

Какие виды документов не разрешается копировать и заверять?

удостоверение

паспорт

приказы

устав

№вопрос2

Какие виды копии вы знаете:

отпуск

выписка

факсимильная

свободная

№вопрос1

Что такое отпуск документа ?

копия
исходящего документа, которая подшивается в дело организации

временное
освобождение от работы в будние дни на определнный период времени для отдыха

документ
изготовленный рукописным или машинописным способом

№вопрос1

Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника
и его внешние признаки, не имеющий юридической 
силы это:

Копия
документа

Дубликат
документа

Подлинник
документа

№вопрос2

В зависимости от способа изготовления копии бывают:

Факсимильная
копия

Свободная
копия

Полная
копия

Выписка

Отпуск

№вопрос2

Копии бывают следующих видов:

полная
копия;

выписка;

Краткая
копия

протокол

№вопрос1

 Повторный
экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу это:

дубликат
документа

Копия
документа

Подлинник
документа

№вопрос1

В дубликате проставляется отметка в виде слова «дубликат»
:

В
правом верхнем углу

В
левом верхнем углу

В
нижнем левом углу

В
нижнем правом углу

№вопрос2

Копия документа бывает ..

Факсимильная

Свободная

Ограниченная

Полная

№вопрос5

документ, полученный с помощью
специального аппарата ( телефакса) по телефонным каналам связи и являющийся
копией оригинала это

№вопрос5

документ, передаваемый по каналам
телеграфной связи. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она
передается по телеграфу это

№вопрос5

копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации,
а подлинник документа, например служебного письма, направляется адресату это

№вопрос5

повторный экземпляр подлинника документа, имеющий
юридическую силу это..

№вопрос5

документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного
документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы
это

№вопрос1

Деятельность по созданию документов и организации работы
с ними в судебных органах это:

судебное
делопроизводство

документирование

организация
работы с документами

№вопрос1

 Движение
документов с момента их получения (входящие) или создания (исходящие) до
завершения исполнения, отправки адресату или поступления на хранение в дело

документооборот

организация
работы с документами

делопроизводство

№вопрос1

В судебных органах функции по осуществлению
делопроизводства возлагаются:

на
определенную категорию работников

на
судей

на
помощников судей

№вопрос1

Процесс создания оптимальных условий
для комплексного применения информационно-коммуникационных технологий в различных
сферах жизни общества, в частности в судебном делопроизводстве это:

информатизация

документирование

судебное
делопроизводство

№вопрос1

Сколько подсистем имеет ГАС «Правосудие»

27

30

20

№вопрос5

Фиксация факта создания или
поступления документа путем присвоения ему регистрационного номера и
записи сведений о нем в регистрационные формы это:

№вопрос1

Приказное делопроизводство действовало

XVI-XVII
вв.

XIII
в.

XIX
— начало XX в.

№вопрос1

Коллежское
делопроизводство действовало

XIII
в.

XVI-XVII
вв.

XIX
— начало XX в.

№вопрос1

исполнительное
делопроизводство действовало

XIX
— начало XX в.

XVI-XVII
вв.

XIII
в.

№вопрос5

Свиток из подклеенных друг к другу
узких листов бумаги это:

№вопрос5

Сколько подсистем имеет ГАС «Правосудие»

№вопрос5

Царские указы, посылаемые из приказов
на места — боярам, воеводам, приказным людям это:

№вопрос1

В каком году был издан указ о
замене петровских коллегий министерствами:

1802
г.

1902

1702

№вопрос5

В этом году был издан указ о
замене петровских коллегий министерствами

№вопрос5

Движение документов с момента их получения (входящие) или
создания (исходящие) до завершения исполнения, отправки адресату или
поступления на хранение в дело это..

№вопрос1

Секретарь судебного заседания осуществляет:

извещение
участников процесса о времени и месте судебного разбирательства, вызов народных
заседателей, проверку явки лиц, вызванных в судебное заседание, ведение
протоколов судебного заседания, выполнение поручений председателя суда,
судьи 

прием
в архив уголовных и гражданских дел, ведение журнала выдачи и сдачи документов,
подготовку и передачу архивных документов на государственное хранение

подготовку
планов работы суда, организацию работы аппарата суда, проведение проверок работы
аппарата, помощь в приеме граждан, выполнение поручений

№вопрос1

Помощник председателя суда  осуществляет:

подготовку
планов работы суда, организацию работы аппарата суда, проведение проверок
работы аппарата, помощь в приеме граждан, выполнение поручений

прием
в архив уголовных и гражданских дел, ведение журнала выдачи и сдачи документов,
подготовку и передачу архивных документов на государственное хранение

распределение
обязанностей между сотрудниками и контроль за их выполнением, распределение
поступившей корреспонденции, составление справок и сроках рассмоттения жалоб,
составление статистических отчетов, ведение табеля учета рабочего времени
работников аппарата суда

№вопрос1

Заведующий канцелярией осуществляет:

распределение
обязанностей между сотрудниками и контроль за их выполнением, распределение
поступившей корреспонденции, составление справок и сроках рассмотрения жалоб,
составление статистических отчетов, ведение табеля учета рабочего времени
работников аппарата суда

прием
в архив уголовных и гражданских дел, ведение журнала выдачи и сдачи документов,
подготовку и передачу архивных документов на государственное хранение

подготовку
планов работы суда, организацию работы аппарата суда, проведение проверок
работы аппарата, помощь в приеме граждан, выполнение поручений

№вопрос1

Архивариус суда осуществляет:

прием
в архив уголовных и гражданских дел, ведение журнала выдачи и сдачи документов,
подготовку и передачу архивных документов на государственное хранение

распределение
обязанностей между сотрудниками и контроль за их выполнением, распределение
поступившей корреспонденции, составление справок и сроках рассмотрения жалоб,
составление статистических отчетов, ведение табеля учета рабочего времени
работников аппарата суда

подготовку
планов работы суда, организацию работы аппарата суда, проведение проверок
работы аппарата, помощь в приеме граждан, выполнение поручений

№вопрос1

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено
отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом
составляется …

Акт

Протокол

Справка

Служебная
записка

№вопрос1

Поступившие в суд дела, материалы и иные
документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью,
а также телеграммы регистрируются в

журнале
учета входящей корреспонденции

Журнале
учета исходящей корреспонденции

Журнал
учета справочной корреспонденции

№вопрос1

Исковые заявления и другие материалы, принятые
на личном приеме, сдаются в отдел делопроизводства для учета
в журнале входящей корреспонденции

Не
позднее следующего рабочего дня

Не
позднее 2 рабочих дней

Не
позднее недели

Не
позднее двух недель

№вопрос1

После провозглашения приговора осужденному (оправданному)
вручается копия приговора в течение

5
суток

2
суток

4
суток

10
суток

№вопрос5

После
провозглашения приговора осужденному (оправданному) вручается копия приговора в
течение

№вопрос2

При назначении штрафа в качестве
дополнительного наказания к лишению свободы исполнительный документ
направляется подразделению судебных приставов

по месту
известного нахождения имущества

по месту
жительства

По
месту прописки

По
месту совершения преступления

№вопрос2

В части основного наказания основаниями
для списания дела в архив являются:

в отношении
осужденного к лишению свободы — получение сведений о месте
отбывания наказания осужденным;

 в отношении
осужденного к исправительным работам — поступление уведомления
о получении копий приговора от уголовно-исполнительной инспекции

 в отношении
осужденного, лишенного по приговору специального воинского
или почетного звания, классного чина или государственных
наград, — поступление от органа, присвоившего звание, чин
или награду, сообщения об исполнении приговора в этой части

в отношении
осужденного, с которого приговором взыскан ущерб, причиненный
имуществу, — выдача исполнительных документов взыскателю либо направление
исполнительных документов для производства взысканий по его просьбе

№вопрос2

В части дополнительных наказаний и материальных
взысканий основаниями для списания дела в архив являются

 в отношении
осужденного, лишенного по приговору специального воинского
или почетного звания, классного чина или государственных
наград, — поступление от органа, присвоившего звание, чин
или награду, сообщения об исполнении приговора в этой части

в отношении
осужденного, с которого приговором взыскан ущерб, причиненный
имуществу, — выдача исполнительных документов взыскателю либо направление
исполнительных документов для производства взысканий по его просьбе

в отношении
осужденного к лишению свободы — получение сведений о месте
отбывания наказания осужденным;

 в отношении
осужденного к исправительным работам — поступление уведомления
о получении копий приговора от уголовно-исполнительной инспекции

№вопрос5

количество документов, полученных,
созданных и отправленных в арбитражном суде за соответствующий
отрезок времени это..

№вопрос5

Решение суда первой инстанции это:

№вопрос1

Решение суда принимается :

в
совещательной комнате

в
зале заседании суда

в
тайной комнате

№вопрос5

Решение суда принимается :

№вопрос5

Процессуальный документ, разрешающий
дело и восстанавливающий нарушенные права, вынесенный судом в установленной
законом процессуальной форме на основе рассмотрения дела по существу это:

№вопрос1

По каждому гражданскому делу выносится:

одно
решение

два
решения

несколько
решений, по усмотрению судьи

№вопрос5

По каждому гражданскому делу выносится:

№вопрос5

Первое требование, предъявляемое
гражданским процессуальным законодательством к данному виду постановления суда
первой инстанции это:

№вопрос1

Из каких частей состоит структурно судебное решение:

вводной,
описательной, мотивировочной и резолютивной

вводной
и распорядительной

вводной
и основной

№вопрос1

В течение, какого срока должны
храниться по месту формирования законченные делопроизводством дела?

 В течении 10 лет.

В
течение 1-3 лет;

 В течение 5 лет.

№вопрос5

Законченные делопроизводством дела должны храниться по
месту формирования в течение

№вопрос1

Экспертная комиссия назначается:

приказом
председателя суда

протоколом

решением

№вопрос1

Кто принимает решение на передачу в архив уголовных,
гражданских и административных дел, производств:

председатель
суда

заведующий
канцелярии

судья

№вопрос1

Что составляется в конце дела, производства на отдельном листе
:

заверительная
запись

итоговая
запись

справочный
лист

№вопрос1

Что указывается на обложках уголовных дел и производств,
подлежащих постоянному и долговременному хранению:

фамилия,
имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи уголовного кодекса,
по которой лицо осуждено

краткое
содержание дела

заверительная
запись

№вопрос5

документ, представляющий собой трафаретный текст,
содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов
(или ответы) на них это..

№вопрос5

белый лист с частично напечатанным текстом
и пробелами, которые заполняются актуальной информацией (например,
анкетный Б.) это..

№вопрос5

подпись, подтверждающая факт
ознакомления должностного лица с документом это..

№вопрос5

текстовой
документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями
норм и времени выполнения это…

№вопрос5

пометка, указывающая на особый характер
или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно»,
«не подлежит оглашению», «лично») это..

№вопрос5

Реквизит включающий в себя число, месяц и год
составления или подписания документа, указанные на нем арабскими
цифрами это…

№вопрос5

документ, дающий полномочия его предъявителю
на выполнение каких-либо действий от имени доверителя это..

№вопрос5

документ, адресованный руководству, в котором
излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя
это..

№вопрос5

документ, содержащий просьбу или предложение лица
(лиц) учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме
на работу, 3. о предоставлении отпуска и т. д.) это

№вопрос5

документ, информирующий о предстоящем мероприятии
(заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять
участие это

№вопрос5

Процесс проставления индекса это

№вопрос5

дело, включающее документы о каком-либо лице
(о его биографии, образовании, трудовой или общественной
деятельности) это

№вопрос5

юридически оформленный перечень документов это

№вопрос5

документ, содержащий сведения о подготовке
и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий,
командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению
как должностному лицу это

№вопрос5

решение суда относительно виновности подсудимого
и ее последствий, являющееся результатом рассмотрения дела
по существу это

№вопрос1

Положение о
структурном подразделении – это:

 правовой акт, который устанавливает статус,
функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений или
иных органов;

правовой акт, который определяет статус
организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;

договор, стороны которого обязуются создать
юридическое лицо и устанавливают порядок совместной деятельности по данному
факту.

№вопрос1

Датой
должностной инструкции является дата:

ее утверждения;

ее составления;

ознакомления с ней работника.

№вопрос1

Правовой акт,
в котором отображается порядок деятельности руководства организации, а равно
коллегиального или совещательного органа – это:

регламент;

штатное расписание;

устав.

№вопрос1

По сфере
своего действия распорядительные документы делятся на:

федерального уровня, регионального уровня,
правовые акты организаций;

коллективные и индивидуальные;

 правовые акты организаций, правовые акты их
структурных подразделений.

№вопрос1

Распоряжение
издается:

единолично;

коллегиально;

в условиях ведомственного регулирования.

№вопрос1

Копия части
документа, которая заверена в определенном порядке, это:

 выписка;

электронная копия;

дубликат.

№вопрос1

Не является документом,
который инициирует решение:

проект документа;

заключение;

докладная записка.

№вопрос1

Чем внешне
отличается проект документа от его окончательного варианта?

 Надписью «проект» в верхнем поле справа;

Проект не обязательно оформлять в такой же
форме, как будущий документ, достаточно самого текста;

Проект оформляется на специальном бланке.

№вопрос1

Какая часть
постановления содержит нормативные положения или поручения?

Распорядительная;

Констатирующая;

Вводная.

№вопрос1

В состав информационно-справочных
документов не входит:

указание;

докладная записка;

сводка.

№вопрос1

Вид
информационно-справочной документации, являющейся способом оперативного
информационного обмена между организациями, называется:

перепиской;

документацией для служебного пользования;

статистической отчетностью.

№вопрос1

Что не
является признаком акта?

 составление в свободной форме;

установление фактического состояние дел и
отражение его в акте;

 коллегиальность составления.

№вопрос1

Документы,
которые изданы внутри учреждения и отправлены за его пределы для руководства
нижестоящим органам управления либо в целях исполнения письменных указаний
высшей инстанции, называются:

исходящими документами;

входящими документами;

Перепиской

№вопрос1

Когда документ
является исполненным?

Когда рассматриваемый в документе вопрос
разрешен полностью и переписка по нему завершена;

Как только документу присвоен регистрационный
номер;

Когда документ получен конечным адресатом

№вопрос1

Цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа,
включающий порядковый номер, дополняемый по желанию индексами согласно
используемым классификаторам, называется:

регистрационным номером документа;

грифом;

датой документа.

№вопрос1

Носителем
информации является:

материальный объект, который нужен для
фиксации, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной
информации;

создатель документа;

структурное подразделение, выполняющее функции
по ведению документооборота.

№вопрос1

Что такое унификация
документов:

установление единого комплекса видов и
разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка
единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов

 установление не единого комплекса видов и
разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка
единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов

 установление единого комплекса видов и
разновидностей отчетов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка
единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов

№вопрос1

Выберите основные этапы
подготовки и оформления внутренних документов в суде

все варианты правильные

составление проекта и согласование

 проверка
правильности оформления

 подписание
и регистрация

№вопрос1

Что такое бланк документа:

 стандартный лист бумаги, на котором
воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной
информации

 нестандартный лист бумаги, на котором
воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной
информации

 оба ответа
правильные

№вопрос1

Что такое должностная
инструкция:

организационно — распорядительный документ
длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором
определены научно — технические, технологические, финансовые и другие стороны
деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц

документ, в котором отмечены нарушители
распорядка дня в офисе

инструкция директора, которую необходимо
выполнять в обязательном порядке

№вопрос1

Что называется справкой:

 документ,
подтверждающий какие-либо факты или события

 факты,
послужившие поводом к ее написанию

 документ,
где приводятся конкретные данные

№вопрос1

Виды бланков, которые
предполагают ГОСТы:

 оба ответа
правильные

 общий
бланк для всех видов ОРД

 бланк
конкретного вида документа, кроме письма

№вопрос1

Что такое формуляр-образец:

 совокупность расположенных в определенной
последовательности реквизитов, присущих всем видам документов

 картотека,
которая используется для контроля за госслужащими

 совокупность не реквизитов, а подписей

№вопрос1

Что такое юридическая сила:

свойство документа, предоставленное ему
действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным
порядком оформления

 документ,
не требующий процедуры заверения нотариусом

 свойство
документа, не оформленного в особом порядке

№вопрос1

Элемент, который не входит в
заверительную надпись:

 индекс

 должность

 дата

№вопрос1

В делопроизводстве,
оптимальным сроком использования документов считается:

3 года

5 лет

7 лет

15 лет

Вопрос5

правовой
акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа
государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов
это…

Вопрос5

дословная запись докладов, речей и других
выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных
органов, осуществленная методом стенографии это..

№вопрос1

Какие функции в Российской Федерации выполняет Суд?

осуществляет
правосудие по судебным делам;

оказывает
юридическую помощь гражданам и организациям;

предварительно
расследует уголовные дела.

№вопрос1

Какие функции осуществляет Конституционный Суд Российской
Федерации?

осуществляет
конституционный контроль

осуществляет
правосудие по конкретным судебным делам;

принимает
закон о правосудии в Российской Федерации.

Онлайн-тестыТестыОбщеобразовательные дисциплиныОсновы делопроизводствавопросы

---

1. Автобиография — это:
• документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности

2. Автоматический ввод текста на ПК осуществляется с помощью
• сканера

3. Администрацией изменения записей в трудовую книжку вносятся на основании
• документов, подтверждающих эти изменения

4. Буквенное, цифровое, или комбинированное обозначение документа, указывающее место его составления и хранения — это:
• индекс документа

5. В делопроизводстве оптимальный срок использования документов:
• три года

6. В документационном обеспечении предприятия не выделяется следующая группа документов:
• личные

7. В заверительную надпись не входит элемент:
• индекс

8. В коллегиях организация работы с документами носит название:
• коллежское делопроизводство

9. В личное дело не включаются:
• копии приказов о переводе по службе

10. В министерствах организация работы с документами носит название:
• исполнительное делопроизводство

11. В номенклатуру дел включаются:
• все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки

12. В основной части текста характеристики указываются:
• деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград и поощрений, отношения с сотрудниками

13. В первом разделе дополнения к личному листку по учету кадров фиксируется:
• перемещение по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности

14. В период приказного делопроизводства характерной особенностью документов является:
• безмерное возвеличивание власть имущих

15. В случае утери трудовой книжки выдается:
• дубликат

---

 Экспертная комиссия состоит из:
трех человек

При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск. Рассказываем, как «1С:Документооборот» помогает при организации текущего хранения документов.

Правила и сроки хранения документов

Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.

По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:

• постоянного хранения,
• временного хранения свыше 10 лет,
• временного хранения до 10 лет.

Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения. Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.

Если организация не имеет возможности хранить документы по месту своего расположения, то она может заключить договор на депозитарное хранение с профильными организациями, которые будут самостоятельно следить за сохранностью документов и вовремя их уничтожать.

Сформированные и законченные дела до передачи их в архив организации хранятся в структурных подразделениях, которые должны обеспечить сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли. 

Порядок формирования дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.

Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:

• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
• помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
• помещать приложения вместе с основными документами;
• группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.

Указанные признаки могут быть дополнены и сочетаться между собой.

В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.

Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.

Формирование дел с помощью 1С:Документооборота

Формирование дел легко обеспечивается средствами «1С:Документооборота» с помощью справочника «Дела (тома)» в строгом соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. В карточку дела автоматически переносится информация из номенклатуры дел организации.

Электронная карточка дела содержит следующие сведения:

• наименование по номенклатуре дел;
• номер тома;
• период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
• количество листов;
• место хранения.

Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.

Поле «Место хранения» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.

После исполнения документов и окончания работы с ними бумажные документы, подлежащие архивному хранению, помещаются в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения их физической сохранности, а электронные документы и карточки документов списываются в дела непосредственно в «1С:Документообороте».

Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Также документы могут размещаться по хронологии и по видам. Так, распорядительные документы группируются с относящимися к ним приложениями. Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, которыми они вводятся в действие. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно) и по хронологии.

Организационные документы и локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, подшиваются в дела вместе с ними. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются:

• наименование организации (полное и краткое);
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
• срок хранения дела.

Обложка дела формируется автоматически из карточки дела в «1С:Документообороте» по унифицированной форме.

Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

В конце каждого года в «1С:Документообороте» дела закрываются, если они не являются переходящими, и программа запрещает списание в них документов.

Если одному из сотрудников организации понадобился документ из уже сформированного дела, то на место документа, выдаваемого сотруднику, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. «1С:Документооборот» формирует лист-заместитель по унифицированной форме.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения, в котором находится на текущем хранении документ. В «Журнале передачи»  (рис. 1) в «1С:Документоообороте» указывается факт передачи конкретных документов, находящихся в деле. Это позволяет отслеживать возврат документов и дел в дальнейшем. 

Рис. 1

На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. Карта-заместитель также формируется автоматически из карточки дела (рис. 2).

Рис. 2

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.

Изъятие документов из дел постоянного хранения возможно только в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним следует проводить комплекс работ:

• создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
• размещение дел;
• проверка наличия и состояния документов и дел;
• соблюдение порядка выдачи дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, следует систематически проверять на наличие и состояние документов в них. Такая проверка обеспечит установление фактического наличия дел и соответствие их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел также проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел и карточек дел (томов) в «1С:Документообороте» с описанием дел на обложке. Физическое состояние дел определяется путем полистного просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в порядке, установленном законодательными, нормативно-правовыми и локальными нормативными актами.

См. по теме также статьи: Сдача документов в архив организации и Номенклатура дел: правила составления.

Электронное делопроизводство ГОСТ Р 7.0.8.-2013, заменивший ГОСТ Р 51141-98, описывает все действующие в законодательстве РФ термины и определения делопроизводства и архивного дела. Вы можете ознакомиться с ним, а также сохранить эту страницу в закладки браузера.

Предисловие

1. Разработан Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства.

2. Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».

3. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст.

4. В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

5 Взамен ГОСТ Р 51141-98

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru).

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы — курсивом.

Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».

Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.

Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.

Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, — светлым, синонимы — курсивом.

1. Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены

ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения

ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы

Примечание — При пользовании настоящим стандартом, целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанием выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3. Термины и определения

3.1 Общие понятия

1. Делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

2. Документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

3. Управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

4. Архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

5. Служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

6. Архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

7. Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

8. Официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

9. Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

10. Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.

11. Документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

12. Носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

13. Автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

14. Юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

15. Юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.

16. Аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

17. Достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

18. Целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

19. Пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

20. Подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

22. Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

23. Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

24. Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

25. Заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии’ с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

26. Выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

27. Письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

28. Текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

29. Изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.

30. Фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов.

31. Аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.

32. Видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

33. Кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

34. Фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

35. Графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.

36. Реквизит документа: Элемент оформления документа.

37. Формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.

38. Хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

39. Экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

40. Срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

41. Постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.

42. Временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

43. Доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа

3.2. Делопроизводство

3.2.1. Документирование

44. Документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.

45. Средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

46. Система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

47. Вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.

48. Бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

49. Унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

50. Табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.

51. Альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.

52. Оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.

53. Согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

54. Лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.

55. Виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

56. Гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.

57. Подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

58. Подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

59. Электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

60. Утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.

61. Гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

62. Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.

63. Дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.

64. Место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации — автора документа.

65. Резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

66. Текст документа: Основная содержательная часть документа.

67. Адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.

68. Отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).

69. Отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.

70. Отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.

71. Печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

72. Официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.

3.2.2. Организация работы с документами

73. Документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

74. Электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

75. Объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

76. Документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.

77. Плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.

78. Включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.

79. Метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.

80. Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

81. Миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

82. Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.

83. Предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.

84. Регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

85. Регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

86. Регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

87. Государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.

88. Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

89. Типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

90. Индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

91. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.

92. Оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

93. Документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.

94. Номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

95. Дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

96. Электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.

97. Признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.

98. Формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

99. Оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.

100. Заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.

101. Внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.

102. Лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.

103. Индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

104. Опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

105. Уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

3.3. Архивное дело

3.3.1. Хранение и учет архивных документов

106. Государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

107. Муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

108. Профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.

109. Архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

110. Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.

111. Объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи.

112. Архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

113. Архивная коллекция: Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.

114. Фондирование документов: Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.

115. Фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.

116. Обеспечение сохранности документов: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.

117. Обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.

118. Архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

119. Режим хранения архивных документов: Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.

120. Реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.

121. Консервация архивного документа: Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.

122. Старение документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.

123. Страховая копия архивного документа: Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.

124. Страховой фонд архивных документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.

125. Фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.

126. Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

127. Учет архивных документов: Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

128. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

129. Единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.

130. Единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

131. Учетные документы (архива): Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

132. Список фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.

133. Лист фонда: Учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.

134. Архивный шифр: Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.

135. Проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.

136. Топографический указатель: Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.

3.3.2. Комплектование архива

137. Комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

138. Критерии экспертизы ценности документов: Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

139. Источник комплектования (архива): Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

140. Выборочный прием документов: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.

141. Перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.

142. Документ временного срока хранения: Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

143. Документ постоянного срока хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.

144. Документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

145. Особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

146. Уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.

147. Упорядочение архивных документов: Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

148. Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.

3.3.3. Информационная деятельность архива

149. Информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.

150. Использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

151. Пользование архивными документами: Ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.

152. Организация пользования архивными документами: Деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.

153. Пользователь архивными документами: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

154. Владелец архивных документов: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

155. Собственник архивных документов: Государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объеме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.

156. Ограничение доступа к архивным документам: Временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.

157. Публикация архивных документов: Подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.

158. Документальная выставка: Экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.

159. Описание архивных документов: Структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.

160. Описательная статья архивного справочника: Совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.

161. Научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива: Совокупность описаний архивных документов.

162. Система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.

163. Архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.

164. Опись дел, документов: Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.

165. Архивный путеводитель: Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

166. Архивный каталог: Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.

167. Архивный указатель: Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.

168. Обзор архивного фонда: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.

169. Тематический обзор архивных документов: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.

170. Историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

171. Каталогизация архивных документов: Подготовка, составление и ведение архивных каталогов.

172. Архивная справка: Документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.

173. Архивная копия: Дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

174. Архивная выписка: Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.