В компании сменился руководитель отдела продаж проанализировав ситуацию в отделе он обнаружил что

Документационное обеспечение управления.ои(dor)

• Введение в курс
• Блок 1. Современные документы и технология работы с документами
• Блок 2. Принципы организации документооборота на предприятии
• Блок 3. Автоматизация процессов документооборота

… – это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи

Тип ответа: Текcтовый ответ

… – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

Тип ответа: Текcтовый ответ

… – это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник

Тип ответа: Текcтовый ответ

… – это средство для выработки электронной подписи

Тип ответа: Одиночный выбор

• Криптопровайдер
• Открытый ключ
• Закрытый ключ
• Аутентификация

… – это элемент оформления документа

Тип ответа: Одиночный выбор

• Реквизит
• Бланк
• Список
• Резолюция

… документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме

Тип ответа: Текcтовый ответ

Аутентификация – это …

Тип ответа: Одиночный выбор

• способность подтвердить личность пользователя
• предоставление доступа к определенным данным или операциям, при условии что пользователь – тот, за кого он себя выдает
• механизм разграничения доступа к данным и функциям системы
• поиск и исследование математических методов преобразования информации

Бланки документов могут изготавливаться на стандартных листах бумаги формата …

Тип ответа: Множественный выбор

• А1
• А2
• А3
• А4
• А5

В качестве количественной характеристики документооборота выступает … документооборота

Тип ответа: Текcтовый ответ

В компании большой входящий документопоток, который включает документы, приходящие в организацию от вышестоящих организаций, от компаний партнеров, от клиентов. С документами работают руководитель организации, руководители подразделений и непосредственные исполнители. После регистрации документы направляются соответствующему сотруднику. Посоветуйте, каким образом распределить между ними поток входящих документов для обеспечения эффективности деятельности.

Тип ответа: Одиночный выбор

• Все входящие документы сначала направляются руководству организации, потом 15–20 %направляются руководителям структурных подразделений, остальные – специалистам, выполняющим определенные функциональные обязанности
• 15–20 % входящих документов направляются руководству организации, 15–20 % – руководителям подразделений, остальные –специалистам, выполняющим определенные функциональные обязанности
• 15–20 % входящих документов направляются руководству организации, остальные – руководителям структурных подразделений, которые направляют их специалистам, выполняющим определенные функциональные обязанности

В компании сменился руководитель отдела продаж. Проанализировав ситуацию в отделе, он обнаружил, что документы о продажах хранятся неэффективно. Нельзя быстро найти нужный акт, счет, накладную или отчет за период. Вызвав ответственного сотрудника, новый руководитель отдела продаж велел систематизировать документы по содержанию, выделив две группы –первичные и вторичные. Что у сотрудника получилось в результате и как он должен аргументировать свои действия начальнику?

Тип ответа: Одиночный выбор

• Счет и накладную отнесем к первичным документам, т.к. они содержат информацию, фиксирующую результат продажи товара конкретному покупателю. Акт и отчет за период составляются по результатам всех продаж, данные берутся из первичных документов, поэтому они относятся к сводным документам
• Акт, счет и накладную отнесем к первичным документам, т.к. они содержат информацию, фиксирующую результат продажи товара конкретному покупателю. Отчет за период составляется по результатам всех продаж, данные берутся из первичных документов, поэтому отчет относится к сводным документам
• Акт и счет отнесем к первичным документам, т.к. они содержат информацию, фиксирующую результат продажи товара конкретному покупателю. Отчет за период и накладная составляются по результатам всех продаж, данные берутся из первичных документов, поэтому они относятся к сводным документам

В любой компании обязательно проводится контроль за исполнением документов. Существует два вида контроля: контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Имеется небольшая компания, в составе которой есть руководитель, секретарь и 15 исполнителей. Как в данном случае организовать контроль за исполнением документов?

Тип ответа: Одиночный выбор

• Контроль по существу – это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Руководитель должен взять на себя эту функцию. Контроль за сроками исполнения – чисто формальная процедура, которую исполняет секретарь.
• Контроль по существу позволяет проверить наличие документа на данный момент, этим должен заниматься секретарь. Контроль за сроками исполнения осуществляет руководитель.
• Контроль по существу – это оценка правильности решения вопросов документа, эта функция распределяется между сотрудниками. Контроль за сроками исполнения документов осуществляет секретарь.

В объеме документооборота следует учитывать …

Тип ответа: Одиночный выбор

• только входящие и исходящие документы
• все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии
• только внутренние документы, а также все копии
• все входящие и исходящие документы за определенный период времени

В последнее время в компании сильно вырос объем документов. Чтобы повысить эффективность контроля исполнения документов, в компании был создан отдел контроля, в функции которого входит проведение текущего, предупредительного и итогового контроля. Поясните сотрудникам отдела, как проводится предупредительный и текущий контроль.

Тип ответа: Одиночный выбор

• Текущий контроль исполнения документа проводится каждый день посредством подготовки списка всех документов, а предупредительный – за 2–3 дня до окончания срока исполнения документа посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается через 2–3 дня
• Текущий контроль проводится на момент окончания срока исполнения документа посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается на данный момент, а предупредительный – каждый день посредством обзвона всех исполнителей
• Текущий контроль проводится на момент окончания срока исполнения документа посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается на данный момент, а предупредительный контроль проводится за 2–3 дня до окончания срока исполнения документа также посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается через 2–3 дня

Длина ключа электронной подписи (по ГОСТу) равна …

Тип ответа: Одиночный выбор

• 256 байт
• 256 бит
• 2256 бит
• 1077 бит

Документооборот – это …

Тип ответа: Одиночный выбор

• движение документов в организации от руководителя к исполнителям
• технологический процесс архивного хранения документов
• сложный технологический процесс, который включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов
• процесс подписания и передачи документа в организации

К основным видам срокового контроля относят … контроль

Тип ответа: Множественный выбор

• ежемесячный
• текущий
• предупредительный
• ежеквартальный
• итоговый

Каждый документ имеет маршрут движения в соответствии с бизнес-процессом, который он инициирует или в котором он участвует. Например, в системе DIRECTUM можно выбрать согласование документа по регламенту или запустить на свободное согласование. Сотрудник подготовил служебную записку на получения средств для закупки необходимых материалов. Предложите, какой вариант маршрута выбрать сотруднику в этом случае и поясните почему.

Тип ответа: Одиночный выбор

• При свободном согласовании исполнитель получает уведомление о заданиях и сам определяет дальнейший маршрут документа. При согласовании по регламенту последовательность операций в маршруте для согласования документов уже заложена. Служебная записка на получение средств имеет в компании установленный маршрут: непосредственный руководитель – бухгалтер – высший руководитель. Поэтому здесь рекомендуется выбрать согласование документа по регламенту
• При свободном согласовании исполнитель получает уведомление о заданиях, а дальнейший маршрут документа определяет руководитель. При согласовании по регламенту последовательность операций в маршруте для согласования документов уже заложена. Служебная записка создается исполнителем, а так как маршрут определяет руководитель, то надо запустить документ на свободное согласование
• При свободном согласовании исполнитель получает уведомление о заданиях, а дальнейший маршрут документа определяет руководитель. При согласовании по регламенту система сама при запуске согласования выбирает исполнителей на каждой инстанции в соответствии со структурой компании. Служебная записка – это внутренний документ, поэтому надо выбрать согласование документа по регламенту

Каждый документ можно разделить на три основные части, такие как …

Тип ответа: Множественный выбор

• вводная
• заголовочная
• основная
• заключительная
• оформляющая

Криптография предполагает наличие трех компонент, в частности …

Тип ответа: Множественный выбор

• данных
• пароля
• ключа связи
• криптографического преобразования
• сертификата

Механизм разграничения доступа к данным и функциям системы – это …

Тип ответа: Текcтовый ответ

Общий бланк – это …

Тип ответа: Одиночный выбор

• бланк документов организации, используемый для составления любых видов документов включая письма
• бланк документов организации, используемый для составления писем
• лист бумаги, содержащий одинаковый набор реквизитов для всех видов документов
• бланк документов организации, используемый для составления приказов

Объем документооборота выражается общим количеством документов, … за определенный период времени

Тип ответа: Одиночный выбор

• поступивших в организацию
• поступивших или созданных организацией
• созданных в организации

Определите последовательность расположения элементов реквизита Адресант в бланке письма:

Тип ответа: Сортировка

• 1 эмблема организации
• 2 наименование организации
• 3 справочные элементы
• 4 дата и регистрационный номер
• 5 ссылка на регистрационный номер и дату

Основное правило подсчета документов при определении объема документооборота – это…

Тип ответа: Текcтовый ответ

Основной структурной единицей форматированного документа при распознавании считается … документа

Тип ответа: Текcтовый ответ

Официальный документ должен содержать обязательные реквизиты, такие как …

Тип ответа: Множественный выбор

• Дата
• Подпись
• Наименование организации
• Приложение
• Резолюция
• Регистрационный номер

По отношению к управленческому объекту выделяют такие документопотоки, как …

Тип ответа: Множественный выбор

• входящий
• восходящий
• исходящий
• внешний
• внутренний

Под электронной подписью понимается …

Тип ответа: Одиночный выбор

• отсканированная традиционная рукописная подпись, содержащая информацию об отправителе сообщения
• реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи
• средство защиты от подделок или потери данных в рукописных документах
• реквизит электронного документа, предназначенный для организации надежного хранения и поиска документа

Получение изображения документа включает в себя такие операции, как …

Тип ответа: Множественный выбор

• описание настройки системы
• сканирование
• контроль качества
• возможное повторное сканирование
• нахождение полей

При проверке электронной подписи проверяющий должен иметь …

Тип ответа: Множественный выбор

• открытый ключ абонента
• закрытый ключ абонента
• алгоритм создания ключа
• электронный документ

При регистрации документа в компании заполняется регистрационная карточка, в которую заносятся основные реквизиты документа. В карточке входящего документа присутствуют поля: Дата получения, Входящий номер, Дата документа, № документа. Поясните, чем отличаются эти поля и когда они заполняются.

Тип ответа: Одиночный выбор

• Дата получения и Входящий номер проставляются в момент регистрации полученного документа в компании. Дата документа и № документа проставлены в документе в момент его отправления из компании адресанта
• Дата получения и Дата документа – это одинаковые поля, куда проставляется дата получения документа компанией. Входящий номер ставится при получении документа в компании, № документа ставится при передаче его исполнителю
• Дата получения и Входящий номер проставляются в момент регистрации полученного документа в компании. Дата документа и № документа ставится при передаче его исполнителю

Распознавание документа в настоящее время осуществляется с помощью следующих систем распознавания текстов: OCR, ICR и OMR. OCR – это технология оптического распознавания печатных символов. ICR – это технология распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки. OMR – это технология распознавания отметок. Организации используют данные технологии при приеме документов. Поясните, какую технологию использует государственная организация при приеме заявлений на получение паспорта.

Тип ответа: Одиночный выбор

• Используется технология распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки (ICR), потому что заявление заполнено самим гражданином от руки
• Используется технология оптического распознавания печатных символов (OCR), потому что документ создан самим гражданином на компьютере и распечатан
• Используется технология распознавания отметок (ICR), потому что гражданин галочками отмечает необходимые пункты

Расставьте в правильной последовательности мероприятия по защите ключей цифровой подписи от несанкционированного использования:

Тип ответа: Сортировка

• 1 генерация
• 2 распределение
• 3 хранение
• 4 использование
• 5 выведение из действия

Расставьте в правильной последовательности операции по распознаванию документа:

Тип ответа: Сортировка

• 1 предварительная обработка изображений
• 2 нахождение полей документа
• 3 проверка распознанной информации
• 4 ввод данных в информационную базу

Расставьте в правильной последовательности операции процесса подписания документа электронной подписью:

Тип ответа: Сортировка

• 1 считывание
• 2 создание хеш-функции
• 3 шифрование хеш-функции
• 4 создание электронной подписи
• 5 присоединение подписи

Регистрация документа – это …

Тип ответа: Одиночный выбор

• запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт создания, отправления или получения документа
• учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам
• снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму
• прием и первичная обработка документов

Реквизит документа – это …

Тип ответа: Одиночный выбор

• значок, проставленный на документе для его распознавания
• обязательный элемент официального документа
• обязательный символ в документе, расположенный в правом верхнем углу
• логотип на официальном документе

Система документации определяется как …

Тип ответа: Одиночный выбор

• совокупность документов, отражающих организационную и распорядительную деятельность
• совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению
• письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления

Система электронного документооборота, внедренная в компании, позволяет автоматизировать многие операции по обработки документов. Например, при поступлении электронного документа в компанию он должен быть зарегистрирован, для этого с документа считываются необходимые реквизиты и заносятся в регистрационную карточку автоматически. При этом система должна найти эти реквизиты на документе и распознать их. Поясните, какая технология применяется для обеспечения этих действий.

Тип ответа: Одиночный выбор

• Большинство документов, приходящих в организацию, имеют стандартные формы, для которых характерно то, что для каждого реквизита определено место на документе, т.е. поле. Для корректного распознавания информации каждое поле должно быть описано. Для каждого поля определяется размер, его координаты на листе и название
• Большинство документов, приходящих в организацию, имеют стандартные формы, для которых характерно то, что для каждого реквизита определено место на документе, т.е. поле. Для корректного распознавания информации каждое поле должно быть описано визуально, в частности, геометрически, и содержательно
• Большинство документов, приходящих в организацию, имеют стандартные формы, для которых характерно то, что для каждого реквизита определено место на документе, т.е. поле. Для корректного распознавания информации каждое поле должно быть описано в трех аспектах: тип поля, способ ввода информации в поле и объем

Создание (генерация) ключей цифровой подписи может проводиться владельцем самостоятельно или осуществляться специальным уполномоченным органом (удостоверяющим центром). Генерируются два ключа электронной подписи: секретный и открытый. Руководителю нужно выбрать способ генерации ключей. Посоветуйте руководителю, на что обратить внимание при принятии решения по выбору способа генерации ключей.

Тип ответа: Одиночный выбор

• Самостоятельная генерация ключей позволяет избежать доступа к закрытому ключу посторонних. При генерации ключей уполномоченным органом обеспечивается более высокое качество ключей за счет использования сертифицированных программно-аппаратных средств, этот способ желателен
• Секретный ключ используется для выработки электронной подписи, его лучше генерировать самостоятельно. Открытый ключ используется для проверки подлинности документа и цифровой подписи, его стоит сгенерировать в удостоверяющем центре
• Секретный ключ используется для выработки электронной подписи, его стоит сгенерировать в удостоверяющем центре. Открытый ключ используется для проверки подлинности документа и цифровой подписи, его лучше генерировать самостоятельно

Соотнесите виды электронной подписи с процессом их формирования:

Тип ответа: Сопоставление

• A. Квалифицированная электронная подпись
• B. Простая электронная подпись
• C. Неквалифицированная электронная подпись
• D. формируется в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи и средств электронной подписи, имеющих сертификат
• E. формируется посредством использования кодов, паролей или иных средств и подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом
• F. формируется в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи и средств электронной подписи; позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ

Существует два варианта расположения реквизитов на бланках организации, в частности, …

Тип ответа: Множественный выбор

• продольный
• верхний
• центральный
• угловой

Существует два типа реквизитов, такие как …

Тип ответа: Множественный выбор

• стандартные
• постоянные
• обязательные
• переменные

Установите последовательность обработки внутренних документов:

Тип ответа: Сортировка

• 1 подготовка проекта внутреннего документа
• 2 обеспечение согласования документа
• 3 утверждение
• 4 регистрация
• 5 рассылка по подразделениям
• 6 контроль исполнения документа

Установите последовательность обработки исходящих документов:

Тип ответа: Сортировка

• 1 разработка проекта документа в структурном подразделении
• 2 согласование проекта документа в структурных подразделениях
• 3 утверждение документа руководством
• 4 регистрация документа
• 5 экспедиционная обработка документа
• 6 отправка документа

Установите последовательность этапов заполнения регистрационной карточки при работе с входящими документами:

Тип ответа: Сортировка

• 1 занесение информации о документе
• 2 внесение резолюции
• 3 постановка на контроль
• 4 отслеживание хода исполнения
• 5 внесение номера дела

Установите соответствие между видами номенклатур и их определениями:

Тип ответа: Сопоставление

• A. Номенклатура конкретного предприятия
• B. Типовая номенклатура
• C. Примерная номенклатура
• D. номенклатура дел, отражающая документы конкретного предприятия и зависящая от специфики его деятельности
• E. номенклатура дел для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре
• F. номенклатура дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре

Установите соответствие между видами срокового контроля и их определениями:

Тип ответа: Сопоставление

• A. Итоговый контроль
• B. Текущий контроль
• C. Предупредительный контроль
• D. аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации и ее структурных подразделениях
• E. подготовка сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня
• F. подготовка сведений о документах, срок исполнения которых истекает через 2–3 дня

Установите соответствие между названиями систем электронного документооборота и их производителями:

Тип ответа: Сопоставление

• A. «Ефврат»
• B. «Дело»
• C. Company Media
• D. LanDocs
• E. компания Cognitive Technologies
• F. ЗАО «Электронные офисные системы»
• G. компания InterTrust
• H. АО «Ланит»

Установите соответствие между реквизитами документов и их характеристиками:

Тип ответа: Сопоставление

• A. Адресат
• B. Справочные данные об организации
• C. Текст
• D. реквизит документа, включающий наименование получателя документа
• E. реквизит, характерный только для бланка письма
• F. реквизит, отражающий основное содержание документа

Установите соответствие между форматом потребительских бумаги размерами страницы:

Тип ответа: Сопоставление

• A. A3
• B. A4
• C. A5
• D. 148 x 210 мм
• E. 297 x 420 мм
• F. 210 x 297 мм

Установите соответствие понятий с их определений:

Тип ответа: Сопоставление

• A. Электронная подпись
• B. Ключ
• C. Открытый ключ
• D. присоединяемое к тексту его криптографическое преобразование
• E. конкретное секретное значение набора параметров криптографического алгоритма
• F. средство для определения автора подписи и достоверности электронного документа

Работа с маршрутом документа является требованием, предъявляемым к … Тип ответа: Одиночный выбор хранилищам документов работе с документами работе с бизнес-логикой ресурсам

Разработчиком системы LanDocs является … Тип ответа: Одиночный выбор ЗАО «Электронные офисные системы» АО «Ланит» Научно-технологический центр Института развития Москвы (НТЦ ИРМ) компания Cognitive Technologies

Бизнес-процесс – это … Тип ответа: Одиночный выбор процесс управления работами работа плюс управление потоками работ работа, которая должна быть выполнена работа с образами документов плюс маршрутизация

Разработчиком системы IRM classicDoc является … Тип ответа: Одиночный выбор ЗАО «Электронные офисные системы» АО «Ланит» Научно-технологический центр Института развития Москвы (НТЦ ИРМ) компания Cognitive Technologies

Система документации определяется как … Тип ответа: Одиночный выбор совокупность документов, отражающих организационную и распорядительную деятельность совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а т

К общим функциям документов относятся … Тип ответа: Одиночный выбор правовая и организационная мемориальная и обучающая управленческая и правовая информационная и коммуникативная

Встроенная СУБД (система управления базами данных) имеется в комплекте поставки системы … Тип ответа: Одиночный выбор «E1 Евфрат» Effect Office CompanyMedia «Логика: СЭД»

Объем документооборота выражается общим количеством документов … Тип ответа: Одиночный выбор поступивших в организацию за определенный период времени поступивших в организацию или созданных в ней за определенный период времени созданных в организации за определенный период времени

Унификация – это … Тип ответа: Одиночный выбор процесс установления соглашений по оформлению документов процесс приведения чего-либо к единой системе, форме, единообразию процесс выбора разновидностей продукции и услуг, востребованных на рынке

Разработчиком системы «Дело» является … Тип ответа: Одиночный выбор ЗАО «Электронные офисные системы» АО «Ланит» Научно-технологический центр Института развития Москвы (НТЦ ИРМ) компания Cognitive Technologies

Стандартизация – это … Тип ответа: Одиночный выбор процесс установления и применения стандартов, под которыми понимаются образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов

Системы коллективной работы предназначены для … Тип ответа: Одиночный выбор жестко структурированных деловых процессов, в которых редко возникают исключительные ситуации использования форм электронных документов, при разработке которых планируются маршруты прохождения этих документов через специалистов определенных отделов обеспечения коллективной работы пользователей на общем уровне струк

Итоговый контроль представляет собой … Тип ответа: Одиночный выбор подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации и ее структурных подразделениях подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает через 2–3 дня

Системы автоматизации деловых процессов предназначены для … Тип ответа: Одиночный выбор жестко структурированных деловых процессов, в которых редко возникают исключительные ситуации

Субъекты, обеспечивающие работу всей организации с документами на всех этапах документооборота, – это … Тип ответа: Одиночный выбор секретари и делопроизводители руководители исполнители контролеры

… – это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи Тип ответа: Текcтовый ответ

… – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке Тип ответа: Текcтовый ответ

… – это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник Тип ответа: Текcтовый ответ

… – это средство для выработки электронной подписи Тип ответа: Одиночный выбор Криптопровайдер Открытый ключ Закрытый ключ Аутентификация

… – это элемент оформления документа Тип ответа: Одиночный выбор Реквизит Бланк Список Резолюция

… документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме Тип ответа: Текcтовый ответ

Аутентификация – это … Тип ответа: Одиночный выбор способность подтвердить личность пользователя предоставление доступа к определенным данным или операциям, при условии что пользователь – тот, за кого он себя выдает механизм разграничения доступа к данным и функциям системы поиск и исследование математических методов преобразования информации

Бланки документов могут изготавливаться на стандартных листах бумаги формата … Тип ответа: Множественный выбор А1 А2 А3 А4 А5

В качестве количественной характеристики документооборота выступает … документооборота Тип ответа: Текcтовый ответ

В компании большой входящий документопоток, который включает документы, приходящие в организацию от вышестоящих организаций, от компаний партнеров, от клиентов. С документами работают руководитель организации, руководители подразделений и непосредственные исполнители. После регистрации документы направляются соответствующему сотруднику. Посоветуйте, каким образом распределить между ними поток входящих документов для обеспечения эффективности деятельности. Тип ответа: Одиночный выбор

Все входящие документы сначала направляются руководству организации, потом 15–20 %направляются руководителям структурных подразделений, остальные – специалистам, выполняющим определенные функциональные обязанности

15–20 % входящих документов направляются руководству организации, 15–20 % – руководителям подразделений, остальные –специалистам, выполняющим определенные функциональные обязанности

15–20 % входящих документов направляются руководству организации, остальные – руководителям структурных подразделений, которые направляют их специалистам, выполняющим определенные функциональные обязанности

В компании сменился руководитель отдела продаж. Проанализировав ситуацию в отделе, он обнаружил, что документы о продажах хранятся неэффективно. Нельзя быстро найти нужный акт, счет, накладную или отчет за период. Вызвав ответственного сотрудника, новый руководитель отдела продаж велел систематизировать документы по содержанию, выделив две группы –первичные и вторичные. Что у сотрудника получилось в результате и как он должен аргументировать свои действия начальнику? Тип ответа: Одиночный выбор

Счет и накладную отнесем к первичным документам, т.к. они содержат информацию, фиксирующую результат продажи товара конкретному покупателю. Акт и отчет за период составляются по результатам всех продаж, данные берутся из первичных документов, поэтому они относятся к сводным документам

Акт, счет и накладную отнесем к первичным документам, т.к. они содержат информацию, фиксирующую результат продажи товара конкретному покупателю. Отчет за период составляется по результатам всех продаж, данные берутся из первичных документов, поэтому отчет относится к сводным документам

Акт и счет отнесем к первичным документам, т.к. они содержат информацию, фиксирующую результат продажи товара конкретному покупателю. Отчет за период и накладная составляются по результатам всех продаж, данные берутся из первичных документов, поэтому они относятся к сводным документам

В любой компании обязательно проводится контроль за исполнением документов. Существует два вида контроля: контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Имеется небольшая компания, в составе которой есть руководитель, секретарь и 15 исполнителей. Как в данном случае организовать контроль за исполнением документов? Тип ответа: Одиночный выбор

Контроль по существу – это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Руководитель должен взять на себя эту функцию. Контроль за сроками исполнения – чисто формальная процедура, которую исполняет секретарь.

Контроль по существу позволяет проверить наличие документа на данный момент, этим должен заниматься секретарь. Контроль за сроками исполнения осуществляет руководитель.

Контроль по существу – это оценка правильности решения вопросов документа, эта функция распределяется между сотрудниками. Контроль за сроками исполнения документов осуществляет секретарь.

В объеме документооборота следует учитывать … Тип ответа: Одиночный выбор только входящие и исходящие документы все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии только внутренние документы, а также все копии все входящие и исходящие документы за определенный период времени

В последнее время в компании сильно вырос объем документов. Чтобы повысить эффективность контроля исполнения документов, в компании был создан отдел контроля, в функции которого входит проведение текущего, предупредительного и итогового контроля. Поясните сотрудникам отдела, как проводится предупредительный и текущий контроль. Тип ответа: Одиночный выбор

Текущий контроль исполнения документа проводится каждый день посредством подготовки списка всех документов, а предупредительный – за 2–3 дня до окончания срока исполнения документа посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается через 2–3 дня

Текущий контроль проводится на момент окончания срока исполнения документа посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается на данный момент, а предупредительный – каждый день посредством обзвона всех исполнителей

Текущий контроль проводится на момент окончания срока исполнения документа посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается на данный момент, а предупредительный контроль проводится за 2–3 дня до окончания срока исполнения документа также посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается через 2–3 дня

Длина ключа электронной подписи (по ГОСТу) равна … Тип ответа: Одиночный выбор 256 байт 256 бит 2256 бит 1077 бит

Документооборот – это … Тип ответа: Одиночный выбор движение документов в организации от руководителя к исполнителям технологический процесс архивного хранения документов сложный технологический процесс, который включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов процесс подписания и передачи документа в организации

К основным видам срокового контроля относят … контроль Тип ответа: Множественный выбор ежемесячный текущий предупредительный ежеквартальный итоговый

Каждый документ можно разделить на три основные части, такие как … Тип ответа: Множественный выбор вводная заголовочная основная заключительная оформляющая

Криптография предполагает наличие трех компонент, в частности … Тип ответа: Множественный выбор данных пароля ключа связи криптографического преобразования сертификата

Механизм разграничения доступа к данным и функциям системы – это … Тип ответа: Текcтовый ответ

Общий бланк – это … Тип ответа: Одиночный выбор бланк документов организации, используемый для составления любых видов документов включая письма бланк документов организации, используемый для составления писем лист бумаги, содержащий одинаковый набор реквизитов для всех видов документов бланк документов организации, используемый для составления приказов

Определите последовательность расположения элементов реквизита Адресант в бланке письма: Тип ответа: Сортировка эмблема организации наименование организации справочные элементы дата и регистрационный номер ссылка на регистрационный номер и дату

Основное правило подсчета документов при определении объема документооборота – это… Тип ответа: Текcтовый ответ

Основной структурной единицей форматированного документа при распознавании считается … документа Тип ответа: Текcтовый ответ

По отношению к управленческому объекту выделяют такие документопотоки, как … Тип ответа: Множественный выбор входящий восходящий исходящий внешний внутренний

Под электронной подписью понимается … Тип ответа: Одиночный выбор отсканированная традиционная рукописная подпись, содержащая информацию об отправителе сообщения реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи средство защиты от подделок или потери данных в рукописных документах реквизит электронного документа, предназначенный для организации надежного хранения и поиска документа

Получение изображения документа включает в себя такие операции, как … Тип ответа: Множественный выбор описание настройки системы сканирование контроль качества возможное повторное сканирование нахождение полей

При регистрации документа в компании заполняется регистрационная карточка, в которую заносятся основные реквизиты документа. В карточке входящего документа присутствуют поля: Дата получения, Входящий номер, Дата документа, № документа. Поясните, чем отличаются эти поля и когда они заполняются. Тип ответа: Одиночный выбор

Дата получения и Входящий номер проставляются в момент регистрации полученного документа в компании. Дата документа и № документа проставлены в документе в момент его отправления из компании адресанта

Дата получения и Дата документа – это одинаковые поля, куда проставляется дата получения документа компанией. Входящий номер ставится при получении документа в компании, № документа ставится при передаче его исполнителю

Дата получения и Входящий номер проставляются в момент регистрации полученного документа в компании. Дата документа и № документа ставится при передаче его исполнителю

Распознавание документа в настоящее время осуществляется с помощью следующих систем распознавания текстов: OCR, ICR и OMR. OCR – это технология оптического распознавания печатных символов. ICR – это технология распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки. OMR – это технология распознавания отметок. Организации используют данные технологии при приеме документов. Поясните, какую технологию использует государственная организация при приеме заявлений на получение паспорта. Тип ответа: Одиночный выбор

Используется технология распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки (ICR), потому что заявление заполнено самим гражданином от руки

Используется технология оптического распознавания печатных символов (OCR), потому что документ создан самим гражданином на компьютере и распечатан

Используется технология распознавания отметок (ICR), потому что гражданин галочками отмечает необходимые пункты

Расставьте в правильной последовательности мероприятия по защите ключей цифровой подписи от несанкционированного использования: Тип ответа: Сортировка генерация распределение хранение использование выведение из действия Расставьте в правильной последовательности операции по распознаванию документа: Тип ответа: Сортировка предварительная обработка изображений нахождение полей документа проверка распознанной информации ввод данных в информационную базу

Расставьте в правильной последовательности операции процесса подписания документа электронной подписью: Тип ответа: Сортировка считывание создание хеш-функции шифрование хеш-функции создание электронной подписи присоединение подписи

Регистрация документа – это … Тип ответа: Одиночный выбор запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт создания, отправления или получения документа учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму прием и первичная обработка документов

Реквизит документа – это … Тип ответа: Одиночный выбор значок, проставленный на документе для его распознавания обязательный элемент официального документа обязательный символ в документе, расположенный в правом верхнем углу логотип на официальном документе

Система документации определяется как … Тип ответа: Одиночный выбор совокупность документов, отражающих организационную и распорядительную деятельность совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления

Система электронного документооборота, внедренная в компании, позволяет автоматизировать многие операции по обработки документов. Например, при поступлении электронного документа в компанию он должен быть зарегистрирован, для этого с документа считываются необходимые реквизиты и заносятся в регистрационную карточку автоматически. При этом система должна найти эти реквизиты на документе и распознать их. Поясните, какая технология применяется для обеспечения этих действий. Тип ответа: Одиночный выбор

Большинство документов, приходящих в организацию, имеют стандартные формы, для которых характерно то, что для каждого реквизита определено место на документе, т.е. поле. Для корректного распознавания информации каждое поле должно быть описано. Для каждого поля определяется размер, его координаты на листе и название

Большинство документов, приходящих в организацию, имеют стандартные формы, для которых характерно то, что для каждого реквизита определено место на документе, т.е. поле. Для корректного распознавания информации каждое поле должно быть описано визуально, в частности, геометрически, и содержательно

Большинство документов, приходящих в организацию, имеют стандартные формы, для которых характерно то, что для каждого реквизита определено место на документе, т.е. поле. Для корректного распознавания информации каждое поле должно быть описано в трех аспектах: тип поля, способ ввода информации в поле и объем

Создание (генерация) ключей цифровой подписи может проводиться владельцем самостоятельно или осуществляться специальным уполномоченным органом (удостоверяющим центром). Генерируются два ключа электронной подписи: секретный и открытый. Руководителю нужно выбрать способ генерации ключей. Посоветуйте руководителю, на что обратить внимание при принятии решения по выбору способа генерации ключей. Тип ответа: Одиночный выбор

Самостоятельная генерация ключей позволяет избежать доступа к закрытому ключу посторонних. При генерации ключей уполномоченным органом обеспечивается более высокое качество ключей за счет использования сертифицированных программно-аппаратных средств, этот способ желателен

Секретный ключ используется для выработки электронной подписи, его лучше генерировать самостоятельно. Открытый ключ используется для проверки подлинности документа и цифровой подписи, его стоит сгенерировать в удостоверяющем центре

Секретный ключ используется для выработки электронной подписи, его стоит сгенерировать в удостоверяющем центре. Открытый ключ используется для проверки подлинности документа и цифровой подписи, его лучше генерировать самостоятельно

Соотнесите виды электронной подписи с процессом их формирования: Тип ответа: Сопоставление A. Квалифицированная электронная подпись B. Простая электронная подпись C. Неквалифицированная электронная подпись D. формируется в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи и средств электронной подписи, имеющих сертификат E. формируется посредством использования кодов, паролей или иных средств и подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом F. формируется в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи и средств электронной подписи; позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ

Существует два варианта расположения реквизитов на бланках организации, в частности, … Тип ответа: Множественный выбор продольный верхний центральный угловой

Существует два типа реквизитов, такие как … Тип ответа: Множественный выбор стандартные постоянные обязательные переменные Установите последовательность обработки внутренних документов: Тип ответа: Сортировка подготовка проекта внутреннего документа обеспечение согласования документа утверждение регистрация рассылка по подразделениям контроль исполнения документа

Установите последовательность обработки исходящих документов: Тип ответа: Сортировка разработка проекта документа в структурном подразделении согласование проекта документа в структурных подразделениях утверждение документа руководством регистрация документа экспедиционная обработка документа отправка документа

Установите последовательность этапов заполнения регистрационной карточки при работе с входящими документами: Тип ответа: Сортировка занесение информации о документе внесение резолюции постановка на контроль отслеживание хода исполнения внесение номера дела

Установите соответствие между видами номенклатур и их определениями: Тип ответа: Сопоставление A. Номенклатура конкретного предприятия B. Типовая номенклатура C. Примерная номенклатура D. номенклатура дел, отражающая документы конкретного предприятия и зависящая от специфики его деятельности E. номенклатура дел для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре F. номенклатура дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре Установите соответствие между видами срокового контроля и их определениями: Тип ответа: Сопоставление A. Итоговый контроль B. Текущий контроль C. Предупредительный контроль D. аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации и ее структурных подразделениях E. подготовка сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня F. подготовка сведений о документах, срок исполнения которых истекает через 2–3 дня

Установите соответствие между названиями систем электронного документооборота и их производителями: Тип ответа: Сопоставление A. «Ефврат» B. «Дело» C. Company Media D. LanDocs E. компания Cognitive Technologies F. ЗАО «Электронные офисные системы» G. компания InterTrust H. АО «Ланит»

Установите соответствие между реквизитами документов и их характеристиками: Тип ответа: Сопоставление A. Адресат B. Справочные данные об организации C. Текст D. реквизит документа, включающий наименование получателя документа E. реквизит, характерный только для бланка письма F. реквизит, отражающий основное содержание документа

Установите соответствие между форматом потребительских бумаги размерами страницы: Тип ответа: Сопоставление A. A3 B. A4 C. A5 D. 148 x 210 мм E. 297 x 420 мм F. 210 x 297 м –

• Введение в курс
• Блок 1. Современные документы и технология работы с документами
• Блок 2. Принципы организации документооборота на предприятии
• Блок 3. Автоматизация процессов документооборота

… – это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи

Тип ответа: Текcтовый ответ

… – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

Тип ответа: Текcтовый ответ

… – это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник

Тип ответа: Текcтовый ответ

… – это средство для выработки электронной подписи

Тип ответа: Одиночный выбор

• Криптопровайдер
• Открытый ключ
• Закрытый ключ
• Аутентификация

… – это элемент оформления документа

Тип ответа: Одиночный выбор

• Реквизит
• Бланк
• Список
• Резолюция

… документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме

Тип ответа: Текcтовый ответ

Аутентификация – это …

Тип ответа: Одиночный выбор

• способность подтвердить личность пользователя
• предоставление доступа к определенным данным или операциям, при условии что пользователь – тот, за кого он себя выдает
• механизм разграничения доступа к данным и функциям системы
• поиск и исследование математических методов преобразования информации

Бланки документов могут изготавливаться на стандартных листах бумаги формата …

Тип ответа: Множественный выбор

• А1
• А2
• А3
• А4
• А5

В качестве количественной характеристики документооборота выступает … документооборота

Тип ответа: Текcтовый ответ

В компании большой входящий документопоток, который включает документы, приходящие в организацию от вышестоящих организаций, от компаний партнеров, от клиентов. С документами работают руководитель организации, руководители подразделений и непосредственные исполнители. После регистрации документы направляются соответствующему сотруднику. Посоветуйте, каким образом распределить между ними поток входящих документов для обеспечения эффективности деятельности.

Тип ответа: Одиночный выбор

• Все входящие документы сначала направляются руководству организации, потом 15–20 %направляются руководителям структурных подразделений, остальные – специалистам, выполняющим определенные функциональные обязанности
• 15–20 % входящих документов направляются руководству организации, 15–20 % – руководителям подразделений, остальные –специалистам, выполняющим определенные функциональные обязанности
• 15–20 % входящих документов направляются руководству организации, остальные – руководителям структурных подразделений, которые направляют их специалистам, выполняющим определенные функциональные обязанности

В компании сменился руководитель отдела продаж. Проанализировав ситуацию в отделе, он обнаружил, что документы о продажах хранятся неэффективно. Нельзя быстро найти нужный акт, счет, накладную или отчет за период. Вызвав ответственного сотрудника, новый руководитель отдела продаж велел систематизировать документы по содержанию, выделив две группы –первичные и вторичные. Что у сотрудника получилось в результате и как он должен аргументировать свои действия начальнику?

Тип ответа: Одиночный выбор

• Счет и накладную отнесем к первичным документам, т.к. они содержат информацию, фиксирующую результат продажи товара конкретному покупателю. Акт и отчет за период составляются по результатам всех продаж, данные берутся из первичных документов, поэтому они относятся к сводным документам
• Акт, счет и накладную отнесем к первичным документам, т.к. они содержат информацию, фиксирующую результат продажи товара конкретному покупателю. Отчет за период составляется по результатам всех продаж, данные берутся из первичных документов, поэтому отчет относится к сводным документам
• Акт и счет отнесем к первичным документам, т.к. они содержат информацию, фиксирующую результат продажи товара конкретному покупателю. Отчет за период и накладная составляются по результатам всех продаж, данные берутся из первичных документов, поэтому они относятся к сводным документам

В любой компании обязательно проводится контроль за исполнением документов. Существует два вида контроля: контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Имеется небольшая компания, в составе которой есть руководитель, секретарь и 15 исполнителей. Как в данном случае организовать контроль за исполнением документов?

Тип ответа: Одиночный выбор

• Контроль по существу – это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Руководитель должен взять на себя эту функцию. Контроль за сроками исполнения – чисто формальная процедура, которую исполняет секретарь.
• Контроль по существу позволяет проверить наличие документа на данный момент, этим должен заниматься секретарь. Контроль за сроками исполнения осуществляет руководитель.
• Контроль по существу – это оценка правильности решения вопросов документа, эта функция распределяется между сотрудниками. Контроль за сроками исполнения документов осуществляет секретарь.

В объеме документооборота следует учитывать …

Тип ответа: Одиночный выбор

• только входящие и исходящие документы
• все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии
• только внутренние документы, а также все копии
• все входящие и исходящие документы за определенный период времени

В последнее время в компании сильно вырос объем документов. Чтобы повысить эффективность контроля исполнения документов, в компании был создан отдел контроля, в функции которого входит проведение текущего, предупредительного и итогового контроля. Поясните сотрудникам отдела, как проводится предупредительный и текущий контроль.

Тип ответа: Одиночный выбор

• Текущий контроль исполнения документа проводится каждый день посредством подготовки списка всех документов, а предупредительный – за 2–3 дня до окончания срока исполнения документа посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается через 2–3 дня
• Текущий контроль проводится на момент окончания срока исполнения документа посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается на данный момент, а предупредительный – каждый день посредством обзвона всех исполнителей
• Текущий контроль проводится на момент окончания срока исполнения документа посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается на данный момент, а предупредительный контроль проводится за 2–3 дня до окончания срока исполнения документа также посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается через 2–3 дня

Длина ключа электронной подписи (по ГОСТу) равна …

Тип ответа: Одиночный выбор

• 256 байт
• 256 бит
• 2256 бит
• 1077 бит

Документооборот – это …

Тип ответа: Одиночный выбор

• движение документов в организации от руководителя к исполнителям
• технологический процесс архивного хранения документов
• сложный технологический процесс, который включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов
• процесс подписания и передачи документа в организации

К основным видам срокового контроля относят … контроль

Тип ответа: Множественный выбор

• ежемесячный
• текущий
• предупредительный
• ежеквартальный
• итоговый

Каждый документ имеет маршрут движения в соответствии с бизнес-процессом, который он инициирует или в котором он участвует. Например, в системе DIRECTUM можно выбрать согласование документа по регламенту или запустить на свободное согласование. Сотрудник подготовил служебную записку на получения средств для закупки необходимых материалов. Предложите, какой вариант маршрута выбрать сотруднику в этом случае и поясните почему.

Тип ответа: Одиночный выбор

• При свободном согласовании исполнитель получает уведомление о заданиях и сам определяет дальнейший маршрут документа. При согласовании по регламенту последовательность операций в маршруте для согласования документов уже заложена. Служебная записка на получение средств имеет в компании установленный маршрут: непосредственный руководитель – бухгалтер – высший руководитель. Поэтому здесь рекомендуется выбрать согласование документа по регламенту
• При свободном согласовании исполнитель получает уведомление о заданиях, а дальнейший маршрут документа определяет руководитель. При согласовании по регламенту последовательность операций в маршруте для согласования документов уже заложена. Служебная записка создается исполнителем, а так как маршрут определяет руководитель, то надо запустить документ на свободное согласование
• При свободном согласовании исполнитель получает уведомление о заданиях, а дальнейший маршрут документа определяет руководитель. При согласовании по регламенту система сама при запуске согласования выбирает исполнителей на каждой инстанции в соответствии со структурой компании. Служебная записка – это внутренний документ, поэтому надо выбрать согласование документа по регламенту

Каждый документ можно разделить на три основные части, такие как …

Тип ответа: Множественный выбор

• вводная
• заголовочная
• основная
• заключительная
• оформляющая

Криптография предполагает наличие трех компонент, в частности …

Тип ответа: Множественный выбор

• данных
• пароля
• ключа связи
• криптографического преобразования
• сертификата

Механизм разграничения доступа к данным и функциям системы – это …

Тип ответа: Текcтовый ответ

Общий бланк – это …

Тип ответа: Одиночный выбор

• бланк документов организации, используемый для составления любых видов документов включая письма
• бланк документов организации, используемый для составления писем
• лист бумаги, содержащий одинаковый набор реквизитов для всех видов документов
• бланк документов организации, используемый для составления приказов

Объем документооборота выражается общим количеством документов, … за определенный период времени

Тип ответа: Одиночный выбор

• поступивших в организацию
• поступивших или созданных организацией
• созданных в организации

Определите последовательность расположения элементов реквизита Адресант в бланке письма:

Тип ответа: Сортировка

• 1 эмблема организации
• 2 наименование организации
• 3 справочные элементы
• 4 дата и регистрационный номер
• 5 ссылка на регистрационный номер и дату

Основное правило подсчета документов при определении объема документооборота – это…

Тип ответа: Текcтовый ответ

Основной структурной единицей форматированного документа при распознавании считается … документа

Тип ответа: Текcтовый ответ

Официальный документ должен содержать обязательные реквизиты, такие как …

Тип ответа: Множественный выбор

• Дата
• Подпись
• Наименование организации
• Приложение
• Резолюция
• Регистрационный номер

По отношению к управленческому объекту выделяют такие документопотоки, как …

Тип ответа: Множественный выбор

• входящий
• восходящий
• исходящий
• внешний
• внутренний

Под электронной подписью понимается …

Тип ответа: Одиночный выбор

• отсканированная традиционная рукописная подпись, содержащая информацию об отправителе сообщения
• реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи
• средство защиты от подделок или потери данных в рукописных документах
• реквизит электронного документа, предназначенный для организации надежного хранения и поиска документа

Получение изображения документа включает в себя такие операции, как …

Тип ответа: Множественный выбор

• описание настройки системы
• сканирование
• контроль качества
• возможное повторное сканирование
• нахождение полей

При проверке электронной подписи проверяющий должен иметь …

Тип ответа: Множественный выбор

• открытый ключ абонента
• закрытый ключ абонента
• алгоритм создания ключа
• электронный документ

При регистрации документа в компании заполняется регистрационная карточка, в которую заносятся основные реквизиты документа. В карточке входящего документа присутствуют поля: Дата получения, Входящий номер, Дата документа, № документа. Поясните, чем отличаются эти поля и когда они заполняются.

Тип ответа: Одиночный выбор

• Дата получения и Входящий номер проставляются в момент регистрации полученного документа в компании. Дата документа и № документа проставлены в документе в момент его отправления из компании адресанта
• Дата получения и Дата документа – это одинаковые поля, куда проставляется дата получения документа компанией. Входящий номер ставится при получении документа в компании, № документа ставится при передаче его исполнителю
• Дата получения и Входящий номер проставляются в момент регистрации полученного документа в компании. Дата документа и № документа ставится при передаче его исполнителю

Распознавание документа в настоящее время осуществляется с помощью следующих систем распознавания текстов: OCR, ICR и OMR. OCR – это технология оптического распознавания печатных символов. ICR – это технология распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки. OMR – это технология распознавания отметок. Организации используют данные технологии при приеме документов. Поясните, какую технологию использует государственная организация при приеме заявлений на получение паспорта.

Тип ответа: Одиночный выбор

• Используется технология распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки (ICR), потому что заявление заполнено самим гражданином от руки
• Используется технология оптического распознавания печатных символов (OCR), потому что документ создан самим гражданином на компьютере и распечатан
• Используется технология распознавания отметок (ICR), потому что гражданин галочками отмечает необходимые пункты

Расставьте в правильной последовательности мероприятия по защите ключей цифровой подписи от несанкционированного использования:

Тип ответа: Сортировка

• 1 генерация
• 2 распределение
• 3 хранение
• 4 использование
• 5 выведение из действия

Расставьте в правильной последовательности операции по распознаванию документа:

Тип ответа: Сортировка

• 1 предварительная обработка изображений
• 2 нахождение полей документа
• 3 проверка распознанной информации
• 4 ввод данных в информационную базу

Расставьте в правильной последовательности операции процесса подписания документа электронной подписью:

Тип ответа: Сортировка

• 1 считывание
• 2 создание хеш-функции
• 3 шифрование хеш-функции
• 4 создание электронной подписи
• 5 присоединение подписи

Регистрация документа – это …

Тип ответа: Одиночный выбор

• запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт создания, отправления или получения документа
• учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам
• снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму
• прием и первичная обработка документов

Реквизит документа – это …

Тип ответа: Одиночный выбор

• значок, проставленный на документе для его распознавания
• обязательный элемент официального документа
• обязательный символ в документе, расположенный в правом верхнем углу
• логотип на официальном документе

Система документации определяется как …

Тип ответа: Одиночный выбор

• совокупность документов, отражающих организационную и распорядительную деятельность
• совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению
• письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления

Система электронного документооборота, внедренная в компании, позволяет автоматизировать многие операции по обработки документов. Например, при поступлении электронного документа в компанию он должен быть зарегистрирован, для этого с документа считываются необходимые реквизиты и заносятся в регистрационную карточку автоматически. При этом система должна найти эти реквизиты на документе и распознать их. Поясните, какая технология применяется для обеспечения этих действий.

Тип ответа: Одиночный выбор

• Большинство документов, приходящих в организацию, имеют стандартные формы, для которых характерно то, что для каждого реквизита определено место на документе, т.е. поле. Для корректного распознавания информации каждое поле должно быть описано. Для каждого поля определяется размер, его координаты на листе и название
• Большинство документов, приходящих в организацию, имеют стандартные формы, для которых характерно то, что для каждого реквизита определено место на документе, т.е. поле. Для корректного распознавания информации каждое поле должно быть описано визуально, в частности, геометрически, и содержательно
• Большинство документов, приходящих в организацию, имеют стандартные формы, для которых характерно то, что для каждого реквизита определено место на документе, т.е. поле. Для корректного распознавания информации каждое поле должно быть описано в трех аспектах: тип поля, способ ввода информации в поле и объем

Создание (генерация) ключей цифровой подписи может проводиться владельцем самостоятельно или осуществляться специальным уполномоченным органом (удостоверяющим центром). Генерируются два ключа электронной подписи: секретный и открытый. Руководителю нужно выбрать способ генерации ключей. Посоветуйте руководителю, на что обратить внимание при принятии решения по выбору способа генерации ключей.

Тип ответа: Одиночный выбор

• Самостоятельная генерация ключей позволяет избежать доступа к закрытому ключу посторонних. При генерации ключей уполномоченным органом обеспечивается более высокое качество ключей за счет использования сертифицированных программно-аппаратных средств, этот способ желателен
• Секретный ключ используется для выработки электронной подписи, его лучше генерировать самостоятельно. Открытый ключ используется для проверки подлинности документа и цифровой подписи, его стоит сгенерировать в удостоверяющем центре
• Секретный ключ используется для выработки электронной подписи, его стоит сгенерировать в удостоверяющем центре. Открытый ключ используется для проверки подлинности документа и цифровой подписи, его лучше генерировать самостоятельно

Соотнесите виды электронной подписи с процессом их формирования:

Тип ответа: Сопоставление

• A. Квалифицированная электронная подпись
• B. Простая электронная подпись
• C. Неквалифицированная электронная подпись
• D. формируется в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи и средств электронной подписи, имеющих сертификат
• E. формируется посредством использования кодов, паролей или иных средств и подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом
• F. формируется в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи и средств электронной подписи; позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ

Существует два варианта расположения реквизитов на бланках организации, в частности, …

Тип ответа: Множественный выбор

• продольный
• верхний
• центральный
• угловой

Существует два типа реквизитов, такие как …

Тип ответа: Множественный выбор

• стандартные
• постоянные
• обязательные
• переменные

Установите последовательность обработки внутренних документов:

Тип ответа: Сортировка

• 1 подготовка проекта внутреннего документа
• 2 обеспечение согласования документа
• 3 утверждение
• 4 регистрация
• 5 рассылка по подразделениям
• 6 контроль исполнения документа

Установите последовательность обработки исходящих документов:

Тип ответа: Сортировка

• 1 разработка проекта документа в структурном подразделении
• 2 согласование проекта документа в структурных подразделениях
• 3 утверждение документа руководством
• 4 регистрация документа
• 5 экспедиционная обработка документа
• 6 отправка документа

Установите последовательность этапов заполнения регистрационной карточки при работе с входящими документами:

Тип ответа: Сортировка

• 1 занесение информации о документе
• 2 внесение резолюции
• 3 постановка на контроль
• 4 отслеживание хода исполнения
• 5 внесение номера дела

Установите соответствие между видами номенклатур и их определениями:

Тип ответа: Сопоставление

• A. Номенклатура конкретного предприятия
• B. Типовая номенклатура
• C. Примерная номенклатура
• D. номенклатура дел, отражающая документы конкретного предприятия и зависящая от специфики его деятельности
• E. номенклатура дел для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре
• F. номенклатура дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре

Установите соответствие между видами срокового контроля и их определениями:

Тип ответа: Сопоставление

• A. Итоговый контроль
• B. Текущий контроль
• C. Предупредительный контроль
• D. аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации и ее структурных подразделениях
• E. подготовка сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня
• F. подготовка сведений о документах, срок исполнения которых истекает через 2–3 дня

Установите соответствие между названиями систем электронного документооборота и их производителями:

Тип ответа: Сопоставление

• A. «Ефврат»
• B. «Дело»
• C. Company Media
• D. LanDocs
• E. компания Cognitive Technologies
• F. ЗАО «Электронные офисные системы»
• G. компания InterTrust
• H. АО «Ланит»

Установите соответствие между реквизитами документов и их характеристиками:

Тип ответа: Сопоставление

• A. Адресат
• B. Справочные данные об организации
• C. Текст
• D. реквизит документа, включающий наименование получателя документа
• E. реквизит, характерный только для бланка письма
• F. реквизит, отражающий основное содержание документа

Установите соответствие между форматом потребительских бумаги размерами страницы:

Тип ответа: Сопоставление

• A. A3
• B. A4
• C. A5
• D. 148 x 210 мм
• E. 297 x 420 мм
• F. 210 x 297 мм

Установите соответствие понятий с их определений:

Тип ответа: Сопоставление

• A. Электронная подпись
• B. Ключ
• C. Открытый ключ
• D. присоединяемое к тексту его криптографическое преобразование
• E. конкретное секретное значение набора параметров криптографического алгоритма
• F. средство для определения автора подписи и достоверности электронного документа

Почему одних руководителей уважают, а других нет? Как хорошему начальнику удается найти общий язык со всеми и создать настоящую команду? Мы уже писали про качества настоящего лидера — но это только полдела. Еще важно не допускать распространенных ошибок, которые сильно портят авторитет. Что это за ошибки — давайте разбираться.

Смертельная ошибка № 1 — некомпетентность и непрофессионализм

Руководитель, который не разбирается во всех тонкостях процесса — как дирижер оркестра, не знающий нотной грамоты. Вы обязаны знать, как все работает, причем в деталях. Подчиненные вечно бегают к начальству с вопросами. А как сделать тут, а что предпринять здесь и так далее. На большинство рабочих вопросов начальник должен отвечать навскидку. Не думать полдня, советуясь с коллегами и мониторя интернет, а сразу.

Недаром в советское время директоров выращивали с низов. Так человек проходит весь путь от работника до руководителя высшего звена. Только зная все тонкости работы, можно ставить адекватные и выполнимые задачи подчиненным.

Пример

Вы открываете магазин. Нанимаете администратора и даете поручение найти поставщиков и требуете, чтобы товар был на полках к завтрашнему утру. Это нереально. Если бы разбирались в вопросе, то знали бы, что такие вещи не делаются по щелчку пальца. Поставщиков надо для начала найти, потом заключить с ними договора поставок, обменяться реквизитами, согласовать детали доставки и оплаты. И только потом делать заказ, который еще надо привезти. Упс, а вы-то и не знали. И поставили администратору невыполнимую задачу. Догадайтесь, что он о вас теперь думает? Если, конечно, еще не сбежал от такого хозяина.

Понятно, что все знать невозможно. Если не можете сразу ответить подчиненному, возьмите небольшую паузу. Прямо так и скажите: “Навскидку не отвечу, надо уточнить детали”. И в кабинет — читать книжку или искать информацию в других источниках.

Смертельная ошибка № 2 — неумение делегировать полномочия

Каждый второй руководитель попадается на эту удочку. Причина в том, что они считают, что могут сделать все лучше работников. Да а кто спорит-то? Но вы здесь не для этого! Ваша задача — руководить процессом. Каждый должен заниматься своим делом. Усвойте простое правило: не делайте того, что можно поручить другому. Директор должен подписывать бумаги, заниматься стратегией и глобальными вопросами, менеджер — звонить клиентам, а водитель — рулить. А если в вашей компании, как в известном стихотворении, “рыбы по полю гуляют, жабы по небу летают”, то получится вот что:

• без вас ничего не будет работать. Сотрудники будут ждать, что босс придет и все сделает за них;
• у вас ни на что не будет хватать времени;
• вы потеряете авторитет у подчиненных. Начальник отдела, меняющий туалетную бумагу в уборной, уважения не вызывает.

Пример из жизни

Был такой замдиректора, который никому не доверял. Вечно боялся, что менеджер прихватит пачку бумаги, когда пойдет на склад, и унесет ее домой. Поэтому выдавал бумагу сам. Когда бухгалтер уходила в отпуск, он лично раздавал листочки с месячной зарплатой. А то поручишь кому-то — узнают о зарплате начальства и разболтают всем, вот такая была логика. По непонятным причинам зам обзванивал клиентов, хотя это вполне можно было поручить любому менеджеру. В результате бедолага регулярно “получал” от директора за то, что не успевал выполнять свою непосредственную работу. А сотрудники хихикали за спиной.

Смертельная ошибка № 3 — нарушение субординации

Простое человеческое желание быть ближе к коллективу может принести серьезные неприятности. Подчиненные должны четко чувствовать дистанцию. Иначе сядут на шею. Человеческая натура такова, что как только работники почувствуют вас “своим”, они почему-то станут считать, что им позволено нарушать дисциплину, не особо усердствовать на работе и им за это ничего не будет.

Если вы стали руководителем нового коллектива, это проще. Нет эмоциональных связей с сотрудниками — стройте отношения с чистого листа так, как считаете нужным. Если вас повысили — поставили руководить теми, с кем вы еще вчера ходили на обеденный ланч — будет намного сложнее. Придется перестраивать отношения. Однако это неизбежно, если вы хотите эффективно руководить.

Пример

Вы были менеджером, а теперь стали руководителем отдела продаж. Буквально — начальником своих друзей. Придется выбирать — быть хорошим другом или хорошим боссом. Лучшее, что можно сделать, — это провести четкую грань: работа/досуг. Объясните коллективу, что с 9 до 18 вы их начальник. Вы общаетесь с руководством, обедаете с другими начальниками отделов. А вне работы все остается по-старому: дружеские посиделки, футбол-кино, разговоры и все дела.

Смертельная ошибка № 4 — излишняя мягкость

Босс должен уметь карать и миловать. Мямля, который не может наказать провинившегося сотрудника, — плохой руководитель. Это часть работы: наказывать нарушителей, штрафовать и лишать премий. К сожалению, без отрицательной мотивации никуда. Иначе эффект будет, как в предыдущем пункте: коллектив расслабится и станет работать хуже. Это часть воспитательной работы — прямо как с детьми.

Тем более нельзя быть мягкотелым с контрагентами, банком, арендодателем и прочее. Одно из главных качеств крутого топ-менеджера — умение жестко вести деловые переговоры, не поступаясь интересами компании. Торгуйтесь об уменьшении аренды до последнего. Выбивайте у поставщиков скидки и не соглашайтесь с базовыми ценами. Штрафуйте подрядчиков, если те накосячили.

Смертельная ошибка № 5 — не следовать новым веяниям

“Мы всегда так делали” — худшее, что может сказать руководитель. Непрерывное и быстрое развитие — вот залог успеха современного бизнеса. Новые тенденции и тренды появляются чуть ли не каждый день. Тот, кто держит нос по ветру и своевременно внедряет новшества, получает конкурентные преимущества.

Потому руководитель должен обучаться сам и прокачивать своих сотрудников. Все новые приемы работы сразу внедрять в дело. Ну или, по крайней мере, пробовать. Лучше сделать и пожалеть, чем не сделать и пожалеть. Попробовал одно, не пошло — пробуем по другому. Не мытьем, так катаньем. А если работать по старинке и не развиваться — рано или поздно вас обойдут конкуренты. Причем скорее рано, чем поздно.

Пример

Сейчас в моде интернет-маркетинг — продвижение товаров и услуг через всемирную паутину. Любая компания должна иметь свой сайт, группы в социальных сетях, каналы в мессенджерах. Но и этого уже мало. Вести и продвигать эти ресурсы должны специальные агентства, иначе в поисковой выдаче они будут так далеко, что пользователь их просто не найдет. Так вот, если не следовать этой тенденции, об успехе в бизнесе можно забыть.

Смертельная ошибка № 6 — никого не слушать

Модель “Я начальник, ты — дурак” заведомо проигрышная. А вот многие руководители так не считают и вовсю применяют авторитарный стиль общения. Или думают, что если они прислушаются к мнению подчиненных и сделают так, как те предлагают, это пошатнет их авторитет. Это ошибка.

Советуйтесь с работниками по вопросам, в которых сомневаетесь. Особенно с опытными. К новичкам тоже стоит прислушаться. У них свежий взгляд на вещи — это помогает видеть то, что вы давно перестали замечать. Уважения коллектива это только добавит. Подчиненные будут знать, что их начальник не упертый баран, который принимает решения не потому что так лучше, а потому, что он так сказал. Но не увлекайтесь. Многие настолько привыкают советоваться, что уже не могут принять решения сами. Отсюда — следующая ошибка.

Смертельная ошибка № 7 — боязнь нести ответственность

Принимать решения и брать ответственность на себя — прямая обязанность любого начальника. Это работник может кивнуть головой на босса и сказать, что он приказал так делать. И часто руководители ответственности боятся. Это приводит к печальным последствиям:

• решение вопроса затягивается;
• высшее руководство начинает сомневаться в вашей компетенции;
• работники перестают обращаться по рабочим вопросам. Толку то, если босс будет думать неделю.

Чтобы с уверенностью принимать правильные решения, надо быть профессионалом. Отчего возникают сомнения? Обычно от незнания. Видите, как ошибки и их последствия переплетены между собой? Учитесь, будьте компетентным профи — и самые сложные решения будут даваться легко. А ответственность будет только в виде премий и удовлетворения.

Смертельная ошибка № 8 — выделять любимчиков и изгоев

Ко всем членам коллектива относитесь одинаково. Если за одни и те же провинности с одного дерут в хвост и в гриву, а другого гладят по головке — в команде быстро произойдет раскол. И она развалится. Любимчиков не любят. С таким никто не захочет работать в паре. Может дойти и до подсиживаний с подставами. Подробнее об этих ситуациях можно почитать в нашей статье про токсичных сотрудников.

Поэтому главное правило в этом контексте такое: “Если что-то можно, то можно всем. Если нельзя — нельзя никому”

Единственное исключение из правил — новички. Им позволительны мелкие провинности, но только в работе. Ну не может человек с первого дня делать все правильно и вовремя. Ему нужно какое-то время, чтобы научиться — мы писали об этом в статье про адаптацию новичка в коллективе. А вот к дисциплине приучайте сразу. Небольшие опоздания, незапланированные перекуры и прочие мелочи могут быстро превратиться в привычку. Такие вещи надо пресекать.

Смертельная ошибка № 9 — раздолбайство

Это можно описать так: делегировал-делегировал, да переделегировал. Можно настолько увлечься распределением полномочий, что перестать работать вообще. К сожалению директор, спихнувший все на заместителей и появляющийся в офисе на часок после обеда, — явление не единичное.

В целом главное здесь — чувствовать грань. С одной стороны, у идеального начальника все работает его непосредственного участия. С другой — нужно всегда держать руку на пульсе: знать, как идут дела, принимать ключевые решения, планировать основные направления развития.

Еще важно принимать участие в неформальной жизни команды. Не отстраняйтесь от новогодних корпоративов и выездов на природу, посещайте выступления вашей спортивной команды, если она есть. Словом, не игнорьте движуху вне офиса.

Смертельная ошибка № 10 — неумение планировать время

Вечно ничего не успеваете, опаздываете на важные деловые встречи, остаетесь после работы что-то доделывать? Это явные признаки провала в тайм-менеджменте. Последствия могут быть ужасными, и это не шутка:

• вы будете срывать важные сделки и упускать выгодные контракты;
• потеряете доверие партнеров. Слово бизнесмена должно быть твердым, как пармезан. Простите, как камень. С тем, кто обещал перезвонить и не сделал этого, работать не будут;
• сотрудники будут брать с вас пример. Если босс все время опаздывает, не успевает позвонить, забывает о поручениях — коллектив быстро скопируют такое поведение. Помните, что работники во многом берут пример с руководителя.

Поэтому научитесь планировать свое время. Если у вас нет прирожденной пунктуальности — придется учиться. Успокоим: планирование — это вопрос привычки. Сначала будет даваться нелегко, а потом все пойдет как по маслу.

Выбирайте любой способ: модные приложения-органайзеры, бумажный ежедневник, напоминалки на телефоне — и вперед. Главное, составляйте план на некоторое время вперед и строго придерживайтесь его.

Если вы нашли у себя хотя бы одну такую ошибку — это повод задуматься. Но не переживайте — такое встречается практически у всех. Теперь вы знаете, что нужно делать. Предупрежден — значит вооружен! Удачи в бизнесе!

Возможно вам также будет интересно:

Каждый начальник, будучи простым смертным, имеет те или иные недостатки. В большинстве случаев он сам их осознает и, исходя из этого, выбирает одну из двух поведенческих тактик. Принять этот недостаток и жить с ним дальше (пусть от этого страдают другие) или пытаться работать над собой и постепенно устранять проблему. Вопрос обостряется, когда речь идет о руководителе отдела продаж – во многом именно от него зависит, как будет работать самый доходный «орган» любой компании.

Мы не просто собрали 10 типичных прегрешений руководителя отдела продаж, но и дали целебную «пилюлю» по каждому из пунктов. Инструкция по применению: прочитать, лайкнуть, репостнуть, работать над собой до и после приема пищи.

Диагноз. Эта истина стара как мир – никто не любит тиранов. Несдержанный тиран – двойной бич любого офиса продаж. Если руководитель публично унижает и оскорбляет сотрудников за ошибки, легко выходит из себя и устраивает самосуд, то глупым в данной ситуации выглядит, прежде всего, он сам. Здесь как никогда удачно работает старое правило «ругай наедине, хвали публично».

Рецепт. Ведите себя с сотрудниками так, как хотели бы, чтобы обращались с вами. Не унижайте людей, помните, что все вы – члены одной команды.

Диагноз. Такой типаж начальника отдела продаж встречается очень часто. Он может много говорить, закидывать менеджеров мотивирующими цитатами успешных людей и обещать, что все очень просто. Когда же доходит до того, чтобы конкретно показать сотруднику, как надо, он сдувается и говорит что-то из разряда: «Ну, вы поняли, вперед, работайте!».

Я лично сталкивалась с таким руководителем. Он около 40 минут рассказывал небольшой группе новичков, что необходимо срочно начинать обзвон по холодной базе, говорил, что нужно будет общаться уверенно, что нужный клиент сам пойдет на общение с вами. Когда один из менеджеров робко попросил, чтобы он сам сделал первый демонстративный звонок, чтобы они поняли, как надо общаться, он нехотя взял трубку, набрал номер и далее последовал такой «мастер-класс»:

– Здравствуйте, я представитель компании «Рога и копыта», у меня есть для вас очень интересное предложение…

Руководитель кисло повесил трубку, повернулся к команде, сказал: «Ну как-то так, главное – говорить уверенно. Вам лучше поскорее приступить к обзвону…». Стоит ли говорить, что никаких скриптов и рабочих опор менеджерам также никто не предоставил.

Рецепт. Вы должны быть примером для своих сотрудников. Когда сотрудников воодушевляет и мотивирует свой босс – они хотят быть на него похожими, хотят добиться таких же результатов. Руководителей, которые умеют только руководить – никто не любит, они попросту не имеют авторитета в коллективе. Никто не говорит, что вы должны быть во всем лучше своих сотрудников. Но дать им в руки работающий инструмент для достижения самых «стахановских» результатов продаж и буквально разжевать весь алгоритм работы «от и до» – вы просто обязаны.

Диагноз. Из-за постоянного «креатива» руководителей во время переговоров с клиентами и осуществления продаж «по наитию» вместо использования чёткой, проверенной и гарантированно работающей технологии продаж, каждый день куча компаний теряет баснословное количество денег и клиентов. Что уж говорить о простых менеджерах, у которых голова идет кругом от бесконечных импровизаций руководства.

Рецепт. Отдел продаж должен работать, как единый отлаженный механизм. Выстройте ваши бизнес-процессы, регламентируйте воронку продаж, отслеживайте ежедневную работу менеджеров с помощью CRM. Никто не просит останавливать эксперименты – только их путем и находятся результативные тактики. Но делайте это аккуратно и не в ущерб работающей системе.

Прислушайтесь и к своим сотрудникам. Многие из них знают, как улучшить те или иные регламенты, но не предлагают своим руководителям рациональных предложений и инициатив, считая, что последние сами должны догадаться. Так и теряется огромный добровольный ресурс самостоятельной инициативы подчинённых для улучшения общего дела.

Диагноз. Речь идет вовсе не о руководителе, который вяжет шерстяные носки и постоянно пытается накормить своих подопечных. А о том, который всеми возможными средствам до последнего момента отпирается от любых нововведений. О том, который полгода переводил работу отдела продаж из блокнотика в «эксельку». О том, который не переводит по телефону на нужный отдел, а диктует прямой номер. Автоматизация, этапы воронки продаж, CRM? Нет, не слышал. Точнее слышал, но ни за что не внедрит в своем отделе продаж, остановившемся на каком-то стародавнем этапе эволюции.

Рецепт. Консерватизм в умеренном количестве еще никому не повредил. Но давайте будем честны: совершенствование отдела продаж — один из самых динамично развивающихся и важных компонентов в любом бизнесе. Игнорировать технические новшества – равно поражению в конкурентной борьбе и потере клиентов. Большинство технологий генерирования прибыли, которые отлично работали лишь пару лет назад, сегодня уже абсолютно бесполезны — они больше не приносят хороших результатов. К сожалению, если начальника из бабули вытравить можно, то вот наоборот – редко получается.

Диагноз. Знаете, это вот самое что ни на есть «дно». Если вы пообещали премию за выполнение плана продаж – и не дали, повышение ЗП за определенное количество закрытых сделок – обманули, то грош вам цена как руководителю. Обман, замаскированный под самую тончайшую манипуляцию, всегда будет разоблачен. Не останется ни уважения к вам внутри коллектива, ни мотивации среди сотрудников, ни, как следствие, роста продаж.

Рецепт. Тут рецепта никакого нет. Не обманывайте. Ни подчиненных, ни клиентов, ни партнеров, ни близких. Рано или поздно ваша «невинная манипуляция» вернется вам бумерангом.

Диагноз. Отчасти сродни предыдущему пункту, но так как встречается этот грех слишком уж часто, на нем стоит остановиться отдельно. Ни для кого не секрет, что у каждого начальника есть свой начальник, что уж и говорить о руководителе отдела продаж – у него их, зачастую, сразу несколько. Однако положение человека, имеющего подчиненных (даже если их всего 2) дает возможность необоснованно перекладывать вину на других. А вот успехи команды они не брезгуют оставлять, что называется, при себе.

Рецепт. Вы – руководитель, именно вы несете ответственность за успехи или провалы вашей команда. А кто говорил, что управлять легко? Если вы конкретно проштрафились и уже ваше начальство «погладило вас против шерстки» – это еще не веский повод винить во всем «дурных» менеджеров. Начните себя. Плохие результаты продаж? Возможно, вы недостаточно мотивировали команду в этом квартале? А возможно давно не прослушивали выборочные звонки и публично не разбирали типичные ошибки?

Диагноз. Многие менеджеры по продажам, проявляющие инициативу на первых порах, не раз слышали от своих руководителей: «Я в продажах 19 лет! Чему вы меня можете научить?! Я все сам знаю и сам могу научить кого угодно!». Подобное высокомерие не только убивает любую инициативу на корню, но и создает нездоровую рабочую атмосферу.

Рецепт. На самом деле даже самого опытного руководителя отдела продаж многому может научить молодой начинающий сотрудник. Он «молодая кровь», его глаз еще не «замылен», он может как бы со стороны оценить все процессы. Кроме того, молодое поколение гораздо быстрее узнает и осваивает современные технологии – вдруг менеджер знает о том, что может в несколько раз упростить работу всего отдела и повысить его эффективность? Поумерьте ваше высокомерие, а комплекс бога оставьте дома (на самом деле нет, ни в коем случае не отрывайтесь на ваших близких!).

Диагноз. В начале квартала он милый и ласковый, особо не следит за своими сотрудниками и без проблем отправляет домой пораньше – заодно и сам особо не задерживается. Под конец квартала понимает (или ему дают понять), что его отдел не выполняет поставленные сверху план продаж, тут же превращается в тирана, необоснованно ругает сотрудников и увольняет за опоздания, которые пару месяцев назад ничем не регулировались. Знакомо?

Представьте себе спортсмена, который готовится завоевать олимпийское золото. Представьте, что он составил точный план, но решил сам себя пожалеть и пропустил 1-2 дня тренировок? Как Вы думаете, сколько он на самом деле пропустит? Совершенно верно. Чтобы вернуть обратно потерянную форму, он может потратить неделю, а то и больше! Или представьте, что тренер не пришел на тренировку и оставил тренироваться своих спортсменов самостоятельно денек-другой. Как Вы думаете, будут ли они «выползать» из зала после таких тренировок? Аналогично и в организации.

Рецепт. Сформируйте цикл регулярного менеджмента для каждой ключевой должности в Вашей организации. Все ключевые функции менеджмента должны выполняться регулярно.

Диагноз. Многим руководителям не хватает гибкости, открытости и доброжелательности по отношению к своим подчиненным. Как часто такие руководители в пух и прах разносят идеи молодых инициативных сотрудников. Такой начальник может быть и руководствуется благими намерениями – думает, что так менеджер поймет и усвоит «правильный ход мысли». Однако менеджер в этот момент лишь думает, что он вам не нравится или вообще дурак и лучше помалкивать. В результате вместо перспективного работника у вас тихий, испуганный или лишенный вдохновения и желания что-то делать человек.

Зачастую руководители ведут себя таким образом не только потому, что им не хватает природной гибкости и мудрости, но и потому, что они видят в ком-то хороший потенциал – и он их пугает. Именно поэтому они не помогают сотрудникам достигать новых уровней – вдруг сместит? И это огромная ошибка. Ведь настоящий лидер растит других лидеров.

Рецепт. Ваш бизнес только выиграет, если вместо одной головы у него их будет несколько. Не бойтесь растить своих людей. Вашу важность и уникальность никто не отменяет. Но передавать знания и помогать расти другим — не менее важное качество лидера, чем уникальное видение и умение вести людей за собой. Вспомните: у всех великих всегда были ученики и последователи, которые только умножали их славу и придавали важности учению.

Диагноз. Полная противоположность никогда никого не поддерживающего «самодержца». Этот руководитель всегда мягок к подчиненным, по-отечески (или по-матерински) всегда прикрывает своих менеджеров перед высшим руководством, за заваленный план продаж лишь с серьезным видом грозит пальчиком. Он относится к подчиненным, как к малым детям, постоянно напоминая им о назначенных задачах и не реагируя по существу на случаи нарушения. Вот типичная для такого типа управления ситуация.

Большая планерка всего коммерческого отдела с участием первых лиц компании.

Рецепт. Победить «воспитательницу ясельной группы» внутри себя можно за счёт создания небезразличия сотрудников к принятым правилам игры. Для этого не обязательно брать в руки ремень, становится тираном и держать отдел в ежовых рукавицах. Но необходимо заставить сотрудников уважать себя, как лидера, и правила работы, как непреложные законы со своими штрафными очками.

Если продажи стоят на месте или вовсе идут вниз, не спешите винить кризис, плохой выбор ниши и другие факторы. Не исключено, что проблема куда ближе, чем кажется, – ошибки в отделе продаж не дают полностью раскрыть потенциал бизнеса и приближают момент банкротства компании. Не волнуйтесь: все недочеты можно исправить, главное – правильно и вовремя выявить их.

Нет четкой модели продаж

Модель продаж – это совокупность правил, принципов, регламентов, законов и процедур, которые направляют поведение менеджеров по продажам в правильное русло. Две трети компаний России не имеют четкой модели продаж, и это одна из серьезных ошибок в работе отдела в принципе.

Правильно построенная и сфокусированная на целях компании модель продаж наверняка станет основным преимуществом бизнеса на фоне многочисленных конкурентов. Она должна учитывать:

• стиль управления продажами;
• классификацию покупателей;
• метод набора новых продавцов;
• системы мотивации и обучения;
• способы прогнозирования продаж;
• взаимодействие с другими отделами;
• методы выполнения плана.

В большинстве компаний нет модели продаж. В основном всё происходит так: кто-то делает что-то так, как считает нужным или как сказал руководитель. Постепенно это превращается в норму, ее перенимают другие сотрудники, в особенности новички. Одно решение накладывается на другое, и со временем образуется своего рода свод негласных правил продаж для конкретного отдела. Чем это плохо? Тем, что такой «кодекс» часто является априори устаревшей системой, построенной на решениях уже прошедших лет и, как правило, уже давно не работающих в отделе продаж людей.

Четкая модель продаж, напротив, имеет строгое и структурированное оформление, сохраненное в надежном месте, а не в головах людей, которые ее придумали и передают из уст в уста со сменой «поколений» в отделе. Не воспринимайте исторически сложившуюся ситуацию как истину – такой подход лишает вас шанса внести действительно качественные изменения в работу подразделения.

Управление отделом вручную

Если каждая относительно серьезная проблема в отделе продаж требует личного вмешательства руководителя, значит, подразделение работает в ручном режиме управления. Менеджеры в таком случае неопытны либо несамостоятельны, а то и всё вместе, а РОП вынужден тратить свое дорогое время на рутину и постепенно выгорать. Чтобы этого не происходило, нужно выстроить модель продаж, причем это далеко не единственная проблема в отделе, которую она способна решить.

Встречается и такая ошибка, при которой в отделе продаж вовсе нет руководителя. В таком случае менеджеры предоставлены сами себе, за ними нет контроля свыше, лиды закрываются кое-как, и дальнейшая судьба попавших в воронку потенциальных клиентов мало кого волнует. Если в вашем отделе нет руководителя, в срочном порядке наймите его – без него остальные советы не работают.

Нет регламента ведения CRM

CRM – важный актив для рядовых менеджеров по продажам и их руководителя, но только если есть понятный регламент по работе с системой. Если в этом вопросе нет дисциплины, это грозит отделу:

• тратой времени на споры о том, кто из менеджеров возьмет перспективную сделку;
• потерей дохода, если в системе учтены не все возможности продаж в компании;
• утратой клиентов из-за того, что менеджеры забывают о них в отсутствие контроля.

Избежать всего этого можно, всего один раз настроив CRM и прописав для менеджеров порядок по работе с системой. Регламент точно обязан содержать правила того, как именуются сделки, чтобы в дальнейшем сотрудники смогли проверять, кто-то уже взял клиента в работу или же он свободен.

Регламент определяет, как должна выглядеть правильно оформленная сделка, при каких условиях и в какие моменты менеджеры могут брать в работу входящие лиды. В деталях опишите этапы проведения сделок и укажите принцип, по которому выполняется переход между этапами.

Большой ошибкой будет называть этапы CRM по процессам, а не по достигаемым результатам. Если используете такую схему, менеджеры не могут понять, когда сделка стоит на одном этапе слишком долго, к тому же такой подход делает акцент на процесс, а не на результат, что не так уж правильно.

Примеры правильного названия этапов: «выйти на связь с клиентом», «провести демонстрацию продукта», «защитить коммерческое предложение», «согласовать условия договора» и так далее.

Не подтверждаются встречи

Компания, которая не имеет собственного регламента подтверждения встреч, может терять до 25 % потенциальных сделок, и даже это не предел. Так происходит по трем причинам:

• менеджеры по продажам не могут искренне заинтересовать клиентов в сделке и в связи с этим не получают от них настоящего подтверждения очной встречи;
• сотрудники созваниваются с клиентами за час до визита или совершают иные похожие ошибки, которые указывают на полное непонимание особенностей встреч;
• у компании в принципе нет регламента подтверждения встреч, и руководство не считает необходимым приступить к его разработке и внедрению в работу отдела.

Любая из этих причин приводит к тому, что немалая часть встреч отменяется. Для компании такой результат означает необходимость сделать еще несколько десятков холодных звонков в попытке найти нового потенциального клиента. Лично для менеджера это значит риск невыполнения KPI.

Решение лежит на поверхности – создайте регламент подтверждения встреч. Пример алгоритма:

1. Назначая встречу, менеджер в конце диалога просит клиента назвать ему дополнительный номер телефона для связи и при этом проговаривает дату и время назначенной встречи.
2. За день до проведения встречи менеджер созванивается с клиентом и подтверждает, что всё в силе. Звонить за один-два часа до назначенного времени нельзя – чревато негативом.

При подтверждении условий встречи сотрудник должен говорить уверенно и без заискиваний. Это отдельный момент, который обязательно следует потренировать с работниками отдела продаж.

Нет портрета покупателя

Если вы не знаете, что из себя представляет идеальный клиент, наверняка менеджеры тратят свое время впустую. Сотрудники не понимают, кого брать в работу, а кого отсеивать. В итоге в воронку проникают либо неплатежеспособные лиды, либо те, кто не купит продукт по другим поводам. По той же причине руководитель отдела продаж (РОП) затрудняется с прогнозированием, так как из-за смешивания целевых и нецелевых клиентов в статистике нельзя точно подсчитать конверсию.

Решить проблему легко: создайте профайл «идеального покупателя», в котором будет детально указана такая информация, как отрасль клиента, размер компании, которую он представляет, кем является лицо, принимающее решение (ЛПР), и признаки того, что лиду ваш продукт и правда будет полезен.

Отдельно составьте список «красных флагов», то есть признаков того, что клиент вам не подходит:

• ставит акцент на цене, а не на продукте;
• не готов на звонок или личную встречу;
• доволен решением от конкурентов;
• агрессивен или позволяет себе хамство;
• настойчиво хочет получить решение срочно;
• не является лицом, принимающим решения.

Чем больше «красных флагов» поднимается над потенциальным клиентом, тем ниже вероятность совершить с ним сделку. Отказывайтесь от таких лидов в пользу тех, кто принесет вам прибыль.

Есть только входящие лиды

Нередко можно услышать от менеджеров и даже их руководителей, что холодные продажи в наше время уже не работают. Это не так. Звонки до сих пор хорошо показывают себя в деле обзвона и расширения клиентской базы, если ими грамотно пользоваться. Сегодня вместо телефонных звонок доступны еще и email-рассылки, мессенджеры и социальные сети, которые нельзя не использовать, если вы заинтересованы поднять эффективность отдела продаж.

Плохая система мотивации

Эффективная система мотивации в отделе продаж обязательно привязана к личному плану того или иного сотрудника. Если это не так, не удивляйтесь, что сотрудники работают без энтузиазма, лишь бы получать деньги, которых хватит на жизнь. Исправить это можно, если учесть пару моментов:

• мотивация не должна ограничиваться процентами от оборота. Выделите 30–40 % под оклад, который не зависит от процента выполнения плана, еще 20–30 % выплачивайте по факту выполнения KPI, а остальное платите, если сотрудник выполнил как минимум 80 % от плана;
• материальную мотивацию должна дополнять нематериальная. Как бы странно это ни звучало, но дело не только в деньгах. Работникам важно быть в комфортной атмосфере, чувствовать принадлежность к команде, а также получать обратную связь от руководства.

К проверенным методам нематериальной мотивации относится регулярное обучение и повышение квалификации персонала за счет компании, возможность карьерного роста, создание комфортных условий, регулярные заслуженные благодарности и похвала как лично, так и перед коллективом.

Для повышения уровня мотивации в коллективе в начале каждого рабочего дня проводите короткие собрания, на которых признавайте достижения отличившихся сотрудников и всего подразделения в целом. Неплохим решением будет превратить похвалу в неотъемлемую часть корпоративной культуры. Например, поставьте в офисе гонг и бейте в него каждый раз, когда заключается крупная сделка. Разработайте систему «ачивок», достижений, присваиваемых продуктивным работникам.

Не проводится ABC-анализ

ABC-анализ – это инструмент для классификации доступных компании ресурсов по их влиянию на деятельность бизнеса. Часто метод применяется к товарному ассортименту и делит его на группы:

• группа А. Ценность позиций на максимуме. Товары из этой категории составляют до 20 % от ассортимента, но при этом гарантируют вплоть до 80 % объема продаж;
• группа В. Позиции со средней ценностью. Их в ассортименте может быть до 30 %, при этом они составляют не более 15 % от общего объема продаж;
• группа С. Минимальная ценность позиций. В ассортименте их соотношение может быть даже 60 %, но влияние на продажи низкое – не более 5 %.

Интересно и то, что инструмент подходит для оценки не только товарных позиций, но и клиентов. У любой компании есть заказчики, которые приносят максимум прибыли, и не такие уж и ценные покупатели, на работу с которыми нецелесообразно выделять слишком большие ресурсы бизнеса.

Если вы не делаете ABC-анализ, то не можете точно определить, какие товары или клиенты несут вам максимальную прибыль, и с большой вероятностью распыляете ресурсы и рабочее время менеджеров не в том направлении, в котором следовало бы. Вывод: срочно внедряйте ABC-анализ.

Не проводится XYZ-анализ

XYZ-анализ обычно применяется к товарам и дает возможность оценить уровень сезонности спроса на товарные позиции в тот или иной период. В рамках метода товары делятся на три категории:

• группа Х. Коэффициент вариативности у этих товарных позиций от 0 до 10 %. Это значит, что на них действует устойчивый спрос, а значит, можно с точностью посчитать, как много товара можно закупать так, чтобы не было дефицита, но и склады не занимались просто так;
• группа Y. Коэффициент вариативности лежит в диапазоне от 10 до 25 %. Спрос в отношении таких товаров есть, но он непостоянный. Это затрудняет прогнозирование поставок. Нужно разбираться, что влияет на волнения спроса: сезонность, плохая реклама или что-то еще;
• группа Z. Коэффициент вариативности у товаров из этой группы превышает 25 %. Спрос на них случайный и практически не поддается прогнозированию. Такие позиции необходимо или выводить из ассортимента, или максимально сокращать количество товаров на складе.

Как и в случае с ABC-анализом, этот инструмент может использоваться для анализа покупателей, торговых точек и даже сотрудников отдела продаж. Важно упомянуть и ABC/XYZ-анализ, который учитывает и ценность товаров либо клиентов, и постоянность спроса. Настоятельно рекомендуется взять на вооружение все три инструмента и регулярно использовать их, например, раз в 3–4 месяца.

Нет обучения сотрудников

Отсутствие системы обучения и регулярного повышения квалификации сотрудников – это грубая ошибка, которая ставит под удар в первую очередь сам бизнес. Продажи – явно не та сфера, где от продавцов ожидаются действия по наитию. Напротив, у каждого участника команды должен быть в первую очередь базовый набор знаний, с которым они приходят в компанию, и возможность этот багаж постоянно расширять. Особенно это важно, учитывая, что сфера продаж меняется на регулярной основе – появляются новые методы, инструменты и технологии. Даже пары лет стагнации и работы с тем, что есть, будет достаточно, чтобы сильно отстать от конкурентов.

Важно, чтобы система обучения не просто была, но еще и преследовала конкретные цели. Если не знаете, чему научить сотрудников, начните с обучения техникам заключения сделок, а также дайте им как можно больше ценной информации о продуктах, с которыми они работают. Плохое знание товаров и решений компании – одна из частых причин, по которым не удается продать их клиенту.

Еще один важный момент – знания должны закрепляться на практике, иначе в кратчайшие сроки они просто выветрятся из умов ваших подчиненных и потраченные на обучение деньги и время не окупятся. Проводите не только теоретическую подготовку и семинары, но и выходите «в поля», контролируйте работу менеджеров, прослушивайте их звонки клиентам через CRM и работайте над ошибками.

У менеджеров нет карьеры

Если менеджеры по продажам не задерживаются в отделе надолго, скорее всего, они попросту не видят перспектив в плане карьерного роста. В среднем время работы продавца в одной фирме – около 14–16 месяцев. Не дотягиваете даже до этого показателя? Подумайте, что предложить сотрудникам для их карьерного роста. Здесь сразу возникает сложность – в отделе продаж не так уж и много руководящих должностей. Решается просто – вводится система небольших повышений. Пример:

1. Ассистент отдела.
2. Младший менеджер.
3. Старший менеджер.
4. Ведущий продавец.
5. Руководитель группы.
6. Руководитель блока.
7. Директор по продажам.

В этом примере повышение по первым четырем должностям происходят один раз в шесть месяцев. По достижении звания ведущего продавца можно замедлить карьерный рост и повышать достойных этого сотрудников раз в один-два года. Важно: повышения должны быть обоснованы, например, результатами работы или преодолением очередных рубежей по KPI. Не стоит продвигать людей по карьерной лестнице, основываясь исключительно на времени, которое они работают в компании.

Для каждого перехода на уровень вверх пропишите конкретные требования к сотруднику, после чего обязательно выложите их в открытый доступ, чтобы персонал мог ознакомиться и наметить у себя в голове планы на продвижение по карьере. Это станет для них дополнительной мотивацией.

Обязательно упоминайте о системе повышения во время собеседования с новыми кандидатами на должность продавца. Претенденты должны сразу понимать, что вы настроены на их обучение и не станете препятствовать карьерному росту. Это повысит шанс найма достойных людей в команду.

Излишняя универсальность

Менеджер – это не «универсальный боец», за редкими исключениями. Да, бывают сотрудники, которые могут и тендер просчитать, и «пробить» секретаря с выходом на ЛПР, и обработать клиента во время холодного звонка, но таких мало. Ошибкой будет взвалить на сотрудников разные задачи и наблюдать, как они посредственно выполняют их все. Вместо этого разбейте коллектив по ролям:

• хантеры. Делают холодные звонки и обходят секретарей для выхода на ЛПР;
• фермеры. Привлекают потенциальных клиентов и ведут их ко входу в воронку;
• клоузеры. Проводят покупателя через воронку и в итоге заключают с ним сделку.

Хороший РОП обязан понимать, кто работает у него в отделе, знать сильные и слабые стороны всех подчиненных. Обязанности распределяются строго в соответствии с компетенциями менеджеров.

Сюда же можно отнести ошибку, при которой менеджеры занимаются чем угодно, но не продажей продуктов компании. Если сотрудники немалую часть времени работают с бумагами, заполняют карточки клиентов без CRM или выполняют обязанности секретаря – это в срочном порядке надо исправлять. Понаблюдайте за сотрудниками в течение 3–4 дней и запишите, сколько времени у них уходит непосредственно на продажи, а какую часть смены они занимаются вторичными делами.

Менеджеры быстро сдаются

Большая ошибка – долго держать менеджеров по продажам исключительно на входящих заявках. Особенно, если на одного сотрудника приходится много лидов. С опытом такие продавцы начинают брать только хорошо «прогретых» клиентов, игнорируя тех, кто тоже заинтересован в продукте, но не слишком инициативен, чтобы первому пойти на контакт. Решить проблему можно тремя путями:

• распределить входящие лиды так, чтобы каждый менеджер ощущал небольшой дефицит. Это мотивирует работать лучше и выжимать максимум из каждой потенциальной сделки;
• запретить сотрудникам закрывать сделки с отрицательным результатом с определенной суммы, не советуясь с РОПом. Так руководитель сможет оценить, можно ли дожать сделку;
• закрывать доступ к входящим лидам тем менеджерам, которые плохо их закрывают. Чтобы это реализовать, следует подсчитывать конверсию по каждому сотруднику, а не целиком.

Как вариант, можно увеличить количество менеджеров в отделе продаж и создать конкуренцию за входящие лиды. Однако к расширению подразделения должны быть и другие веские предпосылки.

Нет разделения клиентов

Ошибка в том, что одни и те же менеджеры продают и крупным, и небольшим клиентам. Это не способствует эффективной работе бизнеса по той простой причине, что продажи SMB и Enterprise имеют принципиально разные подходы к потенциальным клиентам, различаются длиной цикла сделки и уровнем сложности. Нередко компания может вести сделку на протяжении более полугода – здесь приходится проявлять не только профессионализм, но еще и сильное терпение.

Если вы отдадите крупного и сложного клиента сотруднику, который привык закрывать сделки за пару недель, с большой вероятностью он или «пережмет» сделку из-за постоянных напоминаний о себе, или просто не вытерпит и откажется с ней работать. Вывод: серьезные проекты доверяйте опытным именно в этом направлении продавцам, а мелкие отдавайте новичкам, пусть обучаются.

РОП делает не то, что должен

Часто владельцы и управляющие компаниями задумываются о том, нужен ли руководителю отдела продаж собственный план, как у обычных продавцов. Кто-то уверен, что начальство должно быть наглядным примером для подчиненных, однако мы советуем отказаться от таких амбиций и взять на заметку, что РОП – это в первую очередь руководитель. Вот какие задачи он должен выполнять:

• постоянно находиться в поиске новых сотрудников;
• нанимать на должности подходящих кандидатов;
• контролировать исполнение плана своей группой;
• отслеживать работу подчиненных «в полях»;
• наблюдать, как выполняются промежуточные KPI;
• мотивировать материально и нематериально;
• проверять, как точно выполняются регламенты;
• контролировать эффективность воронок продаж;
• помогать продавцам закрывать сложные сделки.

Если в подчинении у руководителя находится более трех человек, РОП должен продавать не лично, а руками своих сотрудников. Если поставить начальнику подразделения личный план, в первую очередь он будет думать о том, как его выполнить, и уже оставшееся время уделит своей команде.

Заключение

Прямо сейчас пройдитесь по всему списку ошибок в отделе продаж и отметьте те, которые есть у вас. Наметьте план: с каких моментов начнете исправлять ситуацию, каким образом и кто это будет исполнять. Не медлите с этим, так как, пока вы не развиваетесь, конкуренты уверенно идут вперед.