В течении какого времени пишется объяснительная записка на работе

Подготовлена редакция документа с изменениями, не вступившими в силу

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

(часть первая в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Дисциплинарное взыскание, за исключением дисциплинарного взыскания за несоблюдение ограничений и запретов, неисполнение обязанностей, установленных законодательством Российской Федерации о противодействии коррупции, не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки — позднее двух лет со дня его совершения. Дисциплинарное взыскание за несоблюдение ограничений и запретов, неисполнение обязанностей, установленных законодательством Российской Федерации о противодействии коррупции, не может быть применено позднее трех лет со дня совершения проступка. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

(часть четвертая в ред. Федерального закона от 03.08.2018 N 304-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

ВОПРОС

При истребовании объяснений по нарушению ПВТР как рассчитываются 2 рабочих дня? Имеет ли значение время вручения уведомления об истребовании объяснений? Например, вручили уведомление в 15.00 в понедельник, когда крайний срок подачи таких пояснений сотрудником: в среду в 09.00 можно составлять акт или нужно после 15.00 часов?

ОТВЕТ

Если в организации установлена пятидневная рабочая неделя и рабочий день с 09.00 до 18.00, а уведомление об истребовании объяснений вручено в понедельник в 15.00, то работник должен представить объяснение не позднее 18.00 среды. День вручения уведомления работнику о необходимости представить объяснение в эти два дня не входит.

ОБОСНОВАНИЕ

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется акт, подтверждающий, что работник объяснения так и не представил (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). Трудовой Кодекс не разъясняет, входит ли в эти два дня день вручения уведомления работнику.

Статья 14 ТК РФ, регулирующая исчисление сроков, не содержит норм о начале течения сроков, выраженных в рабочих днях и не связанных с прекращением или возникновением трудовых прав и обязанностей. В такой ситуации суды применяют ст. ст. 190, 191 ГК РФ (Определение Московского городского суда от 06.07.2010 по делу N 33-19977 {КонсультантПлюс}, Решение Братского городского суда Иркутской области от 28.01.2013 по делу N 2-200/2013).

Так, согласно нормам ГК РФ, течение срока, определенного периодом времени, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено его начало (ст. 191 ГК РФ).

Если срок установлен для совершения какого-либо действия, оно может быть выполнено до 24 часов последнего дня срока. Однако если это действие должно быть совершено в организации, то срок истекает в тот час, когда в этой организации по установленным правилам прекращаются соответствующие операции (п. 1 ст. 194 ГК РФ).

Таким образом, день вручения уведомления работнику о необходимости представить объяснение в эти два дня не входит. И срок для дачи объяснения работником начинает исчисляться, начиная со дня, следующего за днем вручения такого уведомления. При этом для работника организации день начинает исчисляться с часа начала рабочего дня и заканчивается часом окончания рабочего дня. Эта позиция находит подтверждение в вышеназванных судебных решениях.

0

Если работник отсутствовал на своем рабочем месте в течение определенного периода времени без уважительных причин, то работодатель вправе запустить процедуру дисциплинарного взыскания за прогул. Можно объявить работнику выговор или даже уволить за прогул (подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ). Но в любом случае сначала работодатель должен потребовать с работника объяснительную об отсутствии на рабочем месте.

Когда отсутствие на рабочем месте считается прогулом

Прогулом считается отсутствие без уважительных причин (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, подп. «б» п. 39 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 N 2):

• весь рабочий день (смену) независимо от продолжительности;
• больше 4 часов подряд в течение рабочего дня (смены). Если в это время входит обеденный перерыв, то рекомендуется вычесть время обеда из времени отсутствия на рабочем месте.

Уважительность причины отсутствия оценивает сам работодатель (Письмо Роструда от 31.10.2008 N 5916-ТЗ). В качестве уважительной причины можно признать:

• болезнь работника;
• невозможность вовремя доехать на работу по причине плохих погодных условий или технических причин;
• невозможность вернуться к месту работы из отпуска по причине отсутствия проездных билетов в ситуации, когда работник заранее предупредил работодателя об этом.

Для оценки уважительности причин работодатель должен запросить у работника объяснительную об отсутствии на рабочем месте.

Как оформить факт прогула

Непосредственный начальник отсутствующего работника может написать служебную записку об отсутствии на рабочем месте. Образец этого документа мы привели в отдельной консультации. После этого оформляется акт об отсутствии работника на рабочем месте. Об этом документе мы рассказали здесь.

Далее необходимо запросить у работника письменную объяснительную о причинах отсутствия на работе. Образец требования о представлении объяснений можно посмотреть здесь.

Изучив объяснительную работника, работодатель сможет принять решение, были ли причины отсутствия на работе уважительными и нужно ли наказывать работника.

Объяснительная об отсутствии на рабочем месте: образец

Работник может использовать в качестве образца объяснительной записки об отсутствии на рабочем месте следующий документ:

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Составление объяснительной об отсутствии на работе

На составление объяснительной записки работнику дается 2 рабочих дня (ст. 193 ТК РФ). Если в этот срок объяснительная работником не написана, надо зафиксировать актом. Отметим, что непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ).

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей — элемент кадрового документооборота, применение которого установлено ст. 193 ТК РФ. В чем его специфика и на что обращать внимание при составлении объяснительных записок?

Какие бывают виды объяснительных записок?

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей на практике используется как документ дисциплинарного характера, который работодатель просит составить сотрудника, допустившего какое-либо нарушение в работе.

Объяснительная записка как юридически значимый документ чаще всего бывает представлена следующими основными разновидностями:

• объяснительная записка об опоздании на работу;
• объяснительная записка об отсутствии на работе в течение 4 часов и более;
• объяснительная записка об ошибке в работе.

Пример объяснительной об опоздании на работу можно скачать бесплатно, кликнув на картинку ниже:

Объяснительная записка об опоздании на работу

Скачать

Повод, в связи с которым составляется объяснительная записка в каждом случае, и есть пример невыполнения должностных обязанностей. Поэтому если сотрудник совершает проступок, то работодателю нужно требовать с него объяснительную записку не о невыполнении должностных обязанностей, а о конкретном совершенном проступке.

За невыполнение должностных (трудовых) обязанностей работодатель может привлечь работника к дисциплинарной ответственности в виде замечания, выговора или даже увольнения по соответствующим основаниям.

Как привлечь к ответственности за невыполнение работником должностных обязанностей, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Несмотря на то что поводы для составления записки могут быть разными, а содержание в большинстве случаев — оригинальным и уникальным, структура документа во всех его разновидностях в целом будет единой. Рассмотрим, как она может выглядеть.

Какова типичная структура объяснительной записки?

Рекомендуется включать в любую объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей:

• дату составления и наименование документа (с указанием конкретного проступка, разъяснения о котором сотрудник дает работодателю);
• сведения о составителе и получателе (ФИО, должности обоих сотрудников, названия подразделений, в которых они работают);
• текстовый блок, в котором рассказывается о подробностях проступка;
• подпись составителя объяснительной;
• подпись или отметку кадровой службы (или иного компетентного подразделения фирмы) о получении объяснительной.

Ключевым же элементом структуры объяснительной будет текстовый блок с разъяснениями по поводу допущенного сотрудником проступка. Здесь важно обратить внимание на:

• точность приводимых фактов — в плане указания дат, времени, конкретных мест событий, о которых рассказывает сотрудник;
• указание реальных причин допущенной недоработки, а не тех, что кажутся таковыми – это может способствовать изменению позиции работодателя;
• желательность изложения обстоятельств проступка в официально-деловом стиле.

Корректно составленная объяснительная записка — юридически значимый документ, который работник впоследствии законным образом сможет использовать в целях защиты своих прав в процессе взаимодействия с Трудинспекцией или же в суде как доказательство того, что с его стороны работодателю были своевременно даны все необходимые разъяснения по поводу действий, вызвавших его претензии.

Как провести служебное расследование по факту нарушения трудовой дисциплины работником, узнайте в КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Итоги

Объяснительные записки о невыполнении должностных обязанностей бывают разных типов – об опоздании, о прогуле (отсутствии на работе 4 часа и более), об ошибке, допущенной в работе. И это, конечно, не исчерпывающий перечень их разновидностей. Но в большинстве случаев эти документы будут иметь схожую структуру, а при их составлении работнику желательно ориентироваться на общепринятые, сложившиеся в практике российского кадрового менеджмента критерии.

Ознакомиться с иными применяемыми в кадровом менеджменте разновидностями документов вы можете в статьях:

• «Кадровые документы, которые должны быть в организации»;
• «Как составить характеристику рабочего места — образец?».