В течении какого времени публикуются акты приема передачи выполненных работ оказанных услуг

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Срок размещения в ЕИС документов об исполнении контракта

Срок размещения в ЕИС документов об исполнении контракта

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок размещения в ЕИС документов об исполнении контракта (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Нормативные акты

В реестр контрактов по Закону №44-ФЗ

Информация о заключении контракта: 

• до 1 июля 2023 года направляется в течение 5 рабочих дней с даты заключения контракта;
• в отношении закупок, извещения об осуществлении которых размещены в ЕИС с 1 июля 2023 г., если контракт сформирован и подписан с использованием ЕИС, – в течение 3 рабочих дней со дня, следующего за днем подписания контракта (ч.2, ч.3 ст.103 Закона №44-ФЗ, ч.11 ст.8 Закона №360-ФЗ, подпункт “г” п.2 ст.4 Закона №104-ФЗ, подпункт “а” п.15 Правил ведения реестра контрактов, заключенных заказчиками (утв. ПП РФ от 27 января 2022 г. N 60) (далее – Правила)).

Информация об изменении / расторжении контракта:

• до 1 июля 2023 года направляется в течение 5 рабочих дней с даты заключения контракта;
• с 1 июля 2023 года, если соглашение об изменении / расторжении контракта подписано с использованием ЕИС, –  в течение 3 рабочих дней со дня, следующего за днем подписания такого соглашения / расторжения контракта (ч.2, ч.3 ст.103 Закона №44-ФЗ, подпункты “а”, “б” п.15 Правил, подпункт “д” п.2 Постановления №60).

Решение об одностороннем отказе от исполнения контракта: 

• до 1 июля 2022 года вносится в течение 5 рабочих дней с даты подписания решения;

с 1 июля 2022 года, если решение подписано с использованием ЕИС, –  в течение 3 рабочих дней с даты подписания решения (ч.2, ч.3 ст.103 Закона №44-ФЗ, подпункты “а”, “б” п.15 Правил, подпункт “д” п.2 Постановления №60).

Информация о приемке поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, отдельных этапов исполнения контракта с приложением документа о приемке, если не проводится электронное актирование, направляется не позднее 1 рабочего дня со дня, следующего за днем подписания документа о приемке (п. 13 ч. 2 ст. 103, ч.3 ст.103 Закона №44-ФЗ).

Информация о приемке поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, отдельных этапов исполнения контракта с приложением документа о приемке, если  документ о приемке подписан с использованием ЕИС (проводится электронное актирование), вносится в день подписания документа о приемке (ч.3 ст.103 Закона №44-ФЗ).

Перечисленные ниже документы и информация направляются в реестр контрактов, в течение 5 рабочих дней со дня, следующего за днем подписания заказчиком документа, подлежащего включению в реестр, или за днем представления контрагентом заказчику соответствующего документа:

– заключение по результатам экспертизы поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги (отдельного этапа исполнения контракта) (в случае привлечения заказчиком для проведения экспертизы экспертов, экспертных организаций) в форме электронного документа или в форме электронного образа бумажного документа (пп. “б” п.11 Правил);

– информация и документы об уплате заказчиком контрагенту аванса, а также оплате поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, в случае оплаты со счетов, открытых в кредитных организациях, а также если информация о заказчике не подлежит размещению на едином портале бюджетной системы РФ) (пп. “в” п.11 Правил);

– информация о прекращении обязательств контрагента, обеспеченных независимой гарантией, и дата такого прекращения (пп. “г” п.11 Правил);

– информация о договорах, заключенных контрагентом с соисполнителями, субподрядчиками, являющимися СМП, СОНО (в случае заключения контракта, с условиями ч.6 ст.30 Закона №44-ФЗ) (пп. “д” п.11 Правил);

– информация и документы о применении мер ответственности и совершении иных действий в случае нарушения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) или заказчиком условий контракта (пп. “е” п.11 Правил);

– информация и документы о возврате заказчику излишне уплаченной суммы оплаты контракта, о возврате заказчиком и контрагентом излишне уплаченной (взысканной) неустойки (штрафа, пени) (пп. “ж” п.11 Правил);

– информация и документы о наступлении гарантийного случая, предусмотренного контрактом, и об исполнении гарантийных обязательств, предусмотренных ч. 4 ст. 33 Закона №44-ФЗ (пп. “з” п.11 Правил);

– информация и документы об уплате заказчиком и контрагентом суммы возмещения фактически понесенного ущерба в связи с изменением условий контракта (пп. “г” п.12 Правил);

– информация и документы об уплате заказчиком и контрагентом суммы возмещения фактически понесенного ущерба в связи с расторжением контракта (пп. “б” п.13 Правил);

– информация о признании судом контракта недействительным (пп. “в” п.13 Правил).

Несвоевременное направление или ненаправление в реестр контрактов необходимых документов может быть признано административным нарушением по ч.2 ст.7.31. КоАП РФ (влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере двадцати тысяч рублей). 

В реестр договоров по Закону №223-ФЗ:

Информация и документы о заключении договора вносится в течение 3 рабочих дней со дня заключения договора (пп. “а” п. 10 Правил ведения реестра договоров (утв. ПП РФ  от 31 октября 2014 г. №1132), ч. 2 ст. 4.1 Закона №223-ФЗ).

Информация о договорах с  субподрядчиками направляется в течение 3 рабочих дней со дня заключения договора с субподрядчиком  (пп. “б” п. 10 Правил ведения реестра договоров).

Информация об исполнении договора размещается в течение 10 дней со дня его исполнения, в том числе приемки поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги и (или) оплаты договора (ч. 2 ст. 4.1 Закона №223-ФЗ, пп. “в” п. 10 Правил ведения реестра договоров).

Сведения об изменении или расторжении договора направляются в течение 10 дней со дня внесения изменений или расторжения (пп. “в” п. 10 Правил ведения реестра договоров, ч. 2 ст. 4.1 Закона № 223-ФЗ).

Нарушение сроков размещения в ЕИС информации о закупке товаров, работ, услуг, размещение которой предусмотрено законодательством Российской Федерации в сфере закупок товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц, является административным нарушением по ч.4 ст. 7.32.3 КоАП РФ и влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 тысяч до 5 тысяч рублей; на юридических лиц – от 10 тысяч до 30 тысяч рублей.

Неразмещение в ЕИС информации о закупке товаров, работ, услуг, размещение которой предусмотрено законодательством Российской Федерации в сфере закупок товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц, согласно ч.5 ст.7.32.3 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 30 тысяч до 50 тысяч рублей; на юридических лиц – от 100 тысяч до 300 тысяч рублей.

С 2022 года участники электронных закупок обмениваются закрывающими документами по контракту с помощью ЕИС. Это полезное нововведение вызывает вопросы у поставщиков, которые сталкиваются со сложностями как в ходе закупки, так и при работе в личном кабинете.

Что такое электронное актирование

Электронное актирование начало действовать с января 2022 года. Электронный документооборот между заказчиком и исполнителем контракта происходит в рамках Закона № 44-ФЗ, с помощью личного кабинета участников закупок в ЕИС. Порядок электронного актирования раскрыт в ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ.

В конце статьи вы найдете общий алгоритм электронного актирования для поставщика, работающего в рамках Закона № 44-ФЗ.

Важно: обязанность электронного актирования предусмотрена в отношении извещений о закупках, которые были размещены с 1 января 2022 года. Приемка по иным контрактам, извещения о проведении которых были размещены ранее этой даты, возможна в бумажной форме без обязательного применения функционала ЕИС (Письмо Казначейства РФ от 28.12.2021 № 95-09-11/10-640).

Если вы не сталкивались с процессом электронного актирования, рекомендуем заранее изучить особенности взаимодействия с заказчиком при электронном актировании, чтобы вовремя и правильно оформить соответствующие документы и получить оплату за исполненный контракт с первого раза. В случае необходимости доработать закрывающие документы срок рассмотрения результатов исполнения контракта, как правило, исчисляется заново.

Срок приемки результатов не может составлять более 20 рабочих дней (п. 4. ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Он исчисляется с даты направления документов в ЕИС, а не с даты поставки товара. Таким образом, для сокращения сроков оплаты по контракту настоятельно рекомендуем направлять закрывающие документы в день отгрузки товара, окончания выполнения работы, оказания услуг.

В каких случаях электронное актирование обязательно

Обязательный электронный документооборот касается только электронных способов закупок — как открытых, так и закрытых. Для закрытых электронных процедур предусмотрено право применять или не применять указанный порядок (п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона № 44-ФЗ).

Аналогичное право предусмотрено и в отношении закупок у единственного поставщика. Согласно ч. 12 ст. 93 Закона № 44-ФЗ такие закупки на сумму не более 3 млн руб. проводятся в электронной форме, а значит, электронное актирование обязательно.

Таким образом, электронное актирование обязательно для всех электронных процедур, за исключением:

• закупок у единственного поставщика, в том числе малых закупок, по п. 4, 5 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ;
• закрытых электронных процедур — право, а не обязанность.

Каков алгоритм действий

После поставки товара, выполнения работы или оказания услуги уполномоченное лицо поставщика формирует документ о приемке в сроки, установленные контрактом (п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Большинство заказчиков устанавливает 1–5 рабочих дней, но бывают случаи, когда требования контракта предусматривают направление соответствующих документов в день его исполнения, поэтому обращайте внимание на эти пункты в контракте.

Общий алгоритм электронного актирования

Этап 1. Доступ к электронному актированию открывает заказчик — это его задача. Открыть доступ в ЕИС можно только на этапе исполнения контракта.

Этап 2. Уполномоченное лицо поставщика с соответствующими правами в ЕИС (как правило, это директор, бухгалтер, или тендерный специалист) формирует закрывающие документы с помощью личного кабинета. Есть возможность создать акт, совмещенный со счетом-фактурой, либо отдельно счет-фактуру — это зависит от применяемой исполнителем системы налогообложения.

Формируя документ, пользователь последовательно заполняет поля и вносит наименование товара, работы, услуги, количество, а также страну происхождения товара (пп. «б–д» п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Указание количества выполненных работ, оказанных услуг возможно в текстовом формате, в то время как для товара это исключительно цифровое обозначение.

Помимо документов, заложенных механизмом электронного актирования, можно добавить иные документы, если они предусмотрены условиями исполнения контракта (пп. «е» п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ), к примеру, копию товарной накладной, которая была подписана в бумажной форме при передаче товара на склад.

Сформировав комплект документов, поставщик подписывает и направляет сведения заказчику. Они станут доступны для заказчика не позднее чем через час (п. 3 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ).

Этап 3. Заказчик со своей стороны проверяет содержательную часть документа, а также корректность заполнения реквизитов документа, сверяет с тем, что было поставлено. При необходимости указывает сведения о штрафах и пени, предъявленных заказчиком и удержанных по условиям контракта.

Возможно отражение иной информации, к примеру, о налогах для физического лица, если таковым является исполнитель по контракту.

После приемки ТРУ заказчик подписывает документы в ЕИС. Срок, в течение которого должна быть осуществлена приемка, — не более 20 рабочих дней.

Важно: срок исчисляется от даты, когда  в личном кабинете заказчика появился подписанный документ от поставщика.

При выявлении несоответствия товара, работы, услуги документам, направленным в ЕИС, или при наличии брака, иных недостатков заказчик вправе отказать в приемке или оформить частичную приемку, если такая предусмотрена условиями контракта. В случае отказа заказчик излагает причины и направляет их поставщику.

Если претензий к товару, работам или услугам у заказчика нет и выявлена, к примеру, ошибка, то заказчик вправе воспользоваться функционалом корректировки документа и направить уведомление в ЕИС поставщику. Важно учитывать, что исправлять документ нужно в те сроки, которые определены контрактом. Требований в рамках Закона № 44-ФЗ к срокам исправления документа нет.

Возможна ли интеграция с бухгалтерскими системами

При исполнении контрактов можно формировать проект документа о приемке во внешних бухгалтерских системах. Для этого в ЕИС доступен сервис информационного взаимодействия с бухгалтерскими системами. Сервис обеспечивает прием проектов документов из внешних систем.

Также возможна обратная интеграция из личного кабинета участника закупок ЕИС в бухгалтерские системы, но только при строгом соответствии документа форматам ЕИС. Практика использования этого сервиса показывает, что интеграция осуществляется небыстро, к этому просто нужно быть готовым.

Более подробно с требованиями к бухгалтерским системам для целей интеграции с ЕИС можно ознакомиться на официальном сайте ЕИС в разделе «Форматы информационного взаимодействия по 44-ФЗ».

Что такое многоэтапное актирование

Возможность многоэтапного актирования предусмотрена функционалом ЕИС. Такая необходимость может возникнуть, например:

• в ходе исполнения контракта, по которому поставка осуществляется по заявкам заказчика, то есть фактически каждая отдельная поставка может подразумевать оплату поставленного товара; 
• в случае, когда количество или объем поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг невозможно определить (Письмо Казначейства РФ № 14-00-05/2543 от 08.02.2022).

Как наделить полномочиями сотрудников поставщика

Для формирования электронного документа о приемке организация или индивидуальный предприниматель должны быть зарегистрированы в ЕИС.

Для формирования документа о приемке пользователь должен обладать одним из полномочий:

• Руководитель — доступно только для руководителя организации. Пользователь с этой ролью по умолчанию получает все доступные права для работы с закрывающими документами.
• Уполномоченный специалист — присваивается пользователем с полномочием «Руководитель» или «Администратор». Далее пользователю с ролью «Уполномоченный специалист» необходимо назначить права для работы с документом о приемке. Их перечень определяет пользователь с полномочиями «Руководитель» или «Администратор» с установленным правом «Право на определение иных лиц, уполномоченных на осуществление действий в ЕИС и на ЭТП от имени участника закупок».

Для настройки прав работы с электронным актированием необходимо в перечне пользователей найти нужного, выбрать пункт «Права доступа пользователя» и в блоке «Электронный документооборот при исполнении контракта» установить соответствующие права. В зависимости от того, какие действия будет совершать сотрудник, ему назначаются следующие права:

• «Просмотр электронных документов»;
• «Создание и редактирование документов о приемке, корректировочных документов»;
• «Подписание документов о приемке»: доступно для пользователей с полномочиями «Лицо, ответственное за передачу товаров, результатов выполненных работ, оказанных услуг» или «Лицо, ответственное за оформление документов о приемке»;
• «Подписание документов о приемке уполномоченным лицом, имеющим право подписания от лица руководителя».

Документ о приемке будет считаться подписанным при следующей одновременной комбинации полномочий:

• при подписании двумя подписантами: одного с полномочиями «Лицо, ответственное за оформление документов о приемке», другого — «Лицо, ответственное за передачу товаров, результатов выполненных работ, оказанных услуг»;
• при подписании одним подписантом достаточно только установленного полномочия «Лицо, ответственное за оформление документов о приемке».

Подробное описание процесса наделения полномочиями пользователей в зависимости от вида документов в рамках электронного актирования доступно в ЕИС в разделе «Наделение полномочиями».

В конце статьи вы найдете общий алгоритм электронного актирования для поставщика, работающего в рамках Закона № 44-ФЗ.

Как исполнителю работать с закрывающими документами в личном кабинете

Документ о приемке товара, выполненной работе или оказанной услуге формируется в личном кабинете поставщика и сводится к заполнению ряда реквизитов с информацией о грузоотправителе, количестве товара и пр. Подробный процесс работы с закрывающими документами изложен в инструкциях ЕИС.

Если перейти в раздел «Исполнение контрактов» личного кабинета поставщика, отобразится информация об исполнении всех контрактов. Для поиска нужного обязательства можно применить фильтры. Так, при выборе пункта «Контрагенты» в разделе «Исполнение контрактов» отобразится количество новых контрактов, по которым в личном кабинете заказчика открыт доступ на формирование документов о приемке.

В правой части страницы информации по контракту доступно отображение перечня документов о приемке/корректировочных документов по выбранному этапу контракта. Необходимо раскрыть информацию по этапу контракта для просмотра. Цвет индикатора в столбце «Статус документа» обозначает статус документов о приемке/корректировочных документах.

Важно: сформировать и подписать документ о приемке невозможно, пока заказчик не предоставит соответствующий доступ! Если возможности для предоставления документа о приемке нет, необходимо обратиться к заказчику с просьбой открыть доступ.

Какие есть статусы документов о приемке

Чтобы соблюсти предусмотренные контрактом сроки направления документов о приемке, поставщику необходимо отслеживать их статус в ЕИС. Так поставщик может оперативно внести корректировки, прогнозировать сроки поступления денежных средств по контракту.

В зависимости от текущего состояния документа о приемке в личном кабинете поставщика отображаются различные статусы:

• Подписано: статус присваивается документу о приемке после его подписания заказчиком без расхождений (полная приемка) и доставки итогового документа о приемке в личный кабинет поставщика в ЕИС.
  Цвет индикатора — зеленый.
• Подписано с частичной приемкой: статус присваивается документу о приемке в случае, если заказчик частично принял товары, работы, услуги, сформировал документ с расхождениями и направил его в личный кабинет поставщика. При согласии необходимо сформировать корректировочный документ о приемке, который также будет подписан заказчиком.
  Цвет индикатора — зеленый.
• Принят к учету: статус присваивается счету-фактуре после подписания заказчиком извещения о принятии счета-фактуры к учету и его доставки в личный кабинет поставщика в ЕИС.
  Цвет индикатора — зеленый.
• На подписании: статус присваивается документу о приемке в случае, если документ должен быть подписан несколькими пользователями и в текущий момент времени подписан лишь одним подписантом.
  Цвет индикатора — зеленый.
  В этом статусе направить документ заказчику на рассмотрение возможно только после его подписания всеми подписантами.
• На рассмотрении: статус присваивается документу после его доставки в личный кабинет заказчика. Для подтверждения доставки в ЕИС формируется системное подтверждение, которое можно посмотреть в личном кабинете поставщика на вкладке «Документы» в разделе «Хронология» карточки документа.
  Цвет индикатора — желтый.
• Ошибка доставки: присваивается, если в течение 24 часов нет автоматического подтверждения от ЕИС о получении документа заказчиком или поступило извещение об ошибке от ЕИС.
  Цвет индикатора — красный.
  В этом случае необходимо проверить документы, скорректировать их при наличии ошибок и направить повторно.
• Направлено заказчику: статус присваивается подписанному поставщиком документу при направлении его в личный кабинет заказчика до подтверждения о получении в личном кабинете поставщика.
  Цвет индикатора — желтый.
• Проект: статус присваивается при начальном формировании документа или его возврате на редактирование из иных статусов.
  Цвет индикатора — серый.

В чем основные сложности электронного актирования

Реформа электронного актирования призвана улучшить ситуацию как для поставщиков и заказчиков, так и для контролирующих органов. Однако, несмотря на позитивные изменения, остаются и спорные моменты, требующие новых законодательных инициатив в интересах поставщиков. Среди основных проблем выделяют следующие:

1. Заказчики включают в контракт обязанность предоставлять копии электронных документов на бумажном носителе на этапе поставки, что противоречит ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ. В связи с этим рекомендуем анализировать проект контракта на этапе участия в закупке и своевременно направлять запрос на разъяснения, чтобы исключить это требование, а в случае отказа — обжаловать в УФАС.
2. Длительный срок приемки результатов исполнения контракта 20 рабочих дней (п. 4. ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ) нивелирует все реформы в части сокращения сроков оплаты товара. В этом случае поставщик может получить деньги спустя месяц-полтора.
3. Техническое несовершенство работы личного кабинета участника закупки (сбои, длительный отклик функционала ЕИС и пр.), которое требует дополнительных временных затрат по загрузке документов, их корректировке. По факту это не упрощает ситуацию для поставщика, а, наоборот, усложняет.

Таким образом, наиболее ощутимое преимущество системы электронного актирования для исполнителей — надлежащее подтверждение полномочий подписантов, а также верификация времени направления и подписания документа с последующим размещением его в ЕИС, что избавляет исполнителя от необходимости направления отчетных документов заказными письмами для надлежащего подтверждения факта получения.

Более подробно процесс электронного актирования описан на официальном сайте Единой информационной системы в сфере закупок. В частности, там вы найдете подробные инструкции, методические материалы и наглядные видео как для поставщика, так и для заказчика: раздел «Документы» — «Материалы для работы в ЕИС» — «Электронное актирование в ЕИС».

Электронное актирование для поставщика

Содержание:

1. Вступление
2. Общая информация
3. Контрагенты
4. Товары, работы, услуги
5. Факт передачи ТРУ
6. Подписанты
7. Дополнительные документы
8. Подписание
9. Работа с корректировочными документами

Вступление

С 2022 года при исполнении контрактов по электронным процедурам (по конкурсу, аукциону, запросу котировок) формирование закрывающих документов происходит в электронном виде. Участнику необходимо сформировать документы самостоятельно в личном кабинета ЕИС и направить их заказчику. Работа по закрывающим документам ведется из раздела «Исполнение контрактов» в личном кабинете поставщика ЕИС, формирование документов доступно только по контрактам, которые находятся в статусе «Исполнение».

Поставщику доступны к формированию счет-фактура и документ о приемке. Также поставщик может загрузить документ формата xml из внешней системы. Например, поставщик формирует закрывающий документ в 1С, далее загружает в ЕИС и направляет его заказчику.

Когда нужна счет-фактура? Компании, которые осуществляют операции, облагаемые НДС, а также организации, которые получили авансы от своих покупателей (заказчиков), должны выставлять счета-фактуры. Ориентируйтесь на стандартный порядок выставления документов. Если в «бумажном» виде была нужна счет-фактура, то также ее необходимо выставить и в электронном формате.

Для создания документа о приемке в личном кабинете необходимо выбрать требуемый тип документа (счет-фактура или документ о приемке).

Форма документа о приемке содержит разделы, часть из которых подлежит заполнению поставщиком:

• Общая информация
• Контрагенты
• Товары, работы, услуги
• Факт передачи ТРУ
• Подписанты
• Дополнительные документы
• Подписание

Общая информация

Часть сведений в разделе «Общая информация» не подлежит редактированию. Предзаполнены: номер контракта, дата заключения контракта, идентификатор контракта.

Возможно указать отраслевую специфику – для документов о приемке признак по умолчанию включен, если:

• контракт, для которого формируется документ, имеет признак «Предмет контракта относится к работам по строительству».
• в связанном контракте все объекты закупки имеют признак «Лекарственный препарат»,
• контракт заключен на приобретение жилых помещений.

Включить формирование счета-фактуры в документ о приемке- признак доступен для редактирования. Не отображается, если поставщик является физическим лицом. Установлен по умолчанию, за исключением формирования документа о приемке со специализацией «Приобретение жилых помещений» или «Строительство». В зависимости от наличия признака определяется вид документа о приемке: − Счет-фактура и документ о приемке – если признак включен; − Документ о приемке – если признак выключен или поставщик является физическим лицом.

Порядковый номер документа – поле обязательно для заполнения, если не включен признак «Документ без номера».

«Дата составления документа о приемке» — поле обязательно для заполнения. Дата составления документа не может быть меньше текущей даты. Данный контроль срабатывает при подписании документа о приемке несколькими подписантами со стороны поставщика только при подписании первым подписантом.

Валюта- обязательное для заполнения поле (если в рублях контракт был заключен, то поле не редактируется, заполнено по умолчанию).

Дополнительно возможно прикрепить документ в форматах: pdf, docx, doc, rtf, xls, xlsx, jpeg, jpg, bmp, tif, tiff, txt, gif, csv, odp, odf, ods, odt, sxc, sxw, zip, rar. Допустимый размер файла 50 Мб. Также дополнительно возможно добавить информацию о платежно-расчетном документе.

Контрагенты

Вкладка «Контрагенты» состоит из подразделов:

• «Заказчик» – отображается всегда;
• «Поставщик» – отображается всегда;
• «Грузоотправитель» – отображается только в случае, если на вкладке «Поставщик» установлен признак «Грузоотправитель не совпадает с поставщиком» (признак не отображается для документов о приемке со специализацией «Строительство»);
• «Грузополучатели» – отображается только в случае, если на вкладке «Заказчик» установлен признак «Грузополучатель не совпадает с заказчиком» (признак не отображается для документов о приемке со специализацией «Строительство»);
• «Перевозчик» – отображается всегда (признак не отображается для документов о приемке со специализацией «Строительство»).

Сведения о поставщике заполняются в автоматическом режиме на основании данных ЕРУЗ. Остальные разделы подлежат заполнению участником закупки.

Товары, работы, услуги

Если для ТРУ в сведениях о контракте заполнено поле «Тип объекта закупки», то поле «Товар, работа или услуга» наследуется из сведений о контракте и недоступно для редактирования. Если для ТРУ в сведениях о контракте НЕ заполнено поле «Тип объекта закупки», но заполнено поле «Страна происхождения товара», то поле по умолчанию заполняется значением «Товар» и недоступно для редактирования. Если в сведениях о контракте не заполнены поля «Тип объекта закупки» и «Страна происхождения товара», то поле доступно для редактирования путем выбора значения из раскрывающегося списка:

1. Товар (отображается по умолчанию)
2. Работа;
3. Услуга.

Возможна поставка ТРУ с улучшенными характеристиками. Данный признак по умолчанию включен:

• − если в сведениях о контракте (последней размещенной версии) для ТРУ был установлен признак «Объект закупки заменен на товар, работу, услугу, качество, технические и функциональные характеристики (потребительские свойства) которых улучшены в сравнении с указанными в контракте», то в поле отображается текст «Да (установлено в информации о контракте)», то есть поле не доступно для редактирования;
• − при отсутствии вышеупомянутого признака в сведениях о контракте его возможно включить в документе о приемке в данном поле.

Поле «Налоговая ставка» Данное поле по умолчанию заполняется автоматически значением поля «Налоговая ставка» из сведений контракта. Если в сведениях о контракте значение налоговой ставки для ТРУ = «Без НДС» и был выключен признак «Сформировать документ без учета НДС» на вкладке «Товары, работы, услуги», то поле по умолчанию заполнено значением из контракта и доступно для изменения путем выбора из выпадающего списка, содержащего значения: − 0% − 10% − 20% В остальных случаях поле недоступно для редактирования. Если в сведениях о контракте было указано значение налоговой ставки, при включении признака «Сформировать документ без учета НДС» значение налоговой ставки автоматически изменяется на «Без НДС», без возможности изменения вручную.

Факт передачи товаров, работ, услуг

В данном разделе постащику необходимо отразить факт передачи товара, работы, услуги. В этом разделе возможно указать:

• ✓Товары переданы;
• ✓Результаты работ сдал;
• ✓Услуги оказаны в полном объеме или другое.

По умолчанию поле заполняется, если на вкладке «Товары, работы, услуги» заполнена таблица со сведениями о поставленных товарах (работах, услугах). Значение зависит от типов ТРУ (значения поля «Товар, работа или услуга» в карточке редактирования ТРУ), указанных на вкладке «Товары, работы, услуги».

Дата передачи товаров (результатов выполненных работ, оказанных услуг) — поле доступно для редактирования. Дату можно ввести вручную в формате ДД.ММ.ГГГГ, либо путем выбора из календаря. В календаре не доступны для выбора даты, меньше даты заключения контракта и больше текущей даты. По умолчанию поле заполняется значением, указанным в поле «Дата составления документа о приемке» на вкладке «Общая информация». При изменении даты составления документа о приемке значение поля «Дата передачи товаров (результатов выполненных работ, оказанных услуг)» не обновляется. При ручном вводе даты меньше даты заключения контракта или больше даты составления документа под полем будет отображаться текст об ошибке красного цвета.

Подписанты

На вкладке «Подписанты» требуется указать информацию о подписантах, обладающих полномочиями на подписание документов. Здесь возможно добавить несколько подписантов. Для сохранения проекта документа нажмите на кнопку «Сохранить и проверить на нарушения» и далее на кнопку в верхнем правом углу. Документ будет отображаться для этапа контракта, в рамках которого был сформирован, в статусе «Проект».

Дополнительные документы

На вкладке «Дополнительные документы» доступна возможность прикрепить документы, не требующие их подписания со стороны Заказчика.

На вкладке всегда отображаются блоки:

• Платежно-расчетные документы.
• Документы, содержащие информацию о стране происхождения товара или о производителе товара.
• Прочие документы, предусмотренные контрактом.

Подписание

До подписания документа возможно просмотреть печатную форму. В печатной форме будут отображены только позиции детализации, если по товарам, работам, услугам была приведена детализация. Необходимо установить отметку о согласии на подписание указанной информации. Если на вкладке «Подписанты» в таблице подписантов указано более одного подписанта и при этом хотя бы один пользователь (кроме текущего, авторизованного) не подписал документ, то отображается кнопка «Подписать». Если на вкладке «Подписанты» в таблице подписантов указан только один подписант или указано более одного подписанта, но при этом все пользователи, кроме авторизованного, подписали документ, то отображается кнопка «Подписать и направить заказчику». При нажатии на кнопку «Подписать и направить заказчику»/«Подписать» отображается окно для подтверждения действий. Необходимо подтвердить действие. Документ будет направлен заказчику.

Работа с корректировочными документами

Если заказчик принял товары (работы, услуги) не в полном объеме и предоставил информацию о фактически принятых товарах (работах, услугах), то Поставщик в Личном кабинете может сформировать и направить Заказчику корректировочный документ. При этом для документов о приемке со специализацией «Приобретение жилых помещений» заказчикам не доступна функция частичной приемки, а поставщикам — функция формирования корректировочных документов. Следует отметить, что в случае мотивированного отказа необходимо формировать новый документ о приемке, а не корректировочный документ.

Корректировочный документ – это изменение существенных условий (например, цена, количество, стоимость). Исправление – изменение не существенных условий (например, адрес грузополучателя). Важно отметить тот факт, что в корректировочном документе вносятся изменения существенных условий (например, цена, количество, стоимость), поэтому при необходимости внести наряду со значительными изменениями также и незначительные изменения, например адрес грузополучателя, для получения в итоговом документе корректных данных о документе о приемке необходимо сначала создать исправление и изменить, например, адрес грузополучателя, а затем уже после подписания и размещения исправления необходимо сформировать корректировку и изменить количество.

Формирование корректировочного документа осуществляется путем выбора пункта контекстного меню «Создать корректировочный документ» для требуемого этапа контракта или для требуемого документа о приемке.

Электронное актирование в широком смысле подразумевает обмен электронными документами между заказчиками и поставщиками (подрядчиками, исполнителями) на этапе исполнения контракта. До 1 января 2022 года заказчик и поставщик при осуществлении приёмки поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг обменивались бумажными документами. С 1 января 2022 приёмка проводится с оформлением электронных документов через ЕИС. Расскажем, как это происходит.

Что такое электронное актирование

Актирование — это составление акта, который фиксирует какое-то событие, действие или сделку. Акт может быть составлен в различных областях, например, в юридической сфере, где акты используются для подтверждения фактов и договорённостей, в бухгалтерском учёте — для фиксации проведённых работ или полученных товаров, а также в других областях, где необходимо официально зафиксировать какое-то действие или событие.

Электронное актирование, в свою очередь, позволяет составлять акты в электронном виде, что удобно для дистанционной работы и быстрой обработки документации.

Федеральный закон № 44-ФЗ определяет порядок проведения государственных и муниципальных закупок в России и включает в себя требования по применению электронного актирования.

Согласно закону № 44-ФЗ, при проведении государственных и муниципальных закупок, документы должны быть подписаны электронной подписью и передаваться через специальную электронную систему.

Для этих целей применяется ЕИС (Единая информационная система в сфере закупок) — онлайн-сервис, созданный для автоматизации процессов государственных и муниципальных закупок в России. В рамках ЕИС также используется электронное актирование.

Электронное актирование по 44-ФЗ в ЕИС представляет собой процедуру оформления акта выполненных работ или оказанных услуг в электронном виде с использованием электронной подписи. Акт должен быть подписан всеми заинтересованными сторонами (заказчиком и поставщиком), после чего он отправляется на проверку и регистрацию в ЕИС

Электронное актирование в ЕИС упрощает и ускоряет процедуру оформления и подписания актов, что является важным элементом эффективного управления государственными и муниципальными закупками в России.

Для кого электронная приёмка обязательна

Обязательное электронное актирование применяется с 2022 года. Приёмка в электронной форме обязательна для всех поставщиков, которые заключили контракты по результатам электронных процедур, в том числе закрытых. Исключение составляют закрытые закупки силовых структур и закупки малого объёма. Заказчик в проекте контракта обязан указать на электронный порядок приёмки (п. 1 ч. 13 ст. 34 44-ФЗ), а поставщик не может отказаться от такого способа обмена документами.

Законом о контрактной системе предусмотрены случаи когда электронная приёмка – это обязанность заказчика и когда – право.

Электронное актирование: пошаговая инструкция

Как же образом осуществляется электронное актирование? Инструкция включает в себя следующие шаги:

1. Зарегистрируйтесь на ЕИС и получите электронную подпись (ЭП).
2. Подготовьте акт выполненных работ или оказанных услуг в соответствии с договором.
3. Подпишите акт ЭП и отправьте его в ЕИС на проверку и регистрацию.
4. Ожидайте подтверждения от заказчика. Если акт отклонён, внесите необходимые изменения и отправьте его снова на проверку.
5. Если акт подтверждён, сохраните его копию в вашем личном кабинете на ЕИС.

Это базовая инструкция, и процедура может отличаться в зависимости от конкретных условий вашей сделки и требований заказчика.

Подписание электронного акта о приёмке товаров, работ, услуг происходит в несколько этапов.

Подготовка к приёмке

Открыть доступ к электронному актированию в ЕИС можно только на этапе исполнения контракта — это делает заказчик. Затем поставщик может формировать документы о приёмке. У поставщика должны быть активированы права на просмотр договоров и создание документов о приёмке. Если документ заполняет и подписывает не ИП или руководитель организации, а уполномоченный сотрудник, ему нужна доверенность на подписание актов.

Заполнение документа о приёмке

Для того чтобы заполнить электронный документ о приёмке, нужно зайти в личный кабинет ЕИС и перейти в раздел «Исполнение контрактов». Затем в карточке контракта выбрать документ о приёмке (электронный акт) или загрузить его из внешних систем — файл должен быть в формате xml.

Частично документ будет уже заполнен. В него следует добавить недостающие сведения о компании, поставленных ТРУ и факте их передачи.

В документе о приёмке должны быть указаны:

• идентификационный код закупки (ИКЗ);
• название и местонахождение заказчика;
• наименование объекта закупки;
• реквизиты поставщика;
• наименование ТРУ и место их поставки;
• страна происхождения товара;
• количество поставленного товара, объём выполненных работ и оказанных услуг;
• стоимость исполненных обязательств с указанием цены за единицу товара.

При электронном актировании акт подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП). В течение часа ЕИС передаст документ заказчику. Временем получения будет дата его размещения в ЕИС с учётом часовой зоны заказчика.

Электронное актирование в ЕИС: сроки

В течение 20 рабочих дней после поступления документа о приёмке заказчик должен его рассмотреть.

Если все данные в документах в порядке и ТРУ поставлены в полном объёме, заказчик заполняет электронный акт о полной приёмке и подписывает его в ЕИС. С даты подписания акта будет отсчитываться срок оплаты по контракту.

Если в оформлении документов есть опечатки или другие неточности, заказчик заполняет уведомление об уточнении, и поставщик вносит соответствующие правки.

Внесение исправлений в документ о приёмке, оформленный в соответствии с ч. 13 ст. 94, включает в себя следующие шаги:

• формирование документа с исправленными данными;
• подписание его УКЭП лиц, имеющих право действовать от имени поставщика и заказчика;
• размещение в ЕИС исправленного документа о приёмке.

Заказчик может принять ТРУ частично. Тогда поставщик формирует корректировочный документ на принятую часть, подписывает его и направляет заказчику.

Кроме частичной приёмки, корректировочный документ составляют в случае, если стороны заключили допсоглашение об изменении существенных условий контракта (например, цены, количества ТРУ, ставки или суммы НДС).

Если заказчик не принимает ТРУ, то он должен направить мотивированный отказ от приёмки — в документе должны быть указаны причины. Поставщик может исправить замечания и сформировать новый документ о приёмке. Если действия заказчика неправомерны, их можно обжаловать.

Особенности электронного актирования

Единые правила оформления

Оформлять первичные учётные документы и счета-фактуры следует по единым правилам: стоимостные показатели округляют до второго десятичного знака после запятой. Такую позицию высказал Минфин в письме № 24-03-05/396 от 11 января 2022 года.

Возможность подписывать несколько актов на одном этапе

В своём письме № 14-00-05/2543 от 8 февраля 2022 года федеральное казначейство сообщает, что в ряде случаев можно формировать и подписывать несколько документов о приёмке на одном этапе исполнения контракта. Например, в закупках по заявкам заказчика или в тендерах, где количество или объём поставляемых ТРУ невозможно определить (ч. 24 ст. 22 44-ФЗ).

Формы актов в отдельных сферах деятельности

В строительстве обычно принимают большое количество различных работ и конструктивных элементов, и в документах может быть до нескольких тысяч позиций. Вносить каждую из них в электронный акт неудобно. Поэтому в ЕИС работает сервис по взаимодействию с внешними бухгалтерскими и сметными системами. Он обрабатывает сметы из других программ и переводит их в ЕИС.

Кроме того, есть рекомендованные формы актов для работ по строительству автодорог (письмо Минтранса № Д2/32814-ИС от 27 декабря 2021 года) и объектов капстроительства (письмо Минстроя № 58202-СМ/09 от 30 декабря 2021 года). В соответствии с письмом Росреестра №20-02798/21@ от 28 декабря 2021 года продавцы жилых помещений, застройщики и заказчики по контрактам — приобретатели жилых помещений обязаны формировать и подписывать документ о приёмке в ЕИС в сфере закупок с применением установленных в ЕИС форматов. Основанием для оплаты по таким контрактам будет являться подписанный сторонами контракта в ЕИС электронный документ о приёмке.