Все материальное в мире движется к хаосу как нам это поможет в бизнесе бизнес

Получите контроль над собой

Если вы видите хаос только вокруг себя, значит, все дело во внутренних проблемах. Когда вы перегружены и взволнованы, то проецируете это на остальной мир. Такое случалось и со мной: когда я переживаю из-за нового проекта, все действия жены вдруг начинают вызывать недовольство.

Но моя жена не делает ничего плохого. Это все я.

Осознав это, я встаю и извиняюсь. Вы должны сделать то же самое с вашим бизнесом. Потратьте время, чтобы очистить голову. Затем вы сможете определить, действительно ли ваш бизнес хаотичен или все это происходит лишь у вас в голове.

Отпустите поводья

«С самого первого дня мне приходилось управлять каждой частью компании на микроуровне. Зачем? Потому что я знаю бизнес лучше, чем кто-либо другой, и люди, которых я нанял, не так умны».

Если вы когда-нибудь думали об этом или думаете об этом прямо сейчас, вам нужен пинок.

Ваши сотрудники хороши в своем деле, и каждый раз, когда вы говорите инженеру, как разрабатывать продукт, или намекаете, что специалист по маркетингу некомпетентен, вы создаете хаос. И такой хаос никогда не бывает хорошим. Он ставит компанию на колени.

Помните, что вы наняли замечательных людей с отличными навыками. И если вы каким-то образом умудрились набрать толпу бездарей, вам нужно либо обучить их, либо заменить. В любом случае, когда у вас есть сплоченная команда, нужно отойти в сторону и дать ей свободу. Прекратите контролировать каждый ее шаг и доберитесь до своего кабинета, чтобы поразмышлять.

Гарантирую, что если вы сделаете это, то сотрудники начнут себя вести совсем иначе. Они справятся с проблемами, которые когда-то считались неразрешимыми. И все потому, что вы перестали вносить хаос в их профессиональную жизнь.

Фото: Unsplash

Создайте среду, которой вы сможете управлять

Контролировать других людей — это не ваша работа, и попытка делать это сведет вас с ума. Это хорошая новость, потому что хаос является побочным продуктом жизни, и даже самые лучшие сотрудники привносят некоторый беспорядок. Поскольку вы не можете контролировать других, контролируйте окружающую вас среду.

Я начинаю делать это каждый день сразу после пробуждения. Письма не доходят до меня, когда я не хочу их видеть. Телефонные звонки не поступают, если я занимаюсь сложной интеллектуальной работой. Уведомления никогда не появляются на моем телефоне.

Почему? Потому что мне нужно следить за тем, как я использую свое время.

Это касается не только технологий. Я часто бываю в одиночестве и думаю. Решения о логистике, маркетинге и найме должны быть приняты. Но не мной. Особенно утром.

Все потому, что моя команда знает — я не доступен до 10 часов утра, времени, когда я прихожу в офис. Они уважают это, так как я решаю сложные задачи, которые сделают компанию, а значит, и их работу лучше. Я приступаю к делам в шесть утра.

Когда все получают больше денег, все счастливы.

Сосредоточьтесь на самом главном

К слову о счастье — вспомните, когда вы основали компанию. Вы были сгустком энергии с постоянной улыбкой на лице.

С тех пор вы придумали десятки революционных идей и реализовали каждую из них. Теперь миссия вашего бизнеса, которая когда-то была кристально ясной, настолько обширна, что вы не можете ее распознать.

Определите, какие аспекты бизнеса требуют внимания (подсказка: это области, которые приносят больше всего денег), и в первую очередь поработайте над ними. Как только вы сделаете это и обеспечите компании финансовую устойчивость, то сможете лучше справиться с хаосом.

Я знаю, что говорил это миллион раз, но цель вашего бизнеса — заработать неприличную сумму денег, чтобы вы могли внести свой вклад в важные для вас дела. Все, что не способствует этому, является настоящим хаосом. Ничто так не поможет компании, как избавление от него.

Посмотрите на хаос как на инструмент роста

Вы когда-нибудь были в компании, где все регламентировано — где сотрудники знают, что надеть, сказать, подумать и сделать в каждый момент дня? Эти бизнесы работают как хорошо смазанные машины. Но я еще не видел, чтобы винтики внутри хорошо смазанной машины оказывали существенное влияние на общее дело.

Если в вашем бизнесе наблюдается беспорядок, расслабьтесь. Деньги привлекают оптимизм, решение проблем и принятие мер. Хаос — самое верное испытание этих качеств.

Пусть ваша команда использует беспорядок для развития навыков критического мышления. Освободите ее, чтобы найти способы избавиться от хаоса, преодолеть его, превратить во что-то, что может принести пользу прямо сейчас, и продвинуться вперед.

Рассматривая сумасшедшие времена как потенциал для сумасшедшего роста, вы сможете построить империю, о которой мечтали в самом начале.

Перестаньте бояться хаоса в бизнесе. Позаботьтесь о своем внутреннем мире, а затем внимательно посмотрите на компанию. Если сегодня она зарабатывает больше денег, чем вчера, вы можете жить с этим беспорядком.

Источник.

Как это работает

Сквозное планирование реализуется с помощью цифровых платформ, в которых нужные параметры в зависимости от принятого управленческого решения можно изменить. При этом связанные с ними показатели пересчитываются автоматически онлайн. Система объединяет планирование по всем направлениям — производству, поставкам, продажам — и одновременно учитывает материальные, трудовые и финансовые ресурсы. Рассмотрим на примерах, какую эффективность показывают такие системы для разных задач.

3 из 4 стартапов закрываются. Из них 30% — потому что владелец и финансовый менеджер не справились с управлением финансами (Startup Genome Report). 

Вместе с Алёной Мысько, куратором программы PRODIGY FINANCE 3.0, подготовили инструкцию: как руководителям и владельцам бизнеса справиться с хаосом в финансах. 

Что такое финансовый хаос: как себя проверить

Именно так думают многие CEO и собственники бизнеса. Кажется, что в финансах сложно разобраться: не ясно, с чего начать; какие данные и как собирать; скучно сводить все цифры вручную. В итоге руководитель берется за них, когда уже стало совсем плохо: нечем платить зарплату сотрудникам, появились долги перед партнерами, банк намекает, что вот-вот начнет отнимать имущество. До этого момента все вопросы и проблемы решает финансист и бухгалтер, а CEO принимает решения интуитивно. 

Как понять, что в вашей системе учета что-то не так

Проверьте себя по этому чек-листу. Чем больше пунктов совпадает, тем тревожнее ситуация для вашего бизнеса. Стоит переходить к изменениям: налаживать учет, устранять ошибки, контролировать показатели и ориентироваться на них, чтобы бизнес развивался.

Если хотя бы 2 пункта про вас, присмотритесь к инструкции ниже. Это 5 шагов, которые должны вывести вас из группы «Бизнес как-то существует, в группу «Понятно, как работать и расти».      

Шаг 1. Уберите лишнее и внедрите современные инструменты для учета

Когда у вас нет бухгалтерии, контроля денег, учета всех переводов, остальные шаги не имеют смысла. Алёна Мысько советует перейти из десятков разных Excel-таблиц к финансовым программам или хотя бы связать все таблицы между собой.

Главное: свести все источники переводов, расчетов в одну систему и синхронизировать.

Можно использовать сервисы Xero, Zoho Books, Finmap или подобные. В них есть разные интеграции и дополнения для аналитики, продаж, маркетинга. Например: если у вас маркетинг-агентство или юридическая компания, можно дополнить Xero расширением WorkflowMax. В нем есть трекер времени, затраченного на задачу или проект. Так вы сразу увидите, сколько денег уходит на оплату сотрудников, и сможете определить проблемные места. Улучшить бизнес-процессы, чтобы снизить себестоимость, повысить квалификацию сотрудников, пересчитать стоимость услуг. 

Преимущества подобных сервисов:

1. Рассчитаны на управленческий учет — в них уже заложены главные отчеты для руководителя и CEO: P&L (Отчет о прибыли и убытках), Cash Flow (Отчет о движении средств), Баланс.
2. Автоматизированы — подтягивают данные из вашей CRM, учета склада и производства, сайта. Например: клиент оплатил доставку суши на вашем сайте. Эти данные синхронизировались с сервисом, отобразились в транзакциях, изменили показатели в P&L, Cash Flow, Балансе. 
3. Интуитивно понятны — первые несколько месяцев вы, ваш бухгалтер и финансист будут привыкать, но потом снизится и количество ошибок, и количество головной боли от сведения отчетов. Сервис сам будет генерировать ключевые показатели из всех данных о ваших финансах. 

Шаг 2. Планируйте свой рост и финансы

Без плана ваша компания или развивается хаотично, или планирует провал.

Как составить план

1. Проведите стратегическую сессию с командой, чтобы определить долгосрочные и краткосрочные цели. Например: выйти на оборот в $1 млн к 2023 году, привлечь 50 новых клиентов до конца 2020 года. 
2. Составьте дорожную карту развития: что конкретно и кто в компании будет делать каждый месяц, чтобы прийти к этим целям. Например: запустить мобильное приложение в августе, увеличить в 1.5 раза количество заявок с сайта и таргетированной рекламы в сентябре, принять участие в выставке девелоперов в октябре. 
3. Спланируйте прогноз продаж по нескольким сценариям: пессимистичный, оптимальный, оптимистичный. Укажите, какие факторы и как именно будут влиять на это: маркетинг, продажи, PR, активность на мероприятиях. 
4. Пропишите затратную часть бизнеса: какие расходы будут постоянным, что будет расти вместе с ростом дохода. Например: вы занимаетесь консалтингом,  разрабатываете бизнес-планы и сопровождаете стартапы. Среди услуг есть разработка сайтов, которую делают партнеры. С ростом дохода за счет этих продаж будут расти и расходы — % который получает подрядчик. 
5. Закладывайте в бюджет, минимум, 10% на непредвиденные расходы. Со временем вы поймете, как эту сумму корректировать: уменьшать или увеличивать, в зависимости от показателей. 
6. Планируйте доходы и расходы не только на месяц, квартал, год, но и на неделю. Это помогает предотвратить кассовые разрывы. 

Шаг 3. Анализируйте

Порядок в финансах нужен, чтобы правильно анализировать показатели и принимать решения. P&L, Cash Flow и Баланс — ваш ориентир, когда что-то идет не так. Например: в определенные дни количество и сумма продаж проседают. Отслеживая это в финансовой отчетности, можно определить, что проблема в рекламе, трафике или конкретном менеджере, который работает именно в эти дни. 

CEO и руководителю нужно следить за главными показателями каждый день, неделю, месяц. 

На что именно смотреть в финансовых показателях и как часто

Шаг 4. Считайте всё

Чтобы оптимизировать расходы, правильно просчитать затраты на продукт и сформировать правильную цену, нужно считать всё, что возможно.

Как правильно рассчитать затраты на продукт или услугу и вывести себестоимость. 

Например, если вы работаете в сфере услуг, вам нужно определить:

1. Во сколько компании обходится каждый специалист — зарплата за месяц. 
2. Дополнительные расходы на содержание каждого сотрудника: рабочий ноутбук, место в коворкинге, печенье, кофе, абонемент на обеды. 
3. Сколько длится отпуск сотрудников — сколько нерабочих дней нужно покрыть за счет компании. 
4. Насколько загружены сотрудники в % или проектах: минимальная, максимальная, средняя за последние несколько месяцев. 
5. Во сколько обходится час рабочего времени каждого сотрудника в зависимости от загруженности. 
6. На какую прибыльность вы хотите вывести компанию. 
7. По какой стоимости вы предлагаете час рабочего времени специалиста или команды.

Шаг 5. Вынимайте деньги из бизнеса правильно

Распространенная ошибка — смешивать личные деньги со средствами компании. Руководитель приходит в бухгалтерию и говорит: «Таня, выдай мне из кассы 25 000 грн». Потом оказывается, что этой суммы не хватило для оплаты услуг по маркетингу на аутсорсе. Рекламная кампания остановилась, у отдела продаж не хватает заявок, продажи упали. 

Чтобы избежать проблем со смешивание личных денег и средств компании: 

• пользуйтесь личным счетом;
• если занимаетесь операционной деятельность, назначьте себе зарплату и фиксируйте её в своей финансовой системе: должность — CEO, зарплата — 40 000 грн; 

Если не занимаетесь операционной деятельностью и не назначаете себе зарплату, вы просто распределяете дивиденды.   

Как правильно распределить дивиденды:

1. Определить реальную прибыль на конец месяца. Для этого нужно свести P&L, Cash Flow и Баланс или использовать сервисы со встроенной аналитикой вроде Finmap, Zoho Books, Xero. 
2. Не забирать всю прибыль себе — оставлять средства на покрытие операционных расходов: аренду офиса, коммунальные услуги, зарплату сотрудников, закупку сырья. 
3. Откладывать на резерв хотя бы 10% — в будущем можно изменить эту сумму в зависимости от показателей за последние 6-12 месяцев. 

Постарайтесь построить реалистичный план, как это внедрить в своем бизнесе. Начните с самого первого шага — выберите систему для финансового учета, обучите сотрудников работе с ней. Дальше на каждый шаг понадобится 1-2 месяца. Со временем финансы будут меньше пугать. Управленческий учет и главные показатели будут помогать вам управлять бизнесом: расти в прибыли, реже вкладывать свои деньги в бизнес или брать кредиты, безопасно распределять дивиденды.

Команда: Влад Анисимов / Автор, главный редактор; Антон Синица/Иллюстратор.

Какие ассоциации вызывает у вас понятие «Хаос», в контексте бизнеса?

Большинство руководителей и рядовых сотрудников, скорее всего, представляют себе картину беспорядка, отсутствие правил и дисциплины, когда каждый занимается чем угодно, но только не делом.

Хаос воспринимается, как явление исключительно негативное и нежелательное. Во всем, что нас окружает, мы часто видим Хаос, и вся наша деятельность и жизнь направлена на его упорядочивание. Однако от нашего воздействия на Хаос, Порядка не прибавляется.

Но так ли это на самом деле? Может ли Хаос быть нам полезен и что мы вообще знаем об этом понятии?

Традиционный подход к менеджменту указывает на первостепенную важность контроля, порядка и предсказуемости в бизнесе. Хаос рассматривается как понятие враждебное по отношению к самому понятию организации, которая призвана ввести в определенные рамки, действующие в ней деструктивные силы.

На самом деле ситуация с Хаосом обстоит несколько иначе, чем себе представляет большинство из нас.  И это очень важно понимать любому руководителю, поскольку подход, основанный на разложении сложного явления на простые и предсказуемые составляющие, не выдерживает никакой научной критики. Сложные системы являются неразложимыми. Любую сложную систему, каковой является любая организация, необходимо рассматривать целостной и динамической. И здесь никак не обойтись без понятия Хаоса.

Ха́ос (др.-греч. χάος, «раскрываться, разверзаться») в мифологии древних греков — это персонификация изначального состояния мира до появления чего бы то ни было (до возникновения упорядоченной Вселенной). То есть, прежде всего, возник Хаос.

Именно Хаос, как это не кажется странным, на первый взгляд, является ключевым условием возникновения устойчивой системы, способной выживать в условиях меняющейся среды, внешних воздействий, неопределенности и случайности. Хаос сам по себе может создавать Порядок и создавать устойчивые структуры. Хаос не просто не препятствует появлению Порядка в системе, а он для этого и необходим.

Предположим, что всё начиналось в нашем мире с Порядка, то из чего бы он тогда возник?

Для понимания этих весьма нетривиальных понятий необходимо иметь хотя бы общее представление о теории Хаоса и его месте в нашей жизни. Но это, пожалуй, единственный способ понять, как работают сложные социальные системы, к которым относятся как компания в целом, так и её отдельные подразделения.

Сложная система — система, состоящая из множества взаимодействующих составляющих (подсистем), вследствие чего сложная система приобретает новые свойства, которые отсутствуют на подсистемном уровне и не могут быть сведены к свойствам подсистемного уровня. Их называют эмерджентными свойствами. Главные свойства системы, определяющие ее идентичность и целостность, не присущи никакой из ее составляющих, не выводятся из свойств частей, а возникают только от их соединения.

Примеров эмерджентных свойств великое множество. На самом бытовом уровне можно привести такой пример: с двумя взаимодействующими булыжниками можно произвести эффекты, невозможные при их отдельном использовании: издавать стуки, высекать искры, колоть орехи и т.д. или мужчина и женщина обладают каждый своими индивидуальными особенностями, но только при их соединении возникает возможность продолжения рода, образования социума и т.п.

Длительное время ученые, изучая природные закономерности, пренебрегали хаотическими проявлениями: формирование снежинок, облаков, кардиограмма сердца или явление диффузии. Как бы они возникли без хаотического движения? По какому плану или замыслу?

В реальной природе протекает множество хаотических процессов, но мы не воспринимаем их как хаос, и наблюдаемый мир кажется нам вполне стабильным. Наше сознание, как правило, обобщает информацию, воспринимаемую органами чувств, и поэтому мы не видим мелких колебаний (флуктуаций) – в окружающей нас природе.

Подобные феномены, порождаемые хаосом, ученые предпочитали оставлять за рамками науки и только в 80-х годах исследователи в США и Европе начали изучать хаотические явления. Это момент перевернул современную науку и дал миру новый язык и понятия. Именно теория хаоса позволяет делать общие заключения о поведении сложных систем и дает возможность анализировать систему как единое целое.

Вслед за учеными-физиками, теоретики и практики менеджмента в 90-х годах осознали, что традиционные иерархические модели и модели «часового механизма», позволяющие предсказывать и контролировать будущее, требуют замены на более органические, а также нелинейный путь мышления.

К глубокому сожалению, и не без активного участия бизнес консультантов, которые рисковали стать невостребованными в новых реалиях, бизнес вместо того, чтобы принять новую научную парадигму и рассматривать организацию, как сложную систему с хаотическими процессами и эмерджентными свойствами стал двигаться в сторону математики и бесполезной цифири. Так стали появляться Системы сбалансированных показателей (Balanced Scorecard), KPI, BCG матрицы, SMART-цели и другие методы, основанные на математике и игнорирующими переменчивость внешней среды. Стала популярной фраза: «Если что-то нельзя измерить, того этого не существует».

Но бизнес не является линейной функцией, а финансовые показатели, долгосрочные планы, стратегические цели, грейдинг и оценка персонала  не приближает нас к пониманию того, как устроен бизнес, и как обеспечить его устойчивость и развитие в условиях непредсказуемости. На этот вопрос нам поможет ответить только Теория хаоса и Теория сложных систем.

Кратко о научном базисе Хаоса:
Порядок в физической, экологической, экономической и любой другой системе может быть двух видов: равновесный и неравновесный. При равновесном порядке, когда система находится в равновесии со своим окружением, параметры, которые ее характеризуют, одинаковы с теми, которые характеризуют окружающую среду; Так, выключенный электрический утюг быстро приобретает температуру комнаты – «окружающей среды»: между ним – системой – и окружением устанавливается равновесие.

При неравновесном порядке эти параметры различны. Например, человеческий организм, существует в состоянии неравновесного порядка, когда энергетические потери компенсируются за счет энергии топлива (пищи) и окислителя (воздуха). Когда же жизненный путь организма заканчивается, он переходит в состояние полного равновесия с окружающей средой (равновесный порядок).

Любая компания является открытой нелинейной и неравновесной системой. В ней всегда возникают случайные отклонения  от состояния равновесия (флуктуации). В результате случайных отклонений возникает неустойчивость в системе, которая может служить толчком к возникновению спонтанного Порядка из Хаоса. Удивительная вещь, но Хаос сам по себе может формировать устойчивые структуры при определенных благоприятных условиях. Это явление получило название Самоорганизация (синергетика).

Самоорганизация — это процесс спонтанного возникновения порядка и организации из Хаоса в открытых неравновесных системах. Спонтанное образование происходит за счет внутренней перестройки самой системы в соответствии с требованиями окружающей среды. Самоупорядочивание системы всегда связано со снижением энтропии в ней. Энтропия – это мера упорядоченности системы. Чем меньше упорядочены элементы системы, тем выше энтропия.

Очень важно понимать, какие условия делают Хаос именно детерминированным. Поскольку только  детерминированным Хаосом можно управлять.

Детерминированный Хаос в отличие от термодинамического Хаоса, подразумевает согласованное коллективное движение зависимых друг от друга элементов.

В термодинамическом Хаосе происходит несогласованное индивидуальное движение независимых друг от друга элементов (элементарный беспорядок).

Также необходимо понимать при каких условиях будут спонтанно возникать устойчивые структуры, а при каких они будут разрушаться. Эти граничные условия определяются управляющими параметрами. Контролируя эти условия, можно фактически предопределять, что будет творить Хаос. Это может быть система мотивации, уровень конкуренции, степень бюрократизации, возможности профессионального роста и др.

Хаоса должно быть достаточно, чтобы им управлять и не настолько много, чтоб не справиться. Предпосылками к возникновению самоорганизующегося порядка является поиск элементами системы положения, советующего наименьшей непродуктивной потерей энергии. Когда элементы взаимозависимы, игнорирование одними других оказывается крайне невыгодным и не продуктивным. Ни в природе, ни в экономике, ни в бизнесе — неэффективные комбинации не выживают.

Самоорганизующийся порядок, возникает из сочетания взаимозависимости элементов с их относительной свободой. Если в компании у каждого сотрудника свои цели, свои KPI показатели, свое виденье рынка и своей работы, все процессы бюрократизированы и формализованы, а решения принимаются только высшим руководством, то никакой самоорганизации быть не может.   Такие компании имеют шанс на успех только в стабильных и предсказуемых условиях, но, к сожалению, наш мир таковым не является. 

Хаос нельзя упорядочить — с ним можно уживаться, принимать его как данность, используя его мощнейшую силу, изучая его и приспосабливаясь к нему, поскольку это Порядок высшего уровня. Балансируя между Хаосом и Порядком, компания развивается. А стоит всему наладиться, движение вперед прекращается, ведь без потрясений нет развития! Именно Природа — является лучшим архитектором и идеальным строителем.

Мы создаем формализованные бизнес-процессы и процедуры и наивно полагаем, что мир неизменчив, а тщательно спроектированный нами процесс позволит нам нанимать на работу посредственных людей, которым не нужно думать, а только делать то, что велено и как велено. При этом мы ожидаем предсказуемых результатов в работе, но, увы, их не может быть в неравновесной и нелинейной системе…

Среди тренинговых компаний, которые обучает методам продаж, почти всегда есть рекомендация писать скрипты для продавцов или безукоризненно следовать каким-нибудь моделям.

Вы когда-нибудь общались с продавцом, который говорит по инструкции?

Это вызывает ужасное раздражение и явно не способствует созданию доверительной атмосферы с клиентом. Да в продажах есть определённые фишки, инструменты, некая последовательность и логика, но успешная продажа это всегда хаотичный процесс. Необходимо чувствовать, слышать клиента, понимать, что им движет и выстраивать диалог наиболее уместный здесь и сейчас. Предсказать то, как будет проходить данный процесс, мы не можем, да и делать этого абсолютно не стоит. Продавец не должен пытаться впарить товар, он должен помочь клиенту осуществить «правильный» выбор и получить лояльного, постоянного покупателя, а этого не сделаешь по бумажке или алгоритму

Возьмем другой пример из спорта. Представляете, как бы выглядел футбол, если бы каждый из футболистов точно знал посекундно где будет находиться мяч и что будет делать соперник или выполнял только строгие указания тренера? Думаю, что футбол моментально бы утратил свою популярность.

Футболисты, выходя на игру, знают какая задача стоит перед ними на этот матч и игровой сезон в целом, какая выбрана тактика, знают правила игры, роли и расстановку на поле, но когда звучит свисток арбитра именно Хаос дарит нам удовольствие от игры и делает футбол, собственно говоря, футболом. Игроки, благодаря Хаосу, создают абсолютную непредсказуемость действий на поле. Точно также, мы можем наблюдать на поле и самоорганизующийся Порядок, возникающий из Хаоса. Мы видим эффективные комбинации, розыгрыш мяча между футболистами, великолепное исполнение ударов и блестящие сейвы вратарей. Все это чередование Хаоса и Порядка и заметьте, что футболистам не нужны подробные пошаговые инструкции и точный прогноз на будущее, что показать великолепную игру и достичь результата.

Чем же тогда футбольная команда отличается от компании? Почему мы пытаемся управлять бизнесом как бездушной машиной и игнорируем законы Природы и естествознания? Cобытия происходят настолько хаотично, так беспорядочно, что тот, кто способен быстро и гибко реагировать на них, может «ухватить» удачу за «хвост» где угодно. А пострадавшими оказываются исключительно бюрократы и плановики.

Я отдаю себе отчет в том, что это тема очень непроста для понимания, поскольку в ней нет простых формул, моделей и аббревиатур с красивым сочетанием букв, но именно тема Хаоса, Порядка и Самоорганизации приближает нас к пониманию организации, как целостной «живой» системы. Возможно, чтобы осознать всю глубину глубин затронутой темы вам придётся, как и мне, прочитать не одну серьезную книгу о теории Хаоса, кибернетике, космологии, теории сложных систем и т.п.  Эти знания позволяют создавать и управлять самоорганизующимися командами и системами, которые способны достигать результата в условиях непредсказуемости и переменчивости нашего мира.

В этой статье INVO Group расскажем, как продавать не по воле фортуны, а в соответствии с планом. Для этого обозначим четыре всадника апокалипсиса, которые ежегодно пускают ко дну больше миллиона* российских предпринимателей.

Хаос в выполнении поручений

Как это происходит: собственник ставит задачу и выбрасывает ее из головы. Исполнитель принимает и тоже выбрасывает задачу из головы или записывает и забывает о ней. Подходит крайний срок — задача не выполнена.

Второй сценарий: для открытия нового направления, отдела или внедрения новой системы создается рабочая группа. Происходит обсуждение, проект разбивается на задачи, которые сотрудники делят между собой. Все участники выбрасывают эти задачи из головы или ежедневно понижают их приоритет по сравнению рутинной работой. Ком просроченных задач нарастает с угрожающей скоростью и погребает под собой проект.

Чем лечится: начинайте фиксировать задачи в модуле Битрикс24 «Задачи и проекты». Нет задачи в Битриксе — ничего не было. Поручения на словах, между делом брошенные просьбы не принимаются. Фиксируйте задачи, которые вы ставите себе и сотрудникам, а они пусть фиксируют их при постановке друг другу: что нужно сделать, в какой срок, кто ответственный. Для командных проектов консолидируйте все задачи по конкретному блоку и смотрите, насколько слаженно работают ваши сотрудники.

Когда вы впервые увидите описанный структурированный поток задач в компании, поймете реальную нагрузку на команду, вы обретете оцифрованную ясность, где и почему факапятся задачи и откуда растут ноги у авралов, потому что факапы и авралы — это результат неуспевания.

Главный эффект внедрения — задачи начнут делаться как по волшебству.

«Задачи и проекты» Битрикс24 не требуют настройки, начинать работать в них можно сразу после авторизации. Количество пользователей для этого модуля не ограничено и бесплатно.

Лайфхак 1: если вы пользуетесь Яндекс.Алисой, можно даже не записывать задачи руками. Говоришь: «Алиса, запусти навык Битрикс24 Ассистент. Скажи Битрикс24 создать задачу». Дальше диктуете — задача попадает на портал. Профит!

Лайфхак 2: если у вашего проекта есть внешние подрядчики (например, вы открываете новую торговую точку или салон и с вами работают строители и ремонтники), добавляете их емейлы и они будут получать уведомления и напоминания по своим задачам на почту, а вы будете отслеживать их прогресс у себя на портале.

Хаос коммуникаций

Как это происходит: есть чат в телеграме или воцапе, где происходит обсуждение всех проектов, сделок, задач по всем отделам компании. Чтобы найти обсуждение конкретного вопроса, нужно пролистать миллион сообщений. Сделать объявление в таком чате невозможно: половина сотрудников заявит, что «не слышал», «пропустил», «не заметил».

А самое главное, смешивание рабочих и личных коммуникаций в одном мессенджере перегревает голову собственника бизнеса и эмоционально вредно для всех членов команды.

Чем лечится: переводите рабочее общение в Битрикс24. Здесь можно разложить все коммуникационные потоки по отделам, проектам и задачам, что сэкономит сотни тысяч человекочасов, которые тратятся на поиск информации и введение в курс новых сотрудников.

Для объявлений в Битрикс 24 можно использовать ленту новостей, тэгать группы и отдельных сотрудников и получать подтверждение, что каждый ознакомился с информацией.

Вывод рабочих коммуникаций из контура личных — бесценное приобретение. Когда вы зайдете в свой личный телеграм, а там не будет ничего кроме кошечек, собачек и поздравлений с Пасхой, вы поймете, что до этого и не жили вовсе.

Лайфхак: видеосозвоны Битрикса позволяют собирать до 48 человек и хорошо работают на мобильных телефонах. Договоритесь с коллегами о созвонах без согласования, в любой момент, когда нужно поговорить. Если человек занят — он просто отбивает звонок и перезванивает в удобное время. Если ему удобно — берет трубку и вы быстро решаете вопросы. Это сэкономит массу времени, которую вы могли бы потратить на вопросы «Тебе удобно? Можешь говорить?».

Хаос хранения документов

Как это происходит: документы у сотрудников хранятся на локальных компьютерах и пересылаются по почте или архив ведется в какой-то сетевой папке, куда складывается всё подряд: документы временного и постоянного хранения, документы, находящиеся на разных этапах согласования и т.д. Ориентируется в этой папке один-единственный сотрудник, остальные избегают лишний раз соваться в это гиблое место.

Другая распространенная ситуация: документы лежат на открытых платформах, с непонятно какими правами на редактирование и просмотр и нарушают все мыслимые законы безопасности.

Чем лечится: в Битрикс24 есть облачный диск, который бесшовно связан с остальными инструментами, позволяет разграничивать права и совместно редактировать документы.

Например, когда в отдел приходит новый сотрудник, ему автоматически предоставляются все доступы этого отдела к документа, которые потребуются ему для работы.

Хаос распределения времени

Как это происходит: чтобы собраться на встречу в составе от 3 человек, кому-то из участников приходится тратить час на опрос: «Тебе удобно? А во сколько тебе удобно?». Каждый созвон или встреча требуют этого ритуального танца, который иногда занимает больше времени, чем длится сама встреча.

Чем лечится: заводите всем сотрудникам календари в Битриксе и интегрируйте их во все процессы компании. Подбор удобного для всех времени становится вопросом минуты.

Лайфхак 1: бронируйте время в собственном календаре для выполнения своих задач. Потому что, когда ваш календарь доступен для брони всем сотрудникам, они начинают этим пользоваться. У менеджеров это может приводить к 6-7 встречам в день.

Лайфхак 2: Если используете Битрикс в связке с Алисой, очень удобно с утра просить ее рассказать план день и прослушивать его за чашкой кофе.

Мы много рассказываем о бесплатных возможностях Битрикс24, которые можно внедрить в ежедневные бизнес-практики уже сейчас. Подписывайте на наш Телеграм-канал, там вы найдете лайфхаки, кейсы и полезные вебинары.

*по данным Федеральной службы информации в России ежегодно ликвидируются более миллиона ИП и юрлиц https://xn—h1ari.xn—p1ai/Main/StatisticalInformation

Для многих компаний функционирование в режиме хаоса уже стало привычным. Работа в них — сплошная неопределенность. Люди не умеют и не знают, как контролировать выполнение своих заданий и нередко можно услышать: «Зачем планировать, ведь потом все поменяется…». А ведь от того, управляем мы своими задачами или только реагируем на происходящее вокруг, зависит результативность нашей работы.

Управляя, мы осмысливаем свои цели, определяем пути их достижения и контролируем ситуацию. Если же мы просто реагируем на сложившиеся обстоятельства, это похоже на заплыв по течению в надежде «на случай», ожидание внешнего стимула, постоянное решение текущих проблем. Как же справиться с хаосом, если вас уже затянуло в этот круговорот?

Стоки хаоса

Ощущение, что почва уходит из-под ног и нет сил справиться с потоком дел и информации, время от времени возникает у каждого. От неожиданностей не застрахован никто. Другое дело, что в некоторых организациях беспорядок и неуверенность настолько повсеместны и постоянны, что чуть ли не возведены в ранг корпоративных стандартов. Что же может стать причиной хаоса в компании?

Во-первых, в работе велика доля непредвиденных задач.

Во-вторых, в коллективе не налажено взаимодействие сотрудников, в результате чего они часто отвлекают друг друга даже по незначительным поводам. Итог этого — низкая эффективность труда и несоблюдение установленных сроков.

В-третьих, сотрудники плохо представляют себе объем заданий, которые им необходимо выполнить, или не умеют распланировать свой рабочий день, то есть соотнести объем работы и отведенное для нее время.

В-четвертых, иногда руководитель чувствует себя комфортно в режиме неопределенности. Как следствие — все его подчиненные также вынуждены работать в условиях хаоса.

Если обстановка в компании напоминает постоянный аврал, приходится либо смириться с вечным «тушением пожара» (при этом цейтнот будет возникать все чаще — вследствие увеличения объема информации, количества идей, роста бизнеса — и можно просто потерять контроль над ситуацией), либо научиться справляться с ним, заранее составляя план действий.

Как Google тратит свое время

В компании Google многие инновационные идеи исходят не от команды менеджеров, а появляются преимущественно в то время, которое технический персонал официально имеет право тратить на что угодно. На это специально отводится 20% рабочего времени инженеров.

Менеджеры и управляющие (вплоть до генеральных директоров) работают по более сложной схеме: они тратят 70% времени на основной фронт работ (по главным направлениям бизнеса компании — поисковой системе и размещению в ней рекламы); 20% — на смежные задачи (к примеру, по сервисам Google News, Google Earth и Google Local); а 10% времени отводят абсолютно новым делам (скажем, инициативе Wi-Fi).

Основатели компании (Ларри Пейдж и Сергей Брин) тоже работают по правилу 70/20/10, однако решают при этом в основном инновационные задачи. Так, Брин исследует математические средства улучшения качества поиска, а Пейдж занимается новым форматом рекламных объявлений.

Что делать?

Чем меньше у вас свободного времени, тем важнее заниматься планированием. Нужно устранить причину, а не бороться со следствием. Какие же есть приемы управления временем в условиях неопределенности?

Обзор и контроль задач. Это, пожалуй, ключевой момент в управлении хаосом. Видеть — чтобы понимать. Понимать — чтобы управлять. Прежде чем приступить к выполнению задач, необходимо представить себе весь их объем, особенно — когда информации много. Иначе мы теряем контроль над ситуацией.

Порой человек бывает настолько загружен, постоянно получая новые задания, что записывать и сортировать их он считает занятием не только бесполезным (все равно всего не учтешь), но и вредным (мол, на это будет расходоваться драгоценное время, которое можно потратить с большей пользой). Однако в условиях хаоса очень важно начать хоть что-то контролировать — чтобы создать «остров стабильности» или, другими словами, точку опоры, откуда вы начнете наступление на неопределенность, постепенно увеличивая долю запланированных заданий в своей работе. Начните это делать сегодня, сейчас, с данного момента, с этой задачи, а потом расширяйте зону контроля — до одного дня, недели и т.д. Это укрепит вашу уверенность, создаст предпосылки для достижения стабильности. Вы увидите, что можете бороться с неопределенностью. Дальше — больше. Вы станете управлять своей жизнью. Когда у человека есть список задач на день, где отмечено все, чем он должен заняться, где зафиксированы дела из разряда непредвиденных, все обещания и идеи, он чувствует себя увереннее. Он понимает, что эта методика работает.

Принцип обзора и контроля можно реализовать, группируя задачи. Лучше всего — по времени их выполнения (на текущие месяц, неделю, день), ответственным за него и направлениям деятельности. В идеале по единому шаблону систематизируют не только задачи, но и письма, и всю информацию на бумажном носителе и в электронной форме. Распределенная по папкам, она не теряется, и вы всегда быстро находите нужный документ.

Приоритеты в распределении времени. Что делать, если внезапно возникают задачи, не внесенные в план? Один наш клиент посетовал на типичную проблему: руководитель ставит перед сотрудниками много дополнительных задач в процессе выполнения ими основной работы. Те не успевают справляться, а такое оправдание как перегруженность руководство просто отбрасывает. На этом спор заходит в тупик.

В подобной ситуации прежде всего следует научиться соотносить объем задачи и отведенное на ее выполнение время, управлять своей загрузкой и информировать об этом руководителя.

Как распределять время между различными группами задач? Теория и практика тайм-менеджмента советуют выделять 20% времени на важные несрочные задачи, 60% — на важные срочные и 20% — на форс-мажор (тот же хаос).

Исследованиями доказано, что в этом плане между успешными и не очень успешными компаниями есть одно существенное различие: первые много времени тратят на важные несрочные задачи и сводят практически к нулю свои усилия на выполнение срочных, но неважных задач, а не самые успешные — наоборот. А ведь именно концентрирование на важных и несрочных задачах дает возможность избежать аврала в будущем: сотрудники решают задачи до того, когда они становятся «горящими».

Резервирование времени на форс-мажор позволяет управиться в рамках рабочего дня со всеми непредвиденными заданиями. Если распланировать день минута в минуту, не оставив буферов между делами, то работа затянется до 20:00 и дольше (многие примерно в этом часу и завершают рабочий день) — ведь форс-мажор есть всегда. Его тоже нужно планировать.

Если вышеописанный подход не решает проблем, а задач больше, чем времени на их выполнение, тогда вам придется выбирать между такими альтернативами:

Вы можете использовать одну из них или комбинацию, исходя из ситуации, ваших индивидуальных предпочтений или корпоративной культуры.

Только после того как человек научится соотносить имеющееся время с объемом задач, можно переходить к другим методикам управления хаосом.

Ни минуты покоя. Умения выполнять задачи в зависимости от их приоритетности может оказаться недостаточно. Если в компании нет налаженного взаимодействия между сотрудниками, то продуктивно работать, постоянно отвлекаясь, невозможно. Поэтому возникает вопрос: как защитить свое время?

Здесь есть два варианта: или вы управляете своим временем, или оно управляет вами. И если вы хотите добиться своих целей, нужно освоить и применять в работе ряд способов защиты времени.

Вот некоторые из них:

Стоит утвердить единые для компании стандарты взаимодействия. Ведь каким бы организованным ни был тот или иной сотрудник, ему не позавидуешь, если даже несколько его коллег будут общаться с ним хаотично: каждый — исходя из своих представлений о плановости работы. План такого сотрудника вряд ли уцелеет.

Стандарты — это квинтэссенция корпоративного тайм-менеджмента. Они позволяют всем сотрудникам и компании в целом быть организованнее. Если в ней выработаны и соблюдаются единые правила игры, то:

Мы разработали целый ряд стандартов по управлению временем и эффективному взаимодействию. Вот пример такого стандарта для одной из наших компаний-клиентов:

Борьба с недостатками

Стивен Кови, автор книги «Семь привычек высокоэффективных людей» и руководитель консалтинговой компании Franklin Covey Со., рассказывает о том, как сбалансировать время, затрачиваемое на работу и личную жизнь:

В защиту хаоса

Хаос в той или иной степени всегда есть и будет в нашей жизни. Он ее неотъемлемая часть. И если у вас на решение форс-мажорных задач уходит больше 20% рабочего времени, возможно, дело не в том, что вы плохо планируете, — просто специфика работы объективно предполагает более высокий уровень неопределенности.

Количество неструктурированных дел зависит от особенностей организации и выполняемых ею задач. Очевидно, что хаоса в аудиторской компании должно быть по минимуму, а в рекламном агентстве — допустимо и больше. Для ряда должностей сложно заранее узнать, с какими данными и над какими задачами придется работать в течение дня или недели. Например, весьма непросто регламентировать работу IT-службы, юристов, секретарей и других специалистов, выполняющих большое количество непрерывно поступающих заданий.

А в некоторых случаях, когда работа скрупулезно спланирована и налажена до такой степени, что людям становится скучно, привнести в нее элемент хаоса бывает даже целесообразно. Когда мы научимся понимать природу стресса и причину хаоса, поддерживать оптимальный уровень неопределенности, то хаос как явление начнет работать на нас и приносить новые ощущения и удовольствие от работы и жизни.

Виталий Чуба, бизнес-тренер компании InforManager