Выделите бизнес процессы вашей образовательной организации

Многие организации пересматривают традиционные бизнес-модели в сторону увеличения роли дистанционного обучения. Так рынок онлайн образования увеличился в период с 2016 по 2021 год на 248%. На этом фоне возросла потребность в цифровизации привычных для образовательного учреждения бизнес-процессов, построенных на взаимодействия между преподавателями, студентами и административным персоналом.

Рассказываем, как можно эффективно проектировать и управлять бизнес-процессами в онлайн образовании с помощью Low-code платформы.

Классификация бизнес-процессов в образовательном учреждении
Особенности бизнес-процессов в образовании
Методы моделирования бизнес-процессов в образовании
Примеры моделирования бизнес-процессов в образовании
Создание бизнес-приложений для автоматизации образования

Классификация бизнес-процессов в образовательном учреждении

Бизнес-процессы делятся на три группы: операционные, вспомогательные и процессы управления. Для образовательной организации операционным процессом — будет преподавание дисциплин, а также организация методической и исследовательской работы.

В рамках операционного блока можно выделить несколько типовых процессов:

подготовка к учебной деятельности,
организация учебного процесса,
управление преподавателями,
управление обучающимися,
контроль качества преподавательской деятельности,
контроль результатов обучения.

Каждый блок можно декомпозировать на отдельные подпроцессы. Например, управление обучающимися — это сквозной бизнес-процесс, который начинается с приема студента и заканчивает его выпуском из ВУЗА (или отчислением, тут как повезет). Иначе процесс можно назвать «жизненным циклом студента», по аналогии с жизненным циклом продукта.

Посмотрим, в каких подпроцессах может участвовать студент во время обучения.

Блок управление студентами:

прием студента на обучение,
выдача справок, дипломов, других документов,
запись на сессию и пересдачи,
прием оплаты за обучение,
отчисление по собственному желанию (или за неуспеваемость).

Структура и глубина декомпозиции бизнес-процессов определяется на этапе моделирования.

Особенности бизнес-процессов в образовании

По мнению экспертов, бизнес-процессы в образовании похожи на те, которые используются в промышленности. Однако есть и своя специфика. Например, для образовательной организации тяжело составить карту бизнес-процессов, используя цепочку создания ценности Портера. Модель Портера построена на превращении материальных ресурсов в продукт, в то время как бизнес-модель в образовании построена на передаче знаний от преподавателя к студенту.

Есть и другие существенные отраслевые особенности. Приведем лишь некоторые из них.

большое количество внешних и внутренних связей: между отдельными кафедрами, учебными заведениями, исследовательскими лабораториями и т.д.
высокая роль государства в стандартизации процессов обучения;
ВУЗы часто работают на государственные субсидии и гранты, при этом прибыль не может служить показателем эффективности обучения;
основные бизнес-процессы построены вокруг создания, накопления и передачи знаний;
для учебных организаций характерна автономность структурных подразделений, что усложняет взаимодействие между ними;
низкий уровень цифровизации образовательных услуг, особенно в государственном секторе (см. подробнее отчет ВШЭ).

Несмотря на все перечисленные особенности, для моделирования бизнес-процессов можно использовать стандартные методологии и методики, в том числе построенные на нотации BPMN 2.0.

Методы моделирования бизнес-процессов в образовании

Нотация BPMN не единственная в арсенале бизнес-аналитика, однако у нее есть ряд преимуществ.

BPMN 2.0 можно приложить к любой системе менеджмента;
Нотации наглядно показывает порядок взаимодействия между участниками бизнес-процесса, причем на любом уровне детализации;
Диаграммы BPMN 2.0 удобно использовать при итерационном моделировании;
Семантика нотации понятна ИТ-специалистам и менеджерскому персоналу;
Полученные диаграммы легко использовать в информационных системах.

Для проектирования сегмента онлайн образования логично разбить портфель-услуг по отдельным кластерам. Например, компания продает онлайн курсы по программированию, проджект-менеджменту и интернет-маркетингу. Это отдельные продукты, которые включают свои учебные программы, требования к преподавательскому составу, способы проверки полученных знаний и т.д. У каждого кластера будут свои бизнес-процессы, которые будут отличаться друг от друга.

При моделировании бизнес-процессов важно понимать значение и роль децентрализации управления.

Различные структурные единицы образовательного учреждения регулярно взаимодействуют в рамках учебного курса. Это касается приемных комиссий, деканата, кафедр, учебных советов и т.д. Их взаимодействие построено на регламентах, которые описывают, что нужно сделать при наступлении определенного события. При этом сотрудники подразделений взаимодействуют друг с другом по горизонтали, минуя вышестоящих руководителей, которые только контролируют выполнение регламентов. Это и есть основа процессного подхода в любой организации.

Примеры моделирования бизнес-процессов в образовании

Рассмотрим пример того, как можно использовать BPMN 2.0 для создания исполняемых диаграмм бизнес-процессов в Comindware Business Application Platform. Слово «исполняемые» означает, что на основе диаграмм будет создано рабочее бизнес-приложение, в которое можно сразу пусть пользователей.

Возьмем небольшой подпроцесс «зачисление студента». В качестве основы для моделирования используем регламент НИУ ВШЭ, которые размещен на сайте ВУЗа.

Регламент ВШЭ предусматривает 2 варианта зачисления в ВУЗ:

по квотам,
по результатам вступительных испытаний.

Каждый из этих вариантов поступления можно представить в качестве отдельного подпроцесса, который можно детализировать до уровня отдельных операций.

Если рассматривать поступление по котам, то приемная комиссия должна сформировать список поступающих, ранжировать кандидатов по критериям и определить, кто из них поступит на бюджет, а кто поступит на обучение за счет НИУ ВШЭ или не поступит вовсе.

Процесс можно детализировать дальше — это основное преимущество итерационного моделирования. Мы создаем вначале общую модель процесса, а затем шаг за шагом уточняем сценарии и последовательность действий для каждого из них. Например, можно добавить шаг для автоматического запроса сведений в ФИС ФРДО, если организация может получить к ней доступ.

Создание бизнес-приложений для автоматизации образования

В Comindware Business Application Platform диаграмм в нотации BPMN 2.0 для создания рабочих бизнес-приложений в образовании. Для этого также потребуется создать модель данных и электронные формы для взаимодействия с этой моделью данных. Например, через электронную форму можно запросить у студента его персональные данные и пакет документов, которые необходимы для прохождения приемной комиссии.

Работа в Comindware Business Application Platform требует минимальных навыков программирования, которые практически не потребуются на этапе проектирования бизнес-приложения. Таким образом можно быстро создать предельно детализированную модель процесса, не затрачивая на данный этап проекта много времени.

Создайте свою систему для управления образованием в Comindware Business Application Platform.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Источник

Подборка по базе: «Социальные сети». Ознакомьтесь с информацией, представленной на, «Социальные сети». Ознакомьтесь с информацией, представленной на, «Социальные сети». Ознакомьтесь с информацией, представленной на, Р. Негарестани, — Циклонопедия_ соучастие с анонимными материала, «Социальные сети». Ознакомьтесь с информацией, представленной на, Декомпозиция процесса снабжения материалами.docx, Инструкция по охране труда при выполнении кровельных работ с рул, Об обеспечении расходными материалами ЕГЭ.docx, Засорение окружающей среды отработанными материалами.docx, БЖД. Исследование поглощения ионизирующих излучений различными м

Ознакомьтесь с предлагаемыми материалами и выделите бизнес-процессы Вашей образовательной организации

Часто учебные организации представляют из себя не единое целое, а разделенный на куски (кафедры, факультеты, структуры и т.д.) организм. Один из способов соединить все части между собой – ознакомить руководителей образовательных структур с системами описания бизнес — процессов и применить их в учебном заведении.

Бизнес-процессы – это пазл, из которого построена деятельность любого предприятия (от фабрики до учебного заведения). Если один из этих процессов не соответствует планам, бизнес начинает испытывать сложности.

По отношению к управлению школой все действия в бизнес-процессах служат цели преобразования ученика на основе сформированного социального заказа общества на входе, в выпускника, обладающего необходимым уровнем подготовки в соответствии с требованиями ФГОС и социального заказа на выходе. Кроме того, процессный подход обеспечивает качество интегративного свойства системы, он нацелен на результат. Его использование помогает сформировать режим предотвращения сбоев в деятельности всех структурных подразделений и участников образовательного процесса, способствует их самоорганизации.

Конкретизировать реализацию процессного подхода в управлении общеобразовательной школой, ориентированной на поддержку и развитие детской одаренности, призвана корневая модель бизнес-процессов. Она представляет собой совокупность отдельных бизнес-процессов, необходимых для организации и управления образовательным процессом, ориентированным на развитие детской одаренности(Схема 1).
Таким образом, бизнес-процесс школы – особый процесс, который служит достижению основных целей школы (бизнес-целей) и включает в себя совокупность действий, мероприятий, связей между структурными подразделениями школы и между школой и внешним миром.

С нашей точки зрения в школьном управлении следует выделить три вида бизнес-процессов:

Управляющие – управляют функционированием образовательной системы школы (корпоративное управление, стратегический менеджмент, внутренний аудит);

Операционные (основные) – составляют основную деятельность школы («Разработка научно-методического обеспечения и сопровождения образовательного процесса, ориентированного на развитие детской одаренности»; «Осуществление образовательного процесса в соответствии с ФГОС на основе дифференцированного подхода, ориентированного на развитие детской одаренности» и др.);

Поддерживающие – обслуживают основную деятельность школы (подбор персонала, бухгалтерский учет, материально-техническая и информационная поддержка, административно-хозяйственная деятельность).

Классификатор бизнес-процессов школы, созданный на основе корневой модели, включает в себя управляющие, операционные (образовательный процесс) и поддерживающие бизнес-процессы с целями, задачами, результатами и моделями, соотнесенными с основной целью и миссией образовательной организации.

В качестве примера представляем один из операционных бизнес-процессов «Разработка научно-методического обеспечения образовательного процесса, ориентированного на развитие детской одаренности».

Цель бизнес-процесса: создание банка знаний по научному обеспечению и сопровождению образовательного процесса.

Задачи бизнес-процесса:

создание авторских программ, учебно-методических разработок, диагностических методик;

разработка инновационных образовательных технологий, совершенствующих образовательный процесс;

разработка программ дополнительного образования, направленных

Ресурсы бизнес-процесса: информационные (законодательство, нормативная документация, методы, методики, образовательные технологии и программы, документы, файлы, данные, программное обеспечение); финансовые (наличные деньги, средства на расчетных счетах и пр.); материальные (материалы, оборудование); кадровые и временные.

Результат бизнес-процесса: система научно-методического обеспечения образовательного процесса, ориентированного на развитие детской одаренности.

Модель бизнес-процесса «Разработка научно-методического обеспечения образовательного процесса, ориентированного на развитие детской одаренности»

Управляющие бизнес- процессы
(Схема1)

Создание типовых форм документов для деятельности школы

Информационно-техническое обеспечение деятельности школы

Материально- техническое обеспечение деятельности школы

Разработка предложений по совершенствованию деятельности школы

Финансово-экономическое сопровождение деятельности школы

Юридическое сопровождение деятельности школы

Кадровое обеспечение деятельности школы

Поддерживающие бизнес-процессы

Основные бизнес- процессы

Совершенствование профессиональных и личностных компетенций педагогов по выявлению и развитию детской одаренности

Организация и обеспечение психолого-педагогического мониторинга качества образовательного процесса

Обеспечение охраны жизни и здоровья обучающихся в ходе образовательного процесса

Организация и осуществление внеучебной деятельности обучающихся, ориентированной на развитие детской одаренности

Учебно-методическое обеспечение и сопровождение образовательного процесса, ориентированного на развитие детской одаренности

Осуществление образовательного процесса в соответствии с ФГОС на основе дифференцированного подхода, ориентированного на развитие детской одаренности

Разработка научно-методического обеспечения и сопровождение образовательного процесса, ориентированного на развитие детской одаренности

Внутренний аудит деятельности школы

Стратегический менеджмент(миссия школы, ее цели)

Тактический менеджмент (моделирование, планирование ,организация, контроль, регулирование, анализ)

Источник

Радиф Замалетдинов

Директор института филологии и межкультурной коммуникации Казанского (Приволжского) федерального университета (КПФУ)

Профессор

Доктор филологических наук

Надежда Самигуллина

Бизнес-консультант

Современные риски изоляции экономики, тенденция к спаду валового внутреннего продукта России и, соответственно, снижение финансирования по статье бюджета «Образование», обостряют потребность в модернизации системы образования, чтобы противопоставить этим угрозам качественный человеческий потенциал. В этой связи усиливается необходимость совершенствования и повышения эффективности управления современными ВУЗами, что, в свою очередь, обусловливает актуальность глубокого исследования протекающих внутри них процессов с целью выведения системы образования на новый уровень.

Анализ состояния современного образования явно указывает на своевременность перехода в управлении от устаревшего структурного к более перспективному процессному подходу. Структурный подход отличается отсутствием регламентированных технологий выполнения работ, фрагментарностью, размытостью ответственности за результаты работ и, соответственно, отсутствием ориентированности на конечного клиента (студента). Результатом такого управления является снижение качества конечного продукта — уровня предоставляемого образования. Процессный же подход позволяет делегировать полномочия ответственным исполнителям на основе описания процессов технологической цепочки получения конечного продукта (регламентов процессов управления), сокращать количество уровней согласования при принятии решений, сочетать принципы стратегического управления и организации труда по групповым принципам, ориентироваться на повышение качества конечного продукта и работы ВУЗа в целом.

Перспективным примером использования процессного подхода в системе образования являются исследования, проведенные в Татарском государственном гуманитарно-педагогическом университете (далее ТГГПУ).

Стратегические цели развития университета, как и любой организации, состоят из четырех перспектив, указанных ниже. Так, перспективы университета с учетом особенностей в системе образования:

Финансы (перспектива решает вопросы повышения финансовой эффективности ВУЗа);
Клиенты (перспектива определяет работу с контингентом для предоставления качественного образования);
Внутренние бизнес-процессы (служат для организации учебного процесса, удовлетворяющего требованиям контингента);
Обучение и развитие (предназначено для качественного обучения и развития кадрового потенциала).

Для достижения этих целей был открыт проект по проведению исследований бизнес-процессов ТГГПУ и разработки «Процессной модели управления университетом». Для описания и оптимизации бизнес-процессов использовалась методология SADT (Structured Analysis and Design Technique, методология структурного анализа и проектирования).

Объектом исследования и разработки являлись бизнес-процессы контуров университета: управления учебным процессом, административно-хозяйственной деятельности, ведения научно-исследовательских работ, финансово-экономической деятельности.

Цель работы — создание эффективной модели управления ВУЗами в сфере образования, основанной на процессном управлении.

Для описания и оптимизации бизнес-процессов выбрана инструментальная среда «Business Studio» (система бизнес-моделирования), позволяющая описать бизнес-процессы в виде взаимосвязанных диаграмм с помощью нотаций IDEF0 — на верхнем уровне модели, Процедура, Процесс, EPC, BPMN — на нижних уровнях. В рамках исследования нами использовались нотации IDEF0 и Процедура, поскольку они являются наиболее адекватными, на наш взгляд, для описания внутренних управленческих процессов ВУЗа. Выбор данной системы бизнес-моделирования был основан наличием понятной и доступной документации и возможностью её получения. В отличие от многих систем моделирования, результаты были представлены не только в виде иерархической структуры диаграмм, но и в виде документов, регламентов бизнес-процессов, положений о подразделениях, должностных инструкций для контуров университета. Кроме того, важным основанием для выбора данного инструмента явилось наличие большого количества партнеров у разработчика системы «Business Studio» среди высших учебных заведений России.

На основе результатов исследования бизнес-процессов ТГГПУ была сформирована модель бизнес-процессов управления университетом. Все подразделения процессной модели исследовались в разрезе четырех основных контуров процессной модели управления:

Управление учебным процессом;
Управление научно-исследовательской деятельностью;
Управление финансовой деятельностью;
Управление административно-хозяйственной деятельностью.

Для примера взаимосвязи объектов управления и процессов на верхнем уровне модели отражены в нижеприведенной Диаграмме 1. Модель «Процессная модель управления университетом».

Диаграмма 1. Модель «Процессная модель управления университетом»

В диаграмме представлено видение всех процессов верхнего уровня модели. Каждый контур, в свою очередь, состоит из соответствующих бизнес-процессов.

Перечень бизнес-процессов верхнего уровня контура «УП. Управление учебным процессом»:

УП.1. Работа приемной комиссии;
УП.2. Планирование учебного процесса;
УП.3. Управление контингентом;
УП.4. Управление профессорско-преподавательским составом;
УП.5. Проведение контроля результатов учебного процесса;
УП.6. Мониторинг учебного процесса;
УП.7. Документооборот учебного процесса;
УП.8. Контроль качества ведения учебного процесса.

Перечень бизнес-процессов верхнего уровня контура «УН. Управление научно-исследовательской деятельностью»:

УН.1. Организация научно-исследовательской деятельности;
УН.2. Развитие научно-исследовательской работы в области гуманитарных наук.

Перечень бизнес-процессов верхнего уровня контура «Управление финансовой деятельностью»:

УФ.1. Планирование и анализ;
УФ.2. Организация оплаты труда;
УФ.3. Размещение государственных заказов.

Перечень бизнес-процессов верхнего уровня контура «Управление административно-хозяйственной деятельностью»

УА.1. Содержание объектов;
УА.2. Обеспечение функционирования хозяйственных объектов;
УА.3. Управление недвижимостью и арендными отношениями;
УА.4. Оказание транспортных услуг;
УА.5. Выполнение работ по капитальному строительству и реконструкции;
УА.6. Снабжение материально-техническими ресурсами;
УА.7. Обеспечение функционирования средств связи;
УА.8. Обеспечение безопасности и охраны здоровья.

На нижнем уровне все действия представлены в виде процедур. Например, диаграмма нижнего уровня бизнес-процесса УП. Управление учебным процессом: Диаграмма 2. Процедура УП.2.3.1. Формирование индивидуального плана преподавателя по каждой дисциплине.

Диаграмма 2. Процедура УП.2.3.1. Формирование индивидуального плана преподавателя по каждой дисциплине

Модель содержит 1069 бизнес-процессов (в т. ч. 178 процедур), 5 уровней глубины иерархии. Также модель включает в себя 237 бумажных документов и 171 электронных документов, используемых при выполнении бизнес-процессов.

С помощью Business Studio была проведена оптимизация бизнес-процессов каждого контура, которая заключалась в детальном анализе связей бизнес-процессов, контроле дублирующих действий, исключении действий, создающих временную задержку выполнения процесса, введении новых процессов и действий для повышения эффективности процессов. В результате оптимизации мы получили: регламенты всех описанных бизнес процессов, бизнес-процессы группы управления вузом, созданы положения о подразделениях и должностные инструкции для всех сотрудников.

Кроме этого, в рамках проекта были сделаны выводы по каждому контуру управления, составлены рекомендации и разработан план мероприятий для оптимизации управления университетом в целом. В частности, разработаны единые требования к ведению нормативно-справочной информации, единого хранилища данных для выполнения процессов управления, требования к оптимизации справочников, форм, документов: иерархия и список подразделений вуза, список должностей, справочник специальностей, справочник дисциплин, формы стандартных документов, регламенты и должностные инструкции.

ТГГПУ было в 2009 году сертифицировано по системе качества ГОСТ Р ИСО 9001–2001. Полученные в результате исследований положения подразделений и должностные инструкции, основанные на регламентах оптимизированных бизнес-процессов, послужат реальной основой поддержания системы менеджмента качества. Кроме того, университет получил инструментальную среду Business Studio для управления системой менеджмента качества на основе процессной модели университета.

Процессная модель управления позволит планировать деятельность вуза как на оперативном, тактическом, так и на стратегическом уровне. В процессной модели управления, где каждый знает «кто, когда и что должен делать», появляется время и ресурсы для решения стратегических задач развития и совершенствования образования.

Разработанная модель может найти широкое практическое применение:

Стать базовой типовой моделью управления университетом;
Использоваться в качестве учебного пособия в университете для преподавания дисциплин:
- Управление процессами;
- Инновационный менеджмент;
- Стратегический менеджмент.
Стать основой дальнейшего совершенствования управления с помощью дополнительных исследований и разработки моделей:
- «Стратегического управления университетом» на базе системы сбалансированных показателей;
- «Управления проектами» в инновационной и научно-исследовательской деятельности;
- «Управление инновационной деятельностью» для совершенствования инновационной деятельности.

Определения

IDEF0 — нотация графического моделирования, базирующаяся на методологии SADT. Используется для создания функциональной модели, отображающей структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающие эти функции.

SADT − (аббревиатура выражения Structured Analysis and Design Technique − методология структурного анализа и проектирования) − это методология, разработанная для того, чтобы облегчить описание и понимание искусственных систем.

Действие — элементарная операция, которая выполняется одним исполнителем.

Модель — создаваемое человеком подобие изучаемых объектов: макеты, изображения, схемы, словесные описания, математические формулы, карты и т. д. Модели всегда проще реальных объектов, но они позволяют выделить главное, не отвлекаясь на детали.

Нотация — совокупность графических объектов, используемых в графических моделях.

Процедура — процесс нижнего уровня (workflow), который содержит в себе действия, не требующие дополнительной детализации.

Процесс (Бизнес-процесс) — последовательность действий, направленных на получение заданного результата.

Владелец процесса — как правило руководитель подразделения.

Субъект управления — подразделение, должностное лицо, роль выполняющие процесс.

Объект управления — входная или выходная информация, документ процесса.

Сбалансированная система показателей (ССП) — это система стратегического управления компанией на основе измерения и оценки ее эффективности по набору оптимально подобранных показателей, отражающих все аспекты деятельности организации, как финансовые, так и не финансовые.

Термины и сокращения

Бизнес-процесс — последовательность действий (подпроцессов), направленная на получение заданного результата, ценного для организации (далее Процесс).

Владелец процесса — должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процесса.

Входы бизнес-процесса — ресурсы (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые потребляются или преобразовываются при выполнении процесса.

Выходы бизнес-процесса — объекты (материальные или информационные), являющиеся результатом выполнения бизнес-процесса, потребляемые другими бизнес-процессами или внешними по отношению к организации клиентами.

Исполнитель процесса — подразделение или должность сотрудника, выполняющего процесс.

Организационная структура управления — совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений.

Подпроцесс — бизнес-процесс, являющийся составной частью вышестоящего процесса.

Процедура — бизнес-процесс нижнего уровня, содержащий последовательность конечных (не требующих дополнительной детализации) операций (функций).

Список использованной литературы

[1] Закон РФ «Об образовании»
[2] Закон РФ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»
[3] ГОС ВПО и примерные учебные планы
[4] Дэвид А. Марка и Клемент МакГоуэн «Методология структурного анализа и проектирования», Москва, 2001 г.
[5] Г. Н. Калянов «Консалтинг при автоматизации предприятий», Москва, 1997 г.
[6] В. А. Ивлев, Т. В. Попова «Реорганизация деятельности предприятий: от структурной к процессной организации», Москва, 2000 г.
[7] Майк Ротер и Джон Шук «Учитесь видеть процессы. Практика построения карт потоков создания ценности», Москва, 2005 г.
[8] Е. Б. Заболотный, Д. Л. Майсаков, «Анализ результатов деятельности вуза как основа принятия управленческих решений» [статья], Университетское управление. 2001. № 3(18)
[9] В. П. Соловьев, В. В. Бринза, Стратегия управления вузом [статья], Университетское управление. 2002. № 2(21)
[10] В. В. Левшина, Развитие методологии создания системы менеджмента качества вуза [статья], Университетское управление. 2003. № 2(25). С. 60–63
[11] Хиту, Марсел, В. Е. Генин, Инновационная образовательная деятельность вуза: модель и субъект [статья], Социологические исследования. Октябрь 2003. № 10. С. 61–66
[12] Группа компаний «Современные технологии управления», Руководство пользователя Business Studio — система бизнес-моделирования, 2009
[13] Группа компаний «Современные технологии управления», Методика. Разработка системы менеджмента качества, 2009
[14] Группа компаний «Современные технологии управления», Методика Разработка системы бюджетного управления, 2009
[15] Группа компаний «Современные технологии управления», Методика Проектирование системы управления, 2009

Опубликовано по материалам:
Журнал «Ректор ВУЗа», № 8/2015

Август 2015 г.

Проектирование модели бизнес-процессов организации МАДОУ детский сад № 26

Федеральное
государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего
профессионального образования

Калининградский
Государственный Технический Университет

Курсовая
работа

по
дисциплине «Проектирование информационных систем»

на
тему: МАДОУ детский сад №26

Проект выполнили

студент группы -ЗИЭ

Калининград

2012

Содержание

Аннотация

. Объект исследования

. Бизнес — направления
деятельности организации

. Бизнес — процессы
управления организации

. Организационная структура
организации

. Состав и функции
автоматизированных рабочих мест

. Распределение
бизнес-процессов по оргструктуре компании

. Автоматизация процессов

. Модель бизнес-процессов в
нотации IDEF0

. Описание функциональных
блоков модели

Список используемой литературы

Аннотация

Пояснительная записка содержит отчет о
выполнении курсовой работы по дисциплине «Проектирование информационных
систем». В ходе работы была спроектирована модель бизнес-процессов организации
МАДОУ детский сад № 26, которая создана с целью практической реализации прав
граждан на дошкольное образование, гарантии общедоступности и бесплатного
дошкольного образования на основании постановления главы муниципального
образования «Гусевский муниципальный район».

.
Объект исследования

В курсовой работе по дисциплине «Проектирование
информационных систем» рассматривается организация МАДОУ детский сад №26,
Муниципальное автономное дошкольное образовательное учреждение детский сад №
26, расположено по адресу: Калининградская обл., г. Гусев, ул. Молодёжная, д.
1а.

Муниципальное автономное дошкольное
образовательное учреждение детский сад № 26 является некоммерческим,
гражданским, светским дошкольным образовательным учреждением общеразвивающего
вида, создана с целью практической реализации прав граждан на дошкольное
образование, гарантии общедоступности и бесплатного дошкольного образования на
основании постановления главы муниципального образования «Гусевский
муниципальный район».

Учредителем детского сада № 26 является
муниципальное образование «Гусевский муниципальный район». Функции учредителя
выполняет отдел образования Администрации муниципального образования «Гусевский
муниципальный район» Калининградской области.

Учреждение имеет в оперативном управлении
обособленное имущество, самостоятельный баланс, расчётные и иные счета в банках
для учета операций со средствами бюджета города, круглую печать со своим полным
наименованием и наименованием органа, в ведении которого оно находится на
русском языке и указанием его места нахождения.

Управление учреждением осуществляет заведующий
учреждением в соответствии с действующим законодательством. К компетенции
заведующего относятся вопросы осуществления текущего руководства деятельностью
учреждения, за исключением вопросов, отнесенных законодательством или уставом к
компетенции учредителя и наблюдательного совета или иным органам учреждения.
Заведующий осуществляет текущее руководство деятельностью учреждения и
подотчетен в своей деятельности учредителю и наблюдательному совету.

Учреждение вправе осуществлять приносящую доход
деятельность, не противоречащей законодательству Российской Федерации, в случае
если это служит для достижения целей, при этом доходы, полученные от такой
деятельности, должны направляться учреждением на уставные цели. Право Учреждения
осуществлять деятельность, на которую в соответствии с законодательством
требуется специальное разрешение — лицензия, возникает у Учреждения с момента
ее получения или в указанный в ней срок и прекращается по истечении срока ее
действия, если иное не установлено законодательством.

. Бизнес — направления деятельности
организации

. охрана жизни и укрепление физического и
психического здоровья детей;

. обеспечение познавательно-речевого,
социально-личностного, художественно-эстетического и физического развития
детей;

. организация
воспитательно-образовательного процесса Учреждения в соответствии с
Федеральными государственными требованиями к структуре основной образовательной
программы дошкольного образования; Схема организации воспитательного процесса
изображена на рисунке 9.

. воспитание с учетом возрастных
категорий детей гражданственности, уважения к правам и свободам человека, любви
к окружающей природе, Родине, семье;

. осуществление необходимой коррекции
недостатков в физическом и (или) психическом развитии детей;

. оказание платных образовательных услуг;
автоматизация процесса оказания платных услуг представлена на рисунке 8.

. взаимодействие с семьями детей для
обеспечения полноценного развития детей;

. оказание консультативной и методической
помощи родителям (законным представителям) по вопросам воспитания, обучения и
развития детей.

Схема бизнес-направлений МАДОУ детского сада №
26 приведена на рисунке 1.

Рис.1 Бизнес — направления МАДОУ детского сада №
26

3. Бизнес-процессы
управления организации

. Бизнес-процессы управления организации

.1. Планирование

.1.1. Организация и координация планирования

.1.1.1. Координация и согласование
разрабатываемых планов

.1.1.2. Анализ выполнения планов

.2. Экономика

.3.1.1.1. Анализ затрат на ремонт и обслуживание

.3.1.1.2. Анализ затрат на энергообеспечение

.3.1.1.3. Анализ структуры заработной платы

.3.1.1.4. Анализ себестоимости снабженческих
операций

.3.1.1.5. Анализ затрат на автотранспорт

.3.1.1.6. Проведение обобщенного анализа
себестоимости оборудования

.3.2. Экономический анализ

.3.2.1. Организация анализа
производственно-хозяйственной деятельности организации

.3.2.2. Проведение операционного анализа затрат

.3.2.2.1. Разграничение затрат на постоянные и
переменные составляющие

.3. Финансы

.4.1. Управление финансовыми средствами
организации

.4.1.1. Управление величиной денежных средств

.4.1.1.1. Согласование очередности и
целесообразности платежей

.4.1.1.2. Контроль поступления средств на счета

.4.2. Анализ финансовой деятельности организации

.4.2.1. Анализ финансовых результатов
деятельности

.4.2.1.1. Анализ данных по объему купли — продаж

.5.1. Бухгалтерский учет

.5.1.2. Учет затрат ресурсов

.5.1.3. Учет основных средств и малоценных и
быстроизнашивающихся предметов

.5.1.3.1. Учет технологического оборудования

.5.1.4. Учет трудозатрат и расчетов с персоналом

.5.1.4.1. Учет начислений по соцстраху

.5.1.4.2. Учет расчетов с персоналом по оплате
труда

.5.1.4.3. Учет и регистрация больничных листов

.5.1.5. Финансовый учет

.5.1.5.1. Учет движения денежных средств

.5.1.5.2. Учет финансовых результатов

.5.1.6. Налоговый учет

.5.1.6.1. Начисление платежей в бюджет

.5.1.6.2. Предоставление бухгалтерской
отчетности в налоговые органы

.5.1.7. Координация учета

.5.1.7.1. Отражение на счетах бухгалтерского
учета всех хозяйственных операций

.5.1.7.2. Подготовка установленной бухгалтерской
отчетности

.5.2. Управленческий учет

.6. Управление персоналом

.6.1. Поиск и прием в организацию сотрудников

.6.1.1. Определение потребности в кадрах в
организации

.6.1.2. Подбор кадров

.6.2. Регистрация и организация учета персонала

.6.2.1. Штатное расписание

.6.2.1.1. Разработка штатного расписания
организации

.6.2.1.2. Корректировка штатного расписания
организации

.6.2.2. Организация учета кадров

.6.2.2.1. Подготовка договоров с работниками
организации

.6.2.2.2. Оформление трудовых отношений с
работниками

.6.3. Оплата труда и мотивация

.6.3.1. Разработка и совершенствование системы
оплаты труда работников

.6.3.2. Разработка системы материальной помощи

.6.3.3. Анализ эффективности применяемой формы
системы оплаты труда

.6.4. Организация труда

.6.4.1. Контроль за соблюдением функциональных
обязанностей

.6.4.2. Анализ и контроль трудовой дисциплины

. Организационная структура МАДОУ детского
сада № 26

Организационная структура — один из основных
элементов управления организацией. Она характеризуется распределением целей и
задач управления между подразделениями и работниками организации.

Организационная структура управления — это совокупность
всех элементов и звеньев системы управления и установленных между ними
постоянных связей. Она выражает определенную технологию управленческой
деятельности, процессы разделения и кооперации труда в сфере управления,
последовательность реализации управленческих процедур. Она также связывает
структуру и функции управления.

Организационная структура управления определяет
субординацию и координацию производственных подразделений и управленческих
служб организации.

Структура управления МАДОУ проста, она представлена
на рисунке 2.

Рассмотренная структура относится к линейному
типу.

Основным ее достоинством являются то, что каждый
подчиненный имеет только одного руководителя и несколько подчиненных инстанций.

Недостатки в организационной структуре не выявлены
— в ней отсутствует дублирование функций. Это связано, прежде всего, с
многолетним применением наработанной программой оказания услуг. Такая структура
предполагает небольшую численность аппарата управления. Штатная численность в
МАДОУ детского сада № 26 — 38 человек.

Рис. 2 Организационная структура МАДОУ детского
сада № 26

. Организационная структура организации

. Организация

.1. Руководство

.1.1 Заведующая ДОУ

.1.2 Заместитель заведующей по воспитательной
работе

.1.3 Заместитель заведующей по
административно-хозяйственной части

.1.4 Старшая медсестра

.1.5 Специалист отдела кадров

.2 Воспитательная часть

.2.1 Воспитатели

.2.2 Музыкальные руководители

.2.3 Преподаватели

.2.4 Педагог-психолог

.2.5 Методист

.3 Административно-хозяйственная часть

.3.1 Помощники воспитателей

.3.2 Работники пищеблока

.3.3 Кладовщик

.3.4 Дворник

.3.5 Сторож

.3.6 Электрик

.3.7Дневной администратор

.4 Бухгалтерия

.4.1 Бухгалтер

1.5.1 Секретарь

5. Состав и
функции автоматизированных рабочих мест

АИС можно представить как совокупность
автоматизированных рабочих мест (АРМ), оснащенных персональными компьютерами.
АИС МАДОУ детского сада № 26 включает в себя следующие основные АРМы.

АРМ заведующей ДОУ предназначено для организации
работы в вопросах контроля состояния образовательного процесса, должен включать
следующую функцию — контроль учебно-воспитательного процесса;

Заведующий ДОУ со своего рабочего места будет
иметь полный доступ к информации, расположенной на других блоках программы:

формирование структуры ДОУ, списков групп;

назначение на группы воспитателей;

распределение нагрузки на кружок, учебного
плана.

АРМ методиста должен выполнять следующие
функции:

контроль дополнительного образования;

планирование учебно-воспитательной работы;

формирование отчетов любых форм на основании
выборки из баз данных.

АРМ кадры должен выполнять следующие функции:

ввод данных из первичных документов на вновь
принятых и увольняющихся работников;

коррекцию информации в личных карточках в соответствии
с поступлением новых документов;

регистрацию больничных листов работников;

подготовку и выпуск приказов;

подготовку информации о работнике для
представления в пенсионный фонд;

расстановку в штатном расписании;

планирование мероприятий по работе с кадрами;

обработку и контроль графиков отпусков, и
оформление отпусков

ввод данных из первичных документов на вновь
принятых воспитанников

Схема приёма воспитанника представлена на
рисунках 6 и 7.

АРМ бухгалтера должен выполнять следующие
функции:

расчет остатков по счетам на начало следующего
дня;

формирование, просмотр, корректировку, печать,
сохранение баланса по балансовым и — внебалансовым счетам и приложениям к
нему за любой период;

ведение развернутого сальдо по любому
балансовому счету;

изменение остатков счетов на начало или конец
любого дня;

расчет прибыли за период

АРМ «Здоровье» предназначено для организации
работы медицинской сестры, должен выполнять следующие функции:

организация учёта прививок;

организация учёта диспансеризации;

учёт текущего состояния здоровья;

составление всевозможных отчётов

АРМ «Воспитатель» предназначено для организации
работы воспитателя, должен выполнять следующие функции:

учёт контингента воспитанников;

учёт посещаемости;

формирование отчетов

6. Распределение по организационной
структуре бизнес процессов

Руководство

Заведующий ДОУ

Бизнес-процессы:

. Осуществляет руководство всеми видами
деятельности детского сада.

. Направляет и контролирует работу воспитателей.

. Осуществляет контроль за выполнением программы
воспитания, реализацией педагогических экспериментов.

. Организует работу коллектива педагогических
работников, направленную на достижение высокой эффективности воспитательной
работы с детьми.

. Формирует контингент детского сада, схема
приёма воспитанников представлена на рисунке 5, обеспечивает создание
надлежащих условий для укрепления здоровья детей, их воспитания и обучения в
соответствии с требованиями педагогики и гигиены.

. Организует работу с родителями по вопросам
воспитания детей в семье.

. Организует рациональное питание детей и
оздоровительные мероприятия.

. Принимает меры по укомплектованию детского
сада квалифицированными работниками, созданию в коллективе здорового
морально-психологического климата и благоприятных условий труда.

. Проводит работу по воспитанию кадров,
укреплению трудовой и производственной дисциплины.

. Определяет круг полномочий и распределение
должностных обязанностей педагогических работников и персонала.

. Осуществляет административно-хозяйственную
деятельность в пределах предоставленных прав.

. Обеспечивает развитие и укрепление
материальной базы детского сада, сохранность имущества, оборудования и
инвентаря, рациональное использование денежных средств, ведение учета и
составление установленной отчетности.

. Осуществляет контроль за соблюдением
санитарно-гигиенического режима, правил техники безопасности.

. Решает в пределах предоставленных прав вопросы
приема на работу, увольнения и поощрения работников, а также наложения
дисциплинарных взысканий на нарушителей трудовой и производственной дисциплины.

Схема процесса работы заведующей МАДОУ детского
сада № 26 представлена на рисунке 3.

.2. Заместитель заведующей по воспитательной
работе

Бизнес-процессы:

. Организует текущее и перспективное
планирование деятельности, а также разработку учебно-методической и иной
документации, необходимой для деятельности ДОУ.

. Координирует работу воспитателей ДОУ.

. Обеспечивает совершенствование методов
организации образовательного процесса и использование современных
образовательных технологий, в т. ч. дистанционных.

. Осуществляет контроль качества
образовательного процесса, определяемого образовательной программой ДОУ,
которая разрабатывается в соответствии с федеральными государственными
требованиями к структуре основной общеобразовательной программы дошкольного
образования, условиям ее реализации и с учетом особенностей психофизического
развития и возможностей детей.

. Координирует взаимодействие представителей
педагогической науки и практики.

. Организует просветительскую работу для
родителей (заменяющих их лиц).

. Оказывает помощь педагогическим работникам в
освоении и разработке инновационных программ и технологий.

. Организует учебно-воспитательную,
методическую, культурно-массовую работу.

. Осуществляет контроль максимально допустимого
объема недельной образовательной нагрузки воспитанников, включая занятия по
дополнительному образованию.

. Составляет расписание занятий и других видов
воспитательной деятельности.

. Обеспечивает своевременное составление,
утверждение, представление отчетной документации.

. Участвует в подборе и расстановке
педагогических кадров, организует повышение их квалификации и профессионального
мастерства.

. Вносит предложения по совершенствованию
образовательного процесса и управления ДОУ.

. Принимает участие в подготовке и проведении
аттестации педагогических работников ДОУ.

. Принимает меры по оснащению групп и помещений
ДОУ современным оборудованием, наглядными пособиями и техническими средствами
обучения, пополнению их учебно-методической, художественной и периодической
литературой.

.3 Бухгалтер

Бизнес-процессы:

. Выполняет работу по ведению бухгалтерского
учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств,
товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции,
результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчеты с поставщиками и
заказчиками, за предоставленные услуги и т.п.).

. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий,
направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование
ресурсов.

. Осуществляет прием и контроль первичной
документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает
их к счетной обработке.

. Отражает на счетах бухгалтерского учета
операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных
ценностей и денежных средств.

. Составляет отчетные калькуляции себестоимости
продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных
расходов, подготавливает предложения по их предупреждению.

. Производит начисление и перечисление налогов и
сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в
государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские
учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы
рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на
материальное стимулирование работников предприятия.

. Участвует в проведении экономического анализа
хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета
и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления
режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота.

. Участвует в проведении инвентаризации денежных
средств, товарно-материальных ценностей, расчетов и платежных обязательств.

. Подготавливает данные по соответствующим
участкам бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за
сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с
установленным порядком для передачи в архив.

. Выполняет работы по формированию, ведению и
хранению базы данных бухгалтерской информации, вносит изменения в справочную и
нормативную информацию, используемую при обработке данных.

. Выполняет отдельные служебные поручения своего
непосредственного руководителя.

.4 Воспитатель

Бизнес-процессы:

. Осуществляет тщательный присмотр за вверенными
ему детьми в строгом соответствии с требованиями инструкции по охране жизни и
здоровья детей в помещениях учреждения и на детских прогулочных площадках.

. Следит за состоянием и укреплением здоровья
каждого ребенка в группе, совместно с медперсоналом учреждения регулярно
проводит комплексные мероприятия, способствующие укреплению здоровья,
психофизическому развитию детей, осуществляет гигиенический уход за детьми
раннего возраста. Особое внимание уделяет детям, пришедшим в детский сад после
болезни.

. Планирует и осуществляет
воспитательно-образовательную работу в соответствии с программой в тесном
контакте с другими воспитателями и специалистами учреждения.

. Изучает индивидуальные способности, склонности
и интересы детей. На основании изучения индивидуальных особенностей детей,
рекомендаций психолога проводит коррекционно-развивающую работу со своими
воспитанниками.

. Обеспечивает строгое выполнение установленного
режима дня и сетки занятий.

. Осуществляет наблюдение за поведением детей в
период адаптации, помогает им; в группах раннего возраста ведет дневник
наблюдений.

. Регулярно информирует руководителя учреждения
и старшую медсестру об изменениях в состоянии здоровья детей. Сообщает старшей
медсестре об отсутствующих детях, выясняет причину их отсутствия, ведет табель
учета посещаемости.

. Ведет работу с родителями по вопросам
воспитания детей в семье, привлекает их к активному сотрудничеству с детским
садом.

. С уважением и заботой относится к каждому
ребенку в своей группе, проявляет выдержку и педагогический такт в общении с
детьми и их родителями.

. Совместно с музыкальным руководителем и
инструктором по физической культуре готовит праздники, организует досуг детей.

. Заменяет заболевшего воспитателя-сменщика в
течение болезни.

. Проходит медицинский осмотр строго по графику.

. Выполняет требование руководителя, старшей
медсестры, старшего воспитателя, связанные с педагогической работой и охраной
жизни и здоровья детей.

. Своевременно и четко ведет документацию
воспитателя.

. Систематически повышает профессиональную
квалификацию и педагогический уровень на курсах, семинарах, открытых
просмотрах.

. На участке совместно с детьми ведет работу по
благоустройству согласно программе своей возрастной группы.

. Участвует в педсоветах учреждений,
методических объединениях в районе, округе, организует смотры-конкурсы и
выставки детских работ к дням открытых дверей, проводит родительские собрания,
участвует в праздниках.

. Строго выполняет трудовую дисциплину и правила
трудового распорядка.

. Обеспечивает санитарно-гигиенический режим в
группе.

. Бережно использует имущество учреждения,
методическую литературу, пособия.

Схема процесса работы воспитателя МАДОУ детского
сада № 26 представлена на рисунке 4.

.5 Педагог-психолог

Бизнес-процессы:

. Осуществляет профессиональную деятельность,
направленную на сохранение психического и социального благополучия
воспитанников.

. Содействует охране прав личности ребенка в
соответствии с Конвенцией о правах ребенка.

. Определяет факторы, препятствующие развитию
детей, и принимает меры по оказанию детям различного вида психологической
помощи (психокоррекционной, реабилитационной и консультативной).

. Оказывает помощь детям, родителям,
педагогическому коллективу в решении конкретных проблем.

. Проводит психологическую диагностику
различного профиля и предназначения.

. Составляет психолого-педагогические заключения
по материалам исследовательских работ с целью ориентирования педагогического
коллектива, родителей в проблемах личностного и социального развития
воспитанников.

. Ведет документацию по установленной форме и
использует ее по назначению.

. Участвует в планировании и разработке
развивающих и коррекционных программ, образовательной деятельности с учетом
индивидуальных и половозрастных особенностей воспитанников.

. Осуществляет психологическую поддержку
творчески одаренных воспитанников, содействует их развитию. Определяет степень
отклонений (умственных, физических, эмоциональных) в развитии воспитанников, а
также различного вида нарушений социального развития и проводит их
психолого-педагогическую коррекцию.

. Формирует психологическую культуру
воспитанников, педагогических работников и родителей, в том числе и культуру
полового воспитания.

. Консультирует педагогов по вопросам
практического применения психологии, способствует повышению
социально-психологической компетентности педагогов, родителей.

.6 Методист

Бизнес-процессы:

. Организует методическую работу образовательных
учреждений, фильмотек, методических, учебно-методических кабинетов (центров).

. Анализирует состояние учебно-методической
(учебно-тренировочной) и воспитательной работы в учреждениях и разрабатывает
предложения по повышению ее эффективности.

. В учреждениях дополнительного образования
участвует в комплектовании учебных групп, кружков и объединений обучающихся.

. Оказывает помощь педагогическим работникам в
определении содержания, форм, методов и средств обучения.

. Принимает участие в разработке методических и
информационных материалов, диагностике, прогнозировании и планировании
подготовки, переподготовки и повышения квалификации руководителей и
специалистов учреждений.

. Составляет учебные, учебно-тематические планы
и программы по дисциплинам и учебным курсам.

. Организует разработку, рецензирование и
подготовку к утверждению учебно-методической документации, пособий (учебных
дисциплин, типовых перечней оборудования, дидактических материалов и т.д.).

. Анализирует и обобщает результаты
экспериментальной работы учреждений.

. Обобщает и принимает меры по распространению
наиболее результативного опыта руководителей и специалистов учреждений.

. Организует и координирует работу методических
объединений педагогических работников.

. Организует и разрабатывает необходимую
документацию по проведению конкурсов, выставок, олимпиад, слетов, соревнований
и т.д.