Выплаты страховых взносов на сотрудников компании относятся к следующей статье затрат в hr бюджете

Из чего складываются затраты работодателя на выплату зарплаты

Кроме той суммы, которую работодатель выдает «чистыми» на руки сотруднику, он еще перечисляет:

Страховые взносы не удерживают из зарплаты, а начисляют сверх этой суммы до вычета НДФЛ.

Рассчитаем затраты на примере сотрудника с зарплатой 50 000 рублей для работодателей на разных системах налогообложения и фискальную нагрузку (ФН). Под фискальной нагрузкой будем понимать отношение общей суммы налогов и взносов, уплаченных в связи с начислением зарплаты, к зарплате сотрудника, полученной на руки.

Расчёт для работодателей, которые платят взносы по общим ставкам

* для всех спецрежимов расчеты проведены с учетом льготы по страховым взносам для малого бизнеса

Расходы на оплату труда сотрудников

Расходы на заработную плату сотрудников состоят из нескольких пунктов, которые формируются из разных источников и включают в себя несколько видов основных выплат.

Плата за отработанное время:

• выплаты по принятым тарифам, окладам, сдельным расценкам; процент от суммы прибыли;
• сумма натурального вознаграждения, денежные премии, стимулирующие доплаты, регулярные выплаты за стаж и выслугу лет;
• компенсации в связи с режимом работы и условиями труда;
• оплата командировочных расходов сотрудников;
• компенсация за перерывы в работе;
• выплата разницы в зарплатах при временном заместительстве, труда совместителей и другого внештатного персонала;
• комиссионное вознаграждение (страховым агентам, брокерам).

Оплата за неотработанное время, а именно:

• плата за отпуска каждый год и по учебе;
• оплата льготного времени и времени выполнения государственных обязанностей, доноров;
• единовременные премии по итогам за год;
• деньги за неиспользованные отпуска.

Налоги и страховые взносы

Работодатель несет траты на сотрудников не только в виде зарплаты, больничных и отпускных, но и в виде ежемесячных платежей государству. Сюда также следует отнести налог на доходы физических лиц, который составляет 13 % (хотя, строго говоря, это затраты не компании, а самих работников, но сложившаяся практика расчетов позволяет говорить об этом налоге как об издержках предприятия, об этом несколько ниже).

НДФЛ сотрудников и расходы на взносы перечисляет работодатель, или, по-другому, налоговый агент. Для госструктур так проще. В другом случае каждый человек сам рассчитывал бы свой налог, направлял его в регулирующие органы, а штат сотрудников налоговой службы пришлось бы значительно увеличивать.

Обычно при собеседовании соискателя интересует чистая зарплата, которую он будет получать на руки ежемесячно, уже с вычетом всех сборов. Работодателю приходится составлять зарплатный фонд с увеличением расходов на 13 процентов, чтобы предусмотреть все налоговые вычеты.

Например, в объявлении для соискателей указана зарплата 70 000 рублей. Расходы предпринимателя увеличиваются. Рассчитываем таким образом – 70 000 / 0,87 = 80 459,77 рубля. НДФЛ составляет 10 459,77 рубля. Работник получает на руки 70 000 рублей.

В обязанности собственников бизнеса входит также направление взносов в страховые фонды за каждого работника, отношения с которым регулируется трудовым договором или гражданско-правовым соглашением. Информация о размерах таких перечислений, отраженных в расчетных листах, сотрудникам недоступна. Каждый месяц работодатель должен переводить:

• В фонд пенсионного страхования – 22 %. Когда будет достигнут лимит всех денежных выплат, сумма обязательного перевода для бизнесмена сокращается до 10 %.
• В фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС) – 5,1 %. Никаких лимитов не существует.
• В Фонд социального страхования (ФСС) – 2,9 %, а также взносы от несчастных случаев. Для этих платежей установлен предельный размер 865 000 рублей в текущем году.
• Финансовые взносы на случай травм сотрудников в ФСС – от 0,2 до 8,5 %. При осуществлении гражданско-правового договора, такие платы не предусмотрены. Размер взноса в каждом случае индивидуален и зависит от специфики профессии: больше там, где опаснее работа.

После всех расчетов получается, что на работника расходуется на 24 299 рублей больше, чем менеджер получает на карту. Общая статья трат составляет 94 299 рублей на одного сотрудника. Всё это так называемые прямые расходы.

Косвенные расходы на сотрудников: социальный пакет, обучение и прочее

Социальный пакет. Если в компании есть такая привилегия, как соцпакет, графа расходов на одного работника увеличится на сумму выплат по нему. Прибавятся финансовые выплаты за питание или фитнес-клуб, а также взносы на добровольное медицинское страхование, которое практикуется во всех порядочных фирмах. К социально значимым выплатам также можно отнести:

• пособие ветеранам труда, уходящим на пенсию, которое выплачивают один раз за счет средств предприятия;
• расходы на путевки в санатории;
• компенсация оплаты за детский сад и ясли для детей работников компании;
• частичная оплата отпуска по уходу за детьми женщинам;
• финансовые компенсации для сотрудников, получивших физические повреждения, увечья и заболевания при выполнении профессионального долга, выплаты при смерти сотрудника его иждивенцам, компенсация за причинение морального вреда, если такое решение выносит суд;
• возмещение транспортных расходов сотрудников;
• плата на питание персонала;
• материальная помощь в тяжелых жизненных обстоятельствах;
• помощь при строительстве или покупке жилищной площади, расходы на подарки сотрудникам.

Обучение сотрудников. Траты на тренинги и повышение квалификации необходимы. Для работников бухгалтерского отдела важно разбираться в информационной системе, знать о всех изменениях в законодательстве, а также о требованиях налоговых служб при оформлении отчетов и деклараций. Каждый предприниматель должен посчитать, сколько у него будет расходов на обучение сотрудников, включая посещение разных тренингов и конференций.

Содержание сотрудников на удаленной работе. В этом случае бизнесмену нет необходимости тратить средства на оплату помещения, мебели, проезда работников, но позаботиться об обеспечении удаленных сотрудников всем необходимым придется. К этой статье расходов можно отнести оплату тарифа за интернет, технику и прочее.

Создание комфортных условий работы

При оборудовании помещения для работы каждый предприниматель сам определяет, что ему необходимо. Поэтому рассчитать точную стоимость затрат невозможно. Стоит лишь посмотреть, какие статьи расходов могут быть.

• Место работы сотрудника

Для нормального функционирования нанятых менеджеров необходимо организовать рабочее пространство. В статью расходов бюджета предприятия нужно внести деньги на приобретение компьютера, программного обеспечения, офисной мебели, аренду помещения, а также расходы на связь сотрудника, на оплату интернет-трафика и электроэнергию. Не стоит забывать, что регулярно потребуется обслуживать технику, покупать канцтовары и прочее.

• Обслуживающий персонал

Помимо специалистов, от которых зависит работа компании напрямую и благодаря которым бизнес процветает, следует нанять сотрудников для ведения бухгалтерии и уборки помещения. Это самый необходимый минимум обслуживающего персонала. Для экономии денежных средств можно пригласить удаленного бухгалтера для сдачи отчетности. Для обеспечения чистоты в помещении дешевле будет нанять на должность уборщицы пенсионерку, чем обращаться за услугами в клининговую компанию.

• Сопутствующие расходы

Здесь можно отметить то, что делает работу сотрудников в офисе комфортной: кулер для воды, кофемашина, чай, печенье, а также добровольное медицинское страхование, расходы на питание сотрудников, компенсация за посещение фитнес-центра.

Попробуем посчитать примерные расходы на содержание одного рабочего места менеджера в месяц. Например, стул, стол и компьютер уже были куплены ранее.

• Программное обеспечение — 5 000 рублей.
• Канцтовары — 1 000 рублей.
• Оплата аренды помещения и коммунальные платежи (деньги делятся на всех работников) — 5 000 рублей.
• Персонал для уборки помещения и ведения бухгалтерии (расходы делятся на всех менеджеров) — 2 000 рублей.
• Вода и кофе — 300 рублей.

Получается еще 13 300 рублей. С учетом того, что на одного сотрудника, который зарабатывает 70 000 рублей, в бюджет расходов нужно заложить еще 13 300 рублей, то всего получится 94 299 рубля + 13 300 рублей = 107 599 рублей.

Возможные потери

При организации бизнеса могут возникнуть непредвиденные расходы, о которых стоит помнить, и заранее попытаться заложить компенсацию в бюджет предприятия.

Оценка затрат компании на сотрудников

Расчет расходов на сотрудников производят несколькими способами. Есть стандартные методы, основанные на принципе ROI (Return On Investment – возврат инвестиций):

• По доле от валовой выручки. В этом случае от объема продажи продукции отнимают все затраты на работников.
• По средним затратам на сотрудника. Для расчета всю сумму издержек делят на количество работников предприятия. Потом сравнивают полученное число с прибылью фирмы.
• Цена одного часа работы, которая характеризует затраты на 1 час труда персонала. Чтобы ее вычислить, берут общую сумму расходов на всех сотрудников и делят на количество часов за какой-то определенный период. Когда определяют рентабельность фирмы, также принимают во внимание этот показатель.

Чтобы определить, насколько эффективно расходуется зарплатный фонд в компании, нужно сравнить средние расходы на менеджера и прибыль предприятия в разные временные промежутки.

Выберем несколько примеров для иллюстрации работы метода. Самая лучшая формула для определения эффективности:

Результат/Расходы

К расходам относятся трудозатраты, а к результатам – доходы или объем производства.

Попробуем рассчитать ROI за один квартал для предприятия по производству мебели. К трудозатратам отнесем количество работников и времени, которое нужно на исполнение задачи. Пусть у всех работников одинаковое число трудовых дней. Тогда к трудозатратам отнесем среднесписочную численность сотрудников, а именно 21 человек.

Было произведено продукции на 10 400 000 рублей. Поделим всю сумму на среднесписочное количество человек: 10 400 000 / 21, получается 495 240 рублей. Именно столько в денежном выражении производит один работник предприятия за квартал.

Это только часть вычислений. Потом стоит определить, сколько прибыли приносит сотрудник на каждый выплаченный рубль, то есть какова финансовая отдача от расходов на оплату труда. Рассчитать это можно так:

Объем производства (в рублях) / ФОТ

Для торговых компаний к результатам будет относиться полученная прибыль, а не общая сумма продаж. Также используют отношение объема валовой прибыли к размеру оплаты труда. Рассмотрим данные из предыдущего примера по мебельному цеху. При объемах производства в 10 400 000 руб. за квартал размер ФОТ составляет 2 745 000 рублей. Общую сумму 10 400 000 делим на 2 745 000 и получаем 3,79 рубля. Исходя из расчета, каждый потраченный на сотрудника рубль приносит 3,79 рубля дохода для фирмы.

Рекомендуется проводить анализ для каждой отдельной должности предприятия, чтобы определить, насколько эффективно рассчитывается заработная плата. Узнаем, адекватна ли оплата за работу менеджера по продажам. При зарплате 70 000 рублей он реализует продукцию на 1 000 000. Чистая прибыль от продаж составляет 300 000 рублей. Путем нехитрых расчетов получаем, что прибыль за каждый выплаченный рубль сотруднику составляет 4,29 рубля (300 000 : 70 000).

Для оценки эффективности затрат на ФОТ применяют распространенный способ под названием «бенчмаркинг». При этом сравнивают зарплату своего специалиста с доходами работников на аналогичной должности в других фирмах, регионах и средними показателями в отрасли.

7 этапов планирования расходов на персонал

Формирование зарплатного фонда и оценка расходов на сотрудников происходит в несколько этапов.

1 этап. Сбор и оценка необходимых данных (анализ текущего периода и дальнейший прогноз). Сначала смотрят на результаты подразделений и вносят необходимые корректировки. Все эти меры следует принимать, чтобы не расходовать на содержание сотрудников больше средств, чем позволяет развитие производства.

2 этап. Осуществляют целеполагание (для оценки эффективности используют количественные и качественные показатели).

3 этап. Принимается ресурсный бюджет (при определении объектов расходов).

4 этап. Составляется номинальный бюджет (ресурсный бюджет переводится в бюджет денежных затрат).

5 этап. Оценка, контроль, внесение коррективов.

6 этап. Одобрение бюджета.

7 этап. Организация исполнения всех пунктов принятого документа.

Прежде чем планировать статью расходов на своих сотрудников, стоит определить, какие существуют потребности в рабочих. При этом учитывают цели и задачи компании, планы по развитию предприятия, проекты по продажам и производству, экономическую обстановку в регионе. Правильным будет ориентироваться не только на количество сотрудников, но также и на их качественные показатели. В частности, какую квалификацию они имеют, опыт работы, личные характеристики. Все это влияет на то, соответствует ли персонал конкретной должности или нет.

В ходе планирования деятельности предприятия и статей расходов на сотрудников очень важно тщательно продумать фонд зарплаты. При его организации руководствуются российскими законами в сфере труда, а также конвенцией МОТ.

10 способов снизить расходы на сотрудников

Есть много способов снижения затрат, но не все они применимы в каждом конкретном случае. Всегда существуют ограничения, основанные на законодательстве, специфических особенностях области деятельности, способностях руководителей принимать жесткие и непопулярные меры, потому что это отразится на доходах сотрудников. Стоит внимательно рассмотреть все способы и выбрать наиболее подходящий для вашей компании.

Незаконные методы экономии

Зная расходы на сотрудников и их виды, предприниматели используют различные схемы, целью которых является снижение затрат за счет изменения статуса наемных работников. Среди возможных вариантов встречаются:

Михаил Дашкиев о Сергее Азимове

На самом деле не важно, какой статус у сотрудника, если он выполняет такие же обязательства, использует те же средства производства нанимателя, что и работник по трудовому договору. При достаточном количестве доказательств, собранных проверяющими из ИФНС, суд может перевести отношения между работодателем и сотрудником в трудовые. Данное решение вступит в силу задним числом, с начала работы сотрудника. Для руководителя это означает уплату штрафов и начисление всех обязательных взносов за прошедший период.

Придя на новое рабочее место, менеджер по персоналу часто сталкивается с тем, что его предшественник не участвовал в процессе бюджетирования затрат на персонал на текущий год либо предшественника просто не было. Что делать в такой ситуации? Как бюджетировать эти расходы? Что к ним относится? С какими сложностями можно столкнуться в процессе составления бюджета? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье.

Бюджетный регламент компаний

2. Бюджет планируется на год, но есть возможность внести дополнительные статьи расходов в ограниченном диапазоне. Размер расходов по статьям затрат рассчитывают экономисты. В данной ситуации у вас есть возможность полноценно исполнять свои должностные обязанности, но, возможно, не в том объеме, в котором хотелось бы.

3. Бюджет планируется приблизительно, есть возможность включить необходимые расходы в том объеме, который вы попросите или докажете необходимость.

Как видите, кроме особенностей регламентации процесса бюджетирования, размер и направление расходов на персонал зависит и от этапа развития компании.

Зависимость расходов на персонал от этапа развития компании

Организация может возродиться и начать заново цикл развития только в том случае, если она сможет найти новый, привлекательный для потребителя товар и занять соответствующее место на рынке. Если компания возродится, то она снова будет переживать стадии формирования, роста, стабилизации и спада, смена которых будет также сопровождаться новыми кризисами.

По мнению консультантов по организационному развитию, самые консервативные иностранные компании, имеющие устойчивое положение на рынке, переживают кризисы не реже чем раз в 50–60 лет. Для российских же современных компаний каждый этап развития может продолжаться год-полтора, а зачастую и несколько месяцев.

Таким образом, кадровое планирование и бюджетирование должно учитывать стратегию управления персоналом организации, которая в свою очередь основывается на стратегии деятельности организации. Кроме того, при принятии решений в сфере управления персоналом должны быть приняты во внимание не только этап развития компании, экономические аспекты организации, но и интересы работников, продиктованные требованиями рынка (достойная оплата труда, безопасные условия и рабочие места, возможности развития и реализации способностей работников и т.п.).

Самостоятельное выстраивание кадровой политики в зависимости от этапа развития и стратегии организации – прерогатива HR-директора в том случае, если он является бизнес-партнером в компании, членом совета директоров, участвует в формировании политики и стратегии. Часто в российских компаниях директор по персоналу лишь реализует стратегические задачи, сформулированные руководителем организации или собственником бизнеса.

Доля затрат по элементу «оплата труда и социальные отчисления»

Доля расходов на персонал в общем бюджете расходов организации сугубо индивидуальна для каждого предприятия и зависит от отрасли, материалоемкости и трудоемкости процесса производства, то есть от того, сколько усилий придется приложить для изготовления одной единицы продукции. В стандартных производствах норматив затрат на персонал колеблется от 15 до 20% от общих расходов. Для понимания уровня долей в расходах нужно анализировать все элементы затрат, особенно материальную часть себестоимости. Однако средний уровень обычно сохраняется.

Например, если мы говорим о том, что рассматриваем предприятия в сфере производства, то у них такая группа, или категория, элементов затрат, как сырье и материалы, могут занимать до 50% от совокупного объема затрат. 20% может приходиться на энергетическую составляющую. Порядка 15–20% – фонд оплаты труда и страховые взносы. Небольшую часть составляют прочие затраты. Если материалоемкость у фирмы низкая (15–25%), арендной платы нет, то можно увеличить расходы на оплату труда до 40%.

Уровень расходов на социальный пакет в первую очередь зависит от избранной в организации политики в области поддержки персонала, позиционирования предприятия и имеющихся финансовых возможностей.

На многих российских предприятиях, как показывает практика последних лет, наметилась отчетливая тенденция к изменению структуры общего вознаграждения персонала в сторону увеличения социального пакета. В некоторых случаях в социально ориентированных компаниях доля расходов на социальный пакет составляет 15–20% всех затрат компании на персонал.

Бюджетирование затрат на персонал

Классическое бюджетирование расходов на персонал начинается в четвертом квартале года, предыдущего году, на который составляется бюджет. Форма составления бюджета, сроки и регламент устанавливаются финансовой службой предприятия.

Классифицировать расходы на персонал можно по-разному. С точки зрения финансирования, затраты на персонал можно разделить на расходы, включаемые в себестоимость (заработная плата, обучение, подбор и т.д.), и расходы из прибыли (социальные расходы).

Статьи затрат можно условно разделить на четыре категории. Первая категория – заработная плата (оклады, премии, бонусы, компенсации). Зарплата всех сотрудников компании не всегда включается в бюджет расходов на персонал, составляемый отделом кадров. Зависит это от системы бюджетирования организации и от функций службы персонала.

В некоторых компаниях система бюджетирования построена так, что агрегированная статья по заработной плате включается в общий бюджет на основании данных, поступаемых от руководителей структурных подразделений. Центр ответственности за формирование заработных плат в таких организациях находится в подразделениях, бизнес-единицах, филиалах, юридических лицах холдинга и т.п.

В таких компаниях служба персонала формирует лишь политику вознаграждения персонала, осуществляет методическое руководство, а в иных – и вообще не отвечает за оплату труда. В связи с этим в вышеуказанных организациях служба персонала в строке «заработная плата» указывает фонд оплаты труда сотрудников, непосредственно подчиненных руководителю службы персонала.

В остальных случаях HR-служба согласно регламентным срокам до составления бюджета на следующий год должна сформировать штатное расписание и численность сотрудников компании и спланировать их заработные платы на следующий год с учетом открытия новых вакансий, сокращений, повышений, ротаций и прочих кадровых мероприятий.

В соответствии с системой премирования организации отдел кадров рассчитывает сумму премий по сформированному новому штатному расписанию. Если в компании отсутствует система премирования и планы по ее разработке на следующий год, премии рассчитываются исходя из тенденций предыдущих лет.

Кроме окладов и премий, в затратах на заработную плату необходимо спланировать выплату компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении и оплату листов нетрудоспособности. Планирование данных расходов осуществляется на основе анализа аналогичных расходов на три последние года с учетом кадровой ситуации предыдущих лет (массовые сокращения, реорганизации, смена собственника и т.д.), а также исходя из стратегии компании и кадровой политики следующего года. Например, если предприятие планирует модернизацию производства и сокращение персонала, то особое внимание надо уделить планированию расходов на сокращение персонала.

Вторая категория – социальные расходы – планируется в соответствии с утвержденными документами о социальном пакете, социальных выплатах, материальной помощи, материальной мотивации и прочих локальных нормативных актов. В некоторых компаниях допускается включать в бюджет проектные суммы по положениям, находящимся в разработке или на согласовании.

Третья категория – обучение. Как и в случае заработной платы, включение в бюджет расходов на обучение зависит от системы бюджетирования компании и функций службы персонала. Расходы на обучение могут планироваться непосредственно структурными подразделениями, а могут формироваться и контролироваться HR-службой. В случае планирования расходов на обучение в подразделениях в данной статье отдел кадров указывает сумму на обучение сотрудников, непосредственно подчиненных руководителю службы персонала.

Четвертая категория – собственные расходы отдела персонала. Здесь планируются расходы на подбор персонала, корпоративные мероприятия, общие для компании тренинги (если расходы на обучение формируются в подразделениях), подписка на журналы и покупка литературы в области управления персоналом и прочие расходы.

Трудности бюджетирования расходов на персонал

Несмотря на важность планирования расходов на персонал, в российских компаниях существуют определенные трудности и проблемы формирования бюджета на персонал. Выделим их. Во-первых, нечеткое разделение обязанностей между финансовой и HR-службами. В оте­чественных организациях довольно часто возникает конкуренция за влияние в области кадрового бюджетирования между начальником финансовой службы и HR-директором. Руководство компаний нередко передает обязанности формирования бюджета в службу персонала, не подкрепляя их соответствующими правами и ресурсами, в том числе и человеческими.

Во-вторых, исключение менеджера по персоналу из процесса принятия окончательного решения по утверждению бюджета расходов на персонал. Продолжая тему предыдущей проблемы, можно отметить, что довольно часто обсуждение и принятие бюджета расходов на персонал происходит в отсутствие HR-директора, который не входит в бюджетную комиссию.

В-третьих, секвестрование расходов руководством без системного анализа утвержденных затрат. Бывает, что сокращение расходов на персонал происходит необдуманно и бессистемно. Допустим, в стратегии компании на следующий год утверждена работа по формированию и обучению кадрового резерва. При этом расходы на обучение резерва в бюджете не принимаются. Тем самым без обучения становится бессмысленным сам процесс формирования резерва.

В-четвертых, высокая стоимость расходов на персонал (социальный пакет, заработную плату, обучение, подбор персонала и другие статьи), к которой не готовы руководители российских компаний.

В-пятых, особенности российского налогообложения и отнесения затрат. Не каждый работодатель хочет делиться чистой прибылью, из которой необходимо финансировать расходы на социальный пакет. Неудобно оформлять и приобретение подарков для сотрудников, стоимость которых в случае превышения суммы, установленной законодательством, облагается подоходным налогом.

В-шестых, несоблюдение утвержденного бюджета. В некоторых компаниях бюджет разрабатывается и принимается формально. На его разработку уходит много времени, но он не соблюдается.

В заключение хочется отметить, что бюджет не догма. В большинстве компаний в течение года производится его корректировка в связи с различными изменениями: стратегии, плана продаж, открытием новых направлений, филиалов и т.п. Поэтому если бюджет приняли не в том варианте, в котором хотелось бы, остается шанс убедить руководство в необходимости увеличения этой части расходов с целью привлечения в организацию и удержания в ней высококвалифицированного персонала.