#статьи
- 3 окт 2022
-
0
Рассказываем о кайдзен — японской философии непрерывных улучшений в бизнесе
Разбираемся вместе с экспертами, как внедрить эту концепцию в компании, как собирать предложения от сотрудников и постоянно улучшаться.
Кадр: фильм «Тор: Любовь и гром»
Редактор Skillbox Media. Пишет о бизнесе и маркетинге вместе с экспертами.
В конце 1970-х годов американские компании испытывали проблемы, вызванные нефтяным кризисом. Экстенсивные и энергоёмкие производства терпели убытки из-за роста цен на топливо. Ford потеряла три миллиарда долларов за три года, Chrysler была вынуждена занимать деньги у правительства, чтобы избежать банкротства.
На этом фоне западные менеджеры обратили внимание на успехи японских компаний. На Западе интересовались японской системой менеджмента: её принципами были фокус на качестве продукции, статистическое управление процессами и вовлечённость работников.
В 1986 году предприниматель Масааки Имаи написал книгу, посвящённую «японскому чуду». Книга сделала популярным термин «кайдзен». В статье мы расскажем, что это за концепция, как применять её в бизнесе и каких результатов с её помощью можно добиться.
- Что такое кайдзен
- Кайдзен-предложения: как мотивировать сотрудников предлагать инициативы
- Как внедрить кайдзен в компании и что это даст
- Мировой опыт: лучшие примеры кайдзен
В переводе с японского слово «кайдзен» означает «изменение». Кайдзен — это философия, суть которой состоит в постоянном совершенствовании бизнес-процессов. Это не отдельная методика, а набор техник, методик и идей, следующих философии непрерывного улучшения.
Мы собрали наиболее часто встречающиеся принципы кайдзен, и у нас получился список из пяти пунктов.
Кайдзен начинается с самодисциплины. Сотрудники должны самостоятельно планировать своё время на работе, контролировать её качество и соблюдать сроки.
Моральный дух в компании — важен. Задача работодателя — мотивировать сотрудников работать на результат. В этом помогают премии и достойные рабочие условия. Это позволяет сохранить хороший моральный настрой, который нужен для работы.
Важна работа в команде. Основа этой философии в том, что все трудятся ради общего дела. Поэтому в современной интерпретации кайдзен поощряется создание брейншторм-групп, взаимообучение и курсы повышения квалификации. Приветствуется, если компания их оплатит и выделит время на учёбу в рабочие часы.
Непрерывность изменений. Последователи кайдзен выступают за изменения в компании. Текучка кадров допустима, главное — чтобы новые сотрудники разделяли философию кайдзен. Многие компании отказываются от формальных регламентов, если те замедляют работу и не помогают решать задачи.
Открытость. В кайдзен не приветствуют кулуарные договорённости. Все рабочие вопросы принято обсуждать публично: в чатах и по видеосвязи. То же касается отношений с клиентом: сотрудники компании не должны скрывать от него проблемы. Это помогает решать проблемы быстрее и эффективнее.
Если клиент нарушает рабочую этику, об этом стоит говорить открыто. В диджитал-компаниях, которые следуют кайдзен, популярны офисы в формате open space. Часть офиса при этом может вообще быть коворкингом — чтобы сотрудники могли поработать в удобном для них месте в отрыве от рабочего стола.
В кайдзен принято уделять внимание рабочему месту. Это особенно важно в производственных компаниях. Чтобы улучшать места для работы, японцы придумали пять принципов, которые вместе называются методикой 5S.
Seiri (сортировка) — важно постоянно следить, что сотрудники используют на рабочем месте. Предметы и инструменты, которые не используются кем-то из сотрудников, маркируют. Если их не использует никто из команды — их удаляют с рабочего места.
Seiton (систематизация) — на рабочем месте должен быть полный порядок. Все предметы и инструменты должны быть в поле зрения сотрудника и находиться там, где их легко обнаружить.
Seiso (содержание в чистоте) — важно держать рабочее место чистым. После окончания рабочего дня нужно убраться и расставить оборудование по своим местам.
Seiketsu (стандартизация) — первые три шага должны стать привычкой. Руководство должно провести тренинг для её закрепления.
Shitsuke (совершенствование) — важно поддерживать практику управления рабочим местом. В компании должна быть система наблюдения за организацией рабочих мест.
В философии кайдзен важно, чтобы сотрудники сами предлагали идеи. Для этого создают специальный «банк». Каждый член коллектива может внести в него своё предложение, а задача руководства — рассмотреть любые идеи, даже если на первый взгляд они кажутся странными и неосуществимыми.
О том, как реализовать такую систему на практике, мы спросили экспертов, которые внедряли принципы кайдзен в бизнесе.
«У нас есть сбор предложений от сотрудников. Всё организовано через бота в Telegram — его зовут Ротный. Любой сотрудник может прислать туда идею: от изменения в системе постановки задач до добавления стикера в корпоративный стикерпак», — рассказывает партнёр в платформе электронной коммерции Ensi.tech Сергей Мелихов.
По его словам, раньше в компании использовали эту практику очень часто: тогда компания трансформировалась из сервисной в сервисно-продуктовую. Сейчас идеи собирают реже: компания стала более стабильной и менее радикальной. Кроме того, в команде стало чуть меньше драйва — а инициативы, подобные сбору идей, нужно регулярно подпитывать энтузиазмом.
«Важно, чтобы вы действительно рассматривали и реализовывали предложения сотрудников. Это главный мотиватор для них. У нас это сделано публично: сами предложения и изменения их статуса видны каждому. За принятые и реализованные идеи автор получает „егорки“. Так у нас называется внутренняя валюта. Вот, например, моя общая статистика.
Изображение: Monosnap
Бизнес-коуч Наталья Фефилова добавляет, что идеи сотрудников — важнейший элемент в практике кайдзен. Рядовые специалисты часто замечают детали, которых не видно с управленческих позиций.
Речь, например, о нюансах производства и работы с клиентом. Сотрудники могут предложить те самые небольшие изменения, которые дадут рост прибыли и производительности. Так, стюардесса компании American Airlines сэкономила компании 400 тысяч долларов в год. Она рассказала, что пассажиры не едят оливки в салатах. В результате их перестали закупать.
Наталья Фефилова предлагает несколько советов, которые будут стимулировать сотрудников предлагать идеи.
Обеспечьте транзит идей до руководства. Важно, чтобы идеи сотрудников доходили до лиц, принимающих решения, а не собирались для галочки. Можно использовать ящики для предложений со специальными бланками или устраивать мозговые штурмы. Главное, чтобы инструмент работал, а не превратился в «мёртвую» опцию, в которую никто не верит и которой никто не пользуется.
Давайте обратную связь. Важное правило: каждое предложение должно быть отработано, и на каждую идею должен поступить ответ. Сроки ответа и его формат нужно регламентировать. Лучше зафиксировать срок рассмотрения на уровне 2–3 рабочих дней, а ответы давать в письменной форме. Так идеи не потеряются, а у сотрудников будет ощущение, что они важны для компании.
Выстройте систему мотивации. Для кайдзен-предложений стоит создать систему поощрений. Здесь важно соблюсти баланс: слишком серьёзные награды могут стать единственной целью предложений, а незначимые, наоборот, приведут к тому, что интерес даже не появится.
Важно, чтобы размер поощрения не был связан с суммой, которую компании удастся сэкономить за счёт внедрения предложения. Иначе нарушится идеология кайдзен: сотрудники начнут вносить только масштабные идеи — и на их реализацию уйдёт значительное время. А о небольших улучшениях, эффект от которых сначала даже не получится рассчитать, забудут, чтобы заработать побольше.
Подводите итоги. Если взяли идею в работу, важно резюмировать, что из неё получилось — подвести итог проекта. Это закрепит мотивацию сотрудников: они будут каждый день задумываться, что могут улучшить в своей работе. Помните, что кайдзен — это постоянный процесс совершенствования, который не останавливается ни на минуту.
Кайдзен потребует перестройки мышления сотрудников на всех уровнях. На это уйдёт время. Бизнес-коуч Наталья Фефилова отмечает, что невозможно внедрить кайдзен директивно — «начинаем улучшать всё в компании непрерывно с завтрашнего дня».
Вместо этого эксперт советует двигаться к изменению компании маленькими шагами. Для внедрения кайдзена тоже нужен кайдзен — маленькие шаги, улучшения, наблюдения, решения небольших проблем. Нужно задаваться вопросами, как сделать компанию лучше.
Партнёр компании Ensi.tech Сергей Мелихов отмечает, что внедрять кайдзен можно даже не афишируя это. Так, в Ensi.tech многие сотрудники не подозревают, что работают по кайдзен, — вместо этого руководство внедряет его принципы в их ежедневные задачи.
Это даёт преимущества, а у Ensi.tech на кайдзене построен целый бизнес, говорит Сергей Мелихов. У платформы открытый исходный код, что позволяет её дорабатывать и менять. Компания ориентирована на низкий time-to-market — то есть на быстрый путь от бизнес-идеи к её выводу на рынок.
Благодаря этому компания эффективно работает с крупным ретейлом — например, с сетями «Л’Этуаль» и «Ашан». Сергей Мелихов добавляет, что кайдзен позволил компании быть актуальной на её рынке. Её работа соответствует тому, как развивается ретейл — в той же электронной торговле изменения происходят чуть ли не каждый день.
Toyota. Toyota — компания, которая теснее всех в мире ассоциируется с практикой кайдзен. Именно в ней разработали основную часть философии. Чувство принадлежности стало настолько значимым для сотрудников, что размер вознаграждения за идеи отошёл на второй план. Так, средний размер поощрения за новую идею составлял 3,88 доллара. При этом одним из самых желанных подарков в компании была президентская награда — шариковая ручка.
Показатели, которые характеризуют предложения идей в Toyota, очень высоки. В одном из интервью председатель компании Эйдзи Тоёда сказал: «Наши рабочие трудятся не только руками, но и головой. Они вносят 1,5 миллиона предложений в год, и мы реализуем 95% из них. Стремление к совершенствованию настолько велико, что ощущается в компании физически».
Mitsubishi Motors. В 1980 году Mitsubishi Motors купила австралийский филиал Chrysler Company — к тому моменту его убытки составили 50 миллионов долларов, филиал находился в глубоком кризисе.
За несколько лет Mitsubishi удалось сделать австралийский бизнес рентабельным и одним из самых производительных в стране. Как кайдзен помог реформировать производство? Благодаря серии непрерывных улучшений компании удалось на 80% снизить запасы на сборочных линиях и повысить эффективность сотрудников на 30%.
Для этого на заводе компании появились «люди кайдзен». Ими стали рабочие с большим стажем, которых освободили от обязанностей на производстве. Через полгода на этой должности их сменяли новые сотрудники. Их единственной задачей было искать способы улучшить работу предприятия.
Научитесь: Операционный менеджмент и непрерывные улучшения
Узнать больше
Главная / Статьи
Кайдзен
Кайдзен (Kaizen) — ключевая концепция менеджмента. Это японская философия, система с фокусом на непрерывном совершенствовании всех производственных процессов, нашего образа жизни и всех аспектов жизни.
- Kai (change) перемены, изменения
- Zen (good) к лучшему
«Кайдзен» в бизнесе — это постоянное стремление к совершенствованию всего, что мы делаем, в сферах производства, продажи, управления. В процессе улучшения участвуют все – и директор, и рядовой сотрудник. Центральная идея – без совершенствования в компании не должно проходить ни дня. Цель кайдзен — производство без потерь (бережливое производство).
Современное определение кайдзен:
- Everyday improvement (постоянные ежедневные улучшения)
- Everybody improvement (улучшения всех и каждого)
- Everywhere improvement (повсеместно)
- From small incremental improvement to dramatic strategic improvement (от небольших последовательных усовершенствований до существенных стратегических улучшений)
Кайдзен – это целая система, которая словно «зонтик» вмещает в себя многие практики и методики, направленные на улучшения: «Точно-вовремя», «Канбан» (цветные бирки), «Поток создания ценности» или «6 Сигм», «Кружки КК» (кружки контроля качества) и другие.
«Зонтик» кайдзен.
Впервые философию кайдзен применили в ряде японских компаний в конце 1940-х годов. Сейчас этот метод используют такие выдающиеся компании как Toyota, Nissan, Canon, Honda, Komatsu, Matsushita.
Результаты внедрения улучшений
Среди современных трендов: рост конкуренции, рост потребительских требований. Внедрение кайдзен – это долгосрочный проект. Постоянно и ежедневно. Без перерывов на месяц, иначе – откат на прежний уровень. Чтобы идти на шаг впереди конкурентов, улучшениями нужно заниматься ежедневно: вчера, сегодня, завтра. Не получится сразу в ближайший квартал сильно увеличить прибыль. Но за более долгий период улучшений производительность труда вырастет на 50-100% и более. И если на протяжении десятка лет каждый день делать что-то, что повышает эффективность работы, компания всегда будет обгонять конкурентов, и ей гарантированы позиции лидера. Лучший пример – Toyota (более 70-ти лет компания живёт в этой концепции).
Улучшения каждое по отдельности могут быть небольшими, но именно пошаговые улучшения в совокупности приводят к значительным стратегическим победам. В худших компаниях сотрудники изо дня в день просто делают свою работу, а в компаниях с философией кайдзен всякий раз, когда человек видит какую-то возможность сделать свою работу лучше, он должен внедрить эти изменения. Если в компании применяется кайдзен, то численность штата может быть меньше на 10-20%, а иногда и на 50%.
Эти изменения часто не требуют никаких вложений, порой только и нужно, чтобы люди сконцентрировали внимание на своей работе и придумали, как её можно улучшить.
В 1970-е компанией Toyota руководил очень талантливый топ-менеджер — господин Тайити Оно. Он всегда верил в силу и талант своих подчиненных и был уверен в том, что если дать им необходимые полномочия, то они смогут решить любые проблемы. Он часто применял такой подход. Например, Toyota ставила цель — производить 100 единиц продукции в час. Тогда Оно давал своим инженерам такие ресурсы, которые позволяли выпускать только 90 единиц, но требовал от них производить все 100. Так как они не могли сразу сделать это, то им приходилось либо работать сверхурочно, либо срочно придумывать какое-то улучшение, позволяющее справиться с поставленной задачей. Когда инженеры, наконец, изобретали способ решения проблемы, он снимал с этой производственной линии 10% рабочих и перебрасывал их на другой участок. А от оставшихся опять требовал производить 100 единиц продукции.
Кайдзен и менеджмент
Японское понимание управления: соблюдать стандарты и совершенствовать их. Менеджмент обеспечивает сотруднику возможность работать по стандарту, а если сотрудник не выполняет, то нужно либо обучить его, либо исправить стандарт. Менеджмент более высокого уровня больше времени уделяет совершенствованию процесса.
Японское восприятие должностных функций
Циклы улучшения
Первый шаг – установить цикл «планируй-делай-проверяй-воздействуй» (plan-do-check-act – PDCA). Любой рабочий процесс вначале нестабильный, его корректируют, а также потом снова улучшают после возникновения проблем. И так раз за разом. Это цикл SDCA (стандартизуй-делай-проверяй-воздействуй).
Циклы PDCA / SDCA
Мотивация сотрудников
Кайдзен ориентирован на человека. Японский менеджмент уделяет особое внимание отношению человека к работе. Сотрудников нельзя наказывать. Им не приказывают. Их поддерживают и поощряют (сравните с западным менеджментом: управление методом «кнута и пряника»). С ними советуются, им помогают, разъясняют, их учат, вместе с ними принимают решения. Цель: поднять внутреннюю мотивацию, ценность и приверженность компании, добиться, чтобы сотрудники работали с КПД под 100%, и чтобы сотрудники искали (сами или в малых группах/кружках по качеству), что и как можно улучшить.
- Не бойтесь делать ошибки. Менеджер поощряет действовать и делать ошибки, т.к. рабочие получают опыт и уроки.
- Не думайте, ПОЧЕМУ это нельзя сделать. Думайте КАК надо сделать.
- Не извиняйтесь. Начинайте.
- Исправляйте ошибки сейчас же.
- Не трать деньги на кайдзен. Используй свои мозги.
- Мудрость достигается, когда сталкиваешься с трудностями.
- Спрашивайте ПОЧЕМУ? И извлекайте корень.
- Можно сделать не сразу идеально. Хотя бы на 50% сначала.
Принципы кайдзен
- Фокус на клиентах — для компании, использующей кайдзен, более всего важно, чтобы их продукция/услуги удовлетворяли потребности клиентов.
- Непрерывные изменения — принцип, характеризующий саму суть кайдзен, т.е. непрерывные малые изменения во всех сферах организации — снабжении, производстве, сбыте, личностных взаимоотношений и так далее.
- Открытое признание проблем. Там, где нет проблем, совершенствование невозможно. Жалобу следует рассматривать как подарок – так вы узнаете о проблеме и получаете шанс улучшить качество товара/услуги. Отмахиваясь от жалобы, вы теряете этот шанс. Все проблемы открыто выносятся на обсуждение.
- Пропаганда открытости в компании.
- Создание рабочих команд — каждый работник становится членом рабочей команды и соответствующего кружка качества (новый для организации работник входит также в состав клуба «первогодок»).
- Управление проектами при помощи межфункциональных команд — ни одна команда не будет работать эффективно, если она действует только в одной функциональной группе. С этим принципом тесно связана присущая японскому менеджменту ротация.
- Формирование «поддерживающих взаимоотношений» — для организации важны не только и не столько финансовые результаты, сколько вовлечённость работников в ее деятельность и хорошие взаимоотношения между работниками, поскольку это неизбежно (пусть и не в данном отчётном периоде) приведет организацию к высоким результатам.
- Развитие по горизонтали – Личный опыт должен становиться достоянием всей компании.
- Развитие самодисциплины — умение контролировать себя и уважать как самого себя, так и других работников и организацию в целом.
- Самосовершенствование. (Приучи себя определять вопросы, за которые отвечаешь ты лично, в отличие от тех, за которые отвечают другие, и начинай с решения собственных задач)
- Информирование каждого сотрудника — весь персонал должен быть полностью информирован о своей компании.
- Делегирование полномочий каждому сотруднику — передача определенного объёма полномочий каждому сотруднику. Обучение по многим специальностям, владению широкими навыками и умениями и пр.
- Управлять — значит начать с планирования и сравнить план с результатом.
- Анализ происходящего на предприятии и действие на основе фактов. (Делай выводы, опираясь на достоверные данные)
- Устранение основной причины и предотвращение рецидивов. (Не путай причину проблемы с ее проявлениями).
- Встраивание качества в процесс как можно раньше. (Качество должно встраиваться в процесс. Проверка не создает качества)
- Стандартизация. (Нужны методы, позволяющие закрепить достигнутый успех)
Нулевые потери
Все процессы делят на те, которые добавляют ценности, и те, которые не добавляют (например, курение сотрудника, бардак на рабочем месте и проч.). Эти издержки/потери надо снижать.
Классификация издержек (muda):
- Перепроизводство,
- Простой, ожидания: потери машинного времени, либо оператор ждёт, пока закончится процесс, неэффективное использование времени.
- Потери, связанные с транспортировкой изделий,
- Потери в обработке,
- Запасы. Напрасное складирование,
- Потери, связанные с лишними движениями,
- Ремонт, брак (потери в виде дефектных деталей).
Gemba и менеджмент
Руководитель, который решил использовать систему кайдзен в своей компании, должен хорошо знать, что происходит «на передовой» — на производстве, в месте создания продукции или услуг. Это место в концепции кайдзен называется «гемба». Единственное место, которое точно не является гемба – это рабочий стол менеджера.
Руководитель должен регулярно посещать производство компании и в случае неполадок спрашивать: «Почему это произошло?», «Что нужно сделать, чтобы устранить неполадку?». Если руководитель оставляет гембу без внимания, то постепенно в компании будут ухудшаться все показатели. Затраты вырастут, качество продукции снизится, моральный климат в коллективе испортится, время выполнения заказов увеличится, а рекламаций от клиентов станет больше.
Правила gemba:
- Когда возникает проблема, а лучше каждый день, ходите в gemba.
- Проверьте жалобы, брак.
- Примите временные контрмеры на месте.
- Найдите основную причину.
- Проведите стандартизацию с целью исключения возможности повторения проблемы.
В gemba стоимость, приносящая удовлетворение клиенту, добавляется к товару или услуге.
Гемба и менеджмент. Роль менеджмента заключается в поддержке гемба.
Система кайдзен приемлема для компаний любого размера и сферы деятельности. Система кайдзен зародилась на автомобильных заводах (Toyota), но её можно применять на любых производственных предприятиях, в любой компании, создающей собственный товар или услугу. Например, гемба в банке – это операционный зал, в гостинице – место, где встречают клиентов, в интернет-магазине – сайт.
Отличия традиционных систем управления от системы кайдзен
Во многих компаниях между отделами производства и продажи огромное недопонимание. Идеальное производство — это выпуск по предзаказу, исходя из требований рынка. Если делать наоборот, начинать с прогноза продаж, а затем продукт запускают в производство, независимо от того, чего на самом деле требует рынок, то вырастают производственные затраты, а у компании образуются огромные товарно-материальные запасы, требующие больших производственных площадей. В результате снижается рентабельность бизнеса. Успешные компании направляют свои усилия на то, чтобы сблизить производство и продажи. Они стремятся производить то, что требуется рынку, и в таком количестве, которое может быть продано.
Отличия традиционных систем управления от системы кайдзен (Источник картинки: http://www.mgubs.ru/)
Кайдзен в России
В японских школах детей есть предмет «малое дело». Ребят обучают тому, что и малое и большое дело одинаково значимы и что от мелких недоработок могут возникать большие проблемы. Надо методично устранять недочёты и проводить улучшения.
В отличие от японцев, российские предприниматели, наученные в СССР к идеологии «поворачивать реки вспять», а после – к непредсказуемым 1990-м, и сейчас хотят получить результат уже в следующем квартале. Но результат – только от методически повторяющихся улучшений. Конечно, совмещение и системы кайдзен и инноваций позволяет достичь наилучших результатов: подъём вверх с помощью кайдзен и большой «прыжок» после внедрения инноваций. Кайдзен помогает обеспечить неуклонный подъем.
Но основная причина, по которой кайдзен не нашёл широкого распространения в России, в предисловии к книге Имаи: «Кайдзен – отличная стратегия для честного бизнеса и порядочных людей, строящих успех на основе партнёрства и доверия. К остальным просьба: не беспокоиться по пустякам».
В нашей стране почти совсем не используют философию кайдзен. Как результат – низкая эффективность, низкая производительность и конкурентоспособность.
Но есть, есть сегодня в России компании, которые уже внедряют эту систему – это Лукойл, Алроса, ГАЗ, Балтика, КАМАЗ, Росатомстрой, Гидросила, Банк «Союз» и другие. Те, кто строит свой бизнес на десятилетия и кто хочет быть лучшим.
Общая схема философии кайдзен
«Дом гемба»
В основании бизнеса – гемба – место, где производят товар/услугу. При помощи различных методик (TFM, 5S, TQM, управления циклами PDCA/SDCA) компания избавляется от потерь и проводит постоянные улучшения в отношении качества, безопасности, доставки, производительности. Результаты: повышение конкурентоспособности, рост покупательской удовлетворённости и рост прибыли.
Литература:
- «Кайдзэн: ключ к успеху японских компаний» — Масааки Имаи, 1986.
- «Гэмба Кайдзэн: Путь к снижению затрат и повышению качества» — Масааки Имаи, 1997.
Автор: Горюнова Виктория
Успех любой компании во многом зависит от грамотного производства. Чтобы его наладить, нужно постоянно оптимизировать процессы на всех бизнес-уровнях. Как в этом помогает методология кайдзен — в материале РБК Трендов
Кайдзен — одна из ключевых концепций менеджмента, в основе которой лежит непрерывное улучшение всех процессов производства.
Изначально это понятие возникло в Японии и означало постоянное и всестороннее развитие как человека, его общественной и частной жизни, так и трудовых процессов. В сферу бизнеса кайдзен пришел после Второй мировой войны, когда японские компании начали внедрять эту философию с целью повышения эффективности производства.
Основные элементы концепции кайдзен
- Командная работа. Сотрудники должны работать вместе на благо общей цели. Необходимо помогать коллегам и компании: подразумевается взаимообмен информацией, повышение квалификации, обучение и соблюдение дедлайнов.
- Личная дисциплина. Один из важнейших элементов, обеспечивающих успех в любом деле. Самодисциплина включает в себя тайм-менеджмент, контроль качества проделанной работы и соблюдение сроков.
- Моральный дух. Сотрудникам на предприятии важно сохранять активный настрой и держать свое моральное состояние в тонусе. Поэтому руководство обязано мотивировать работников на результат, то есть создавать хорошие условия для продуктивной работы и обеспечивать сотрудников всем необходимым.
- Брейншторм-группы. На предприятии необходимо организовать группы, в которые будут входить сотрудники разных уровней для обмена идеями и скиллами. Такой брейншторм позволяет работникам оценить свои достижения и обозначить новые цели для улучшения результата.
- Банк идей по улучшению. Каждый сотрудник предприятия, вне зависимости от должности, может вносить свои предложения, а задача руководства — рассмотреть эти предложения, какими бы на первый взгляд абсурдными они ни были.
Основной идеей кайдзен является бережливое производство, то есть устранение процессов, которые ведут к убыткам (перепроизводство, бесполезные механизмы и т.д.), оптимизация работы каждого сотрудника и упор на нужды потребителя. Это отдаленно пересекается с так называемым «правилом Парето» (согласно которому 20% усилий приносят 80% результата и наоборот), а также с западной методологией гибкой разработки — agile (которую тоже нужно уметь грамотно применять в российских компаниях).
Концепция кайдзен включает в себя пять основных принципов или 5S:
- Seiri (сортировка) — необходимость выявлять и сортировать то, что не используется в работе. Для этого применяется метод маркировки. Если выявленные элементы в работе не применяются, то их нужно устранить.
- Seiton (систематизация) — нужно держать в порядке все, что требуется для выполнения обязанностей. Важно, чтобы все инструменты всегда были на видном месте.
- Seiso (содержание в чистоте) — оборудование и рабочее место должны быть чистыми. В конце рабочего дня важно навести порядок, все убрать и расставить инструменты по местам.
- Seiketsu (стандартизация) — три вышеупомянутых действия должны войти в привычку, т.к. правильная организация рабочего пространства позволит сотрудникам работать более продуктивно. Руководству необходимо провести тренинг по выполнению этих действий.
- Shitsuke (совершенствование) — поддержание установившейся практики управления рабочим местом. Необходимо создать систему мониторинга содержания организованных и стандартизированных рабочих мест.
Кроме того, существует понятие «гемба кайдзен», подразумевающее принятие решения на месте рабочего процесса или возникновения проблем и их регулирование.
Кайдзен в действии
Впервые на практике кайдзен применили ряд японских компаний, в том числе автомобилестроительная фирма Toyota. Опыт оказался позитивным, и концепция разлетелась по всему миру. Немецкая компания Siemens также внедрила кайдзен в производство. Сегодня японская философия применяется во многих зарубежных предприятиях. Существует даже институт по изучению кайдзен.
В России эта концепция не слишком распространена, но некоторые отечественные компании тоже уже внедрили ее в производство — это, к примеру, «Лукойл», «Алроса», ГАЗ, «Балтика», КАМАЗ, «Росатомстрой», «Гидросила», Банк «Союз».
Станислав Парфенов, директор по сервисной поддержке, аутсорсинговым решениям и ИТ Konica Minolta Business Solutions Russia:
«Основная концепция философии кайдзен — непрерывное совершенствование, которое может быть достигнуто через рост удовлетворенности потребителей: именно на это направлены все продвигаемые ценности и принципы. Однако концепция ориентирована не только на конечный результат, но и на каждый из внутренних процессов.
Именно эта цель и легла в основу внедрения кайдзен в Konica Minolta: мы нацелены на потребителя, но при этом уделяем большое внимание работе сотрудников — и через совершенствование процессов приходим к улучшению результата.
Например, согласно кайдзену, каждый сотрудник должен осознавать важность своего труда, понимать возможности обучения и принципы поощрений. Мы мотивируем персонал предлагать свои идеи — они приводят к росту эффективности и снижают как временные, так и финансовые затраты. Такие предложения достойно вознаграждаются.
При этом мы стремимся соблюдать баланс между западным и восточным подходом к методологии. Например, на наш взгляд, при реализации важнее использовать лидерство в противовес формализму — когда руководитель доказывает свое положение не номинальной властью и «табличкой на двери», а знаниями и личным примером принимаемых решений.
Ориентация на потребителей, важность персонала и ключевая роль лидера, а также нацеленность в целом как на результат, так и на процесс, совместно помогают развивать инновации. Кайдзен, кстати, подходит не только для совершенствования процессов на производственных предприятиях, но может ложиться и в основу различных гибких методологий разработки. Например, практики японских предприятий, в частности принципы кайдзен, могли быть положены в основу методологии Scrum в направлении циклов PDCA (Plan-Do-Check-Act — планирование, действие, проверка, корректировка). Суть подхода заключается в постоянном анализе процессов для снижения количества ошибок.
Как решили применять кайдзен в России? Возможно ли оптимизировать производственные процессы с помощью этой методологии здесь и почему?
Россия находится на стыке Востока и Запада, и поэтому исторически наша страна перенимает наиболее удачные практики с обеих сторон, объединяя и адаптируя их.
Например, восточный менеджмент больше ориентируется на процесс, а западный — на результат. На практике достижение последнего происходит через совершенствование первого.
Или еще один пример: на Востоке принято постепенное развитие, на Западе же чаще всего приветствуется, когда результат достигается по итогам скачкообразного совершенствования. Однако на деле постоянные маленькие шаги могут привести к стремительному росту. И даже после стремительного роста бизнес может вернуться на плато развития.
Также существуют и разные подходы к коллективу: на Востоке акцент сделан на взаимопомощи, тогда как на Западе на первый план выходят индивидуализм и развитие через конкуренцию. И снова на практике лучшим решением становится сочетание наиболее удачных идей: концепта совместной слаженной работы и взаимной поддержки со здоровым желанием совершенствования отдельно взятой личности.
Кайдзен может стать более популярным в России, так как в его основе лежит бережное использование ресурсов, а это всегда было очень актуально для нашей страны.
Сегодня в условиях необходимости восстановления экономики актуальность концепции возросла. Именно рациональное использование ресурсов и правильная мотивация персонала поможет российским компаниям оставаться конкурентоспособными в долгосрочной перспективе — даже в самых непростых условиях.
При этом бережное отношение к ресурсам — это не только локальная, но и глобальная тенденция: рациональное потребление сегодня приветствуется во всем мире. И речь здесь идет не только о внешних, но и о внутренних ресурсах самого человека».
Что почитать по теме кайдзен
- Масааки Имаи «Кайдзен. Ключ к успеху японских компаний»
- Сигео Синго «Быстрая переналадка для рабочих»
- Джеймс Вумек и Дэниел Джонс «Бережливое производство. Как избавиться от потерь и добиться процветания вашей компании»
- Роберт Маурер «Путь Кайдзен»
В Telegram-канале «Списать не получится» мы еще больше рассказываем о трендах в образовании и о том, как учиться в течение всей жизни и делать это с удовольствием. Подписывайтесь!
Философия кайдзен для управления бизнесом
Содержание
Кайдзен — одна из ключевых концепций менеджмента, которая основана на непрерывном улучшении бизнес-процессов. Она позволяет повысить продуктивность работы компании независимо от сферы и масштабов деятельности.
Понятие Кайдзен (Kaizen) состоит из двух частей: «Кай» (Kai) — перемены, изменения, и «Зен» (Zen) — к лучшему. Впервые об этой концепции заговорили в 1986 году, когда консультант по менеджменту Масааки Имаи выпустил книгу «Кайдзен. Ключ к успеху японских компаний».
Рассказываем, что такое система кайдзен, на каких принципах она основана и как успешно применять ее методы и инструменты.
Зачем использовать
Главная цель концепции кайдзен — непрерывное улучшение. Ее используют в малом, среднем и крупном бизнесе, чтобы непрерывно совершенствовать рабочие процессы, успешно достигать KPI (ключевых показателей эффективности), улучшать качество товаров и услуг.
Философия кайдзен выгодна всем. Потребители получают продукцию высокого качества, а компании сокращают издержки, поддерживают здоровый микроклимат, оптимизируют внутренние коммуникации, непрерывно повышают квалификацию сотрудников на всех уровнях.
Что такое бережливое производство
Основной принцип кайдзен — бережливое производство (lean manufacturing) — стремление предприятия к минимизации издержек. Концепция предполагает, что необходимо исключать части производственного процесса, которые не повышают его эффективность.
К потерям относят непродуктивное взаимодействие внутри компании, большие временные промежутки между этапами производства, технологические недочеты, убыточное перепроизводство.
Первой компанией, которая применила идеи бережливого производства, стала Toyota. Это крупнейшая автомобилестроительная корпорация, которая была основана в Японии и была вынуждена предпринимать серьезные шаги для быстрого восстановления после Второй мировой войны.
В Россию принципы бережливого производства пришли гораздо позднее — только в 2018 году. Первыми компаниями, которые присоединились к этой концепции, стали «Почта России», «Сбербанк» и «Российские Железные Дороги» (РЖД).
В чем отличия кайдзен от других систем управления
Согласно философии кайдзен успешная компания делает все необходимое, чтобы «сблизить» производство и продажи. Она предлагает то, что нужно потребителю, — продает товары и оказывает услуги, пользующиеся спросом, и не допускает убыточного перепроизводства.
Если сравнивать систему кайдзен с традиционным подходом к управлению бизнесом, то основное отличие кроется в специфике целей. Если кайдзен направлен на обеспечение бережливого производства и завоевание внимания потребителей, то традиционный — на победу над конкурентами.
Концепция кайдзена предполагает производство только тех продуктов, в которых действительно нуждаются потребители. Компании, придерживающиеся традиционного подхода в управлении, часто производят все, что могут произвести, не уделяя должного внимания анализу спроса.
Владельцам интернет-магазинов приходится постоянно анализировать спрос и конверсии, быстро принимать верные решения по рекламе. Контролировать ситуацию удобно с понятными отчетами Сквозной аналитики Calltouch. Они помогают определять, какая реклама убыточная, а какая — дает результат. Основываясь на них, вы сможете своевременно вносить изменения в маркетинговую стратегию и планировать рекламные кампании с учетом динамики спроса.
Сквозная аналитика Calltouch
- Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
- Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции
Узнать подробнее
Основные элементы концепции
Единой стратегии кайдзен не существует — правильнее называть ее набором принципов, которые в долгосрочной перспективе поднимают производительность труда: мотивируют коллектив предприятия работать все более продуктивно, повышают личную ответственность и дисциплину сотрудников.
Основные элементы философии кайдзен, которые можно применять в разных компаниях для управления бизнес-процессами:
- Работа в команде. Чтобы увеличить производительность труда, повысить качество товаров или услуг, а главное — создать комфортный психологический климат для эффективной работы, важно обеспечить качественное взаимодействие между всеми сотрудниками. Необходимо работать сообща и ощущать себя одной командой, чтобы достичь общих целей, поставленных руководством компании, — например увеличить объем продаж на 5–7% в течение года.
В основе командной работы всегда лежит общение. Важно, чтобы участники команды проводили мозговые штурмы, взаимодействовали в перерывах между работой, понимали и поддерживали друг друга. Особое значение имеют неформальные встречи и доступ к инструментам для совместной работы, чтобы сотрудники могли продуктивно общаться тет-а-тет или в группах.
- Самодисциплина. Заключается во внедрении стратегии PDSF: «Планируй — делай — проверяй — воздействуй». Важно, чтобы каждый сотрудник был инициативным, проявлял ответственность и личную дисциплину: самостоятельно определял задачи и процессы, необходимые для скорейшего достижения общей цели, внедрял их в рабочий процесс, измерял и контролировал промежуточные результаты.
Стратегия PDSF улучшает качество продуктов и бизнес-процессов и напрямую зависит от наличия у сотрудников личной дисциплины. Используйте разные инструменты, чтобы ее развивать. Например, попросите коллектив уделить вам несколько минут и составить список причин, почему важно непрерывно работать над собой и в чем заключается профит такого подхода для всей команды.
- Мотивация. Мотивированные сотрудники работают лучше. Они быстрее закрывают поставленные руководством задачи, а главное — делают это качественно. Мотивация может быть материальной (в виде премии к окладу или дополнительной выплаты) либо нематериальной (например, карьерный рост). В любом случае она повысит лояльность сотрудников и поддержит здоровую атмосферу в коллективе.
Согласно концепции кайдзен сотрудники всегда должны сохранять активный рабочий настрой — только в этом случае им удастся достигнуть поставленных целей. При этом доля ответственности ложится не только на персонал компании, но и на руководителей, которым предстоит мотивировать подчиненных и предпринимать меры для поддержания здоровой рабочей атмосферы.
- Использование мозгового штурма. Следующий элемент системы кайдзен — брейншторм-группы. Концепция предполагает, что в компании должны быть созданы группы мозгового штурма с привлечением сотрудников из разных структурных подразделений. Это позволит эффективно взаимодействовать, обмениваться новыми идеями и быстрее находить препятствия, мешающие развитию проекта или достижению результата.
Брейншторм-группы могут собираться регулярно (1–2 раза в месяц) или время от времени (для обсуждения конкретных проблем). Они позволяют находить нестандартные решения, когда привычные стратегии и инструменты не дают желаемого результата. Достаточно собрать группу и выбрать технику мозгового штурма, например метод Дельфи.
- Копилка идей. Один из постулатов философии кайдзен для бизнеса — дать каждому сотруднику возможность быть услышанным. В копилку идей все работники, независимо от стажа, специальности и должности, смогут вносить предложения по оптимизации бизнес-процессов, повышению эффективности взаимодействия между разными отделами, улучшению условий работы.
Руководство должно будет рассматривать эти предложения и внедрять наиболее перспективные идеи на практике. Чтобы реализовать задумку, достаточно создать отдельную электронную почту или бизнес-процесс в CRM-системе. Также можно установить в офисе стильный ящик с прорезью, куда сотрудники будут класть свои идеи и пожелания.
Принципы 5S
5S — эффективный инструмент, использование которого лежит в основе бережливого производства и концепции кайдзен в целом. Это настоящая философия успешного рабочего процесса, которая повышает производительность труда и создает комфортную обстановку для сотрудников.
Не менее важно рационально использовать каждую минуту рабочего времени и не тратить его на обработку нецелевых обращений. Бизнесы часто сталкиваются с таким видом спама, как накрутка звонков. Его используют конкуренты, ненадежные подрядчики и рекламные платформы. Такие звонки расходуют бюджет и отнимают время операторов контакт-центра. Распознать сомнительные обращения поможет сервис Антифрод Calltouch — а вы сможете отказаться от сотрудничества с недобросовестными партнерами и площадками.
Антифрод
Автоматически выявляет некачественные звонки, которые не приводят к продажам, а просто расходуют бюджет.
- Выявляет и тегирует сомнительные звонки от недобросовестных рекламных подрядчиков или спам
- Позволяет учитывать в отчетах только качественные обращения
- Упрощает контроль подрядчиков
Узнать подробнее
Что такое 5S:
- Seiri (сортировка). Все, что не используется в работе, должно быть отсортировано и удалено с рабочего места. Избавление от ненужных предметов освобождает пространство, повышает безопасность и культуру труда.
- Seiton (систематизация). Все, что требуется для эффективной работы, необходимо систематизировать и расположить так, чтобы оно находилось под рукой. У каждого инструмента или предмета должно быть одно и то же место хранения, которое не будет меняться.
- Seiso (содержание в чистоте). Уборка рабочего пространства (оборудования) и поддержание места в чистоте производится в течение всей смены.
- Seiketsu (стандартизация). Первые три шага — сортировка, систематизация и поддержание чистоты — должны стабильно и регулярно применяться на практике всеми сотрудниками, включая руководителей компании. Только в этом случае они станут неотъемлемой частью рабочего процесса.
- Shitsuke (совершенствование). Формирование привычки регулярного и тщательного выполнения новых правил — удаления ненужных вещей из рабочего пространства, разработки эффективной системы хранения, содержания оборудования и места в чистоте.
Как внедрить кайдзен
Кайдзен — многоступенчатая стратегия, которую невозможно реализовать за 1–2 дня. Японская философия управления предполагает, что лучше делать маленькие шаги, которые постепенно приводят к значимому результату, чем не делать ничего.
Чтобы внедрить кайдзен, открыто говорите о проблемах компании, соберите статистику и данные о работе каждого отдела. Определите, какие потери и в каком количестве несет ваш бизнес, подумайте, как можно их избежать, соберите идеи и предложения от сотрудников по усовершенствованию условий труда.
Выберите, с чего лучше начать внедрение кайдзена: работы над отношениями в коллективе, перехода к основам бережливого производства или приведения рабочего пространства в надлежащий вид.
Коротко о главном
- Кайдзен — стратегия, философия, набор принципов, направленных на оптимизацию рабочих процессов.
- Впервые концепция возникла в послевоенное время в Японии. Сегодня она активно применяется компаниями по всему миру, в том числе и в России.
- Один из основных принципов кайдзена — бережливое производство, которое предполагает сокращение издержек.
- Базовые принципы 5S: сортировка, систематизация, содержание в чистоте, стандартизация и совершенствование.
- Кайдзен не подходит тем, кто ждет мгновенных результатов. Это целая философия управления, сфокусированная на бережливом производстве и грамотной мотивации сотрудников.
Технология бережливого производства кайдзен (Kaizen, яп. непрерывное улучшение) — комплексная концепция, охватывающая философию, теорию и инструменты менеджмента, позволяющая достичь преимущества в конкурентной борьбе на современном этапе.
В практике системы менеджмента это понятие имеет синоним – непрерывный процесс совершенствования (нем.- KVP, Kontinuierlicher Verbesserungs Prozess, англ.- CIP, Continuous Improvement Process). В экономическом смысле концепция относится, как правило, к действиям по непрерывному улучшению всех функций предприятия, от производства до менеджмента. Кайдзен – понятие, производное от японских слов kai = изменение, и дзен = хорошо или к лучшему. Кайдзен был введен вначале на нескольких японских предприятиях во время восстановления экономики после Второй мировой войны и с тех пор распространяется на предприятиях всего мира. Самое известное практическое приложение данной концепции было разработано для японской корпорации Toyota Motor Corporation. Она лежит в основе метода Всеобщего менеджмента качества (англ.- TQM, Total Quality Management) и включает в себя мероприятия по предотвращению расточительства (потерь), инновационную деятельность и работу с новыми стандартами.
Идеи системы кайдзен (бережливое производство) изложены Масааки Имаиа в одноименной книге, которая вышла в свет в Англии в 1986 году. Основные из них:
«Кайдзен исходит из того, что нет предприятия без проблем. Кайдзен помогает решить эти проблемы путем развития такой культуры труда, когда каждый работник не штрафуется за проблему, а ручается, что ее не будет».
- «Кайдзен-стратегия основывается на признании того, что менеджмент, целью которого является получение прибыли, должен ставить своей задачей удовлетворение клиента и его требований».
- «Кайдзен – это стратегия совершенствования, ориентированная на клиента».
- «Кайдзен исходит из того, что вся деятельность предприятия в итоге должна вести к повышению удовлетворенности клиента. При этом различается философия внутреннего и внешнего клиента».
Убедительным доказательством эффективности концепции бережливости является сравнение уровня рационализаторства на предприятиях в Японии и в западных странах. Для сравнения: в 1989 году в Японии было внедрено 83% всех рационализаторских предложений, тогда как в Германии – 40% , а в США — только 30%. В Германии на одного работника в год приходится 0,15 рационализаторских предложений, тогда как в Японии этот показатель составляет свыше 30.
При НПУ в центре находится человек со способностями и знаниями, которые являются самым важным капиталом компании. К этому можно добавить, положительное восприятие организацией проблем, так как они являются стимулом к улучшениям. На переднем плане стоит не вопрос о виновниках проблем, а общие усилия по их фундаментальному решению. Не наказание за ошибки прошлого, а возможности улучшения в пользу общего будущего должны руководить мышлением компании. Желание познавать настоящие проблемы и надолго их устранять является решающим!
Таким образом, команда сотрудников рассматривается как источник мотивации, идентификации, ментальной энергии, синергии и растущей креативности. НПУ обозначает непрерывную, систематическую и последовательную работу по:
- установлению и преследованию целей,
- устранению помех,
- поиску возможностей улучшения,
- предотвращению расточительства с помощью всех сотрудников на всех уровнях, во всех отделах, цехах и офисах.
Элементы Кайдзен
Для нормальной и эффективной работы на производстве нужно создать соответствующие условия. Поэтому Kaizen базируется на 5 важных моментах.
- Работа в команде. Все сотрудники должны командно работать, достигая общей цели. Они обязаны делать все, что нужно для блага коллег и своего работодателя-компании. Предусматривается постоянный информационный обмен, взаимное обучение, выполнение обязанностей в срок и пр.
- Персональная дисциплина. На любом предприятии дисциплина важна. Она обеспечивает достижение успеха. Основа кайдзена – самодисциплина, включающая управление своим рабочим временем, уровнем качества работы, выполнение требований, соблюдение регламентов и пр.
- Моральное состояние. Необходимо, чтобы сотрудники сохраняли свой повышенный моральный дух. Поэтому руководство обязано внедрять систему результативной мотивации, создавать хорошие условия для работы, предусмотреть все моменты, связанные с обеспечением своих сотрудников всем необходимым.
- Кружки качества. На предприятии нужно организовать кружки качества, в которые входят работники разных уровней. Такие кружки позволяют осуществлять обмен идеями, умениями, навыками, всем тем, что требуется для командной работы. Функционирование кружков качества позволяет сотрудникам при обмене информацией проводить оценку своих достижений и стремиться к более высоким результатам в своей работе.
- Предложения по улучшению. Руководству необходимо обеспечить, чтобы каждый сотрудник мог внести свои предложения, причем независимо от должности. Даже абсурдные предложения должны приниматься и рассматриваться.
Принципы Кайдзен
Основные:
1.Организация рабочего места (гемба), для чего используются методы 5S:
- Seiri – определение того, что не нужно в работа;
- Seiso – обеспечение чистоты рабочего места, используемого оборудования;
- Seiton — приведение в порядок всего того, что используется в работе;
- Seiketsu – действия по стандартизации первых 3-х шагов;
- Shitsuke – поддержка установившегося управления рабочим местом.
2. Устранение неоправданных потерь, связанных с:
- Ненужным движением;
- Лишним ожиданием;
- Неправильной организацией техпроцессов;
- Транспортировкой;
- Дефектами, браком;
- Излишними запасами;
- Перепроизводством.
3. Стандартизация, которая позволяет создать основу для стабильности в работе. Внедрение стандартов должно происходить на всех уровнях. Их совершенствование осуществляется по циклу PDCA.
Важно! Для эффективного внедрения системы кайдзен необходимо использовать и другие инструменты бережливого производства, включая методику канбан.
Непрерывный процесс совершенствования
Непрерывный процесс совершенствования – это не только изучение новых методов и инструментов, но и иная форма сотрудничества. Больше самоорганизации на местах с помощью способных сотрудников, больше личной ответственности всех участников, больше развития инновационного потенциала на предприятии. Причем, дополнительное значение приобретают требования к менеджменту. Наряду с профессиональной и методической компетенцией, успех зависит от наличия у менеджеров социальной компетенции. Процесс изменения взглядов происходит «сверху вниз», и, лучшей гарантией успеха посредством НПУ, является образцовый лидирующий менеджмент. Необходимые изменения в подходе к работе проводятся менеджментом, показывая пример сотрудникам, которые познают эти изменения и перенимают их. Экономическими и социальными целями процесса kaizen (бережливое производство) являются цели.
На предприятиях, использующих технологию кайдзен, непрерывный процесс совершенствования составляет важнейшую часть функционирования производственного менеджмента. Он охватывает:
- организацию (организационную структуру, распределение ответственности, координацию, механизм контроля);
- управление (разграничение целей, выбор тематики, формирование команды);
- квалификационные мероприятия (поведенческий тренинг, методический тренинг);
- систематику (регулярность, документирование, охват рабочих бригад, инструменты);
- поощрительная система (поощрение рационализаторства, специальные системы морального и материального поощрения).
Kaizen в немецкой фирме Siemens
В немецкой фирме Siemens внедрение концепции непрерывного совершенствования осуществляется под лозунгом «Кто перестал становиться лучше, тот перестал быть хорошим!». А для всех сотрудников рекомендованы правила успешного проведения улучшений:
- Будьте готовы отказаться от Вашего традиционного мышления.
- Подумайте над тем, как можно что-то сделать и не спрашивайте, почему это не может быть сделано.
- Никаких отговорок! Поставьте все бывшее под вопрос.
- Лучше 50 % — решение сразу, чем 100 % — решение никогда!
- Исправляйте ошибки сразу.
- Ищите решения, которые стоят как можно меньше!
- Способность решать проблемы изначально развивается из проблемы.
- Задавайте вопросы много раз и узнайте, что является истинной причиной проблемы.
- Десять человек решают проблему лучше, чем один специалист.
- У НПУ нет конца!
Источник: training-partner.ru
Система кайдзен
Грамотное производство — это успех каждой компании. Поэтому для того, чтобы производство не подводило, необходимо своевременно его оптимизировать. Метод кайдзен хорошо показал себя в этом направлении. О том, как применять систему кайдзен на производстве, каковы принципы этой восточной философии и в чем состоит ее концепция — расскажем далее в этой статье.
Философия кайдзен
Начнем с самого понятия. Оно появилось в Японии. И сначала этот термин относился только к человеку. Это была философия и практика, направленные на улучшение человека со всех сторон — как в личностном, так и социальном планах. А вот в сферу работы, предпринимательства и бизнеса слово пришло только после окончания Второй мировой войны. Именно тогда японские компании стали пробовать внедрять в компании кайдзен основы. И уже вскоре заметили, что это дает ощутимые результаты в плане оптимизации процессов работы.
Поэтому сегодня под словом «кайдзен» понимается не только японская философия и практика. Это направление современного менеджмента на предприятии. Но, как и ранее, основной принцип кайдзен состоит в том, чтобы постоянно улучшать рабочие процессы на производстве.
Концепция кайдзен
В данном направлении существует всего пять аспектов
Работа в команде
Всем членам коллектива необходимо работать вместе, чтобы повышать общий уровень работы. Также важно помогать друг другу в обучении, соблюдении сроков поставленных задач и прочем.
Дисциплина каждого работника
В данной философии самодисциплине сотрудника уделяется много внимания. Считается, что четкое следование дисциплине приводит к успеху в любом деле. В этом случае сюда включаются: тайм менеджмент, выполнение сроков поставленной задачи, а также контроль качества своей работы
Мотивация и общий дух
Повысить эффективность каждого из членов коллектива сможет только налаженная работа руководства и правильная мотивация. Поэтому важно, чтобы руководитель обеспечивал своих подчиненных всем, что требуется для улучшения их условий труда. Кроме того, необходимо уметь поддерживать активный настрой в команде.
Мозговые штурмы
Также японский кайдзен подразумевает, что в компании важно проводить brainstorm собрания — то есть, собирать сотрудников, чтобы организовать «мозговой штурм», когда все вместе обмениваются идеями вслух. Высказывают свое мнение, вносят рабочие замечания и предложения.
Сохранение идей по усовершенствованию
Необходимо, чтобы любой член коллектива мог свободно вносить предложения, направленные, как он считает, на усовершенствование рабочих процессов. Задача руководителя — выслушать и рассмотреть эти замечания. Даже если они покажутся странными.
Основы кайдзен
Самая главная идея кайдзен — бережливое производство. Это значит, что важно устранять все причины, которые могут привести к возникновению убытка. То есть, излишки производства, ненужное оборудование и прочее. Также сюда включается оптимизация работы всех до единого работников. И упор на нужды конечного покупателя.
Несмотря на то, что эти принципы могут в чем-то быть похожими на правила Парето и методику гибкой разработки Agile, японская методология отличается. Она с успехом может применяться на российских предприятиях.
И сегодня в эту практику включаются пять основ. Или, как их принято называть, принципы 5С (5S).
Принципы 5С (5S)
Seiri, то есть сортировка
Здесь имеется в виду то, что необходимо всегда проверять и сортировать нужное от ненужного. И избавляться от того, что не нужно.
Seiton, или систематизация
Иначе говоря, это порядок. Он должен быть во всем и везде. Поэтому важно содержать свое рабочее место (в том числе) в порядке, чтобы быстро найти необходимое. То же относится к состоянию рабочих линий и всего производства.
Seiso, что значит «содержать в чистоте»
Важно, чтобы все станки, все оборудование и сами помещения всегда были чистыми. Поэтом в конце каждого рабочего дня или смены нужно все мыть и чистить.
Seiketsu, это стандартизация
Невозможно привести предприятие в порядок, если сотрудники не будут четко соблюдать первые три правила. Поэтому руководство обязано следить за следованием данным правилам.
И последнее — это совершенствование, на японском — «shitsuke»
Здесь имеется в виду постоянное отслеживание того, чтобы принятые выше правила соблюдались всегда и всеми. Только так можно привести производство к лучшим результатам.
В современном бизнесе главной проблемой считается высокая конкуренция. Стараясь выжить, компании вынуждены внедрять новые технологии, проводить оптимизацию производства. Это недешево и не всегда дает нужный результат. Альтернативой дорогостоящим изменениям служит система Кайдзен.
Что такое система Кайдзен
Система, направленная на постоянное усовершенствование производственных процессов, улучшение методов руководства.
Система состоит из двух частей. Технологическая – поиск и устранение потерь на производстве. Человеческая – вовлечение всех сотрудников в процесс непрерывного совершенствования. Идеи улучшения идут не сверху, от начальства, а снизу, от работников.
Немного истории
Зародилось данное учение в Японии. После поражения во Второй Мировой войне в стране остро встал вопрос восстановления экономики. Тогда Масааки Имаи и разработал систему Кайдзен. В 80–90-х годах прошлого столетия в Англии вышли в свет две книги Имаи. Благодаря им мир познакомился с данной концепцией и стал успешно ее применять.
Эффективность метода доказана временем. Корпорация Toyota применяет Кайдзен более 70-ти лет. Система помогает процветать таким крупным японским компаниям, как Canon, Nissan, Honda. Еще один пример – германская фирма Siemens. Она использует лозунг «Кто не хочет становиться лучше, тот перестает быть хорошим».
Оценили японскую систему ведения бизнеса и в России. «Лукойл», «Балтика», «КАМАЗ», «Росатомстрой» – это неполный перечень предприятий, практикующих Кайдзен.
Главные принципы системы
- Seiri – аккуратность. На этом этапе надо выявить помехи на пути к более эффективной работе. Даже те, которые кажутся незначительными. Еще один важный момент – рациональное распределение обязанностей. Это первый шаг к серьезным переменам.
- Seiton – порядок. Чтобы оптимизировать рабочий процесс, необходимо вести дневник. Следует учитывать все вопросы, касающиеся работы производства: список выполненных и нерешенных задач, время их выполнения. При анализе записей станет ясно, где теряется время, как изыскать дополнительные временные ресурсы.
Мелочей нет. Даже последовательность расположения инструментов на рабочем месте помогает в повышении скорости работы. Немаловажно отследить и скорректировать привычки рабочих.
Пример. В одной российской компании, внедрившей систему Кайдзен, стали бороться с курением в рабочее время. Выразилось это в том, что рабочим разрешили курить строго по одному. У многих пропал интерес к курению, а некоторые отказались от пагубной привычки.
- Seiso – чистота. Расстановка приоритетов. В утренние часы отмечается самая высокая работоспособность. Поэтому целесообразно наиболее сложные вопросы решать в начале дня.
Порядок на рабочем месте – залог успешной работы, экономия времени. В конце рабочего дня надо подвести итог сделанному и составить план работы на следующий день.
Закрыв дверь, необходимо забыть о работе, переключиться на что-то другое. Мозг должен отдыхать, иначе его продуктивность снижается.
- Seiketsu – стандартизация. Является основой стабильной работы. Необходима для закрепления успехов, служит отправной точкой для дальнейших улучшений.
Стандарты постоянно находятся в процессе совершенствования. Их важно строго соблюдать. Благодаря им достигается высочайшее качество товара.
- Shitsuke – дисциплинированность. Без дисциплины добиться успеха невозможно. Мало претворить в жизнь новый план, важно не прекращать самосовершенствования, четко соблюдать предписанные правила.
Не получится сделать выдох и сказать: «Ура, мы это сделали». Процесс совершенствования ежедневный. Отсрочек и перерывов быть не может, так как это означает откат на начальный уровень.
Технология и особенности системы
- Определение проблем. Руководство жалобы работников расценивает как подарок. «Проблема – ключ к скрытому сокровищу», – гласит японская пословица. Без проблем совершенствование невозможно, их замалчивание недопустимо. Открытое обсуждение проблем – эффективный путь их решения.
- Анализ расходов. Убрать ненужные движения, например, лишние перемещения в поисках материала.
Дефекты важно предотвращать в самом начале. В противном случае на их устранение уйдет много средств и сил.
Не допускать производства излишков продукции. Хранение ее на складе – дополнительный расход.
Пример. Участок комплектации заказов. На ближайшей полке лежит товар, который заказывают редко. Товар, который заказывают часто, находится на дальней полке. Рабочий тратит много времени и сил, чтобы принести товар с дальней полки. Вывод: востребованный товар надо расположить близко. Выйти с таким предложением должен рабочий, так как менеджер может этого не знать.
- Мнение сотрудников. Коллектив должен быть заинтересован в улучшении производства. Это возможно при наличии мотивации. Руководителям необходимо прислушиваться к предложениям работников, учитывать их мнение, поощрять морально и материально.
Все сотрудники должны владеть полной информацией о предприятии, обучиться нескольким специальностям, иметь широкий круг навыков и умений. Важны хорошие взаимоотношения в коллективе.
- Устранение недостатков. В борьбе с проблемами необходимо соблюдать 3 правила:
– если сломанная вещь не важна – надо ее выбросить;
– если сломанная вещь нужна – надо ее отремонтировать;
– если не работает на полную мощность – надо усовершенствовать.
- Экономия. Плох тот руководитель, который считает, что экономить нужно на заработной плате. Выгоднее экономить, заменяя старое оборудование на новое. Или усовершенствуя старое.
- Сосредоточенность на клиентах. Мнение клиентов – главный показатель качества и востребованности продукции, ее цены. Ориентация производства на потребности клиента, удовлетворение нужд заказчиков прямо пропорциональны увеличению прибыли.
- Создание рабочих групп. Это возможность сотрудникам почувствовать свою значимость, способ мотивации самосовершенствоваться. Каждый должен уметь определяться с вопросами, за которые несет ответственность.
- Выводы делаются на основе фактов. Если рассматривать каждое улучшение отдельно, результат может показаться незначительным. Но совокупность «незначительных» ведет к отличным результатам.
Система Кайдзен – основа бережливого производства
Цель Кайдзен – производство без потерь. Чтобы достичь успеха, нужно придерживаться определенных правил.
- Развитие и совершенствование производства должно стать привычным состоянием.
- Уважение со стороны руководства к сотрудникам и клиентам.
- У компании не должно быть зависимости от количества заказов. Сокращение простоев помогает снизить цену на продукцию.
- Исправление погрешностей на начальных этапах.
- Излишки продукции приводят к ненужным растратам. К такому результату приводят и задержки поставщиками комплектующих частей. Справиться с подобными проблемами поможет система Канбан.
Гемба Кайдзен: понятие и правила
Гемба – реальное место, где непосредственно происходит производственный процесс. Это может быть стройплощадка, магазин, заводской цех, банк, туристическое агентство. Служит одним из инструментов бережливого производства, способствует улучшению рабочих мест.
Правила работы с гембой
- Проблемы необходимо решать непосредственно на рабочем месте. Это помогает получить правильную информацию и принять нужное решение.
- Определить, в чем суть проблемы.
- Найти временное решение, если не получается решить проблему полностью.
- Установить первопричину проблемы.
- Зафиксировать на бумаге суть проблемы и метод ее решения. Это поможет избежать подобных ситуаций в дальнейшем.
Кайдзен и менеджмент
Кайдзен ориентирован на людей. Менеджер – ключевая фигура. Чтобы метод работал, менеджер должен принимать живое участие в процессе. Без этого изменения невозможны.
Без поддержки снизу изменения работать не будут. Поэтому менеджер должен уметь договариваться с людьми, поскольку по приказу человек измениться не может.
Внедрение Кайдзен на производстве
Внедрение системы – дело долгое, но есть возможность ускорить процесс с помощью семинара Кайдзен-блиц. За две недели коллектив научится применять принципы метода на производстве.
Внедрение происходит в три этапа.
- Предварительная подготовка. Изучение производства, поиск проблем, подбор команды, разработка плана.
- Основной этап. Распределение обязанностей между сотрудниками, предложение и обсуждение идей, внедрение их в производство.
- Подготовка презентации.
Кайдзен в торговле
В торговле концентрация на покупателе. Приоритетной задачей является удовлетворение потребностей дилеров и клиентов. От степени их удовлетворенности зависит процветание предприятия. Оптимизацией процесса продаж является новый порядок планирования – индивидуальный подход к каждой заявке.
Интересно. Согласно японской философии, перевыполнение плана продаж является отклонением, требует серьезного рассмотрения. Возможно, это произошло по причине каких-либо неприятностей у конкурентов. Тогда менеджеру по продажам материальное поощрение не положено.
Сравнение классической системы управления и системы Кайдзен
| Характеристика | Классическое управление | Система Кайдзен |
| Цель | Борьба с конкурентами | Привлечение клиентов |
| Ориентация | На продукцию | На результат |
| Проблемы | Поиск виноватого | Поиск первопричины |
| Изготовление товара | По плану | По востребованности |
| Изменения | Редко | Часто |
| Руководство | Начальство | Тренер |
| Решение проблем | По факту | Профилактика |
| Производство и реализация | Связи нет | Тесная взаимосвязь |
| Работники | Статья расхода | Актив компании |
| Рабочее место | Источник проблем | Источник улучшений |
| Регламенты | Не меняются | Меняются |
| Обучение коллектива | Обучают не всех | Обучают всех |
| Методы работы | Рутинные | Регулярные улучшения |
| Анализ работы | Слабые стороны | Лучшие качества |
| Менеджмент | Узкая специализация | Взаимозаменяемость |
| Место решения проблем | Совещания | Рабочие места |
| Доступ к информации | Избранные | Каждый |
Применение системы в других областях
В медицине помогает настроить работу лечебного учреждения на результат, повысить качество оказываемых услуг.
Успешно используется в индустрии разработок программного обеспечения.
В офисах способствует правильному хранению документов, соблюдению порядка в шкафах с канцелярскими принадлежностями.
Не только бизнес, но и вся жизнь человека должна постоянно улучшаться. Применяя систему, можно без стресса избавиться от вредных привычек. Или приучить себя к полезным. Называется эта методика «принцип одной минуты».
Мнение психологов о системе
Психологи считают, что люди боятся существенных перемен, относятся к ним с недоверием. Система Кайдзен предлагает движение к успеху небольшими шагами. Это вселяет в человека уверенность в своих силах, не вызывает негативных переживаний, подталкивает к креативному мышлению.
Перспективы системы Кайдзен
Жизнь постоянно меняется. Старые идеи и технологии уходят в прошлое, на их место приходят современные решения. Концепция Кайдзен, несмотря на солидный возраст, востребована по всему миру. И это объяснимо.
Система, направленная на улучшение, не может сама не улучшаться. Ее преимущество – в гибкости. Изучив главные принципы и постулаты, можно легко пользоваться ею в любых отраслях.
Внедрение инноваций позволяет сделать качественный скачок в развитии бизнеса. Кайдзен подходит для медленного, но неуклонного вывода компании на лидирующие позиции. Что выбрать – каждый решает сам.
Наиболее оптимальный вариант – соединение инноваций и японской системы. Такой союз поможет добиться максимальных успехов, вывести бизнес на новый уровень.
Кайдзен – не просто метод ведения бизнеса. Это философия, позволяющая получить материальные блага, и при этом не уронить чувство собственного достоинства.
Имаи писал: «Кайдзен – концепция для честных и порядочных людей, желающих добиться положительного результата на основе партнерства и доверия». Остальных он просил не беспокоиться.
