Зеленой зоной называют время оставленное на возможную доработку дел после активной работы

Мы составили красивый план, обещающий нам насыщенный и плодотворный день. Мы по минутам расписали, когда и чем будем сегодня заниматься, с кем встретимся и какие мероприятия посетим.

А дальше что-то пошло не так. Сперва клиент опоздал на встречу. Потом мы попали в пробку и опоздали на следующую встречу сами. А затем в офисе на полчаса отключили свет и вся работа встала. В результате красивое расписание рухнуло как карточный домик: мы судорожно переносим встречи, извиняемся, передоговариваемся и отменяем половину дел.

К счастью, для таких непредвиденных обстоятельств существует старый и проверенный рецепт тайм-менеджмента — «зеленые зоны» в расписании.

Суть этого приема в том, чтобы добавить в свое расписание несколько промежутков времени, на которые ничего не запланировано:

Такие «буферы» помогают выровнять расписание в случае неожиданностей и форс-мажоров. Если, например, клиент опоздал на встречу, мы спокойно пообщаемся с ним за счет резервного времени: нам не нужно торопиться или сдвигать все последующие дела. Если же все прошло как надо, мы можем использовать буферное время для выполнения других задач.

«Зеленые зоны» придают нашим планам запас прочности. Они защитят их не только от форс-мажоров, но и от разговорчивых коллег, незапланированных звонков, отвлечений и других мелочей, из-за которых мы медленно и неотвратимо выбиваемся из графика.

«Зеленые зоны» будут полезны не только в обычном расписании, но и при составлении жестко-гибкого плана дня.

Как использовать

1. Запланируйте количество «зеленых зон» и их продолжительность. Здесь придется поэкспериментировать, поскольку у каждого человека свои особенности работы. Например, попробуйте для начала добавить в расписание три получасовых «буфера». Если день прошел хорошо, то все можно так и оставить. Если расписание все равно «плывет» или срывается, добавьте еще 1–2 «буфера» или увеличьте их продолжительность.

Можно не экспериментировать, а просто воспользоваться правилом классического тайм-менеджмента: оставлять 40% времени на непредвиденные дела.

Иными словами, если вы создаете расписание на 10 часов, то общее время ваших «зеленых зон» составит 4 часа.

2. Расположите «зеленые зоны» равномерно по своему расписанию. Учтите следующее:

• Чем чаще они расположены, тем меньше вам придется сдвигать дела в случае форс-мажоров.
• Чем реже они расположены, тем легче составлять расписание и встраивать в него крупные задачи.

На наш взгляд, лучше придерживаться золотой середины и ставить буферы примерно через три часа.

3. Если что-то пошло не так. Если какое-то дело затянулось дольше необходимого или на вас свалилась неожиданная задача, просто продолжайте выполнять их за счет ближайшей «зеленой зоны».

Если ее все-таки не хватило, тут уже ничего не поделаешь: придется сдвигать дела и надеяться, что следующая «зеленая зона» спасет расписание. Если же дела сдвигать нежелательно, можно пожертвовать какой-нибудь второстепенной задачей или встречей.

4. Если все в порядке. В этом случае есть четыре варианта:

Вариант 1. Использовать «зеленую зону» для выполнения дел, которые не привязаны к конкретному времени (гибких задач). Это могут быть звонки, работа с документами, дела по дому, какие-то личные дела и т. д. В идеале такие задачи лучше выполнять в порядке их важности.

Вариант 2. Продолжить выполнять то дело, которым вы занимались. Если вы, например, работали над каким-то большим проектом, можно выполнить еще пару-тройку задач.

Вариант 3. Если время выполнения последующих задач не имеет особого значения (то есть, это не встречи и мероприятия, а обычные дела), их можно сдвинуть на время неиспользованной «зеленой зоны». Саму «зеленую зону» при желании можно объединить со следующей.

Вариант 4. Использовать время «зеленой зоны» для отдыха и восстановления сил. При стрессах или больших нагрузках этот вариант будет оптимальным.

Поделиться:

Мы составили красивый план, обещающий нам насыщенный и плодотворный день. Мы по минутам расписали, когда и чем будем сегодня заниматься, с кем встретимся и какие мероприятия посетим.

А дальше что-то пошло не так. Сперва клиент опоздал на встречу. Потом мы попали в пробку и опоздали на следующую встречу сами. А затем в офисе на полчаса отключили свет и вся работа встала. В результате красивое расписание рухнуло как карточный домик: мы судорожно переносим встречи, извиняемся, передоговариваемся и отменяем половину дел.

К счастью, для таких непредвиденных обстоятельств существует старый и проверенный рецепт тайм-менеджмента — «зеленые зоны» в расписании.

Суть этого приема в том, чтобы добавить в свое расписание несколько промежутков времени, на которые ничего не запланировано:

Такие «буферы» помогают выровнять расписание в случае неожиданностей и форс-мажоров. Если, например, клиент опоздал на встречу, мы спокойно пообщаемся с ним за счет резервного времени: нам не нужно торопиться или сдвигать все последующие дела. Если же все прошло как надо, мы можем использовать буферное время для выполнения других задач.

«Зеленые зоны» придают нашим планам запас прочности. Они защитят их не только от форс-мажоров, но и от разговорчивых коллег, незапланированных звонков, отвлечений и других мелочей, из-за которых мы медленно и неотвратимо выбиваемся из графика.

«Зеленые зоны» будут полезны не только в обычном расписании, но и при составлении жестко-гибкого плана дня.

Как использовать

1. Запланируйте количество «зеленых зон» и их продолжительность. Здесь придется поэкспериментировать, поскольку у каждого человека свои особенности работы. Например, попробуйте для начала добавить в расписание три получасовых «буфера». Если день прошел хорошо, то все можно так и оставить. Если расписание все равно «плывет» или срывается, добавьте еще 1–2 «буфера» или увеличьте их продолжительность.

Можно не экспериментировать, а просто воспользоваться правилом классического тайм-менеджмента: оставлять 40% времени на непредвиденные дела.

Иными словами, если вы создаете расписание на 10 часов, то общее время ваших «зеленых зон» составит 4 часа.

2. Расположите «зеленые зоны» равномерно по своему расписанию. Учтите следующее:

• Чем чаще они расположены, тем меньше вам придется сдвигать дела в случае форс-мажоров.
• Чем реже они расположены, тем легче составлять расписание и встраивать в него крупные задачи.

На наш взгляд, лучше придерживаться золотой середины и ставить буферы примерно через три часа.

3. Если что-то пошло не так. Если какое-то дело затянулось дольше необходимого или на вас свалилась неожиданная задача, просто продолжайте выполнять их за счет ближайшей «зеленой зоны».

Если ее все-таки не хватило, тут уже ничего не поделаешь: придется сдвигать дела и надеяться, что следующая «зеленая зона» спасет расписание. Если же дела сдвигать нежелательно, можно пожертвовать какой-нибудь второстепенной задачей или встречей.

4. Если все в порядке. В этом случае есть четыре варианта:

Вариант 1. Использовать «зеленую зону» для выполнения дел, которые не привязаны к конкретному времени (гибких задач). Это могут быть звонки, работа с документами, дела по дому, какие-то личные дела и т. д. В идеале такие задачи лучше выполнять в порядке их важности.

Вариант 2. Продолжить выполнять то дело, которым вы занимались. Если вы, например, работали над каким-то большим проектом, можно выполнить еще пару-тройку задач.

Вариант 3. Если время выполнения последующих задач не имеет особого значения (то есть, это не встречи и мероприятия, а обычные дела), их можно сдвинуть на время неиспользованной «зеленой зоны». Саму «зеленую зону» при желании можно объединить со следующей.

Вариант 4. Использовать время «зеленой зоны» для отдыха и восстановления сил. При стрессах или больших нагрузках этот вариант будет оптимальным.

Поделиться:

Зеленая зона: несложный способ укротить хаос в деловом расписании

Зеленая зона — прием, который стоит превратить в привычку. Небольшой зазор между обязательными делами спасет ваше расписание.

Все учебники по управлению временем настаивают на том, чтобы вы планировали свое время. Не планировали … как медведи в «Дне радио», а составляли планы на каждый день, желательно постоянно и плотно.

А теперь поднимите руку, у кого хоть один день складывался точно по плану? Хм, ну да, у вас там наверное было два пункта. Проснуться и позавтракать.

На самом деле планы никогда не выполняются, это их свойство. Хотя бы потому что ваши жесткие планы натыкаются на жесткие планы других, и жесткость превращается в хрупкость — планы ломают друг друга.

Что делать? Нет, плыть по течению и подстраиваться под чужие схемы мы вам не посоветуем. Хотя правило 3 минут стоит как минимум знать, а то и попробовать на себе.

Сделайте свои планы чуть менее жесткими. Нет, вы по-прежнему должны планировать все свои дела и встречи. Но выделите небольшой ресурс времени на непредвиденное.

Расписывая завтрашний день, ищите пару «окон» в начале дня и после обеда, буквально по 20-25 минут. Если это полностью зависит от вас — буквально назначьте эти два отрезка времени, один вплотную к обеду, второй — к небольшому перерыву на кофе, который вы обычно делаете.

Это будут ваши зеленые зоны. Время, когда вы занимаетесь текучкой.

И когда к вам вбегают в кабинет с просьбой «глянуть одним глазком» или просят зайти, когда будет свободная минутка, — отправляйте всех на это время. Ведь у вас тогда как раз будет минут 20 свободных.

• Первый выигрыш — вы соберете всю «мелочевку» в пару отрезков времени и быстро с ней разделаетесь.
• Второй — неочевидный — выигрыш в том, что некоторые дела могут решиться и без вас. Пока человек будет ждать назначенного времени, он сам сообразит, как решить проблему. Или найдет того, кто заменит вас. Дело не пострадает, а вы не будете отвлекаться на мелочи.

Если зеленая зона принесет вам хоть небольшое облегчение — закладывайте ее наперед постоянно, просто вычеркните в своем ежедневнике это время и не планируйте на него ничего.Планирование — это гибкий процесс, тут надо постоянно тестировать лайфхаки и сочинять собственные приемы. Иначе вы будете похожи на белку в колесе. Ей-то хоть нравится бежать. А вам?

P.S. А это просто любимый клип об управлении временем.

«Несчастный случай»: Нафиг-нафиг

Зеленая зона: несложный способ укротить хаос в деловом расписании

Зеленая зона — прием, который стоит превратить в привычку. Небольшой зазор между обязательными делами спасет ваше расписание.

Все учебники по управлению временем настаивают на том, чтобы вы планировали свое время. Не планировали … как медведи в «Дне радио», а составляли планы на каждый день, желательно постоянно и плотно.

А теперь поднимите руку, у кого хоть один день складывался точно по плану? Хм, ну да, у вас там наверное было два пункта. Проснуться и позавтракать.

На самом деле планы никогда не выполняются, это их свойство. Хотя бы потому что ваши жесткие планы натыкаются на жесткие планы других, и жесткость превращается в хрупкость — планы ломают друг друга.

Что делать? Нет, плыть по течению и подстраиваться под чужие схемы мы вам не посоветуем. Хотя правило 3 минут стоит как минимум знать, а то и попробовать на себе.

Сделайте свои планы чуть менее жесткими. Нет, вы по-прежнему должны планировать все свои дела и встречи. Но выделите небольшой ресурс времени на непредвиденное.

Расписывая завтрашний день, ищите пару «окон» в начале дня и после обеда, буквально по 20-25 минут. Если это полностью зависит от вас — буквально назначьте эти два отрезка времени, один вплотную к обеду, второй — к небольшому перерыву на кофе, который вы обычно делаете.

Это будут ваши зеленые зоны. Время, когда вы занимаетесь текучкой.

И когда к вам вбегают в кабинет с просьбой «глянуть одним глазком» или просят зайти, когда будет свободная минутка, — отправляйте всех на это время. Ведь у вас тогда как раз будет минут 20 свободных.

• Первый выигрыш — вы соберете всю «мелочевку» в пару отрезков времени и быстро с ней разделаетесь.
• Второй — неочевидный — выигрыш в том, что некоторые дела могут решиться и без вас. Пока человек будет ждать назначенного времени, он сам сообразит, как решить проблему. Или найдет того, кто заменит вас. Дело не пострадает, а вы не будете отвлекаться на мелочи.

Если зеленая зона принесет вам хоть небольшое облегчение — закладывайте ее наперед постоянно, просто вычеркните в своем ежедневнике это время и не планируйте на него ничего.Планирование — это гибкий процесс, тут надо постоянно тестировать лайфхаки и сочинять собственные приемы. Иначе вы будете похожи на белку в колесе. Ей-то хоть нравится бежать. А вам?

P.S. А это просто любимый клип об управлении временем.

«Несчастный случай»: Нафиг-нафиг